PaperOffice Dokumenten Management System- der Vereinsmanager

Optimiert Ihren Workflow und ermöglicht komplexe Arbeitsabläufe

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Wissen Sie, was die „Streetbunnycrew e. V.“ oder „pastafari e. V.“ sind? Es sind zwei eher ungewöhnliche, aber gemeinnützige Vereine. Zwei von rund 600.000 in Deutschland angemeldeten oder besser eingetragenen Vereinen. Bei der Streetbunnycrew handelt es sich um Motorradfahrer in rosa Hasenkostümen, die Geld für gute Zwecke sammeln und hinter pastafari steckt die Kirche des fliegenden Spaghettimonsters, eine Vereinigung von Menschen, die das allgemeine Religionswesen auf die Schippe nehmen. Neben über 90.000 Sportvereinen, unzähligen Fördervereinen, Tauben- oder Kaninchenzüchtervereinen, Katzen- Hunde- und Schildkrötenvereinen oder Gesangsvereinen ist in Deutschland glücklicherweise auch genug Platz für ein bisschen Skurilität. E. V. steht dabei für eingetragener Verein, was bedeutet, das der Staat oder besser das örtliche Finanzamt die Gemeinnützigkeit des jeweiligen Vereins anerkennt. Für Spender wie für Mitglieder bedeutet dies Steuerbefreiung auf Spendengelder, Erträge, Vermögen oder Mitgliedsbeiträge. Für die Vorstandschaft der Vereine bedeutet dies, eine möglichst korrekte Führung der Vereinsgeschäfte einzuhalten und dies zu dokumentieren. Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice ist genau hierfür bestens geeignet.

Wer nun bei Vereinen an eher kleine Gruppierungen von vielleicht 20 oder 30 Leuten denkt, die sich regelmäßig treffen und vielleicht ein paar Veranstaltungen organisieren, hat damit nicht Unrecht. Vereine können aber auch sehr große Gebilde darstellen, so etwa der aktuell größte Sportverein der Welt, der FC Bayern München e. V. mit über 290.000 Mitgliedern und weiteren 358.000 Personen, die in 4500 Fanclubs organisiert sind. Leicht vorstellbar, dass hier beispielsweise einfache Excel-Tabellen zur Mitgliederverwaltung kaum ausreichen werden. Es muss aber auch nicht hoch kompliziert sein.

PaperOffice DMS – funktionale Vereinsverwaltung

Welche Zielsetzung ein Verein auch immer hat, Zahlen spielen eine große Rolle. Was innerhalb eines Vereines bewegt wird, es lässt sich mehr oder weniger in Zahlen ausdrücken. Gleichzeitig spielt auch die Dokumentation eine große Rolle. So lassen sich die meisten Vereine in Segmente unterteilen, zum Beispiel in:

  • Mitgliederverwaltung
  • Spendengeldverwaltung
  • Einnahmen aus Veranstaltungen
  • Veranstaltungsorganisation
  • Vereinsvermögen
  • Mitgliederbetreuung
  • Gerätewartung
  • Protokollierung
  • Investitionen
  • Rechenschaftsberichte

Alle diese beispielhaften Segmente beinhalten weitere Teilbereiche und oft lasten ein großer Teil dieser Aufgaben wie auch die Verantwortung auf den Schultern nur weniger Vereinsmitglieder, etwa dem oder der Vorsitzenden, dem Kassenwart und dem Schriftführer.

Mit PaperOffice DMS bietet sich eine Software an, die die Vereinsverwaltung gleichzeitig transparent und sicher macht, sowie zur Entlastung des Vorstandes führt, denn viele administrative Aufgaben im Verein werden durch PaperOffice automatisiert.

So kann dabei das leistungsfähige und umfangreiche Workflow-Modul von PaperOffice problemlos helfen. Es ermöglicht die Zuweisung und Bearbeitung komplexer Abläufe, steuert Dokumente, deren Informationen sowie Aufgaben effizient durchs Unternehmen bzw. Verein. Dabei können sowohl feste, als auch spontane, unstrukturierte Abläufe, sogenannter ad hoc Workflow, initialisiert sowie komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen definiert werden.

Gleichzeitig bietet PaperOffice Rechtskonformität, etwa durch Einhaltung der GoBD bezüglich ordnungsgemäßer Aufbewahrung von Schriftstücken in digitaler Form. Digital ist zugleich das Stichwort, um Vereine aus dem analogen Zeitalter der Verwaltung in das elektronisch geprägte 21. Jahrhundert zu überführen.

PaperOffice DMS übernimmt dank einer leistungsstarken OCR-Texterkennung, welche bereits standardmäßig vorhanden ist, jedes gescannte oder abfotografierte Dokument als Bilddatei und wandelt sie bei Bedarf in ein Textdokument um. Durch die einfach einzurichtende Netzwerkstruktur von PaperOffice können bis zu 800 Vereinsmitglieder direkt am Laptop, dem Tablet oder dem PC an der Vereinsverwaltung beteiligt werden oder erhalten die notwendige Einsicht in die Vereinszahlen, etwa zur Entlastung des Vorstandes während der Jahresversammlung. PaperOffice DMS wird in der Hauptsache von mittelständischen Unternehmen und Selbständigen zur Datenverwaltung eingesetzt und wird weltweit von über 900.000 Firmen und Behörden genutzt.

Sein unkomplizierter Aufbau, verbunden mit einer Vielzahl von Funktionen, macht PaperOffice aber auch zum idealen Tool im Vereinsmanagement, ob nun für rosafarbene Kaninchen auf Motorrädern, den Anhängern des Spaghettimonsters oder Stadionfüllenden Sportvereinen.

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PaperOffice DMS ist ECM in Reinkultur

Der Begriff Dokumentenmanagement beschreibt üblicherweise Software, die elektronische Dokumente verwaltet. Im erweiterten Sinne ergibt sich jedoch eine sehr große Funktionsvielfalt. PaperOffice DMS erfüllt alle Ansprüche bezüglich der Definition einer erweiterten DMS und darüber hinaus auch der einer Software gemäß den Richtlinien des Enterprise-Content-Managements, dem ECM.

