PaperOffice: Erfahrung macht den Meister

In der modernen Produktwelt werden Kunden nur zu gerne als Versuchskaninchen missbraucht. Sehr beliebt ist dieses Spiel bei Software-Anbietern. Unfertige Anwendungen werden angeboten und verkauft, der Kunde darf sich dann mit so mancher vermeidbarer Stolperfalle herumärgern. Tatsächlich wird der Anwender ungewollt zum Tester und muss dafür auch noch bezahlen. Nicht so bei PaperOffice, der DMS fürs Büro, die Ideen in Lösungen umsetzt und letztlich durch Erfahrung und ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis glänzt.

PaperOffice Dokumentenmanagement Software ist die Komplettlösung: Dokumente archivieren und verwalten
mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung. Effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung, Vertragsverwaltung und Dokumentenverwaltung für Privatanwender bis hin zu Großunternehmen.
Weltbeste OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierte revisionssichere Datenspeicherung - Sie finden garantiert jedes Dokument in Sekundenschnelle, ohne Datenverluste. Zusammen mit Ihrem Synology NAS ist Ihr PaperOffice das beste DMS sowie ECM. Die Datenschutz ist in Perfektion - profitieren auch Sie von den PaperOffice Erfahrungen

Sicher profitiert auch PaperOffice von den Rückmeldungen Ihrer Kunden und baut Verbesserungsvorschläge in kurzer Zeit in ihre Produkte ein, wenn sie denn sinnvoll erscheinen. Doch dabei handelt es sich meist um Detaillösungen, die zudem nicht selten Branchenbezogen sind. Zuvor jedoch erhält der Kunde ein im Grunde perfektes DMS, das allen üblichen Anforderungen mehr als genügt beziehungsweise die Erwartungen übertreffen. 

Aus Erfahrung gut – PaperOffice

Seit dem Jahr 2002 beschäftigt sich das Team von PaperOffice in wachsender Zahl mit Lösungen für das Dokumentenmanagement in Unternehmen, Behörden und ebenso für den privaten Gebrauch. Die Verwaltung der Verwaltung, ein durchaus passendes Wortspiel, wird in jedem Bereich immer wichtiger. Wenn in früheren Jahrzehnten noch so manches Büro von KMUs im Prinzip aus einer oder zwei Schubladen bestand, in die alle Unterlagen erstmal „abgelegt“ wurden, weil für die ordentliche Dokumentenverwaltung einfach keine Zeit war, so hat sich dies grundlegend geändert. Gerade das Internet-Zeitalter macht es erforderlich, den berüchtigten „Papierkram“ auf dem Laufenden zu halten. Denn der Kunde, aber auch Ämter und Geschäftspartner kommunizieren längst auf digitalem Weg und das wird immer mehr. PaperOffice bietet hierzu direkt umsetzbare Lösungen an, deren Funktionalität auf Erfahrungen basieren und nicht etwa auf irgendwelchen theoretischen Ansätzen, die sich ein Betriebswirtschaftsstudent im dritten Semester ausgedacht hat. 

Die wichtigste Erfahrung hierbei besteht darin, dass die Hardcopy weitgehend ausgedient hat. Noch sind Dokumente aus Papier ein notwendiges Übel, die ihre bestehende Existenz weitgehend veralteten Strukturen verdanken. Längst sind jedoch die letzten Verteidigungsbastionen des Papiers, wie etwa Dokumentensicherheit, gefallen. Es besteht keine Notwendigkeit mehr, etwa für Lieferscheine, Frachtpapiere, Rundschreiben, Adresslisten oder ähnliches Bäume zu fällen und diese zu Papier zu verarbeiten. Alles, wirklich alles kann in digitaler Form erstellt und digital signiert werden, genauso fälschungssicher oder sogar noch sicherer als die eigene Unterschrift. 

PaperOffice – überall zu Hause

Digitale Dokumente sicher verwalten, Unterlagen aus Papier einscannen, schriftliche Inhalte mittels OCR in Text verwandeln, der sich bearbeiten lässt und eine Indexierung, die das Auffinden von Dokumenten zum Kinderspiel macht, das sind nur einige Aspekte aus dem Funktionsumfang von PaperOffice. In den vielen Jahren ihrer Tätigkeit lehrte die Erfahrung das Team von PaperOffice, das eine DMS-Software nur so gut ist wie das Endgerät auf der sie läuft. Deshalb ist PaperOffice auf dem PC genauso zu Hause wie auf dem Laptop, dem Tablet oder dem Smartphone, einfach skalierbar für den jeweiligen Verwendungszweck und natürlich miteinander in Echtzeit verbunden. Eine geradezu militärisch hohe Sicherheit bei der Verschlüsselung sorgt dafür, das Spione und Neugierige außen Vorbleiben. 

Die Erfahrungen, die das Team des Unternehmens täglich macht, finden sich in den neusten Softwareprodukten wieder. Daraus resultiert, das die Kunden von PaperOffice positive Erfahrungen machen, tagtäglich und überall auf der Welt.

Besuchen Sie uns auf www.paperoffice.com und downloaden eine kostenlose Testlizenz.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.openpr.de/news/1044852/Paperoffice-Erfahrung-macht-den-Meister.html

Suchen und Wiederfinden

Schnelleres DMS gibt es kaum

Die Leistungen unserer Computer haben sich seit ihren Anfängen gewaltig verändert. So lässt sich heute auf einem gerade einmal sechs mal sechs Millimeter großen Chip die Rechenkapazität von ENIAC unterbringen. Der Großcomputer aus dem Jahr 1942 war unglaubliche 17 m lang und wog satte 27 Tonnen. Jedes moderne Smartphone ist dem Giganten der digitalen Urzeit um das hundertfache überlegen und dazu noch wesentlich handlicher.

