Revisionssichere und GoBD konforme Versionierung der Dokumente mit Dokumentenmanagement PaperOffice

Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine GoBD konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, wird immer deutlicher.

versionskontrolle
Versionskontrolle der Dokumente jederzeit möglich

Denn wer kennt diesen Fall nicht? Ein Vertrag wird mehrfach bearbeitet – eine Änderung hier, Anmerkung da, Summenabgleich und Einigung zum Schluss. So wird auch jede einzelne Änderung zur Sicherung lokal auf dem Rechner gespeichert und zur weiteren Prüfung versandt.

Wenn jetzt der Kollege abwesend ist oder der Kunde anruft und nach der Version vom letzten Monat nach Bearbeitung „XYZ“ fragt, gelangt alles ins Stocken.
Versionschaos und Redundanzen sind die Folge.
Spätestens zu diesem Zeitpunkt lohnt es sich einmal über die Versionierung bzw. Versionsverwaltung von Dokumenten nachzudenken.
Dank PaperOffice DMS und dem integrierten Modul für die Versionsverwaltung VersionControl haben Sie jederzeit volle Kontrolle über Ihre Dokumente und deren Änderungen.

Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar
Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen ist es die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird.
So wird jede Dokumentänderung erkannt und als Schattenkopie als neue Dokumentversion gespeichert.
Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes abgelegt. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann ein Dokument von welchem Bearbeiter geändert wurde. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.


Doch was ist dabei der Unterschied? Dies sowie alle Versionierungsmethode, welche PaperOffice DMS unterstützt, werden in unseren Workshop Tutorial erklärt.

Die Versionierung von Dokumenten ist eine der zentralen Funktionen von PaperOffice DMS und sorgt für die Einhaltung der Revisionssicherheit und GoBD Konformität.
Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.
Dank dem PaperOffice VersionControl weiss jeder, wann und wie ein Dokument von wem geändert worden ist. Nimmt ein Benutzer ein Dokument in Bearbeitung, wird es für andere Anwender gesperrt und ein gleichzeitiges Bearbeiten ist nicht möglich.
Mit Blick auf den letzten Punkt regelt dabei der sogenannte Check-Out und Check-In die unkomplizierte Zusammenarbeit an einem Dokument und koordiniert Zugriffsrechte. Mit der Check-Out Funktion blockiert der Bearbeiter das Dokument vorübergehend.
Mit dem anschließenden Check-In erzeugt der erste Bearbeiter das geänderte Dokument als neue Version. Die zuvor verhängte Editiersperre wird aufgehoben.

Sicherheit und Einhaltung vieler Rechtsnormen und Compliance – Mit PaperOffice VersionControl auf der sicheren Seite
Das Wichtigste an der Versionierung ist natürlich, dass sämtliche rechtlichen Vorgaben und auch die immer wichtiger werdenden Compliance-Aspekte nachweislich eingehalten werden. Denn jede Änderung des Dokumentes ist nachvollziehbar – bis hin zum Benutzer, der sie vorgenommen hat.


Das Beste an der Versionierung ist jedoch: Unternehmen sind in der Lage, die Erstellung, Überarbeitung und Verteilung wichtiger Geschäftsdokumente automatisiert zu verwalten.
Das Dokumentenmanagement PaperOffice ermöglicht so vielen Unternehmen die Revisionssicherheit erlangen. Hierbei ist es wichtig alle Änderungen an den Geschäftsdokumenten, jederzeit und schnell nachvollziehen zu können.

PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/340885/zusammenspiel-der-scanner-und-dokumentenmanagement-system-paperoffice.html

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Zusammenspiel der Scanner und Dokumentenmanagement System PaperOffice

Einscannen und Verwalten leicht gemacht mit PaperOffice DMS

Scanner und PaperOffice DMS

Gemäß einem internationalen Bericht von McKinsey verbringen Bürokräfte täglich 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen, was den Durchschnitt von 9,3 Stunden pro Woche entspricht.

In den meisten Büros auf der ganzen Welt herrscht eine Zweiteilung. Auf der einen Seite der digitale Bereich mit Einzel- und Netzwerkrechnern, auf der anderen Seite Unterlagen und Dokumente in Papierform. Das sorgt mitunter für Chaos und vor allem dafür, dass Zeit verloren geht. Zeit, die mit der Suche nach Inhalten aufgewendet wird.

Buchhalter, Sekretärinnen, Einkäufer, Sachbearbeiter, Disponenten und viele weitere Berufsgruppen sind täglich damit beschäftigt, Vorgänge administrativ zu bearbeiten. Oft ist dabei die Arbeit des einen Mitarbeiters von der eines anderen abhängig.

