Büro ohne Ballast

PaperOffice Dokumentenmanagement Software ist die Komplettlösung: Dokumente archivieren und verwalten
mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung. Effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung, Vertragsverwaltung und Dokumentenverwaltung für Privatanwender bis hin zu Großunternehmen.
Weltbeste OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierte revisionssichere Datenspeicherung - Sie finden garantiert jedes Dokument in Sekundenschnelle, ohne Datenverluste. Zusammen mit Ihrem Synology NAS ist Ihr PaperOffice das beste DMS sowie ECM. Die Datenschutz ist in Perfektion - profitieren auch Sie von den PaperOffice Erfahrungen

Die Unterlagen sind nicht da, wo sie sein sollten. Der Kollege, der sie zuletzt hatte, ist heute nicht da. Auch auf seinem Arbeitsplatzrechner kann nicht nachgesehen werden, weil nur er eine Zugangsberechtigung besitzt. Ein anderes Szenario: Eine Akte ist im Archiv falsch abgelegt worden. Die Suche beginnt und zieht sich hin. Nachfolgende Vorgänge verzögern sich. Zeit, Geld und Nerven bleiben auf der Strecke. Jeder kennt solche oder ähnliche Geschehnisse aus dem Arbeitsalltag. Die richtige Organisation des Büros beginnt mit dem richtigen Dokumentenmanagement und genau dafür ist PaperOffice 2019 die exakt richtige Software. Dokumentenverwaltung mit PaperOffice 2019 beendet chaotische Zustände durch hohe Funktionalität und eine durchdachte Bedienerführung, mit der das berühmte papierlose Büro Wirklichkeit werden kann.

Büroarbeitszeit ist ein Kostenfaktor. Jeder zu bearbeitende Vorgang schlägt sich dabei in der Kosten-Kalkulation nieder. Mit der eigentlichen Bearbeitungszeit sind aber auch sogenannte Nebenzeiten verbunden. In der Logistik werden solche Nebenzeiten auch als Totzeiten bezeichnet. Es handelt sich meist um den Zeitraum, indem ein Produkt im Lager gesucht und identifiziert wird. Das ist vergleichbar mit Dokumenten, die im Büro zuerst einmal zur Verfügung stehen müssen, bevor der Vorgang bearbeitet werden kann. Genau hier hakt es in nicht wenigen Unternehmen, aber auch Behörden oder anderen Institutionen, die mit Verwaltung und Administration beschäftigt sind.

PaperOffice 2019 – effektiv verwalten

Das Frauenhofer Institut untersuchte einmal in einer Studie, wie viel Zeit Büromitarbeiter täglich damit zubringen, nach Unterlagen zu suchen, um ihre Arbeit fortsetzen zu können. Rund 80 % der Befragten gaben zu, das sie zwischen 15 und 120 Minuten am Tag mit der Suche nach Papieren in analoger oder digitaler Form verbringen. In Anbetracht von etwa 17,6 Millionen Büroarbeitsplätzen allein in Deutschland lässt sich aus diesen Angaben der Schluss ziehen, dass hier viel Geld sinnlos verloren geht. Eine kleine Überschlagsrechnung ergibt die sicher nicht unerhebliche Summe von 23 Milliarden Euro, die jährlich durch unnötige „Totzeiten“ in deutschen Firmen und Ämtern verloren gehen.

Ist es im Gegenzug nicht sinnvoll, darüber nachzudenken, diese Totzeiten auf ein notwendiges Maß herunter zu schrauben? Mit PaperOffice 2019 bekommen Entscheidungsträger das passende Werkzeug, um an der Stellschraube Totzeit kräftig zu drehen. Dabei bewegt sich die Investition in einem Bereich, der eine Amortisation in kürzester Zeit zulässt. So etwa mit PaperOffice Team, der Netzwerkversion, die beispielsweise bei sechs Mitarbeitern schon nach 12 Werktagen ihre Kosten erwirtschaftet und sich von da an in der Gewinnzone befindet. Die steuerliche Absetzbarkeit von PaperOffice 2019 ist hierbei noch nicht einmal berücksichtigt.

Mit PaperOffice 2019 hält eine Software im Büro Einzug, die zur organisatorischen Schaltzentrale für Dokumente jeglicher Art wird.