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Mit der Verbesserung der Leistung und der gleichzeitigen Miniaturisierung ging ebenso die Software-Entwicklung Hand in Hand. Ein entscheidender Faktor sind hierbei die angewendeten Algorithmen. Keine Software kommt ohne sie aus. Eine besonders wichtige Aufgabe besitzt der Suchalgorithmus innerhalb einer Software. Genau darum hat das Unternehmen Paperoffice in sein Dokumentenmanagementsystem eine Suchfunktion eingebaut, die fast schon in Echtzeit Ergebnisse liefert.

Live-Stichwortsuche bei PaperOffice

Sie ist die in PaperOffice integrierte Suchmaschine, die Live-Stichwortsuche. Mit ihr lassen sich alle in PaperOffice gespeicherten Dateien, Dokumente und weitere Unterlagen blitzschnell finden. Während in herkömmlichen Suchfunktionen, etwa von Betriebssystemen, ein Algorithmus arbeitet, der üblicherweise in einer bestimmten Reihenfolge die Speicher des Rechners nach dem eingegebenen Suchwort abfragt, arbeitet die PaperOffice-Software mit einem Hochleistungsalgorithmus. Dieser ist so angelegt, das alle zur Verfügung stehenden Quellmedien gleichzeitig nach dem Suchwort abgefragt werden.

Damit dies funktioniert, verfügt die PaperOffice Datenbank über eine intelligente Text-Indexierung.

Schon bei der Aufnahme von Dokumenten werden deren Inhalte mittels Rohtextzerlegung indexiert. Vereinfacht ausgedrückt werden die Inhalte Wort für Wort in ein besonderes Register geschrieben, wobei der Algorithmus wiederum einzelne Wörter in einer Wortkombination erkennt und gleichermaßen aufnimmt. So etwa das Wort „Abrechnung“, das sich aus der Silbe Ab und dem Wort Rechnung zusammensetzt. Im Register finden sich sowohl die Silbe wie auch das Wort als Rohtext wieder.

Wenn nun eine Suchanfrage in die PaperOffice-Suchmaschine eingegeben wird, sieht diese anhand der Anfangsbuchstaben zuerst im Register nach. Wird zum Beispiel nach „Rechnung“ gesucht, erfolgt die sofortige Anzeige aller Dokumente mit diesem Wort. Der Suchalgorithmus muss einfach nur den entsprechenden Teil des Registers auf dem Display darstellen. Natürlich können dies je nach der Menge an Daten auch zu viele Suchergebnisse sein, weshalb die PaperOffice Suchfunktion durchaus ins Detail gehen kann.

Die Suche verfeinern

Mit der erweiterten Suche ist es möglich, die Ergebnisse einzugrenzen, etwa nach Datum oder Benutzer wie auch durch weitere Schlüsselwörter. Dabei listet die Suchfunktion von PaperOffice sowohl Ordner- oder Dokumentennamen als auch die gesuchten Wörter innerhalb von Volltexten. Damit diese im Text leicht zu finden sind, werden sie gelb hinterlegt.

Sehr praktisch ist die Möglichkeit der Suche mittels der zuletzt hinzugefügten Dokumente, Emails oder Ordner. Dazu muss nicht einmal ein Suchbegriff eingegeben werden. So kann das Dokument, an dem am Vortag gearbeitet wurde, sofort aufgerufen werden, um mit der Arbeit daran fortzufahren.

Mit PaperOffice wird das Schlagwort des papierlosen Büros zur Realität. Vorbei sind die Zeiten der sich in Schreibtisch-Ablagen stapelnden Zettel und Papiere, denn PaperOffice macht es seinen Anwendern leicht, jede Art von Hardcopy in ein digitales Format umzuwandeln und gleichzeitig dem Chaos auf der Festplatte ein Ende zu bereiten. PaperOffice ist das Dokumentmanagement von heute und morgen.

Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/325028/in-paperoffice-integrierte-suche-ein-schnelleres-dokumentmanagement-gibt-es-kaum.html

NAS von Synology – ein tolles Team

Network Attached Storage (NAS) ist die englische Bezeichnung für Dateispeicher, die an ein Netzwerk angeschlossen sind. Wenn in einem Unternehmen verschiedene Mitarbeiter auf die jeweils selben Daten zugreifen müssen, stellt der NAS die sicherste und schnellste Lösung dar. Dokumentmanagement System PaperOffice Team macht es möglich, alle Datenbanken auf NAS-Laufwerken zu speichern, etwa den Geräten von Synology.

PaperOffice Dokumentenmanagement Software ist die Komplettlösung: Dokumente archivieren und verwalten
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Für die Cloud, die Datenwolke, bieten das Internet verschiedene Anbieter, doch besitzen alle diese Lösungen einen Haken. Die Verwaltung der mitunter sensiblen Dokumente muss in fremde Hände gelegt werden. Auch wenn die jeweiligen Verwalter fraglos viel für die Sicherheit der ihnen anvertrauten Daten tun, so stehen dem immer wieder Fälle von öffentlich bekannt gewordenem Datenklau gegenüber. Wie groß die Dunkelziffer ist, lässt sich nur erahnen.

Die Nutzung von NAS schließt derartige Vorfälle aus und die Datenspeicher bieten den zusätzlichen Vorteil, das sie im internen Netzwerk immer zur Verfügung stehen. Der eventuelle Ausfall des World wide Web tangiert Nutzer von PaperOffice mit NAS nur peripher.

Wie funktioniert das Dokumentenmanagement System PaperOffice mit NAS?

Alles fängt damit an, dass ein Dokument in das PaperOffice DMS abgespeichert wird. Dabei ist es egal, ob es sich um einen Ordner von einer Festplatte handelt, der bisher unter einem Betriebssystem erreichbar war, oder um eine frisch eingescannte Unterlage aus einem analogen Dokument, das digitalisiert wurde.

