Datensicherheit jederzeit gewährleistet dank Datenbank Backup auf Synology NAS

Beim Thema Datensicherung und Backup sind heute virtualisierte Umgebungen nicht mehr wegzudenken. Als Datensicherung oder Backup bezeichnet man den Vorgang des Kopierens gespeicherter Daten auf ein anderes Medium, um Datenverlust vorzubeugen oder Daten aus dem Zeitpunkt X wiederherzustellen.

Denn es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettungsfirmen ein Teil oder manchmal alle Daten wiederhergestellt werden können. Trotzdem bleibt immer ein Schaden zurück und sei es nur der Zeitverlust während des Fehlens der Unterlagen.


Auch, wenn es sich nur um eine kurzfristige Unterbrechung handelt, können diverse Angestellte in den meisten Abteilungen ihrer Arbeit nicht mehr nachkommen – eine teure Angelegenheit. Gehen wesentliche Daten gar dauerhaft verloren, steht das Unternehmen vor einer Katastrophe.

PaperOffice DMS – keine Angst vor Datenverlust

PaperOffice DMS ist eine Software zur Verwaltung digitaler wie analoger Daten. Damit sie im betrieblichen Umfeld die bestmögliche Effizienz erzielt, ist es vorteilhaft, sie mit einer Hardware zu verbinden, die die Effizienzsteigerung auch trägt. Dazu gehört natürlich der Einzelplatzrechner genauso wie ein Netzwerk und am besten ein Server, auf dem alle Daten aus dem Netzwerk gespeichert und abgerufen werden. PaperOffice empfiehlt hierzu einen NAS (Network attached Storage) des taiwanesischen Herstellers Synology.

Mit Synology speichern, mit PaperOffice verwalten

Wenn zuvor von Dezentralisierung mit Augenmaß die Rede war, so bezog sich dies auf eine externe Datenspeicherung, bei der oftmals das richtige Augenmaß verloren geht, die Cloud im Internet. Wiederum ein bequemer Weg, aber auch nicht ungefährlich, denn die eigenen Firmendaten in die Hände Dritter zu legen, das ist so, als wenn ein Burgherr des Mittelalters die Aufbewahrung der bei einer Belagerung wichtigen Lebensmittel und Waffen außerhalb der Festungsmauern veranlasst.

Mit der logischen Kombination von PaperOffice DMS und Synology NAS zeigt sich für Anwender und Investoren ein System, das schnell, sicher, effizient und kostengünstig ist.


Doch nicht nur die Verwendung einer Synology NAS Datenbank ist empfehlenswert. Neben der sicheren, zentralen Aufbewahrung und einem raschen Wiederauffinden aller Unterlagen, spielt vor allem die Datensicherung und Wiederherstellung der Daten auf Ihrem Synology NAS eine besonders wichtige Rolle. Eine regelmäßig durchgeführte Datensicherung verhindert den Totalverlust der Unterlagen und damit verbundener Zeit.Der Datensicherungsvorgang wird leicht und erklärbar im PaperOffice Video Tutorial beschrieben

So können Sie dank dem Einsatz von 5 Minuten Ihrer Zeit kinderleicht und schnell die Datensicherungsgrundlage Ihrer Firma aufbauen.

Bestenfalls werden die Datensicherungen nicht benötigt. Tritt jedoch der Ernstfall ein, ist ein Backup unvermeidlich.
Ein abgeschirmtes, hierarchisch aufgebautes Netzwerk, wie es PaperOffice DMS und Synology NAS darstellen, das den Datenzu- und Abgang über Firewalls und Anti-Schadsoftware kontrolliert, bedeutet höchste Sicherheit, ganz im Gegensatz zur Cloud im Internet, deren Zugang meist über ein einziges, in der Regel eher unsicheres Passwort erfolgt.


PaperOffice DMS und seine Kunden befinden sich folglich bei der Datensicherheit in guter Gesellschaft, erst recht jedoch mit dem eigenen NAS von Synology.

PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/342400/datensicherheit-jederzeit-gewaehrleistet-dank-datenbank-backup-auf-synology-nas.html

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Revisionssichere und GoBD konforme Versionierung der Dokumente mit Dokumentenmanagement PaperOffice

Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine GoBD konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, wird immer deutlicher.

versionskontrolle
Versionskontrolle der Dokumente jederzeit möglich

Denn wer kennt diesen Fall nicht? Ein Vertrag wird mehrfach bearbeitet – eine Änderung hier, Anmerkung da, Summenabgleich und Einigung zum Schluss. So wird auch jede einzelne Änderung zur Sicherung lokal auf dem Rechner gespeichert und zur weiteren Prüfung versandt.

Wenn jetzt der Kollege abwesend ist oder der Kunde anruft und nach der Version vom letzten Monat nach Bearbeitung „XYZ“ fragt, gelangt alles ins Stocken.
Versionschaos und Redundanzen sind die Folge.
Spätestens zu diesem Zeitpunkt lohnt es sich einmal über die Versionierung bzw. Versionsverwaltung von Dokumenten nachzudenken.
Dank PaperOffice DMS und dem integrierten Modul für die Versionsverwaltung VersionControl haben Sie jederzeit volle Kontrolle über Ihre Dokumente und deren Änderungen.

Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar
Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen ist es die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird.
So wird jede Dokumentänderung erkannt und als Schattenkopie als neue Dokumentversion gespeichert.
Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes abgelegt. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann ein Dokument von welchem Bearbeiter geändert wurde. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.


Doch was ist dabei der Unterschied? Dies sowie alle Versionierungsmethode, welche PaperOffice DMS unterstützt, werden in unseren Workshop Tutorial erklärt.

