Welche Funktionen muss ein Dokumentenmanagement System erfüllen?

Die Ansprüche an ein DMS, ein Dokumentenmanagement System, sind in den letzten Jahren gewaltig oder vielmehr natürlich gewachsen. Aus einer anfänglichen Datenbank, in der meist ursprünglich analoge Dokumente mittels Scannens digitalisiert und abgespeichert wurden, ist eine umfassende Bürosoftware geworden, die heute den Hauptteil der administrativen Aufgaben eines Büros übernimmt.

Zusammenarbeit PaperOffice und NAS von Synology

Doch was ist der Standard, was kann der oder die Kundin von einem DMS erwarten?

Das lässt sich anhand der Dokumentenmanagement Software PaperOffice Punkt für Punkt erklären.

Punkt 1: Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten – Suchen und Finden

PaperOffice scannt eingehende, noch nicht binäre Dokumente ein und wandelt diese mittels eigener OCR-Software in ein digitales Schreib- und Leseformat um. Gleichzeitig erfolgt die Speicherung mit Datum und Uhrzeit, eine Versionsnummer und eine Verschlagwortung, über die die PaperOffice-Suchmaschine Dokumente auch dann noch findet, wenn der oder die Suchende nur noch rudimentär den Inhalt des Dokuments kennt.

Um es einfacher zu machen, zeigt PaperOffice die zuletzt abgespeicherten Dokumente in einer Vorschau-Liste an.

Punkt 2: Die langfristige Lesbarkeit der gespeicherten Dokumente

Zunächst einmal werden bei PaperOffice DMS alle Dokumente beim Abspeichern zur Sicherheit verschlüsselt, und zwar nach einem der höchsten Sicherheitsstandards, den es aktuell gibt, AES-1024bit.  Die Rückumwandlung in lesbare Dokumente ist in jedem aktuell gängigen Format möglich, wobei PaperOffice seine Dateiformate regelmäßig aktualisiert, womit auch in der Zukunft die Lesbarkeit der Dokumente gegeben ist.

Punkt 3: Sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewährleistet

PaperOffice empfiehlt seinen Kunden die Abspeicherung in Hauseigenen NAS-Speichern, wie dem von Synology NAS, mit automatischer Backup-Funktion oder dedizierte Speicher mit Standort Deutschland.

https://youtu.be/cXGR4NzoXNE

In beiden Fällen ist auch im schlimmsten Worstcase-Szenario gesichert, das die archivierten Datenbanken kurzfristig wieder hergestellt sind und somit die Aufbewahrungsfristen immer eingehalten werden.

Punkt 4: Wer hat wann welches Dokument bearbeitet?

Ein Unternehmen ist zur ordnungsgemäßen Führung seiner Unterlagen verpflichtet, was in den GoBD des Bundesfinanzministeriums niedergelegt ist. Darum arbeitet PaperOffice immer mit Versionierungen der gespeicherten Dokumente.

Das bedeutet, das am ursprünglichen Dokument selbst keine Änderungen vorgenommen werden, sondern immer nur an Kopien, die als fortlaufende Versionen an das Ursprungsdokument angehängt sind. Dies erlaubt zudem den lückenlosen Nachweis, wann und durch wen das jeweilige Dokument bearbeitet wurde.

Punkt 5: Automatische Verschlagwortung und Erkennung

PaperOffice ist mit einer KI ausgestattet, die selbständig Informationen in Ihrem Dokument erkennt und diese automatisch richtig zuordnet. Diese KI, ihr Name lautet PIA, automatisiert zudem unterschiedliche Geschäftsprozesse, etwa regelmäßig zu erstellenden Rechnungen.

PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch.

PIA wird die wichtigsten Werte im Dokument erkennen und die Verschlagwortungsmaske für Sie bereits ausfüllen. Sie können anschliessend die Werte prüfen und bei Bedarf korrigieren bzw. ergänzen. Dieser Vorgang kann manuell oder auch automatisch im Hintergrund erfolgen.

