Schlagwort: dokumente archivieren

Die Weisheit des Schweizer Aphoristikers Ernst Reinhardt, dass der Mensch mit seinen Aufgaben wächst, wird meist nur anteilig zitiert. Tatsächlich lautet der Spruch in seiner Vollständigkeit: „der Mensch wächst mit seinen Aufgaben, aber manchmal wachsen diese schneller als er“. Genau vor diese Problematik sehen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer gestellt, die eine Firma gründeten und Anfangs problemlos in ihre Aufgaben hineingewachsen sind.

Für die meisten selbstständigen Personen, die mit ihrem Betrieb auf Wachstumskurs sind, kommt dann der Zeitpunkt, wo die Aufgaben schneller wachsen. Im Besonderen in der Verwaltung und der Buchhaltung. Dann ist es Zeit, sich Hilfe ins Haus zu holen, am besten eine Hilfe, die ihre Effektivität seit langem unter Beweis stellt und dazu noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt. PaperOffice DMS ist genau diese Hilfe für Unternehmer und Unternehmerinnen.

Digital-analog-digital, was denn nun?

Gerade heute, in einer Zeit, in der immer mehr analoge Vorgänge digitalisiert werden, sehen sich viele Betriebe gezwungen, zweigleisig zu fahren. Nur zu gerne könnten alle anfallenden Vorgänge in der Verwaltung auf die digitale Ebene verlagert werden und vieles befindet sich bereits dort. Die Kommunikation über Datenleitungen ersetzt beispielsweise zum größten Teil den Austausch über den Postweg, aber eben nicht vollständig. Speditionen kämpfen nach wie vor mit Frachtbriefen aus Papier und viele Belegarten in der Buchhaltung tauchen zuerst als ausgedruckte Dokumente auf. Nun wäre das nicht so problematisch, wenn analog einfach analog und digital einfach digital bleiben würde. In der Realität besteht jedoch das Paradoxon, das Dokumente digital erstellt, dann ausgedruckt und analog weitergeleitet werden, siehe Frachtbriefe bei Speditionen, um beim Empfänger wieder digitalisiert zu werden. Zwischendrin sorgt der Gesetzgeber für ein bisschen Belebung und macht Vorgaben zur Archivierung sowohl auf analoger als auch auf digitaler Ebene. Dieses „geordnete“ Chaos wird so lange bestehen, bis sich das Papierwesen aus den Unternehmen verabschiedet hat. Es bedarf jedoch einer Kristallkugel und einer sehr guten Wahrsagerin, um den Termin dafür vorherzusagen.

Kontoauszüge

Ausgangsrechnungen

Eingangsrechnungen

Gehaltsabrechnungen

Spesenbelege

Inventurlisten

Materialentnahmescheine

Quittungen

Das Team von PaperOffice DMS arbeitet bereits seit über 17 Jahren daran, die Dokumentenmanagementsoftware so perfekt wie möglich den Bedürfnissen von Unternehmen anzupassen, ob nun der 1-Mann-Betrieb, der klassische Mittelständler als Rückgrad unserer Wirtschaft oder der Großbetrieb mit mehreren Standorten. Gleichzeitig sind eine günstige Kostenstruktur und die einfache Handhabung der Software zusätzliche Aspekte, die bei PaperOffice DMS zum Tragen kommen.

Dabei werden die gesetzgeberischen Vorgaben beständig im Auge behalten und, wenn möglich, vorausschauend gearbeitet. So implementierte PaperOffice bereits vor der Einführung der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung digitaler Daten, die entsprechenden Werkzeuge und Sicherungsmechanismen in die Software. Gleichzeitig führte PaperOffice die Anwendung künstlicher Intelligenz ein. Mithilfe der KI können aus eingescannten Belegen entsprechende Stammdaten zur Automatisierung der Vorgänge erstellt werden, wobei die ordnungsgemäße Archivierung des Originals immer gewahrt bleibt. Genau genommen ist PaperOffice sogar päpstlicher als der Papst, aber nicht etwa im Sinne einer unnötig komplizierten Vorgehensweise, sondern in Bezug auf die Sicherheit. PaperOffice empfiehlt seinen Kunden den Einsatz interner Speicher, etwa einem NAS von QNAP, denn in der heute so beliebten Cloud von Drittanbietern stecken Gefahren, die einzugehen ein unnötiges Risiko darstellen. 

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

Besuchen Sie uns auf www.paperoffice.com und downloaden eine kostenlose Testlizenz.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/329700/paperoffice-dms-das-hilfsmittel-aller-kmus.html

Es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettungsfirmen ein Teil oder manchmal alle Daten wiederhergestellt werden können. Trotzdem bleibt immer ein Schaden zurück und sei es nur der Zeitverlust während des Fehlens der Unterlagen.

