Hilfsmittel aller KMUs

Die Weisheit des Schweizer Aphoristikers Ernst Reinhardt, dass der Mensch mit seinen Aufgaben wächst, wird meist nur anteilig zitiert. Tatsächlich lautet der Spruch in seiner Vollständigkeit: „der Mensch wächst mit seinen Aufgaben, aber manchmal wachsen diese schneller als er“. Genau vor diese Problematik sehen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer gestellt, die eine Firma gründeten und Anfangs problemlos in ihre Aufgaben hineingewachsen sind.

Dokumentenmanagement System PaperOffice ist ideal für alle kleinen und mittleren Unternehmen sowie branchenspezifische DMS Lösungen, sorgt für das ideale digitale und papierlose Büro

Für die meisten selbstständigen Personen, die mit ihrem Betrieb auf Wachstumskurs sind, kommt dann der Zeitpunkt, wo die Aufgaben schneller wachsen. Im Besonderen in der Verwaltung und der Buchhaltung. Dann ist es Zeit, sich Hilfe ins Haus zu holen, am besten eine Hilfe, die ihre Effektivität seit langem unter Beweis stellt und dazu noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt. PaperOffice DMS ist genau diese Hilfe für Unternehmer und Unternehmerinnen.

Digital-analog-digital, was denn nun?

Gerade heute, in einer Zeit, in der immer mehr analoge Vorgänge digitalisiert werden, sehen sich viele Betriebe gezwungen, zweigleisig zu fahren. Nur zu gerne könnten alle anfallenden Vorgänge in der Verwaltung auf die digitale Ebene verlagert werden und vieles befindet sich bereits dort. Die Kommunikation über Datenleitungen ersetzt beispielsweise zum größten Teil den Austausch über den Postweg, aber eben nicht vollständig. Speditionen kämpfen nach wie vor mit Frachtbriefen aus Papier und viele Belegarten in der Buchhaltung tauchen zuerst als ausgedruckte Dokumente auf. Nun wäre das nicht so problematisch, wenn analog einfach analog und digital einfach digital bleiben würde. In der Realität besteht jedoch das Paradoxon, das Dokumente digital erstellt, dann ausgedruckt und analog weitergeleitet werden, siehe Frachtbriefe bei Speditionen, um beim Empfänger wieder digitalisiert zu werden. Zwischendrin sorgt der Gesetzgeber für ein bisschen Belebung und macht Vorgaben zur Archivierung sowohl auf analoger als auch auf digitaler Ebene. Dieses „geordnete“ Chaos wird so lange bestehen, bis sich das Papierwesen aus den Unternehmen verabschiedet hat. Es bedarf jedoch einer Kristallkugel und einer sehr guten Wahrsagerin, um den Termin dafür vorherzusagen.

Kontoauszüge

Ausgangsrechnungen

Eingangsrechnungen

Gehaltsabrechnungen

Spesenbelege

Inventurlisten

Materialentnahmescheine

Quittungen

Das Team von PaperOffice DMS arbeitet bereits seit über 17 Jahren daran, die Dokumentenmanagementsoftware so perfekt wie möglich den Bedürfnissen von Unternehmen anzupassen, ob nun der 1-Mann-Betrieb, der klassische Mittelständler als Rückgrad unserer Wirtschaft oder der Großbetrieb mit mehreren Standorten. Gleichzeitig sind eine günstige Kostenstruktur und die einfache Handhabung der Software zusätzliche Aspekte, die bei PaperOffice DMS zum Tragen kommen.

Dabei werden die gesetzgeberischen Vorgaben beständig im Auge behalten und, wenn möglich, vorausschauend gearbeitet. So implementierte PaperOffice bereits vor der Einführung der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung digitaler Daten, die entsprechenden Werkzeuge und Sicherungsmechanismen in die Software. Gleichzeitig führte PaperOffice die Anwendung künstlicher Intelligenz ein. Mithilfe der KI können aus eingescannten Belegen entsprechende Stammdaten zur Automatisierung der Vorgänge erstellt werden, wobei die ordnungsgemäße Archivierung des Originals immer gewahrt bleibt. Genau genommen ist PaperOffice sogar päpstlicher als der Papst, aber nicht etwa im Sinne einer unnötig komplizierten Vorgehensweise, sondern in Bezug auf die Sicherheit. PaperOffice empfiehlt seinen Kunden den Einsatz interner Speicher, etwa einem NAS von QNAP, denn in der heute so beliebten Cloud von Drittanbietern stecken Gefahren, die einzugehen ein unnötiges Risiko darstellen. 

