Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung der Papier-Dokumente- so machen Sie es garantiert richtig

Digitalisierung oder auch digitale Transformation Ihrer Papierunterlagen ist die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

Im aktuellen Beitrag erläutern wir die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung, listen die Funktionen auf und beschreiben die Auswirkung einer erfolgreichen Umsetzung.

Während die ganze Welt immer mehr „digitalisiert“ brauchen immer mehr Unternehmen, vor allem KMUs, einen „Schubs“, um damit anzufangen. Denn viele graulen sich bereits beim bloßen Gedanken dem Thema zu widmen oder sich damit zu befassen.

Im aktuellen Artikel zeigen wir Ihnen, dass der Übergang von Papierdokumenten zu digitalen Dokumenten viel einfacher ist, als es Ihnen in Ihren Alpträumen erscheint. Befolgen Sie unsere Ratschläge es zahlt sich für Ihr Unternehmen aus.

Zu einem gewissen Teil ist das analoge Archiv selbst heute noch eine Notwendigkeit. Es besteht jedoch zu 99 % keine Notwendigkeit mehr, damit auch zu arbeiten. Im Gegenteil, bedrucktes Papier ist ein Anachronismus, der entweder aus alter Gewohnheit oder rein technisch nur deshalb aufrechterhalten wird, weil bestimmte Dokumente in der Form erhalten bleiben müssen, in der sie ausgefertigt wurden, etwa Urkunden oder Verträge. Doch auch diese lassen sich einscannen, um mit ihren jeweiligen Inhalten am Rechner zu arbeiten.

Der tatsächlich vorgenommene Gang zum Archiv, die Suche in Regalen oder Aktenschränken, die Herausnahme des Dokuments, das Arbeiten damit und das zurückbringen und wiederum einordnen ins Archiv. Schon die Beschreibung und das Lesen dieses Vorgangs kostet viel Zeit. Das digitale Archiv dagegen aufzurufen, kostet ein paar Klicks, mehr nicht.

Bevor wir uns den Vorteilen zuwenden, lassen Sie uns die folgende Frage beantworten:

Warum ist es wichtig, bei diesem Thema der Digitalisierung nicht zurückzubleiben?

Sicher ist Ihnen als eine verantwortliche Person bewusst, dass analoge Unterlagen einfach nicht mehr zeitgemäß sind. Allerdings sehen Sie auch die Komplikationen, die die Umwandlung des bestehenden analogen Archivs in digitale Daten mit sich bringt. Denn Dokumente digitalisieren ist mehr als nur ein Trend. Vielmehr ist es die Voraussetzung mittlerweile, um konkurrenzfähig und up-to-date zu all den anderen Unternehmen des gleichen Sektors zu bleiben.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

All die Akten vergangener Jahre, Blatt für Blatt einzuscannen, ein vor allem Zeit- und Personal intensiver Vorgang.

Auf der anderen Seite stehen jedoch die Vorteile der Digitalisierung von Papier-Dokumenten:

  1. Flexibles Arbeiten, egal wo Sie sich befinden
  2. Automatisierungen jeglicher Art dank Workflows
  3. Optimierung aller Arbeitsabläufe
  4. Digitaler Empfang und Versand
  5. Reduzieren der Kosten in allen Bereichen
  6. Vereinfachtes Handling bei Fristen
  7. Schnellere interne und externe Kommunikation
  8. Integration in Büro-Software
  9. Suche von Inhalten mittels Schlagwörtern
  10. Einsparung von Arbeitszeit

Wird die Digitalisierung des analogen Archivs unter diesen Gesichtspunkten betrachtet und eine Gegenrechnung aufgestellt, zeigt sich deutlich, dass sich der Aufwand lohnt und wie beispielsweise eine Investition in eine neue, modernere und schnellere Maschine betrachtet werden sollte. Dabei ist die Liste der oben aufgeführten 10 Punkte keineswegs vollständig.

Hier hatten wir bereits einen Beitrag verfasst, welcher im Bezug zu den Vorteilen der Digitalisierung bzw. digitalen Rechnungsverarbeitung berichtet hatte.

Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Mit PaperOffice einfach gemacht
Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Mit PaperOffice einfach gemacht

Warum gerade KMUs mit der Archiv-Digitalisierung hadern und wie sich der Prozess der Digitalisierung in den täglichen Arbeitsablauf integrieren lässt?

Während in großen Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte benannt sind, die sich mit dem Thema der Umwandlung analoger Dokumente in Vollzeit beschäftigen, fehlt es kleineren und mittleren Firmen meist an Personal-Ressourcen, zumal ja auch eine entsprechende fachliche Qualifikation vorausgesetzt wird. Das jedoch ist ein Fehler.

Es wird weder ein IT-Spezialist benötigt noch ein ausgebildeter Bibliothekar. Was es wirklich braucht, ist die richtige Software und natürlich entsprechende Hardware, wobei es hier auf den Umfang des Archivs ankommt. Mitunter ist die Hardware schon da.

Was bedeutet Digitalisierung von Dokumenten denn im Detail?

Ganz einfach ausgedrückt ist es der Prozess des Ersetzens einer physischen Unterlage, in dem Sinne des Papiers, durch ein digitales Format.

Zumindest rudimentär dürfte den meisten Personen der Vorgang bekannt sein. Ein Dokument wird abgelichtet oder abfotografiert, wozu meist Scanner eingesetzt werden. Es kommt jedoch auf die jeweilige Schnittstelle an. Ein Dokument kann auch per Handycamera digitalisiert werden.

Für viele Unternehmen gehört die Änderung von Papier und Ordnern auf elektronische Formate zu den wichtigsten und auch deutlichen Maßnahmen des Digitalisierungsprozesses.

In PaperOffice haben Sie alle notwendigen Werkzeuge, um Ihre Dokumente zu digitalisieren. Mit PaperOffice müssen Sie Ihr Dokument einfach nur mit Ihrem Scanner einscannen (PaperOffice funktioniert mit jedem), und PaperOffice erstellt eine digitale Version.