Die Versionierung von Dokumenten ist eine der zentralen Funktionen von PaperOffice DMS und sorgt für die Einhaltung der Revisionssicherheit und GoBD Konformität.
Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.
Dank dem PaperOffice VersionControl weiss jeder, wann und wie ein Dokument von wem geändert worden ist. Nimmt ein Benutzer ein Dokument in Bearbeitung, wird es für andere Anwender gesperrt und ein gleichzeitiges Bearbeiten ist nicht möglich.
Mit Blick auf den letzten Punkt regelt dabei der sogenannte Check-Out und Check-In die unkomplizierte Zusammenarbeit an einem Dokument und koordiniert Zugriffsrechte. Mit der Check-Out Funktion blockiert der Bearbeiter das Dokument vorübergehend.
Mit dem anschließenden Check-In erzeugt der erste Bearbeiter das geänderte Dokument als neue Version. Die zuvor verhängte Editiersperre wird aufgehoben.

Sicherheit und Einhaltung vieler Rechtsnormen und Compliance – Mit PaperOffice VersionControl auf der sicheren Seite
Das Wichtigste an der Versionierung ist natürlich, dass sämtliche rechtlichen Vorgaben und auch die immer wichtiger werdenden Compliance-Aspekte nachweislich eingehalten werden. Denn jede Änderung des Dokumentes ist nachvollziehbar – bis hin zum Benutzer, der sie vorgenommen hat.


Das Beste an der Versionierung ist jedoch: Unternehmen sind in der Lage, die Erstellung, Überarbeitung und Verteilung wichtiger Geschäftsdokumente automatisiert zu verwalten.
Das Dokumentenmanagement PaperOffice ermöglicht so vielen Unternehmen die Revisionssicherheit erlangen. Hierbei ist es wichtig alle Änderungen an den Geschäftsdokumenten, jederzeit und schnell nachvollziehen zu können.

PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/340885/zusammenspiel-der-scanner-und-dokumentenmanagement-system-paperoffice.html

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Zusammenspiel der Scanner und Dokumentenmanagement System PaperOffice

Einscannen und Verwalten leicht gemacht mit PaperOffice DMS

Gemäß einem internationalen Bericht von McKinsey verbringen Bürokräfte täglich 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen, was den Durchschnitt von 9,3 Stunden pro Woche entspricht.

In den meisten Büros auf der ganzen Welt herrscht eine Zweiteilung. Auf der einen Seite der digitale Bereich mit Einzel- und Netzwerkrechnern, auf der anderen Seite Unterlagen und Dokumente in Papierform. Das sorgt mitunter für Chaos und vor allem dafür, dass Zeit verloren geht. Zeit, die mit der Suche nach Inhalten aufgewendet wird.

Buchhalter, Sekretärinnen, Einkäufer, Sachbearbeiter, Disponenten und viele weitere Berufsgruppen sind täglich damit beschäftigt, Vorgänge administrativ zu bearbeiten. Oft ist dabei die Arbeit des einen Mitarbeiters von der eines anderen abhängig.

Rechnungen, Frachtscheine, Begleitbriefe, von Sendungen oder auch Bedienungsanleitungen für neue Geräte und dazugehörige Garantiescheine, um nur ein paar Beispiele zu nennen? Deren Digitalisierung lässt oft auf sich warten, weil schlicht das Personal und die Zeit fehlen. In der Folge wächst der analoge Berg.

Mit PaperOffice DMS und dem für Ihre Bedürfnisse geeignetem Scanner lassen sich die Zweiteilung und damit unnötige Zeitverluste in den Griff bekommen.

Denn PaperOffice DMS macht es möglich, dass aus analogen Papieren dort digitale Inhalte werden, wo sie anfallen.

Eine intelligent aufgebaute Indexierung übernimmt dabei über eine Stichworteingabe die Zuordnung jeder Unterlage zum richtigen Vorgang. Durch die eigene Suchmaschine in PaperOffice lassen sich anschließend alle Dokumente wiederfinden und aufrufen. Je nach Bedarf werden erfasste Schreiben mittels OCR-Texterkennung umgewandelt, um sie mit der kompatiblen Office-Software bearbeiten zu können.

Doch welche Scanner würden für die perfekte Zusammenarbeit in Frage kommen?

Zum Beispiel Multifunktionsgeräte (MFP) wie z.B. die der Firma Brother oder Konica Minolta sowie weiterer Hersteller.Drucker, Scanner und Kopierer All-in-One: Über diese zentralen Geräte gelangen die gescannten Dokumente in das zentrale Verzeichnis oder per „direct scan to mail“ als E-Mail in ein Postfach in Ihrem Outlook, welches Beispielsweise von PaperOffice überwacht wird und somit automatisiert in die Dokumentenmanagement Software gelangt.

Oder integrieren Sie ganz einfach Ihre benutzerdefinierte PaperOffice Adresse in Ihren Scanner, sogenannte DropMail Emailadresse, als Ablageort Ihrer eingescannten Dateien. PaperOffice archiviert so alle Dateien ganz einfach per Emailversand.

Für diejenigen, die auf dem normalen Weg die Papierdokumente einscannen möchten, ist das in PaperOffice standardmäßig integrierte Modul „ScanConnect“ bestens geeignet. Denn dieses unterstützt jeden Scanner, Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.

Dennoch ist es unwichtig auf welchem Weg Ihre Papierdokumente nach PaperOffice gelangen, denn dank der automatisierten OCR Texterkennung wird der Inhalt all Ihrer gescannten Dokumentationen erkannt.

Egal was aus Papier ist wird dank KI-basierter Optimierung hochpräzise gescannt und erfasst.

Schon bei der Aufnahme von Dokumenten werden deren Inhalte mittels Rohtextzerlegung indexiert. Vereinfacht ausgedrückt werden die Inhalte Wort für Wort in ein besonderes Register geschrieben, wobei der Algorithmus wiederum einzelne Wörter in einer Wortkombination erkennt und gleichermaßen aufnimmt.

Algorithmen sind die entscheidenden Bestandteile jeder modernen Software. Dazu gehört fast immer ein Such-Algorithmus, der je nach Funktion der Software einen mehr oder weniger hohen Stellenwert besitzt. Bei einem Datenmanagementsystem wie PaperOffice hat der SuchAlgorithmus einen besonders hohen Stellenwert. Bei der Stichwortsuche von PaperOffice können sich die Anwender darauf verlassen, dass die Suche nach bestimmten Dokumenten Ergebnisse fast in Lichtgeschwindigkeit ergibt.

Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice kann aber noch weit mehr als die schnelle Digitalisierung von Unterlagen. So etwa die revisionssichere Versionierung, finanzamtkonforme Archivierung, Workflowzuweisung und KI basierte Belegerkennung und Verschlagwortung.

Fazit

Dokumente scannen und im DMS archivieren bietet Unternehmen enorme Vorteile. Alle Prozesse, an denen Dokumente beteiligt sind, werden optimiert. Datenschutz und Datensicherheit bleiben gewährleistet. Das papierlose Büro entlastet Mitarbeiter. Sie sparen sich viel Suchaufwand und Kosten. Und Sie verbessern die Rechtssicherheit Ihrer administrativen Prozesse.

Für viele Unternehmen ist PaperOffice DMS der erste Schritt zur Digitalisierung. Indem Sie Dokumente scannen und digital archivieren, erstellen Sie nämlich viel mehr als nur eine digitale Kopie des Originals. Das Einscannen macht aus unstrukturierten Informationen strukturierte Daten.

Und das bringt Ihnen ganz viel: Denn sobald Ihre Dokumente digitalisiert sind, stehen sie für digitalisierte Prozesse zur Verfügung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

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PaperOffice Dokumentenmanagement System für Gastronomie und Hotellerie Branche die ideale Lösung

PaperOffice ist die ideale Lösung für alle Branchen

Alle Unternehmen der Welt sind vollkommen einzigartig, doch den Nutzen an einer reibungslosen Verwaltung Ihrer Papiere und Unterlagen haben alle Unternehmen der Welt gemeinsam. Deshalb sind die Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System (DMS) auch sehr unterschiedlich. Gerade Unternehmen der Gastro- und Eventbranche sind für ein hohes Dokumentenaufkommen bekannt.

Ohne ein professionelles DMS entsteht so schnell ein hoher manueller Aufwand: von der Suche nach benötigten Dokumenten über die Sortierung aller eingehenden und ausgehenden Belege bis hin zu deren umfangreichen, analogen Archivierung.
Es sollte ein digitaler Dokumenten-Pool geschaffen werden, durch welchen alle Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf die benötigten Dokumente haben und die Bearbeitungsstatus transparent dargestellt werden können.
Gastronomisch auf dem höchstem Niveau Ihre Gäste zu bedienen sowie als Hotelier für Wohlfühlfaktor zu sorgen sind Ihre Aufgaben, die Sie mit Freude und Fachverstand erledigen.
PaperOffice erledigt alles mit ebenso viel Fach- und Sachverstand die Dokumentenverwaltung in Ihrem Betrieb.
PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Bewirtungsbelege, Rechnungen und Lieferscheine, Mietverträge, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.


Der Einsatz von einem Dokumentenmanagement System, wie dem von PaperOffice DMS, führt einerseits zu Zeiteinsparungen, welche die Kosteneinsparungen mit sich bringen, beispielsweise durch den Wegfall von Papierarchiven, andererseits zu einem verbesserten Service durch eine hohe Auskunftsfähigkeit sowie zur reibungslosen Verarbeitung der Daten und Informationen in der Übertragungskette.
Die digitale und revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Belegen führt schließlich zu Rechtssicherheit nach den Vorschriften der GoBD.
Doch das Einzige was alle Unternehmen davon abhält sofort ein DMS einzusetzen ist der angebliche hohe manuelle Aufwand für die Umstellung auf einen digitalen Weg.
Jedoch nicht mit PaperOffice DMS. Denn dank dem PaperOffice Dokumentenverwaltung System können Sie Ihre Belege und weitere Informationen, welche bereits digital verfügbar sind einfach direkt vom Windows Explorer in das PaperOffice Programmfenster reinziehen.

PaperOffice akzeptiert jeden Dateityp und kann durch die integrierten Tools einfach alles erfassen.
PaperOffice kann auch dank dem integrierten Scanner all Ihre Papierdokumente vom Scanner erfassen. Das integrierte ScanConnect unterstützt jeden Scanner, Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.
Einzelseiten, Massenscans oder Fotoscan: Egal was aus Papier ist wird dank KI-basierter Optimierung hochpräzise gescannt und erfasst.

Der intelligente Ablagedialog legt neue Dokumente sicher und blitzschnell direkt in der PaperOffice Datenbank ab. Sie haben jederzeit Zugriff auf die gesamten Informationen und Dokumentationen, um alle Abläufe reibungslos und fristgerecht abzuwickeln.
Sie können auch Ihre kompletten Prozesse automatisieren: dank der PaperOffice KI namens PIA (PaperOffice Intelligente Ablage) können Sie die automatische KI Dokumenterkennung und Ablage problemlos durchführen.

Zusätzlich dazu such PIA AutoFill nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch in PaperOffice.
Zeitgewinnung für Wichtiges, Kosteneinsparungen durch Wegfall Ihrer Papierarchive, Verbesserung Ihren Services durch schnelle Auskunftsfähigkeit sowie eine revisionssichere und digitale Archivierung Ihres Dokumentenaufkommens – dies garantiert Ihnen PaperOffice mit der Einführung der effizienten Dokumentenmanagement Lösung.
Perfekt auf Ihre Branche angepasst und massgeschneidert für Ihre Anforderungen integriert sich PaperOffice digital in jeden Arbeitsablauf und Workflow.

Die einfache Anpassbarkeit und nahtlose Skalierbarkeit von PaperOffice ist der perfekte Grundstein für Ihr neues digitales Büro und garantiert die ideale Branchenlösung.

Es gibt noch viele weitere Vorteile, die PaperOffice für Ihr Unternehmen bringen kann. Wir laden Sie ein, unsere Website zu besuchen, um die ganze Welt der Möglichkeiten zu sehen, die sich für Ihr Unternehmen bei der Implementierung von PaperOffice eröffnen.

Diese Software ist keine Ausgabe, sondern eine Investition, die die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern wird. Sobald Sie den Gewinn sehen, den Produktivität und Effizienz bringen, werden Sie den Eintritt in die digitale Revolution nicht bereuen.