Punkt 6: Zugriffsberechtigungen

PaperOffice besitzt ein integriertes Passwortmanagement mit hierarchischer Ordnung. Jedem Nutzer von PaperOffice können abgestufte Zugangsberechtigungen zugeteilt werden, selbst externen Firmen, wenn dazu der Bedarf besteht und der Datenschutz bestehen bleibt.

Punkt 7: Ökonomisches Arbeiten

Ein großes Problem in der Vergangenheit, aber auch noch heute, sind Dateidopplungen durch Mehrfachablagen sowie Unklarheiten bezüglich des Bearbeitungsstandes an Dokumenten oder Projekten. PaperOffice verfügt hierzu über ein sehr umfassendes Workflow-Management mit Aufgabenzuweisung, das zudem alle Vorgänge zentral abspeichert. Ob nun Projektarbeiten oder die Dokumentenbearbeitung. Jeder Mitarbeiter/in ist über die Workflow-Funktion von PaperOffice immer auf dem aktuellen Stand. Bei Bedarf kann ein Dokument für andere gesperrt werden, bis eine Änderung vorgenommen wurde. Natürlich greift auch hier die Versionisierung.

Dies sind die Standard-Punkte, die ein modernes DMS erfüllen muss, wobei PaperOffice eine große Vielzahl weiterer Vorteile zu bieten hat, die über den Standard hinausgehen und dies bei einem in diesem Segment der Bürosoftware sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Pressemitteilung wurde veröffentlicht auf Portalderwirtschaft:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/345241/welche-funktionen-muss-ein-dokumentenmanagement-system-erfuellen.html

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QNAP NAS und PaperOffice DMS – Netzwerken, aber richtig

PaperOffice Dokumentenmanagementsystem – der Datenmanager

Wenn IT-Spezialisten nach der Zukunft gefragt werden und wie darin der Computer von morgen aussieht, dann sagen viele, dass der Computer überhaupt nicht mehr aussehen wird. Er wird unsichtbar sein und er wird beständig vernetzt sein. Tatsächlich lässt sich schon heute absehen, dass die aktuellen Endgeräte wie Laptop, Tablet oder Smartphone in anderen Bestandteilen des täglichen Lebens aufgehen werden. Intelligente Sprachsteuerung wird in nicht allzu ferner Zukunft die Tastatur endgültig ablösen und das Display sowie weiter miniaturisierte Prozessoren werden in Brillen, in Spiegeln, in Fenstern oder einfach in glatten Oberflächen integriert sein. Niemand benötigt mehr ein persönliches Endgerät, weil alle Daten über eine biometrische Zugangserfassung auf Datenbankservern abgelegt sind.

Die Vorreiter für diese Zukunft finden sich heute in den Firmen der verschiedenen Branchen und Größen. Sie sind das ideale Feld für die Erprobung neuer Technologien, aber auch dafür, wie wenig Fehleranfällig eine solch komplexe Technologie sein kann. Die wirklich hohe Beanspruchung von Prozessoren, von Displays und von Datenspeichern findet in Unternehmen statt, in denen zahlreiche Menschen am Bildschirm sitzen. Das Anwendungsspektrum des privaten Nutzers ist hingegen recht beschränkt. Ein Kernelement ist hierbei der zentrale Datenspeicher, an den die Bildschirmarbeitsplätze angeschlossen sind beziehungsweise, die mit ihm vernetzt sind. So wie die NAS der Firma QNAP, die Network Attached Storage.

Einzige zugelassene und authorisierte DMS System für QNAP NAS
PaperOffice DMS und QNAP NAS

QNAP NAS – die Antwort auf den Einzelplatzrechner

Das taiwanesische Unternehmen QNAP beschäftigt sich seit gut 17 Jahren mit der Fertigung von zentralen Datenbankservern, die in Firmen, Behörden und Organisationen genutzt werden, um Daten sicher abzuspeichern und wiederum allen am jeweiligen Netzwerk beteiligten Personen beziehungsweise deren Endgeräte aufbereitet wieder zur Verfügung zu stellen. Wenn auch in vielen anderen Bereichen heute die Dezentralisierung, etwa auf dem Energiesektor, bevorzugt wird, besitzt in der IT die Zentralisierung die größeren Vorteile.

