PaperOffice DMS – Datensicherheit gegen Behörden-Chaos

In den Industrieländern werden Wege gesucht, die ausufernde Cyberkriminalität in den Griff zu bekommen. Doch nicht wenige Experten sehen in diesem Bereich inzwischen Entwicklungen, die weit über das Ziel hinausschießen. So auch die Fachleute von PaperOffice DMS, einer der führenden Softwareschmieden im Segment der Dokumentenmanagementverwaltung. Vor allem die Gesetzeslage in Bezug auf die Datenspeicherung in der bei Firmen beliebten Cloud ist in ihren Augen eher konfus als geordnet.

Wie viele Mengen an Daten Firmen und Privatpersonen in Clouds von Drittanbietern speichern, ist nicht genau bekannt, sie bewegt sich aber in der Größenordnung von ungefähr 25 Zettabyte, das ist eine 25 mit 21 Nullen. Würde diese Datenmenge auf DVDs gespeichert, ergäbe sich ein Stapel, der rund dreimal zum Mond und zurück reichen würde. Dabei liegt die jährliche Steigerungsrate bei 30 %. Bis zum Jahr 2025 werden es 175 Zettabytes sein, wobei es zu etwa 80 % Firmendaten sind, die dann in den Clouds gespeichert werden.

Der Staat will mitlesen, aber auch schützen

Ermittlungsbehörden sehen, genau wie Firmen und Privatpersonen, den praktischen Nutzen der Cloud, den bequemen weltweiten Zugriff auf Daten, die alle einem Ort versammelt sind. Allerdings sind die Beweggründe genau gegensätzlich. Firmen möchten ihre Daten sicher abgespeichert wissen und diese gleichzeitig bestmöglich verwalten können. Behörden möchten gerne wissen, welche Inhalte abgespeichert sind und ob diese eventuell mit Straftaten in Verbindung stehen. Die Behörde, die hier den Part des Jägers übernimmt, hat jedoch das Problem, das sie aufgrund der gigantischen Datenmengen nicht gezielt vorgehen kann. Zudem erfordert eigentlich jede Einsichtnahme zuvor einen rechtstaatlichen Akt, etwa einen richterlichen Durchsuchungsbeschluss. Noch komplizierter wird es bei der länderübergreifenden Verfolgung von Straftaten. Die USA, das Land, in dem die neun größten Cloudanbieter der Welt ansässig sind, hat hier mit dem Patriot Act schon im Jahr 2001 Fakten geschaffen, der es den Ermittlungsbehörden erlaubt, ohne weitere Formalitäten Einsicht zu nehmen. Mit dem 2018 verabschiedeten Cloud Act wurde die Kompetenz auf Cloud-Server von US-Firmen im Ausland erweitert.

Auch in der EU gibt es inzwischen ähnliche Pläne. Die E-Evidence-VO soll es den Behörden der einzelnen Länder erlauben, in die Clouds hineinzuschauen, auch wenn deren Server beispielsweise im Nachbarland steht. Doch noch wird über die Inhalte der E-Evidence-VO in Brüssel diskutiert.

Der Datenschutz wird unterlaufen

Mit der DSGVO bestehen in Deutschland Grundsätze zur Einhaltung des Datenschutzes, an die sich Firmen zu halten haben. Wenn jedoch Daten in einer Cloud abgespeichert werden, die im Besitz einer US-Firma ist, kann dieser Datenschutz nicht gewährleistet werden. So wie es aussieht, wird dies über kurz oder lang auch für europäische Cloudbetreiber gelten. Selbst in Deutschland ansässige Cloud-Firmen müssen sich die Frage gefallen lassen, wie sie einerseits die Forderungen der Ermittlungsbehörden nach Dateneinsicht erfüllen wollen und andrerseits den Ansprüchen aus der DSGVO gerecht werden sollen. Zwar reklamiert praktisch jeder Cloudbetreiber, auch die aus den USA, für sich, dass alle Daten sicher sind, doch keine dieser Firmen geht auf Nachfrage darauf ein, wie das genau geregelt sein soll.

Die Fachleute von PaperOffice DMS wissen eine ganz einfache Antwort darauf. Einfach keine Cloud nutzen. Das Unternehmen setzt seit seiner Gründung vor über 17 Jahren statt auf den Datenspeicher von Drittanbietern auf die Datenspeicherung in NAS, in Network Attached Storage. Den Kunden von PaperOffice rät das Unternehmen, selbst die eigene Cloud zu betreiben und das geht erstaunlich einfach, es ist tatsächlich sicher und genauso bequem wie die Cloud einer Fremdfirma.  

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/330976/paperoffice-dms-datenschutz-vor-dem-cloud-act.html

Dokumentenverwaltung PaperOffice – Digitalisierung für KMU perfekt gemacht

Zeit ist in vielen Firmen ein unterschätzter oder auch ignorierter Kostenfaktor. Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice sorgt durch effiziente Datenverwaltung für Zeitersparnis und Kostensenkung.

Sie ringt so manchem Firmeninhaber ein oft gequältes Lächeln ab, die Frage nach dem Zeitmanagement in der Verwaltung. Es ist ein nur schwer in den Griff zu bekommendes Problem, denn die Schnittstellen, an denen Zeitverluste auftreten können, sind vielfältig. Auch in einer weitgehend digitalisierten Verwaltungsumgebung, denn digital bedeutet nicht automatisch effizient. Die meisten Unternehmen besitzen das, was als eine gewachsene IT-Infrastruktur bezeichnet wird. Das bedeutet in der Realität ein mehr oder weniger gleichmäßiger Zuwachs an Rechnern, entsprechend einem wachsenden Personalstand, aber auch einem wachsenden Ablage-Wirrwarr. Die Vernetzung erfolgt üblicherweise über das firmeneigene Intranet, doch die eigentliche Datenverwaltung erledigen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jeder für sich. Die Bereitstellung wichtiger Unterlagen ist so nicht selten an die Anwesenheit eines oder einer bestimmten Sachbearbeiterin gebunden. Doch das ist nur ein Teil der Möglichkeiten, in der Datenverwaltung Zeit und Geld zu verlieren.