Hier erfahren Sie, wie Sie Papierdokumente vom Scanner voll automatisiert archivieren können:

Scandokumente werden über das integrierte Scannermodul ScanConnect hinzugefügt, welches u.a. die Dokument Erfassung von allen Scannern, Multifunktionsgeräten, mobilen Apps und auch Grosskopierern, solchen wie der Firma Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox und weiteren, ermöglicht.

Dabei wird die automatische Versionierung für bereits vorhandene Dokumente berücksichtigt sowie für Massenscans der Dokumentenstapel und Unterteilung danach in einzelne Dokumente die Methode des Scannens dank der Trennseiten unterstützt.

Wenn Sie viele Dokumente einscannen, ist das mit PaperOffice besonders praktisch, da es Trennblätter erkennt und die Dokumente für die Archivierung separiert. Eine großartige Funktion, die besonders nützlich ist, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Dokumenten mit komplexem Format arbeitet, ist, dass PaperOffice eine KI verwendet, um die Inhalte auf Ihren Dokumenten zu erkennen, wie z. B. Summen, Dokumenttypen, Datumsangaben, Kontaktdetails usw.

Hier erfahren Sie min. 15 Gründe, warum Sie ein Dokumentenmanagement zusammen mit Ihrem Scanner einsetzen sollten.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um
Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Wie werden Papier-Dokumente durchsuchbar gemacht?

Nun soll aber der Text auf einem Dokument nicht nur lesbar sein, sondern auch so vorliegen, dass Sie ganz einfach nach einem Textschnipsel suchen können.

Ganz einfach und ohne manuellen Aufwand.

Denn sobald Dokumente in PaperOffice eingefügt werden, übernimmt PIA für Sie all das, was Sie sonst aufhält:

PIA ist die in PaperOffice integrierte KI und bedeutet „PaperOffice Intelligent Ablage“ und wird jedes hinzugefügte Dokument – egal was und egal von wo –

– analysieren und durch die integrierte „computervision“ in sogenannte block chains zerlegen

– texterkennen und durch PaperOffice SmartSpell mit Wörterbüchern abgleichen

sowie anschließend für die integrierte PaperOffice Suchmaschine visuell sowie stichworttechnisch indexieren und katalogisieren.

Das bedeutet, dass PIA Ihnen für Ihre gesamten Informationen eine eigene und leistungsfähige Suchmaschine zur Verfügung stellt, welche sowohl wie klassische Suchmaschine wie Google textbasiert suchen und finden kann, aber auch das ganze visuell beherrscht, also ein Dokument auch visuell vergleichen und erkennen kann.

So werden einmal eingelernte Dokumente durch PIA ab diesem Zeitpunkt automatisch erkannt, was wiederum automatische Regeln und Ablagemasken auslösen kann.

Kann die Dokumentenablage und Erkennung automatisiert durchgeführt werden?

Um eine automatisierte Ablage Ihrer Dokumente und Belege auszuführen, wird das Dokument vorerst in PaperOffice eingelernt. Für die Verschlagwortung und den Ablageort sorgen die Ablagemasken in PaperOffice.

So wird, sobald eine eingelernte Dokumentvorlage erkannt wurde, automatisch eine Ablagemaske ausgelöst, welche für die automatisierte Verschlagwortung und den Ablageort zuständig ist.

Daten werden aus dem Dokument automatisch ausgelesen
Daten werden aus dem Dokument automatisch ausgelesen

Aber Ablagemasken können nicht nur durch eingelernte Dokumentvorlagen automatisch ausgelöst werden- sie können auch manuell im PIA Dialog ausgewählt werden.

PIA kann vollkommen autonom, ohne jegliche Benutzerinteraktion und für eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten diese gemäß den festgelegten Ablagemasken: 

  • automatisch auslesen
  • vollständig verschlagworten
  • durchsuchbar machen
  • Aufgaben und Workflows, die erledigt werden müssen, hinzufügen und überwachen
  • indexieren
  • neue Zielordner-Strukturen erstellen
  • in Ziel Ordner ablegen
  • Vorschaubilder erstellen
  • benötigte eigene Felder selbstständig ausfüllen
  • mit Kontakten verknüpfen und für die Kontaktsuche optimieren
  • Notizen hinterlegen
  • versionieren

Um nur ein Paar Möglichkeiten aufzuzählen.

Einhaltung der GoBD-konformen Digitalisierung und gesetzlicher Vorschriften

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein Dokumentenmanagement System ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bzw. Vorgaben der GoBD.

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Insbesondere durch die revisionssichere hochverschlüsselte Dokumentspeicherung direkt in einer zentralen SQL-datenbank erfüllt PaperOffice alle Anforderungen an Dokumentstandards sowie rechtliche Richtlinien oder dem weltweit höchsten deutschen Standard GOBD. 

Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine GoBD konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, ist deutlich wie noch nie zuvor.

Die Versionierung erfolgt in PaperOffice transparent und jederzeit nachvollziehbar
Die Versionierung erfolgt in PaperOffice transparent und jederzeit nachvollziehbar

Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar

Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen geht es um die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet hat. Dokumentänderung lässt sich erkennen und als Schattenkopie als neue Dokumentversion speichern.

Gewährleistung der Unveränderbarkeit

Jede Dokumentenänderung legt in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann und von welchem Bearbeiter die Änderung am Dokument erfolgte. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.

Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.

Die Entwicklung von PaperOffice DMS ist GoBD-konform durchgeführt, so dass Sie die Software nutzen können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie gegen eine Vorschrift verstoßen. Zum Beispiel wird jedes Mal, wenn jemand ein Dokument ändert, eine neue Version dieses Dokuments erstellt. So kann man nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt gehabt hat.

Digitalisieren: Zug um Zug oder Last in – First out

Dass die Digitalisierung analoger Dokumente Vorteile bringt, ist klar aufgezeigt. Wie aber lassen sich die kurzzeitig entstehenden Nachteile reduzieren?

