Vorteile der Digitalisierung mit PaperOffice Dokumenten Management Software

Mit PaperOffice können Sie Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren, um die Arbeit mit ihnen bequemer zu gestalten

Die Digitalisierung ist ein Prozess, bei dem wir einen Text, ein Bild oder eine Aufnahme so in ein virtuelles Medium umwandeln, dass ein Computer mit diesen Elementen arbeiten kann. In den letzten Jahrzehnten wurde fast alles diesem Prozess unterworfen. So kaufen heute nur noch Audiophile CDs oder Vinyl-Schallplatten, da die breite Öffentlichkeit lieber MP3s kauft oder neuerdings für Musik-Streaming-Dienste bezahlt. Auf die gleiche Weise können Sie mit PaperOffice Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren, um die Arbeit mit ihnen bequemer zu gestalten.

Bevor wir uns PaperOffice zuwenden, lassen Sie uns die folgende Frage beantworten: Warum ist es wichtig, bei diesem Thema der Digitalisierung nicht zurückzubleiben? Blockbuster war ein riesiges Unternehmen mit einer Präsenz in mehreren Ländern, das sich dem Filmverleih widmete (obwohl es später begann, auch andere Dinge anzubieten), es wurde von einem kleinen Startup namens Netflix besiegt. Warum? Weil Netflix Filme in einem digitalen Format anbot, das viel einfacher zu vertreiben war, und weil es bequemer war, von jedem Ort aus auf alles zuzugreifen, was man wollte.

https://youtu.be/y3eohX0qOSM

Wir könnten noch viele andere Beispiele anführen, die den Mangel an Visionen großer Unternehmen aufzeigen, die gegen kleine Startups verloren haben, die die Vorteile der Digitalisierung verstanden haben. Ihr Unternehmen muss nicht das gleiche Schicksal erleiden wie Blockbuster. Sie haben Zeit, Ihr Unternehmen zu modernisieren, und PaperOffice wurde geschaffen, um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen. Berücksichtigen Sie die folgenden Vorteile der Implementierung der Digitalisierung:

Reduzieren Sie den Papierverbrauch. Dies ist nicht nur eine umweltfreundliche Maßnahme, sondern Ihr Unternehmen spart auch Geld, indem es weniger Papier verbraucht. Überlegen Sie einmal, wie viele Blätter tatsächlich gedruckt werden müssen, um Ihr Unternehmen zu führen, und Sie werden sehen, wie viel Geld in Gewinn statt in Ausgaben für Papier umgewandelt wird.

Reduzieren Sie die Kosten für die Lagerung. Wenn Sie Ihre Dokumente in physischer Form aufbewahren, müssen Sie einen Raum dafür vorsehen. Durch die Implementierung von PaperOffice müssen Sie sich nicht mehr um den zusätzlichen Platz kümmern, den die Aufbewahrung von Dokumenten mit sich bringt, außerdem können Sie auf die Klimasteuerung verzichten, die diese Räume benötigen, z. B. dass die Luftfeuchtigkeit kontrolliert werden muss, damit das Papier nicht beschädigt wird.

Erleichtern Sie die Fernarbeit. Wenn Sie mit analogen Dokumenten arbeiten, erfordert dies, dass sich Ihre Mitarbeiter an den Ort begeben, an dem sich diese Dokumente befinden, oder sie per Post oder Fax an Sie schicken. Durch die Digitalisierung kann eine Gruppe gleichzeitig und remote mit Dokumenten arbeiten, ohne an einen zentralen Ort wechseln zu müssen.

In PaperOffice haben Sie alle notwendigen Werkzeuge, um Ihre Dokumente zu digitalisieren. Mit PaperOffice müssen Sie Ihr Dokument einfach nur mit Ihrem Scanner einscannen (PaperOffice funktioniert mit jedem), und PaperOffice erstellt eine digitale Version.

Wenn Sie viele Dokumente einscannen, ist das mit PaperOffice besonders praktisch, da es Trennblätter erkennt und die Dokumente für die Archivierung separiert. Eine großartige Funktion, die besonders nützlich ist, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Dokumenten mit komplexem Format arbeitet, ist, dass PaperOffice eine KI verwendet, um (wenn möglich) die Inhalte auf Ihren Dokumenten zu erkennen, wie z. B. Summen, Dokumenttypen, Datumsangaben, Kontaktdetails usw.

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein DMS ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. PaperOffice wurde GoBD-konform entwickelt, so dass Sie die Software nutzen können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie gegen eine Vorschrift verstoßen. Zum Beispiel wird jedes Mal, wenn jemand ein Dokument ändert, eine neue Version dieses Dokuments erstellt. So kann man nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt gehabt hat.