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/329700/paperoffice-dms-das-hilfsmittel-aller-kmus.html

PaperOffice – nichts geht verloren

Von Erfahrung profitieren

Für viele Menschen auf der Erde ist die Startseite der global gesehen größten Suchmaschine, Google, ein täglich vertrauter Anblick, fast schon ein Stück Heimat in der digitalen Welt. Dabei ist sie gerade erst 21 Jahre alt geworden. Aus biologischer Sicht fast noch ein Jugendlicher, in Anbetracht des selbst noch jungen digitalen Zeitalters jedoch eine gestandene Erscheinung. Zu diesen mitten im digitalen Leben stehenden Programmen darf sich gleichermaßen Paperoffice DMS zählen. Im Jahr 2002 und damit nur vier Jahre nach Google aus der Taufe gehoben, vertrauen inzwischen über 900.000 Unternehmen, Behörden, Vereine und Privatleute auf diese Dokumentenmanagementsoftware.

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mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung

Wohl kaum ein anderes als das digitale Zeitalter musste in solcher Geschwindigkeit Höhen und Tiefen erleben. Die Anzahl der Firmen und Start-ups, deren Geschäftsidee im Bereich IT und Internet lagen, die gegründet und nur wenig später wieder sang- und klanglos verschwanden, geht wohl ins Unendliche. Noch heute ist zumindest entfernt der Knall zu hören, als um die Jahrtausendwende die Dotcom-Blase platzte. Dabei wurde nicht nur unglaublich viel Geld verbrannt, so manche IT-Firma brachte mit ihrem Verschwinden auch ihre Kunden in Schwierigkeiten. Spezielle Dateiformate, unlösbare Verschlüsselungen oder auf einmal fehlende Updates konnten wie schwarze Löcher wichtige Firmen-Daten auf immer verschlucken.

Keine schwarzen Löcher mit PaperOffice DMS

Die Wahrscheinlichkeit, dass heute eine IT-Firma bei einer Insolvenz großen Schaden anrichtet, ist fraglos geringer geworden, aber keineswegs unmöglich. Auch PaperOffice ist eine gut aufgestellte IT-Firma in einem gesunden Umfeld mit hohen Wachstumsraten. Trotzdem gehört zu den Grundsätzen betriebswirtschaftlichen Denkens auch die Annahme des absolut schlechtesten Szenario. Dies führte bei PaperOffice zur Überlegung, wie der Kunde seinen Datenstamm unversehrt zurückerhält, wenn wirklich alle Stricke reißen. Die Antwort darauf ist das in PaperOffice integrierte Modul MassExport.

Gut, in erster Linie ist der PaperOffice MassExport nicht dem „worst case“ zugedacht, sondern vielmehr dem vereinfachten Export von Daten aus PaperOffice heraus. Aus Sicherheitsgründen arbeitet PaperOffice DMS mit einem eigenen Format und auf einem sehr hohen Verschlüsselungsniveau. Dies hält ungebetene Gäste fern, etwa Hacker, die mittels Ransomware einen Erpressungsversuch starten wollen. Ein aktuell brandheißes Thema. Doch ist sich das Team von PaperOffice bewusst, das die üblichen Dateiformate herkömmlicher Office-Software immer wieder benötigt werden, zum Beispiel in der Kommunikation mit Geschäftspartnern.

Ein Klick genügt mit MassExport

Wenn etwa der Steuerberater die Umsatzzahlen des letzten Quartals anfordert, so ist in der Regel vereinbart, dass diese als CSV- oder auch XML-Dateien übermittelt werden. Im Dokumentenverwaltungsprogramm PaperOffice werden zwar alle bestehenden Dateiformate umgewandelt und damit auch beispielsweise Excel-Dateien, doch die Information über das ursprüngliche Format geht hierbei nicht verloren. In der praktischen Anwendung gestaltet es sich so, das der oder die in PaperOffice angemeldete Nutzerin mit nur einem Klick ganze Ordner inklusive Unterordner und deren Inhalte mittels MassExport in das erste Format zurückverwandeln. Das funktioniert genauso mit einem einzelnen Ordner oder auch nur mit einem Dokument.

Sicherheit und Transparenz sind bei PaperOffice zwei sehr wichtige Werte, die aber auch Risiken in sich tragen. Darum empfiehlt PaperOffice seinen Kunden, das Risiko zu minimieren, etwa durch die Nutzung eines NAS, eines Network attached Storage, und rät von der Verwendung einer Internet-Cloud durch Drittanbieter als Datenspeicher ab. Der MassExport ist so ein funktionales Werkzeug von Paperoffice für alle Fälle, auch den Schlimmsten, der aber eher unwahrscheinlich ist.