Es geht noch schlimmer

Alle Daten sind noch da, nur für den Anwender nicht lesbar, weil sie in einem Format gespeichert sind, dessen Anwendung nur im Zusammenhang mit einer bestimmten Software möglich ist oder, die zweite Variante, die Daten sind verschlüsselt und lassen sich nur über ein bestimmtes Programm entschlüsseln.

Eigentlich ist es in Bezug auf die Sicherheit ein guter Gedanke, dass die Lesbarkeit von Unternehmensdaten von Formaten abhängig ist, die nicht von jeder x-beliebigen Bürosoftware dargestellt werden kann. Auch die Verschlüsselung ist ein immer wichtiger werdender Sicherheitsaspekt im Zeitalter der Hacker und Erpresser, siehe Ransomware.

Doch was ist, wenn auf einmal die Software zur Speicherung oder Verschlüsselung nicht mehr funktioniert und gleichzeitig der Hersteller des Programms seine Leistungen eingestellt hat?

Im nach wie vor jungen Markt der Software-Produzenten sind schon unzählige Firmen schnell auf- aber auch schnell wieder abgetaucht. Die Dotcom-Blase zu Anfang des 21. Jahrhunderts und ihr platzen war das beste Beispiel dafür und der dabei erzeugte Knall ist noch heute zu hören.

Mit PaperOffice DMS alles unter Kontrolle

Als Daniel Schönland im Jahr 2002 die erste Version der PaperOffice Dokumentenmanagement Software schrieb, lag der Schwerpunkt zunächst auf der Kernkompetenz einer DMS, Ordnung auf die Festplatte zu bringen und dem Anwender eine Struktur zu bieten, die die Dokumentenbearbeitung erleichtert. In den weiteren 17 Jahren, zusammen mit einem beständig wachsenden Team und genauso beständig wachsender Erfahrung, reifte die PaperOffice Dokumentenverwaltung zu einem umfassend ausgestatteten Allrounder heran, dessen Fähigkeiten inzwischen von über 900.000 Unternehmen weltweit sehr geschätzt wird.

Natürlich wurde auch bei PaperOffice der „Worst Case“ als ein mögliches Szenario in Betracht gezogen. Nichts ist unmöglich, selbst für langjährig am Markt erfolgreich agierende Unternehmen wie PaperOffice. Das betrifft übrigens keineswegs die IT-Branche allein. Doch PaperOffice führte darüber nicht einfach nur eine Risikoanalyse durch, sondern sorgt im Interesse seiner Kunden vor.

Der MassExport aus PaperOffice

Innerhalb der PaperOffice DMS werden importierte Dokumente mit einem eigenen Format gehandhabt und auch verschlüsselt. Gleichzeitig legt PaperOffice seinen Kunden nahe, für die Datenspeicherung einen NAS zu verwenden, einen Network attached Storage, und nicht etwa eine Cloud im Internet. All das dient der Sicherheit sowie der besseren Kommunikation und die Erfahrung gibt den Leuten von PaperOffice recht.

Gleichzeitig bleiben aber für alle gespeicherten Dokumente die ursprünglichen Format-Informationen erhalten. Das ermöglicht den einfachen, nur mit einem Klick realisierbaren Rückexport aus PaperOffice heraus in das ursprüngliche Originalformat. Bei Massenimporten sogar mit der Ordnerstruktur. Der MassExport erfolgt hierbei unverschlüsselt. Natürlich funktioniert der MassExport auch bei einzelnen Ordnern oder sogar einzelnen Dokumenten. 

Für die einfache Bereitstellung von Unterlagen für den Steuerberater bietet PaperOffice die umfangreiche Suche an, durch welche Dokumente mit diversen Statuseinträgen, wie „nicht bezahlt“ oder „zugestellt“, Datumsangaben oder Dokumenttypen mit einem Mausklick ausgefiltert und danach einfach im PDF Format mit Excel Datendatei und allen Angaben exportiert werden können.

Niemand wünscht sich den „Worst Case“ und das Risiko ist bei lange bestehenden Unternehmen wie PaperOffice gering, es ist jedoch gut, auf alles vorbereitet zu sein. PaperOffice trägt dem mit dem MassExport Rechnung.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/329146/dokumentenmanagement-system-paperoffice-keine-angst-vor-datenverlust.html

Es gibt kaum eine andere Branche, die noch heute so sehr von analogen Dokumenten abhängig ist, wie der Frachtbereich. Die Angestellten von Speditionen, vom Frachtführer bis zum Disponenten, wühlen sich täglich durch Berge von Papier. PaperOffice DMS hilft, das Hardcopy-Chaos unter Kontrolle zu bringen.