Innovative PaperOffice Dokumenten Management Oberfläche
Innovative PaperOffice Dokumenten Management Oberfläche

Schon die moderne Dokumentenmanagementsoftware beweist sich durch eine Vielfalt in den Anwendungen, von denen Verwaltungsbereiche von Firmen oder Behörden des vordigitalen Zeitalters nur träumen konnten, beziehungsweise dies per Hand erledigen mussten. Heute gibt es eigentlich nur noch eine analog zu bewältigende Aufgabe. Das Einscannen analoger Dokumente, um sie zu digitalisieren. Noch befinden sich die Wirtschaft und auch die staatliche Verwaltung in einer Übergangsphase. Nach wie vor bestehen riesige Archive, die noch nicht in das digitale Zeitalter überführt wurden. Doch bereits heute bewegt sich der Datenstrom zum größten Teil in Form von Bits und Bytes und dies so schnell und in einer Größenordnung, die früher weit mehr Verwaltungsangestellte erfordert hätte, als je zur Verfügung standen. Doch was kann PaperOffice DMS im Einzelnen:

• Die automatisierte Zusammenführung von Dokumente
• Die Visualisierung von Dokumenten
• Kommunikation
• Scannen und erfassen beziehungsweise umwandeln
• Archivieren
• Workflow-Management

Bezogen auf ihre Funktionen im Bereich des ECM finden sich folgende Punkte:

• Kollaboration
• Records Management
• Web-Content-Management

Ein wichtiges Merkmal des ECM ist die Bereitstellung von Daten oder Informationen in Form eines Dienstes, der unabhängig von der dahinter bestehenden Ordnerstruktur arbeitet. Dazu gehört auch die Erfassung von Änderungen und deren Versionisierung. Der Nutzer ruft mittels Stichwort ein Dokument auf, nicht den ganzen Ordner. Findet sich das Stichwort in mehreren Dokumenten, werden diese als Links angezeigt. Der Vorteil dieser Art der Bereitstellung von Daten und Informationen besteht darin, dass alles an einem Speicherort verwaltet wird und somit keine Doppellungen entstehen. Gleichzeitig bietet der zentrale Speicher eine erhöhte Sicherheit gegenüber unbefugten Zugriffen. Darüber hinaus erlaubt das ECM eine sehr hohe Anzahl gleichzeitiger Zugriffe auf ein und dasselbe Dokument, ohne dafür eine ebenso hohe Serverleistung oder unterschiedliche Softwarelösungen implementieren zu müssen. Bei PaperOffice DMS können bis zu 800 Terminals, abhängig von der Softwareversion, verwaltet werden.

Bevor es jedoch soweit ist, dass Daten, Dokumente oder einfach Informationen bereitgestellt werden, müssen diese erst einmal erfasst sein und auch hier zeigt sich PaperOffice DMS als ein Vertreter einer ECM Lösung. PaperOffice DMS ist ein einheitliches Repository für alle Arten von Informationen. Dazu besitzt PaperOffice DMS eigene Formatierungswerkzeuge. Verschiedene Dokumenten- und Datenformate sind Fluch und Segen zugleich. Einerseits erlauben sie die saubere digitale Darstellung und ermöglichen Bearbeitung beziehungsweise Sicherung, andrerseits sorgen sie bei einer übergreifenden Bearbeitung für den Zwang, die jeweils passende Software-Anwendung zu nutzen. PaperOffice DMS nutzt zur Bereitstellung eine formatierte Kopie des Original-Formats, wodurch alle an PaperOffice DMS angeschlossenen Terminals unabhängig von Formatvorgaben Dokumente anzeigen, die immer bearbeitet werden können, wenn dies die Berechtigung des Nutzers erlaubt. Das ist im Übrigen auch ein Vorteil bezüglich der GoBD/GdPDu-Konformität. Natürlich sind dies längst nicht alle Punkte, in denen PaperOffice DMS als ECM glänzt, wobei sich PaperOffice durchaus rühmen darf, es nicht zu kompliziert zu machen. Es gibt kaum eine andere DMS- oder ECM-Software, die so sehr durch Funktionsvielfalt bei gleichzeitiger Bedienerfreundlichkeit glänzt wie PaperOffice. Das die Software darüber hinaus auch noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt, bringt ihr regelmäßig gute Bewertungen in der Fachpresse ein.

Enterprise-Content-Management ist die Zukunft der Informationsverwaltung und PaperOffice DMS ist fraglos ein Vorreiter dieser Zukunft.

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Prozessoptimierung mit PaperOffice DMS – Das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen

Schneller Zugriff auf lebenswichtige Informationen

In vielen Kliniken und Arztpraxen gehört ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Dabei sollte doch gerade im Gesundheitswesen die Arbeit am Menschen so weit wie möglich im Vordergrund stehen. Deshalb befreien sich immer mehr Einrichtungen weitgehend von der Arbeit mit Papier. Digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher und helfen, Patienteninformationen schneller zu finden und die intersektorale Kommunikation zwischen ambulanten und stationären Institutionen zu beschleunigen.

Dokumentenmanagement System im Gesundheitswesen
PaperOffice DMS im Gesundheitswesen

In vielen Kliniken und Arztpraxen gehört ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Dabei sollte doch gerade im Gesundheitswesen die Arbeit am Menschen so weit wie möglich im Vordergrund stehen. Deshalb befreien sich immer mehr Einrichtungen weitgehend von der Arbeit mit Papier.

Digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher und helfen, Patienteninformationen schneller zu finden und die intersektorale Kommunikation zwischen ambulanten und stationären Institutionen zu beschleunigen.

Krankenkassen, Krankenhäuser, Altenheime und Rehakliniken müssen – genau wie andere Wirtschaftsunternehmen auch – Rechnungen bezahlen, E-Mails bearbeiten, Personaldaten pflegen sowie Dokumente erstellen und revisionssicher archivieren.

Mit der Lösung von PaperOffice Dokumentenmanagement lassen sich nicht nur die Kosten für den Einsatz im Gesundheitssystem senken, sondern Prozesse automatisieren.

Um das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen zu optimieren bietet sich – falls noch nicht geschehen – als erster Schritt die Digitalisierung der vorhandenen Papierdokumente an.

