Digitalisieren mit PaperOffice DMS-Branchenlösung für Unternehmen

In der Wirtschaft, aber auch im privaten Bereich, bestehen vielfältige Normen, die die Arbeit und das Leben enorm erleichtern. Allein die Vorstellung, dass zum Beispiel Schrauben keine Norm besäßen, macht deutlich, welche Innovation hinter Normierungen steckt. Dabei ist die erste internationale Normierung von Schraubgewinden gerade einmal 80 Jahre alt.

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Normen haben sich seitdem überall durchgesetzt und keineswegs nur in der produzierenden Industrie. Ebenso bestehen in der Verwaltung und Administration unterschiedliche Normen. So etwa Standards, wie zum Beispiel ein Geschäftsbrief abzufassen ist. Diese Standards und Normen erhielten mit dem Anbruch des digitalen Zeitalters eine weitere Bedeutung. Nun kam zur vereinfachten Lesbarkeit und Einordnung von Schriftstücken durch den Menschen auch die Herausforderung, Briefe und Dokumente für Maschinen, sprich Computer, lesbar zu machen. Dabei müssen bis heute auf branchenspezifische Besonderheiten Rücksicht genommen werden. Davon gibt es jede Menge. Der deutsche Wirtschaftsverband verzeichnet in seinem Register 497 Branchen, wobei es andere Quellen gibt, die von bis zu 1000 Branchen ausgehen.

PaperOffice – Branchenanpassung inklusive

Der weitaus größte Teil der Branchen findet sich in den KMUs, den Klein- und Mittelbetrieben Deutschlands. Diese machen mit einem Anteil von über 95 % zugleich das wirtschaftliche Rückgrat der Bundesrepublik aus. Sie sind bezüglich der Digitalisierung aber auch in gewisser Weise die Sorgenkinder der Nation. Während in Großbetrieben mit mehr als 250 Mitarbeitern der Digitalisierungsgrad sehr hoch ist, scheuen die Führungskräfte in den KMUs den administrativen Umstieg. 

Die zwei am häufigsten angegebenen Gründe hierfür sind die hohen Implementierungskosten der benötigten Software und der damit verbundene Zeitaufwand. Das basiert wiederum auf dem Umstand, dass die ersten Verwaltungsprogramme für Großbetriebe geschrieben wurden und dementsprechend eine Komplexität besitzen, die bezahlt werden soll.

Es geht aber auch wesentlich kostengünstiger und dies bei höherer Effizienz und geringerem zeitlichen Aufwand. Der Beweis dafür ist die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice, die im münsterländischen Harsewinkel im Jahr 2002 erstmals das Licht der Welt erblickte. Schon damals bestanden für KMUs dieselben Probleme wie heute. Die meisten DMS waren und sind zu groß, zu komplex und zu teuer. PaperOffice DMS tritt dem mit intuitiver, leicht erlernbarer Bedienbarkeit und damit geringerem Zeitaufwand, geringen Kosten und einer hohen Anpassungsfähigkeit an die jeweilige Branche entgegen.

Die PaperOffice KI macht das Leben leichter

PaperOffice lässt sich mühelos auf allen Windows-Rechnern installieren und PaperOffice wartet auch gleich mit zukunftsweisender Technologie auf. Das Programm beinhaltet PIA:

PaperOffice

Intelligente

Ablage

PIA besteht aus lernfähigen Algorithmen, sie ist eine KI, eine künstliche Intelligenz. Sie kann einmal erkannte Merkmale eines Dokuments, von Schrift über Bild bis zum Barcode, auf weiteren Schriftstücken erkennen und diese so automatisch richtig zuordnen. Sie kann aber auch aus den Schriftstücken beziehungsweise aus Vorgaben Ablagemasken oder Formulare erstellen, die den Grundsätzen der GoBD entsprechen.

Zugleich räumt PaperOffice im Netzwerk oder im Einzelplatzrechner auf, indem Dubletten gesucht werden. Doppelt oder mehrfach abgelegte Schriftstücke sind oft ein Problem und dies Branchenübergreifend. PaperOffice macht daraus ein Dokument, das eine einsehbare Historie besitzt. Vereinfachte Exportfunktionen, ein effizientes Workflowmanagement, eine blitzschnelle Suchmaschine, ein hierarchisch angeordnetes Passwortmanagement, eine präzise OCR-Texterkennung und eine unknackbare Verschlüsselung sind weitere Elemente von PaperOffice, der Dokumentenverwaltungssoftware, die in jeder Branche zu Hause ist.

Mit PaperOffice muss der Einstieg in die digitalisierte Administration also weder teuer noch zeitraubend sein. Über 900.000 Nutzer weltweit treten dafür täglich den Beweis an.

PaperOffice macht es einfach jeder Branche recht.


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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

Branchenlösung inklusive

Wenn auch eine Vielzahl an Normen dafür sorgt, dass in der Wirtschaft, aber auch im privaten Leben alles sehr viel einfacher geht, so gibt es nach wie vor Unterschiede. Jede Branche besitzt so ihre Eigenheiten, die sich in der Dokumentation und im Schriftverkehr bemerkbar macht. Das summiert sich, denn allein in Deutschland sind 497 Branchen verzeichnet.

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Branchentypische Merkmale zeigen sich zum Beispiel im Schriftverkehr, wobei dies bis zur digitalen Revolution eine eher untergeordnete Rolle spielte, denn die branchenübergreifende Norm der Rechtschreibung erlaubte es, dass jedes Schriftstück, gleich welcher Branche es entstammte, lesbar war. Doch mit der Einführung des Computers und dem Internet veränderte sich die dokumentarische Landschaft gewaltig.

