Digitalisierung / Digitale Rechnungsverarbeitung

Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt. Im aktuellen Artikel schauen wir uns etwas tiefer Informationen zu der digitalen Rechnungsverarbeitung an. Welche Vorteile die Digitalisierung der Rechnungen mit sich bringt. Wir zeigen Ihnen wie Sie alles umsetzen können, beschreiben die Auswirkung einer erfolgreichen Umsetzung.

Digitalisierung - Digitale Rechnungsverarbeitung mit PaperOffice
Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Mit PaperOffice einfach gemacht

Warum ist es notwendig, Rechnungen und Dokumente in Unternehmen zu digitalisieren?

Das ist eine Frage, die sich immer mehr Unternehmen stellen: „Muss ich wirklich mein Rechnungswesen digitalisieren“? Die Antwort lautet: Ja, Sie müssen. Unter anderem weil der Gesetzgeber dies so verlangt. Immer mehr Unternehmen werden damit konfrontiert die Verfahrensdokumentation einzuhalten.

Was erfordern gesetzliche Vorschriften?

Gesetzliche Vorschriften erfordern Einhaltung der Anforderungen was den Eingang, die Verarbeitung sowie die Archivierung aller prüfungsrelevanten Eingangsdokumente betrifft.

In unserem aktuellen Artikel zeigen wir ein Paar Praxisbeispiele. Wie Sie Digitalisierung einfach dank PaperOffice DMS lösen können. Doch zunächst kommen wir zu den allgemeinen Vorteilen der digitalen Verarbeitung der Rechnungen.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung mit sich mit?

In der heutigen Welt, in welcher HomeOffice und digitale Medien dominieren, ist es immer noch üblich Rechnungen aus Papier in Regalen und auf dem Tisch zu stapeln.

Die wesentlichen Gründe für die Verwendung von Papier liegen darin, dass es den Mitarbeitern schwer fällt die Digitalisierung anzunehmen, oder beziehungsweise den Anfang zu tätigen. Es liegt in den Herausforderungen im Umgang mit Wandel und Digitalisierung.

PaperOffice-DMS-im-Home-Office
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Physische Dokumentenkopie trotz Digitalisierung

Viele Leute behalten gerne eine physische Kopie der Dokumente, mit denen sie arbeiten. Aber auch der jahrelang einstudierte Ablauf mit dem Umgang von Papier spielt hier eine Rolle.

Zum Thema der papierlosen Umstellung haben wir bereits einen ausführlichen Artikel verfasst. Hier widmen wir uns explizit dem Thema des digitalen Rechnungswesens.

So bedeutet eine manuelle Erfassung der Rechnung nicht nur grossen Zeitaufwand sondern auch versteckte hohe Kosten. Ein richtiges Umsetzen kann viel Zeit und Geld sparen.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

  • Sie finden jede Rechnung in Sekundenschnelle / Zeitersparnis

Denn dank der Digitalisierung Ihrer Dokumente finden Sie alle in PaperOffice abgelegten Rechnungen in Sekundenschnelle. Sie müssen nicht mehr mühselig in dicken Ordnern blättern. Indem Sie alle Rechnungen bei Ihnen im Unternehmen digitalisieren, benötigen Sie nur ein Paar Klicks, um diese im System zu finden.

Dies führt uns ebenfalls zum zweiten Punkt:

  • Sie profitieren durch optimiertes Arbeiten / Papierersparnis

Platz für physische Ordner benötigen Sie nicht mehr. Ab jetzt archivieren Sie Ihre Rechnungen in PaperOffice. Die Reduzierung des Papierverbrauches führt zu sauberen und aufgeräumten Büros.

  • Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen / Beispielsweise durch Workflows

Indem Sie Ihre Rechnungen digital verwalten, sparen Sie Zeit und Aufwand. Sowie Kosten bei der Erstellung, Zustellung und Verarbeitung. Für weiterführende Aufgaben, Workflows und Weiterleiten erstellen Sie keine Kopien. Alles läuft digital und ist transparent nachvollziehbar.

Dank der Digitalisierung Ihrer Rechnungen verpassen Sie ab jetzt nicht mehr wertvolle Skonto Fristen.

  • Berechtigung für den Zugriff auf Knopfdruck festlegen

Individuelle Zugriffsrechte auf einzelne Dokumente und Ordner sorgen für klare Sicherheit. Sie können den Zugriff einzelnen Personen oder ganzen Abteilungen erteilen. Wie beispielsweise der Buchhaltung.