Die ewige Suche

Unterschiedliche Studien zeigen auf, das ein nicht unbeträchtlicher Teil der Arbeitsstunden im administrativen Bereich dafür aufgewendet wird, Unterlagen im Datenspeicher zu suchen, die dort irgendwann einmal abgelegt wurden. Das Weltweit am meisten genutzte Betriebssystem für PCs, Windows von Microsoft, bietet dafür keine geeigneten Bordmittel. Dabei wächst die Datenflut beständig, und zwar exponentiell. Immer mehr Geräte und Maschinen sind mit Mikroprozessoren oder Computern ausgestattet, die Daten erfassen und versenden. Das Internet der Dinge ist im Unternehmensbereich schon seit Jahren Realität, die Verwaltung der Daten oft jedoch eine Realität von gestern.

Dabei bietet sich mit PaperOffice DMS eine umfassende Lösung für die bestehenden Problematiken an. Die Kernpunkte hierbei sind:

Effizienz im Büro

Sicherheit digitaler Daten

Senkung der Verwaltungskosten

Verbesserung der internen wie externen Kommunikation

PaperOffice DMS bietet mit einer integrierten Hochleistungs-OCR-Software die fließende Umwandlung analoger Unterlagen in digitale Daten. Dabei nutzt PaperOffice verschiedene Schnittstellen. Es muss nicht der Einzugsscanner sein, sogar das Foto einer Handy-Camera reicht aus, um darauf befindliche Schriften, Zahlen und Tabellen richtig zu erfassen. Im nächsten Schritt erfolgt die zentralisierte Archivierung, auf die alle berechtigten Personen gleichermaßen Zugriff haben. Die Frage, wo denn nun was abgespeichert ist, gehört mit PaperOffice der Vergangenheit an. Damit aber auch hier keine „ewige Suche“ beginnt, besitzt PaperOffice DMS eine eigene Suchmaschine, die alle eingespeicherten Unterlagen automatisch nach Schlagwörtern und Datum indexiert. In Bruchteilen von Sekunden stehen so gesuchte Unterlagen zur Verfügung.

Doch PaperOffice kann noch mehr. Mit PIA, der künstlichen Intelligenz von PaperOffice, lassen sich aus dem Datenspeicher heraus Formulare und Listen erstellen und mit nur einem Klick versenden. Das Workflow-Management von PaperOffice DMS macht die Verwaltung und das Controlling von Projekten oder die Kommunikation zu externen Mitarbeitern so einfach wie das Meeting im Konferenzraum, nur wesentlich preiswerter und effektiver, denn die Bereitstellung von Ideen oder Dokumenten erfolgt 24 Stunden rund um die Uhr und nicht nur zu den Bürozeiten.

Eine Frage der Sicherheit? 

Auch in diesem Bereich trumpft der oftmalige Preis-Leistungs-Sieger in der Fachpresse mit einem ausgeklügelten Passwort-Management sowie einer 1024-bit-AES-Verschlüsselung aller Daten. Hacker, Schadsoftware und Betriebsspione haben keine Chance. Zugleich ist PaperOffice natürlich DSGVO-Konform und das Team von PaperOffice empfiehlt statt der externen Cloud einen NAS, einen eigenen Netzwerk-Datenspeicher, der auch die staatlich sanktionierte Spionage verhindert.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/330689/dokumentenverwaltung-paperoffice-digitalisierung-fuer-kmu-perfekt-gemacht.html

PaperOffice DMS – Sicherheit ohne Cloud

Cloud-basierte DMS-Software – Eine Sicherheitslücke ?

Die Cloud, der Datenspeicher im Internet, ist bei Unternehmen beliebt, aber sind die Daten in der Cloud wirklich sicher?

Das Team von PaperOffice DMS, eines der führenden Software-Studios im Bereich der Dokumentenverwaltungssysteme, sieht in der Cloud eine wachsende Gefahr für Unternehmen und dies gleich von zwei Seiten. Einmal durch gesetzlich legalisierte Zugriffe staatlicher Stellen und zugleich die Gefahr, dadurch den Anforderungen aus den Grundsätzen der DSGVO zum Datenschutz nicht mehr gerecht zu werden.

Cloud-basierte DMS-Software – Eine Sicherheitslücke ?
Die Cloud, der Datenspeicher im Internet, ist bei Unternehmen beliebt, aber sind die Daten in der Cloud wirklich sicher?

Tatsächlich können in einer Cloud gelagerte Daten sowohl den Cloudbetreiber als auch den Daten-Inhaber in eine Zwickmühle bringen. Der eine, der Cloudbetreiber, wird unter Strafandrohung gezwungen, die Daten etwa Ermittlungsbehörden offenzulegen, der andere begeht einen Verstoß gegen das Datenschutzgesetz, wenn die Daten offengelegt werden. Denn der Daten-Inhaber steht in der Verantwortung, auch wenn die Daten bei einem Drittanbieter in einer Cloud gespeichert sind.

Staatliche Stellen in den USA, aber auch in der EU, wollen den Zugriff auf Daten, die in den Clouds von Drittanbietern gespeichert sind. In den Vereinigten Staaten von Amerika bestand dazu bereits seit dem Jahr 2001 der Patriot Act, der im Jahr 2018 vom Cloud Act nicht nur abgelöst, sondern inhaltlich erweitert wurde. Wenn zuvor die Daten, die in einem Server mit Standort USA gespeichert waren, von US-Behörden einsehbar waren, sind es nun auch die Daten, die auf Servern in der EU gelagert sind, wenn diese einem US-Unternehmen gehören.

Aber auch Firmen aus der EU, die einen Standort in den USA betreiben oder dort eine Tochtergesellschaft besitzen, unterliegen somit dem Cloud Act und verletzten somit automatisch das DSGVO, da Sie durch den Cloud Act der US Regierung gezwungen sind unbegrenzten Zugriff auf alle verfügbaren Dokumente wie auch sensiblen Kundendaten, Firmengeheimnisse oder sogar Forschungsdaten ohne Ausnahme offenzulegen.

