PaperOffice DMS ist ECM in Reinkultur

Der Begriff Dokumentenmanagement beschreibt üblicherweise Software, die elektronische Dokumente verwaltet. Im erweiterten Sinne ergibt sich jedoch eine sehr große Funktionsvielfalt. PaperOffice DMS erfüllt alle Ansprüche bezüglich der Definition einer erweiterten DMS und darüber hinaus auch der einer Software gemäß den Richtlinien des Enterprise-Content-Managements, dem ECM.

Innovative PaperOffice Dokumenten Management Oberfläche
Innovative PaperOffice Dokumenten Management Oberfläche

Schon die moderne Dokumentenmanagementsoftware beweist sich durch eine Vielfalt in den Anwendungen, von denen Verwaltungsbereiche von Firmen oder Behörden des vordigitalen Zeitalters nur träumen konnten, beziehungsweise dies per Hand erledigen mussten. Heute gibt es eigentlich nur noch eine analog zu bewältigende Aufgabe. Das Einscannen analoger Dokumente, um sie zu digitalisieren. Noch befinden sich die Wirtschaft und auch die staatliche Verwaltung in einer Übergangsphase. Nach wie vor bestehen riesige Archive, die noch nicht in das digitale Zeitalter überführt wurden. Doch bereits heute bewegt sich der Datenstrom zum größten Teil in Form von Bits und Bytes und dies so schnell und in einer Größenordnung, die früher weit mehr Verwaltungsangestellte erfordert hätte, als je zur Verfügung standen. Doch was kann PaperOffice DMS im Einzelnen:

• Die automatisierte Zusammenführung von Dokumente
• Die Visualisierung von Dokumenten
• Kommunikation
• Scannen und erfassen beziehungsweise umwandeln
• Archivieren
• Workflow-Management

Bezogen auf ihre Funktionen im Bereich des ECM finden sich folgende Punkte:

• Kollaboration
• Records Management
• Web-Content-Management

Ein wichtiges Merkmal des ECM ist die Bereitstellung von Daten oder Informationen in Form eines Dienstes, der unabhängig von der dahinter bestehenden Ordnerstruktur arbeitet. Dazu gehört auch die Erfassung von Änderungen und deren Versionisierung. Der Nutzer ruft mittels Stichwort ein Dokument auf, nicht den ganzen Ordner. Findet sich das Stichwort in mehreren Dokumenten, werden diese als Links angezeigt. Der Vorteil dieser Art der Bereitstellung von Daten und Informationen besteht darin, dass alles an einem Speicherort verwaltet wird und somit keine Doppellungen entstehen. Gleichzeitig bietet der zentrale Speicher eine erhöhte Sicherheit gegenüber unbefugten Zugriffen. Darüber hinaus erlaubt das ECM eine sehr hohe Anzahl gleichzeitiger Zugriffe auf ein und dasselbe Dokument, ohne dafür eine ebenso hohe Serverleistung oder unterschiedliche Softwarelösungen implementieren zu müssen. Bei PaperOffice DMS können bis zu 800 Terminals, abhängig von der Softwareversion, verwaltet werden.

Bevor es jedoch soweit ist, dass Daten, Dokumente oder einfach Informationen bereitgestellt werden, müssen diese erst einmal erfasst sein und auch hier zeigt sich PaperOffice DMS als ein Vertreter einer ECM Lösung. PaperOffice DMS ist ein einheitliches Repository für alle Arten von Informationen. Dazu besitzt PaperOffice DMS eigene Formatierungswerkzeuge. Verschiedene Dokumenten- und Datenformate sind Fluch und Segen zugleich. Einerseits erlauben sie die saubere digitale Darstellung und ermöglichen Bearbeitung beziehungsweise Sicherung, andrerseits sorgen sie bei einer übergreifenden Bearbeitung für den Zwang, die jeweils passende Software-Anwendung zu nutzen. PaperOffice DMS nutzt zur Bereitstellung eine formatierte Kopie des Original-Formats, wodurch alle an PaperOffice DMS angeschlossenen Terminals unabhängig von Formatvorgaben Dokumente anzeigen, die immer bearbeitet werden können, wenn dies die Berechtigung des Nutzers erlaubt. Das ist im Übrigen auch ein Vorteil bezüglich der GoBD/GdPDu-Konformität. Natürlich sind dies längst nicht alle Punkte, in denen PaperOffice DMS als ECM glänzt, wobei sich PaperOffice durchaus rühmen darf, es nicht zu kompliziert zu machen. Es gibt kaum eine andere DMS- oder ECM-Software, die so sehr durch Funktionsvielfalt bei gleichzeitiger Bedienerfreundlichkeit glänzt wie PaperOffice. Das die Software darüber hinaus auch noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt, bringt ihr regelmäßig gute Bewertungen in der Fachpresse ein.

Enterprise-Content-Management ist die Zukunft der Informationsverwaltung und PaperOffice DMS ist fraglos ein Vorreiter dieser Zukunft.

