Monat: April 2019

PaperOffice Erfahrungen – klüger arbeiten

Ohne eine Dokumentenmanagement Software den Überblick zu behalten ist oft verteufelt schwer. Buchhaltung, Kundenpflege, Bestandsoptimierung, Bestellwesen, Steuer, Mitbewerber, Personal und so weiter und so fort.
Alles ist mit Schriftverkehr verbunden und dies sowohl in analoger wie digitaler Form.

Vor der Dokumentenmanagement Ära und seit dem Aufbruch der Menschheit in das digitale Zeitalter vor ungefähr dreißig Jahren kämpfen Unternehmen, Behörden und Privatpersonen mit der Problematik, die beiden Welten zu vereinen. Es ist zwar abzusehen, dass in der näheren oder vielleicht auch erst weiteren Zukunft die analoge Form des Schriftverkehrs und der Dokumentation ein Ende findet, aber bis dahin gilt es, beide unter einen Hut zu bringen. Aber nicht nur das, zugleich muss auch die analoge Vergangenheit digital archiviert werden. Ordner, Akten und Schriftstücke, die aus gesetzlichen oder aus firmenpolitischen Gründen aufbewahrt werden müssen und in mitunter schwer zugänglichen Kellerräumen verborgen sind.

Dokumentenmanagement Software PaperOffice – die Zukunft ist digital

Die wohl beste Möglichkeit, dem Chaos im Büro zu entgehen ist der Einsatz einer Dokumentenverwaltungs- Software oder Dokumentenmanagement Software, kurz DMS. Da es klug ist, von dem angesammelten Wissen anderer zu profitieren, ist der Griff nach einer DMS, die es schon länger gibt, durchaus sinnvoll. Da können sich die PaperOffice Erfahrungen durchaus sehen lassen.

• Über 900.000 Nutzer
• In 53 Ländern der Erde
• Über 17 Jahre Erfahrung

Sich die PaperOffice Erfahrungen zunutze zu machen, bedeutet den Einsatz einer Dokumentenverwaltungs Software, die alles beinhaltet, was benötigt wird. Zugleich ist das Dokumentenmanagement System PaperOffice aber keine DMS, die so kompliziert ist, dass nun alle Mitarbeiter inklusive Chefin oder Chef erstmal auf längere Fortbildungskurse geschickt werden müssen.

Das Team von PaperOffice nutzt die über die Jahre angesammelten Erfahrungen wie auch das Feedback ihrer Kunden, um PaperOffice beständig zu perfektionieren. Darum sind PaperOffice Erfahrungen für die Nutzer positive Erfahrungen. Diese Dokumentenmanagement Software baut sich logisch auf und setzt dort an, wo es wichtig ist. So etwa beim Einscannen von Dokumenten, was bei PaperOffice über jedes Endgerät möglich ist, das eine Kamera besitzt, also nicht nur per Scanner, sondern auch über das Smartphone oder das Tablet. Natürlich unabhängig vom Betriebssystem. Das hierbei eine OCR-Volltexterkennung zum Einsatz kommt, die zugleich mit einer Stichwortindexierung arbeitet, ist in der Regel keineswegs die Norm, sondern eine den PaperOffice Erfahrungen geschuldete Idee. Die Stichwortindexierung wiederum dient als Grundlage für die interne Hochleistungs-Suchmaschine von PaperOffice, mit deren Hilfe jedes Dokument, ob nun eingescannt oder schon digital vorliegend, blitzschnell gefunden wird. Ebenso wichtig, das lehrt die Erfahrung, ist die Verknüpfung mit anderer Bürosoftware wie ERP, MS-Office oder CRM.

PaperOffice – aus Erfahrung sicher

Zu den PaperOffice Erfahrungen gehört es auch, in die Sicherheit der Software zu investieren. Zum Beispiel durch eine Datenspeicherung auf einem lokalen Server/NAS und nicht etwa auf der Cloud eines Drittanbieters. Mit einer zusätzlichen 1024bit AES-Verschlüsselung, die auch vom Militär genutzt wird, sind alle Daten vor fremden Blicken geschützt.

Mit dem Dokumentenmanagement System PaperOffice lässt sich der Büroalltag hervorragend organisieren, denn das Programm ist skalierbar von der Einzelplatzanwendung bis hin zu 800 Netzwerkplätzen, in denen Workflows untereinander versendet werden können. Nicht zuletzt ist PaperOffice Finanzamtkonform und entspricht der neuesten Datensicherheitsgesetzgebung GoBD und GDPdU. PaperOffice Erfahrung lehrte die Macher aber auch, dass der Preis ein entscheidender Faktor ist, weshalb diese DMS der Preis-Leistungs-Sieger ihrer Klasse ist.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/325668/dokumentenmanagement-paperoffice.html

Zufriedenheit ist Ihre Zier

Erfahrungsgemäß gibt es für fast jedes Unternehmen, das sich mit Produktion und Dienstleistung beschäftigt, ein Zauberwort, das über alles andere hinweg die größte Bedeutung besitzt.