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Vorteile der Digitalisierung mit PaperOffice Dokumenten Management Software

Mit PaperOffice können Sie Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren, um die Arbeit mit ihnen bequemer zu gestalten

Die Digitalisierung ist ein Prozess, bei dem wir einen Text, ein Bild oder eine Aufnahme so in ein virtuelles Medium umwandeln, dass ein Computer mit diesen Elementen arbeiten kann. In den letzten Jahrzehnten wurde fast alles diesem Prozess unterworfen. So kaufen heute nur noch Audiophile CDs oder Vinyl-Schallplatten, da die breite Öffentlichkeit lieber MP3s kauft oder neuerdings für Musik-Streaming-Dienste bezahlt. Auf die gleiche Weise können Sie mit PaperOffice Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren, um die Arbeit mit ihnen bequemer zu gestalten.

Bevor wir uns PaperOffice zuwenden, lassen Sie uns die folgende Frage beantworten: Warum ist es wichtig, bei diesem Thema der Digitalisierung nicht zurückzubleiben? Blockbuster war ein riesiges Unternehmen mit einer Präsenz in mehreren Ländern, das sich dem Filmverleih widmete (obwohl es später begann, auch andere Dinge anzubieten), es wurde von einem kleinen Startup namens Netflix besiegt. Warum? Weil Netflix Filme in einem digitalen Format anbot, das viel einfacher zu vertreiben war, und weil es bequemer war, von jedem Ort aus auf alles zuzugreifen, was man wollte.

https://youtu.be/y3eohX0qOSM

Wir könnten noch viele andere Beispiele anführen, die den Mangel an Visionen großer Unternehmen aufzeigen, die gegen kleine Startups verloren haben, die die Vorteile der Digitalisierung verstanden haben. Ihr Unternehmen muss nicht das gleiche Schicksal erleiden wie Blockbuster. Sie haben Zeit, Ihr Unternehmen zu modernisieren, und PaperOffice wurde geschaffen, um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen. Berücksichtigen Sie die folgenden Vorteile der Implementierung der Digitalisierung:

Reduzieren Sie den Papierverbrauch. Dies ist nicht nur eine umweltfreundliche Maßnahme, sondern Ihr Unternehmen spart auch Geld, indem es weniger Papier verbraucht. Überlegen Sie einmal, wie viele Blätter tatsächlich gedruckt werden müssen, um Ihr Unternehmen zu führen, und Sie werden sehen, wie viel Geld in Gewinn statt in Ausgaben für Papier umgewandelt wird.

Reduzieren Sie die Kosten für die Lagerung. Wenn Sie Ihre Dokumente in physischer Form aufbewahren, müssen Sie einen Raum dafür vorsehen. Durch die Implementierung von PaperOffice müssen Sie sich nicht mehr um den zusätzlichen Platz kümmern, den die Aufbewahrung von Dokumenten mit sich bringt, außerdem können Sie auf die Klimasteuerung verzichten, die diese Räume benötigen, z. B. dass die Luftfeuchtigkeit kontrolliert werden muss, damit das Papier nicht beschädigt wird.

Erleichtern Sie die Fernarbeit. Wenn Sie mit analogen Dokumenten arbeiten, erfordert dies, dass sich Ihre Mitarbeiter an den Ort begeben, an dem sich diese Dokumente befinden, oder sie per Post oder Fax an Sie schicken. Durch die Digitalisierung kann eine Gruppe gleichzeitig und remote mit Dokumenten arbeiten, ohne an einen zentralen Ort wechseln zu müssen.

In PaperOffice haben Sie alle notwendigen Werkzeuge, um Ihre Dokumente zu digitalisieren. Mit PaperOffice müssen Sie Ihr Dokument einfach nur mit Ihrem Scanner einscannen (PaperOffice funktioniert mit jedem), und PaperOffice erstellt eine digitale Version.

Wenn Sie viele Dokumente einscannen, ist das mit PaperOffice besonders praktisch, da es Trennblätter erkennt und die Dokumente für die Archivierung separiert. Eine großartige Funktion, die besonders nützlich ist, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Dokumenten mit komplexem Format arbeitet, ist, dass PaperOffice eine KI verwendet, um (wenn möglich) die Inhalte auf Ihren Dokumenten zu erkennen, wie z. B. Summen, Dokumenttypen, Datumsangaben, Kontaktdetails usw.

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein DMS ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. PaperOffice wurde GoBD-konform entwickelt, so dass Sie die Software nutzen können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie gegen eine Vorschrift verstoßen. Zum Beispiel wird jedes Mal, wenn jemand ein Dokument ändert, eine neue Version dieses Dokuments erstellt. So kann man nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt gehabt hat.

Wie Sie sehen, wird PaperOffice Ihnen den Übergang zum papierlosen Büro so einfach wie möglich machen. Bleiben Sie nicht zurück und schließen sich all den Unternehmen an, die bereits in die neue Ära eingetreten sind, und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen zu dem Unternehmen gehört, welches Sie, Ihre Kinder und Ihre Enkel überdauert.

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Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen mit PaperOffice DMS

Als die Menschen begannen Aufgaben zu automatisieren, machte die Menschheit als Ganzes einen enormen Evolutionssprung, und das Leben wurde einfacher, indem sie mit weniger Ressourcen mehr produzieren konnte. Deshalb war die industrielle Revolution so wichtig, da die Maschinen nicht müde wurden. Sie konnten ohne Unterbrechung arbeiten, und menschliches Versagen wurde ebenfalls aus dem Betrieb ausgeschlossen. Dann traten wir in die digitale Revolution ein, die diesen Prozess weiter beschleunigte.

PIA AutoFill searches for the most important document data, reads it intelligently and then indexes the document fully automatically.
PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch.

Wie Sie sehen, ist die Automatisierung zweifellos das, was alle menschlichen Initiativen zu Maßstäben treibt, die sonst nicht erreichbar wären.

Genau in diesem Bereich kann Ihr Unternehmen von PaperOffice profitieren, da es sich um eine Software handelt, die Ihre Dokumente digitalisiert und katalogisiert, sodass ihre Speicherung und anschließende Beratung hocheffizient (und auch ökologisch) ist.

Wie kann PaperOffice durch Automatisierung die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens verbessern?