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QNAP NAS und PaperOffice

Sie ist in aller Munde und wird millionenfach genutzt, die Cloud oder Datenwolke im Internet. Für private Anwender stellen hierbei die Betreiber oft kostenlos mehrere Gigabyte an Speicherplatz zur Verfügung. Die wirkliche Zielgruppe sind jedoch Unternehmen, die gegen Gebühr Speicherplatz mieten und dafür zusätzliche Leistungen erhalten. Fraglos eine sehr bequeme und vordergründig sichere Art der Datenspeicherung, die das weltumspannende Netzwerken erlaubt und Managern zumindest eine ihrer Ängste nehmen soll, die Angst vor Datenverlust.

Allein in deutschen Unternehmen steigerte sich das Datenwachstum in nur zwei Jahren, von 2016 bis 2018, um satte 921 %. Dabei setzten im Jahr 2016 nur etwa 27 % der Firmen auf die Cloud, im Jahr 2018 waren es bereits 40 %. Allerdings zeigte sich die Cloud-Lösung in diesen zwei Jahren in Bezug auf Datensicherheit als eher wenig erfolgreich, denn einer Auswertung aus dem Global Data Protection Index von Dell Technologies zufolge mussten 4 von 5 deutschen Unternehmen im Jahr 2018 Störungen ihrer IT-Infrastruktur hinnehmen.

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mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung. Mit QNAP NAS ist es die ideale Kombination

Davon wiederum konnten 32 % ihre verlorenen Daten nicht wiederherstellen. Natürlich sind in diesen 32 % nicht nur Cloud-Lösungen enthalten, aber eben doch ein nicht geringer Anteil. Dabei versprechen die Betreiber doch höchste Ausfallsicherheit genauso wie den Schutz gegen Datenspionage, oder?

Warum erlebt dann ausgerechnet Ransomware, Erpressersoftware, gerade jetzt eine wahre Hochzeit und wie können Cloudbetreiber schlüssig die Diskrepanz zwischen Datensicherheit und dem erlaubten Zugriff auf Cloud-Daten durch US-Geheimdienste erklären? Neun der zehn größten Cloudbetreiber haben ihren Stammsitz in den USA, in denen nach wie vor der Patriot-Act von 2001 gültig ist.

Mit der eigenen Cloud besser aufgehoben

Nicht nur deutsche Firmen stehen vor der Frage, wie es weitergehen soll. Für die Internet-Cloud weiterhin monatlich Miete zu bezahlen und ein deutliches Risiko einzugehen oder selbst zum Cloudbetreiber werden? Beispielsweise mit einem NAS der taiwanesischen Firma QNAP.

Das seit dem Jahr 2004 am Markt befindliche Unternehmen stellt Network attached Storage (NAS) her. Mit diesen skalierbaren Datenspeichern, die über eine entsprechende Netzwerk-Infrastruktur verfügen, lässt sich die Firmeneigene Cloud auf- und jederzeit ausbauen. Eine weitere Alternative wäre die Rückkehr in die digitale Steinzeit, in der die Daten des Unternehmens auf die Festplatten der einzelnen Arbeitsplatzrechner gespeichert werden.

Eine Alternative mit mindestens genauso hohem Gefahrenpotenzial wie die Internet-Cloud. Der QNAP NAS stellt als Intranet-Cloud die vernünftige Lösung dar. Zusammen mit der Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice wird daraus ein unschlagbares Team, das höchste Sicherheit bietet.

Die Kombination aus PaperOffice Software und QNAP Hardware zeigt bestechende Vorteile.

Mit der QNAP-Architektur des NAS ist die Einrichtung eines Hochgeschwindigkeitsnetzwerkes mit sicherem Zugriff von jedem beliebigen Standort aus möglich. Die PaperOffice DMS verschlüsselt Daten mit einem AES 1024-Bit-Code. Der einzige Code, in Schweden entwickelt, der bis heute nicht geknackt wurde. 

Nicht nur sicher, sondern auch bequem

PaperOffice DMS macht aus aufwendiger Datenverwaltung einen Prozess, der in weiten Teilen automatisiert abläuft. Das bezieht sich sowohl auf bestehende digitale Datenstämme wie ebenso auf die Wandlung analoger Dokumente zu digitalen Inhalten.

Eine der weltbesten OCR-Texterkennungen gehören damit dazu, aber auch eine integrierte KI namens PIA, die sich nicht nur mit der Indexierung der Archive beschäftigt, damit Dokumente blitzschnell gefunden werden, selbst wenn der oder die Suchende nur noch ungefähr weiß, was drinsteht. PIA erstellt ebenso Formulare und Briefvorlagen und kann das Rechnungswesen unterstützen.

QNAP NAS lässt sich in nur 5 Schritten einrichten:

QNAP und PaperOffice, das A-Team für Unternehmen. 

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Keine Angst vor Datenverlust

Es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettungsfirmen ein Teil oder manchmal alle Daten wiederhergestellt werden können. Trotzdem bleibt immer ein Schaden zurück und sei es nur der Zeitverlust während des Fehlens der Unterlagen.