Dieses Zauberwort beinhaltet schlicht den Erfolg der jeweiligen Firma. Es geht um Kundenzufriedenheit. Der Grad der Kundenzufriedenheit steigt mit den positiven Erfahrungen, die der Anwender oder Nutzer eines Produktes oder einer Dienstleistung macht. Mit ihrer Dokumentenmanagementsoftware macht es sich das Team von PaperOffice nicht leicht, damit ihre Kunden es leicht haben und so über positive Erfahrungen berichten können oder einfach nur zufrieden sind.

Doch wer ehrlich zu sich selbst ist, weiß, dass Zufriedenheit nicht ewig anhält. Neue Erfahrungen bringen neue Erwartungen, die wiederum im besten Fall darin münden, dass durch die Umsetzung der Erwartungen die Zufriedenheit zurückkehrt.

Nach diesem einfachen Prinzip arbeitet das Team von PaperOffice und dies nun schon seit dem Jahr 2002. Zuerst waren es die eigenen Erfahrungen mit dem alltäglichen Papierchaos, die dazu führten, dass eine Dokumentenverwaltungs- Software geschrieben wurde. Die Software kam so gut an, dass daraus das Hauptgeschäftsfeld wurde. PaperOffice war geboren.

Dokumentenmanagement Software PaperOffice – immer ein bisschen besser

Heute profitiert PaperOffice einerseits vom Know how der Mitarbeiter, andrerseits von den Mitteilungen der Nutzer, die ihre Erfahrungen einbringen. Das ist ein wichtiger Bestandteil von jedem Entwicklungsprozess, ohne dass hierbei ein Missverhältnis bezüglich Erfahrungen und Lösungen entsteht. Dokumentenmanagement PaperOffice ist in den aktuellen Versionen eine runde Sache, um es einmal vereinfacht auszudrücken. Doch welche Privatperson und welche Unternehmensführung kann von sich behaupten, alles zu Wissen? Modernes Dokumentenmanagement umfasst eine Vielzahl von Punkten, deren Berücksichtigung immer im Verhältnis zum Bedarf stehen muss. Eine Software wie PaperOffice ist für einen gigantischen Markt geschrieben, nicht etwa für irgendeine Nische, obwohl auch in der Nische ein gutes DMS wahre Wunder vollbringen kann.

Kundenfeedback und Kritik gehören einfach dazu. Die Macher von PaperOffice stellen sich dem Feedback ihrer Kunden, die ihre Erfahrungen mitteilen. Je nachdem kann es durchaus sein, das die mitgeteilten Erfahrungen in Form von Lösungen schon beim nächsten Update enthalten sind.

Es ist jedoch nicht immer einfach

Obwohl das Team von PaperOffice schnell reagiert, werden sich im Angesicht einer gigantischen Menge an Hard- und Software immer irgendwelche Haken und Ösen finden. Ein großes Problem besteht darin, das viele Soft- und Hardware-Hersteller ein ungenügendes Informationsangebot aufweisen. Das hängt wiederum damit zusammen, dass entweder kein oder eine ungenügendes DMS eingesetzt wird.

Es ist schon eine gewisse Portion Ironie dabei, das so manche Kritik darauf beruht, das unzureichende Informationen zu kleinen Fehlern führen, beispielsweise dann, wenn etwa ein Hersteller von Scannern eine unvollständige Modellliste vorweist. So können die fehlenden, aber vorhandenen, Scanner nicht implementiert werden. Hätte der Hersteller PaperOffice als DMS genutzt, wäre dies mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht passiert. Das Beispiel zeigt, dass es keine perfekte Welt gibt, aber dass sich Unternehmen wie PaperOffice bemühen, der Perfektion möglichst Nahe zu kommen. Das funktioniert nur, wenn aus Erfahrungen gelernt wird, wobei schlechte Erfahrungen einen Ansporn für die Leute von Paperoffice darstellen, es noch besser zu machen. Gute PaperOffice Erfahrungen oder Kundenzufriedenheit, die sich in positiven Feedbacks zu Paperoffice äußern, sind für die Menschen hinter dem Unternehmen das Salz in der Suppe.