Egal ob Krankenkasse, Krankenhaus, Medizinisches Versorgungszentrum, Altenheim oder Rehaklinik: Nachdem die Dokumente der verschiedenen Bereiche (patientenbezogen und kaufmännisch/administrativ) digitalisiert wurden, können diese mit einem Dokumentenmanagementsystem von PaperOffice einfach und dezentral verwaltet und dank der Workflows oder Datumseinstellungen der Wiedervorlage automatisiert werden.

Schneller Zugriff auf lebenswichtige Informationen

Daten von Patienten neigen dazu, über viele Systeme hinweg verstreut zu sein. Digitale Akten fassen diese Informationen zusammen. Alle relevanten Unterlagen aus KI-Systemen, Archiven und Drittanwendungen, inklusive MRT-Bilder, Videos usw. sind gesichert von überall her abrufbar.

So können Patientendokumente wie Arztbriefe, Rezepte, Abrechnungen, Berichte sowie Befunde mit der PaperOffice Lösung für digitale Patientenakten sammeln. Die Patientendaten werden in der integrierten Kontaktverwaltung hinterlegt und danach mit digitalisierten Patientendokumenten verbunden.

So hat es den Vorteil, dass alle Dokumente zu einem bestimmten Patienten an einem Ort gesammelt sind und dank der Freigabestufen nur berechtigte Benutzer von jedem Ort aus auf die Akten zugreifen können.

Zusätzlich dazu können Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen realisieren, indem Sie erforderliche Dokumente auf Wiedervorlage legen so, dass eine lückenlose medizinische Dokumentation möglich ist.

Doch nicht nur bestimmte Abteilungen im Gesundheitswesen können von PaperOffice profitieren – so können ebenfalls Personalakten für das Personalmanagement leicht verwaltet werden. So können ebenfalls Emails ganz leicht in PaperOffice archiviert werden und Dokumentationen oder andere Massendokumente lassen sich mit nur wenigen Klicks nach PaperOffice archivieren. Die sensiblen Daten sind dank der hohen PaperOffice Verschlüsselung vor nicht autorisierten Zugriffen optimal geschützt.

Interessant für das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen ist auch die Automatisierung der Prozesse. Bei PaperOffice nennt sich das Wundermittel für die Automatisierung PIA und ist die integrierte künstliche Intelligenz. PaperOffice kann durch die KI-basierte Ablage alle Dokumente automatisch erkennen, indexieren, kompletten Inhalt auslesen.

Dank der automatischen Auslesung der Dokumentdaten mit PIA und dem Abgleich mit den vorhandenen Dokumentvorlagen können die Dokumente automatisch richtig zugeordnet bzw. abgelegt werden und ggf. via Workflow zur endgültigen Freigabe an einen Sachbearbeiter weitergeleitet werden.

Fazit: Prozessoptimierung mit PaperOffice DMS lohnt sich

Durch das Dokumentenmanagement mit PaperOffice lassen sich im Gesundheitswesen viele zeitraubende Prozesse der administrativen Verwaltung automatisieren, Papieraktenberge minimieren und gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Patientendokumenten einhalten.

Die benutzerfreundliche, intuitiv zu bedienende und workflow-orientierte Software von PaperOffice ist dabei die Lösung.

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Deshalb ergänzen sich PaperOffice DMS und NAS perfekt

Zusammenarbeit PaperOffice und NAS von Synology
Effizient und sicher durch Einsatz von PaperOffice DMS und Synology NAS

Dokumentenmanagement für den Mittelstand

Früher oder später kommt jeder Unternehmer oder Geschäftsführer zu dem Schluss, dass es im administrativen Bereich der Firma nicht mehr ohne eine Dokumentenmanagementsoftware geht. Diese Überlegung kann schon frühzeitig angestellt werden oder auch erst, wenn eine gewisse Firmengröße erreicht ist. Dabei ist es am besten, wenn in der Verwaltung von Anfang an eine Software wie PaperOffice DMS eingesetzt wird, denn das bedeutet mitwachsende Sicherheit, Kontrolle und Performance. Gerade PaperOffice zeichnet sich zudem durch seine umfangreichen Tools aus, die so verständlich aufgebaut sind, dass für die meisten Anwendungen ein kurzes Video-Tutorial völlig ausreicht. Gleichzeitig schont PaperOffice DMS das Budget des Unternehmens, was von der Fachpresse regelmäßig mit entsprechendem Lob honoriert wird.

PaperOffice DMS übernimmt die Kontrolle des Datenflusses in einem Unternehmen und dies so gründlich, das die Software eigentlich eher ein ECM ist, ein Enterprise-Content-Management. Die Dokumentenverwaltung ist hierbei logischerweise das Kernsegment.

Der Begriff Content (englisch für Inhalt) erhält bei KMU, kleinen und mittleren Unternehmen, jedoch einen immer höheren Stellenwert und wird früher oder später das althergebrachte Dokument ablösen, das wie der „Ordner“ ein Relikt des vergangenen analogen Zeitalters darstellt. Natürlich sehen die meisten Menschen die Struktur der Ordner und den darin befindlichen Dokumenten als vernünftig an. Moderne Rechner mit leistungsfähigen Prozessoren machen aber Ordnerstrukturen überflüssig. Im Gegenteil, in Zeiten von Big-Data bremst diese für und vom Menschen erdachte Verwaltungsarchitektur die Performance. Die alphabetische Indexierung stößt aufgrund der anfallenden Datenmengen und der vielen verschiedenen Formate so oder so an ihre Grenzen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass überhaupt keine Indexierung mehr vorgenommen wird, doch ist nicht mehr das Alphabet die Grundlage, sondern die Zeit der Datenerhebung oder Datenspeicherung und Stichworte. Für den Menschen viel zu kompliziert, für einen modernen Laptop mit mehreren Prozessor-Kernen jedoch kein Problem. In Bruchteilen von Sekunden wird der Index des Datenspeichers nach einem vorgegebenen Stichwort durchsucht und üblicherweise die zeitlich neueste Abspeicherung zuerst angezeigt. PaperOffice DMS hat genau hierfür eine eigene Suchmaschine implementiert.

Auch der Speicherort ist wichtig

Neben der Software, wie Paperoffice DMS, und entsprechender Rechnerleistung zeichnet sich eine gut aufgebaute Verwaltungsstruktur für KMU auch durch eine möglichst perfekt abgestimmte Speicherung aus.