Zunächst werden die Daten, gleich welchen Formats, in einer mySQL Datenbank aufgenommen. Unter dem Begriff „mySQL“ ist das weltweit am meisten genutzte Datenbankverwaltungssystem zu verstehen. Es läuft unter verschiedenen Betriebssystemen. Während des Speichervorgangs werden die Daten direkt mit einer AES-1024bit Verschlüsselung versehen.

Dabei wird kein Windows-Dateiverzeichnis angelegt, wenn es sich um ein Microsoft-Betriebssystem handelt, unter dem PaperOffice läuft. Der Vorteil des fehlenden Windows-Dateiverzeichnis liegt in der zusätzlichen Sicherheit. Selbst wenn es eine Spionage-Software auf einen der Rechner innerhalb des Netzwerkes schafft, so scheitert sie spätestens am versuchten Zugriff auf PaperOffice, wobei das Windows-Dateiverzeichnis auch keine Geheimnisse preisgeben kann, da es für die in PaperOffice gespeicherten Dokumente kein Verzeichnis gibt. Dieser kleine Ausflug in das Thema Sicherheit musste sein, um zu verdeutlichen, welche weiteren Vorteile das Dokumentenmanagement System PaperOffice und NAS gegenüber internetbasierten Clouds mit sich bringen.

Das NAS-Intranet mit PaperOffice DMS

Um ein NAS von Synology mit PaperOffice zu verbinden, werden zunächst zwei Datenbanksysteme benötigt. Einmal eine mySQL-Datenbank, die im Installationspaket von „phpMyAdmin“ enthalten ist und einmal die Datenbank „Mariadb 10“, die zum Softwarepaket des NAS gehört. Nun muss eine mySQL-Datenbank angelegt werden, die den Zugriff auf die internen Datenbanken von PaperOffice ermöglicht. Im zweiten Schritt müssen die Berechtigungen für die Datenbank MariaDB 10 auf dem NAS eingerichtet werden.

PaperOffice unterstützt Neukunden bei der Einrichtung der Datenbanken mit einem leicht zu verstehenden Video, das es auch Laien ermöglicht, das beste Datenverwaltungssystem der Welt zu nutzen.

Ist alles eingerichtet, kann es auch schon losgehen mit der sicheren Datenspeicherung auf dem NAS-Server. Natürlich kann der Zugriff mit unterschiedlichen Hierchachien eingerichtet werden. Angefangen beim Administrator mit einem Master-Passwort bis hin zu verschiedenen darunter liegenden Levels. So können etwa den Mitarbeitern einer Projektgruppe gezielt die notwendigen Daten zur Verfügung gestellt werden. Die Mitglieder dieser Gruppe können in diesem Bereich Daten und Dokumente bearbeiten und auch weitere hinzufügen. Die bequeme Datenbankumgebung von Mariadb 10 erlaubt es, dass während der Bearbeitung von Daten diese von anderen Nutzern betrachtet werden können.

Das Dokumentmanagement System PaperOffice und NAS von Synology sind nicht nur ein tolles, sondern auch ein starkes Team.

Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/324946/paperoffice-und-nas-von-synology-ein-tolles-team.html

Einfache papierlose Büro

Keine neue Erfahrung! Eine wichtige Akte ist unauffindbar? Ein Dokument, das gerade benötigt wird, befindet sich in einem Stapel weiterer Papiere und es dauert eine gefühlte Ewigkeit, bis es gefunden ist? Die Ablage im Büro ist ein schwarzes Loch, in dem Unterlagen auf Nimmerwiedersehen verschwinden?

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Das Dokumentenmanagement System PaperOffice 2019 setzt neue Maßstäbe in der Dokumentenverwaltung. Die Umsetzung des papierlosen Büros, wie sie wirklich funktioniert. Analoge Archive in das digitale Zeitalter bringen. Auf Festplatten für Ordnung und Übersicht sorgen. Die Teamarbeit in der Firma unterstützen. Dokumentenmanagement und mehr, das ist PaperOffice 2019.

Einer der wichtigsten Faktoren in einem Unternehmen ist das Zeitmanagement. Die alte Weisheit, das Zeit Geld ist, trifft bei betrieblichen Abläufen den Nagel auf den Kopf. Doch warum wird dann noch immer so viel Zeit und damit viel Geld verschwendet? Tatsächlich handelt es sich um eine Summe von rund 23 Milliarden Euro, die jährlich allein in Deutschland verloren geht, weil Mitarbeiter, statt mit produktiver Arbeit beschäftigt, auf der Suche nach den richtigen Unterlagen sind. Diese gewaltige Summe ergibt sich aus einer Studie des Frauenhofer Institutes, in der eine repräsentative Gruppe von Büromitarbeiter unterschiedlicher Firmen befragt wurde, wie viel Zeit sie täglich damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen. Hierbei räumten 80 % der Befragten ein, das sie pro Arbeitstag zwischen 15 und 120 Minuten damit verbringen, Dokumente aus Papier, aber auch Files auf dem Rechner zu suchen. Ein unnötiger Produktivitätsverlust, der durch ein konsequentes und durchdachtes Dokumentenmanagement in einen Produktivitätsgewinn gewandelt werden kann.

Die Grundlage hierfür ist eine Dokumentenverwaltungs-Software. Eine gute Investition, die sich in kürzester Zeit rechnet. Nicht nur in Bezug auf jeden einzelnen Mitarbeiter und dessen persönliches Zeitmanagement, sondern gleichermaßen auf die Performance von Projekten oder anderen betrieblichen Abläufen. Denn genauso wie sich Verzögerungen wie Wellen im Unternehmen ausbreiten und an anderen Stellen ebenso Zeitverluste erzeugen, genauso sorgen schnell und umfassend erledigte Aufgaben für eine Beschleunigung.