Digitale Ordner erhalten eine neue Struktur und werden über die interne Suchmaschine von PaperOffice dank einer intelligenten Indexierung blitzschnell gefunden. Akten, Notizen oder ganze Archive in Papierform lassen sich nicht nur per Scanner digital erfassen und einbinden, sonder ebenso mittels Tablet oder Handykamera. Die zuverlässige OCR-Texterkennung wandelt JPG oder andere Bildformate in bearbeitbaren Text um. Das PaperOffice mit anderer gängiger Office-Software kompatibel ist, versteht sich von selbst. 

PaperOffice 2019 ist der richtige Weg, um aus der „Totzeit“ produktive Arbeitszeit zu machen.

Auf www.paperoffice.com besuchen und selbst vergewissern.

Dokumente Suchen hat ein Ende

In den meisten deutschen Büros herrscht eine Zweiteilung. Auf der einen Seite der digitale Bereich mit Einzel- und Netzwerkrechnern, auf der anderen Seite Unterlagen und Dokumente in Papierform. Das sorgt mitunter für Chaos und vor allem dafür, dass Zeit verloren geht. Zeit, die mit der Suche nach Inhalten aufgewendet wird. Mit PaperOffice 2019 lassen sich die Zweiteilung und damit unnötige Zeitverluste in den Griff bekommen.

Die perfekte Software zur Dokumentenverwaltung, das ist PaperOffice 2019. Sie steht für das wirklich papierlose Büro, indem sich analoge Formen von Unterlagen auf ihr notwendiges Mindestmaß reduzieren und alle Inhalte übersichtlich im Rechner oder im Netzwerk zur Verfügung stehen.

Buchhalter, Sekretärinnen, Einkäufer, Sachbearbeiter, Disponenten und viele weitere Berufsgruppen sind täglich damit beschäftigt, Vorgänge administrativ zu bearbeiten. Oft ist dabei die Arbeit des einen Mitarbeiters von der eines anderen abhängig. Genau wie es in der Produktion eine Fertigungs- oder Prozesskette gibt, genauso besteht eine administrative Bearbeitungskette. Nicht zu vergessen die verwaltungstechnische Verbindung zwischen Produktion und Administration. Sehr oft gehen hierbei digitale Vermittlungswege, wie etwa eine E-Mail, gleichzeitig mit analogen Unterlagen, die per Hauspost unterwegs sind, Hand in Hand. Diese schon lange eingebürgerte Vorgehensweise birgt Risiken in sich und es ist im Grunde eine Notlösung. Sicher würden viele Entscheidungsträger gerne ganz auf den analogen Weg verzichten, sind jedoch aufgrund des fehlenden Tools hierzu nicht in der Lage. Der Knackpunkt hierbei ist die sofortige Digitalisierung analoger Unterlagen und deren Bereitstellung im internen Netzwerk. Mit PaperOffice 2019 ist eine Dokumentenverwaltungssoftware am Markt, die genau dies und noch viel mehr kann.

PaperOffice 2019 – es ist an der Zeit

Große analoge Archive gehören nach wie vor zu den eher unbequemen und unpraktischen Bestandteilen eines Betriebes. Diese zu digitalisieren, benötigt Zeit, das entsprechende Equipment und natürlich eine gute Scannersoftware sowie eine mindestens genauso gute OCR-Texterkennung. Doch was ist mit den täglich anfallenden Unterlagen in Papierform? Rechnungen, Frachtscheine, Begleitbriefe, von Sendungen oder auch Bedienungsanleitungen für neue Geräte und dazugehörige Garantiescheine, um nur ein paar Beispiele zu nennen? Deren Digitalisierung lässt oft auf sich warten, weil schlicht das Personal und die Zeit fehlen. In der Folge wächst der analoge Berg.

PaperOffice 2019 macht es möglich, das aus analogen Papieren dort digitale Inhalte werden, wo sie anfallen. Das Dokumentenverwaltungssystem von PaperOffice erlaubt die Einbindung von Handys oder Tablets, um aus analogen Papieren digitale Files zu machen. Eine intelligent aufgebaute Indexierung übernimmt dabei über eine Stichworteingabe die Zuordnung jeder Unterlage zum richtigen Vorgang. Durch die eigene Suchmaschine in PaperOffice lassen sich anschließend alle Dokumente aufrufen und ansehen. Je nach Bedarf werden erfasste Schreiben mittels OCR-Texterkennung umgewandelt, um sie mit der kompatiblen Office-Software bearbeiten zu können.