Es geht noch schlimmer

Alle Daten sind noch da, nur für den Anwender nicht lesbar, weil sie in einem Format gespeichert sind, dessen Anwendung nur im Zusammenhang mit einer bestimmten Software möglich ist oder, die zweite Variante, die Daten sind verschlüsselt und lassen sich nur über ein bestimmtes Programm entschlüsseln.

Eigentlich ist es in Bezug auf die Sicherheit ein guter Gedanke, dass die Lesbarkeit von Unternehmensdaten von Formaten abhängig ist, die nicht von jeder x-beliebigen Bürosoftware dargestellt werden kann. Auch die Verschlüsselung ist ein immer wichtiger werdender Sicherheitsaspekt im Zeitalter der Hacker und Erpresser, siehe Ransomware.

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Doch was ist, wenn auf einmal die Software zur Speicherung oder Verschlüsselung nicht mehr funktioniert und gleichzeitig der Hersteller des Programms seine Leistungen eingestellt hat?

Im nach wie vor jungen Markt der Software-Produzenten sind schon unzählige Firmen schnell auf- aber auch schnell wieder abgetaucht. Die Dotcom-Blase zu Anfang des 21. Jahrhunderts und ihr platzen war das beste Beispiel dafür und der dabei erzeugte Knall ist noch heute zu hören.

Mit PaperOffice DMS alles unter Kontrolle

Als Daniel Schönland im Jahr 2002 die erste Version der PaperOffice Dokumentenmanagement Software schrieb, lag der Schwerpunkt zunächst auf der Kernkompetenz einer DMS, Ordnung auf die Festplatte zu bringen und dem Anwender eine Struktur zu bieten, die die Dokumentenbearbeitung erleichtert. In den weiteren 17 Jahren, zusammen mit einem beständig wachsenden Team und genauso beständig wachsender Erfahrung, reifte die PaperOffice Dokumentenverwaltung zu einem umfassend ausgestatteten Allrounder heran, dessen Fähigkeiten inzwischen von über 900.000 Unternehmen weltweit sehr geschätzt wird.

Natürlich wurde auch bei PaperOffice der „Worst Case“ als ein mögliches Szenario in Betracht gezogen. Nichts ist unmöglich, selbst für langjährig am Markt erfolgreich agierende Unternehmen wie PaperOffice. Das betrifft übrigens keineswegs die IT-Branche allein. Doch PaperOffice führte darüber nicht einfach nur eine Risikoanalyse durch, sondern sorgt im Interesse seiner Kunden vor.

Der MassExport aus PaperOffice

Innerhalb der PaperOffice DMS werden importierte Dokumente mit einem eigenen Format gehandhabt und auch verschlüsselt. Gleichzeitig legt PaperOffice seinen Kunden nahe, für die Datenspeicherung einen NAS zu verwenden, einen Network attached Storage, und nicht etwa eine Cloud im Internet. All das dient der Sicherheit sowie der besseren Kommunikation und die Erfahrung gibt den Leuten von PaperOffice recht.

Gleichzeitig bleiben aber für alle gespeicherten Dokumente die ursprünglichen Format-Informationen erhalten. Das ermöglicht den einfachen, nur mit einem Klick realisierbaren Rückexport aus PaperOffice heraus in das ursprüngliche Originalformat. Bei Massenimporten sogar mit der Ordnerstruktur. Der MassExport erfolgt hierbei unverschlüsselt. Natürlich funktioniert der MassExport auch bei einzelnen Ordnern oder sogar einzelnen Dokumenten. 

Für die einfache Bereitstellung von Unterlagen für den Steuerberater bietet PaperOffice die umfangreiche Suche an, durch welche Dokumente mit diversen Statuseinträgen, wie „nicht bezahlt“ oder „zugestellt“, Datumsangaben oder Dokumenttypen mit einem Mausklick ausgefiltert und danach einfach im PDF Format mit Excel Datendatei und allen Angaben exportiert werden können.

Niemand wünscht sich den „Worst Case“ und das Risiko ist bei lange bestehenden Unternehmen wie PaperOffice gering, es ist jedoch gut, auf alles vorbereitet zu sein. PaperOffice trägt dem mit dem MassExport Rechnung.

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PaperOffice – Speditionen lieben sie

Es gibt kaum eine andere Branche, die noch heute so sehr von analogen Dokumenten abhängig ist, wie der Frachtbereich. Die Angestellten von Speditionen, vom Frachtführer bis zum Disponenten, wühlen sich täglich durch Berge von Papier. PaperOffice DMS hilft, das Hardcopy-Chaos unter Kontrolle zu bringen.

