Scanner und Dokumentenmanagement – TOP 15 Gründe für den Einsatz eines DMS

Wir teilen Ihnen mindestens 15 Gründe mit, wieso Sie zusammen mit Ihrem Scanner Dokumentenmanagement System (DMS) einsetzen sollten. Einscannen und Verwalten leicht gemacht mit PaperOffice DMS

Scanner und PaperOffice DMS

In den meisten Büros auf der ganzen Welt herrscht eine Zweiteilung. Auf der einen Seite der digitale Bereich mit Einzel- und Netzwerkrechnern, auf der anderen Seite Unterlagen und Dokumente in Papierform. Das sorgt mitunter für Chaos und vor allem dafür, dass Zeit verloren geht. Zeit, die mit der Suche nach Inhalten aufgewendet wird.

Gemäß einem internationalen Bericht von McKinsey verbringen Bürokräfte täglich 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen, was den Durchschnitt von 9,3 Stunden pro Woche entspricht.

Buchhalter, Sekretärinnen, Einkäufer, Sachbearbeiter, Disponenten und viele weitere Berufsgruppen sind täglich damit beschäftigt, Vorgänge administrativ zu bearbeiten. Oft ist dabei die Arbeit des einen Mitarbeiters von der eines anderen abhängig.

Wofür im Unternehmen ein DMS verwenden?

Rechnungen, Frachtscheine, Begleitbriefe, von Sendungen oder auch Bedienungsanleitungen für neue Geräte und dazugehörige Garantiescheine, um nur ein paar Beispiele zu nennen? Deren Digitalisierung lässt oft auf sich warten, weil schlicht das Personal und die Zeit fehlen. In der Folge wächst der analoge Berg.

Mit PaperOffice DMS und dem für Ihre Bedürfnisse geeignetem Scanner lassen sich die Zweiteilung und damit unnötige Zeitverluste in den Griff bekommen.

Denn PaperOffice DMS macht es möglich, dass aus analogen Papieren dort digitale Inhalte werden, wo sie anfallen.

Eine intelligent aufgebaute Indexierung übernimmt dabei über eine Stichworteingabe die Zuordnung jeder Unterlage zum richtigen Vorgang. Durch die eigene Suchmaschine in PaperOffice lassen sich anschließend alle Dokumente wiederfinden und aufrufen. Je nach Bedarf werden erfasste Schreiben mittels OCR-Texterkennung umgewandelt, um sie mit der kompatiblen Office-Software bearbeiten zu können.

Welche Vorteile habe ich bei einem papierlosen Büro?

In der heutigen Zeit haben Mitarbeiter mit einer großen Anzahl von verschiedenen Dokumenten zu tun: Originaldokumente in Papierform wie Briefe oder Verträge, PDFs und elektronische Dokumente wie Dateien und Emails.

In vielen Unternehmen werden diese Dokumente kopiert, ausgedruckt, weitergeleitet, verteilt und an verschiedenen Orten abgelegt. Die Suche nach wichtigen Informationen wird immer schwieriger und führt zu unwirtschaftlichen Arbeitsabläufen und überlasteten Mitarbeitern. Dazu haben wir einen ausführlichen Beitrag erstellt, in welchem die Notwendigkeit von Dokumentenmanagement Systemen beschrieben und die Vorteile der Nutzung aufgezählt werden. Hier der direkte Link.

Ihr Scanner und PaperOffice DMS
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch mit der Eliminierung oder wenigstens Reduzierung des Papierverbrauches in den Büros bzw. dem gesamten Unternehmen beginnen, so verbessern Sie zusätzlich Prozesse, steigern die Produktivität, indem Sie die Digitalisierung der Daten durchführen, papierlose Wege einsetzen und senken somit die Kosten.

Viele weiteren Vorteile und Aspekte wurden bereits in einem ausführlichen Beitrag rund um das Thema „papierlos“ und „digitales Büro“ beschrieben.

Welche Scanner kommen für die perfekte Zusammenarbeit in Frage?

Zum Beispiel Multifunktionsgeräte (MFP) wie z.B. die der Firma Brother oder Konica Minolta sowie weiterer Hersteller.

Drucker, Scanner und Kopierer All-in-One: Über diese zentralen Geräte gelangen die gescannten Dokumente in das zentrale Verzeichnis oder per „direct scan to mail“ als E-Mail in ein Postfach in Ihrem Outlook, welches Beispielsweise von PaperOffice überwacht wird und somit automatisiert in die Dokumentenmanagement Software gelangt.

Oder integrieren Sie ganz einfach Ihre benutzerdefinierte PaperOffice Adresse in Ihren Scanner, sogenannte DropMail Emailadresse, als Ablageort Ihrer eingescannten Dateien. PaperOffice archiviert so alle Dateien ganz einfach per Emailversand.

Für diejenigen, die auf dem normalen Weg die Papierdokumente einscannen möchten, ist das in PaperOffice standardmäßig integrierte Modul „ScanConnect“ bestens geeignet. Denn dieses unterstützt jeden Scanner, Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.