  • Kontakte automatisiert erkennen

PaperOffice erkennt intelligent Adressdaten im Dokumenteninhalt. Verbindet dann das Dokument logisch mit Ihren vorhandenen Kontakten. Dies ermöglicht u.a. die Anzeige aller Dokumente für einen bestimmten Kontakt mit nur wenigen Klicks.

  • Automatisierte Verschlagwortung

PaperOffice unterstützt Sie durch intelligente KI Erkennung und Verschlagwortung. So wird die Rechnung nach den wichtigsten Dokumentdaten durchsucht.

Dank der KI PIA werden die Daten aus Ihrem Dokument ausgelesen
PIA – die PaperOffice Intelligente Ablage

KI PIA liest intelligent die Daten aus dem Dokument heraus. Legt das Dokument danach vollständig verschlagwortet ab. Bei Bedarf mit Ihrer Prüfung oder automatisiert im Hintergrund.  

  • Einbettung / Exportfunktion für Steuerberater

Ihre Rechnungen können Sie ganz einfach übergeben. Samt Kontierung und Verschlagwortung. Dank der erweiterten Suche haben Sie für den Export alles was Sie benötigen. Wie beispielsweise alle Rechnungen vom letzten Monat.

Inkl. der Ordnerstruktur, PDF-Datei, Excel Datei mit allen Informationen. Als Ergebnis kann die Dokumentation Ihr Steuerberater oder Buchhalter problemlos importieren.

  • Schnelle Bearbeitungsmöglichkeiten

Die Buchhaltung kann zukünftig schnell umgesetzt werden. Alle Belege finden Sie nicht nur sofort, Sie können diese auch zum Beispiel direkt bearbeiten /klassifizieren. Alle gesetzlichen Vorgaben werden dank revisionssicheren Archivierung eingehalten. Prüfen und Freigeben wird somit zum Kinderspiel.

Die Digitalisierung von Rechnungen ist aus mehreren Gründen unumgänglich. Viele Unternehmen sind zudem bereits überzeugt, dass die Digitalisierung der Rechnung die Zukunft ist. Diese muss auch heute und jetzt angenommen werden.

Dennoch befürchten viele immer noch, dass dieser Schritt mit einem langwierigem Projekt verbunden ist. Welcher schwierig, teuer, riskant und destabilisierend sein wird. Die gute Nachricht ist, dass dies letztendlich dank PaperOffice nicht mehr der Fall ist!

Was ist vor der Digitalisierung von Rechnungen zu beachten?

Zunächst gilt es, die Digitalisierung nicht auf das Scannen von Eingangsrechnungen zu verwechseln oder zu reduzieren. Damit diese dann einfacher und schneller in den Workflow Prozess zur Validierung, Bezahlung und Archivierung gelangen. Digitalisierung ist viel mehr.

Vorteile der OCR Texterkennung

Dank OCR Texterkennung kann vieles automatisiert werden. Beispielweise mit künstlicher Intelligenz (KI). So werden Einlernfunktionen zu immer leistungsfähigeren und zuverlässigeren Erkennungsalgorithmen.

Elemente, die auf der Rechnung erscheinen, können sofort aus dem Dokument identifiziert und extrahiert werden. Das Dokument wird abgelegt und kann dem Buchhaltungs- oder ERP-System zur Verfügung gestellt werden.

Beispielsweise, mit der Digitalisierung profitiert der Finanzdienstleister beim Rechnungseingang von zuverlässigen Informationen in Echtzeit.

Wie setze ich die Rechnungsverarbeitung um?

Wenn Sie Ihre Rechnungen mit PaperOffice verwalten, läuft die Eingangsrechnungsverarbeitung komplett elektronisch ab. Sie erhalten die Eingangsrechnung bereits digital, das bedeute also per Email oder scannen diese ein. Dies macht keinen Unterschied.

Mit DropMail Eingangsrechnungen digitalisieren, wie?

Wenn Sie bereits Ihre Eingangsrechnungen im digitalen Format erhalten, empfehlen wir das in PaperOffice integrierte Modul DropMail. Damit können Sie in PaperOffice eine persönliche DropMail-Emailadresse anlegen. An diese senden Sie nur Rechnungen zu.

Alle Rechnungen, welche als Emailanhang an Ihre DropMail-Adresse gesendet werden, werden in PaperOffice automatisch archiviert. Samt definierbaren Ablageregeln und ohne Arbeit.