Rechnungen, Frachtscheine, Begleitbriefe, von Sendungen oder auch Bedienungsanleitungen für neue Geräte und dazugehörige Garantiescheine, um nur ein paar Beispiele zu nennen? Deren Digitalisierung lässt oft auf sich warten, weil schlicht das Personal und die Zeit fehlen. In der Folge wächst der analoge Berg.

Mit PaperOffice DMS und dem für Ihre Bedürfnisse geeignetem Scanner lassen sich die Zweiteilung und damit unnötige Zeitverluste in den Griff bekommen.

Denn PaperOffice DMS macht es möglich, dass aus analogen Papieren dort digitale Inhalte werden, wo sie anfallen.

Eine intelligent aufgebaute Indexierung übernimmt dabei über eine Stichworteingabe die Zuordnung jeder Unterlage zum richtigen Vorgang. Durch die eigene Suchmaschine in PaperOffice lassen sich anschließend alle Dokumente wiederfinden und aufrufen. Je nach Bedarf werden erfasste Schreiben mittels OCR-Texterkennung umgewandelt, um sie mit der kompatiblen Office-Software bearbeiten zu können.

Doch welche Scanner würden für die perfekte Zusammenarbeit in Frage kommen?

Zum Beispiel Multifunktionsgeräte (MFP) wie z.B. die der Firma Brother oder Konica Minolta sowie weiterer Hersteller.Drucker, Scanner und Kopierer All-in-One: Über diese zentralen Geräte gelangen die gescannten Dokumente in das zentrale Verzeichnis oder per „direct scan to mail“ als E-Mail in ein Postfach in Ihrem Outlook, welches Beispielsweise von PaperOffice überwacht wird und somit automatisiert in die Dokumentenmanagement Software gelangt.

Oder integrieren Sie ganz einfach Ihre benutzerdefinierte PaperOffice Adresse in Ihren Scanner, sogenannte DropMail Emailadresse, als Ablageort Ihrer eingescannten Dateien. PaperOffice archiviert so alle Dateien ganz einfach per Emailversand.

Für diejenigen, die auf dem normalen Weg die Papierdokumente einscannen möchten, ist das in PaperOffice standardmäßig integrierte Modul „ScanConnect“ bestens geeignet. Denn dieses unterstützt jeden Scanner, Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.

Dennoch ist es unwichtig auf welchem Weg Ihre Papierdokumente nach PaperOffice gelangen, denn dank der automatisierten OCR Texterkennung wird der Inhalt all Ihrer gescannten Dokumentationen erkannt.

Egal was aus Papier ist wird dank KI-basierter Optimierung hochpräzise gescannt und erfasst.

Schon bei der Aufnahme von Dokumenten werden deren Inhalte mittels Rohtextzerlegung indexiert. Vereinfacht ausgedrückt werden die Inhalte Wort für Wort in ein besonderes Register geschrieben, wobei der Algorithmus wiederum einzelne Wörter in einer Wortkombination erkennt und gleichermaßen aufnimmt.

Algorithmen sind die entscheidenden Bestandteile jeder modernen Software.

Dazu gehört fast immer ein Such-Algorithmus, der je nach Funktion der Software einen mehr oder weniger hohen Stellenwert besitzt. Bei einem Datenmanagementsystem wie PaperOffice hat der SuchAlgorithmus einen besonders hohen Stellenwert. Bei der Stichwortsuche von PaperOffice können sich die Anwender darauf verlassen, dass die Suche nach bestimmten Dokumenten Ergebnisse fast in Lichtgeschwindigkeit ergibt.

Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice kann aber noch weit mehr als die schnelle Digitalisierung von Unterlagen. So etwa die revisionssichere Versionierung, finanzamtkonforme Archivierung, Workflowzuweisung und KI basierte Belegerkennung und Verschlagwortung.

Fazit

Dokumente scannen und im DMS archivieren bietet Unternehmen enorme Vorteile. Alle Prozesse, an denen Dokumente beteiligt sind, werden optimiert. Datenschutz und Datensicherheit bleiben gewährleistet. Das papierlose Büro entlastet Mitarbeiter. Sie sparen sich viel Suchaufwand und Kosten. Und Sie verbessern die Rechtssicherheit Ihrer administrativen Prozesse.

Für viele Unternehmen ist PaperOffice DMS der erste Schritt zur Digitalisierung. Indem Sie Dokumente scannen und digital archivieren, erstellen Sie nämlich viel mehr als nur eine digitale Kopie des Originals. Das Einscannen macht aus unstrukturierten Informationen strukturierte Daten.

Und das bringt Ihnen ganz viel: Denn sobald Ihre Dokumente digitalisiert sind, stehen sie für digitalisierte Prozesse zur Verfügung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/340885/zusammenspiel-der-scanner-und-dokumentenmanagement-system-paperoffice.html

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