Mit PaperOffice 2019 bekommt das Büro neuen Schwung

Es gibt Verwaltungssoftware wie Sand am Meer. Doch sehr oft sind es Einzellösungen, die sich nur mit einem bestimmten Teil der vielfältigen Aufgaben beschäftigen. Meist bestehen nicht einmal vernünftige Schnittstellen, damit zum Beispiel der Datentransfer reibungslos funktioniert.

PaperOffice 2019 zeigt hier neue Wege auf. Das beginnt schon mit der Digitalisierung von Hardcopy-Files. Sicher ist eine Scannersoftware wichtig, mit PaperOffice 2019 lassen sich aber genauso Bilder vom Handy oder vom Tablet übertragen. Im Anschluss macht die leistungsstarke OCR-Texterkennung aus Bildern wieder Texte, die sich über die vorhandene Office-Software bearbeiten lassen. Gleichzeitig wird eine Stichwortindexierung vorgenommen, um mit der internen Suchmaschine von PaperOffice 2019 jeden Vorgang blitzschnell zu finden.

Das Dokumentenmanagement von PaperOffice 2019 räumt aber auch auf Einzelplatzrechnern oder in Netzwerken auf. Je nach Version, wie etwa PaperOffice Team, sorgt die Software dafür, dass es nicht zu Unterbrüchen in der Performance kommt. Etwa dann, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter wegen Krankheit fehlt. Eine serverbasierte Plattform, mit entsprechenden Zutrittsberechtigungen, erlaubt die gesicherte Ablage von Dokumenten, die den entsprechenden Entscheidungsträgern jederzeit zur Verfügung stehen.

Dabei ist nicht zu vergessen, dass PaperOffice und NAS von Synology ebenfalls ein perfektes und leistungsstarkes Team abgibt. Ein leistungsfähiges Intranet benötigt eine leistungsfähige Software, die die sichere Speicherung, aber auch die Bereitstellung der Daten managt. PaperOffice ist eine Dokumentmanagementsoftware, die genau das im Griff hat.

Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/324865/dokumentenmanagement-system-paperoffice-so-einfach-kann-buero-sein.html

Live Stichwortsuche

Seit den Zeiten eines Konrad Zuse in den 1940er-Jahren hat sich im digitalen Bereich viel getan. Die ersten Rechner waren Ungetüme mit der Größe und dem Gewicht eines Einfamilienhauses. Was vor rund 70 Jahren mit tausenden Röhren und faustgroßen Relais begann, ist auf wahrlich handliche Formate geschrumpft. Ein herkömmliches Smartphone von heute wäre im Vergleich den Riesen der frühen Computervergangenheit um das Hundertfache überlegen. Von der Software ganz zu schweigen. Von der Lochkarte des vergangenen Jahrhunderts hin zu Anwendungen des 21. Jahrhundert wie PaperOffice, die das Verwalten von digitalen Daten sicher und funktionell macht.

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Algorithmen sind die entscheidenden Bestandteile jeder modernen Software. Dazu gehört fast immer ein Such-Algorithmus, der je nach Funktion der Software einen mehr oder weniger hohen Stellenwert besitzt. Bei einem Datenmanagementsystem wie Paperoffice hat der Such-Algorithmus einen besonders hohen Stellenwert.

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PaperOffice Live-Stichwortsuche

Was nützt eine Software zur Datenverwaltung, wenn die zu verwaltenden Daten auf dem Rechner oder dem NAS Server nur schwer zu finden sind oder es eine gefühlte Ewigkeit dauert, bis sie auf dem Bildschirm angezeigt werden?

Bei der Live-Stichwortsuche von PaperOffice können sich die Anwender darauf verlassen, dass die Suche nach bestimmten Dokumenten Ergebnisse fast in Lichtgeschwindigkeit ergibt.

Doch was ist die Live-Stichwortsuche in PaperOffice?

Die DMS Paperoffice besitzt eine integrierte Suchmaschine, mit einfacher Stichwortsuche, aber auch einer erweiterten Suche, die es ermöglicht, anhand zusätzlicher Parameter ein bestimmtes Dokument in den Datenbanken zu finden.

Auch andere Software-Produkte verfügen über Such-Funktionen, wobei diese jedoch in der Regel die gespeicherten Daten auf einer Festplatte oder andere Datenträgern hintereinander nach dem Suchwort durchforsten. Mit einer steigenden Datenmenge, die heute bei nicht wenigen Firmen oft schon in den Terrabyte-Bereich hineingeht, dauert eine derartige Suche ihre Zeit. Doch Zeit ist Geld und deswegen besitzt Paperoffice eine Suchmaschine mit einem intelligenten Hochleistungsalgorithmus. Damit werden alle bestehenden Quellmedien zeitgleich abgefragt.

Das funktioniert dank einer entsprechenden Text-Indexierung. Bereits bei der Neuaufnahme von Dokumenten, Bildern, Unterlagen, Notizen oder anderen Inhalten mittels Scanner oder direkt von der Festplatte in die Datenbank von PaperOffice erfolgt eine sogenannte Rohtextzerlegung. Über die hervorragende OCR-Texterkennung von Paperoffice werden alle erfassten Wörter in Silben und Einzelwörter zerlegt, auch zusammengesetzte Wörter wie etwa „Eisenbahn“. Im nächsten Schritt wird jede Silbe und jedes Wort in ein alphabetisches Register eingetragen und mit dem jeweiligen Dokument verlinkt. Wenn nun ein Suchwort eingegeben wird, geht der Algorithmus zuerst in das Register und ruft daraus alle passenden Links gleichzeitig auf.