PaperOffice erkennt die Rechnung und liest die relevanten Daten aus. Die Software legt danach die Rechnung im entsprechenden Ordner ab. Dank der intelligenten KI werden, optional, weitergehende Freigabeprozesse, Aufgaben und Workflows gestartet.

Alle Mitarbeiter, die am Prozess beteiligt werden sollen, werden informiert. Der Rechnungs -Workflow verläuft automatisch.

Digitale Rechnungsverarbeitung schrittweise dargestellt:

Schritt für Schritt wie Sie am besten die Rechnungsverarbeitung digitalisieren
Digitale Rechnungsverarbeitung schrittweise dargestellt

Wie sieht die Zukunft der Rechnungs Digitalisierung aus. Wohin geht die Reise?

Zunächst bringt die Digitalisierung der Rechnungen erhebliche und sofortige Produktivitätssteigerungen. Digitalisierung befreit nicht nur Mitarbeiter von einer zeitaufwendigen, dichten Betriebsaufgabe. Im übrigen, werden Probleme mit der Verzögerung und der Streitigkeit wegen manueller Fehler gelöst.

Inbegriffene Kosten für das Aufbewahren, Durchsuchen und Verlust von wichtigen Papierdokumenten werden drastisch reduziert. Ergänzend die Rationalisierung und Automatisierung der Validierungs- und Kontrollprozesse im gesamten Kreditorenprozess.

Von der Kaufanfrage bis zur Zahlung vervielfachen Sie diese Vorteile noch mehr.

Welche Vorteile sind gegeben?

Insgesamt können die Zykluszeit der Dokumentenverarbeitung um 5 reduziert werden. Die Verwaltungskosten um 80%. Mit diesen Zahlen verstehen Sie sofort die Dringlichkeit der Digitalisierung von Rechnungen. Diese Zahlen sind letztendlich nicht die einzigen, die Sie beachten müssen.

Was schafft ein Unternehmen dank Digitalisierung?

Durch die Digitalisierung schafft das Unternehmen wichtige personelle und finanzielle Ressourcen freizusetzen. Sei es, um das Wachstum der Aktivität mit konstanten Ressourcen aufzufangen. Oder seine Teams in Transformations Projekten zu mobilisieren.

Für Mitarbeiter ist die Digitalisierung von Rechnungen kein Feind. Sondern im Gegenteil – der Verbündete. Diese machen ihre Arbeit interessanter, schaffen einen Mehrwert für das Finanzmanagement des Unternehmens.

Kann Papier nach Digitalisierung vernichtet werden?

Zunächst ist es ganz wichtig zu beachten dass die Faktoren für digitale Archivierung von Dokumenten eingehalten werden müssen. Laut GoBD dürfen Papierdokumente vernichtet werden. Sofern sie nicht nach außensteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufbewahrt werden müssen.

Hierzu zählen z.B. Eröffnungsbilanzen und baurechtliche Urkunden.

Die GoBD, sagt außerdem, dass die Papierbelege der weiteren Bearbeitung zu entziehen sind. Auch darf die Datei nach dem Scanvorgang nicht mehr verändert werden.

Revisionssichere nach GoBD konforme Versionierung

Was dank der Versionierung in PaperOffice jederzeit gegeben wird. Für die Zeit der Aufbewahrungsfrist muss der Beleg zugänglich und auswertbar sein.

Somit entspricht PaperOffice durch Zertifizierung sowie Prüfung aller Softwareanforderungen gemäß GOBD allen geforderten Standards.

Aufbewahrungsfrist

Die Frage der Aufbewahrungsfrist kommt bei unseren Kunden immer wieder hoch. Denn es gibt keine eindeutige Anleitung dazu, wie und ob die Originalrechnung aufbewahrt werden sollte. Zuallererst, sollten Sie dazu Ihre zuständige Finanzbehörde kontaktieren, also den dafür verantwortlichen Prüfer.

Welche Belege werden akzeptiert?

Dokumente mit Rechtsrelevanz, zum Beispiel Verträge, sind nach wie vor im Original aufbewahrungspflichtig.

Um es auf den Punkt zu bringen:

Das Finanzamt akzeptiert elektronische Belege. Das Gericht im Streitfall nur Originale.

Das hängt damit zusammen, dass nur auf Original­dokumenten eine Unterschrift auf Echtheit geprüft werden kann. Wir empfehlen Original nie wegzuschmeißen.

Fazit

Es stellt sich heraus, dass Sie für die erfolgreiche Verarbeitung von Eingangsrechnungen mehrere Aspekte berücksichtigen müssen.