Immer mehr neue Formate zur Datenerfassung, zur Datenerstellung und zur Datenübermittlung kamen auf den Markt. Tatsächlich waren es gerade in den Anfangsjahren mitunter chaotische Verhältnisse, bis sich bestimmte Formate durchsetzten, die zum Standard wurden. Doch das war nicht das einzige Problem. Die Digitalisierung erfasste immer mehr Bereiche und die Finanzverwaltungen der Länder und des Bundes sahen sich vor die Aufgabe gestellt, den Firmen Möglichkeiten zu geben, die Kommunikation auf digitale Ebenen umzustellen. Das Elster-Formular war und ist eine der Möglichkeiten. Im Gegenzug wurden die Unternehmen verpflichtet, digitale Daten so zu speichern, dass den Ämtern der Datenzugriff und die Prüfbarkeit möglich ist. Es ging also darum, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in eine digitale Form zu packen.

GDPdU und ihr Nachfolger GoBD

Bereits im Jahr 2001 wurden die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ als Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums erlassen. Am 1. Januar 2015 trat die Nachfolgeregelung GoBD in Kraft, die damit die GDPdU ablöste. Obwohl die GoBD als Abkürzung nur vier Buchstaben umfasst, ist sie ausgeschrieben ein wahres Satzmonster: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Hinter dem Satzmonster steht ebenso eine fast schon monströse Arbeit, vor allem für die Datenadministration in den Unternehmen, doch zum Glück gibt es PaperOffice, die Dokumentenmanagementsoftware, die unter anderem auch GoBD kann.

PaperOffice – für jede Branche passend


Mit 33 Seiten und insgesamt 47 darin aufgelisteten Grundsätzen ist die GoBD keineswegs eine leichte Bettlektüre. Die DMS PaperOffice wiederum ist so gestaltet, dass sie bei der Archivierung von Dokumenten diese Grundsätze beachtet und einhält. Dass aber ist nur ein Punkt, in dem die PaperOffice Dokumentenverwaltung glänzt.
Alle Möglichkeiten, die PaperOffice bietet, an dieser Stelle aufzuzählen, würde den Rahmen sprengen. Darum hier nun nur einige wichtige Funktionen:

PaperOffice baut auf Microsoft Windows Betriebssystemen auf und ist somit auf 89 % aller Rechner weltweit installierbar. Alle relevanten Dokumente werden nach der Installation in PaperOffice archiviert und verwaltet. Dabei erkennt PaperOffice Dubletten, wie sie zum Beispiel in Netzwerken oft vorkommen. PaperOffice bereinigt die Datenspeicher und erstellt von diesem Zeitpunkt an eine Dokumenten-Historie. Jede Änderung wird vermerkt und kann jederzeit nachverfolgt werden. Selbst wenn innerhalb eines Projektes, das über den PaperOffice-Workflowmanager gesteuert wird, mehrere Mitarbeiter zeitgleich an einem Dokument arbeiten, speichert PaperOffice die vorgenommenen Änderungen in Reihenfolge ab. Mit PIA, der eingebauten KI, lassen sich Dokumentenvorlagen und Ablagemasken nach den Grundsätzen der GoBD erstellen. PaperOffice zu nutzen, bedeutet auch ein großes Stück mehr Sicherheit vor unerlaubten Zu- und Angriffen auf die Daten des jeweiligen Unternehmens. Durch eine 1024bit-AES-Verschlüsselung haben weder Trojaner noch etwa Ransomware eine Chance.

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https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/328517/dokumentenmanagement-paperoffice-branchenanpassung-inklusive.html

Digitales Büro leicht gemacht

Das Ziel übererfüllt

Schon in den ersten Hochkulturen der Menschheitsgeschichte, die über eine Schriftsprache verfügten, gab es Dokumentenarchive. So etwa bei den Sumerern, ein Volk, das im Zweistromland zwischen dem heutige Bagdad und dem persischen Golf siedelte. Sie hatten sich schon vor 5000 Jahren von einer Agrar-Gesellschaft zu einer Handel treibenden Gemeinschaft entwickelt. Archäologen fanden bei Ausgrabungen zahlreiche Tontafeln mit Keilschriften, die nicht etwa schöne Gedichte ferner Zeiten enthielten, sondern ganz nüchtern Rechnungen, Frachtaufstellungen oder Geschäftskorrespondenz.

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Dazu besaß jedes sumerische Handelshaus, aber auch die damaligen Behörden Dokumentenarchive, in denen die Tontafeln gelagert wurden. Es gab sogar Aufbewahrungsfristen. Nach deren Ablauf wurden die Tontafeln im Hausbau verwendet. Übrigens war die verwendete Keilschrift keineswegs ein steinzeitliches Format. Während heute unzählige Formate zur Verfügung stehen oder besser für Verwirrung sorgen, wurde die Keilschrift einheitlich 2000 Jahre lang genutzt. Ob in weiteren 2000 Jahren die Archäologen der Zukunft über uns schriftliches ausgraben können, ist mehr als fraglich und sollte es ein Datenträger schaffen, bis dahin mit intakten Daten zu überleben, wird wohl kein passendes Lesegerät zur Verfügung stehen.

Doch das eine ist lange zurückliegende Vergangenheit, das andere Zukunftsmusik. Im hier und heute gibt es nach wie vor Dokumentenarchive. Bis etwa zum Anfang des 21. Jahrhundert überwiegend in Papierform und jetzt immer mehr digitalisiert. Auch wenn uns das Computerzeitalter eben das Problem mit der Formatvielfalt lieferte, es lieferte uns auch Lösungen, um aus einem digitalen Archiv eine Anwendung zu kreieren, die weit mehr kann, als Ordner in Schränken verstauben zu lassen.

DMS – Dokumentenmanagementsoftware

Auch im PC, in digitalisierter Form, können Dokumente recht nutzlos sein und nur darauf warten, das die Frist, bis sie wirklich nicht mehr benötigt werden, abgelaufen ist und sie gelöscht werden. Sie können aber auch über eine DMS wie PaperOffice dem digitalen Archiv zugeordnet werden und dann ist es vorbei mit der Nutzlosigkeit.