Genauer im Detail

Ein häufig verwendetes Suchwort, wie etwa „Rechnung“ wird eine entsprechende Menge an Suchergebnissen bringen. Damit hier noch gezielter gesucht werden kann, bietet die erweiterte Suche von PaperOffice die Möglichkeit, weitere Stichworte hinzuzufügen. Um es dem oder der Nutzerin richtig bequem zu machen, bietet die Paperoffice Live-Stichwortsuche eine automatische Vorschau der Dokumente, die in der jüngeren Vergangenheit schon einmal aufgerufen wurden. Sehr oft erübrigt sich dann die Suche und die Bearbeitung der Unterlagen, die vielleicht am Vortag begonnen wurde, kann nahtlos weitergehen.

PaperOffice bereitet der Papierflut in den Büros ein Ende genauso wie der zeitfressenden Suche nach Unterlagen.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.prnews24.com/die-suche-unter-paperoffice-fast-schon-mit-lichtgeschwindigkeit/47603/

PaperOffice und Synology NAS

Damit NSA keine Chance hat

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Die eigenen Daten lassen sich am besten dann kontrollieren, wenn sie im eigenen Einflussbereich bleiben.

Die vermutlich weltweit größte Spionage-Behörde, die US-amerikanische National Security Agency (NSA), besitzt dank einer entsprechend laxen Gesetzgebung in den USA sowie einer ausgefeilten Technik den Zugriff auf eine gigantische Menge an Daten, die per E-Mail, Handy oder auf andere Weise digital oder analog gesendet und gespeichert werden. Beim Datenklau steht die NSA jedoch nicht allein. Der Vielzahl an Dieben setzt PaperOffice intelligente Software und NAS-Server von Synology entgegen.

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NAS gegen NSA, wobei es sich bei NAS um die Abkürzung von Network Attached Storage handelt. Das sind Datenspeicher, deren Architektur sie besonders für Netzwerke geeignet macht. Der Hersteller Synology ist hierbei eines der weltweit führenden Unternehmen in der Fertigung von NAS. Dieser Datenspeicher bildet das Zentrum und den Verteiler von Daten innerhalb eines internen Netzwerks, weshalb in Abgrenzung zum Internet von einem Intranet gesprochen wird.

Sind Clouds im world wide web nicht sicher?

Sie sind der Renner und sowohl private wie geschäftliche Anwender nutzen sie, die Clouds, die virtuellen Speicher im Internet. Doch mit deren Sicherheit ist es trotz gegenteiliger Beteuerung der Anbieter nicht so weit her. Letztlich muss der Nutzer von Clouds dem Anbieter vertrauen, denn er gibt seine Daten aus der Hand. Doch ist dieses Vertrauen gerechtfertigt, wenn staatliche Behörden Einblick verlangen und es immer wieder zur Aufdeckung von Datenlecks kommt?

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Die eigenen Daten lassen sich am besten dann kontrollieren, wenn sie im eigenen Einflussbereich bleiben. Gleichzeitig besteht der Wunsch, diese Daten den Mitarbeiter eines Unternehmens zugänglich zu machen sowie wiederum die sichere Abspeicherung neuer Daten zu ermöglichen. Das funktioniert am besten mit der Einrichtung eines Intranets. Alle Teilnehmer eines Intranets, sowohl im LAN wie im W-LAN, arbeiten mit den Daten, die auf dem NAS gespeichert sind.

PaperOffice – der Dokumentenmanager

Ein leistungsfähiges Intranet benötigt eine leistungsfähige Software, die die sichere Speicherung, aber auch die Bereitstellung der Daten managt. PaperOffice ist eine Dokumentmanagementsoftware, die genau das im Griff hat.

Das fängt zum Beispiel damit an, das über PaperOffice eine Vielzahl von analogen Dokumentenformaten per Scanner, aber auch über die Handykamera einlesbar und mittels OCR-Texterkennung in digitale Formate gewandelt werden. Es geht weiter mit einer AES-1024bit-Verschlüsselung, der alle Daten unterzogen werden, bevor ihr Eintrag in die Datenbanken von PaperOffice erfolgt. Natürlich ist PaperOffice ebenso hervorragend dafür geeignet, die Daten von Festplatten auf Einzelrechnern in das Dokumentenmanagement des Intranets zu integrieren.

PaperOffice ermöglicht im Weiteren unterschiedliche Zugrifflevels, etwa für Projektgruppen, aber auch durch ein Masterpasswort den Zugriff auf alle Daten, die auf dem Synology NAS abgespeichert sind. Mit der PaperOffice Live Stichwortsuche kann der gesamte Datenbestand blitzschnell nach einem oder mehreren Suchwörtern durchforstet werden. Durch eine intelligente Rohtextindexierung listet die PaperOffice Suchmaschine in Sekundenbruchteilen die relevanten Suchergebnisse.

Das Intranet im Internet

PaperOffice Team, die Software-Version zur Nutzung eines NAS, ermöglicht nicht nur die Verwendung interner Daten an einem einzigen Standort. Das Intranet kann über verschlüsselte Datenleitungen auch an anderen Standorten genutzt werden. So bleibt die Sicherheit gewährleistet, selbst wenn die Daten über tausende von Kilometern zu versenden sind.

PaperOffice ist DMS der sicheren und schnellen Art.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.live-pr.com/paperoffice-und-synology-nas-damit-r1050723843.htm

Büro ohne Ballast

PaperOffice Dokumentenmanagement Software ist die Komplettlösung: Dokumente archivieren und verwalten
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Die Unterlagen sind nicht da, wo sie sein sollten. Der Kollege, der sie zuletzt hatte, ist heute nicht da. Auch auf seinem Arbeitsplatzrechner kann nicht nachgesehen werden, weil nur er eine Zugangsberechtigung besitzt. Ein anderes Szenario: Eine Akte ist im Archiv falsch abgelegt worden. Die Suche beginnt und zieht sich hin. Nachfolgende Vorgänge verzögern sich. Zeit, Geld und Nerven bleiben auf der Strecke. Jeder kennt solche oder ähnliche Geschehnisse aus dem Arbeitsalltag. Die richtige Organisation des Büros beginnt mit dem richtigen Dokumentenmanagement und genau dafür ist PaperOffice 2019 die exakt richtige Software. Dokumentenverwaltung mit PaperOffice 2019 beendet chaotische Zustände durch hohe Funktionalität und eine durchdachte Bedienerführung, mit der das berühmte papierlose Büro Wirklichkeit werden kann.