Treuhändersystem – keine Lösung

Einer der großen Cloudanbieter, Microsoft, versuchte dies zu umgehen, indem Daten von EU-Firmen, die eigentlich auf Microsoft-Servern in der EU gespeichert waren, treuhänderisch an T-System zur Verwaltung übergeben wurden. Doch dies funktionierte nur kurzzeitig. Nach Angaben von Microsoft war der Aufbau des Netzwerkes von T-System zu den Microsoft-Clouds zu kompliziert und schwer integrierbar. Vorstellbar ist aber auch, dass von US-Regierungsseite Druck aufgebaut wurde, das Treuhandsystem fallen zu lassen.

Doch auch in der EU sind die Planungen inzwischen vorangeschritten, vor allem Ermittlungsbehörden den Zugriff auf die EU-Clouds zu erlauben. Die sogenannte E-Evidence-VO ist eine geplante, aber noch nicht in Kraft gesetzte Verordnung, die es den Ermittlungsbehörden einzelner EU-Ländern erlauben würde, in die Clouds aus Nachbarländern Einsicht zu erhalten, selbst wenn die Ermittlung auf einen Verdacht hin erfolgt, der im anderen Land nicht strafbar wäre. Es kommt noch dicker. Nach dem jetzigen Entwurf der E-Evidence-VO müsste nicht einmal der zwischenstaatliche Rechtsweg eingehalten werden. So könnte beispielsweise eine niederländische Staatsanwaltschaft einen deutschen Cloudbetreiber zwingen, bestimmte Daten herauszugeben, ohne vorher die deutschen Behörden über den Vorgang zu informieren. Der Datenschutz nach DSGVO wäre komplett ausgehebelt. All das zeigt, wie unsicher es heute ist, Firmendaten in der Cloud eines Drittanbieters zu speichern.

PaperOffice DMS und NAS-Server, sicherer als die Cloud

Eine der Kernkompetenzen von PaperOffice ist die sichere und effiziente Datenspeicherung innerhalb der DMS. Das Unternehmen, das seit 2002 mit seinem Produkt PaperOffice DMS auf dem Markt ist, spricht also nicht von ungefähr, wenn es die Datenspeicherung in der Cloud für bedenklich hält. PaperOffice sieht die Lösung vielmehr in der Nutzung eines Network Attached Storage, kurz NAS. Es ist praktisch die eigene Firmen-Cloud des jeweiligen Unternehmens, die auf einem netzgebundenen Speicher basiert. Hersteller wie Synology oder QNAP bieten hierzu ausbaufähige NAS-Geräte an, die mit der PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware kompatibel sind und den gleichen, wenn nicht besseren Komfort bieten wie die Cloud eines Drittanbieters, aber weitaus sicherer sind in Bezug auf den Schutz der gespeicherten Daten, egal vor wem.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/330616/paperoffice-dms-sicherheit-ohne-cloud.html

PaperOffice DMS mit QNAP NAS, Datenverwaltung in Bestform

Wird eine Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice DMS mit den Möglichkeiten bezüglich der Datenverwaltung in der Vergangenheit verglichen, so tun sich Welten auf. Der Oberbegriff Datenverwaltung hört sich sehr bürokratisch an und er war es sehr oft auch. Früher bedeutete Datenverwaltung die Katalogisierung und Archivierung von Akten, Ordnern und Dokumenten aus Papier und Karton. Je nach Firmen- oder Behördengröße war es ein Personal- und Platzintensiver Vorgang. Der später aufkommende Mikrofilm verringerte zwar den Platzbedarf, dafür wurden spezielle Lesegeräte benötigt, die in der Regel ein schlechtes Kosten-Nutzen-Verhältnis besaßen und auch das Abfotografieren der Dokumente und das Belichten des Mikrofilms waren kostenintensiv.

QNAP NAS ist die private „Cloud-Lösung“ für Ihr digitales Büro mit Hilfe von Dokumentenverwaltungs Programm PaperOffice

Doch auch der Übergang vom analogen zum digitalen Zeitalter war und ist keineswegs nur von Erfolgen gekennzeichnet. Noch heute, gut 45 Jahre nach der allgemeinen Einführung des PCs in die Wirtschaft, kämpfen viele Firmen mit der Tücke des Objekts. Auf der einen Seite die IT-Experten und auf der anderen Seite die Firmen-Mitarbeiter, für die von Programmierern eine ganze Reihe von Kürzeln erfunden wurden, um das aus ihrer Sicht größte Problem zu beschreiben.

Tatsächlich jedoch kennzeichnen sich so manche IT-Fachleute selber durch eine zu einseitige Denkweise aus und projizieren ihr Fachwissen in die Software, in der Annahme, das dies doch jeder versteht. Daraus entstand der Begriff Nerd, die Retourkutsche der oft verzweifelnden User aufgrund zu komplex gestalteter Programme.

PaperOffice DMS, nicht von Nerds geschrieben

Als die erste PaperOffice Dokumentenverwaltungssoftware im Jahr 2002 entstand, war der Beweggrund dafür, ein digitales Dokumentenmanagement zu erhalten, das sich einfach und effektiv benutzen lässt. Dieses Grundprinzip hat sich bis heute erhalten und wurde um einige Themen erweitert.

Aus der ursprünglichen Einzelplatzlösung wurde eine DMS, die es heute bis zu 800 Usern innerhalb eines Unternehmens erlaubt, auf Daten zuzugreifen, diese zu bearbeiten und abzuspeichern. Die ideale Lösung für KMUs, aber auch für Großbetriebe. PaperOffice DMS findet sich inzwischen weltweit bei über 900.000 Unternehmen in der Anwendung. So etwa in der Logistik- und Speditionsbranche, die noch heute durch enorme Mengen an analogen Frachtpapieren gekennzeichnet ist. PaperOffice DMS sorgt hier durch intelligente Digitalisierung und Archivierung für die deutliche Reduzierung der Papierflut.
Das PaperOffice DMS nicht von sozial isolierten Computerfreaks, sondern von klar denkenden Menschen entwickelt wird, zeigt auch der Umstand, dass nicht gleich auf jeden Zug aufgesprungen wird, den das digitale Zeitalter zu bieten hat.