PaperOffice macht aus Dokumenten, aber auch aus jedem anderen Content Informationsquellen. Zunächst werden analoge wie ebenso digitale Inhalte über eine OCR-Volltextkennung eingelesen und bestimmte Stichworte des jeweiligen Textes in ein Schlagwortverzeichnis aufgenommen. Damit dies auch automatisch funktioniert und nicht bei jedem Dokument ein Mitarbeiter prüfen muss, wo und wie die Archivierung stattzufinden hat, gibt es die Paperoffice Intelligente Ablage, kurz PIA genannt. PIA ist eine echte KI, deren Algorithmen in der Lage sind, immer wieder vorkommende Strukturen eines Dokuments zu erkennen und so dem richtigen Platz im Archiv zuzuordnen. PIA erkennt Namen, Adressen, Telefonnummern, aber auch Logos oder Barcodes. Das bedeutet, das etwa bei der Digitalisierung analoger Archive, die noch zu Tausenden in Firmenkellern schlummern, weit weniger manpower benötigt wird, denn PIA ist ja da. Was PIA wirklich drauf hat, zeigt das Video:

Der Funktionsumfang von PaperOffice übersteigt das, was von einer DMS eigentlich erwartet wird. PaperOffice generiert aus bestehenden Unterlagen Formulare und Vordrucke und erleichtert über das Workflowmanagement die interne wie externe Projektarbeit. Daniel Schönland, CEO und Gründer von PaperOffice, hat in nun über 17-jähriger Entwicklungsarbeit zusammen mit seinem 45-köpfigen Team eine Dokumentenverwaltung geschaffen, die mit dem Kürzel DMS im Grunde ihr Licht unter den Scheffel stellt. Es ist weit eher ein Enterprise Content Management System (ECMS).

Eine höherwertige Software, die zugleich von der Fachpresse regelmäßig zum Preis-Leistungs-Sieger erklärt wird. 

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https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/328049/papierloses-buero-paperoffice.html

PaperOffice ECM – mehr als nur ein DMS

Analoge Archive und das menschliche Gedächtnis sind mit den heutigen Methoden der Informationsaufbereitung nicht einmal mehr annähernd zu vergleichen, obwohl die Pfade der Erkenntnis im Grunde dieselben geblieben sind.

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Die Verarbeitung und Aufbereitung von Informationen ist ein ganz besonderes Feld, nicht nur in der Wirtschaft. Die Inhalte von Dokumenten, sonstigen Schriftstücken, aber auch von Bild-, Video- und Tondateien sind auf den ersten Blick einfach nur Daten, deren Sinn und Zweck vordergründig klar zu erkennen ist. Tatsächlich lassen Daten jedoch Rückschlüsse zu und sie lassen sich kombinieren. Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto besser. Noch besser ist es, wenn sich diese Daten schnell und logisch richtig archivieren lassen. Dann ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten. Bis zum Beginn des digitalen Zeitalters war es vor allem die menschliche Kombinationsgabe, die aus Informationen oder Daten Beziehungen herstellte, die auf den ersten Blick nicht zu erkennen sind.

Mit der modernen, rechnergestützten Datenverarbeitung steigern sich die Verknüpfungspunkte praktisch ins Unendliche. Analoge Archive und das menschliche Gedächtnis sind mit den heutigen Methoden der Informationsaufbereitung nicht einmal mehr annähernd zu vergleichen, obwohl die Pfade der Erkenntnis im Grunde dieselben geblieben sind. Ein Punkt führt zum nächsten, mit dem Computer jedoch fast in Lichtgeschwindigkeit und der Rechner vergisst nie. Algorithmen machen den PC zudem lernfähig, er wird zur künstlichen Intelligenz und kombiniert selbständig Daten zueinander oder miteinander. Für die Archivierung von Firmendaten steht hierbei der Begriff Dokumentenmanagementsystem (DMS), wobei diese Begrifflichkeit, die um das Jahr 1995 kreiert wurde, einen Rahmen setzt, der längst gesprengt wurde.

Das Jahr 2002 – point of no return

Zwei Jahre nach der Jahrtausendwende fand eine weitere, eher unbemerkt gebliebene Wende statt. In diesem Jahr überstieg die Menge an digital gespeicherten Informationen erstmals die der analogen Speicherformen. Es dauerte auch nicht lange, dann steigerte sich die digitale Speicherflut in dem Ausmaß, das heute täglich die gleiche Informationsmenge digital abgespeichert wird, wie sie in analoger Form weltweit insgesamt vorliegt.

Das Jahr 2002 war aber auch das Jahr, in dem PaperOffice zum ersten Mal das Licht der Welt erblickte. Eine Dokumentenmanagementsoftware, basierend auf einer Microsoft Access Datenbank, geschrieben von Daniel Schönland im eher beschaulichen Harsewinkel. Siebzehn Jahre später ist PaperOffice ein Produkt, das weltweit in über 900.000 Firmen für die Speicherung und Verarbeitung von Informationen eingesetzt wird. Dabei ist aus der DMS ein ECMS geworden, ein Enterprise Content Management System.

Der nicht so kleine Unterschied

Eine Dokumentenverwaltungssoftware besitzt drei Schwerpunkte. Einmal die Erfassung und Umwandlung analoger in digitale Daten, vereinfacht als scannen bezeichnet, wobei dies auch andere Formen des Dateneinlesens sein können, etwa mittels einer digitalen Fotoaufnahme.

Der zweite Schwerpunkt besitzt die Bezeichnung COLD oder Computer Output on Laserdisk, ein inzwischen veralteter, aber noch gebräuchlicher Begriff, wobei es um die Abspeicherung der Daten in ein Archivsystem geht. Der dritte wichtige Punkt betrifft das Workflow Management. 