Dennoch ist es unwichtig auf welchem Weg Ihre Papierdokumente nach PaperOffice gelangen, denn dank der automatisierten OCR Texterkennung wird der Inhalt all Ihrer gescannten Dokumentationen erkannt.

Egal was aus Papier ist wird dank KI-basierter Optimierung hochpräzise gescannt und erfasst.

Schon bei der Aufnahme von Dokumenten werden deren Inhalte mittels Rohtextzerlegung indexiert. Vereinfacht ausgedrückt werden die Inhalte Wort für Wort in ein besonderes Register geschrieben, wobei der Algorithmus wiederum einzelne Wörter in einer Wortkombination erkennt und gleichermaßen aufnimmt.

Hört sich alles gut an, aber wie erfolgt eine Massenarchivierung vom Scanner heraus?

Zu den wichtigsten Features rund um die Texterkennung, KI Integration und Verschlagwortung hat PaperOffice DMS auch die Massenarchivierung von Ihrem Scanner heraus berücksichtigt.

So bietet das Modul ScanConnect nicht nur eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Scanner und PaperOffice DMS. ScanConnect ist ein leistungsfähiges Scannertool für manuelle Scans und verbirgt weitere interessante Funktionen, die Ihnen beim Massenscan helfen.

Bereiten Sie vorerst alle Dokumentseiten zum Einscannen vor und legen danach die Trennseiten zwischen den einzelnen Dokumenten, welche Sie auftrennen möchten.

PaperOffice erkennt die Trennseiten und speichert die Dokumente einzeln ab.

15 Gründe Ihren Scanner zusammen mit PaperOffice DMS zu nutzen

Grund 1 – Dokumente in PaperOffice DMS schnell finden

Volltextindexierung und Google-Like Suche: In einem Dokumentenmanagement System wie PaperOffice DMS finden Sie Ihre eingescannten Dokumente, Belege und Informationen in Sekundenschnelle. Das ist möglich, weil Ihre Dokumente direkt bei der Ablage mit einer Volltexterkennung analysiert und indexiert werden.

Sie geben einfach einen Suchbegriff ein, wie bei Google, und PaperOffice listet alle Ergebnisse auf. Ja, genau wie bei Google: Denn Sie finden jeden beliebigen Textinhalt aller Dokumente in Sekundenschnelle durch die integrierte Suchmaschine, Volltextsuche und Zusatzfilterfunktionen. Sie werden die Stichwortsuche in PaperOffice garantiert nie wieder hergeben wollen und durch den Suchfilter finden Sie jedes noch so detaillierte Dokument – Emailversand, Export nach Excel oder Dateisystem inbegriffen!

Grund 2 – Papierdokumente automatisch versionieren

PaperOffice versioniert automatisch jedes geänderte Dokument, erstellt eine Schattenkopie und speichert diese separat damit Sie jederzeit die gewünschte Version wieder öffnen können.

Dank dem integrierten VersionControl wird jede Dokumentänderung erkannt und als Schattenkopie als neue Dokumentversion gespeichert. Sie können jede Version eigenständig öffnen, exportieren und bearbeiten.

Grund 3 – Trennseiten für Stapelscans von mehreren Dokumenten

Legen Sie ganz einfach eine PaperOffice Trennseite vor jedem Dokument, welches getrennt werden sollte. PaperOffice erkennt bei dem Scanvorgang die Trennseiten und speichert die Dokumente separat ab.

Grund 4 – Intelligente Trennseiten für Direktablage vom Scanner

PaperOffice bietet Ihnen die Möglichkeiten von der manuellen Ablage bin hin zur vollautomatisierten Ablage ohne jeglichen Eingriff. Dabei werden alle Felder automatisch ausgefüllt und sogar der Ablagepfad kann dynamisch je nach Datum erzeugt und benutzt werden.

Grund 5 – XML/JSON fahige QR-Codes auf Trennseiten

Hinterlegen Sie XML/JSON fähige QR-Codes mit Verschlagwortung auf Trennseiten und scannen Ihren Dokumentstapel ab – PaperOffice erkennt die Trennseiten und QR-Codes mit Ihren XML/JSON Befehlen und verschlagwortet die Dokumente bei der Ablage.

So können Sie für Ihren Massenscan einzelne Trennseiten mit Dokumenttyp, beispielsweise „Rechnung“ und speziellem Ablageort hinterlegen und so gezielt Ihre Scandateien speichern.

Grund 6 – Verzeichnisüberwachung von Scanordnern

Ihr Kopierer kann die Scans in einen bestimmten Ordner speichern? Super, lassen Sie diesen Ordner einfach überwachen und in Sekundenschnelle verfügen Sie über eine vollautomatische Ablage!

Lassen Sie beliebige Ordner automatisch von PaperOffice überwachen. Sobald neue Dateien in diesem Ordnern erscheinen werden diese nach Ihren Vorgaben archiviert und vollständig autonom verarbeitet.