Die eher kostspielige Variante der Digitalisierung besteht darin ein darauf spezialisiertes Unternehmen zu beauftragen. Je nachdem werden die Akten und Ordner aus dem Archiv an die Firma als Frachtgut gesendet, dort digitalisiert und wieder zurückgesandt. Zuvor wurde das Format der zu digitalisierenden Daten festgelegt. Doch wichtige Firmendaten außer Haus geben? Zwar versichern durchweg alle Unternehmen, die sich mit digitaler Archivierung beschäftigen, höchste Vertraulichkeit, Garantien gibt es jedoch keine.

Auf Wunsch rücken die Unternehmen aber auch mit einem Lkw an, auf dem sich Trommelscanner befinden, und digitalisieren direkt vor Ort, auf dem Parkplatz des eigenen Firmengeländes. Das jedoch treibt die Rechnung gewaltig in die Höhe. Der aufwendige Außer-Haus-Einsatz, der je nach Archivgröße mehrere Tage dauern kann, will extra bezahlt sein. 

Zum Glück aller Unternehmen müssen zwar Archive sein, die darin enthaltenen Informationen, ob nun analog oder digital, müssen jedoch nicht alle gleichzeitig verfügbar sein. Das ermöglicht Firmen die Archiv-Digitalisierung Zug um Zug, und zwar nach dem Logistik-Prinzip des Last in – First out. Die zuletzt eingegangen analogen Dokumente digitalisieren Sie zuerst.

Der Grund dafür ist einfach. Üblicherweise sind im täglichen Arbeitsablauf zeitnahe Dokumente weit mehr benötigt als zeitferne Dokumente. So sollten Sie diese zeitnahen Dokumente zuerst digitalisieren, das beschleunigt sich dank Ihrer besseren Verfügbarkeit der Arbeitsprozess. Im besten Fall entsteht ein Ausgleich zwischen dem Aufwand des Digitalisierens (Archiv-Entnahme, einscannen, digital abspeichern, analoges Dokument zurückbringen) und der jetzt bestehenden Prozessbeschleunigung, da der Gang ins Archiv entfällt und Sie alle Vorgänge am Rechner erledigen.

Ein weiterer positiver Effekt dieser Vorgehensweise besteht darin, dass sich so Aufbewahrungsfristen optimal nutzen lassen, um den analogen Archivbestand zu reduzieren und nicht etwa Akten zu digitalisieren, deren Aufbewahrungsfristen ein halbes Jahr später ablaufen.  

Hardware bereitstellen und den Umfang der Digitalisierung firmenintern festlegen

Die Anzahl der Verwaltungsangestellten eines Unternehmens beziehungsweise die der infrage kommenden Bildschirmarbeitsplätze variieren teilweise stark, daher kann man unmöglich sagen, wie viele der Mitarbeiter im Verhältnis zur Firmengröße Sie mit der Digitalisierung beauftragen sollen.

Zumindest aber sollte den betreffenden Mitarbeitern jeweils ein Gerät mit Scannerfunktion zur Verfügung stehen, vorzugsweise ein Dokumentenscanner, der den Mehrfacheinzug genauso wie verschiedene Formate einzuscannen, erlaubt.

Genauso knifflig wie die Anzahl der mit der Digitalisierung beschäftigten Personen ist auch der Umfang pro Digitalisierung zu benennen, denn bei diesem System erfolgt die Digitalisierung quasi nebenbei. Realisieren lässt sich dies beispielsweise in der Form, dass Mitarbeiterin Z einen Vorgang in Zusammenhang mit der Firma XYZ bearbeitet. Das könnte zugleich der Auslöser sein, die gesamte analog archivierte Akte zur Firma XYZ zu digitalisieren.

Allerdings kann sich beispielsweise eine langjährige Geschäftsbeziehung durchaus in einer recht großen Anzahl an Akten manifestieren. Eine andere Variante wäre es, nur bestimmte Segmente der Geschäftsbeziehung zu digitalisieren, eben diese, die der häufigsten Bearbeitung unterliegen. Zum Beispiel die Rechnungsstellung oder die Lieferscheine. Mit der richtigen Software lässt sich die prozessbegleitende Digitalisierung problemlos umsetzen. Wir haben die ultimative 5-Schritte Anleitung für die Realisierung des papierlosen Büros und Digitalisierung Ihres Unternehmens erstellt, in welcher die einzelnen 5 Schritte sowie die benötigte Dauer beschrieben werden.

Die ultimative 5 Schritte Anleitung zum papierlosen Büro
Die ultimative 5 Schritte Anleitung zum papierlosen Büro

Doch welche Software passt hierzu?

Wer als Unternehmer oder verantwortliche Person sich selbst und den betreffenden Mitarbeiter/innen das Leben in Bezug auf die Digitalisierung so richtig schwer machen will, der stückelt sich die Software zusammen. Ein Programm zur Erfassung der Daten aus dem Scanvorgang. Eine OCR-Software zur Texterkennung. Ein Datenbank-Programm. Eine Such-Software und so weiter. Letzten Endes landet dann alles in irgendeiner Cloud.

Die Software-Zusammenstellung so manchen Unternehmens ähnelt deren Firmenhistorie, eine langsam gewachsene Struktur. Sie ist so komplex ineinander verschachtelt, dass nur noch wenige langjährige Mitarbeiter es verstehen.

Die bessere Lösung ist eine Software, die alle Prozesse vom Scannen über die Bereitstellung bis zur Archivierung durchführt und zugleich Schnittstellen bietet, um andere Software anzubinden. Eine Software mit sich selbsterklärenden Menüführungen, die letztlich den digitalen Dokumenten eines Unternehmens ein Zuhause gibt, das zugleich alle Anforderungen in Bezug auf Datenbe- und Verarbeitung sowie Sicherheit erfüllt.

Das hört sich etwas pathetisch an? Stimmt, doch besser etwas einfache und funktionierende Pathetik als ein Schwall IT-Fachchinesisch, dass den Mitarbeitern den Angstschweiß auf die Stirn treibt.

PaperOffice eignet sich perfekt zum Digitalisieren von Dokumenten.