Das Team von PaperOffice DMS empfiehlt hierbei den Einsatz eines Network Attached Storage (NAS). Das ist ein Firmeninterner Speicher mit mehreren Festplatten und eigener Softwarearchitektur. Je nach Anforderung bezüglich der Datenmenge, der Datenformate und der bestmöglichen Bereitstellungszeit kann dieser NAS auf den Datenfluss im Unternehmen gezielt abgestimmt werden. Dabei erlauben es die verschiedenen NAS-Server, ein Produkt auszuwählen, das sich in der Zukunft einfach erweitern lässt. Ob nun eine Firma, die Buchhaltungsservice anbietet oder ein Medienunternehmen mit dem Bedarf hoher Speicherkapazitäten, der NAS lässt sich entsprechend einrichten.

Sicher bietet auch eine Cloud im Internet ein entsprechendes Leistungsspektrum, doch ist gerade eine hohe Leistungsfähigkeit inklusive großem Speicherplatz nicht umsonst zu haben, sondern schlägt mit monatlichen Mietzahlungen zu Buche, wobei ein Aspekt der Nutzung der Cloud als Speicherort eine gewisse Unsicherheit verleiht und dies wortwörtlich. Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der EU die Datenschutzgrundverordnungen (DSGVO) sowie deren länderspezifischen Umsetzungen. Ein weiteres Problem ist die GoBD, deren Inhalte sich unter anderem mit der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen beschäftigen. In beiden Fällen können Cloudbetreiber nur bedingt Rechtssicherheit garantieren.

Aus diesen Gründen ist die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice in Kombination mit einem NAS, empfohlen sind hierbei die Hersteller Synology, die ideale digitale Verwaltungsstruktur für KMU.

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Pressemeldung: Effizientes Dokumentenmanagement für den Mittelstand – PaperOffice DMS

PaperOffice DMS und NAS von Synology
PaperOffice DMS und NAS von Synology

PaperOffice ist die innovative Dokumentmanagement Software (DMS) für das papierlose Büro. Diese übernimmt für Sie die Aufgabe der Verwaltung Ihrer Dokumente und Unterlagen sowohl in Papierform als auch im elektronischen Format. Ermöglicht wird die Kombination durch die langjährige Erfahrung im Bereich der Dokumentmanagement Entwicklung.

Zuerst einmal gilt es, die Informationsflut zu bewältigen. Für viele KMUs besteht genau dieses Problem. Die Digitalisierung schreitet immer rasanter fort, doch die Schnittstelle zwischen digitalen und analogen Dokumenten ist in vielen Betrieben ein Segment, das oft eher stiefmütterlich behandelt wird.

So hat sich das Team aus Spezialisten von PaperOffice sich das Ziel gesetzt eine Software auf den Markt zu bringen, die von jedem Anwender verstanden und genutzt werden kann.

Das hört sich nun vielleicht unbescheiden an, aber Dokumentenverwaltung ist eine sehr komplexe Angelegenheit. Das führt mitunter dazu, dass so manches Produkt der Mitbewerber so kompliziert ist, dass es ohne intensive und natürlich auch kostenintensive Schulungen nicht geht. PaperOffice ist der Meinung, dass es auch ohne Schulungen geht, wenn denn die DMS so aufgebaut ist, dass der logische Verstand ausreicht. Der Erfolg gibt PaperOffice recht.

Im besten Fall genügt ein kurzes Video-Tutorial, wie etwa das zur Einrichtung der Datenbank auf einem externen NAS, wie das von Synology, für PaperOffice DMS. Normalerweise ist das Erstellen einer Datenbank ein recht schwieriger Vorgang, der so seine Tücken besitzt. Unternehmen rufen da lieber gleich den IT-Experten an. Dessen meist recht hohes Honorar kommt auf den Preis der Software obendrauf. Bei PaperOffice DMS gibt es ein 2:57 Minuten langes Tutorial auf YouTube, das nicht einen Cent mehr kostet, aber am Ende steht da eine fertig installierte Datenbank auf dem PC oder noch viel besser, auf einem NAS, einem Network attached Storage, denn das Team von PaperOffice denkt nicht nur kostensparend, sondern auch effizient.  Nichtsdestotrotz bietet PaperOffice allen kostenlosen Installationssupport beim Kauf der Lizenzen an.

Synology NAS – besser der eigene Server als die gemietete Cloud

Eine Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice dient dazu, alle archivierten und neu hinzukommenden Dokumente eines Unternehmens zu verwalten, wozu auch die Umwandlung analoger in digitale Daten gehört. Das geschieht üblicherweise nicht nur auf einem Rechner, sondern auf mehreren. Für PaperOffice kein Problem, denn die Software wird auf jedem PC oder Laptop im Betrieb installiert und kommuniziert untereinander über das Netzwerk. Bei dieser Form der dezentralen Datenverwaltung besteht jedoch immer ein Ausfallrisiko einer der angeschlossenen Computer und damit einem teilweisen Datenverlust. In einem dezentralen Netzwerk werden die Daten systembedingt zeitverzögert untereinander abgeglichen, abhängig von der Auslastung der Datenleitungen und der aktuellen Nutzung der einzelnen Rechner.

Die Cloud, der Datenspeicher eines Drittanbieters im Internet, wird als Lösung des Problems angesehen, wobei dies mit einiger Skepsis zu betrachten ist. Zum einen vermeldet eine aktuelle Studie, das jedes dritte Unternehmen mit Cloud-Nutzung bereits Datenverluste hinnehmen musste, und zum anderen sind sowohl Behörden als auch Kriminelle beständig und nicht selten mit Erfolg daran, Daten in der Cloud auszuspionieren. Das taiwanesische Unternehmen Synology bietet mit ihren NAS den Firmen einen zentralen Speicherplatz an, der zugleich in Verknüpfung mit PaperOffice DMS als Server funktioniert.