Fassen wir zusammen:

Um Papier komplett aus dem Prozess zu verbannen, müssen Sie eine durchgängige Digitalisierung aller Eingangsrechnungen umsetzen. Verbesserungen werden dadurch erreicht, wenn Sie den Prozess soweit es geht automatisieren.

Ein solches digitales Dokument hat für das Unternehmen ein Bündel von Vorteilen. Eine maßgeschneiderte Software sorgt für deutlich mehr Produktivität im Unternehmen.

Das Digitalisieren von Rechnungen ist also ein wichtiger Schritt für die Umwandlung Ihres Unternehmens in ein papierloses Büro. Es spart Zeit und Arbeit. Erhöht die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse.

Nutzen Sie doch alle Vorteile eines papierlosen Büros.

Podcast – zum Thema Digitale Rechnungsverarbeitung jetzt anhören

Unser Podcast hier direkt anhören:

Papierloses Büro ganz einfach

Sie möchten den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen reduzieren, Ihre Daten digitalisieren oder erfahren, wie Sie zum papierlosen Büro gelangen? In diesem Artikel haben wir einige Schritte ausgewählt, die sehr nützlich sein können, um ein papierloses Büro zu erreichen.

Papierloses Büro ist der erste Schritt in Richtung der digitalen Transformation Ihres Unternehmens
Papierloses Büro – so einfach geht das

In diesem Artikel werden zudem relevanten Informationen rund um das Papier und dessen Minimierung aufgezählt, zudem was genau für das papierlose Büro notwendig ist, welche Hardware Sie dafür benötigen und wie ein Prozess für die Umsetzung des papierlosen Büros letztlich aussehen kann, so wie Sie Ihre Daten im Unternehmen in den Griff bekommen.

Technologie wird immer schneller und schneller

In einer Zeit, in der die Technologie uns dazu gebracht hat, die Welt über unser Smartphone zu kontaktieren, ist es weniger sinnvoll, dass wir bei vielen unserer täglichen Aktivitäten noch immer Papier verwenden.

Heute sind wir den Umgang mit digitalen Inhalten (Musik, Fotografie, Fernsehserien) gewohnt, aber die Digitalisierung von Dokumenten ist im Arbeits- und Geschäftsumfeld noch nicht weit verbreitet. Heutzutage haben fast alle Unternehmen Zugang zu Computern und mobilen Geräten, warum füllen wir dann unsere Büros weiterhin mit Papier?

Die wesentlichen Gründe für die weitere Verwendung von Papier liegen in den Herausforderungen im Umgang mit Wandel und Digitalisierung. Viele Leute behalten gerne eine physische Kopie der Dokumente, mit denen sie arbeiten.

Der Wandel zu der Digitalisierung für ein erfolgreiches Unternehmen
Im Laufe des Wandels in der Digitalisierung

Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch mit der Eliminierung oder wenigstens Reduzierung des Papierverbrauches in den Büros bzw. dem gesamten Unternehmen beginnen, so verbessern Sie zusätzlich Prozesse, steigern die Produktivität, indem Sie die Digitalisierung der Daten durchführen, papierlose Wege einsetzen und senken somit die Kosten.

Gerade in der aktuell so schwierigen Zeit wie der Notwendigkeit von HomeOffice durch Corona ist es sehr wichtig für alle Unternehmen die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken, indem Sie es papierlos bzw. digital aufstellen und dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter auch flexibel von zu Hause im HomeOffice arbeiten können. Letztendlich muss das Unternehmen mit der digitalen Zeit Schritt halten und den Weg zum papierlosen Büro realisieren.

Warum sollten Sie den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen reduzieren?

Das papierlose Büro ist ein Ziel, das immer mehr Unternehmen sicherlich zu erreichen versuchen und bietet viele Vorteile, die über Kosteneinsparungen und die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks eines Unternehmens hinausgehen.

Es wird geschätzt, dass ein Mitarbeiter, der insgesamt zwei Stunden mit Dokumenten verbringt, durchschnittlich 10.000 Blatt Papier pro Jahr verbraucht (Umweltbundesamt Daten). Aus diesem Grund ist es wichtig, Lösungen und Tools zu verwenden, die sowohl den Zugriff, die Verwaltung als auch die Lokalisierung von Informationen verbessern. Jede Änderung des Geschäftsprozesses braucht jedoch Zeit und erfordert eine schrittweise Änderung der Unternehmenskultur. Neben den positiven Auswirkungen auf die Umwelt durch die Reduzierung des Geschäftspapierverbrauchs bietet die Digitalisierung von Dokumenten und der Unternehmensdaten viele weiteren Vorteile.