Das ECM oder ECMS ist nun nicht einfach die Erweiterung des DMS, sondern vielmehr ein übergeordnetes Programm, das ein Teilbereich des Informationsmanagements darstellt. Seine Funktionsvielfalt beinhaltet natürlich die Schwerpunkte des DMS, aber auch erweiterte Techniken, etwa die Erkennung von Mustern wie einem Barcode oder das ICR, die Intelligent Charakter Recognition. Ein Programm, das logische Zusammenhänge erkennt, Abgleiche mit dem Archiv durchführt und beispielsweise Formulare und Vordrucke erstellen kann. In PaperOffice hört das ICR auf den freundlichen Namen PIA, lateinisch für die Ehrsame. Eine KI, die ihrem Namen wortwörtlich Ehre macht.

Das und mehr macht eben aus der PaperOffice DMS die PaperOffice ECM. Einfach eine Klasse besser und dazu noch im besseren Preis-Leistungsverhältnis als ihre Mitbewerber.

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https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/327978/paperoffice-ecm-mehr-als-dms.html

PaperOffice – eher ECM als DMS?

Technisch gesehen begann die digitale Revolution um die Jahrtausendwende. Heute gehen IT-Wissenschaftler davon aus, dass im Jahr 2002 erstmals mehr Informationen digital als analog gespeichert wurden. Obwohl der Übergang von analogen Vorgängen zu digitalen Prozessen in der Masse schon etwa zu Anfang der 1980er-Jahre begann, ist die eigentliche Wegmarke da zu setzen, wo eine mehrheitliche Archivierung mittels eines bestimmten Systems erfolgt. Im Prinzip wurde die digitale Revolution im Jahr 2002 unumkehrbar und damit zur erfolgreichen Revolution.

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Zufällig war das Jahr 2002 auch das Jahr, indem der Grundstein für PaperOffice gelegt wurde. Daniel Schönland programmierte die erste Version seiner Dokumentenverwaltungssoftware, die heute, 17 Jahre und viel Entwicklungsarbeit später, rund um den Globus von über 900.000 Firmen eingesetzt wird. Dabei zeigt sich im Fall von PaperOffice, das die Bezeichnung DMS oder Dokumentenmanagementsystem eigentlich nicht mehr so richtig zutreffend ist. Im engeren Sinne befasst sich das DMS mit der Bündelung digitaler Dokumente sowie der Bereitstellung eines dynamischen Ablagesystems. Im erweiterten Sinn kommt die Bürokommunikation, das Scannen und einlesen analoger Unterlagen und das Workflow-Management hinzu, alles Vorgänge, die von PaperOffice über das übliche Maß hinaus erfüllt werden. Genau hier ist der Knackpunkt, denn PaperOffice hat die Grenzen bezüglich der Funktionalität eines DMS inzwischen überschritten.

Archiv-Hierachie

Dokumente sind wichtig, weshalb schon die sumerischen Händler des Zweistromlandes, zwischen Bagdad und dem persischen Golf gelegen, vor über 5000 Jahren erste Archive anlegten, in denen die Kommunikation, Abläufe und Verträge als schriftliche Unterlagen (Tontafeln) gespeichert wurden. Die Behandlung und Nutzung dieser Archive erfuhr eine beständige Erweiterung genauso wie ihre Bedeutung. Heute ist die Archivierung ein sehr komplexes und zugleich zentrales Element jeder Geschäftsführung. Dabei ist die reine Dokumentenverwaltung die Weiterführung und die Ablösung der Schriftgutverwaltung, in der es nur um analog verfasste Dokumente geht. 

In der modernen Administration stellt der Begriff Informationsmanagement das übergeordnete Element dar, unter dem sich eine Vielzahl verschiedener innerbetrieblicher Vorgänge versammeln. Ein Teilgebiet des Informationsmanagements ist das Enterprise Content Management (ECM), dem wiederum das DMS zugeordnet wird.

Was ist ECM?

Grundsätzlich nutzt das Enterprise Content Management eine einheitliche Plattform, um alle Informationen sowohl intern wie extern bereitzustellen. Dazu gehören das Knowledgemanagement, die Archivierung, die Dokumentenverwaltung sowie das Workflowmanagement. Ebenso bindet das ECM Server und damit sowohl Internet wie Intranet mit ein. Einer der wichtigsten Punkte in der Funktionalität des ECM ist die Vermeidung von Redundanzen, also der doppelten oder dreifachen Speicherung derselben Information. Das spart viel Zeit und Kosten. Ebenso bedeutend ist der Unterschied zwischen ECM und DSM in Bezug auf die Form der Inhalte. Im ECM handelt es sich um Content, also Inhalte, im DMS um Dokumente. Der Unterschied ist gewichtig, denn formell gesehen besitzen Dokumente einen normierten Standard, eine Eingrenzung, Content hingegen nicht. Sollen geschäftliche Vorgänge so gespeichert und aufbereitet werden, dass diese exakt nachvollziehbar sind, müssen wirklich alle dazugehörende Inhalte abgespeichert werden, also auch E-Mails, Notizzettel oder Gesprächsprotokolle.

Wird nun PaperOffice mit seinem Funktionsumfang betrachtet, von der mit einer KI ausgestatteten Dokumentenerkennung über seine Integrationsfähigkeit zu anderen Programmen, der Netzwerkfähigkeit und dem Workflowmanagement, bis zum extrem hohen Sicherheitsstandard, dann bleibt nichts anderes übrig, als PaperOffice als ECM einzustufen, das dem DMS übergeordnet ist. Im Verbund mit NAS von Synology ist so das Informationsmanagement perfekt.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.openpr.de/news/1055633/PaperOffice-eher-ECM-als-DMS.html

PaperOffice – einfach zu gut für DMS?

Hier tritt ein Schwergewicht mit einem sehr guten Kosten-Effizienz-Verhältnis gegen Mittelgewichtler an, die nicht selten überzogene Honorarforderungen mit sich bringen. 