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Prozessoptimierung mit PaperOffice DMS – Das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen

Schneller Zugriff auf lebenswichtige Informationen

In vielen Kliniken und Arztpraxen gehört ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Dabei sollte doch gerade im Gesundheitswesen die Arbeit am Menschen so weit wie möglich im Vordergrund stehen. Deshalb befreien sich immer mehr Einrichtungen weitgehend von der Arbeit mit Papier. Digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher und helfen, Patienteninformationen schneller zu finden und die intersektorale Kommunikation zwischen ambulanten und stationären Institutionen zu beschleunigen.

Dokumentenmanagement System im Gesundheitswesen
PaperOffice DMS im Gesundheitswesen

In vielen Kliniken und Arztpraxen gehört ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Dabei sollte doch gerade im Gesundheitswesen die Arbeit am Menschen so weit wie möglich im Vordergrund stehen. Deshalb befreien sich immer mehr Einrichtungen weitgehend von der Arbeit mit Papier.

Digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher und helfen, Patienteninformationen schneller zu finden und die intersektorale Kommunikation zwischen ambulanten und stationären Institutionen zu beschleunigen.

Krankenkassen, Krankenhäuser, Altenheime und Rehakliniken müssen – genau wie andere Wirtschaftsunternehmen auch – Rechnungen bezahlen, E-Mails bearbeiten, Personaldaten pflegen sowie Dokumente erstellen und revisionssicher archivieren.

Mit der Lösung von PaperOffice Dokumentenmanagement lassen sich nicht nur die Kosten für den Einsatz im Gesundheitssystem senken, sondern Prozesse automatisieren.

Um das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen zu optimieren bietet sich – falls noch nicht geschehen – als erster Schritt die Digitalisierung der vorhandenen Papierdokumente an.

Egal ob Krankenkasse, Krankenhaus, Medizinisches Versorgungszentrum, Altenheim oder Rehaklinik: Nachdem die Dokumente der verschiedenen Bereiche (patientenbezogen und kaufmännisch/administrativ) digitalisiert wurden, können diese mit einem Dokumentenmanagementsystem von PaperOffice einfach und dezentral verwaltet und dank der Workflows oder Datumseinstellungen der Wiedervorlage automatisiert werden.

Schneller Zugriff auf lebenswichtige Informationen

Daten von Patienten neigen dazu, über viele Systeme hinweg verstreut zu sein. Digitale Akten fassen diese Informationen zusammen. Alle relevanten Unterlagen aus KI-Systemen, Archiven und Drittanwendungen, inklusive MRT-Bilder, Videos usw. sind gesichert von überall her abrufbar.

So können Patientendokumente wie Arztbriefe, Rezepte, Abrechnungen, Berichte sowie Befunde mit der PaperOffice Lösung für digitale Patientenakten sammeln. Die Patientendaten werden in der integrierten Kontaktverwaltung hinterlegt und danach mit digitalisierten Patientendokumenten verbunden.

So hat es den Vorteil, dass alle Dokumente zu einem bestimmten Patienten an einem Ort gesammelt sind und dank der Freigabestufen nur berechtigte Benutzer von jedem Ort aus auf die Akten zugreifen können.

Zusätzlich dazu können Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen realisieren, indem Sie erforderliche Dokumente auf Wiedervorlage legen so, dass eine lückenlose medizinische Dokumentation möglich ist.

Doch nicht nur bestimmte Abteilungen im Gesundheitswesen können von PaperOffice profitieren – so können ebenfalls Personalakten für das Personalmanagement leicht verwaltet werden. So können ebenfalls Emails ganz leicht in PaperOffice archiviert werden und Dokumentationen oder andere Massendokumente lassen sich mit nur wenigen Klicks nach PaperOffice archivieren. Die sensiblen Daten sind dank der hohen PaperOffice Verschlüsselung vor nicht autorisierten Zugriffen optimal geschützt.

Interessant für das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen ist auch die Automatisierung der Prozesse. Bei PaperOffice nennt sich das Wundermittel für die Automatisierung PIA und ist die integrierte künstliche Intelligenz. PaperOffice kann durch die KI-basierte Ablage alle Dokumente automatisch erkennen, indexieren, kompletten Inhalt auslesen.

Dank der automatischen Auslesung der Dokumentdaten mit PIA und dem Abgleich mit den vorhandenen Dokumentvorlagen können die Dokumente automatisch richtig zugeordnet bzw. abgelegt werden und ggf. via Workflow zur endgültigen Freigabe an einen Sachbearbeiter weitergeleitet werden.

Fazit: Prozessoptimierung mit PaperOffice DMS lohnt sich

Durch das Dokumentenmanagement mit PaperOffice lassen sich im Gesundheitswesen viele zeitraubende Prozesse der administrativen Verwaltung automatisieren, Papieraktenberge minimieren und gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Patientendokumenten einhalten.

Die benutzerfreundliche, intuitiv zu bedienende und workflow-orientierte Software von PaperOffice ist dabei die Lösung.

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