Bestechende Vorteile

Alle im Netzwerk erfassten Daten werden direkt auf dem Synology NAS abgespeichert und verwaltet. Mittels automatisiertem Backup wird dafür gesorgt, das selbst bei einem Server-Ausfall kein Datenverlust eintritt. Eine AES-1024-Bit-Verschlüsselung, Firewalls und ein durchdachtes Passwortmanagement verhindern den Zugriff durch Unbefugte. PaperOffice DMS bietet sich zusammen mit einem Synology NAS als die ideale und kostengünstige Lösung für KMUs an, wobei je nach Softwareversion bis zu 800 Terminals angeschlossen und der Datenspeicher des NAS beliebig erweitert werden kann.

Paperoffice DMS zeigt, das Dokumentenverwaltung weder technisch aufwendig noch extrem teuer ist, wenn nur die richtigen Komponenten aus Soft- und Hardware zusammenspielen.

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Synology NAS – Hardware, die PaperOffice passt

Synology NAS – Hardware, die PaperOffice passt

Als der erste Computer vor über 70 Jahren seinen Betrieb aufnahm, dachte wohl kaum jemand daran, welche Entwicklung die riesige Maschine nehmen würde und genauso wenig dachten die Entwickler daran, das einmal aus diesem überdimensionierten Rechenapparat fast die gesamte technische Infrastruktur des modernen Bürowesens erwachsen würde. Heute reihen sich Drucker, Scanner, Router, Kameras und Monitore in den Reigen der Peripheriegeräte rund um den Rechner ein, wobei der Computer selbst längst Multifunktional geworden ist.

Das ist ohne Zweifel zu einem gehörigen Stück auch der Softwarenentwicklung zu verdanken, so wie etwa der Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice. Zugleich geht der Trend verstärkt zur Flexibilität. Statt des PCs sind es mehr und mehr Laptops und Tablets, die drahtlos vernetzt sind und so nicht nur im Büro, sondern auch Unterwegs, im Betrieb, im Home-Office oder auf Dienstreise jederzeit einsatzbereit sind. In dieser fast schon fantastischen Entwicklung gibt es aber auch mindestens einen Schwachpunkt. Es geht um die sichere, effiziente Speicherung und Aufbereitung von Daten.

Laptop oder Tablet sind dafür nur bedingt geeignet, weil zum einen das anfallende Datenvolumen beständig steigt und zum anderen sind es Geräte, die für Störungen nicht gerade anfällig sind, aber eben doch mal herunterfallen können oder der Kaffee landet versehentlich auf der Tastatur. Das ist aber nicht das einzige Problem. In einem vernetzten Unternehmen ist es wichtig, dass auf die Daten zugegriffen werden kann, und zwar jederzeit, nicht nur dann, wenn der oder die Kollegin ihr Gerät gerade angeschaltet hat. Die vernünftige Lösung dieses Problems ist ein zentraler Datenspeicher in Form eines Network attached Storage, kurz NAS. Der taiwanesische Hersteller Synology zählt zu den Marktführern im Bereich der NAS und er ist auf einzigartige Weise mit dem Dokumentenmanagementsystem von PaperOffice kompatibel.

Wenn sich Hard- und Software finden

Sie sind schon ein Traumpaar, die PapeOffice DMS und der Synology NAS. Dabei hat es der zentrale Datenspeicher aus Taiwan recht leicht, seinen größten Nebenbuhler, die Internet-Cloud, auszustechen. Er besitzt einfach überzeugende Argumente, so etwa die Datensicherheit einer AES-1024-Bit-Verschlüsselung und natürlich als wichtigstes Detail, er gehört dem Unternehmen, das ihn erwirbt und nicht einem Drittanbieter, an dessen Türen Behörden und Kriminelle klopfen, um einen Blick auf die Betriebsgeheimnisse zu werfen.

Aber auch die Braut geizt nicht mit ihren Reizen. PaperOffice DMS ist eine Dokumentenverwaltung, die alles hat, was KMU brauchen und was besonders wichtig ist, sie ist nicht zickig. Ganz im Gegenteil, für ihre Installation braucht es nicht den teuren IT-Fachmann, der für horrende Stundensätze arbeitet, sondern einfach nur logisches Denken und hin und wieder ein Tutorial von PaperOffice, wie etwa das Youtube-Video zum Einrichten der Datenbank, das in knapp 3 verständlichen Minuten zeigt, wie es geht. Nach der gelungenen Hochzeit findet sich ein Netzwerk-System, das keine Wünsche offen lässt. Alle anfallenden Daten werden über die Terminals beziehungsweise die Peripheriegeräte direkt im NAS abgespeichert und mittels PaperOffice DMS aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Da kann der Kaffee in der Tastatur landen oder das Tablet dem Kollegen aus der Hand rutschen, die Daten sind sicher und jederzeit im Netzwerk verfügbar, egal wie groß das ist. Dabei kann die Ehe zwischen Synology NAS und PaperOffice DMS recht lange halten, denn beide lieben es, auf dem neuesten Stand der Technik zu sein.

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Synology NAS und Dokumentenmanagement Software PaperOffice (DMS) – ein System in Perfektion

Synology NAS ist der ideale Speicher-Partner für PaperOffice DMS
Synology NAS ist der ideale Speicher-Partner für PaperOffice DMS

Jedes System besitzt seine Stärken und seine Schwächen. Dabei darf an dieser Stelle der Begriff „System“ ruhig etwas näher betrachtet werden. Entsprechend dem griechischen Ursprungswort „sýstēma“ ist es ein aus mehreren Einzelteilen zusammengesetztes Ganzes. Systeme sind zugleich die Grundprinzipien unseres Daseins, ja sogar des gesamten Universums. Nichts, wirklich nichts funktioniert für sich alleine. Alles ist in ein System eingebunden. Die Natur baut ihre Systeme gemäß Versuch und Irrtum auf und besitzt dafür viel Zeit. Der Mensch hat bekanntermaßen nicht so viel Zeit, dafür jedoch die Logik, die hilft, langwierige Auswahlprozesse zu vermeiden.

Eine Dokumentenmanagament Software wie Paperoffice DMS ist für sich bereits ein systembasiertes Programm, das auf Logik aufbaut. So ist es für das Team von PaperOffice DMS eine logische Sache, mit den weltweit meistgenutzten Betriebssystemen von Microsoft zusammenzuarbeiten, statt auf einen Exoten zu setzen, denn Logik hat auch etwas mit Vereinfachung und, im Fall der Dokumentenverwaltung PaperOffice, ebenso mit Anwenderfreundlichkeit zu tun. Dazu gehört es, das System zu perfektionieren.