Nehmen wir ein Beispiel, das Sie aus erster Hand kennen: Wikipedia. Diese Website ist ein Kompendium mit viel Wissen, das in digitaler Form gespeichert ist. Was bedeutet das? Dass es leicht aktualisiert werden kann und die in dieser Enzyklopädie enthaltenen Informationen überall auf der Welt zeitnah abgerufen werden können, weshalb davon ausgegangen wird, dass Wikipedia die traditionellen gedruckten Enzyklopädien ersetzt hat.

Auf die gleiche Weise wird der Zeitaufwand für das Speichern und Abrufen der Dokumente, mit denen Ihr Unternehmen arbeitet, bei Verwendung von PaperOffice drastisch reduziert. Hier sind einige Punkte mit den Vorteilen, Ihr Unternehmen durch die Implementierung der Automatisierung mit PaperOffice auf den heutigen Tag zu bringen:

Automatische Digitalisierung mit KI und OCR. Das Speichern eines physischen Dokuments in Ihrer Datenbank mit PaperOffice ist sehr einfach, da die Software die Zeichen und das Format Ihres Dokuments automatisch anhand gescannter Bilder oder Bilder erkennen kann. Sobald dies erledigt ist, wird Ihr Dokument sicher auf Ihrem Server gespeichert und kann jederzeit aufgerufen werden, indem beinhaltene Suchbegriffe oder hinterlegte Dokumenteninformationen konsultiert werden, wenn dies von überall erforderlich ist.

Eigener Speicher (Dedizierter Server oder NAS) für mehr Sicherheit. In den meisten Fällen bevorzugen die Benutzer die absolute Kontrolle über ihre Dokumente. Der beste Weg, um ihre Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten, besteht darin, sie auf ihrem eigenen Server zu speichern. Mit PaperOffice können Sie genau dies über lokale MySQL / MariaDB-Datenbanken tun, wenn Sie möchten verschlüsseln Sie sie für noch mehr Sicherheit.

• Effizientere Gruppenarbeit. Auf die Datenbanken, die Ihre Dokumente enthalten, können ein oder mehrere Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe zugreifen. Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen des digitalen Speichers erhalten Sie auch die Optimierung der Produktivität Ihres Arbeitsteams, indem Sie ihm die Möglichkeit geben, von verschiedenen Orten aus auf alle benötigten Informationen zuzugreifen. Jeder mit den erforderlichen Berechtigungen kann Dokumente senden, bearbeiten und anzeigen, wodurch die Gesamtproduktivität optimiert wird.

Es gibt noch viele weitere Vorteile, die PaperOffice für Ihr Unternehmen bringen kann. Wir laden Sie ein, unsere Website zu besuchen, um die ganze Welt der Möglichkeiten zu sehen, die sich für Ihr Unternehmen bei der Implementierung von PaperOffice eröffnen.

Diese Software ist keine Ausgabe, sondern eine Investition, die die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern wird. Sobald Sie den Gewinn sehen, den Produktivität und Effizienz bringen, werden Sie den Eintritt in die digitale Revolution nicht bereuen.

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Digitale Workflow Funktionen für Ihr Unternehmen dank Dokumentenmanagement PaperOffice DMS

Weder die Fachwelt noch die weltweit über 900.000 Nutzer stellen infrage, das PaperOffice eine überdurchschnittliche Dokumentenmanagement Software ist. Das ist fast auch schon zu erwarten, beschäftigen sich die Fachleute von PaperOffice doch seit über 17 Jahren mit dieser DMS. Das besondere dabei ist, das sich die Mitarbeiter bei PaperOffice nicht einfach damit begnügen, den herkömmlichen Ansprüchen an die digitale Dokumentenverwaltung gerecht zu werden, sondern immer einen Schritt weiter sind. So zum Beispiel durch die Integration des Workflow Management.

In der betriebswirtschaftlichen Software-Architektur ist das Workflow Management üblicherweise ein Bestandteil des Computer Supported Cooperative Work, kurz CSCW, was wiederum eine Vielzahl von Aufgaben beinhaltet. Das Workflow Management, für sich alleine gestellt, beschäftigt sich vor allem mit den Rahmenbedingungen, die notwendig sind, um einen Workflow innerhalb eines Netzwerkes zu ermöglichen. Kurz gesagt, damit Teamplayer vernünftig arbeiten können.

PaperOffice Workflow – einfache Aufgabenzuweisung ist gut, digitale Freigabe ist besser
Genies wie zum Beispiel Albert Einstein sind oder waren eher selten echte Teamplayer und vollbringen erstaunliche Leistungen meist im Alleingang. Fraglos sind natürlich auch Menschen mit einem weit überdurchschnittlichen IQ auf einen Gedankenaustausch und soziale Kontakte angewiesen, jedoch weniger, um sich geistig zu befruchten, sondern vielmehr aus Gründen der Zwischenmenschlichkeit. Der große Durchschnitt jedoch fährt in der Gruppe besser. Immerhin hat es der Mensch als Teamplayer weit gebracht. Der moderne Homo Sapiens war von Anfang an ein Netzwerker und ist es heute mehr denn je.
PaperOffice trägt dieser evolutionären Entwicklung durch die Integration des Workflow Managements in ihr Dokumenten-Verwaltungssystem Rechnung.

Das leistungsfähige und umfangreiche Workflow-Modul PaperOffice Control ermöglicht die Zuweisung und Bearbeitung komplexer Abläufe, steuert Dokumenteninformationen sowie Aufgaben effizient durchs Unternehmen. Dabei können sowohl einfache, als auch komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen definiert werden. So können zu den einfachen Freigabe-Workflows auch umfangreiche Prüf- und Freigabeprozesse realisiert werden, wie eine Rechnungsfreigabe, indem mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen durch rot-grüne Abfragen, wie bei einer Ampel, definiert werden. Zudem können digitale Freigaben angefordert und weiterführende Aktionen ausgeführt werden. So wird die Prozessübersicht stets im Auge behalten.