Die richtige Dokumentenmanagementsoftware löst das analog-digitale Problem

DMS steht für Dokumentenmanagementsoftware und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice DMS ist eine solche Software. Ihr Funktionsumfang ist genauso beachtlich wie ihre intuitiv gestaltete Menüführung, die nur der geringfügigen Schulung bedarf. Sie brauchen keine teuren Berater vor Ort dazu. Gut erklärende Videotutorials zu PaperOffice DMS können das genauso gut und viel preiswerter, zum Nulltarif.

Scannen, OCR, Archivierung mit automatischer Verschlagwortung, KI-gesteuerte Dokumentenzusammenführung, integrierte Suchmaschine, Workflow-Funktion, Verschlüsselung mit 1024Mbit, direkte Einbindung in MS-Office, Schutz vor Ransomware, automatisierte Vorlagenerstellung, Stempelfunktion, Aufgaben-und Notizmanagement.

Das sind ein Paar der wichtigsten Funktionen von PaperOffice DMS und wie gesagt, weder Sie noch Ihre Mitarbeiter müssen dafür ein IT-Studium absolvieren.

Dazu empfehlen wir unseren Kunden, die Archivierung der digitalisierten Daten entweder in einer Datenbank, welche sich auf einem NAS Gerät, wie Synology oder QNAP, befinden oder auf einem dedizierten Server. Mit einem eigenen externen (dedizierten) PaperOffice Server erhalten Sie alle Vorteile einer Cloud bei perfektem Datenschutz und sparen jeden Monat bares Geld und viel Arbeit.

Ein PaperOffice Server spart viel Geld und Arbeit bei maximaler Datensicherheit und Komfort
Ein PaperOffice Server spart viel Geld und Arbeit bei maximaler Datensicherheit und Komfort

Mit einem PaperOffice Server haben Sie alle Vorteile einer Cloudlösung mit nur einem riesigen Unterschied:
Es ist Ihr eigener dedizierter Datenbankserver und niemand außer Ihnen greift darauf zu.

Sie möchten keinen Server verwenden? Kein Problem.

Ein NAS, ein Network attached Storage, auf Deutsch ein Speicher mit Netzwerkanschluss, sowie die kompatible Software zu PaperOffice DMS und fertig ist die interne Cloud. Absolut sicher vor staatlicher und nichtstaatlicher Neugier und dank Backup-Funktion auch sicher vor einem Festplatten-Crash.

Fazit:

Mit der richtigen Strategie wird die Wandlung vom analogen zum digitalen Archiv kein teurer Prozess. Dabei muss sich jeder Unternehmer und jede Unternehmerin vor Augen führen, dass dieser Schritt irgendwann geschehen muss, und zwar besser heute als morgen.

Wie hier aufgezeigt, kann der Wandel mit den richtigen Mitteln zu einer schnellen Amortisierung der Investitionen führen und die Kosten wie auch die zeitlichen Aufwendungen künftiger Prozesse deutlich reduzieren. Der Wandel muss nur erfolgen. 

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Welche Vorteile bietet der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems?

Obwohl die Grundtechniken des Dokumentenmanagements bereits seit Jahrzehnten in der Dokumentensteuerung der Unternehmen Anwendung finden und sich über die Jahre weiterentwickelt haben, wird die Notwendigkeit eines Dokumentenmanagement Systems und dessen Anwendungsvorteile immer noch unterschätzt.

Vorteile einer elektronischer Datenverwaltung (Dokumentenmanagement DMS)

Im aktuellen Artikel möchten wir zunächst die Definition des PaperOffice Dokumentenmanagement Systems erklären und die Digitalisierung von analogen und digitalen Dokumenten ansprechen sowie den Einfluss des Dokumentenmanagement Systems auf die damit verbundenen Geschäftsprozesse bei der Erstellung, Verwaltung, Export sowie Prüfung der Dokumente demonstrieren.

Abschließend fassen wir die wichtigsten Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen zusammen.

Was bedeutet denn ein Dokumentenmanagement System?

Ein Dokumentenmanagement System (DMS) dient dazu, den Dokumentenfluss innerhalb einer Organisation zu speichern, zu verwalten sowie diesen zu steuern.

So können Sie sämtliche Informationen, wie Papierdokumente, Windows Dateien oder Emails an einem zentralen Ort, Ihrem Dokumentenmanagement System, organisieren, auf den die Mitarbeiter einfach und problemlos zugreifen können.

Inklusive einzigartiger Funktionen für Teamwork und Dokumentenfreigabe und einer weltweit einzigartigen innovativen Programmoberfläche.

So werden Dokumentenmanagementsysteme für Unternehmen immer wichtiger denn die Menge, der von den heutigen Unternehmen generierten Informationen wächst exponentiell.

Die Verwaltung und Kontrolle der enormen Menge an externen und internen Dokumenten, die Teil der Geschäftsprozesse in der öffentlichen oder betriebswirtschaftlichen Verwaltung sind, ist zu einer Herausforderung geworden. Diese fördert die Einführung von Dokumentenmanagement Software, die ihre Verwaltung erleichtert. Dabei sorgt die Einführung der DMS für erhebliche Reduzierungen der Suchzeit, Handhabung und Kosteneinsparungen, die in unseren administrativen Prozessen sehr wichtig sind.

Herzstück eines DMS

Ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem hat sein „Herzstück“ in einer Datenbank, in der die Informationen so gespeichert werden, dass sie auf einfache und kontrollierte Weise gefunden und abgerufen werden können. Die Datenbank Einrichtung kann wahlweise bei Ihnen lokal, als auch auf einem NAS System erfolgen, wie beispielsweise QNAP NAS oder Synology NAS. Aber durch die strukturierte Speicherung der Informationen haben wir nur einen Teil der Gleichung.

Zusammenarbeit Dokumentenmanagement System PaperOffice und NAS von Synology
In der Datenbank wird die komplette Information hoch sicher verschlüsselt abgespeichert

Das „Gehirn“, das das System steuert, ist die Workflow-Logik, die es ermöglicht, Abhängigkeiten zwischen Dokumenten und Prozessen zu schaffen und diese Informationen in flexiblen und zuvor definierten Flüssen zu verknüpfen.

Ein wesentlicher Schritt zur Umsetzung eines so ausgefeilten „Workflows“ ist, dass möglichst viele Dokumentationen in digitaler Form vorliegen.