Grund 7 – Ablageregeln für Verzeichnisüberwachungen einrichten

Sie möchten Papierdokumente nach dem Scanvorgang automatisch erfassen aber auch automatisch bis in das kleinste Detail verschlagworten? Scannen Sie vorerst alle Dokumente in einen Ordner ein, richten danach eine Verzeichnisüberwachung ein. Legen danach fest, dass eine bestimmte Ablagemaske verwendet wird sobald sich etwas in dem Ordner befindet.

Legen Sie so zusätzlich zur Überwachung alle relevanten Informationen, wie Name, Speicherort, Dokumenttyp usw. fest. PaperOffice übernimmt die gesamte Ablage komplett für Sie.

Grund 8 – Leistungsfähiges Scannertool für manuelle Scans

Einzelseiten, Massenscans oder Fotoscan:
Egal was aus Papier ist wird dank KI-basierter Optimierung hochpräzise gescannt und erfasst.

Das integrierte ScanConnect unterstützt jeden Scanner, Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.

Grund 9 – Unterstützung von Scan2Folder

Falls es sich bei Ihrem Scanner um keinen WIA oder TWAIN Scanner handelt, so bietet PaperOffice die Scan2Folder Option. Sie speichern die eingescannten Dokumente in einem Ordner, welcher von PaperOffice überwacht wird.

Grund 10 – OCR-Texterkennung von analogen Dokumente in über 100 Sprachen

PaperOffice wandelt analogen Text zuverlässig aus über 100 Sprachen um, darunter auch kyrillisch und asiatische Zeichensätze.

So können in Ihrem Unternehmen internationale Dokumente eingescannt werden – PaperOffice DMS erkennt die Sprache und führt eine Texterkennung durch. So können Sie innerhalb Ihrer Datenbank nach dem Dokument suchen und innerhalb Sekunden finden.

Grund 11 – Automatische Umwandlung in PDF/A für Langzeitarchivierung

Papierdokumente werden automatisch im rechtlich gültigen ISO-Standard 19005 PDF/A gespeichert. Das PDF/A-1 Format ist das restriktivste Format, welches aus 2 Ebenen besteht: PDF/A-1b für die visuelle Reproduzierbarkeit und PDF/A-1a für die Abbildbarkeit nach Unicode und die inhaltliche Strukturierung.

Grund 12 – Keine Cloud eingesetzt und/oder benötigt

PaperOffice setzt auf Datenbanken, welche bei Ihnen lokal oder auf Ihrem NAS, wie beispielsweise Synology oder QNAP eingesetzt werden. So wird die komplette Information rund um Ihre Dokumente, wie Vorschaubilder und durchgeführte Texterkennung sowie weitere Verschlagwortungen in Ihrer Datenbank gespeichert.

So geraten die Daten nicht in fremde Cloud-Anbieter und Sie müssen keine monatlichen Kosten für die Datenaufbewahrung zahlen.

Grund 13 – DSGVO und GOBD Speicherung

Egal, ob Sie mit PaperOffice Seiten entfernen, drehen oder Bereiche schwärzen – alles wird revisionssicher nach GOBD versioniert für die perfekte Ablage.

PaperOffice versioniert automatisch jedes geänderte Dokument, erstellt eine Schattenkopie und speichert diese seperat damit Sie jederzeit die gewünschte Version wieder öffnen können.

Grund 14 – Digitale Dokumente per QR-Code aufrufen (Cam-Scan)

Der Einsatz von PaperOffice QR Codes eröffnet hervorragende Möglichkeiten, wie z.B. die automatische Versionierung von bereits archivierten und geänderten Papierdokumenten, die den gleichen QR Code beinhalten.

Sie können auch ganz einfach die Dokumente in PaperOffice per QR Code suchen – öffnen Sie die QR-Code Suche und halten den QR-Code des PaperOffice Dokumentes in die Webcam, um es in PaperOffice anzeigen zu lassen.

Grund 15 – Unschlagbares Preis-Leistung Verhältnis

PaperOffice Kauflizenzen verfügen über eine lebenslange Gültigkeit ohne Folgekosten und durch das optionale PaperOffice PLUS sogar über alle Folgeupdates, neue Jahresversionen sowie kostenlosen persönlichen Support per Telefon und Teamviewer zu einem kalkulierbaren Festpreis ohne böse Überraschungen.

Fazit

Dokumente scannen und im DMS archivieren bietet Unternehmen enorme Vorteile. Alle Prozesse, an denen Dokumente beteiligt sind, werden optimiert. Datenschutz und Datensicherheit bleiben gewährleistet. Das papierlose Büro entlastet Mitarbeiter. Sie sparen sich viel Suchaufwand und Kosten. Und Sie verbessern die Rechtssicherheit Ihrer administrativen Prozesse.

Für viele Unternehmen ist PaperOffice DMS der erste Schritt zur Digitalisierung. Indem Sie Dokumente scannen und digital archivieren, erstellen Sie nämlich viel mehr als nur eine digitale Kopie des Originals. Das Einscannen macht aus unstrukturierten Informationen strukturierte Daten.

Und das bringt Ihnen ganz viel: Denn sobald Ihre Dokumente digitalisiert sind, stehen sie für digitalisierte Prozesse zur Verfügung.

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