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Dokumentenarchive gibt es seit einer Ewigkeit, zumindest nach menschlichen Maßstäben. Sumerische Kaufleute hielten schon vor über 5000 Jahren ihre Geschäftsvorfälle in Keilschrift auf Tontafeln fest und archivierten diese. In Bezug auf die Dauerhaftigkeit und das Format bis heute ungeschlagen. Die Keilschrift wurde 2000 Jahre lang verwendet. Da müssen die Produzenten moderner Datenträger noch kräftig an der Technologie arbeiten, um dies einholen zu können.

Dafür kann heute aber auch wirklich alles gespeichert werden, was die Komplexität des Speichervorgangs gewaltig erhöht, von der Datenmenge ganz abgesehen. Doch mit der Archivierung allein ist es ja nicht getan. Auch das reine Wissen darum, das alle Vorgänge nach Bedarf abgerufen werden können, ist längst nicht mehr ausreichend. Die Zusammenhänge erkennen und zu nutzen, das ist heute das Kapital der Archivierung, des Informationsmanagements. 

Dokumentenmanagement ist schlicht zu wenig

Der Unterschied zwischen Informationsmanagement und Dokumentenmanagement lässt sich schon anhand der Wörter Information und Dokument erklären. Ein Dokument besitzt einen formellen, einen genormten Rahmen. Das war in der vordigitalen Zeit zur Schriftgutverwaltung ein wichtiger Faktor, um die Ordnung aufrechtzuerhalten. Information hingegen ist alles. Ein wirklich gutes Archiv beinhaltet alles, denn nur so lassen sich bestimmte Vorgänge nachvollziehen und die Informationen, die neben der quasi offiziellen Dokumentation anfallen, bergen nicht selten wichtigere Inhalte als die Ordner mit den formellen Vorgängen. 

Als Daniel Schönland im Jahr 2002 sein erstes PaperOffice entwickelte, war dies eine ordentliche Dokumentenverwaltungssoftware, eine DMS. Innerhalb der nächsten 17 Jahre, bis zum heutigen Tag, kamen dann aber viele weitere Funktionen hinzu. Es darf deshalb durchaus die Frage gestellt werden, ob PaperOffice unter dem Begriff des Dokumentenmanagements einzuordnen ist oder vielmehr unter der Bezeichnung Enterprise Content Management (ECM). In Anbetracht dessen, was eine Dokumentenverwaltungssoftware können soll und was PaperOffice kann, darf die Software zweifellos im höher bewerteten ECM klassifiziert werden. 

ECM – Teilbereich des Informations-Management

Während sich eine DMS auf die Bündelung und Einordnung von Dokumenten sowie deren Archivierung als dynamisches Ablagesystem konzentriert, sowie die Aufgabe übernimmt, eingescannte Dokumente umzuwandeln und ebenfalls zu archivieren, ist der Aufgabenbereich des ECM wesentlich breiter gefächert. 

Zunächst umfassen die Hauptkomponenten des ECM folgende Aufgaben:

Erfassung
Verwaltung
Speicherung
Bewahrung
Ausgabe

Soweit bestehen zur DMS durchaus Übereinstimmungen, die Unterschiede werden jedoch in den Unterkomponenten des ECM deutlich:

Dokumentenmanagement
Kooperation mit unterstützenden Systemen
Intranet- und Internet-Management
Records Management
Workflow beziehungsweise Vorgangsbearbeitung

Schon ein kurzer Blick auf die Möglichkeiten, die PaperOffice seinen Anwendern bietet, zeigt, dass hier eigentlich kein DMS am Werk ist, sondern ein ausgereiftes ECM. Kein Wunder, das PaperOffice regelmäßig in den Fachzeitschriften Preis-Leistungs-Sieger in der Kategorie DMS ist. Hier tritt ein Schwergewicht mit einem sehr guten Kosten-Effizienz-Verhältnis gegen Mittelgewichtler an, die nicht selten überzogene Honorarforderungen mit sich bringen.

Informations-Management nach Bedarf

PaperOffice überzeugt in jeder Hinsicht, ob nun in der Erfassung analoger oder elektrischer Informationen, in der maschinell erzeugten Information, etwa durch Erfassung von EDI- oder XML-Dokumenten genauso wie in der Abspeicherung praktisch jeden digitalen Formates, auch Bild, Video und Ton. 

Die Erkennung von Bar- oder QR-Codes, die Formularverarbeitung und Vordruckverarbeitung wie auch die Bearbeitung von E-Forms erfolgt bei PaperOffice über PIA, eine KI, die durch Abgleich mit bereits gespeicherten Informationen die richtige Zuordnung der eingehenden Dokumente veranlasst und aus diesen nach Wunsch neue Inhalte erstellt. Die Möglichkeiten von PaperOffice sind damit noch lange nicht erschöpft. 

Fazit: PaperOffice ist astreines Enterprise Content Management.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

http://www.live-pr.com/paperoffice-einfach-zu-gut-f-r-r1050725493.htm

Daniel Schönland, PaperOffice und PIA

Daniel Schönland stellte sich zusammen mit seinem Team die Frage, wie ein bestimmter Vorgang innerhalb von PaperOffice automatisiert werden kann?

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Als vor nun rund 40 Jahren die ersten PC die Büros eroberten, waren sich zumindest die Fachleute darüber klar, dass dies erst der Anfang ist. Jedoch hätten sich vermutlich selbst die größten Optimisten nicht träumen lassen, welch rasante Entwicklung die IT von da an nehmen würde. 