Was können Teamplayer vom PaperOffice Workflow erwarten?
Der englische Begriff Workflow, im Deutschen Arbeitsfluss oder Arbeitsablauf, benötigt einen Rahmen oder besser entsprechende Tools, um einen gemeinsamen Arbeitsablauf realisieren zu können. In PaperOffice ist dieser Rahmen geschaffen worden, um Arbeitsgruppen die perfekte Organisation ihrer zu bearbeitenden Projekte möglich zu machen, ohne dass dabei die innerbetrieblichen Grenzen gesprengt werden. Das ist einer der Unterschiede, die den PaperOffice Workflow von herkömmlicher Projekt-Software unterscheiden.

Projekte beginnen meist mit der Stellung einer Aufgabe an einen oder mehrere Mitarbeiter, die üblicherweise zunächst organisatorischen Aufwand betreiben müssen. Gut, wenn in dem jeweiligen Unternehmen die PaperOffice DMS bereits für die Dokumentenverwaltung installiert ist, denn die übernimmt einen Großteil der Organisation, was letztlich Zeit und Kosten spart.
Mit PaperOffice Workflow optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, senken die Kosten und werden insgesamt produktiver.
So hat jeder Mitarbeiter stets jederzeit den Überblick über bestehende Workflows und somit die Kontrolle über alle Prozesse. Bearbeiten und Freigeben kann die Workflows nur derjenige, der die zugewiesen bekommt.

Sicher, schnell und effizient – PaperOffice Workflow
In PaperOffice können sich Gruppen oder Teams blitzschnell organisieren und auch abgrenzen, etwa wenn es um Betriebsgeheimnisse oder Neuentwicklungen geht. Trotzdem steht den Projektmitarbeitern der volle Umfang des PaperOffice Datenarchivs zur Verfügung und dies mit der integrierten Live-Stichwortsuche in Sekundenbruchteilen. Die erforderlichen Unterlagen können wiederum im Rahmen der Teamarbeit bearbeitet und erweitert werden, wobei die OCR-Volltexterkennung mit Stichwortindexierung bei Bedarf aus analog vorliegenden Dokumenten schnell und problemlos digitale Inhalte macht, die dem Team sofort zur Verfügung stehen. Dazu genügt schon eine Handycamera.

Im PaperOffice ist jedes Mitglied eines Teams zu jeder Zeit über den Stand der Dinge und den Fortschritt im Ganzen wie im Detail informiert. Dazu braucht es bei PaperOffice keinen extra Büroraum, es braucht noch nicht einmal alle Team-Mitglieder in derselben Stadt. Die PaperOffice AES-1024 Dokumentenverschlüsselung gewährt selbst in der schriftlichen Kommunikation von Land zu Land größtmögliche Sicherheit.
Zudem stellt das PaperOffice Team präzise Anleitungen zu der Workflow Erstellung und Verwaltung nicht nur in Ihrem HelpDesk bereit https://help-de.paperoffice.com/963 sondern veröffentlicht genaue Anleitungen als Workshops in YouTube https://video.paperoffice.com/de/workflow

PaperOffice DMS mit Workflow Management, für Teams mit großen Zielen.

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PaperOffice DMS für Immobilienmanagement

PaperOffice ist perfekt für die Immobilienwirtschaft

Dokumenten Verwaltung leichtgemacht

Was haben die Schweiz, Deutschland und Österreich gemeinsam? Natürlich die Sprache, aber auch einen anderen interessanten Aspekt, der für so reiche Länder fast schon etwas seltsam anmutet. Innerhalb Europas sind diese drei Länder diejenigen mit dem höchsten Mietwohnanteil: Schweiz 57,5 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Deutschland 48,5 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Österreich 44,6 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Warum nun die Verteilung von Mietwohnungen und Häusern zu Immobilieneigentum von Land zu Land so unterschiedlich ausfällt, beruht auf sehr vielen verschiedenen Faktoren. Immerhin ergibt sich für die DACH-Länder aus diesen Zahlen, dass ein erheblicher Aufwand für das Immobilienmanagement betrieben werden muss, denn neben der Verwaltung von Immobilieneigentum fallen bei Immobilien, die vermietet werden, zusätzliche Aufgaben an.

PaperOffice DMS – die Software für Immobiliendienstleister

Ein Haus ist aus Sicht der Verwaltung ein durchaus komplexes Objekt und dies keineswegs nur in Bezug auf große Gebäude wie etwa das Colonia-Haus in Köln, ein 147 m hoher Wohnturm mit 352 Eigentumswohnungen und 21 gewerblich genutzten Einheiten. Schon ein Einfamilienhaus erfordert ein gewisses Management und mit jeder weiteren Immobilie steigt der Aufwand. Nachfolgend ein paar Dinge, um die es sich in unterschiedlich starker Weise zu kümmern gilt:

  • Grundsteuer
  • Versicherungen
  • Gutachten
  • Finanzierung
  • Neubau
  • Reinigung
  • Sanierung
  • Vermietung
  • Verkauf
  • Neuvermietung
  • Heizung
  • Wasserversorgung
  • Strom
  • Hausmeisterdienste
  • Entrümpelung
  • Renovierung
  • Reparaturen

Teilweise unterteilen sich die aufgeführten Segmente wiederum in weitere Aufgabenbereiche, etwa die Hausmeisterdienste oder das Facility Management. Ob nun Hausverwaltung, Immobilienmakler, Gutachter, Finanzdienstleister, Reinigungsdienst oder Handwerker, mit der Dokumentenverwaltung Software PaperOffice erhält Ihre Administration eine klare, übersichtliche Struktur.

Was leistet PaperOffice DMS in der Immobilienwirtschaft?

Als Dokumentenmanagementsoftware (DMS) ist PaperOffice ein hervorragendes Instrument zur Objektbetreuung. Zunächst einmal lassen sich alle Unterlagen, die ein Haus oder eine Wohneinheit betreffen, schnell und einfach digitalisieren, der frisch unterschriebene Mietvertrag genauso wie die Handwerkerrechnung oder die Stromzählerstände. Ob nun das analoge Archiv im Keller oder eine Aufnahme vom Handy. Über die leistungsstarke OCR-Texterkennung werden Dokumente so umgewandelt, dass Texte und Zahlen bearbeitet werden können. Zuvor jedoch erfolgt die GoBD-konforme Abspeicherung. Von nun an übernimmt bei PaperOffice die Verwaltung der Unterlagen eine künstliche Intelligenz namens PIA.