Doch PaperOffice 2019 ist weit mehr als einfach nur ein Erfassungssystem. Es ist das ideale Dokumentenmanagement für Netzwerke oder Einzelplatzrechner und bietet Kostenvorteile, die in kurzer Zeit eine Amortisation erlauben. Über PaperOffice erfolgt genauso die Dokumentzentralisierung wie auch die Workflowzuweisung. Dabei arbeitet PaperOffice mit jeder bereits vorhandenen Büro-Software zusammen.

PaperOffice 2019 macht aus dem reinen Schlagwort des papierlosen Büros endlich Wirklichkeit, effektiv und unkompliziert.

So einfach kann Büro sein!

PaperOffice Dokumentenmanagement Software ist die Komplettlösung: Dokumente archivieren und verwalten
mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung. Effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung, Vertragsverwaltung und Dokumentenverwaltung für Privatanwender bis hin zu Großunternehmen.
Weltbeste OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierte revisionssichere Datenspeicherung - Sie finden garantiert jedes Dokument in Sekundenschnelle, ohne Datenverluste. Zusammen mit Ihrem Synology NAS ist Ihr PaperOffice das beste DMS sowie ECM. Die Datenschutz ist in Perfektion - profitieren auch Sie von den PaperOffice Erfahrungen

Keine neue Erfahrung! Eine wichtige Akte ist unauffindbar? Ein Dokument, das gerade benötigt wird, befindet sich in einem Stapel weiterer Papiere und es dauert eine gefühlte Ewigkeit, bis es gefunden ist? Die Ablage im Büro ist ein schwarzes Loch, in dem Unterlagen auf Nimmerwiedersehen verschwinden? Mit Paperoffice 2019 gehören derartige Erfahrungen schnell zum alten Eisen.

PaperOffice 2019 setzt neue Maßstäbe in der Dokumentenverwaltung. Die Umsetzung des papierlosen Büros, wie sie wirklich funktioniert. Analoge Archive in das digitale Zeitalter bringen. Auf Festplatten für Ordnung und Übersicht sorgen. Die Teamarbeit in der Firma unterstützen. Dokumentenmanagement und mehr, das ist PaperOffice 2019.

Einer der wichtigsten Faktoren in einem Unternehmen ist das Zeitmanagement. Die alte Weisheit, das Zeit Geld ist, trifft bei betrieblichen Abläufen den Nagel auf den Kopf. Doch warum wird dann noch immer so viel Zeit und damit viel Geld verschwendet? Tatsächlich handelt es sich um eine Summe von rund 23 Milliarden Euro, die jährlich allein in Deutschland verloren geht, weil Mitarbeiter, statt mit produktiver Arbeit beschäftigt, auf der Suche nach den richtigen Unterlagen sind. Diese gewaltige Summe ergibt sich aus einer Studie des Frauenhofer Institutes, in der eine repräsentative Gruppe von Büromitarbeiter unterschiedlicher Firmen befragt wurde, wie viel Zeit sie täglich damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen. Hierbei räumten 80 % der Befragten ein, das sie pro Arbeitstag zwischen 15 und 120 Minuten damit verbringen, Dokumente aus Papier, aber auch Files auf dem Rechner zu suchen. Ein unnötiger Produktivitätsverlust, der durch ein konsequentes und durchdachtes Dokumentenmanagement in einen Produktivitätsgewinn gewandelt werden kann. 

Die Grundlage hierfür ist eine Dokumentenverwaltungssoftware. Eine gute Investition, die sich in kürzester Zeit rechnet. Nicht nur in Bezug auf jeden einzelnen Mitarbeiter und dessen persönliches Zeitmanagement, sondern gleichermaßen auf die Performance von Projekten oder anderen betrieblichen Abläufen. Denn genauso wie sich Verzögerungen wie Wellen im Unternehmen ausbreiten und an anderen Stellen ebenso Zeitverluste erzeugen, genauso sorgen schnell und umfassend erledigte Aufgaben für eine Beschleunigung. 

Mit Paperoffice 2019 bekommt das Büro neuen Schwung

Es gibt Verwaltungssoftware wie Sand am Meer. Doch sehr oft sind es Einzellösungen, die sich nur mit einem bestimmten Teil der vielfältigen Aufgaben beschäftigen. Meist bestehen nicht einmal vernünftige Schnittstellen, damit zum Beispiel der Datentransfer reibungslos funktioniert.

Paperoffice 2019 zeigt hier neue Wege auf. Das beginnt schon mit der Digitalisierung von Hardcopy-Files. Sicher ist eine Scannersoftware wichtig, mit Paperoffice 2019 lassen sich aber genauso Bilder vom Handy oder vom Tablet übertragen. Im Anschluss macht die leistungsstarke OCR-Texterkennung aus Bildern wieder Texte, die sich über die vorhandene Office-Software bearbeiten lassen. Gleichzeitig wird eine Stichwortindexierung vorgenommen, um mit der internen Suchmaschine von Paperoffice 2019 jeden Vorgang blitzschnell zu finden. 