Der Computer hat sich von der „Schreibmaschine“, auf der auch Ping-Pong gespielt werden konnte, zum absoluten Allrounder gemausert und heute wird darüber nachgedacht, wann die künstliche Intelligenz (KI) der menschlichen Intelligenz (MI) überlegen sein wird. Zu diesem Thema gibt es sowohl erfreuliche wie eher pessimistische Aussagen. Für Unternehmen und deren Kunden ist es zweifellos erfreulich, das die KI schon heute ihren Einsatz findet und mithilft, verschiedene Tätigkeiten selbständig auszuführen. So auch in der PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware. Daniel Schönland, Gründer und CEO von PaperOffice DMS, sah vor allem in der manuell vorzunehmenden Verschlagwortung aus eingescannten Texten einen Aufgabenbereich, der wie geschaffen für eine KI ist. Da nun der künstlichen Intelligenz ein weiblicher Artikel vorangestellt ist, liegt es nahe, der KI in PaperOffice DMS auch einen Frauennamen zu geben, der PIA lautet und so ausgeschrieben wird:

PaperOffice
Intelligente
Ablage

Eigentlich bedeutet Pia in der Übersetzung aus dem Lateinischen die Fromme und die Pflichtgetreue. Für die erste Eigenschaft kann keine Gewährleistung übernommen werden, für die zweite jedoch schon. Pflichttreue ist PIA von ihrem Schöpfer Daniel Schönland quasi in die Wiege gelegt worden. 

Was macht PIA in PaperOffice?

Daniel Schönland stellte sich zusammen mit seinem Team die Frage, wie ein bestimmter Vorgang innerhalb von PaperOffice automatisiert werden kann? In der Regel werden Dokumente, Unterlagen, Briefe, Notizen und was sonst noch an schriftlichen oder bildlichen Inhalten anfällt, in den Ordner verbracht, dem sie inhaltlich zugeordnet sind. Also beispielsweise Briefe von oder zur Firma XY in den Ordner XY. Das erfordert normalerweise Humanpower. Eingescannte Briefe oder andere Dokumente müssen gelesen und zugeordnet werden. Das ist bei neu zugegangener Post auch vernünftig, nur werden viele dieser Dokumente in der Realität mehrmals gelesen. Einmal um zu wissen, um was es geht und dann wieder, um sie in der Ablage richtig einzuordnen. Genau hier hakt PIA ein. Sobald PIA bestimmte Merkmale aus den Inhalten einmal erfasst hat, kann sie automatisch jedes weitere eingescannte Dokument erkennen und richtig zuordnen. 

Es ist leicht vorstellbar, welche Arbeitserleichterung PIA etwa bei der digitalen Umwandlung analoger Archive leisten kann. Doch für eine KI ist das noch zu wenig, dachte sich zumindest Daniel Schönland und beauftragte sein Team, PIA zu weiteren Aufgaben zu befähigen. Da PIA bereits in der Lage ist, Logos, Schlagworte und auch Bar- und QR-Codes in einer Unterlage zu erfassen und abzuspeichern, kann sie auf umgekehrtem Weg diese Inhalte nutzen, um ausgehende Dokumente mit den Pflichtfeldern zu füllen, die so anfallen, etwa mit der Adresse und bei Bedarf auch mit ganzen Textkörpern, die wiederum bei PIA hinterlegt sind. Dabei erlaubt die einfach zu bedienende Oberfläche von PaperOffice natürlich ebenso, den Speicher von PIA dazu zu nutzen, um ein individuelles Dokument zu erstellen. 

PIA liest, archiviert ganze Dokumente wie ebenso einzelne Bestandteile daraus, stellt über die Live-Stichwortsuche die archivierten Seiten blitzschnell zur Verfügung und erstellt bei Bedarf daraus Antwortschreiben oder andere Dokumente. Eine KI innerhalb von

PaperOffice, mit deren Pflichttreue sowohl Daniel Schönland als auch die Kunden von PaperOffice durchaus zufrieden sein können.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/327784/daniel-schoenland-paperoffice-und-pia.html

PaperOffice mit PIA-KI

Dokumenten- Ablage in Perfektion

Der Begriff „Ablage“ besitzt in den etwa 3,5 Millionen Unternehmen, die es aktuell in Deutschland gibt, einen sehr unterschiedlichen Stellenwert. Manchmal besteht die Ablage aus ein paar Schubladen, in die alles gestopft wird, was so an Brief- und Dokumentenverkehr anfällt. In anderen Unternehmen ist die gute alte Hängeregistratur nach wie vor im Einsatz, mitunter noch in demselben Schrank, der vor 50 Jahren dafür angeschafft wurde. Wieder andere sind zumindest teilweise im digitalen Zeitalter angekommen und kämpfen an zwei Fronten, der analogen und der digitalen Ablage.

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Eine Gruppe der KMUs, der kleinen und mittleren Unternehmen in der Bundesrepublik, die über 99 % aller Firmen in der Bundesrepublik ausmachen, hat sich jedoch dafür entschieden, nur noch den digitalen Weg zu beschreiten.

Das ist fraglos der einzige zukunftsweisende Weg und wer hierbei möglichst frühzeitig auf die richtigen Werkzeuge setzt, hat schlicht die Nase vorn. Doch welches digitale Werkzeug ist denn am besten geeignet, die Ablage eines Unternehmens so zu organisieren, das der Betrieb davon in möglichst hohem Maße profitiert?

PaperOffice DMS ist die Antwort darauf

Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice glänzt vor allem damit, nicht als ein mit Modulen überladenes Programm zu erscheinen, für dessen Bedienung die jeweiligen Mitarbeiter mehrmals auf tagelange Kurse geschickt werden müssen oder zu dessen Installation und Inbetriebnahme über Wochen hinweg teure Berater die Büroräume mit Beschlag belegen.

Das Tolle an PaperOffice DMS ist nicht nur die intuitive Bedienbarkeit, PaperOffice ist zudem mit einer KI, einer künstlichen Intelligenz ausgestattet. Diese KI hört auf den hübschen Namen PIA, wobei diese drei Großbuchstaben die Anfangsbuchstaben folgenden Begriffs sind:

·         PaperOffice

·         Intelligente

·         Ablage

Wie der menschliche Geist sich dadurch auszeichnet, das er beständig lernt und dazu noch das erlernte mit den bisherigen Erfahrungen logisch verknüpft, so lernt auch PIA ständig hinzu und macht aus der betrieblichen Ablage einen intelligenten Datenspeicher, der durch seinen hohen Automatisierungsgrad viel Zeit und damit viel Geld spart.