QNAP NAS statt unsichere Cloud

Die Cloud, der durch Drittanbieter im Internet bereitgestellte Speicher, ist der Renner bei Privatanwendern wie Firmen. Doch die Cloud ist nicht sicher, trotz gegenteiliger Behauptungen. Zu viele Lücken und staatliche Begehrlichkeiten, gedeckt etwa durch den US-Cloud-Act oder die EU-Initiative E-Evidence-VO. Diese staatlichen Gesetze widersprechen sogar dem behördlich verordneten Datenschutz, der DSGVO. Wer als Firmeninhaber eine Cloud nutzt um sensible, beispielsweise personenbezogene Daten abzuspeichern, kann sich so strafbar machen.

PaperOffice empfiehlt deshalb die Nutzung eines QNAP NAS, eines Netzwerkdatenspeichers, englisch Network Attached Storage. QNAP ist ein taiwanesischer Hersteller von NAS, dessen Produkte die absolut sichere Datenspeicherung erlauben, zugleich aber auch die Bequemlichkeit der Cloud sowie deren Anpassungsfähigkeit bezüglich des Datenvolumens. PaperOffice DMS und QNAP NAS sind für den Menschen gemachte Lösungen zur digitalen Datenverwaltung mit einem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis.

▬ PaperOffice Testversion ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

Jetzt 14 Tage lang den Testsieger PaperOffice unverbindlich testen unter:

https://www.paperoffice.com


▬ Social Media ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬
►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.de

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_dms


▬ YouTube ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬
https://www.youtube.com/paperoffice

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/paperoffice-dms-mit-qnap-nas-datenverwaltung-in-bestform/

PaperOffice DMS – Effizienz durch Digitalisierung

Jeder tief greifende Wandel benötigt seine Zeit, so auch die betriebliche Digitalisierung. Mit PaperOffice DMS wird der Übergang in jeder Hinsicht erleichtert.

Als das Automobil vor über 120 Jahren langsam aufkam, glaubte so mancher, dass es sich nur um eine Spielerei handele und das Pferd nie verdrängen würde, so etwa der damalige deutsche Kaiser. Als die ersten Großrechner ihre Arbeit aufnahmen, dachte ausgerechnet der damalige IBM-Chef, dass Computer nur für Großfirmen geeignet seien und es davon weltweit nur ein paar geben wird und Robert Metcalfe, der Gründer von 3Com, ein US-Netzwerkausrüster, der heute zu Hewlett-Packard gehört, verkündete in den 1980er-Jahren das Ende des Internets für das Jahr 1996. Alle drei lagen, obwohl mehr oder weniger Profis, mit ihren Prognosen leicht daneben.

Jeder tief greifende Wandel benötigt seine Zeit, so auch die betriebliche Digitalisierung. Mit PaperOffice DMS wird der Übergang in jeder Hinsicht erleichtert.

Auch in Bezug auf die Digitalisierung von analogen Daten gab und gibt es Skeptiker. Muss das denn sein? All die vielen Aktenordner im Archiv in Bits und Byte umwandeln? Wozu und was bringt es? Nun, was brachte das Auto im Verhältnis zum Pferd?

PaperOffice DMS – vom Stall zur Garage

Zugegeben, wen ein Unternehmen über Jahrzehnte ein analoges Archiv aufgebaut hat, besitzt es meist durchaus effiziente Strukturen, diese zu verwalten, verhältnismäßig. Denn mit der Digitalisierung stehen Firmen Werkzeuge zur Verfügung, die im Bereich der Lichtgeschwindigkeit arbeiten. Da kommt eine noch so gut geführte analoge Ablage schlicht nicht mit. Jedoch machen viele Firmen den Fehler, die falschen Werkzeuge zur Digitalisierung einzusetzen. Das Ende vom Lied sind dann zerfaserte Netzwerkstrukturen, unzählige Dateiablagen, miteinander konkurrierende oder nicht kompatible Software sowie Mitarbeiter, die gezwungenermaßen jeder für sich dahin wurschteln. Tatsächlich können solche Fehler eine digitalisierte Ablage noch langsamer als den analogen Vorgänger machen.

Es kommt also auf das richtige Werkzeug an. So wie PaperOffice DMS. Ein wahres Multitool oder Schweizer Taschenmesser in Bezug auf die Digitalisierung. Mit dem Einsatz der Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice ergeben sich verschiedene Verbesserungen, wobei übergeordnet folgende Segmente profitieren:

Büro-Effizienz

IT-Sicherheit

Verwaltungskosten

Interne und externe Kommunikation

Der erste Schritt hin zum digitalisierten Büro ist natürlich die Wandlung analoger Unterlagen in digitalisierte Dokumente. PaperOffice DMS nutzt hierzu sowohl eine Hochleistungs-OCR-Texterkennung als auch eine KI-Software. Mit der in PaperOffice integrierten künstlichen Intelligenz namens PIA (PaperOffice Intelligente Ablage) werden eingescannte Dokumente automatisch richtig zugeordnet und PIA erstellt je nach Anforderung entsprechende Formulare und Listen. Hinzu kommt eine integrierte Suchmaschine, die Unterlagen nach indexierten Schlagwörtern sucht und blitzschnell findet.

Betriebsspione wie auch Erpresser, Stichwort Ransomware, haben durch PaperOffice DMS keine Chance. Alle Dokumente und Ordner unter PaperOffice werden mittels 1024-Bit-AES-Code verschlüsselt. Das dazugehörige Passwortmanagement sorgt auf allen Zugriffsebenen dafür, das unberechtigte Zugriffe abgeblockt, aber auch die lückenlose Rückverfolgung aller Vorgänge möglich ist.

Mit PaperOffice DMS werden die Verwaltungskosten erheblich gesenkt. Zum einen schon durch das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis der Dokumentenmanagementsoftware, zum anderen aber auch durch die Zentralisierung aller innerbetrieblichen Verwaltungsvorgänge. Die größte Kostenreduktion ergibt sich hierbei durch die Zeitersparnis, die jeder einzelne Mitarbeiter bei der Nutzung von PaperOffice erfährt.