Das Dokumentenmanagement von PaperOffice 2019 räumt aber auch auf Einzelplatzrechnern oder in Netzwerken auf. Je nach Version, wie etwa PaperOffice Team,  sorgt die Software dafür, dass es nicht zu Unterbrüchen in der Performance kommt. Etwa dann, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter wegen Krankheit fehlt. Eine serverbasierte Plattform, mit entsprechenden Zutrittsberechtigungen, erlaubt die gesicherte Ablage von Dokumenten, die den entsprechenden Entscheidungsträgern jederzeit zur Verfügung stehen.

Mit Paperoffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostspielige Zeitverzögerung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/319879/paperoffice-2019-so-einfach-kann-buero-sein.html

PaperOffice 2019 – DMS in Perfektion

Für viele Unternehmen besteht ein Problem. Die Digitalisierung schreitet immer rasanter fort, doch die Schnittstelle zwischen digitalen und analogen Dokumenten ist in vielen Betrieben ein Segment, das oft eher stiefmütterlich behandelt wird. Das liegt jedoch keineswegs am fehlenden guten Willen, sondern vielmehr am fehlenden Werkzeug. Nach wie vor sind Unterlagen auf Papier der gängige Alltag, die weitaus meisten Bearbeitungsschritte in der Administration erfolgen jedoch auf digitalem Weg am PC. PaperOffice 2019 schlägt genau hier eine unkomplizierte Brücke.

PaperOffice 2019 ist die perfekte Software für das Dokumentenmanagement.

Mit ihr lässt sich das viel beschworene papierlose Büro tatsächlich in die Wirklichkeit umsetzen. Auch wenn aus rechtlichen Gründen so manche analoge Unterlage nach wie vor archiviert werden muss, genügt für das Handling meist die digitale Kopie.

Doch für das einscannen und umwandeln in digitale Formate bleibt oft nicht die Zeit. Zudem wird damit meist eine Person beauftragt, die das notwendige Equipment und die Software beherrscht. Fällt diese Person aus irgendeinem Grund aus, staut sich der analoge Berg und wächst und wächst und wächst, bis Ersatz gefunden ist. PaperOffice 2019 macht es einfacher. Über die Dokumentenverwaltungssoftware lassen sich nicht nur Scanner einbinden, sondern ebenso Handys oder Tablets mit ihren eingebauten Kameras. So kann überall, wo Papier anfällt und dessen Inhalt weiter benötigt wird, sofort eine Digitalisierung vorgenommen werden. Mittels der leistungsstarken OCR-Texterkennung lassen sich selbst handschriftliche Notizen in Texte umwandeln, die dann mit der Office-Software bearbeitet werden kann. Damit jedes digitalisiertes Dokument im Netzwerk oder am Einzelplatzrechner wieder gefunden wird, gehört eine Indexierung nach Stichworten dazu. Über die interne Suchmaschine von PaperOffice findet sich so jedes Dokument wieder, selbst wenn die Bearbeitungsnummer oder der Titel gerade nicht zur Hand sind.

PaperOffice 2019, der digitale Manager für alle Fälle

Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice 2019 kann aber noch weit mehr als die schnelle Digitalisierung von Unterlagen. So etwa die revisionssichere Versionierung und die finanzamtkonforme Archivierung. Eine zentralisierte Passwortverwaltung sowie eine unknackbare Dokumentenverschlüsselung erlauben nur den Personen den Zugriff, die das richtige Passwort eingeben und die entsprechende Freigabe besitzen. Bis zu 800 Netzwerkplätze können in PaperOffice 2019 integriert werden. Für jede bereits bestehende Software, wie Warenwirtschaft, Buchhaltung oder ERP, verfügt PaperOffice über die geeignete Schnittstelle um Daten auszutauschen. Dabei verzichten die Entwickler von PaperOffice 2019 bewusst auf die Nutzung einer Cloud. Über die 64bit Technologie ist die Schwarmverarbeitung von Daten auf den Rechnern möglich, ohne dafür externe Server nutzen zu müssen, deren Sicherheit nicht gewährleistet ist.
Über die Dokument-Zentralisierung erlaubt PaperOffice die bequeme Steuerung von Arbeitsgruppen oder Projektteams, selbst wenn die Teilnehmer an verschiedenen Standorten sitzen.