Wer sich das Führerhaus eines modernen Lkw ansieht, wird feststellen, dass sich bezüglich Digitalisierung einiges getan hat. Moderne Fahrtenschreiber etwa sind längst an die Motorsteuerung gekoppelt und lassen sich digital auslesen. Die früheren Möglichkeiten der Manipulation durch frisch eingelegte Tachographenscheiben sind heute nicht mehr möglich. Mobiles Internet verbindet den Fahrer mit der Firma und Satellitengestützte Navigation sowie Ortung sorgen für eine perfektionierte Routenplanung. Gleichzeitig findet sich aber auch heute noch in jedem Führerhaus national oder international fahrender Lkw eine Dokumententasche. Die gab es schon zu Zeiten, als der Bundeskanzler von Deutschland Konrad Adenauer hieß.

Speditionen und Papier – kein Ende in Sicht

Natürlich ist es eine sympathische Vorstellung, dass alle für den Transport von Fracht notwendigen Begleitdokumente vom Fahrer beispielsweise digitalisiert auf einem USB-Stick mitgeführt werden. Doch das ist behördlicherseits bis heute nicht gewollt. Der Hauptgrund dafür liegt zum einen darin, dass Frachtgüter unterschiedliche Kontrollbereiche durchlaufen, wobei die analoge Form der Frachtpapiere garantiert, dass sie für alle Beteiligten einsehbar sind. Andernfalls müssten alle damit in Verbindung stehenden Amtsstellen mit entsprechenden Lesegeräten ausgestattet sein und die digitalisierten Dokumente müssten eine softwaregestützte Sicherung besitzen, die ihre Originalität gewährleistet. Ein Aufwand, den die Behörden und damit auch die Unternehmen scheuen.

Zum anderen geht es um die Sicherheit im Verkehr, egal ob nun zu Lande, zu Wasser oder in der Luft. Heute wird viel mehr Gefahrgut transportiert als früher, wobei dies einfach eine Frage der Deklaration ist. So sind zum Beispiel die praktischen Erfrischungstüchlein mit Zitronenduft, zu Tausenden auf einer Palette gestapelt, ein Gefahrgut. Für dieses wie anderes Gefahrgut muss der Frachtführer die sogenannten R + S Sätze mitführen. Die beiden Großbuchstaben bedeuten Rettung + Sicherheit und bezeichnen die Unterlagen, in denen die Gefahren beschrieben sind, die von dem Transportgut ausgehen. Bei Erfrischungstüchlein wäre es etwa der Anteil an brennbarem Alkohol. Ein 40-Tonner mit einer Sammelladung für verschiedene Abladestellen kann so locker um die 50 bis 100 Seiten nur an R + S Seiten mitführen, die im Ernstfall den Rettungskräften beziehungsweise den Feuerwehren zu übergeben sind. Übrigens in allen Sprachen der Länder, die mit dem Frachtgut durchfahren werden oder Anfangs- und Endstation sind. 

PaperOffice DMS vereinfacht die Speditionsablage 

Im Disponenten Büro einer Spedition laufen täglich viele verschiedene Frachtpapiere auf und diese müssen den Aufbewahrungsfristen gemäß ordentlich abgeheftet werden. Glücklicherweise muss diese Massenarchivierung nicht mehr analog erfolgen, zumindest nicht, wenn es sich nur um Frachtpapiere handelt. Seit dem 20. Dezember 2003 dürfen Frachtpapiere entsprechend § 147 Abs. 1 Nr. 4a auch auf Bild- oder anderen Datenträgern gespeichert werden.

Genau hier, beim Frachtbriefe archivieren, kann die PaperOffice Dokumentenverwaltungssoftware ihre Vorteile ausspielen. Die Frachtpapiere werden sofort eingescannt, über die OCR-Texterkennung in bearbeitungsfähige Dokumente umgewandelt und von PIA, der in PaperOffice integrierten künstlichen Intelligenz, zunächst nach Stichworten indexiert, um das blitzschnelle Auffinden über die Suchmaschine zu ermöglichen. Fast gleichzeitig erfolgt die Zuordnung der Papiere zu den hinterlegten Stammdaten. Alles natürlich unter Berücksichtigung der GoBD, der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung, und damit in jeder Hinsicht auch in der Langzeitarchivierung gesetzeskonform.

Der Frachtführer wird wohl noch einige Zeit mit der analogen Dokumententasche leben müssen. Die Speditionen selbst können sich dank PaperOffice DMS von einem nicht geringen Teil der täglich anfallenden Papierflut befreien.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/329090/dokumentenmanagement-software-paperoffice-speditionen-lieben-sie.html

PaperOffice DMS – Dokumentenverwaltungsprogramm für Speditionsunternehmen

Das „papierlose Büro“ hat Fortschritte gemacht. Fraglos auch ein Verdienst von Software-Anbietern wie PaperOffice und ihrem Dokumentenverwaltungsprogramm, das viele früher analoge Vorgänge in das digitale Zeitalter überführt.