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

Besuchen Sie uns auf www.paperoffice.com und downloaden eine kostenlose Testlizenz.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/325375/paperoffice-erfahrungen-zufriedenheit-ist-ihre-zier.html

Das Beste aus zwei Welten

Ab dem Jahr 2002 trug PaperOffice mit seiner DMS maßgeblich dazu bei, das Papier-Unwesen in Büros, in Behörden und in Haushalten zu reduzieren. Einfach indem sie eine durchdachte und logisch aufgebaute Software schrieben. 

Inoffiziell besteht ein Geburtsjahr, ab dem alle Menschen der Industrie- und Schwellenländer sogenannte „digital natives“ sind, es ist das Jahr 1981. Wer nach diesem Jahr geboren wurde, wuchs und wächst mit den digitalen Errungenschaften auf. Eine Welt ohne Computer, Smartphone, E-Mail oder Internet ist für diese Generation nur schwer oder überhaupt nicht vorstellbar. 

Eine rein analoge Welt war hingegen für die vorhergehenden Jahrgänge Normalität und wer etwa in den 1960er-Jahren auf die Welt kam, kann von Postboten berichten, die mit Fahrrädern Briefe verteilten, von kiloschweren Versandhauskatalogen und gelben Telefonhäuschen mit Wählscheibe und Münzeinwurf. Genauso aber auch von Aktenordnern, die sich in Privathäusern fanden wie ebenso in Unternehmen und Behörden, denn wer Ordnung hielt, heftete alles ab, was an verwaltungstechnischem Aufwand so über das Jahr anfiel.

Die Papierflut wurde auch nach dem Jahr 1981 oder besser zum Ende der 1980er-Jahre mit dem Einzug des PC im Haushalt und im Büro nicht weniger. Im Gegenteil, der Papierverbrauch stieg Jahr um Jahr, denn nun ließen sich Dokumente ganz einfach ausdrucken. Irgendwann verbreitete sich dann das Schlagwort vom papierlosen Büro, doch verhallte es meist ungehört, denn unzählige Generationen waren seit Gutenbergs Druckerpresse an Papier gewohnt. 

PaperOffice – der Lichtblick im DMS-Dschungel

Die Idee, das analoge Papier in digitale Formen zu überführen und damit viel Zeit und viel Platz zu sparen, entstand als Dokumentenverwaltungssoftware zwar noch im alten Jahrtausend, doch so richtig in Schwung kam es erst nach dem Jahrtausendwechsel. Ab dem Jahr 2002 trug PaperOffice mit seiner DMS maßgeblich dazu bei, das Papier-Unwesen in Büros, in Behörden und in Haushalten zu reduzieren. Einfach indem sie eine durchdachte und logisch aufgebaute Software schrieben. 

Daran hat sich bis heute, fast zwei Jahrzehnte später, nichts geändert. Das Team von PaperOffice nutzte seine Erfahrungen, um diese in ein Produkt zu packen, von dem früher und heute viele Menschen auf der ganzen Welt profitieren. Wer selbst mit PaperOffice Erfahrungen macht, ist meist überrascht, wie einfach und sicher Dokumentenverwaltung funktionieren kann. 

PaperOffice – denn Kundenzufriedenheit kommt nicht von ungefähr

Inzwischen sind auch viele Menschen der älteren Generationen davon überzeugt, dass sich Dokumente im Laptop oder im PC besser aufbewahren lassen als in Archivkellern. Sie sind damit auch ein klein bisschen handlicher und jederzeit abrufbar, die Dokumente natürlich, nicht die Menschen. PaperOffice hat hierbei Überzeugungsarbeit geleistet, indem der Nutzer ein Tool an die Hand bekommt, das schlicht funktioniert, und zwar auf allen Ebenen, auf dem PC, dem Tablet oder dem Smartphone und unter jedem gängigen Betriebssystem. Dazu kommt die hervorragende Kompatibilität zu anderer Bürosoftware und natürlich ebenso zur Hardware. Wenn sich beispielsweise der Bestellschein oder der Frachtbrief blitzschnell mittels Handycamera einscannen und vollständig digitalisieren lässt, dann ist das eine PaperOffice Erfahrung, die positiv im Gedächtnis verbleibt. 