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Wer sich das Führerhaus eines modernen Lkw ansieht, wird feststellen, dass sich bezüglich Digitalisierung einiges getan hat. Moderne Fahrtenschreiber etwa sind längst an die Motorsteuerung gekoppelt und lassen sich digital auslesen. Die früheren Möglichkeiten der Manipulation durch frisch eingelegte Tachographenscheiben sind heute nicht mehr möglich. Mobiles Internet verbindet den Fahrer mit der Firma und Satellitengestützte Navigation sowie Ortung sorgen für eine perfektionierte Routenplanung. Gleichzeitig findet sich aber auch heute noch in jedem Führerhaus national oder international fahrender Lkw eine Dokumententasche. Die gab es schon zu Zeiten, als der Bundeskanzler von Deutschland Konrad Adenauer hieß.

Speditionen und Papier – kein Ende in Sicht

Natürlich ist es eine sympathische Vorstellung, dass alle für den Transport von Fracht notwendigen Begleitdokumente vom Fahrer beispielsweise digitalisiert auf einem USB-Stick mitgeführt werden. Doch das ist behördlicherseits bis heute nicht gewollt. Der Hauptgrund dafür liegt zum einen darin, dass Frachtgüter unterschiedliche Kontrollbereiche durchlaufen, wobei die analoge Form der Frachtpapiere garantiert, dass sie für alle Beteiligten einsehbar sind. Andernfalls müssten alle damit in Verbindung stehenden Amtsstellen mit entsprechenden Lesegeräten ausgestattet sein und die digitalisierten Dokumente müssten eine softwaregestützte Sicherung besitzen, die ihre Originalität gewährleistet. Ein Aufwand, den die Behörden und damit auch die Unternehmen scheuen.

Zum anderen geht es um die Sicherheit im Verkehr, egal ob nun zu Lande, zu Wasser oder in der Luft. Heute wird viel mehr Gefahrgut transportiert als früher, wobei dies einfach eine Frage der Deklaration ist. So sind zum Beispiel die praktischen Erfrischungstüchlein mit Zitronenduft, zu Tausenden auf einer Palette gestapelt, ein Gefahrgut. Für dieses wie anderes Gefahrgut muss der Frachtführer die sogenannten R + S Sätze mitführen. Die beiden Großbuchstaben bedeuten Rettung + Sicherheit und bezeichnen die Unterlagen, in denen die Gefahren beschrieben sind, die von dem Transportgut ausgehen. Bei Erfrischungstüchlein wäre es etwa der Anteil an brennbarem Alkohol. Ein 40-Tonner mit einer Sammelladung für verschiedene Abladestellen kann so locker um die 50 bis 100 Seiten nur an R + S Seiten mitführen, die im Ernstfall den Rettungskräften beziehungsweise den Feuerwehren zu übergeben sind. Übrigens in allen Sprachen der Länder, die mit dem Frachtgut durchfahren werden oder Anfangs- und Endstation sind. 

PaperOffice DMS vereinfacht die Speditionsablage 

Im Disponenten Büro einer Spedition laufen täglich viele verschiedene Frachtpapiere auf und diese müssen den Aufbewahrungsfristen gemäß ordentlich abgeheftet werden. Glücklicherweise muss diese Massenarchivierung nicht mehr analog erfolgen, zumindest nicht, wenn es sich nur um Frachtpapiere handelt. Seit dem 20. Dezember 2003 dürfen Frachtpapiere entsprechend § 147 Abs. 1 Nr. 4a auch auf Bild- oder anderen Datenträgern gespeichert werden.

Genau hier, beim Frachtbriefe archivieren, kann die PaperOffice Dokumentenverwaltungssoftware ihre Vorteile ausspielen. Die Frachtpapiere werden sofort eingescannt, über die OCR-Texterkennung in bearbeitungsfähige Dokumente umgewandelt und von PIA, der in PaperOffice integrierten künstlichen Intelligenz, zunächst nach Stichworten indexiert, um das blitzschnelle Auffinden über die Suchmaschine zu ermöglichen. Fast gleichzeitig erfolgt die Zuordnung der Papiere zu den hinterlegten Stammdaten. Alles natürlich unter Berücksichtigung der GoBD, der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung, und damit in jeder Hinsicht auch in der Langzeitarchivierung gesetzeskonform.

Der Frachtführer wird wohl noch einige Zeit mit der analogen Dokumententasche leben müssen. Die Speditionen selbst können sich dank PaperOffice DMS von einem nicht geringen Teil der täglich anfallenden Papierflut befreien.

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Revolution in der Spedition

PaperOffice DMS – Dokumentenverwaltungsprogramm für Speditionsunternehmen

Das „papierlose Büro“ hat Fortschritte gemacht. Fraglos auch ein Verdienst von Software-Anbietern wie PaperOffice und ihrem Dokumentenverwaltungsprogramm, das viele früher analoge Vorgänge in das digitale Zeitalter überführt.