Denn es geht um Information, doch was nützt Information, wenn sie sich auf nur einem Rechner befindet, der nur von einer Person verwendet wird? Die bessere Variante sind Netzwerkrechner, deren Daten an den QNAP NAS fließen und von dort von allen Beteiligten genutzt werden können. Ein weiterer Aspekt, der für IT-Netzwerke spricht, ist die Sicherheit, denn Information ist kein Gut, das sich einfach ersetzen oder reparieren lässt. Fällt der Strom aus, dann fließt die elektrische Energie irgendwann wieder. Fallen Informationen aus, sind diese oft nicht mehr zu ersetzen oder wiederherzustellen. QNAP NAS bieten höchste Sicherheit und verhindern zugleich den Zugriff durch unberechtigte Personen oder Behörden, was zum Beispiel Cloud-Anbieter nicht wirklich gewährleisten können. Doch zu jedem guten Datenbankserver gehört eine ebenso gute Datenverwaltungssoftware und hier kommt PaperOffice DMS ins Spiel.

PaperOffice Dokumentenmanagementsystem – der Datenmanager

Wie gut PaperOffice als DMS ist, zeigt sich schon an dem Umstand, dass der Hardware-Hersteller QNAP im Januar 2020 den Software-Hersteller PaperOffice weltweit als einzigen DMS-Anbieter für QNAP NAS autorisierte. Das nennt sich schlicht vertrauen, wobei sich PaperOffice dieses Vertrauen durchaus verdient hat. Immerhin waren schon zuvor über 950.000 Unternehmen in aller Welt von PaperOffice DMS überzeugt. Das hängt unter anderem mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis zusammen, für das PaperOffice schon mehrfach in der Fachpresse ausgezeichnet wurde und so locker auch gegen die oft überteuerte Konkurrenz bestehen konnte. Aber auch durch die simple Anbindung an den QNAP NAS, denn das leistungsfähige DMS von PaperOffice lässt sich in nur 5 Schritten ohne großartige fachliche IT Kenntnisse in Ihr QNAP NAS einbinden.

Vom grossen Vorteil sind ebenfalls Datensicherungen Ihrer QNAP NAS Datenbanken. Denn das Team von PaperOffice beschreibt Schritt für Schritt in Ihrem Workshop auf YouTube, wie eine Backup Einrichtung durchgeführt werden kann:

So wie es aussieht, haben sich mit Paperoffice DMS und QNAP NAS zwei gefunden, die ideal zusammenpassen, was zum Beispiel KMUs nur freuen kann, denn mit dieser Kombination erhalten sie eine sowohl kostengünstige wie leistungsstarke IT-Infrastruktur, die in der obersten Liga mitspielt.  

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Synology NAS und PaperOffice DMS – Datensicherheit dank Zusammenarbeit perfekter Hardware und Software

Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein Datenspeicher für Netzwerke. So wie die Geräte von Synology, dem weltweit führenden Unternehmen in diesem Bereich. Zusammen mit PaperOffice, dem bekannten Datenverwaltungssystem (DMS), bildet es eine funktionale und sehr sicherere Einheit für das Intranet eines Unternehmens.

In der Welt der modernen Kommunikation und Datenverarbeitung praktisch ein Ding der Unmöglichkeit. Hier heißt das Zauberwort für Unternehmen „Synergien“. So wie die Synergie zwischen PaperOffice Dokumentenmanagement System und Synology NAS.

Eine hervorragende Dokumentenmanagement Software wie die von PaperOffice glänzt durch eine Vielzahl von Modulen, die den Aufgaben bezüglich Dokumentenverwaltung in jeder Hinsicht gerecht wird. Dazu gehört unter anderem die Verschlüsselung der Daten, um bei unerlaubten Zugriffen dafür zu sorgen, dass die Daten-Diebe nichts mit den gestohlenen Informationen anfangen können.