Hier werden einige Vorteile der Digitalisierung aufgezählt:

Mehr Effizienz im Dokumentenmanagement, indem Software genutzt wird

Informationen des Unternehmens sind leichter zugänglich und es ist einfacher, die Herkunft digitaler Dokumente nachzuvollziehen und zu wissen, wer sie wann geändert hat – der erste Schritt für ein papierloses Büro.

Höhere Informationssicherheit durch Einsatz von Software mit Datenbank Speichersystem

Die Sicherheit digital gespeicherter Informationen ist der Sicherheit von Dokumenten, die auf Papier archiviert werden, weit überlegen. Achten Sie darauf keine Cloud-Lösung in Ihrem Unternehmen einzusetzen, denn Cloud-basierte DMS-Lösungen und DMS Software sind eine Sicherheitslücke.

PaperOffice Dokumentenmanagement Software – Sicherheit Ihrer Daten geht vor
PaperOffice Dokumentenmanagement Software – Sicherheit Ihrer Daten geht vor

Vergessen Sie dabei nicht den wichtigsten Faktor – Sie sind bei Nutzung eines Cloud-basierten Systems vollständig vom Anbieter abhängig. Kommt es somit beim Anbieter selbst beispielsweise zu Problemen im Rechenzentrum, hat das Unternehmen, welches den Service in Anspruch nimmt, keinen Einfluss darauf, wann die DMS Software wieder einwandfrei nutzbar ist. Dies kann im Extremfall Ausfälle zur Folge haben, die für kommerzielle Nutzer wiederum in Lieferengpässe, Kundenbeschwerden und zusätzlichen Kosten resultieren. Sollte dabei noch ein Hacker Angriff in Frage kommen, so gelangen all Ihre Daten in Händen fremder Personen. Das ist doch alles andere als Sicherheit in Bezug auf Unternehmensdaten?

Abhängigkeit in Sachen Datenschutz vom Cloud-basierten DMS Provider

Ein weiterer Faktor, welcher spätestens seit endgültigem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 in aller Munde ist, ist der Datenschutz. DMS-Lösungen und DMS Software wird zur Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten genutzt, die oft sensible, personenbezogene Daten beinhalten. Bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor. 

Kostenreduzierung

Die Dokumenten Digitalisierung wirkt sich direkt auf die Kostensenkung Ihres Unternehmens aus, nicht nur, weil Sie nicht mehr so ​​viel Papier kaufen, sondern auch, weil Sie Druckerwartung und den Kauf von Tinten und Ersatzteilen sparen.

Zusätzlich unter dem Strich, sobald Sie digitale Daten einsetzen, arbeiten Ihre Mitarbeiter viel effizienter im Büro und investieren die wertvoll gewonnene Zeit sinnvoll und zielgerichtet in das Unternehmen.

Platzoptimiert arbeiten

Die deutliche Reduzierung des Speicherplatzes durch Digitalisierung und/oder Reduzierung des Papierverbrauchs führt zu saubereren und aufgeräumten Büros. 

Bemerkenswerte Verbesserung der Arbeitsumgebung bei den Mitarbeitern

Unternehmen, die sich dafür entscheiden, ihre Dokumente durch den Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement-Software zu digitalisieren, erhalten im Gegenzug große Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Größerer freier physischer Platz
  • Schnellere Dokumentensuche
  • Bessere Organisation der Dokumentation
  • Was zu weniger Zeitaufwand bei der Suche nach Dokumenten und weniger Stress führt.
  • Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit
  • Vereinfachte Kommunikation und Aufgabenlösung
  • Produktivität Ihres Unternehmens steigt
  • Und das wichtigste ist dabei – Sie sind auf dem richtigen Weg zum papierlosen Büro.

Welche Schritte müssen Sie befolgen, um den Papierverbrauch in Ihrem Büro zu reduzieren?

Wir haben Ihnen ein Paar Schritte aufgelistet, welche Sie auf den Weg zum papierlosen Büro begleiten werden:

Schritt 1: Wählen Sie eine Strategie und analysieren Ihre Abläufe und Abläufe Ihrer Mitarbeiter

Möglicherweise möchten Sie alle vorherigen Dokumente scannen und digitalisieren oder ab einem bestimmten Datum auf ein papierloses Büro / System umstellen sowie digitale Daten einsetzen, um in Zukunft fortzufahren und effizient zu arbeiten. Die erste Option erfordert mehr Zeit und Ressourcen. Idealerweise entscheiden Sie mit Ihrem Team, wie Sie elektronische Akten organisieren und einen kontinuierlichen Scanprozess Schritt für Schritt einrichten, damit alle zukünftigen Dokumente digitalisiert werden.