Doch das reale Papier, aus Holz mit viel Energieaufwand hergestellt, wird trotzdem auf lange Zeit ein Begleiter des Büroalltags bleiben. Wie hoch jedoch der Anteil analoger Dokumente ist, hängt von der jeweiligen Branche ab. In einem der wichtigsten wirtschaftlichen Bereiche ist dieser Anteil gezwungenermaßen besonders hoch. Allein in Deutschland sind rund 14.000 Speditionen tätig. Sie sorgen dafür, dass Fracht auf Lkws, auf der Schiene, in der Luft oder auf dem Wasser von A nach B transportiert wird. Der dokumentarische Aufwand für die Beförderung von Gütern ist riesig. Einen Menschen mit einem Flugzeug oder der Eisenbahn zu befördern, ist bezüglich der notwendigen Papiere um ein Vielfaches einfacher als etwa die Beförderung einer Palette mit Geschirrspülmittel.

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Warum PaperOffice DMS nicht auch im Lkw?

Im Disponenten Büro einer Spedition minimiert PaperOffice den analogen Dokumentenanteil dank seiner funktionalen Werkzeuge auf das notwendige Mindestmaß. Allerdings sind der Software Grenzen gesetzt und die beginnen bei den Begleitpapieren der Fracht. Eigentlich sollte im 21. Jahrhundert zu erwarten sein, dass der Frachtführer, Lkw-Fahrer oder Trucker einen simplen USB-Stick oder eine Speicherkarte, vielleicht auch ein Tablet mit sich führt, auf dem die Begleitpapiere gespeichert sind, doch das darf nicht sein. Verkehrspolizei, Zoll und Rettungswesen verlangen originale Begleitpapiere aus Papier. Die Dokumententasche gehört somit zum unverzichtbaren Begleiter im Führerhaus. Darin enthalten sind Lieferscheine, Ursprungszeugnisse, Konnossements, R + S Sätze, wobei die Anzahl der Papiere nach Art und Bestimmungsort schwankt. Jedoch allein der Lieferschein muss in vierfacher Ausfertigung vorliegen, weshalb es in jeder Spedition noch ein Gerät gibt, das in den 1960er-Jahren erfunden wurde, den Nadeldrucker. Gefahrgutladungen dürfen nur mit Begleitpapieren (R + S Sätze) transportiert werden, die die einzelnen Gefahren genau beschreiben, damit Feuerwehren und Rettungskräfte bei einem Unfall darüber informiert werden können. Fährt dabei zum Beispiel ein Lkw von Deutschland nach Spanien, so sind die R + S Sätze in deutscher, französischer und spanischer Sprache mitzuführen. Obwohl es bei der Kommunikation zwischen Spedition und Zoll inzwischen die digitale Voranmeldung für grenzüberschreitende Fracht gibt, müssen die Frachtführer an der Zollstelle des Grenzübergangs die ausgedruckten Frachtpapiere vorlegen. Erst wenn die Fracht ihren Abladeplatz erreicht, kann der Papierkrieg auf ein digitales Format reduziert werden. 

Mit PaperOffice Frachtbriefe archivieren

Mit seinen integralen Bestandteilen wie Automatisierungen und Belegerfassung unterstützt PaperOffice Disponenten, aber auch die Buchhaltung von Speditionen, wobei der Papieranteil und der Zeit- und Kostenaufwand erheblich reduziert werden. Ein sehr interessanter Aspekt ist gerade für Speditionen die einfache Möglichkeit, analoge Dokumente zu digitalisieren und zu archivieren. Bis zum 20. Dezember 2003 mussten die Speditionen die Frachtpapiere ein- und ausgehender Sendungen analog zur Langzeitarchivierung ablegen und gemäß der Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren lagern. Es ist leicht vorstellbar, welchen Umfang die Massenarchivierung einer Spedition schon nach wenigen Jahren hatte. Doch an diesem Dezembertag trat eine behördliche Weisung in Kraft, nach der gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a Frachtpapiere auf Bild- oder anderen Datenträgern gespeichert werden dürfen. 

Für Speditionen, die PaperOffice DMS nutzen, bedeutet dies, dass abgearbeitete oder erledigte Frachtpapiere einfach eingescannt, von der OCR-Volltextkennung umgewandelt, von der KI in PaperOffice gemäß GoBD indexiert werden und als Bits und Bytes auf dem Server oder der Festplatte lagern. PaperOffice DMS für Speditionen ist effizient und ein weiterer Schritt hin zum papierlosen Büro.

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PaperOffice – eher ECM als DMS?