Zentraler Server in dezentraler Struktur

PaperOffice DMS ist eine Software zur Verwaltung digitaler wie analoger Daten. Damit sie im betrieblichen Umfeld die bestmögliche Effizienz erzielt, ist es vorteilhaft, sie mit einer Hardware zu verbinden, die die Effizienzsteigerung auch trägt. Dazu gehört natürlich der Einzelplatzrechner genauso wie ein Netzwerk und am besten ein Server, auf dem alle Daten aus dem Netzwerk gespeichert und abgerufen werden. PaperOffice empfiehlt hierzu einen NAS (Network attached Storage) des taiwanesischen Herstellers Synology. Diese Empfehlung kommt nicht von ungefähr, sondern basiert auf logischen Überlegungen. So etwa dem Zusammenhang zwischen Datenverwaltung und Datensicherung. Selbst wenn in einem Netzwerk verschiedene Rechner mit PaperOffice DMS arbeiten und der Datenaustausch reibungslos klappt, bleiben Unsicherheiten. Rechner können abstürzen, Passwörter können verloren gehen und Daten versehentlich gelöscht werden. Manche Unternehmen setzen zur Datenspeicherung auf die Cloud eines Drittanbieters, um die Problematik zu umgehen. PaperOffice empfiehlt dies nicht. Trotz gegenteiliger Behauptungen der Betreiber ist der Datenschutz in einer Cloud nicht garantiert. In einem NAS ist er es und es ist genauso einfach zu installieren wie das Anmieten von Speicherplatz in einer Cloud, nur weit weniger riskant.

Als Dokumentenverwaltungssoftware benötigt PaperOffice eine Datenbank. Nicht wenige normale Nutzer schrecken bei diesem Wort zusammen, Datenbank. Ist das nicht unglaublich kompliziert mit der Installation? Braucht es da wieder einen Spezialisten, der für einen horrenden Stundensatz arbeitet, mit Fachchinesisch um sich wirft und den unbedarften Anwender zuletzt ratlos zurücklässt, in der Gewissheit, dass er wieder und wieder angerufen wird, weil es nicht weitergeht?

Das Team von PaperOffice kann diese Gedankengänge nachvollziehen und hat die Datenbankinstallation so vereinfacht, das jeder mit der Installation klarkommt, ob nun von Beruf Bäcker oder Verwaltungsfachangestellte. Ein Abschluss in Informationstechnologie wird nicht benötigt.

Im Idealfall erfolgt die Erstellung der Datenbank für die PaperOffice Dokumentenmanagement Software direkt auf einem NAS von Synology. Diese Speicher besitzen eine vorbereitete Struktur, die sich mit den PaperOffice-Elementen hervorragend ergänzt. Intern automatisierte Backups sorgen dafür, dass alle Daten absolut sicher und blitzschnell abgespeichert sind, egal ob nun einige Rechner eines KMUs oder bis zu 800 Terminals eines Großbetriebes im Netzwerk zusammengeschlossen sind. Mit der logischen Kombination von PaperOffice DMS und Synology NAS zeigt sich für Anwender und Investoren ein System, das schnell, sicher, effizient und kostengünstig ist.

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PaperOffice Dokumentenmanagement Software – Sicherheit Ihrer Daten geht vor

PaperOffice Dokumentenmanagement Software – Sicherheit Ihrer Daten geht vor
PaperOffice Dokumentenmanagement Software – Sicherheit Ihrer Daten geht vor

PaperOffice DMS ist nicht nur ein reines DMS System, welches Ihre Daten hochsicher verschlüsselt in einer Datenbank speichert, die sich lokal oder auf Ihrem NAS befinden kann, sondern beinhaltet unter anderem standardmäßig Module wie das PasswordSafe für die Verwaltung Ihrer Passwörter. Passwörter sind in der digitalen Welt eine feine Sache. Ganze Rechner, aber auch nur Ordner oder einzelne Dokumente können damit vor dem unerlaubten Zugriff dritter Personen geschützt werden. Es gibt da aber ein paar kleine Haken.

Passwörter können vergessen werden. Sie können zu einfach sein und damit mittels Hacking, oder Phishing schnell herausgefunden werden. Sie können von Ihren Besitzern aufgeschrieben und an Orten deponiert werden, die andere finden. Passwörter können aber auch noch dann Zugriff erlauben, wenn dies beispielsweise von der Firmenseite gegenüber einem Mitarbeiter nicht mehr erwünscht ist. Passwörter sind bis zu einem gewissen Grad eine Frage des Vertrauens, zumindest dann, wenn diese Passwörter dazu dienen, das Eigentum eines Unternehmens, eines Vereins oder einer Behörde zu schützen und damit durch die Passwortvergabe bestimmte Personen betraut werden. Nun ist Vertrauen gut, Kontrolle aber besser, doch wie lässt sich Vertrauen kontrollieren? Eigentlich ein Widerspruch in sich, oder? Das Team von PaperOffice DMS, der Dokumentenmanagementsoftware, hat sich mit diesem Thema gründlich auseinandergesetzt, denn schließlich hängt von einer Archivierungs-Software für alle Branchen, vom KMU bis zum Großbetrieb, sehr viel bezüglich Datensicherheit ab.

PaperOffice DMS mit Masterkey und Zero-Knowledge Technologie

Zu jeder in PaperOffice erstellten Datenbank wird ein Masterkey erstellt. Das hört sich erst einmal recht profan an, doch das ist es nicht, denn der Masterkey wird auf binärer Ebene mittels AES-1024-Codierung verschlüsselt und in der eigenen Datenbank gespeichert. Doch damit nicht genug. Um nun den Masterkey zur Öffnung der Datenbank nutzen zu können, muss die Abfrage in einem bestimmten Modus erfolgen, eben mittels eines Zero-Knowledge-Protokolls. Das Interessante daran ist, das das Programm für das Abfrage-Protokoll den Masterkey nicht kennt (zero Knowledge = keine Kenntnis), es kennt nur die Abfolge des Protokolls und nur wenn dieses Protokoll aus Fragen und Antworten richtig durchgeführt wird, gibt es den Weg zum Masterkey frei. Das hört sich jetzt wieder sehr kompliziert an, ist es auch, jedoch nicht für den berechtigten Datenbankbesitzer. Kompliziert oder besser unüberwindbar ist es nur für Personen oder Programme, die versuchen, unerlaubt Zugriff auf die Datenbank zu erhalten. Übrigens findet die Zero-Knowledge-Technologie auch bei Kryptowährungen ihre Anwendung.