Büroarbeitszeit ist ein Kostenfaktor. Jeder zu bearbeitende Vorgang schlägt sich dabei in der Kosten-Kalkulation nieder. Mit der eigentlichen Bearbeitungszeit sind aber auch sogenannte Nebenzeiten verbunden. In der Logistik werden solche Nebenzeiten auch als Totzeiten bezeichnet. Es handelt sich meist um den Zeitraum, indem ein Produkt im Lager gesucht und identifiziert wird. Das ist vergleichbar mit Dokumenten, die im Büro zuerst einmal zur Verfügung stehen müssen, bevor der Vorgang bearbeitet werden kann. Genau hier hakt es in nicht wenigen Unternehmen, aber auch Behörden oder anderen Institutionen, die mit Verwaltung und Administration beschäftigt sind.

PaperOffice 2019 – effektiv verwalten

Das Frauenhofer Institut untersuchte einmal in einer Studie, wie viel Zeit Büromitarbeiter täglich damit zubringen, nach Unterlagen zu suchen, um ihre Arbeit fortsetzen zu können. Rund 80 % der Befragten gaben zu, das sie zwischen 15 und 120 Minuten am Tag mit der Suche nach Papieren in analoger oder digitaler Form verbringen. In Anbetracht von etwa 17,6 Millionen Büroarbeitsplätzen allein in Deutschland lässt sich aus diesen Angaben der Schluss ziehen, dass hier viel Geld sinnlos verloren geht. Eine kleine Überschlagsrechnung ergibt die sicher nicht unerhebliche Summe von 23 Milliarden Euro, die jährlich durch unnötige „Totzeiten“ in deutschen Firmen und Ämtern verloren gehen.

Ist es im Gegenzug nicht sinnvoll, darüber nachzudenken, diese Totzeiten auf ein notwendiges Maß herunter zu schrauben? Mit PaperOffice 2019 bekommen Entscheidungsträger das passende Werkzeug, um an der Stellschraube Totzeit kräftig zu drehen. Dabei bewegt sich die Investition in einem Bereich, der eine Amortisation in kürzester Zeit zulässt. So etwa mit PaperOffice Team, der Netzwerkversion, die beispielsweise bei sechs Mitarbeitern schon nach 12 Werktagen ihre Kosten erwirtschaftet und sich von da an in der Gewinnzone befindet. Die steuerliche Absetzbarkeit von PaperOffice 2019 ist hierbei noch nicht einmal berücksichtigt.

Mit PaperOffice 2019 hält eine Software im Büro Einzug, die zur organisatorischen Schaltzentrale für Dokumente jeglicher Art wird.

Digitale Ordner erhalten eine neue Struktur und werden über die interne Suchmaschine von PaperOffice dank einer intelligenten Indexierung blitzschnell gefunden. Akten, Notizen oder ganze Archive in Papierform lassen sich nicht nur per Scanner digital erfassen und einbinden, sonder ebenso mittels Tablet oder Handykamera. Die zuverlässige OCR-Texterkennung wandelt JPG oder andere Bildformate in bearbeitbaren Text um. Das PaperOffice mit anderer gängiger Office-Software kompatibel ist, versteht sich von selbst. 

PaperOffice 2019 ist der richtige Weg, um aus der „Totzeit“ produktive Arbeitszeit zu machen.

Auf www.paperoffice.com besuchen und selbst vergewissern.

Dokumente Suchen hat ein Ende

In den meisten deutschen Büros herrscht eine Zweiteilung. Auf der einen Seite der digitale Bereich mit Einzel- und Netzwerkrechnern, auf der anderen Seite Unterlagen und Dokumente in Papierform. Das sorgt mitunter für Chaos und vor allem dafür, dass Zeit verloren geht. Zeit, die mit der Suche nach Inhalten aufgewendet wird. Mit PaperOffice 2019 lassen sich die Zweiteilung und damit unnötige Zeitverluste in den Griff bekommen.

Die perfekte Software zur Dokumentenverwaltung, das ist PaperOffice 2019. Sie steht für das wirklich papierlose Büro, indem sich analoge Formen von Unterlagen auf ihr notwendiges Mindestmaß reduzieren und alle Inhalte übersichtlich im Rechner oder im Netzwerk zur Verfügung stehen.

Buchhalter, Sekretärinnen, Einkäufer, Sachbearbeiter, Disponenten und viele weitere Berufsgruppen sind täglich damit beschäftigt, Vorgänge administrativ zu bearbeiten. Oft ist dabei die Arbeit des einen Mitarbeiters von der eines anderen abhängig. Genau wie es in der Produktion eine Fertigungs- oder Prozesskette gibt, genauso besteht eine administrative Bearbeitungskette. Nicht zu vergessen die verwaltungstechnische Verbindung zwischen Produktion und Administration. Sehr oft gehen hierbei digitale Vermittlungswege, wie etwa eine E-Mail, gleichzeitig mit analogen Unterlagen, die per Hauspost unterwegs sind, Hand in Hand. Diese schon lange eingebürgerte Vorgehensweise birgt Risiken in sich und es ist im Grunde eine Notlösung. Sicher würden viele Entscheidungsträger gerne ganz auf den analogen Weg verzichten, sind jedoch aufgrund des fehlenden Tools hierzu nicht in der Lage. Der Knackpunkt hierbei ist die sofortige Digitalisierung analoger Unterlagen und deren Bereitstellung im internen Netzwerk. Mit PaperOffice 2019 ist eine Dokumentenverwaltungssoftware am Markt, die genau dies und noch viel mehr kann.