Technisch gesehen begann die digitale Revolution um die Jahrtausendwende. Heute gehen IT-Wissenschaftler davon aus, dass im Jahr 2002 erstmals mehr Informationen digital als analog gespeichert wurden. Obwohl der Übergang von analogen Vorgängen zu digitalen Prozessen in der Masse schon etwa zu Anfang der 1980er-Jahre begann, ist die eigentliche Wegmarke da zu setzen, wo eine mehrheitliche Archivierung mittels eines bestimmten Systems erfolgt. Im Prinzip wurde die digitale Revolution im Jahr 2002 unumkehrbar und damit zur erfolgreichen Revolution.

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Zufällig war das Jahr 2002 auch das Jahr, indem der Grundstein für PaperOffice gelegt wurde. Daniel Schönland programmierte die erste Version seiner Dokumentenverwaltungssoftware, die heute, 17 Jahre und viel Entwicklungsarbeit später, rund um den Globus von über 900.000 Firmen eingesetzt wird. Dabei zeigt sich im Fall von PaperOffice, das die Bezeichnung DMS oder Dokumentenmanagementsystem eigentlich nicht mehr so richtig zutreffend ist. Im engeren Sinne befasst sich das DMS mit der Bündelung digitaler Dokumente sowie der Bereitstellung eines dynamischen Ablagesystems. Im erweiterten Sinn kommt die Bürokommunikation, das Scannen und einlesen analoger Unterlagen und das Workflow-Management hinzu, alles Vorgänge, die von PaperOffice über das übliche Maß hinaus erfüllt werden. Genau hier ist der Knackpunkt, denn PaperOffice hat die Grenzen bezüglich der Funktionalität eines DMS inzwischen überschritten.

Archiv-Hierachie

Dokumente sind wichtig, weshalb schon die sumerischen Händler des Zweistromlandes, zwischen Bagdad und dem persischen Golf gelegen, vor über 5000 Jahren erste Archive anlegten, in denen die Kommunikation, Abläufe und Verträge als schriftliche Unterlagen (Tontafeln) gespeichert wurden. Die Behandlung und Nutzung dieser Archive erfuhr eine beständige Erweiterung genauso wie ihre Bedeutung. Heute ist die Archivierung ein sehr komplexes und zugleich zentrales Element jeder Geschäftsführung. Dabei ist die reine Dokumentenverwaltung die Weiterführung und die Ablösung der Schriftgutverwaltung, in der es nur um analog verfasste Dokumente geht. 

In der modernen Administration stellt der Begriff Informationsmanagement das übergeordnete Element dar, unter dem sich eine Vielzahl verschiedener innerbetrieblicher Vorgänge versammeln. Ein Teilgebiet des Informationsmanagements ist das Enterprise Content Management (ECM), dem wiederum das DMS zugeordnet wird.

Was ist ECM?

Grundsätzlich nutzt das Enterprise Content Management eine einheitliche Plattform, um alle Informationen sowohl intern wie extern bereitzustellen. Dazu gehören das Knowledgemanagement, die Archivierung, die Dokumentenverwaltung sowie das Workflowmanagement. Ebenso bindet das ECM Server und damit sowohl Internet wie Intranet mit ein. Einer der wichtigsten Punkte in der Funktionalität des ECM ist die Vermeidung von Redundanzen, also der doppelten oder dreifachen Speicherung derselben Information. Das spart viel Zeit und Kosten. Ebenso bedeutend ist der Unterschied zwischen ECM und DSM in Bezug auf die Form der Inhalte. Im ECM handelt es sich um Content, also Inhalte, im DMS um Dokumente. Der Unterschied ist gewichtig, denn formell gesehen besitzen Dokumente einen normierten Standard, eine Eingrenzung, Content hingegen nicht. Sollen geschäftliche Vorgänge so gespeichert und aufbereitet werden, dass diese exakt nachvollziehbar sind, müssen wirklich alle dazugehörende Inhalte abgespeichert werden, also auch E-Mails, Notizzettel oder Gesprächsprotokolle.

Wird nun PaperOffice mit seinem Funktionsumfang betrachtet, von der mit einer KI ausgestatteten Dokumentenerkennung über seine Integrationsfähigkeit zu anderen Programmen, der Netzwerkfähigkeit und dem Workflowmanagement, bis zum extrem hohen Sicherheitsstandard, dann bleibt nichts anderes übrig, als PaperOffice als ECM einzustufen, das dem DMS übergeordnet ist. Im Verbund mit NAS von Synology ist so das Informationsmanagement perfekt.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.openpr.de/news/1055633/PaperOffice-eher-ECM-als-DMS.html

PaperOffice – einfach zu gut für DMS?

Hier tritt ein Schwergewicht mit einem sehr guten Kosten-Effizienz-Verhältnis gegen Mittelgewichtler an, die nicht selten überzogene Honorarforderungen mit sich bringen. 