Digitalisierung und Dokumentenmanagement

Wenn wir von Dokumentenmanagement-Systemen sprechen, dürfen wir nicht vergessen: Je höher der Digitalisierungsgrad der Informationen, die Teil der Prozesse sind, desto höher ist der Kontroll- und Automatisierungsgrad, den wir erreichen können. Zu den Vorteilen der Digitalisierung haben wir bereits ein Artikel verfasst gehabt, hier den Link aufrufen.

Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Dokumente zu unseren Prozessen gehören, wie wir sie in unser Dokumentenmanagementsystem einbinden und welche Informationen extrahiert und zusammen mit den Dokumenten in Ihrer Datenbank gespeichert werden sollen. Sobald die Informationen enthalten sind, definieren wir ihren Lebenszyklus, wie sie mit anderen Prozessen interagieren und wie wir sie integrieren können.

Informationen kommen aus unterschiedlichen Quellen

Höchstwahrscheinlich werden wir auf Informationen stoßen, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.

Zum Thema des papierlosen Büros haben wir bereits einen interessanten Artikel veröffentlicht. Hier nochmal unsere 9 Tipps:

Hier werden 9 Tipps für Ihr Unternehmen für das papierlose Büro beschrieben
9 Tipps für das perfekte papierlose Büro

Was machen wir mit digitalen Dokumenten im pdf.-, Doc.-, etc.-Format? Hier ist der Vorgang ganz einfach. Ziehen Sie das digitale Dokument in die PaperOffice Oberfläche rein. Oder lassen Sie Ihre Windows Ordner nach Dokumenteingang ganz leicht überwachen. Hier ein YouTube Tutorial dazu:

In papierform vorliegende Dokumente können ganz einfach dank dem integrierten Scanner eingescannt und in ein digitales Format umgewandelt werden.

Dank dem Optical Character Recognition-Programm (OCR = Optical Character Recognition), haben wir bereits einen wichtigen Schritt getan. Mit einem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wandeln wir das Dokument nicht nur in ein Bild um, sondern können seinen Inhalt auch elektronisch „lesen“.

Dabei wird nicht nur der reine OCR Text in die Datenbank aufgenommen, dank der künstlichen Intelligenz (KI) namens PIA können Automatisierungen entweder manuell festgelegt oder automatisiert erfolgen.

So erkennen und definieren wir anhand des Systems, welche Dokumentenbereiche automatisiert ausgelesen werden müssen. Wie Rechnungsnummer, Datum, Produkte, Beträge etc. Dementsprechend haben wir alle notwendigen Informationen in unserem Dokumentenmanagementsystem.

Die Digitalisierung von Informationen per OCR erleichtert die Integration verschiedenster Dokumentationen in das Management von Prozessen und Arbeitsabläufen.

Workflow- und Dokumentenmanagement

Wie bereits erwähnt, ist es für ein fortschrittliches Dokumentenmanagement unerlässlich, alle Informationen in digitaler und strukturierter Form in einer Datenbank zu haben. So kann man nach allen in PaperOffice abgespeicherten Dokumenten google-like suchen. Sie können zudem die Regeln festlegen, wer auf Ihre Informationen zugreifen, sie ändern und löschen / archivieren kann.

Das leistungsfähige und umfangreiche Workflow Modul

Aber wir wollen noch weiter gehen und unsere Geschäftsprozesse verschlanken. Eine der Säulen unserer Dokumentenmanagement-Lösung ist die Workflow-Engine. Dadurch können wir jeden Schritt eines Geschäftsprozesses mit seinen zugehörigen Aktivitäten und Abhängigkeiten sowie den beteiligten Abteilungen und Rollen spezifizieren.

Wir können auch automatische Benachrichtigungen definieren, die abhängig von Aktivitäten und Ereignissen, die während des gesamten Prozesses auftreten, aktiviert werden. All dies minimiert nicht nur den Zeitaufwand für die Verwaltung von Aufgaben, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit von Vergesslichkeit und Fehlern im Prozess.

Mehrwert und Nutzen des Dokumentenmanagements

Nachfolgend listen wir einige der herausragendsten Vorteile der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems auf:

  • Kontrolle darüber, wer zu welcher Zeit auf die Dokumente zugreifen kann und welche Aktivitäten mit ihnen durchgeführt werden können.
  • Zentraler und einfacher Zugriff auf alle relevanten Unternehmensdokumentationen und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument.
  • Sicherheit, nicht nur bei der Zugriffskontrolle, sondern auch bei der Verwahrung und Sicherung, die die Einführung neuer Technologien und Datenbanken mit sich bringt.
  • Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Dokumentation und Kosten bei deren Verwaltung und Aufbewahrung.
  • Reduzierung von Redundanzen wie Vervielfältigung von Dokumenten, Fotokopien, Datenaufzeichnungen.
  • Agilität und Automatisierung administrativer Aufgaben mit der Erstellung von Workflows, die die Integration von Dokumenten und Geschäftsprozessen in eine kontrollierte Umgebung und klar definierte und überwachte Aktivitäten ermöglichen.
  • Nicht zu vergessen der positive „Nebeneffekt“ einer höheren internen und externen Kundenzufriedenheit.

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Die 10 wichtigsten Punkte zur Umsetzung der digitalen Rechnungsverarbeitung. Der ultimative Guide – So sparen Sie bares Geld.

Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt. Im aktuellen Artikel schauen wir uns etwas tiefer Informationen zu der digitalen Rechnungsverarbeitung an. Welche Vorteile die Digitalisierung der Rechnungen mit sich bringt. Wir zeigen Ihnen wie Sie alles umsetzen können, beschreiben die Auswirkung einer erfolgreichen Umsetzung.

Digitalisierung - Digitale Rechnungsverarbeitung mit PaperOffice
Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Mit PaperOffice einfach gemacht

Warum ist es notwendig, Rechnungen und Dokumente in Unternehmen zu digitalisieren?