Das ist eine der Schnittstellen oder Grenzen, an denen die analoge auf die digitale Welt trifft. PaperOffice erleichtert den Grenzübertritt, und zwar jedem beliebigen Anwender durch intuitive Bedienbarkeit. Daraus ergibt sich ein Erfahrungswert, der letztlich die tägliche Arbeit erleichtert, aber auch der Nachhaltigkeit dient, denn irgendwann in naher Zukunft ist Büro-Papier ein Relikt der Vergangenheit aus Gutenbergs Zeiten.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

http://www.live-pr.com/paperoffice-erfahrungen-das-beste-aus-r1050724439.htm

In der modernen Produktwelt werden Kunden nur zu gerne als Versuchskaninchen missbraucht. Sehr beliebt ist dieses Spiel bei Software-Anbietern. Unfertige Anwendungen werden angeboten und verkauft, der Kunde darf sich dann mit so mancher vermeidbarer Stolperfalle herumärgern. Tatsächlich wird der Anwender ungewollt zum Tester und muss dafür auch noch bezahlen. Nicht so bei PaperOffice, der DMS fürs Büro, die Ideen in Lösungen umsetzt und letztlich durch Erfahrung und ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis glänzt.

Sicher profitiert auch PaperOffice von den Rückmeldungen Ihrer Kunden und baut Verbesserungsvorschläge in kurzer Zeit in ihre Produkte ein, wenn sie denn sinnvoll erscheinen. Doch dabei handelt es sich meist um Detaillösungen, die zudem nicht selten Branchenbezogen sind. Zuvor jedoch erhält der Kunde ein im Grunde perfektes DMS, das allen üblichen Anforderungen mehr als genügt beziehungsweise die Erwartungen übertreffen. 

Aus Erfahrung gut – PaperOffice

Seit dem Jahr 2002 beschäftigt sich das Team von PaperOffice in wachsender Zahl mit Lösungen für das Dokumentenmanagement in Unternehmen, Behörden und ebenso für den privaten Gebrauch. Die Verwaltung der Verwaltung, ein durchaus passendes Wortspiel, wird in jedem Bereich immer wichtiger. Wenn in früheren Jahrzehnten noch so manches Büro von KMUs im Prinzip aus einer oder zwei Schubladen bestand, in die alle Unterlagen erstmal „abgelegt“ wurden, weil für die ordentliche Dokumentenverwaltung einfach keine Zeit war, so hat sich dies grundlegend geändert. Gerade das Internet-Zeitalter macht es erforderlich, den berüchtigten „Papierkram“ auf dem Laufenden zu halten. Denn der Kunde, aber auch Ämter und Geschäftspartner kommunizieren längst auf digitalem Weg und das wird immer mehr. PaperOffice bietet hierzu direkt umsetzbare Lösungen an, deren Funktionalität auf Erfahrungen basieren und nicht etwa auf irgendwelchen theoretischen Ansätzen, die sich ein Betriebswirtschaftsstudent im dritten Semester ausgedacht hat. 

Die wichtigste Erfahrung hierbei besteht darin, dass die Hardcopy weitgehend ausgedient hat. Noch sind Dokumente aus Papier ein notwendiges Übel, die ihre bestehende Existenz weitgehend veralteten Strukturen verdanken. Längst sind jedoch die letzten Verteidigungsbastionen des Papiers, wie etwa Dokumentensicherheit, gefallen. Es besteht keine Notwendigkeit mehr, etwa für Lieferscheine, Frachtpapiere, Rundschreiben, Adresslisten oder ähnliches Bäume zu fällen und diese zu Papier zu verarbeiten. Alles, wirklich alles kann in digitaler Form erstellt und digital signiert werden, genauso fälschungssicher oder sogar noch sicherer als die eigene Unterschrift. 

PaperOffice – überall zu Hause

Digitale Dokumente sicher verwalten, Unterlagen aus Papier einscannen, schriftliche Inhalte mittels OCR in Text verwandeln, der sich bearbeiten lässt und eine Indexierung, die das Auffinden von Dokumenten zum Kinderspiel macht, das sind nur einige Aspekte aus dem Funktionsumfang von PaperOffice. In den vielen Jahren ihrer Tätigkeit lehrte die Erfahrung das Team von PaperOffice, das eine DMS-Software nur so gut ist wie das Endgerät auf der sie läuft. Deshalb ist PaperOffice auf dem PC genauso zu Hause wie auf dem Laptop, dem Tablet oder dem Smartphone, einfach skalierbar für den jeweiligen Verwendungszweck und natürlich miteinander in Echtzeit verbunden. Eine geradezu militärisch hohe Sicherheit bei der Verschlüsselung sorgt dafür, das Spione und Neugierige außen Vorbleiben. 

Die Erfahrungen, die das Team des Unternehmens täglich macht, finden sich in den neusten Softwareprodukten wieder. Daraus resultiert, das die Kunden von PaperOffice positive Erfahrungen machen, tagtäglich und überall auf der Welt.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.openpr.de/news/1044852/Paperoffice-Erfahrung-macht-den-Meister.html

Schnelleres DMS gibt es kaum

Die Leistungen unserer Computer haben sich seit ihren Anfängen gewaltig verändert. So lässt sich heute auf einem gerade einmal sechs mal sechs Millimeter großen Chip die Rechenkapazität von ENIAC unterbringen. Der Großcomputer aus dem Jahr 1942 war unglaubliche 17 m lang und wog satte 27 Tonnen. Jedes moderne Smartphone ist dem Giganten der digitalen Urzeit um das hundertfache überlegen und dazu noch wesentlich handlicher.

Mit der Verbesserung der Leistung und der gleichzeitigen Miniaturisierung ging ebenso die Software-Entwicklung Hand in Hand. Ein entscheidender Faktor sind hierbei die angewendeten Algorithmen. Keine Software kommt ohne sie aus. Eine besonders wichtige Aufgabe besitzt der Suchalgorithmus innerhalb einer Software. Genau darum hat das Unternehmen Paperoffice in sein Dokumentenmanagementsystem eine Suchfunktion eingebaut, die fast schon in Echtzeit Ergebnisse liefert.

Live-Stichwortsuche bei PaperOffice

Sie ist die in PaperOffice integrierte Suchmaschine, die Live-Stichwortsuche. Mit ihr lassen sich alle in PaperOffice gespeicherten Dateien, Dokumente und weitere Unterlagen blitzschnell finden. Während in herkömmlichen Suchfunktionen, etwa von Betriebssystemen, ein Algorithmus arbeitet, der üblicherweise in einer bestimmten Reihenfolge die Speicher des Rechners nach dem eingegebenen Suchwort abfragt, arbeitet die PaperOffice-Software mit einem Hochleistungsalgorithmus. Dieser ist so angelegt, das alle zur Verfügung stehenden Quellmedien gleichzeitig nach dem Suchwort abgefragt werden.

Damit dies funktioniert, verfügt die PaperOffice Datenbank über eine intelligente Text-Indexierung.

Schon bei der Aufnahme von Dokumenten werden deren Inhalte mittels Rohtextzerlegung indexiert. Vereinfacht ausgedrückt werden die Inhalte Wort für Wort in ein besonderes Register geschrieben, wobei der Algorithmus wiederum einzelne Wörter in einer Wortkombination erkennt und gleichermaßen aufnimmt. So etwa das Wort „Abrechnung“, das sich aus der Silbe Ab und dem Wort Rechnung zusammensetzt. Im Register finden sich sowohl die Silbe wie auch das Wort als Rohtext wieder.

Wenn nun eine Suchanfrage in die PaperOffice-Suchmaschine eingegeben wird, sieht diese anhand der Anfangsbuchstaben zuerst im Register nach. Wird zum Beispiel nach „Rechnung“ gesucht, erfolgt die sofortige Anzeige aller Dokumente mit diesem Wort. Der Suchalgorithmus muss einfach nur den entsprechenden Teil des Registers auf dem Display darstellen. Natürlich können dies je nach der Menge an Daten auch zu viele Suchergebnisse sein, weshalb die PaperOffice Suchfunktion durchaus ins Detail gehen kann.

Die Suche verfeinern

Mit der erweiterten Suche ist es möglich, die Ergebnisse einzugrenzen, etwa nach Datum oder Benutzer wie auch durch weitere Schlüsselwörter. Dabei listet die Suchfunktion von PaperOffice sowohl Ordner- oder Dokumentennamen als auch die gesuchten Wörter innerhalb von Volltexten. Damit diese im Text leicht zu finden sind, werden sie gelb hinterlegt.

Sehr praktisch ist die Möglichkeit der Suche mittels der zuletzt hinzugefügten Dokumente, Emails oder Ordner. Dazu muss nicht einmal ein Suchbegriff eingegeben werden. So kann das Dokument, an dem am Vortag gearbeitet wurde, sofort aufgerufen werden, um mit der Arbeit daran fortzufahren.

Mit PaperOffice wird das Schlagwort des papierlosen Büros zur Realität. Vorbei sind die Zeiten der sich in Schreibtisch-Ablagen stapelnden Zettel und Papiere, denn PaperOffice macht es seinen Anwendern leicht, jede Art von Hardcopy in ein digitales Format umzuwandeln und gleichzeitig dem Chaos auf der Festplatte ein Ende zu bereiten. PaperOffice ist das Dokumentmanagement von heute und morgen.

Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/325028/in-paperoffice-integrierte-suche-ein-schnelleres-dokumentmanagement-gibt-es-kaum.html