Doch das reale Papier, aus Holz mit viel Energieaufwand hergestellt, wird trotzdem auf lange Zeit ein Begleiter des Büroalltags bleiben. Wie hoch jedoch der Anteil analoger Dokumente ist, hängt von der jeweiligen Branche ab. In einem der wichtigsten wirtschaftlichen Bereiche ist dieser Anteil gezwungenermaßen besonders hoch. Allein in Deutschland sind rund 14.000 Speditionen tätig. Sie sorgen dafür, dass Fracht auf Lkws, auf der Schiene, in der Luft oder auf dem Wasser von A nach B transportiert wird. Der dokumentarische Aufwand für die Beförderung von Gütern ist riesig. Einen Menschen mit einem Flugzeug oder der Eisenbahn zu befördern, ist bezüglich der notwendigen Papiere um ein Vielfaches einfacher als etwa die Beförderung einer Palette mit Geschirrspülmittel.

Warum PaperOffice DMS nicht auch im Lkw?

Im Disponenten Büro einer Spedition minimiert PaperOffice den analogen Dokumentenanteil dank seiner funktionalen Werkzeuge auf das notwendige Mindestmaß. Allerdings sind der Software Grenzen gesetzt und die beginnen bei den Begleitpapieren der Fracht. Eigentlich sollte im 21. Jahrhundert zu erwarten sein, dass der Frachtführer, Lkw-Fahrer oder Trucker einen simplen USB-Stick oder eine Speicherkarte, vielleicht auch ein Tablet mit sich führt, auf dem die Begleitpapiere gespeichert sind, doch das darf nicht sein. Verkehrspolizei, Zoll und Rettungswesen verlangen originale Begleitpapiere aus Papier. Die Dokumententasche gehört somit zum unverzichtbaren Begleiter im Führerhaus. Darin enthalten sind Lieferscheine, Ursprungszeugnisse, Konnossements, R + S Sätze, wobei die Anzahl der Papiere nach Art und Bestimmungsort schwankt. Jedoch allein der Lieferschein muss in vierfacher Ausfertigung vorliegen, weshalb es in jeder Spedition noch ein Gerät gibt, das in den 1960er-Jahren erfunden wurde, den Nadeldrucker. Gefahrgutladungen dürfen nur mit Begleitpapieren (R + S Sätze) transportiert werden, die die einzelnen Gefahren genau beschreiben, damit Feuerwehren und Rettungskräfte bei einem Unfall darüber informiert werden können. Fährt dabei zum Beispiel ein Lkw von Deutschland nach Spanien, so sind die R + S Sätze in deutscher, französischer und spanischer Sprache mitzuführen. Obwohl es bei der Kommunikation zwischen Spedition und Zoll inzwischen die digitale Voranmeldung für grenzüberschreitende Fracht gibt, müssen die Frachtführer an der Zollstelle des Grenzübergangs die ausgedruckten Frachtpapiere vorlegen. Erst wenn die Fracht ihren Abladeplatz erreicht, kann der Papierkrieg auf ein digitales Format reduziert werden. 

Mit PaperOffice Frachtbriefe archivieren

Mit seinen integralen Bestandteilen wie Automatisierungen und Belegerfassung unterstützt PaperOffice Disponenten, aber auch die Buchhaltung von Speditionen, wobei der Papieranteil und der Zeit- und Kostenaufwand erheblich reduziert werden. Ein sehr interessanter Aspekt ist gerade für Speditionen die einfache Möglichkeit, analoge Dokumente zu digitalisieren und zu archivieren. Bis zum 20. Dezember 2003 mussten die Speditionen die Frachtpapiere ein- und ausgehender Sendungen analog zur Langzeitarchivierung ablegen und gemäß der Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren lagern. Es ist leicht vorstellbar, welchen Umfang die Massenarchivierung einer Spedition schon nach wenigen Jahren hatte. Doch an diesem Dezembertag trat eine behördliche Weisung in Kraft, nach der gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a Frachtpapiere auf Bild- oder anderen Datenträgern gespeichert werden dürfen. 

Für Speditionen, die PaperOffice DMS nutzen, bedeutet dies, dass abgearbeitete oder erledigte Frachtpapiere einfach eingescannt, von der OCR-Volltextkennung umgewandelt, von der KI in PaperOffice gemäß GoBD indexiert werden und als Bits und Bytes auf dem Server oder der Festplatte lagern. PaperOffice DMS für Speditionen ist effizient und ein weiterer Schritt hin zum papierlosen Büro.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/329053/dokumentenmanagement-software-paperoffice-auf-5-punkte-gebracht.html