PaperOffice 2019 – es ist an der Zeit

Große analoge Archive gehören nach wie vor zu den eher unbequemen und unpraktischen Bestandteilen eines Betriebes. Diese zu digitalisieren, benötigt Zeit, das entsprechende Equipment und natürlich eine gute Scannersoftware sowie eine mindestens genauso gute OCR-Texterkennung. Doch was ist mit den täglich anfallenden Unterlagen in Papierform? Rechnungen, Frachtscheine, Begleitbriefe, von Sendungen oder auch Bedienungsanleitungen für neue Geräte und dazugehörige Garantiescheine, um nur ein paar Beispiele zu nennen? Deren Digitalisierung lässt oft auf sich warten, weil schlicht das Personal und die Zeit fehlen. In der Folge wächst der analoge Berg.

PaperOffice 2019 macht es möglich, das aus analogen Papieren dort digitale Inhalte werden, wo sie anfallen. Das Dokumentenverwaltungssystem von PaperOffice erlaubt die Einbindung von Handys oder Tablets, um aus analogen Papieren digitale Files zu machen. Eine intelligent aufgebaute Indexierung übernimmt dabei über eine Stichworteingabe die Zuordnung jeder Unterlage zum richtigen Vorgang. Durch die eigene Suchmaschine in PaperOffice lassen sich anschließend alle Dokumente aufrufen und ansehen. Je nach Bedarf werden erfasste Schreiben mittels OCR-Texterkennung umgewandelt, um sie mit der kompatiblen Office-Software bearbeiten zu können.


Doch PaperOffice 2019 ist weit mehr als einfach nur ein Erfassungssystem. Es ist das ideale Dokumentenmanagement für Netzwerke oder Einzelplatzrechner und bietet Kostenvorteile, die in kurzer Zeit eine Amortisation erlauben. Über PaperOffice erfolgt genauso die Dokumentzentralisierung wie auch die Workflowzuweisung. Dabei arbeitet PaperOffice mit jeder bereits vorhandenen Büro-Software zusammen.

PaperOffice 2019 macht aus dem reinen Schlagwort des papierlosen Büros endlich Wirklichkeit, effektiv und unkompliziert.

So einfach kann Büro sein!

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mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung. Effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung, Vertragsverwaltung und Dokumentenverwaltung für Privatanwender bis hin zu Großunternehmen.
Weltbeste OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierte revisionssichere Datenspeicherung - Sie finden garantiert jedes Dokument in Sekundenschnelle, ohne Datenverluste. Zusammen mit Ihrem Synology NAS ist Ihr PaperOffice das beste DMS sowie ECM. Die Datenschutz ist in Perfektion - profitieren auch Sie von den PaperOffice Erfahrungen

Keine neue Erfahrung! Eine wichtige Akte ist unauffindbar? Ein Dokument, das gerade benötigt wird, befindet sich in einem Stapel weiterer Papiere und es dauert eine gefühlte Ewigkeit, bis es gefunden ist? Die Ablage im Büro ist ein schwarzes Loch, in dem Unterlagen auf Nimmerwiedersehen verschwinden? Mit Paperoffice 2019 gehören derartige Erfahrungen schnell zum alten Eisen.

PaperOffice 2019 setzt neue Maßstäbe in der Dokumentenverwaltung. Die Umsetzung des papierlosen Büros, wie sie wirklich funktioniert. Analoge Archive in das digitale Zeitalter bringen. Auf Festplatten für Ordnung und Übersicht sorgen. Die Teamarbeit in der Firma unterstützen. Dokumentenmanagement und mehr, das ist PaperOffice 2019.

Einer der wichtigsten Faktoren in einem Unternehmen ist das Zeitmanagement. Die alte Weisheit, das Zeit Geld ist, trifft bei betrieblichen Abläufen den Nagel auf den Kopf. Doch warum wird dann noch immer so viel Zeit und damit viel Geld verschwendet? Tatsächlich handelt es sich um eine Summe von rund 23 Milliarden Euro, die jährlich allein in Deutschland verloren geht, weil Mitarbeiter, statt mit produktiver Arbeit beschäftigt, auf der Suche nach den richtigen Unterlagen sind. Diese gewaltige Summe ergibt sich aus einer Studie des Frauenhofer Institutes, in der eine repräsentative Gruppe von Büromitarbeiter unterschiedlicher Firmen befragt wurde, wie viel Zeit sie täglich damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen. Hierbei räumten 80 % der Befragten ein, das sie pro Arbeitstag zwischen 15 und 120 Minuten damit verbringen, Dokumente aus Papier, aber auch Files auf dem Rechner zu suchen. Ein unnötiger Produktivitätsverlust, der durch ein konsequentes und durchdachtes Dokumentenmanagement in einen Produktivitätsgewinn gewandelt werden kann. 

Die Grundlage hierfür ist eine Dokumentenverwaltungssoftware. Eine gute Investition, die sich in kürzester Zeit rechnet. Nicht nur in Bezug auf jeden einzelnen Mitarbeiter und dessen persönliches Zeitmanagement, sondern gleichermaßen auf die Performance von Projekten oder anderen betrieblichen Abläufen. Denn genauso wie sich Verzögerungen wie Wellen im Unternehmen ausbreiten und an anderen Stellen ebenso Zeitverluste erzeugen, genauso sorgen schnell und umfassend erledigte Aufgaben für eine Beschleunigung. 

Mit Paperoffice 2019 bekommt das Büro neuen Schwung

Es gibt Verwaltungssoftware wie Sand am Meer. Doch sehr oft sind es Einzellösungen, die sich nur mit einem bestimmten Teil der vielfältigen Aufgaben beschäftigen. Meist bestehen nicht einmal vernünftige Schnittstellen, damit zum Beispiel der Datentransfer reibungslos funktioniert.