Das Workflow-Management von PaperOffice erlaubt die effiziente und übersichtliche Aufgabenverteilung sowie ein durchdachtes Controlling sowohl interner wie externer Mitarbeiter und Projekte.

Letztlich empfiehlt PaperOffice seinen Kunden die Nutzung von NAS, Network Attached Storage. Aufgrund der langjährigen Erfahrung rät das Team von PaperOffice von externen Cloud-Lösungen bei der Datenspeicherung ab. Ein interner NAS-Server ist Ausfallsicher, besitzt die gleiche Effizienz wie eine Cloud und verhindert den ungewollten Zugriff staatlicher wie krimineller Institutionen. PaperOffice DMS, vom analogen Pferd direkt zum digitalen Sportwagen.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/330563/paperoffice-dms-effizienz-durch-digitalisierung.html

Paperoffice DMS und Synology NAS – Partner des Vertrauens

Gegen den Strom zu schwimmen kostet meist Kraft und kann unter Umständen ein Fehler sein. Aber auch mit dem Strom zu schwimmen ist nicht immer die richtige Entscheidung. Das Software-Studio von PaperOffice DMS gestaltet eigentlich eine sehr stromlinienförmige Dokumentenverwaltungssoftware, die in über 900.000 Betrieben weltweit den Arbeitsfluss erheblich beschleunigt, doch in einem Punkt stemmt sich PaperOffice gegen den Mainstream und sie haben gute Gründe dafür.

Synology NAS und PaperOffice DMS Anbindung ist ideal für alle die Ihre Daten nicht in Hände Dritter legen möchten. Dabei eignet sich das NAS von Synology und Dokumentenmanagement von PaperOffice am besten.

Nach der Prognose eines großen Medienhauses werden im Jahr 2025 rund 80 % aller Firmendaten in einer externen Cloud abgespeichert sein. Der Speicherplatz in der Datenwolke ist preiswert und erlaubt die bequeme Verwaltung von digitalen Unterlagen, doch wie sicher ist die „Cloud“?

Jeder Cloudbetreiber stellt die Sicherheit der bei ihm gelagerten Daten in den Vordergrund, doch die oft laut vorgebrachten Versprechungen bezüglich Sicherheit werden schnell kleinlaut, wenn die Frage danach kommt, wie es denn mit dem Zugriff staatlicher Stellen aussieht?

Während in der EU mit der Verordnung E-Evidence-VO der staatliche Zugriff in Planung ist, haben die USA schon lange Nägel mit Köpfen gemacht. Der sogenannte Cloud-Act erlaubt US-Behörden nicht nur Einsicht in alle Clouds von US-Firmen, sondern ebenso in die Clouds von Unternehmen, die nur eine Zweigstelle oder ein Tochterunternehmen in den USA haben, selbst dann, wenn deren Server gar nicht in den USA steht.
Neun der zehn größten Cloudbetreiber haben ihr Hauptquartier in den USA und das eine Nicht-US-Unternehmen besitzt zahlreiche Zweigstellen in den Vereinigten Staaten. Kurz gesagt, die Datensicherheit ist in einer Cloud nicht gegeben.

PaperOffice DMS setzt auf NAS von Synology

Was also bleibt, um wirkliche Datensicherheit herzustellen, zugleich aber auch die Effizienz der Cloud nutzen zu können?

Die Antwort ist ganz einfach: die eigene Firmencloud. Die lässt sich zum Beispiel mit einem NAS, einem Attached Network Storage, realisieren. Der eingebundene Netzwerkspeicher ist ein zentraler Datenspeicher mit einer speziellen Infrastruktur, also nicht einfach nur eine externe Festplatte. Die NAS des taiwanesischen Herstellers und Weltmarktführers Synology bewähren sich seit Jahrzehnten bei Millionen Firmenkunden und sie sind hervorragend auf die Dokumentenverwaltungssoftware Paperoffice abgestimmt.

Wie in der Cloud können Mitarbeiter ihre Unterlagen speichern und bearbeiten, je nach Bedarf auf unterschiedlichen Zugangsebenen, dabei hoch verschlüsselt, um etwa Hacker-Angriffe abzuwehren. Staatliche Stellen bleiben völlig außen vor, denn ein NAS-Server ist keine Cloud.

Je nach Firmengröße oder Datenaufkommen können Synology-NAS auf das Unternehmen bezüglich Datenspeichergröße und Zugriffsberechtigungen abgestimmt werden. Das mögliche Firmenwachstum lässt sich dabei problemlos mit einplanen. PaperOffice DMS sorgt im gleichen Atemzug dafür, dass die Netzwerkanbindung von bis zu 800 Terminals reibungslos klappt. PaperOffice und Synology-NAS eignen sich für KMUs wie auch für Großbetriebe.

Was ist mit den Kosten?

Sicher ist die Cloud eines Drittanbieters zunächst die „billigere“ Variante gegenüber der Investition in einen NAS. Doch sollte bedacht werden, dass die Verantwortung für die Daten beim Dateninhaber verbleibt und ebenso das Verlust- und Ausfallrisiko.

So zum Beispiel beim Datenschutz, der in der DSGVO verankert ist. Wer empfindliche Daten in eine Cloud auslagert, lagert damit nicht die strafrechtlichen Konsequenzen bei Verlust oder Spionage aus. Der Cloudbetreiber schließt in seinen AGBs diese Risikoverantwortung aus.

Aus diesen Gründen sind PaperOffice DMS und Synology NAS die perfekten Teampartner für Unternehmen, vom Kleinbetrieb bis zur Industrie. Eine lohnende Investition in die Datensicherheit wie in die digitale Datenverwaltung.