Wie Sie sehen, wird PaperOffice Ihnen den Übergang zum papierlosen Büro so einfach wie möglich machen. Bleiben Sie nicht zurück und schließen sich all den Unternehmen an, die bereits in die neue Ära eingetreten sind, und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen zu dem Unternehmen gehört, welches Sie, Ihre Kinder und Ihre Enkel überdauert.

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Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen mit PaperOffice DMS

Als die Menschen begannen Aufgaben zu automatisieren, machte die Menschheit als Ganzes einen enormen Evolutionssprung, und das Leben wurde einfacher, indem sie mit weniger Ressourcen mehr produzieren konnte. Deshalb war die industrielle Revolution so wichtig, da die Maschinen nicht müde wurden. Sie konnten ohne Unterbrechung arbeiten, und menschliches Versagen wurde ebenfalls aus dem Betrieb ausgeschlossen. Dann traten wir in die digitale Revolution ein, die diesen Prozess weiter beschleunigte.

PIA AutoFill searches for the most important document data, reads it intelligently and then indexes the document fully automatically.
PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch.

Wie Sie sehen, ist die Automatisierung zweifellos das, was alle menschlichen Initiativen zu Maßstäben treibt, die sonst nicht erreichbar wären.

Genau in diesem Bereich kann Ihr Unternehmen von PaperOffice profitieren, da es sich um eine Software handelt, die Ihre Dokumente digitalisiert und katalogisiert, sodass ihre Speicherung und anschließende Beratung hocheffizient (und auch ökologisch) ist.

Wie kann PaperOffice durch Automatisierung die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens verbessern?

Nehmen wir ein Beispiel, das Sie aus erster Hand kennen: Wikipedia. Diese Website ist ein Kompendium mit viel Wissen, das in digitaler Form gespeichert ist. Was bedeutet das? Dass es leicht aktualisiert werden kann und die in dieser Enzyklopädie enthaltenen Informationen überall auf der Welt zeitnah abgerufen werden können, weshalb davon ausgegangen wird, dass Wikipedia die traditionellen gedruckten Enzyklopädien ersetzt hat.

Auf die gleiche Weise wird der Zeitaufwand für das Speichern und Abrufen der Dokumente, mit denen Ihr Unternehmen arbeitet, bei Verwendung von PaperOffice drastisch reduziert. Hier sind einige Punkte mit den Vorteilen, Ihr Unternehmen durch die Implementierung der Automatisierung mit PaperOffice auf den heutigen Tag zu bringen:

Automatische Digitalisierung mit KI und OCR. Das Speichern eines physischen Dokuments in Ihrer Datenbank mit PaperOffice ist sehr einfach, da die Software die Zeichen und das Format Ihres Dokuments automatisch anhand gescannter Bilder oder Bilder erkennen kann. Sobald dies erledigt ist, wird Ihr Dokument sicher auf Ihrem Server gespeichert und kann jederzeit aufgerufen werden, indem beinhaltene Suchbegriffe oder hinterlegte Dokumenteninformationen konsultiert werden, wenn dies von überall erforderlich ist.

Eigener Speicher (Dedizierter Server oder NAS) für mehr Sicherheit. In den meisten Fällen bevorzugen die Benutzer die absolute Kontrolle über ihre Dokumente. Der beste Weg, um ihre Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten, besteht darin, sie auf ihrem eigenen Server zu speichern. Mit PaperOffice können Sie genau dies über lokale MySQL / MariaDB-Datenbanken tun, wenn Sie möchten verschlüsseln Sie sie für noch mehr Sicherheit.

• Effizientere Gruppenarbeit. Auf die Datenbanken, die Ihre Dokumente enthalten, können ein oder mehrere Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe zugreifen. Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen des digitalen Speichers erhalten Sie auch die Optimierung der Produktivität Ihres Arbeitsteams, indem Sie ihm die Möglichkeit geben, von verschiedenen Orten aus auf alle benötigten Informationen zuzugreifen. Jeder mit den erforderlichen Berechtigungen kann Dokumente senden, bearbeiten und anzeigen, wodurch die Gesamtproduktivität optimiert wird.

Es gibt noch viele weitere Vorteile, die PaperOffice für Ihr Unternehmen bringen kann. Wir laden Sie ein, unsere Website zu besuchen, um die ganze Welt der Möglichkeiten zu sehen, die sich für Ihr Unternehmen bei der Implementierung von PaperOffice eröffnen.

Diese Software ist keine Ausgabe, sondern eine Investition, die die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern wird. Sobald Sie den Gewinn sehen, den Produktivität und Effizienz bringen, werden Sie den Eintritt in die digitale Revolution nicht bereuen.

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