Der zweite Schritt, der Password Safe in PaperOffice DMS

Das komplexe Vorgehen der Zero-Knowledge-Technologie ist eher unpraktisch für die Alltagsanwendung von Passwörten zu Ordnern und Dokumenten. Dafür findet sich der Pasword Safe innerhalb der Datenbank. Der Inhaber des Masterkeys kann hier die Passwörter, wiederum mittels AES-1024-Codierung verschlüsselt, von weiteren Mitarbeitern verwalten. So zum Beispiel die Festlegung eines Ablaufdatums und natürlich die Sperrung des Passwortes. Die Anzahl der hinterlegbaren Paswörter ist praktisch unbegrenzt und sie lassen sich in Kategorien enteilen, um sie einfacher zuordnen zu können, aber auch, um nur bestimmte Bereiche der Datenbank zugänglich zu machen.

Automatisierung und Digitalisierung des administrativen Bereichs eines Unternehmens lassen sich mit PaperOffice DMS einfach und eben auch sicher durchführen, ohne Angst, nur durch ein Passwort größere Verluste erleiden zu müssen. Die interne KI-Ablage sorgt dann im Netzwerk für Ordnung, beschleunigt Prozesse und spart Kosten ein. PaperOffice empfiehlt gerade aufgrund der höheren Sicherheit zudem, ein eigenes NAS-Gerät, etwa von QNAP oder Synology, zur Speicherung zu nutzen und nicht etwa die Daten-Cloud eines Drittanbieters.
Dabei ist die Verbindung zu der Datenbank auf Ihrem NAS kinderleicht erstellt und wird in vielen YouTube Tutorials von PaperOffice beschrieben.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/qnap-nas-und-paperoffice-dokumentenmanagement-system-eine-kollaboration-die-sich-lohnt/

QNAP NAS und PaperOffice Dokumentenmanagement System – eine Kollaboration die sich lohnt

QNAP NAS als Datenbankserver für PaperOffice DMS – ideale Partnerschaft

Wenn IT-Spezialisten nach der Zukunft gefragt werden und wie darin der Computer von morgen aussieht, dann sagen viele, dass der Computer überhaupt nicht mehr aussehen wird. Er wird unsichtbar sein und er wird beständig vernetzt sein.

Tatsächlich lässt sich schon heute absehen, dass die aktuellen Endgeräte wie Laptop, Tablet oder Smartphone in anderen Bestandteilen des täglichen Lebens aufgehen werden. Intelligente Sprachsteuerung wird in nicht allzu ferner Zukunft die Tastatur endgültig ablösen und das Display sowie weiter miniaturisierte Prozessoren werden in Brillen, in Spiegeln, in Fenstern oder einfach in glatten Oberflächen integriert sein. Niemand benötigt mehr ein persönliches Endgerät, weil alle Daten über eine biometrische Zugangserfassung auf Datenbankservern abgelegt sind.

Die Vorreiter für diese Zukunft finden sich heute in den Firmen der verschiedenen Branchen und Größen. Sie sind das ideale Feld für die Erprobung neuer Technologien, aber auch dafür, wie wenig Fehleranfällig eine solch komplexe Technologie sein kann. Die wirklich hohe Beanspruchung von Prozessoren, von Displays und von Datenspeichern findet in Unternehmen statt, in denen zahlreiche Menschen am Bildschirm sitzen. Das Anwendungsspektrum des privaten Nutzers ist hingegen recht beschränkt. Ein Kernelement ist hierbei der zentrale Datenspeicher, an den die Bildschirmarbeitsplätze angeschlossen sind beziehungsweise, die mit ihm vernetzt sind. So wie die NAS der Firma QNAP, die Network Attached Storage.

QNAP NAS – die Antwort auf den Einzelplatzrechner

Das taiwanesische Unternehmen QNAP beschäftigt sich seit gut 17 Jahren mit der Fertigung von zentralen Datenbankservern, die in Firmen, Behörden und Organisationen genutzt werden, um Daten sicher abzuspeichern und wiederum allen am jeweiligen Netzwerk beteiligten Personen beziehungsweise deren Endgeräte aufbereitet wieder zur Verfügung zu stellen. Wenn auch in vielen anderen Bereichen heute die Dezentralisierung, etwa auf dem Energiesektor, bevorzugt wird, besitzt in der IT die Zentralisierung die größeren Vorteile.

Denn es geht um Information, doch was nützt Information, wenn sie sich auf nur einem Rechner befindet, der nur von einer Person verwendet wird? Die bessere Variante sind Netzwerkrechner, deren Daten an den QNAP NAS fließen und von dort von allen Beteiligten genutzt werden können. Ein weiterer Aspekt, der für IT-Netzwerke spricht, ist die Sicherheit, denn Information ist kein Gut, das sich einfach ersetzen oder reparieren lässt. Fällt der Strom aus, dann fließt die elektrische Energie irgendwann wieder. Fallen Informationen aus, sind diese oft nicht mehr zu ersetzen oder wiederherzustellen. QNAP NAS bieten höchste Sicherheit und verhindern zugleich den Zugriff durch unberechtigte Personen oder Behörden, was zum Beispiel Cloud-Anbieter nicht wirklich gewährleisten können. Doch zu jedem guten Datenbankserver gehört eine ebenso gute Datenverwaltungssoftware und hier kommt PaperOffice DMS ins Spiel.

PaperOffice Dokumentenmanagement System – der Datenmanager

Wie gut PaperOffice als DMS ist, zeigt sich schon an dem Umstand, dass der Hardware-Hersteller QNAP im Januar 2020 zusammen mit dem Software-Hersteller PaperOffice, weltweit als einzigen DMS-Anbieter für QNAP NAS, einen exklusiven Partnervertrag abschliesst. Das nennt sich schlicht vertrauen, wobei sich PaperOffice dieses Vertrauen durchaus verdient hat. Immerhin waren schon zuvor über 950.000 Benutzer in aller Welt von PapeOffice DMS überzeugt. Das hängt unter anderem mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis zusammen, für das PaperOffice schon mehrfach in der Fachpresse ausgezeichnet wurde und so locker auch gegen die oft überteuerte Konkurrenz bestehen konnte.