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

▬ PaperOffice Testversion ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

Jetzt 14 Tage lang den Testsieger PaperOffice unverbindlich testen unter:

https://www.paperoffice.com


▬ Social Media ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬
►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.de

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_dms


▬ YouTube ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬
https://www.youtube.com/paperoffice

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/paperoffice-dms-und-synology-nas-partner-des-vertrauens/

Dokumentenmanagement Anbieter PaperOffice erweitert das Partnerprogramm

Der rapide wachsende Absatz der PaperOffice DMS-Produkte, insbesondere in Verbindung und mit dem Einsatz von NAS Geräten, veranlasste PaperOffice ihr Partnerprogramm zu erweitern. Zielgruppe der neuen Art von Partnern sind Systemanbieter, IT-Dienstleister und Reseller, die nicht nur an der Spitze stehen, sondern auch an der Seite einer der innovativsten DMS Hersteller diese Spitze erreichen möchten. Als zertifizierte PaperOffice-Partner können sie Unternehmen dabei unterstützen, schnell und wirtschaftlich mit der Digitalisierung zu beginnen.

PAPEROFFICE DMS: DAS DOKUMENTENMANAGEMENT SYSTEM. Effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung, Vertragsverwaltung und Dokumentenverwaltung für Privatanwender bis hin zu Großunternehmen.
Das internationale PaperOffice Partnerprogramm ermöglicht unseren Kunden und Geschäftspartnern die ideale Zusammenarbeit

Mittlerweile vertreiben die von PaperOffice autorisierten Partner in mehr als 53 Länder die Dokumentenmanagement Lösung, welche ideal in das Konzept der klein und mittelständischen Unternehmen integriert werden kann.


Mit dem neuen und extra für die Partner ausgearbeitetem Partner Programm, welches den Zugang in die individuelle Partner Konsole und weitere Schlüsselfunktionen ermöglicht, wie die Echtzeitüberwachung aller ihrer Leads/Verkäufe und Bestellungen weltweit, erhalten Systemhäuser, IT-Dienstleister sowie Reseller die Möglichkeit, ihr Portfolio durch zukunftsorientierte DMS-Lösungen zu ergänzen.

So können die Partner ebenfalls am eigenen Teamaufbau teilnehmen, interne Gutschein Codes erstellen und ein individuelles Installationsprogramm kreieren. Dies alles und noch vieles mehr beschleunigt den Vertriebsprozess und macht ihn einfacher und effizienter.

Das notwendige Qualifikationslevel erlangen PaperOffice-Partner ausschließlich durch das persönliche PaperOffice Training mit einem festgelegten Ansprechpartner sowie die Bereitstellung der Nutzungslizenz des Partnerprogramms. Zudem folgen demnächst Online-Kurse bzw. Webinare.

PaperOffice DMS Partner profitieren neben den DMS-Umsätzen von lukrativen, neuen Chancen im Dienstleistungs- und Beratungsgeschäft sowie guten Margen.

Denn das Marktpotenzial ist immens: Je kleiner ein Unternehmen, desto seltener ist die Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems. Mit der modernen, rechnergestützten Datenverarbeitung steigern sich die Verknüpfungspunkte praktisch ins Unendliche. Analoge Archive und das menschliche Gedächtnis sind mit den heutigen Methoden der Informationsaufbereitung nicht einmal mehr annähernd zu vergleichen, obwohl die Pfade der Erkenntnis im Grunde dieselben geblieben sind. Ein Punkt führt zum nächsten, mit dem Computer jedoch fast in Lichtgeschwindigkeit und der Rechner vergisst nie. Algorithmen machen den PC zudem lernfähig, er wird zur künstlichen Intelligenz und kombiniert selbständig Daten zueinander oder miteinander. Für die Archivierung von Firmendaten steht hierbei der Begriff Dokumentenmanagementsystem (DMS), wobei diese Begrifflichkeit, die um das Jahr 1995 kreiert wurde, einen Rahmen setzt, der längst gesprengt wurde.

Dabei bietet PaperOffice nicht nur ein leistungsfähiges DMS, welches die weltbeste OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierte revisionssichere Datenspeicherung mit sich bringt – PaperOffice kann auch durch die KI-basierte Intelligente Ablage „PIA“ alle Dokumente des Kunden automatisch erkennen, sowie ebenfalls indexieren und den kompletten Inhalt auslesen. Und das komplett automatisch wie durch Zauberhand.

Doch unabhängig von der Größe der Unternehmen – der zunehmende Kostendruck und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zwingen mittlerweile alle Unternehmen, die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Sie profitieren von der Verwendung einer DMS-Lösung, die es überflüssig macht, in Hardware und teure Wartung zu investieren, die tatsächlichen Services abzurechnen, immer die neueste Softwareversion zu verwenden und führende Anwendungen problemlos zu integrieren.

Heiko Straff, verantwortlich für die weltweite Vertriebsstrategie des Unternehmens, zum neuen Partnermodell: „Mit unserer individuellen PaperOffice Partnerkonsole, welche Ready-to-use-Lösungen bereitstellt, ist es möglich, ein neues Geschäftsfeld aufzubauen, welches schnellen Profit, Transparenz gegenüber den Leadgenerierungen und Zukunftssicherheit verspricht. Diese Möglichkeit gibt den Partnern Sicherheit und ein zusätzliches Verkaufsargument.“

Über PaperOffice
PaperOffice-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung sowie effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung und Vertragsverwaltung ist ideal geeignet für Privatanwender bis hin zu Großunternehmen.

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/dokumentenmanagement-anbieter-paperoffice-erweitert-das-partnerprogramm/

Synology NAS mit PaperOffice DMS – Einfacher geht´s nicht

Der Digitalverband Bitkom führte im Oktober 2018 eine Studie zur Spionage, Sabotage und Datendiebstahl in der Wirtschaft und Industrie durch.

Synology NAS und PaperOffice DMS Anbindung ist ideal für alle die Ihre Daten nicht in Hände Dritter legen möchten. Dabei eignet sich das NAS von Synology und Dokumentenmanagement von PaperOffice am besten.

Zunächst die gute Nachricht: je höher ein Unternehmen digitalisiert ist, desto weniger ist es von Datendiebstahl, Spionage und Sabotage betroffen. Was sich auf den ersten Blick seltsam anhören mag, ist jedoch durchaus richtig, denn je mehr sich eine Firma digitalisiert, desto mehr investiert sie auch in den Aspekt der Sicherheit.

