Pressemeldung: Effizientes Dokumentenmanagement für den Mittelstand – PaperOffice DMS

PaperOffice DMS und NAS von Synology
PaperOffice DMS und NAS von Synology

PaperOffice ist die innovative Dokumentmanagement Software (DMS) für das papierlose Büro. Diese übernimmt für Sie die Aufgabe der Verwaltung Ihrer Dokumente und Unterlagen sowohl in Papierform als auch im elektronischen Format. Ermöglicht wird die Kombination durch die langjährige Erfahrung im Bereich der Dokumentmanagement Entwicklung.

Zuerst einmal gilt es, die Informationsflut zu bewältigen. Für viele KMUs besteht genau dieses Problem. Die Digitalisierung schreitet immer rasanter fort, doch die Schnittstelle zwischen digitalen und analogen Dokumenten ist in vielen Betrieben ein Segment, das oft eher stiefmütterlich behandelt wird.

So hat sich das Team aus Spezialisten von PaperOffice sich das Ziel gesetzt eine Software auf den Markt zu bringen, die von jedem Anwender verstanden und genutzt werden kann.

Das hört sich nun vielleicht unbescheiden an, aber Dokumentenverwaltung ist eine sehr komplexe Angelegenheit. Das führt mitunter dazu, dass so manches Produkt der Mitbewerber so kompliziert ist, dass es ohne intensive und natürlich auch kostenintensive Schulungen nicht geht. PaperOffice ist der Meinung, dass es auch ohne Schulungen geht, wenn denn die DMS so aufgebaut ist, dass der logische Verstand ausreicht. Der Erfolg gibt PaperOffice recht.

Im besten Fall genügt ein kurzes Video-Tutorial, wie etwa das zur Einrichtung der Datenbank auf einem externen NAS, wie das von Synology, für PaperOffice DMS. Normalerweise ist das Erstellen einer Datenbank ein recht schwieriger Vorgang, der so seine Tücken besitzt. Unternehmen rufen da lieber gleich den IT-Experten an. Dessen meist recht hohes Honorar kommt auf den Preis der Software obendrauf. Bei PaperOffice DMS gibt es ein 2:57 Minuten langes Tutorial auf YouTube, das nicht einen Cent mehr kostet, aber am Ende steht da eine fertig installierte Datenbank auf dem PC oder noch viel besser, auf einem NAS, einem Network attached Storage, denn das Team von PaperOffice denkt nicht nur kostensparend, sondern auch effizient.  Nichtsdestotrotz bietet PaperOffice allen kostenlosen Installationssupport beim Kauf der Lizenzen an.

Synology NAS – besser der eigene Server als die gemietete Cloud

Eine Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice dient dazu, alle archivierten und neu hinzukommenden Dokumente eines Unternehmens zu verwalten, wozu auch die Umwandlung analoger in digitale Daten gehört. Das geschieht üblicherweise nicht nur auf einem Rechner, sondern auf mehreren. Für PaperOffice kein Problem, denn die Software wird auf jedem PC oder Laptop im Betrieb installiert und kommuniziert untereinander über das Netzwerk. Bei dieser Form der dezentralen Datenverwaltung besteht jedoch immer ein Ausfallrisiko einer der angeschlossenen Computer und damit einem teilweisen Datenverlust. In einem dezentralen Netzwerk werden die Daten systembedingt zeitverzögert untereinander abgeglichen, abhängig von der Auslastung der Datenleitungen und der aktuellen Nutzung der einzelnen Rechner.

Die Cloud, der Datenspeicher eines Drittanbieters im Internet, wird als Lösung des Problems angesehen, wobei dies mit einiger Skepsis zu betrachten ist. Zum einen vermeldet eine aktuelle Studie, das jedes dritte Unternehmen mit Cloud-Nutzung bereits Datenverluste hinnehmen musste, und zum anderen sind sowohl Behörden als auch Kriminelle beständig und nicht selten mit Erfolg daran, Daten in der Cloud auszuspionieren. Das taiwanesische Unternehmen Synology bietet mit ihren NAS den Firmen einen zentralen Speicherplatz an, der zugleich in Verknüpfung mit PaperOffice DMS als Server funktioniert.

Bestechende Vorteile

Alle im Netzwerk erfassten Daten werden direkt auf dem Synology NAS abgespeichert und verwaltet. Mittels automatisiertem Backup wird dafür gesorgt, das selbst bei einem Server-Ausfall kein Datenverlust eintritt. Eine AES-1024-Bit-Verschlüsselung, Firewalls und ein durchdachtes Passwortmanagement verhindern den Zugriff durch Unbefugte. PaperOffice DMS bietet sich zusammen mit einem Synology NAS als die ideale und kostengünstige Lösung für KMUs an, wobei je nach Softwareversion bis zu 800 Terminals angeschlossen und der Datenspeicher des NAS beliebig erweitert werden kann.