Das ist eine Frage, die sich immer mehr Unternehmen stellen: „Muss ich wirklich mein Rechnungswesen digitalisieren“? Die Antwort lautet: Ja, Sie müssen. Unter anderem weil der Gesetzgeber dies so verlangt. Immer mehr Unternehmen werden damit konfrontiert die Verfahrensdokumentation einzuhalten.

Was erfordern gesetzliche Vorschriften?

Gesetzliche Vorschriften erfordern Einhaltung der Anforderungen was den Eingang, die Verarbeitung sowie die Archivierung aller prüfungsrelevanten Eingangsdokumente betrifft.

In unserem aktuellen Artikel zeigen wir ein Paar Praxisbeispiele. Wie Sie Digitalisierung einfach dank PaperOffice DMS lösen können. Doch zunächst kommen wir zu den allgemeinen Vorteilen der digitalen Verarbeitung der Rechnungen.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung mit sich mit?

In der heutigen Welt, in welcher HomeOffice und digitale Medien dominieren, ist es immer noch üblich Rechnungen aus Papier in Regalen und auf dem Tisch zu stapeln.

Die wesentlichen Gründe für die Verwendung von Papier liegen darin, dass es den Mitarbeitern schwer fällt die Digitalisierung anzunehmen, oder beziehungsweise den Anfang zu tätigen. Es liegt in den Herausforderungen im Umgang mit Wandel und Digitalisierung.

PaperOffice-DMS-im-Home-Office
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Physische Dokumentenkopie trotz Digitalisierung

Viele Leute behalten gerne eine physische Kopie der Dokumente, mit denen sie arbeiten. Aber auch der jahrelang einstudierte Ablauf mit dem Umgang von Papier spielt hier eine Rolle.

Zum Thema der papierlosen Umstellung haben wir bereits einen ausführlichen Artikel verfasst. Hier widmen wir uns explizit dem Thema des digitalen Rechnungswesens.

So bedeutet eine manuelle Erfassung der Rechnung nicht nur grossen Zeitaufwand sondern auch versteckte hohe Kosten. Ein richtiges Umsetzen kann viel Zeit und Geld sparen.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

  • Sie finden jede Rechnung in Sekundenschnelle / Zeitersparnis

Denn dank der Digitalisierung Ihrer Dokumente finden Sie alle in PaperOffice abgelegten Rechnungen in Sekundenschnelle. Sie müssen nicht mehr mühselig in dicken Ordnern blättern. Indem Sie alle Rechnungen bei Ihnen im Unternehmen digitalisieren, benötigen Sie nur ein Paar Klicks, um diese im System zu finden.

Dies führt uns ebenfalls zum zweiten Punkt:

  • Sie profitieren durch optimiertes Arbeiten / Papierersparnis

Platz für physische Ordner benötigen Sie nicht mehr. Ab jetzt archivieren Sie Ihre Rechnungen in PaperOffice. Die Reduzierung des Papierverbrauches führt zu sauberen und aufgeräumten Büros.

  • Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen / Beispielsweise durch Workflows

Indem Sie Ihre Rechnungen digital verwalten, sparen Sie Zeit und Aufwand. Sowie Kosten bei der Erstellung, Zustellung und Verarbeitung. Für weiterführende Aufgaben, Workflows und Weiterleiten erstellen Sie keine Kopien. Alles läuft digital und ist transparent nachvollziehbar.

Dank der Digitalisierung Ihrer Rechnungen verpassen Sie ab jetzt nicht mehr wertvolle Skonto Fristen.

  • Berechtigung für den Zugriff auf Knopfdruck festlegen

Individuelle Zugriffsrechte auf einzelne Dokumente und Ordner sorgen für klare Sicherheit. Sie können den Zugriff einzelnen Personen oder ganzen Abteilungen erteilen. Wie beispielsweise der Buchhaltung.

  • Kontakte automatisiert erkennen

PaperOffice erkennt intelligent Adressdaten im Dokumenteninhalt. Verbindet dann das Dokument logisch mit Ihren vorhandenen Kontakten. Dies ermöglicht u.a. die Anzeige aller Dokumente für einen bestimmten Kontakt mit nur wenigen Klicks.

  • Automatisierte Verschlagwortung

PaperOffice unterstützt Sie durch intelligente KI Erkennung und Verschlagwortung. So wird die Rechnung nach den wichtigsten Dokumentdaten durchsucht.

Dank der KI PIA werden die Daten aus Ihrem Dokument ausgelesen
PIA – die PaperOffice Intelligente Ablage

KI PIA liest intelligent die Daten aus dem Dokument heraus. Legt das Dokument danach vollständig verschlagwortet ab. Bei Bedarf mit Ihrer Prüfung oder automatisiert im Hintergrund.  

  • Einbettung / Exportfunktion für Steuerberater

Ihre Rechnungen können Sie ganz einfach übergeben. Samt Kontierung und Verschlagwortung. Dank der erweiterten Suche haben Sie für den Export alles was Sie benötigen. Wie beispielsweise alle Rechnungen vom letzten Monat.

Inkl. der Ordnerstruktur, PDF-Datei, Excel Datei mit allen Informationen. Als Ergebnis kann die Dokumentation Ihr Steuerberater oder Buchhalter problemlos importieren.

  • Schnelle Bearbeitungsmöglichkeiten

Die Buchhaltung kann zukünftig schnell umgesetzt werden. Alle Belege finden Sie nicht nur sofort, Sie können diese auch zum Beispiel direkt bearbeiten /klassifizieren. Alle gesetzlichen Vorgaben werden dank revisionssicheren Archivierung eingehalten. Prüfen und Freigeben wird somit zum Kinderspiel.

Die Digitalisierung von Rechnungen ist aus mehreren Gründen unumgänglich. Viele Unternehmen sind zudem bereits überzeugt, dass die Digitalisierung der Rechnung die Zukunft ist. Diese muss auch heute und jetzt angenommen werden.

Dennoch befürchten viele immer noch, dass dieser Schritt mit einem langwierigem Projekt verbunden ist. Welcher schwierig, teuer, riskant und destabilisierend sein wird. Die gute Nachricht ist, dass dies letztendlich dank PaperOffice nicht mehr der Fall ist!