Die schlechte Nachricht ist jedoch, dass 47 % aller in der Studie befragten Firmen in den letzten 2 Jahren durch digitale Angriffe Schäden erlitten haben. Mit 24 % richtete hierbei Schadsoftware oder Malware den weitaus größten Schaden an. Dabei werden Kommunikations- aber auch Kunden- und kritische Geschäftsdaten entwendet oder sogar dazu genutzt, das betroffene Unternehmen zu erpressen. Vor allem gestohlene Kundendaten sind hierbei aus mehrfacher Hinsicht äußerst heikel. Nicht nur der allgemeine Geschäftsschaden ist es, sondern ebenso der Imageverlust und nicht zuletzt eventuell zu erwartende Strafzahlungen, weil der Sorgfaltspflicht gemäß der GoBD beziehungsweise der DSGVO nicht Genüge getan wurde. Das können bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des Umsatzes sein.

Mein PC, meine Burg?

Das private Anwender ihre Daten auf den Festplatten ihrer Rechner belassen, ist überwiegend der Bequemlichkeit geschuldet und führt nicht selten zu verzweifelten Ausrufen, wenn es zum Crash des Datenspeichers kommt oder Hacker den Computer eroberten. Wenn in einem Unternehmen die Datenspeicherung auf dem Einzelplatzrechner vorgenommen wird, so ist dies schlicht grob fahrlässig. Bei kleinen und mittelständischen Firmen mit einem Rechner-Netzwerk kommt noch hinzu, das die Datenspeicherung auf dem jeweiligen Arbeitsplatz-Rechner unnötig Zeit und Ressourcen kostet.

Burgen und Festungen waren dem Untergang geweiht, weil sie neuer Technologie, aber auch einer aufgeklärten Denkweise nichts entgegensetzen konnten. Heutige Unternehmer, wie auch Privatanwender oder Behörden, können etwas tun, um aus ihren als „Burgen“ konzipierten PCs oder Laptops ein System zu machen, das sowohl Sicherheit als auch die Möglichkeit bietet, das Maximum an Leistung herauszuholen.

Mit Synology speichern, mit PaperOffice verwalten

Wenn zuvor von Dezentralisierung mit Augenmaß die Rede war, so bezog sich dies auf eine externe Datenspeicherung, bei der oftmals das richtige Augenmaß verloren geht, die Cloud im Internet. Wiederum ein bequemer Weg, aber auch nicht ungefährlich, denn die eigenen Firmendaten in die Hände Dritter zu legen, das ist so, als wenn ein Burgherr des Mittelalters die Aufbewahrung der bei einer Belagerung wichtigen Lebensmittel und Waffen außerhalb der Festungsmauern veranlasst.

Mit dem eigenen NAS, dem Network attached Storage, bleibt die Datenspeicherung im Haus. Gleichzeitig findet eine Dezentralisierung statt. Rechner und Datenspeicher sind physisch voneinander getrennt. Im Idealfall übernimmt nun auf dem Arbeitsplatz-Rechner beziehungsweise im Netzwerk die PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware die Verwaltung der Daten und dies macht sie mit einem sehr umfangreichen Werkzeugkasten und auf einem Sicherheitslevel, das moderner Militärstrategie entspricht. Dabei schützt sie gleichzeitig den Synology NAS vor Angriffen moderner Raubritter, die zum Beispiel als Ransomware einzudringen versuchen. Den Zugriff auf den Datenspeicher erhalten nur die in das Netzwerk eingebundenen Rechner. Das können bei PaperOffice bis zu 800 Terminals sein, die von der Bequemlichkeit des NAS profitieren, der weitaus funktionaler und sicherer als die Cloud im Internet ist. Immerhin sind es nicht nur außerhalb des Gesetzes stehende Wegelagerer, die an Firmendaten brennendes Interesse zeigen. Alle in den USA ansässigen Cloudbetreiber und deren Auslandstöchter müssen den US-Geheimdiensten aufgrund des Patriot-Act von 2001 Zugang zu den gespeicherten Daten gewähren. Die Doppelfestung PaperOffice DMS und Synology NAS schützt davor.

Dabei ist die Synology NAS Einrichtung sehr einfach und kann ohne weiteren administrativen Aufwand in 5 Schritten realisiert werden:

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/synology-nas-mit-paperoffice-dms-einfacher-gehts-nicht/

Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen – lohnt sich das?

Eine Prozessoptimierung für Ihr Unternehmen mit PaperOffice Dokumenten-Management-System (DMS) lohnt sich immer für die Digitalisierung
Eine Prozessoptimierung für Ihr Unternehmen mit PaperOffice Dokumenten-Management-System (DMS) lohnt sich immer für die Digitalisierung

Tag täglich wird der Wunsch nach Automatisierungen intensiver, die Zeit wird kostbarer und knapper. Heute, im Zeitalter der Digitalisierung zeigt er sich nicht nur bei Haushältern, sondern vor allem bei großen Unternehmen: in der Prozessautomatisierung. Welche Vorteile Firmen durch digitale und automatisierte Prozesse haben und wann sich die Prozessautomatisierung auch für Sie und Ihr Unternehmen lohnt, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Prozesse identifizieren und Potenziale erkennen

Wenn das Unternehmen anfängt, sich über die Automatisierung zuvor ausgeführter manueller Aufgaben und die Beseitigung unnötiger Arbeitsschritte Gedanken zu machen, ist eine korrekte und klar definierte Automatisierung des Prozesses erforderlich. Nur um den richtigen Ansatz zu finden und die Schritte der Automatisierung zu skizzieren, müssen im Voraus einige wichtige Schritte und Überlegungen unternommen werden. Nur so können alle relevanten Arbeitsprozesse auf strategische und profitable Projekte fokussiert werden. Aus diesem Grund muss zunächst ermittelt werden, was hinter dem Konzept des Prozesses steckt.

Im Allgemeinen ist ein Prozess eine Reihe von miteinander verbundenen oder in Wechselwirkung stehenden Aktionen innerhalb eines Unternehmens, die dazu dienen, ein bestimmtes, zielgerichtetes Ergebnis zu erzielen.