Paperoffice DMS zeigt, das Dokumentenverwaltung weder technisch aufwendig noch extrem teuer ist, wenn nur die richtigen Komponenten aus Soft- und Hardware zusammenspielen.

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Synology NAS – Hardware, die PaperOffice passt

Synology NAS – Hardware, die PaperOffice passt

Als der erste Computer vor über 70 Jahren seinen Betrieb aufnahm, dachte wohl kaum jemand daran, welche Entwicklung die riesige Maschine nehmen würde und genauso wenig dachten die Entwickler daran, das einmal aus diesem überdimensionierten Rechenapparat fast die gesamte technische Infrastruktur des modernen Bürowesens erwachsen würde. Heute reihen sich Drucker, Scanner, Router, Kameras und Monitore in den Reigen der Peripheriegeräte rund um den Rechner ein, wobei der Computer selbst längst Multifunktional geworden ist.

Das ist ohne Zweifel zu einem gehörigen Stück auch der Softwarenentwicklung zu verdanken, so wie etwa der Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice. Zugleich geht der Trend verstärkt zur Flexibilität. Statt des PCs sind es mehr und mehr Laptops und Tablets, die drahtlos vernetzt sind und so nicht nur im Büro, sondern auch Unterwegs, im Betrieb, im Home-Office oder auf Dienstreise jederzeit einsatzbereit sind. In dieser fast schon fantastischen Entwicklung gibt es aber auch mindestens einen Schwachpunkt. Es geht um die sichere, effiziente Speicherung und Aufbereitung von Daten.

Laptop oder Tablet sind dafür nur bedingt geeignet, weil zum einen das anfallende Datenvolumen beständig steigt und zum anderen sind es Geräte, die für Störungen nicht gerade anfällig sind, aber eben doch mal herunterfallen können oder der Kaffee landet versehentlich auf der Tastatur. Das ist aber nicht das einzige Problem. In einem vernetzten Unternehmen ist es wichtig, dass auf die Daten zugegriffen werden kann, und zwar jederzeit, nicht nur dann, wenn der oder die Kollegin ihr Gerät gerade angeschaltet hat. Die vernünftige Lösung dieses Problems ist ein zentraler Datenspeicher in Form eines Network attached Storage, kurz NAS. Der taiwanesische Hersteller Synology zählt zu den Marktführern im Bereich der NAS und er ist auf einzigartige Weise mit dem Dokumentenmanagementsystem von PaperOffice kompatibel.

Wenn sich Hard- und Software finden

Sie sind schon ein Traumpaar, die PapeOffice DMS und der Synology NAS. Dabei hat es der zentrale Datenspeicher aus Taiwan recht leicht, seinen größten Nebenbuhler, die Internet-Cloud, auszustechen. Er besitzt einfach überzeugende Argumente, so etwa die Datensicherheit einer AES-1024-Bit-Verschlüsselung und natürlich als wichtigstes Detail, er gehört dem Unternehmen, das ihn erwirbt und nicht einem Drittanbieter, an dessen Türen Behörden und Kriminelle klopfen, um einen Blick auf die Betriebsgeheimnisse zu werfen.

Aber auch die Braut geizt nicht mit ihren Reizen. PaperOffice DMS ist eine Dokumentenverwaltung, die alles hat, was KMU brauchen und was besonders wichtig ist, sie ist nicht zickig. Ganz im Gegenteil, für ihre Installation braucht es nicht den teuren IT-Fachmann, der für horrende Stundensätze arbeitet, sondern einfach nur logisches Denken und hin und wieder ein Tutorial von PaperOffice, wie etwa das Youtube-Video zum Einrichten der Datenbank, das in knapp 3 verständlichen Minuten zeigt, wie es geht. Nach der gelungenen Hochzeit findet sich ein Netzwerk-System, das keine Wünsche offen lässt. Alle anfallenden Daten werden über die Terminals beziehungsweise die Peripheriegeräte direkt im NAS abgespeichert und mittels PaperOffice DMS aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Da kann der Kaffee in der Tastatur landen oder das Tablet dem Kollegen aus der Hand rutschen, die Daten sind sicher und jederzeit im Netzwerk verfügbar, egal wie groß das ist. Dabei kann die Ehe zwischen Synology NAS und PaperOffice DMS recht lange halten, denn beide lieben es, auf dem neuesten Stand der Technik zu sein.

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