PaperOffice intelligente Ablage oder kurz PIA sorgt dafür, dass alles am richtigen Platz ist und die Aufmerksamkeit erhält, die jeder Vorgang benötigt.

PIA erkennt selbständig anhand von Bildmarken und Stichwörtern eingehende Dokumente und ordnet diese automatisch und zeitlich geordnet den Objekten oder vielleicht auch einem bestimmten Kunden oder Klienten zu.

PIA erinnert daran, wenn zum Beispiel periodisch durchzuführende Wartungsarbeiten fällig sind oder generiert beliebige Listen aus abgespeicherten Daten, erstellt Schreiben und kann auf Wunsch bestimmte Informationen bereitstellen. Dabei ist der notwendige Datenschutz immer gewährt, denn einerseits wird PaperOffice DMS auf der weltweit meistgenutzten Systemsoftware, Microsoft, installiert, andrerseits besitzt PaperOffice einen eigenen Verschlüsselungsalgorithmus auf Basis von AES 1024.

Dienstleister im Bereich Immobilien, die PaperOffice DMS nutzen, besitzen klare Vorteile gegenüber ihren Mitbewerbern, ob nun in Deutschland, der Schweiz oder in Österreich.

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PaperOffice Dokumenten Management System- der Vereinsmanager

Optimiert Ihren Workflow und ermöglicht komplexe Arbeitsabläufe

Optimiert Ihren Workflow und ermöglicht komplexe Arbeitsabläufe

Wissen Sie, was die „Streetbunnycrew e. V.“ oder „pastafari e. V.“ sind? Es sind zwei eher ungewöhnliche, aber gemeinnützige Vereine. Zwei von rund 600.000 in Deutschland angemeldeten oder besser eingetragenen Vereinen. Bei der Streetbunnycrew handelt es sich um Motorradfahrer in rosa Hasenkostümen, die Geld für gute Zwecke sammeln und hinter pastafari steckt die Kirche des fliegenden Spaghettimonsters, eine Vereinigung von Menschen, die das allgemeine Religionswesen auf die Schippe nehmen. Neben über 90.000 Sportvereinen, unzähligen Fördervereinen, Tauben- oder Kaninchenzüchtervereinen, Katzen- Hunde- und Schildkrötenvereinen oder Gesangsvereinen ist in Deutschland glücklicherweise auch genug Platz für ein bisschen Skurilität. E. V. steht dabei für eingetragener Verein, was bedeutet, das der Staat oder besser das örtliche Finanzamt die Gemeinnützigkeit des jeweiligen Vereins anerkennt. Für Spender wie für Mitglieder bedeutet dies Steuerbefreiung auf Spendengelder, Erträge, Vermögen oder Mitgliedsbeiträge. Für die Vorstandschaft der Vereine bedeutet dies, eine möglichst korrekte Führung der Vereinsgeschäfte einzuhalten und dies zu dokumentieren. Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice ist genau hierfür bestens geeignet.

Wer nun bei Vereinen an eher kleine Gruppierungen von vielleicht 20 oder 30 Leuten denkt, die sich regelmäßig treffen und vielleicht ein paar Veranstaltungen organisieren, hat damit nicht Unrecht. Vereine können aber auch sehr große Gebilde darstellen, so etwa der aktuell größte Sportverein der Welt, der FC Bayern München e. V. mit über 290.000 Mitgliedern und weiteren 358.000 Personen, die in 4500 Fanclubs organisiert sind. Leicht vorstellbar, dass hier beispielsweise einfache Excel-Tabellen zur Mitgliederverwaltung kaum ausreichen werden. Es muss aber auch nicht hoch kompliziert sein.

PaperOffice DMS – funktionale Vereinsverwaltung

Welche Zielsetzung ein Verein auch immer hat, Zahlen spielen eine große Rolle. Was innerhalb eines Vereines bewegt wird, es lässt sich mehr oder weniger in Zahlen ausdrücken. Gleichzeitig spielt auch die Dokumentation eine große Rolle. So lassen sich die meisten Vereine in Segmente unterteilen, zum Beispiel in:

  • Mitgliederverwaltung
  • Spendengeldverwaltung
  • Einnahmen aus Veranstaltungen
  • Veranstaltungsorganisation
  • Vereinsvermögen
  • Mitgliederbetreuung
  • Gerätewartung
  • Protokollierung
  • Investitionen
  • Rechenschaftsberichte

Alle diese beispielhaften Segmente beinhalten weitere Teilbereiche und oft lasten ein großer Teil dieser Aufgaben wie auch die Verantwortung auf den Schultern nur weniger Vereinsmitglieder, etwa dem oder der Vorsitzenden, dem Kassenwart und dem Schriftführer.

Mit PaperOffice DMS bietet sich eine Software an, die die Vereinsverwaltung gleichzeitig transparent und sicher macht, sowie zur Entlastung des Vorstandes führt, denn viele administrative Aufgaben im Verein werden durch PaperOffice automatisiert.

So kann dabei das leistungsfähige und umfangreiche Workflow-Modul von PaperOffice problemlos helfen. Es ermöglicht die Zuweisung und Bearbeitung komplexer Abläufe, steuert Dokumente, deren Informationen sowie Aufgaben effizient durchs Unternehmen bzw. Verein. Dabei können sowohl feste, als auch spontane, unstrukturierte Abläufe, sogenannter ad hoc Workflow, initialisiert sowie komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen definiert werden.

Gleichzeitig bietet PaperOffice Rechtskonformität, etwa durch Einhaltung der GoBD bezüglich ordnungsgemäßer Aufbewahrung von Schriftstücken in digitaler Form. Digital ist zugleich das Stichwort, um Vereine aus dem analogen Zeitalter der Verwaltung in das elektronisch geprägte 21. Jahrhundert zu überführen.