So wie es aussieht, haben sich mit PaperOffice DMS und QNAP NAS zwei gefunden, die ideal zusammenpassen, was zum Beispiel KMUs nur freuen kann, denn mit dieser Kombination erhalten sie eine sowohl kostengünstige wie leistungsstarke IT-Infrastruktur, die in der obersten Liga mitspielt.

Erfahren Sie mehr darüber:

https://www.qnap.com/solution/paperoffice

https://www.paperoffice.com/qnap

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https://trendkraft.io/it-software/qnap-nas-und-paperoffice-dokumentenmanagement-system-eine-kollaboration-die-sich-lohnt/

PaperOffice mit Datenbankserver QNAP NAS – Partnerschaft auf hohem Niveau

QNAP NAS als Datenbankserver für PaperOffice DMS - ideale Partnerschaft
QNAP NAS als Datenbankserver für PaperOffice DMS – ideale Partnerschaft

Ideal für KMUs

Manche Ehen werden im Himmel geschlossen. Solche Partnerschaften zeichnen sich denn auch durch gegenseitiges Verstehen sowie Vertrauen aus und dies auch noch im verflixten siebten Jahr wie ebenso die Jahre danach. Aber mal ehrlich! Der anfänglichen Euphorie folgt oft die Ernüchterung durch den Alltag, weshalb allein in Deutschland die Scheidungsrate bei knapp 40 % liegt. Das vermutlich größte Problem dabei sind oft diverse Kleinigkeiten, die sich erst im Verlauf der Zeit in den Charakteren zeigen. Wie schön wäre es doch, wenn gleich von Anfang an alle Karten auf dem Tisch liegen würden.

Ein ähnliches Wagnis gehen Unternehmen ein, wenn sie für ihre IT verschiedene Komponenten erwerben, die sich zusammenfinden müssen.

Oft sind es Paarbildungen aus Hard- und Software, bei denen sich erst im laufenden Betrieb zeigt, dass sie doch nicht so ideal füreinander geschaffen sind, wie es im Prospekt beschrieben steht. Wobei Hardwarehersteller genauso wie Softwareprogrammierer eher selten über ideale Kombinationen reden, sondern meist nur über die Vorzüge ihres Produktes. Wenn sich nun aber zwei Vertreter jeder Gruppe, Soft- wie Hardware, gegenseitig zugestehen, dass sie sich ideal ergänzen, darf dies mit Interesse betrachtet werden. Immerhin bedeutet dies, dass der jeweils andere ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Produktpalette vor deren Mitbewerber bevorzugt. Genau diese Konstellation findet sich bei PaperOffice DMS und QNAP NAS. Eine noch recht junge, aber vielversprechende Ehe, in der

PaperOffice DMS seit Januar 2020 das weltweit einzige von QNAP autorisierte Dokumentenverwaltungssystem ist.

Wer und was ist QNAP?

Das Unternehmen mit 942 Angestellten hat seinen Sitz in Taiwan und ist seit rund 17 Jahren mit der Fertigung von NAS am Markt vertreten. NAS, Network-attached-Storage, sind die zentralen Speichereinheiten in Netzwerken. Sie stellen im Grunde ein Drehkreuz für Daten und Informationen dar, über das angeschlossene Terminals beziehungsweise Einzelplatzrechner Daten ablegen oder aufrufen. Zusätzlich sind zumindest die NAS von QNAP so konfiguriert, das ihnen weitere Aufgaben zuteilwerden, wobei QNAP sich im Bereich intelligenter Videokonferenzlösungen ebenso als Spezialist zeigt. In Zeiten wie der weltweiten Corona-Krise ein sehr wichtiger Aspekt. Darüber hinaus werden die NAS von QNAP inzwischen von vielen Unternehmen jeder Branche und jeder Größe gegenüber der Datencloud von Drittanbietern bevorzugt. Die Nachteile der Cloud bezüglich Datensicherheit und Ausfallzeiten macht deren günstiger monatlicher Mietpreis nicht wett. Zumal sich ein NAS in recht kurzer Zeit aufgrund der besseren Performance amortisiert.

PaperOffice DMS, made in Germany

Die Geschichte der Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice beginnt im Jahr 2002 in der beschaulichen Münsteraner Kleinstadt Harsewinkel. Von dort, zunächst nur für den Eigenbedarf entwickelt, machte sie sich auf, die Welt zu erobern. Heute sind es über 950.000 Unternehmen, die ihre Datenverwaltung der Software von PaperOffice anvertrauen. Aus der anfänglichen Datenbank mit Suchfunktion wurde eine sehr umfangreiche, jedoch gleichzeitig unkomplizierte sowie kostengünstige Rundum-Lösung im Bereich der Dokumentenverwaltung. Ihr Kernsegment ist die Ablage, gesteuert von der künstlichen Intelligenz PIA, die eingehende digitale Daten, Dokumente und andere Formate automatisch richtig zuordnet und daraus je nach Bedarf wiederum Dokumente, Listen oder Formulare erstellt.

Dabei wird PIA die Arbeit nie zu viel. Bis zu 800 Terminals können im Netzwerk von PaperOffice verwaltet werden. Workflow-Module, eine interne Suchmaschine und eine revisionssichere Datenbankablage (GOBD / DSGVO) mit 1024bit-AES-Verschlüsselung perfektionieren PaperOffice DMS.

Stellt sich noch die Frage, wer beim Ehepaar PaperOffice DMS – QNAP NAS die Hosen anhat? Eigentlich egal, denn wichtiger ist, was beide absolut nicht haben, etwa irgendwelche Ticks oder Launen, die auf die Nerven gehen könnten.   

Erfahren Sie mehr darüber:

https://www.qnap.com/solution/paperoffice

https://www.paperoffice.com/qnap

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/332533/paperoffice-mit-datenbankserver-qnap-nas-partnerschaft-auf-hohem-niveau.html