Paperoffice 2019 zeigt hier neue Wege auf. Das beginnt schon mit der Digitalisierung von Hardcopy-Files. Sicher ist eine Scannersoftware wichtig, mit Paperoffice 2019 lassen sich aber genauso Bilder vom Handy oder vom Tablet übertragen. Im Anschluss macht die leistungsstarke OCR-Texterkennung aus Bildern wieder Texte, die sich über die vorhandene Office-Software bearbeiten lassen. Gleichzeitig wird eine Stichwortindexierung vorgenommen, um mit der internen Suchmaschine von Paperoffice 2019 jeden Vorgang blitzschnell zu finden. 

Das Dokumentenmanagement von PaperOffice 2019 räumt aber auch auf Einzelplatzrechnern oder in Netzwerken auf. Je nach Version, wie etwa PaperOffice Team,  sorgt die Software dafür, dass es nicht zu Unterbrüchen in der Performance kommt. Etwa dann, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter wegen Krankheit fehlt. Eine serverbasierte Plattform, mit entsprechenden Zutrittsberechtigungen, erlaubt die gesicherte Ablage von Dokumenten, die den entsprechenden Entscheidungsträgern jederzeit zur Verfügung stehen.

Mit Paperoffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostspielige Zeitverzögerung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/319879/paperoffice-2019-so-einfach-kann-buero-sein.html

PaperOffice 2019 – DMS in Perfektion

Für viele Unternehmen besteht ein Problem. Die Digitalisierung schreitet immer rasanter fort, doch die Schnittstelle zwischen digitalen und analogen Dokumenten ist in vielen Betrieben ein Segment, das oft eher stiefmütterlich behandelt wird. Das liegt jedoch keineswegs am fehlenden guten Willen, sondern vielmehr am fehlenden Werkzeug. Nach wie vor sind Unterlagen auf Papier der gängige Alltag, die weitaus meisten Bearbeitungsschritte in der Administration erfolgen jedoch auf digitalem Weg am PC. PaperOffice 2019 schlägt genau hier eine unkomplizierte Brücke.

PaperOffice 2019 ist die perfekte Software für das Dokumentenmanagement.

Mit ihr lässt sich das viel beschworene papierlose Büro tatsächlich in die Wirklichkeit umsetzen. Auch wenn aus rechtlichen Gründen so manche analoge Unterlage nach wie vor archiviert werden muss, genügt für das Handling meist die digitale Kopie.

Doch für das einscannen und umwandeln in digitale Formate bleibt oft nicht die Zeit. Zudem wird damit meist eine Person beauftragt, die das notwendige Equipment und die Software beherrscht. Fällt diese Person aus irgendeinem Grund aus, staut sich der analoge Berg und wächst und wächst und wächst, bis Ersatz gefunden ist. PaperOffice 2019 macht es einfacher. Über die Dokumentenverwaltungssoftware lassen sich nicht nur Scanner einbinden, sondern ebenso Handys oder Tablets mit ihren eingebauten Kameras. So kann überall, wo Papier anfällt und dessen Inhalt weiter benötigt wird, sofort eine Digitalisierung vorgenommen werden. Mittels der leistungsstarken OCR-Texterkennung lassen sich selbst handschriftliche Notizen in Texte umwandeln, die dann mit der Office-Software bearbeitet werden kann. Damit jedes digitalisiertes Dokument im Netzwerk oder am Einzelplatzrechner wieder gefunden wird, gehört eine Indexierung nach Stichworten dazu. Über die interne Suchmaschine von PaperOffice findet sich so jedes Dokument wieder, selbst wenn die Bearbeitungsnummer oder der Titel gerade nicht zur Hand sind.

PaperOffice 2019, der digitale Manager für alle Fälle

Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice 2019 kann aber noch weit mehr als die schnelle Digitalisierung von Unterlagen. So etwa die revisionssichere Versionierung und die finanzamtkonforme Archivierung. Eine zentralisierte Passwortverwaltung sowie eine unknackbare Dokumentenverschlüsselung erlauben nur den Personen den Zugriff, die das richtige Passwort eingeben und die entsprechende Freigabe besitzen. Bis zu 800 Netzwerkplätze können in PaperOffice 2019 integriert werden. Für jede bereits bestehende Software, wie Warenwirtschaft, Buchhaltung oder ERP, verfügt PaperOffice über die geeignete Schnittstelle um Daten auszutauschen. Dabei verzichten die Entwickler von PaperOffice 2019 bewusst auf die Nutzung einer Cloud. Über die 64bit Technologie ist die Schwarmverarbeitung von Daten auf den Rechnern möglich, ohne dafür externe Server nutzen zu müssen, deren Sicherheit nicht gewährleistet ist.
Über die Dokument-Zentralisierung erlaubt PaperOffice die bequeme Steuerung von Arbeitsgruppen oder Projektteams, selbst wenn die Teilnehmer an verschiedenen Standorten sitzen.

PaperOffice glänzt aber auch als Preis-Leistungssieger, denn die Investitionen in eine der Versionen sind einmalig. Keine Folgekosten durch Miete oder Mietkauf. Letztlich spart PaperOffice 2019 jedem Unternehmen bares Geld und die Amortisation erfolgt in kürzester Zeit. Der wichtigste Aspekt hierbei ist ein wesentlich verbessertes Zeitmanagement. Langwierige Suchen nach nicht mehr auffindbaren Unterlagen entfallen, gleich, ob in analoger oder digitaler Form. Jedes wichtige Dokument steht sofort auf jedem im Netzwerk befindlichen Rechner zur Verfügung.

PaperOffice 2019 ist die Zukunft und die hat gerade jetzt begonnen.

PaperOffice ist seit 16 Jahren in der Entwicklung und dem Vertrieb von Software zur Dokumentenverwaltung tätig.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.prnews24.com/paperoffice-2019-dms-in-perfektion/44551/