Im Allgemeinen ist ein Prozess eine Reihe von miteinander verbundenen oder in Wechselwirkung stehenden Aktionen innerhalb eines Unternehmens, die dazu dienen, ein bestimmtes, gewinnerbringendes Ergebnis zu erzielen.

Daher besteht eine bestimmte Menge von Unternehmensdienstleistungen aus vielen getrennten Prozessen, die miteinander verbunden sind und sich auch gegenseitig beeinflussen. Unabhängig davon, um welche Prozesse es sich handelt, wie z. B. Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, besitzt und verarbeitet jeder von ihnen unterschiedliche Dokumente. Und Sie müssen damit arbeiten – schnell, effizient und genau. Das Problem ist jedoch, dass die meisten Unternehmen, insbesondere in der Buchhaltung oder im Personalwesen, immer noch auf manuelle Papierverarbeitung angewiesen sind. Dies ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass in diesen Abteilungen die meisten Papiermengen hergestellt werden und dass diese Abteilungen die üblichen Prozesse einfach nicht ändern wollen. In den meisten Fällen verlieren sie viel Zeit und Geld, was durch die Automatisierung von Prozessen vermieden werden kann.

Automatisierung der Prozesse und Vorteile nutzen

Meistens wenn der Begriff der Prozessautomatisierung oder Digitalisierung in den Raum eines Unternehmens fällt, so denken viele sofort an negative Sachen, wie Kosten, Zeitaufwand, Umstrukturierung und Änderung. Dabei vergessen die Meisten, dass der Kern dabei liegt einfache menschliche Fehler zu vermeiden. Stellen Sie sich einmal dieses Szenario vor: Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: In Ihren täglichen Dokumenten hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, droht Ihr Unternehmen nun mit Ausfällen und im schlimmsten Fall mit Bußgeldern. Es mag passieren, ist aber ärgerlich und kostet im Zweifelsfall viel Geld.

Das ist ein Problem, welches schnell, einfach und sicher gelöst werden könnte, indem Prozesse mithilfe eines Dokumenten-Management-Systems oder Enterprise Content Management (ECM) automatisiert werden. Intelligentes DMS oder ECM stellt zunächst sicher, dass Ihre Mitarbeiter keine Zeit mit der Suche nach Dokumenten auf der Rückseite des Archivs verschwenden. Sie können alle verfügbaren Rechnungsinformationen abrufen. Dies ist nicht nur ein wirtschaftlicher Ort zum Aufbewahren, sondern auch Ihre Nerven.

Die Verarbeitung und Aufbereitung von Informationen ist ein ganz besonderes Feld, nicht nur in der Wirtschaft. Die Inhalte von Dokumenten, sonstigen Schriftstücken, aber auch von Bild-, Video- und Tondateien sind auf den ersten Blick einfach nur Daten, deren Sinn und Zweck vordergründig klar zu erkennen ist. Tatsächlich lassen Daten jedoch Rückschlüsse zu und sie lassen sich kombinieren. Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto besser. Noch besser ist es, wenn sich diese Daten schnell und logisch richtig archivieren lassen. Dann ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten. Bis zum Beginn des digitalen Zeitalters war es vor allem die menschliche Kombinationsgabe, die aus Informationen oder Daten Beziehungen herstellte, die auf den ersten Blick nicht zu erkennen sind.

Eine Dokumentenverwaltungssoftware besitzt drei Schwerpunkte. Einmal die Erfassung und Umwandlung analoger in digitale Daten, vereinfacht als scannen bezeichnet, wobei dies auch andere Formen des Dateneinlesens sein können, etwa mittels einer digitalen Fotoaufnahme.

Das ECM oder ECMS ist nun nicht einfach die Erweiterung des DMS, sondern vielmehr ein übergeordnetes Programm, das ein Teilbereich des Informationsmanagements darstellt. Seine Funktionsvielfalt beinhaltet natürlich die Schwerpunkte des DMS, aber auch erweiterte Techniken, etwa die Erkennung von Mustern wie einem Barcode oder das ICR, die Intelligent Charakter Recognition.

Darüber hinaus unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.

Die Prozesse schnell und einfach optimieren

Es versteht sich, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation ist. Die beiden Abteilungen, die von jedem Unternehmen erheblich profitieren, sind ist vor allem die Buchhaltung. Sie hat erhebliche Vorteile aus der automatischen Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS und einer automatisierten Belegerfassung und der Weiterleitung an den entsprechenden Steuerberater können viele Prozesse so automatisiert werden. Auch Fehler und Ausnahmen werden so schnell erkannt und in das Abrechnungsprogramm übertragen. So sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit und können in andere profitable Projekte investieren. Dies gibt Ihrem gesamten Unternehmen die Kontrolle über jeden Schritt des Prozesses – vom Erhalt einer Rechnung bis zum Zahlungseingang. Dies stellt wiederum sicher, dass alle Informationen sicher und vertraulich sind und gemäß den Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsrichtlinien gespeichert werden. Dies führt zu einer beschleunigten Bearbeitung der Rechnungen.

Prozessautomatisierung lohnt sich einfach

PaperOffice überzeugt in jeder Hinsicht, ob nun in der Erfassung analoger oder elektrischer Informationen, in der maschinell erzeugten Information, etwa durch Erfassung von EDI- oder XML-Dokumenten genauso wie in der Abspeicherung praktisch jeden digitalen Formates, auch Bild, Video und Ton. 

Die Erkennung von Bar- oder QR-Codes, die Formularverarbeitung und Vordruckverarbeitung wie auch die Bearbeitung von E-Forms erfolgt bei PaperOffice über PIA, eine KI, die durch Abgleich mit bereits gespeicherten Informationen die richtige Zuordnung der eingehenden Dokumente veranlasst und aus diesen nach Wunsch neue Inhalte erstellt. Die Möglichkeiten von PaperOffice sind damit noch lange nicht erschöpft.

PaperOffice Intelligente Ablage- das ist die KI in PaperOffice DMS
PaperOffice Intelligente Ablage – kurz PIA ist die KI in PaperOffice

www.paperoffice.com