Was ist vor der Digitalisierung von Rechnungen zu beachten?

Zunächst gilt es, die Digitalisierung nicht auf das Scannen von Eingangsrechnungen zu verwechseln oder zu reduzieren. Damit diese dann einfacher und schneller in den Workflow Prozess zur Validierung, Bezahlung und Archivierung gelangen. Digitalisierung ist viel mehr.

Vorteile der OCR Texterkennung

Dank OCR Texterkennung kann vieles automatisiert werden. Beispielweise mit künstlicher Intelligenz (KI). So werden Einlernfunktionen zu immer leistungsfähigeren und zuverlässigeren Erkennungsalgorithmen.

Elemente, die auf der Rechnung erscheinen, können sofort aus dem Dokument identifiziert und extrahiert werden. Das Dokument wird abgelegt und kann dem Buchhaltungs- oder ERP-System zur Verfügung gestellt werden.

Beispielsweise, mit der Digitalisierung profitiert der Finanzdienstleister beim Rechnungseingang von zuverlässigen Informationen in Echtzeit.

Wie setze ich die Rechnungsverarbeitung um?

Wenn Sie Ihre Rechnungen mit PaperOffice verwalten, läuft die Eingangsrechnungsverarbeitung komplett elektronisch ab. Sie erhalten die Eingangsrechnung bereits digital, das bedeute also per Email oder scannen diese ein. Dies macht keinen Unterschied.

Mit DropMail Eingangsrechnungen digitalisieren, wie?

Wenn Sie bereits Ihre Eingangsrechnungen im digitalen Format erhalten, empfehlen wir das in PaperOffice integrierte Modul DropMail. Damit können Sie in PaperOffice eine persönliche DropMail-Emailadresse anlegen. An diese senden Sie nur Rechnungen zu.

Alle Rechnungen, welche als Emailanhang an Ihre DropMail-Adresse gesendet werden, werden in PaperOffice automatisch archiviert. Samt definierbaren Ablageregeln und ohne Arbeit.

PaperOffice erkennt die Rechnung und liest die relevanten Daten aus. Die Software legt danach die Rechnung im entsprechenden Ordner ab. Dank der intelligenten KI werden, optional, weitergehende Freigabeprozesse, Aufgaben und Workflows gestartet.

Alle Mitarbeiter, die am Prozess beteiligt werden sollen, werden informiert. Der Rechnungs -Workflow verläuft automatisch.

Digitale Rechnungsverarbeitung schrittweise dargestellt:

Schritt für Schritt wie Sie am besten die Rechnungsverarbeitung digitalisieren
Digitale Rechnungsverarbeitung schrittweise dargestellt

Wie sieht die Zukunft der Rechnungs Digitalisierung aus. Wohin geht die Reise?

Zunächst bringt die Digitalisierung der Rechnungen erhebliche und sofortige Produktivitätssteigerungen. Digitalisierung befreit nicht nur Mitarbeiter von einer zeitaufwendigen, dichten Betriebsaufgabe. Im übrigen, werden Probleme mit der Verzögerung und der Streitigkeit wegen manueller Fehler gelöst.

Inbegriffene Kosten für das Aufbewahren, Durchsuchen und Verlust von wichtigen Papierdokumenten werden drastisch reduziert. Ergänzend die Rationalisierung und Automatisierung der Validierungs- und Kontrollprozesse im gesamten Kreditorenprozess.

Von der Kaufanfrage bis zur Zahlung vervielfachen Sie diese Vorteile noch mehr.

Welche Vorteile sind gegeben?

Insgesamt können die Zykluszeit der Dokumentenverarbeitung um 5 reduziert werden. Die Verwaltungskosten um 80%. Mit diesen Zahlen verstehen Sie sofort die Dringlichkeit der Digitalisierung von Rechnungen. Diese Zahlen sind letztendlich nicht die einzigen, die Sie beachten müssen.

Was schafft ein Unternehmen dank Digitalisierung?

Durch die Digitalisierung schafft das Unternehmen wichtige personelle und finanzielle Ressourcen freizusetzen. Sei es, um das Wachstum der Aktivität mit konstanten Ressourcen aufzufangen. Oder seine Teams in Transformations Projekten zu mobilisieren.

Für Mitarbeiter ist die Digitalisierung von Rechnungen kein Feind. Sondern im Gegenteil – der Verbündete. Diese machen ihre Arbeit interessanter, schaffen einen Mehrwert für das Finanzmanagement des Unternehmens.

Kann Papier nach Digitalisierung vernichtet werden?

Zunächst ist es ganz wichtig zu beachten dass die Faktoren für digitale Archivierung von Dokumenten eingehalten werden müssen. Laut GoBD dürfen Papierdokumente vernichtet werden. Sofern sie nicht nach außensteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufbewahrt werden müssen.

Hierzu zählen z.B. Eröffnungsbilanzen und baurechtliche Urkunden.

Die GoBD, sagt außerdem, dass die Papierbelege der weiteren Bearbeitung zu entziehen sind. Auch darf die Datei nach dem Scanvorgang nicht mehr verändert werden.

Revisionssichere nach GoBD konforme Versionierung

Was dank der Versionierung in PaperOffice jederzeit gegeben wird. Für die Zeit der Aufbewahrungsfrist muss der Beleg zugänglich und auswertbar sein.

Somit entspricht PaperOffice durch Zertifizierung sowie Prüfung aller Softwareanforderungen gemäß GOBD allen geforderten Standards.

Aufbewahrungsfrist

Die Frage der Aufbewahrungsfrist kommt bei unseren Kunden immer wieder hoch. Denn es gibt keine eindeutige Anleitung dazu, wie und ob die Originalrechnung aufbewahrt werden sollte. Zuallererst, sollten Sie dazu Ihre zuständige Finanzbehörde kontaktieren, also den dafür verantwortlichen Prüfer.

Welche Belege werden akzeptiert?

Dokumente mit Rechtsrelevanz, zum Beispiel Verträge, sind nach wie vor im Original aufbewahrungspflichtig.

Um es auf den Punkt zu bringen:

Das Finanzamt akzeptiert elektronische Belege. Das Gericht im Streitfall nur Originale.