Schritt 2: Weisen Sie ein Budget zu und denken über neue Hardware nach

Wenn Sie sich für eine Art Übergang zu einem papierlosen Büro entschieden haben, müssen Sie als zweites das Budget Ihres Unternehmens für dieses Projekt berücksichtigen.

Wie viel wird die Umstellung kosten? Welche Vorteile habe ich davon? Denken Sie, dass Sie den Speicherplatz auf Ihrem Computer erhöhen müssen oder sollten Sie lieber dabei auf einen dedizierten Server oder ein externes NAS System setzen? Müssen Sie weitere Scanner kaufen? Was wird das kosten? Das Budget sollte all diese Ausgaben beinhalten.

Schritt 3: Entscheiden Sie, wo die Informationen gespeichert werden sollen

Wenn Sie bereits entschieden haben, dass Ihre physischen Dateien jetzt zu digitalen Dateien werden, stellt sich sofort die Frage, wo Sie diese digitalen Dateien speichern werden. Werden Sie diese in einer Datenbank lokal oder auf einem externen NAS Gerät speichern?

Zusammenarbeit PaperOffice und NAS von Synology

Oder möchten Sie die Datenspeicherung bzw. die Datenbank erst gar nicht in Ihrem Unternehmen stehen haben, um Brand, Raub usw zu vermeiden jedoch kommt das Einsetzen einer Cloud-Lösung für Sie aus rechtlichen Gründen erst gar nicht in Frage. Dann bietet sich natürlich die Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server, welcher alleine Ihnen zugeteilt wird, sehr gut an.

Dedizierter Server in Deutschland sorgt für Datensicherheit und papierloses Büro
Dedizierter PaperOffice Server bei Strato in Berlin

Diese Auswahl hängt von Ihren Bedürfnissen, Ihrer Arbeitsweise und den Ressourcen Ihres Unternehmens ab.

Unser Tipp: Nutzen Sie keine externe Cloud, denn der Einsatz einer Cloud ist nie sicher. Wir pflegen immer zu sagen – die Cloud ist der Speicherplatz von jemanden anderen. Sie möchten doch nicht Ihre ganzen Informationen und somit Ihr wertvollstes Gut in Hände fremder Menschen legen, oder?

Schritt 4: Rechnungen digitalisieren und die papierlose Buchhaltung schrittweise umsetzen

Auch die Ausstellung von Rechnungen als solche ist eine Sache des papierlosen Büros, wenn auch nicht nur in diesem Zusammenhang zu sehen. Digitalisierung und sachgerechte Verarbeitung sind ein Problem und müssen auch gut geplant und umgesetzt werden.

Wer seine Rechnungen digital pflegt und auch seine digitale Buchhaltung erstellt, erkennt größere Einsparpotenziale und kann den allgemeinen Buchhaltungsprozess effizienter gestalten. Auch hierfür gibt es mittlerweile zahlreiche Workshops auf unserem YouTube-Kanal sowie weitere Artikel, die Ihnen helfen, effizienter und gesetzeskonformer zu arbeiten.

Das spart Zeit und somit Geld.

Tipp Nr. 8- Konsequent bleiben

Der Anfang ist immer schwer, denn jahrelang einstudierten Prozesse sind vorerst neu. Fallen Sie nicht in das alte Muster zurück.

Bleiben Sie konsequent und erleben das papierlose Büro.

Tipp Nr. 9- Fazit

Betriebliche Prozesse werden von nun an transparent und nachvollziehbar.

Die Software PaperOffice speichert Ihre elektronischen Dokumente mit Bezug auf zugrunde liegenden Vorgang und zusätzlicher Dokumenten Verschlagwortung. Auf diese Weise bringt das papierlose Büro nur Vorteile für Ihr Business, Sie können dank PaperOffice Ihre Kundenbeziehungen transparenter gestalten. Jeder Vorgang wird auf die eine oder andere digitale Art gelöst, digitale Workflows und Automatisierung helfen Ihnen dabei.

Es spart Zeit und Arbeit und erhöht die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse. Nutzen Sie doch alle Vorteile für ein papierloses Büro.

Podcast – zum papierlosen Büro jetzt anhören

Unser Podcast hier direkt anhören: