Monat: März 2020

Es ist eine Situation, wie sie die Menschheit noch nie zuvor gesehen hat. Erstmals werden weltweit fast zeitgleich und einheitlich Maßnahmen von staatlicher Seite durchgeführt, um die zu schnelle Verbreitung eines gefährlichen Virus zu verhindern. Der beste und wirksamste Weg hierzu ist die Einschränkung des gegenseitigen menschlichen Kontaktes.

Für Unternehmen bedeutet dies entweder die vorübergehende Stilllegung ganzer Betriebsteile oder die Umorganisation. Bei Bildschirmarbeitsplätzen, an denen die jeweiligen Mitarbeiter nicht zwingend im Unternehmen anwesend sein müssen, bietet es sich an, die anfallenden Tätigkeiten im Home-Office zu erledigen. Das dies relativ reibungslos funktionieren kann, ist der immer stärker fortschreitenden Digitalisierung sowohl in den Unternehmen als auch in den Privathaushalten zu verdanken. Während heute praktisch keine Firma mehr ohne Internetanschluss auskommt, liegt der Anteil im Privatbereich bei knapp 90 %. Damit liegt Deutschland innerhalb der EU an der Spitze, was gerade in der Krise ein Wettbewerbsvorteil bedeuten kann. Der oder die Mitarbeiterin muss praktisch nur sein wichtigstes Arbeitsgerät nehmen, den Laptop, und mit der Arbeit zu Hause weitermachen. Ganz so einfach ist es jedoch meist nicht. Es braucht zumindest eine gute Netzwerkinfrastruktur auf dem Rechner genauso wie ein Dokumentenmanagement, das die gleiche Kompatibilität erzeugt, als wenn alle im Großraumbüro beieinander sitzen würden. PaperOffice DMS ist eine Software, die Netzwerk, Dokumentenmanagement, Workflow, automatisierte Datenbe- und Verarbeitung sowie Datensicherheit in sich vereint.

PaperOffice DMS, bestens geeignet für KMUs

Gerade Klein- und Mittelständische Betriebe (KMU) haben sich in der Vergangenheit eher zögerlich mit dem Thema Home-Office beschäftigt. Nur etwa 20 % aller Unternehmen mit unter 100 Mitarbeitern bieten diesen die Option des Home-Office an. Dementsprechend hinkt die Infrastruktur seitens der richtigen Software gegenüber Großunternehmen hinterher.

PaperOffice DMS ist die richtige Lösung, um den Vorsprung der „Multis“ aufzuholen. Dabei überzeugt die Dokumentenmanagementsoftware durch eine Vielzahl von Funktionen und nicht zuletzt durch ein Preis-Leistungs-Verhältnis, das Firmeninhabern die vielleicht bittere Medizin des Home-Office in Zeiten der Corona-Krise versüßt. Eventuell sogar darüber hinaus, wenn erst einmal erkannt wird, das Home-Office mit PaperOffice DMS sowohl dem Mitarbeiter als auch dem Unternehmen Vorteile bringt. Tatsächlich ergab eine Befragung unter Führungskräften, dass sie eigentlich kaum handfeste Gründe für die Ablehnung des Home-Office haben, sondern vielmehr Kontrollverlust fürchten.

PaperOffice DMS, besser Controlling als Kontrolle

Zunächst ermöglicht PaperOffice DMS die Vernetzung von bis zu 800 Terminals oder Bildschirmarbeitsplätzen. Dazu baut PaperOffice DMS auf dem weltweit meistgenutzten Betriebssystem auf, Microsoft Windows. Natürlich ist PaperOffice entsprechend mit der Bürosoftware von Microsoft kompatibel und verfügt über Schnittstellen zu weiteren gängigen Softwarelösungen. Über die Workflow-Funktion lässt sich die Zusammenarbeit genauso gut organisieren, als wenn alle in einem Büro sitzen würden. Dabei spielt Entfernung wirklich keine Rolle und Zeit sowieso nicht. Alles erfolgt in Echtzeit, auch und vor allem die Datenspeicherung. An dieser Stelle kommt die KI von PaperOffice ins Spiel, praktisch die virtuelle Mitarbeiterin im Netzwerk, die auf den hübschen Namen PIA hört. Alles, was von den Mitarbeitern im Home-Office digital erfasst oder eingegeben wird, genauso wie die Daten in der Firma, wird von PIA automatisiert richtig zugeordnet und sie erstellt daraus bei Bedarf Listen, Dokumente und Formulare.

Das Home-Office nicht sicher sei, ist übrigens mit PaperOffice DMS auch ein Gerücht von gestern. Eine 1024bit-AES-Verschlüsselung sorgt dafür, dass alle Inhalte nur von denen gelesen werden, die dafür autorisiert sind. PaperOffice empfiehlt zudem für den Home-Office-Betrieb den Einsatz von NAS, Network Attached Storage, z.B. der Firma Synology, um die Gefahren aus einer Cloudspeicherung eines Drittanbieters vermeiden zu können.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/paperoffice-dokumentenmanagement-software-zusammen-mit-nas-von-synology-konforme-kombination-fuer-home-office/

Die weltweit konzertierten Maßnahmen zur Einschränkung des Corona-Virus ergeben für viele Unternehmen und gerade für KMUs eine bisher noch nie da gewesene Situation. Dabei ist es vor allem die Geschwindigkeit, in der die Einschränkungen in Kraft treten. Es gab und es gibt praktisch keine Vorwarnzeit oder Vorlaufzeit. Natürlich sind sich die Unternehmen ihrer Verantwortung für ihre Mitarbeiter bewusst, zugleich besteht der Zwang, den laufenden Betrieb, soweit es geht, aufrechtzuerhalten. Auch im Interesse der Arbeitnehmer und ihrer Arbeitsplätze. Viele administrative Aufgaben genauso wie zum Beispiel Ein- und Verkauf lassen sich im Home-Office erledigen und PaperOffice DMS hilft dabei.

In deutschen Unternehmen ist der Begriff Home-Office eher weniger beliebt. Speziell die KMUs stehen dem Home-Office weit skeptischer gegenüber als Großbetriebe. Eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung aus dem Jahr 2019, bei der 16.000 deutsche Unternehmen befragt wurden, ergab, das Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern bis zu 57 % ihren Mitarbeitern Home-Office anbieten. Bei Betrieben mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es nur 20 %. Das dürfte sich in den Zeiten des Corona-Virus ändern und vielleicht ein Signal für die Zeit nach der Krise aussenden.

PaperOffice DMS macht das Arbeiten von zu Hause einfach

Vieles spricht heute für das Home-Office und keineswegs nur der Zwang, zwischenmenschliche Kontakte zu meiden. Mitarbeiter sparen sich und damit auch der Umwelt die tägliche Fahrt zur Arbeit. Zugleich ist dies eine Zeitersparnis, wenn der oder die Sachbearbeiterin direkt vom Frühstückstisch in das Home-Office wechselt. Frisch, ausgeschlafen und nicht vom üblichen Morgenstau genervt. Ebenso ergeben sich für den Arbeitgeber Vorteile.

Büroraum wird eingespart beziehungsweise kann flexibler gestaltet werden. Inzwischen hat sich in einigen Unternehmen das bedarfsgerechte Büro eingebürgert, wo sich der oder die Mitarbeiterin einfach einen gerade freien Schreibtisch aussucht, wenn denn die Anwesenheit im Betrieb erforderlich ist.

Das notwendige Equipment beziehungsweise das, was das Büro eigentlich ausmacht, steckt im mobilen Computer, im Laptop oder im Notebook sowie im NAS, dem Network Attached Storage. Das Home-Office ist in noch einer weiteren Hinsicht vorteilhaft. Seit Jahrzehnten wird vom papierlosen Büro geredet, tatsächlich stieg jedoch der Papierverbrauch kontinuierlich an. Mit dem Home-Office und PaperOffice DMS fällt das übliche „ich druck das mal schnell aus“ einfach weg, weil der Bedarf nicht mehr gegeben ist.

Über PaperOffice DMS perfekt vernetzt

Die rein Verbindungstechnische Infrastruktur für das Home-Office weisen heute die meisten Haushalte bereits mit einem herkömmlichen Internetanschluss aus. Nur in wenigen Fällen, bei sehr hohem Datenaufkommen, müsste über den Provider die Transferrate erhöht werden. Dabei empfiehlt es sich für den Mitarbeiter, ausschließlich im LAN und nicht im W-LAN zu arbeiten, um gezielte Hackerangriffe über das Funknetz zu vermeiden.

Alles Weitere lässt sich mit PaperOffice DMS als Schnittstelle erledigen, ohne das dabei auf die gewohnten Microsoft-Tools verzichtet werden muss. Eine besondere Rolle spielt hierbei die umfangreiche Workflow-Funktion in PaperOffice DMS, über die sich Projekte anlegen und steuern lassen. Zuweisungen und Ergebnisse können in der Gruppe angezeigt werden. Natürlich besitzt PaperOffice DMS nicht nur zu Microsoft-Produkten entsprechende Schnittstellen, sondern auch zu anderen bekannten Produkten aus dem Segment der Büro-Software. Die Datenübertragung wie auch die Speicherung findet unter Anwendung eines 1024bit-AES-Code verschlüsselt statt. PaperOffice empfiehlt für den Einsatz im Home-Office die Verwendung eines zentralen NAS als Speicher an Stelle der Cloud eines Drittanbieters.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/dokumentenmanagement-paperoffice-im-home-office-sicher-in-jeder-hinsicht/