PaperOffice DMS übernimmt dank einer leistungsstarken OCR-Texterkennung, welche bereits standardmäßig vorhanden ist, jedes gescannte oder abfotografierte Dokument als Bilddatei und wandelt sie bei Bedarf in ein Textdokument um. Durch die einfach einzurichtende Netzwerkstruktur von PaperOffice können bis zu 800 Vereinsmitglieder direkt am Laptop, dem Tablet oder dem PC an der Vereinsverwaltung beteiligt werden oder erhalten die notwendige Einsicht in die Vereinszahlen, etwa zur Entlastung des Vorstandes während der Jahresversammlung. PaperOffice DMS wird in der Hauptsache von mittelständischen Unternehmen und Selbständigen zur Datenverwaltung eingesetzt und wird weltweit von über 900.000 Firmen und Behörden genutzt.

Sein unkomplizierter Aufbau, verbunden mit einer Vielzahl von Funktionen, macht PaperOffice aber auch zum idealen Tool im Vereinsmanagement, ob nun für rosafarbene Kaninchen auf Motorrädern, den Anhängern des Spaghettimonsters oder Stadionfüllenden Sportvereinen.

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PaperOffice DMS ist ECM in Reinkultur

Der Begriff Dokumentenmanagement beschreibt üblicherweise Software, die elektronische Dokumente verwaltet. Im erweiterten Sinne ergibt sich jedoch eine sehr große Funktionsvielfalt. PaperOffice DMS erfüllt alle Ansprüche bezüglich der Definition einer erweiterten DMS und darüber hinaus auch der einer Software gemäß den Richtlinien des Enterprise-Content-Managements, dem ECM.

Innovative PaperOffice Dokumenten Management Oberfläche
Innovative PaperOffice Dokumenten Management Oberfläche

Schon die moderne Dokumentenmanagementsoftware beweist sich durch eine Vielfalt in den Anwendungen, von denen Verwaltungsbereiche von Firmen oder Behörden des vordigitalen Zeitalters nur träumen konnten, beziehungsweise dies per Hand erledigen mussten. Heute gibt es eigentlich nur noch eine analog zu bewältigende Aufgabe. Das Einscannen analoger Dokumente, um sie zu digitalisieren. Noch befinden sich die Wirtschaft und auch die staatliche Verwaltung in einer Übergangsphase. Nach wie vor bestehen riesige Archive, die noch nicht in das digitale Zeitalter überführt wurden. Doch bereits heute bewegt sich der Datenstrom zum größten Teil in Form von Bits und Bytes und dies so schnell und in einer Größenordnung, die früher weit mehr Verwaltungsangestellte erfordert hätte, als je zur Verfügung standen. Doch was kann PaperOffice DMS im Einzelnen:

• Die automatisierte Zusammenführung von Dokumente
• Die Visualisierung von Dokumenten
• Kommunikation
• Scannen und erfassen beziehungsweise umwandeln
• Archivieren
• Workflow-Management

Bezogen auf ihre Funktionen im Bereich des ECM finden sich folgende Punkte:

• Kollaboration
• Records Management
• Web-Content-Management

Ein wichtiges Merkmal des ECM ist die Bereitstellung von Daten oder Informationen in Form eines Dienstes, der unabhängig von der dahinter bestehenden Ordnerstruktur arbeitet. Dazu gehört auch die Erfassung von Änderungen und deren Versionisierung. Der Nutzer ruft mittels Stichwort ein Dokument auf, nicht den ganzen Ordner. Findet sich das Stichwort in mehreren Dokumenten, werden diese als Links angezeigt. Der Vorteil dieser Art der Bereitstellung von Daten und Informationen besteht darin, dass alles an einem Speicherort verwaltet wird und somit keine Doppellungen entstehen. Gleichzeitig bietet der zentrale Speicher eine erhöhte Sicherheit gegenüber unbefugten Zugriffen. Darüber hinaus erlaubt das ECM eine sehr hohe Anzahl gleichzeitiger Zugriffe auf ein und dasselbe Dokument, ohne dafür eine ebenso hohe Serverleistung oder unterschiedliche Softwarelösungen implementieren zu müssen. Bei PaperOffice DMS können bis zu 800 Terminals, abhängig von der Softwareversion, verwaltet werden.

Bevor es jedoch soweit ist, dass Daten, Dokumente oder einfach Informationen bereitgestellt werden, müssen diese erst einmal erfasst sein und auch hier zeigt sich PaperOffice DMS als ein Vertreter einer ECM Lösung. PaperOffice DMS ist ein einheitliches Repository für alle Arten von Informationen. Dazu besitzt PaperOffice DMS eigene Formatierungswerkzeuge. Verschiedene Dokumenten- und Datenformate sind Fluch und Segen zugleich. Einerseits erlauben sie die saubere digitale Darstellung und ermöglichen Bearbeitung beziehungsweise Sicherung, andrerseits sorgen sie bei einer übergreifenden Bearbeitung für den Zwang, die jeweils passende Software-Anwendung zu nutzen. PaperOffice DMS nutzt zur Bereitstellung eine formatierte Kopie des Original-Formats, wodurch alle an PaperOffice DMS angeschlossenen Terminals unabhängig von Formatvorgaben Dokumente anzeigen, die immer bearbeitet werden können, wenn dies die Berechtigung des Nutzers erlaubt. Das ist im Übrigen auch ein Vorteil bezüglich der GoBD/GdPDu-Konformität. Natürlich sind dies längst nicht alle Punkte, in denen PaperOffice DMS als ECM glänzt, wobei sich PaperOffice durchaus rühmen darf, es nicht zu kompliziert zu machen. Es gibt kaum eine andere DMS- oder ECM-Software, die so sehr durch Funktionsvielfalt bei gleichzeitiger Bedienerfreundlichkeit glänzt wie PaperOffice. Das die Software darüber hinaus auch noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt, bringt ihr regelmäßig gute Bewertungen in der Fachpresse ein.

Enterprise-Content-Management ist die Zukunft der Informationsverwaltung und PaperOffice DMS ist fraglos ein Vorreiter dieser Zukunft.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie hier:

https://trendkraft.io/it-software/paperoffice-dms-ist-ecm-in-reinkultur/