  • automatisch erkennen
  • automatisch indexieren
  • automatisch auslesen
  • automatisch richtig ablegen
  • automatisch Dokumente erstellen

Nach der Installation von PaperOffice DMS macht sich PIA augenblicklich daran, alle bereits digital abgespeicherten Dokumente sowie frisch eingescannte Unterlagen zu erkennen und zu indexieren. Über die immer wiederkehrenden Merkmale wie das Logo, bestimmte Schlagwörter und auch Bar- und QR-Codes erfasst PIA die Dokumente und ordnet sie entsprechend ein.

Doch nicht nur das, PIA lernt, welche Dokumente in der digitalen Registratur innerhalb eines Ordners hingehören. So wird zuerst das Unternehmen mit seinem Namen und Logo erfasst und ein entsprechender Ordner angelegt. Im Weiteren erfolgen Unterteilungen nach der Art des Dokuments. Angebote, Rechnungen oder allgemeiner Schriftverkehr sind Beispiele, wie PIA Unterordner anlegt.

Letztlich ist PIA auch bei der Beantwortung von eingehenden Schreiben behilflich, indem sie die Antwortschreiben zum Beispiel mit der Empfängeradresse, der Kunden- oder Geschäftsnummer sowie dem Datum ausfüllt. Es können auch ganze Textkörper oder Textcontainer eingesetzt werden, etwa bei inhaltlich immer gleich bleibenden Schreiben.

Auch diese Antwortschreiben können dem angelegten Firmenordner beigefügt werden. So ist alles am Platz und bei Bedarf findet die blitzschnelle Live-Stichwortsuche von PaperOffice jedes gewünschte Schriftstück anhand einfacher Angaben.

Anwender von PaperOffice DMS brauchen kein elefantöses Gedächtnis und müssen sich auch nicht darum kümmern, dass die Normen des Schriftverkehrs eingehalten werden. Dafür ist jetzt PIA da.

Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/327530/paperoffice-dokumentenmanagement-mit-pia-ki.html

PIA in PaperOffice DMS – die KI ist OK

Wer Ordnung liebt, ist nur zu faul zum Suchen. Die alte Weisheit, die vermutlich von einer Person stammt, die mit Ordnungsliebe nicht viel am Hut hat, trifft durchaus auch auf so manche betriebliche Ablage zu, wobei der oder die jeweils zuständigen Mitarbeiter vielleicht noch einwerfen, das ein Genie schließlich das Chaos beherrscht.

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Tatsächlich kosten ungeordnete oder auch nur unlogisch angelegte Ablagen, ob nun analog oder digital, jedes Unternehmen viel Geld. Dabei zeigen sich gerade in der Dokumentenablage erstaunliche Parallelen zwischen dem realen Aktenschrank und dem Datenspeicher im Rechner. Jeder besitzt sein ganz persönliches „System“ und jeder verwaltet für sich selbst seinen „Datenschatz“ und wehrt sich mit Zähnen und Klauen, etwas davon anderen Mitarbeitern preiszugeben. Welche Verlustzahlen hierbei zusammen kommen, lassen sich nur erahnen. Angenommen, in nur 1 % der 3,5 Millionen Unternehmen in Deutschland gehen pro Tag 30 Minuten an Arbeitszeit durch unnötiges Suchen von Dokumenten drauf, wobei dies eine sehr tief angelegte Schätzung ist, und es werden nur 10 Euro dafür veranschlagt, so sind dies schon 350.000 Euro. Verlorenes Geld, weil die Ablage nicht funktioniert.

Mit PIA von PaperOffice dem Chaos ein Ende setzen

Das PaperOffice Dokumentenmanagementsystem (DMS) macht Schluss mit dem Durcheinander in den Ablagen von kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs). Der erste Schritt hierzu ist die Digitalisierung aller analogen Dokumente über verschiedene Schnittstellen. Das einlesen muss bei PaperOffice nicht zwangsweise über einen Scanner erfolgen, allerdings ergeben Auflösungen von mindestens 300 dpi die bestmögliche Performance.

Schon im zweiten Schritt kommt PIA in den Einsatz, wobei PIA für PaperOffice Intelligente Ablage steht. Die KI, die sich aus mehreren Algorithmen zusammensetzt, wertet jedes Dokument nach bestimmten Kriterien aus. Einmal die bildlichen Inhalte, zum Beispiel das Firmenlogo oder die Fußzeile. Dann nach bestimmten Schlagwörtern wie der E-Mail-Adresse oder Steueridentifikationsnummer und zuletzt, sofern vorhanden, nach maschinenlesbaren Codes, etwa einem Bar- oder QR-Code.

Alle eingelesenen und ausgewerteten Dokumente werden bei übereinstimmenden Merkmalen in einem digitalen Ordner zusammengefasst. Doch PIA gibt sich damit nicht zufrieden, denn die inhaltliche Struktur eines Dokuments ist ein weiterer Aspekt bei der geordneten Ablage. Rechnungen, Frachtscheine oder Angebote sind solche differente Schreiben, die einer jeweils eigenen Zuordnung bedürfen. Auch wenn PaperOffice über eine hervorragende Live-Stichwortsuche verfügt, die es ermöglicht, auch in sehr großen Datenvolumen blitzschnell eine Unterlage zu finden, so ist die Zuordnung im Datenspeicher in über- und untergeordnete Ablagen für verschiedene Vorgänge wichtig, in denen zum Beispiel auf einmal ganze Datensätze eines Buchhaltungsbereichs benötigt werden.