Das hängt damit zusammen, dass nur auf Original­dokumenten eine Unterschrift auf Echtheit geprüft werden kann. Wir empfehlen Original nie wegzuschmeißen.

Fazit

Es stellt sich heraus, dass Sie für die erfolgreiche Verarbeitung von Eingangsrechnungen mehrere Aspekte berücksichtigen müssen.

Fassen wir zusammen:

Um Papier komplett aus dem Prozess zu verbannen, müssen Sie eine durchgängige Digitalisierung aller Eingangsrechnungen umsetzen. Verbesserungen werden dadurch erreicht, wenn Sie den Prozess soweit es geht automatisieren.

Ein solches digitales Dokument hat für das Unternehmen ein Bündel von Vorteilen. Eine maßgeschneiderte Software sorgt für deutlich mehr Produktivität im Unternehmen.

Das Digitalisieren von Rechnungen ist also ein wichtiger Schritt für die Umwandlung Ihres Unternehmens in ein papierloses Büro. Es spart Zeit und Arbeit. Erhöht die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse.

Nutzen Sie doch alle Vorteile eines papierlosen Büros.

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PIA in PaperOffice DMS – die KI ist OK

Wer Ordnung liebt, ist nur zu faul zum Suchen. Die alte Weisheit, die vermutlich von einer Person stammt, die mit Ordnungsliebe nicht viel am Hut hat, trifft durchaus auch auf so manche betriebliche Ablage zu, wobei der oder die jeweils zuständigen Mitarbeiter vielleicht noch einwerfen, das ein Genie schließlich das Chaos beherrscht.

PaperOffice Dokumentenmanagement Software ist die Komplettlösung: Dokumente archivieren und verwalten
mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung. Effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung, Vertragsverwaltung und Dokumentenverwaltung für Privatanwender bis hin zu Großunternehmen.
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Tatsächlich kosten ungeordnete oder auch nur unlogisch angelegte Ablagen, ob nun analog oder digital, jedes Unternehmen viel Geld. Dabei zeigen sich gerade in der Dokumentenablage erstaunliche Parallelen zwischen dem realen Aktenschrank und dem Datenspeicher im Rechner. Jeder besitzt sein ganz persönliches „System“ und jeder verwaltet für sich selbst seinen „Datenschatz“ und wehrt sich mit Zähnen und Klauen, etwas davon anderen Mitarbeitern preiszugeben. Welche Verlustzahlen hierbei zusammen kommen, lassen sich nur erahnen. Angenommen, in nur 1 % der 3,5 Millionen Unternehmen in Deutschland gehen pro Tag 30 Minuten an Arbeitszeit durch unnötiges Suchen von Dokumenten drauf, wobei dies eine sehr tief angelegte Schätzung ist, und es werden nur 10 Euro dafür veranschlagt, so sind dies schon 350.000 Euro. Verlorenes Geld, weil die Ablage nicht funktioniert.

Mit PIA von PaperOffice dem Chaos ein Ende setzen

Das PaperOffice Dokumentenmanagementsystem (DMS) macht Schluss mit dem Durcheinander in den Ablagen von kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs). Der erste Schritt hierzu ist die Digitalisierung aller analogen Dokumente über verschiedene Schnittstellen. Das einlesen muss bei PaperOffice nicht zwangsweise über einen Scanner erfolgen, allerdings ergeben Auflösungen von mindestens 300 dpi die bestmögliche Performance.

Schon im zweiten Schritt kommt PIA in den Einsatz, wobei PIA für PaperOffice Intelligente Ablage steht. Die KI, die sich aus mehreren Algorithmen zusammensetzt, wertet jedes Dokument nach bestimmten Kriterien aus. Einmal die bildlichen Inhalte, zum Beispiel das Firmenlogo oder die Fußzeile. Dann nach bestimmten Schlagwörtern wie der E-Mail-Adresse oder Steueridentifikationsnummer und zuletzt, sofern vorhanden, nach maschinenlesbaren Codes, etwa einem Bar- oder QR-Code.

Alle eingelesenen und ausgewerteten Dokumente werden bei übereinstimmenden Merkmalen in einem digitalen Ordner zusammengefasst. Doch PIA gibt sich damit nicht zufrieden, denn die inhaltliche Struktur eines Dokuments ist ein weiterer Aspekt bei der geordneten Ablage. Rechnungen, Frachtscheine oder Angebote sind solche differente Schreiben, die einer jeweils eigenen Zuordnung bedürfen. Auch wenn PaperOffice über eine hervorragende Live-Stichwortsuche verfügt, die es ermöglicht, auch in sehr großen Datenvolumen blitzschnell eine Unterlage zu finden, so ist die Zuordnung im Datenspeicher in über- und untergeordnete Ablagen für verschiedene Vorgänge wichtig, in denen zum Beispiel auf einmal ganze Datensätze eines Buchhaltungsbereichs benötigt werden.

PIA speichert und schreibt

Das PIA, die KI in PaperOffice, selber schreibt, ist nicht ganz richtig. Doch mit PIA können vorausgefüllte Dokumentenvorlagen automatisiert erstellt werden. Zusätzliche Textcontainer erlauben es, ein Schreiben mit Inhalten auszufüllen, bei hohem Aufkommen im Schriftverkehr ein unerlässliches Tool.

PIAs Künste lassen sich in fünf Aussagen zusammenfassen, die alle mit „automatisch“ beginnen und damit klarmachen, das hier in jeder Hinsicht Zeit und Kosten gespart werden:

  • automatisch erkennen
  • automatisch indexieren
  • automatisch auslesen
  • automatisch richtig ablegen
  • automatisch Dokumente erstellen

Die eingangs erwähnte Chaostheorie, die beherrschbar erscheint, wird mit PaperOffice DMS und PIA ad absurdum geführt. Vielmehr gilt hier:

Ordnung ist mehr als nur das halbe Leben, PaperOffice ist Ordnung in der Ablage.

https://nohardcopy.wordpress.com/2019/07/03/pia-in-paperoffice-dms-die-ki-ist-ok/