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Dokumentenarchive gibt es seit einer Ewigkeit, zumindest nach menschlichen Maßstäben. Sumerische Kaufleute hielten schon vor über 5000 Jahren ihre Geschäftsvorfälle in Keilschrift auf Tontafeln fest und archivierten diese. In Bezug auf die Dauerhaftigkeit und das Format bis heute ungeschlagen. Die Keilschrift wurde 2000 Jahre lang verwendet. Da müssen die Produzenten moderner Datenträger noch kräftig an der Technologie arbeiten, um dies einholen zu können.

Dafür kann heute aber auch wirklich alles gespeichert werden, was die Komplexität des Speichervorgangs gewaltig erhöht, von der Datenmenge ganz abgesehen. Doch mit der Archivierung allein ist es ja nicht getan. Auch das reine Wissen darum, das alle Vorgänge nach Bedarf abgerufen werden können, ist längst nicht mehr ausreichend. Die Zusammenhänge erkennen und zu nutzen, das ist heute das Kapital der Archivierung, des Informationsmanagements. 

Dokumentenmanagement ist schlicht zu wenig

Der Unterschied zwischen Informationsmanagement und Dokumentenmanagement lässt sich schon anhand der Wörter Information und Dokument erklären. Ein Dokument besitzt einen formellen, einen genormten Rahmen. Das war in der vordigitalen Zeit zur Schriftgutverwaltung ein wichtiger Faktor, um die Ordnung aufrechtzuerhalten. Information hingegen ist alles. Ein wirklich gutes Archiv beinhaltet alles, denn nur so lassen sich bestimmte Vorgänge nachvollziehen und die Informationen, die neben der quasi offiziellen Dokumentation anfallen, bergen nicht selten wichtigere Inhalte als die Ordner mit den formellen Vorgängen. 

Als Daniel Schönland im Jahr 2002 sein erstes PaperOffice entwickelte, war dies eine ordentliche Dokumentenverwaltungssoftware, eine DMS. Innerhalb der nächsten 17 Jahre, bis zum heutigen Tag, kamen dann aber viele weitere Funktionen hinzu. Es darf deshalb durchaus die Frage gestellt werden, ob PaperOffice unter dem Begriff des Dokumentenmanagements einzuordnen ist oder vielmehr unter der Bezeichnung Enterprise Content Management (ECM). In Anbetracht dessen, was eine Dokumentenverwaltungssoftware können soll und was PaperOffice kann, darf die Software zweifellos im höher bewerteten ECM klassifiziert werden. 

ECM – Teilbereich des Informations-Management

Während sich eine DMS auf die Bündelung und Einordnung von Dokumenten sowie deren Archivierung als dynamisches Ablagesystem konzentriert, sowie die Aufgabe übernimmt, eingescannte Dokumente umzuwandeln und ebenfalls zu archivieren, ist der Aufgabenbereich des ECM wesentlich breiter gefächert. 

Zunächst umfassen die Hauptkomponenten des ECM folgende Aufgaben:

Erfassung
Verwaltung
Speicherung
Bewahrung
Ausgabe

Soweit bestehen zur DMS durchaus Übereinstimmungen, die Unterschiede werden jedoch in den Unterkomponenten des ECM deutlich:

Dokumentenmanagement
Kooperation mit unterstützenden Systemen
Intranet- und Internet-Management
Records Management
Workflow beziehungsweise Vorgangsbearbeitung

Schon ein kurzer Blick auf die Möglichkeiten, die PaperOffice seinen Anwendern bietet, zeigt, dass hier eigentlich kein DMS am Werk ist, sondern ein ausgereiftes ECM. Kein Wunder, das PaperOffice regelmäßig in den Fachzeitschriften Preis-Leistungs-Sieger in der Kategorie DMS ist. Hier tritt ein Schwergewicht mit einem sehr guten Kosten-Effizienz-Verhältnis gegen Mittelgewichtler an, die nicht selten überzogene Honorarforderungen mit sich bringen.

Informations-Management nach Bedarf

PaperOffice überzeugt in jeder Hinsicht, ob nun in der Erfassung analoger oder elektrischer Informationen, in der maschinell erzeugten Information, etwa durch Erfassung von EDI- oder XML-Dokumenten genauso wie in der Abspeicherung praktisch jeden digitalen Formates, auch Bild, Video und Ton. 

Die Erkennung von Bar- oder QR-Codes, die Formularverarbeitung und Vordruckverarbeitung wie auch die Bearbeitung von E-Forms erfolgt bei PaperOffice über PIA, eine KI, die durch Abgleich mit bereits gespeicherten Informationen die richtige Zuordnung der eingehenden Dokumente veranlasst und aus diesen nach Wunsch neue Inhalte erstellt. Die Möglichkeiten von PaperOffice sind damit noch lange nicht erschöpft. 

Fazit: PaperOffice ist astreines Enterprise Content Management.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

http://www.live-pr.com/paperoffice-einfach-zu-gut-f-r-r1050725493.htm