PIA speichert und schreibt

Das PIA, die KI in PaperOffice, selber schreibt, ist nicht ganz richtig. Doch mit PIA können vorausgefüllte Dokumentenvorlagen automatisiert erstellt werden. Zusätzliche Textcontainer erlauben es, ein Schreiben mit Inhalten auszufüllen, bei hohem Aufkommen im Schriftverkehr ein unerlässliches Tool.

PIAs Künste lassen sich in fünf Aussagen zusammenfassen, die alle mit „automatisch“ beginnen und damit klarmachen, das hier in jeder Hinsicht Zeit und Kosten gespart werden:

  • automatisch erkennen
  • automatisch indexieren
  • automatisch auslesen
  • automatisch richtig ablegen
  • automatisch Dokumente erstellen

Die eingangs erwähnte Chaostheorie, die beherrschbar erscheint, wird mit PaperOffice DMS und PIA ad absurdum geführt. Vielmehr gilt hier:

Ordnung ist mehr als nur das halbe Leben, PaperOffice ist Ordnung in der Ablage.

https://nohardcopy.wordpress.com/2019/07/03/pia-in-paperoffice-dms-die-ki-ist-ok/

PaperOffice Workflow

An einem Strang ziehen. Die PaperOffice Dokumentenverwaltung mit integriertem Workflow Management verhilft mit den richtigen Tools zum Erfolg

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Wussten Sie, dass Tauziehen von 1900 bis 1920 eine olympische Disziplin war? Jeweils 8 Sportler auf jeder Seite zogen dabei am Seil um die Wette. Kaum ein anderer Sport verdeutlicht so intensiv das Wort Teamplayer. Während in anderen Mannschaftssportarten die Leistungsanforderung an die einzelnen Mitspieler mal größer und mal kleiner ist, erfordert das Tauziehen über den gesamten Wettkampf in jeder Sekunde den vollen Körpereinsatz.

In der modernen Arbeitswelt ist weniger die körperliche Kraft gefragt, wohl aber der volle Einsatz aller zur Verfügung stehenden geistigen Mittel. Der PaperOffice Workflow ist hierbei sinnbildlich die Ausrüstung der Mannschaft und das Seil oder das Tau ist das Projekt, an dem das Team arbeitet und das es versucht, auf seine Seite zu ziehen. Die PaperOffice Dokumentenverwaltung mit integriertem Workflow Management verhilft mit den richtigen Tools zum Erfolg.

PaperOffice Workflow – einer für alle

Vermutlich würde der Mensch noch heute trotz seines geistigen Potenzials als Nomade durch die Steppen dieser Welt ziehen, wenn sich nicht Gruppen gebildet hätten, in denen jeder einzelne seine besonderen Fähigkeiten einbrachte. Selbst geistige Riesen wie etwa Albert Einstein oder Isaak Newton wären als Einzelgänger auf verlorenem Posten gewesen. Ihre Leistungen waren und sind fraglos Glanzlichter in der menschlichen Entwicklung, aber ohne die Gruppe praktisch völlig wertlos.

PaperOffice DMS sorgt dafür, dass die Glanzlichter von Mitgliedern einer Projektgruppe den Stellenwert erhalten, den sie verdienen. Einfach indem PaperOffice ein Workflow Management zur Verfügung stellt, das unkompliziert zu nutzen ist. Zugleich bietet der Workflow innerhalb von PaperOffice größtmögliche Sicherheit, denn natürlich bleibt dieser Bestandteil des Dokumentenmanagements, das wiederum in der Dokumentenverschlüsselung wie auch der Datensicherheit ein Niveau besitzt, das sonst nur beim Militär oder Geheimdiensten seine Anwendung findet. Das bleibt auch dann gültig, wenn sich das Projektteam auf die ganze Welt verteilt.

PaperOffice – KMUs und Multis lieben es

Mit dem PaperOffice Workflow lassen sich nach Bedarf Dokumente hierarchisch speichern, lesen und bearbeiten. Dabei können die digitalen Inhalte sowohl allen Teilnehmern zugänglich sein oder es findet zusätzlich eine Projektarbeit statt, in der nur bestimmte Mitarbeiter an besonders hierfür bereitgestellten Unterlagen arbeiten.

Dabei bietet PaperOffice DMS mit der Versionshistorie die Garantie, dass die ursprünglichen Dokumente erhalten bleiben, beziehungsweise jeder Bearbeitungsschritt zurückverfolgt werden kann. Bei jeder Änderung am Dokument wird eine neue Version angelegt. Gerade bei der Projektarbeit ein unverzichtbares Werkzeug, denn nicht selten gehen über längere Zeiträume hinweg oft Informationen aus den Anfängen des Projekts verloren.

Mit der Möglichkeit, digitale Notizen an Dokumente anzuhängen und diese farblich zu markieren, erhöht sich die Aufmerksamkeit der weiteren Teammitglieder und letztlich kann bei jeder Änderung automatisch eine Nachricht verschickt werden, so das alle immer auf dem neuesten Stand sind.

PaperOffice DMS macht das Arbeiten leichter

Das ausgeklügelte Workflow Management und der hohe Sicherheitsstandard sind aber nur zwei Punkte in der PaperOffice Dokumentenverwaltungssoftware, die Freiberufler, Klein- und Mittelstandbetriebe, aber auch globale Multis veranlasst, diese DMS einzusetzen. Große Pluspunkte sind zum Beispiel die OCR-Volltexterkennung mit einer unglaublich vielseitigen Schnittstellenintegration, von der Handycamera bis zum Trommelscanner, oder die ressourcensparende Schwarmverarbeitung, die enorm schnelle Live-Stichwortsuche und nicht zu vergessen die Möglichkeit der Nutzung eines NAS-Servers, der die Unsicherheiten der Cloud aus dem Weg räumt.

Mit PaperOffice zieht jedes Team das Tau auf seine Seite.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/327422/paperoffice-workflow-an-einem-strang-ziehen.html