PaperOffice glänzt aber auch als Preis-Leistungssieger, denn die Investitionen in eine der Versionen sind einmalig. Keine Folgekosten durch Miete oder Mietkauf. Letztlich spart PaperOffice 2019 jedem Unternehmen bares Geld und die Amortisation erfolgt in kürzester Zeit. Der wichtigste Aspekt hierbei ist ein wesentlich verbessertes Zeitmanagement. Langwierige Suchen nach nicht mehr auffindbaren Unterlagen entfallen, gleich, ob in analoger oder digitaler Form. Jedes wichtige Dokument steht sofort auf jedem im Netzwerk befindlichen Rechner zur Verfügung.

PaperOffice 2019 ist die Zukunft und die hat gerade jetzt begonnen.

PaperOffice ist seit 16 Jahren in der Entwicklung und dem Vertrieb von Software zur Dokumentenverwaltung tätig.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.prnews24.com/paperoffice-2019-dms-in-perfektion/44551/

Papierlose Büro wird Realität

Papierchaos ade: PaperOffice 2019 räumt Schreibtisch und Aktenschränke ordentlich auf.

Funktionsvielfalt, Sicherheit und eine intuitive Bedienung machen die neue Version des Dokument- und Informationsmanagement-Systems zum echten Alltagshelfer.

PaperOffice 2019 setzt neue Maßstäbe in der Dokumentenverwaltung – und ist damit so etwas wie der persönliche Hauself fürs Büro. Ein wirklich cleverer Hauself. Digitalisierung von Papierdokumenten, revisionssichere E-Mail-Archivierung, Hochleistungs-Texterkennung, Stichwortsuche – für PaperOffice 2019 kein Problem. Damit richtet sich das System nicht nur an Freunde magischer Bürohaustiere, sondern an alle Chefs und Arbeitnehmer, die ihr Zeitmanagement optimieren möchten. Warum? Wer PaperOffice nutzt, spart im Jahresdurchschnitt rund 150 Stunden ein, die anderenfalls bei der Suche nach Office-Dokumenten verstreichen. Genug Zeit, um endlich das Business-Englisch zu meistern, eine Weiterbildung anzugehen – oder es mal etwas ruhiger angehen zu lassen.

Der Clou: PaperOffice erlaubt die Aufnahme von Dokumenten auf unterschiedlichste Weisen. Bereits vorhandene elektronische Dateien werden via Drag & Drop aus dem Dateisystem, durch Massenimport von einzelnen Dateien oder durch einen Import der Windows Ordnerstruktur in PaperOffice integriert. ScanConnect, das standardmäßig integrierten Scannermodul, nimmt eingescannte Papierdokumente in Sekundenschnelle in das System auf. Im Anschluss können diese bearbeitet, gespeichert, optimiert und mit individuellen Notizen versehen werden.

Das Modul OutlookConnect wiederum ermöglicht den schnellen und intuitiven Import von E-Mails – ohne Drittsoftware. Das Speichern von E-Mails und zugehörigen Anhängen in gemeinsamen Dokumentenmappen sorgt dabei für eine größtmögliche Übersicht. Die revisionssichere E-Mail-Archivierung erfüllt alle Vorgaben des Gesetzgebers (GoBD-Konformität).

Im praktischen Büroalltag treibt PaperOffice 2019 der „Digitalisierung“ den bloßen Buzzword-Charakter aus. Einmal digitalisiert, können sämtliche Dokumente mit der internen Suchmaschine durchsucht werden – egal ob, E-Mail, PDF oder eingescanntes Papierdokument. Die Live-Stichwortsuche liefert sämtliche Treffer im Handumdrehen. Filtereinstellungen grenzen die angezeigten Suchergebnisse nach Datum, Benutzer, Dokumenttyp oder Schlüsselwörter ein.

Gut zu wissen: PaperOffice 2019 ist keine Cloudlösung. Alle Dokumente werden lokal gespeichert – mit bis zu 1024bit AES-Militärverschlüsselung. So bleibt die Kontrolle stets beim Anwender. Damit erfüllt PaperOffice auch die Bedürfnisse von Unternehmern, die ihr wichtigstes Unternehmenskapital – ihre Informationen – nicht in die Hände Dritter legen möchten.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.pressebox.de/inaktiv/paperoffice-limited-europe-north/PaperOffice-2019-Das-papierlose-Buero-wird-Realitaet/boxid/937575