Die vernünftige Lösung für Unternehmen ist deshalb die Einrichtung eines Intranets mit einem gemeinsamen Server für alle eingebundenen Terminals. Der NAS bildet dabei das Herz der Hardware, den zentralen Datenspeicher. Zugleich ist die Software PaperOffice der bildlich gesprochene Verstand des Firmen-Intranets.  

Synology NAS und PaperOffice
 
Die Funktionsweise von NAS und PaperOffice

Der zentrale Mittelpunkt eines Datenverwaltungssystems wie PaperOffice sind logisch aufgebaute Datenbanken, deren Struktur höchstmögliche Sicherheit, aber auch den blitzschnellen Zugriff erlauben.

PaperOffice macht es seinen Nutzern leicht, die bisher auf Festplatten von Laptops oder Desktop-PCs liegenden Daten auf einen gemeinsam genutzten Datenspeicher, den NAS, umzuziehen. So stehen alle Dokumente eines Unternehmens immer zur Verfügung und nicht nur dann, wenn der betreffende Kollege gerade seinen Rechner am Laufen hat und den Datenzugriff erlaubt.


Sicherheit geht vor

Natürlich geht es darum, Schwachstellen aufzudecken und dies möglichst schon, bevor ein Angriff erfolgreich war. Dabei muss nicht einmal zwischen Einzelplatzrechnern von Freiberuflern und den Netzwerken in KMUs unterschieden werden. Sehr oft dienen die Festplatten der einzelnen Computer dabei zugleich als Datenspeicher. Zum einen ist dies unproduktiv, zum anderen erleichtert dies Angriffe von außen. Die intelligente Lösung ist die Nutzung des externen Datenspeichers von Synology.
Die Trennung von Datenspeicher und Rechner erlaubt ein wesentlich höheres Sicherheitslevel und macht das Arbeiten zugleich effektiver. Nicht empfehlenswert ist jedoch die Cloud im Internet. Sensible Daten einfach in die Hände Dritter zu legen, bedeutet schlicht Kontrollverlust und den haben inzwischen schon etliche Firmen bereut.

Der zweite wichtige Punkt ist die Datenverwaltung. Herkömmliche Ordnerstrukturen der meistgenutzten Betriebssysteme sind bezüglich ihrer Handhabung eher als altbacken zu bezeichnen und orientieren sich mitunter an analogen Hängeregistraturen aus grauer Vorzeit. Darum schlagen Unternehmen und Freiberufler wiederum den falschen Weg ein und installieren verschiedene Softwarelösungen, etwa zum Suchen und dann noch zum Archivieren und letztlich noch eine zum Verschlüsseln. Der Fehler dabei ist, dass meist die Kompatibilität untereinander fehlt und das jede Software auch ein Einfallstor für Hacker sein kann. Der vernünftige Weg ist eine, wirklich nur eine, Dokumentenmanagementsoftware (DMS) die alle notwendigen Werkzeuge mit sich bringt – PaperOffice.
Dabei integriert sich PaperOffice in Synology nahtlos. Für die Einrichtung und Nutzung werden keine besonderen IT Kenntnisse benötigt. Im folgenden Workshop Video werden alle Schritte beschrieben der Synology NAS Einrichtung an einer MariaDB 10 Datenbank beschrieben

Datensicherung und Wiederherstellung aus Ihrem Synology heraus kann auch ganz leicht gewährleistet werden und wird in der Workshop Reihe Schritt-für Schritt beschrieben.

PaperOffice DMS und Synology NAS – die Team player


PaperOffice ist das Dokumenten Management System, welches sich seit über 18 Jahren auf dem Markt befindet und der beständigen Weiterentwicklung unterliegt. So gehören Funktionen und Module, welche in anderen DMS Programmen als kostenpflichtige AddOns verkauft werden, bereits als Standard mit dabei. Anbindung an Outlook, Workflow Lösungen, KI und Automatisierung, automatische Verschlagwortung, Belegerkennung und Einlernen – all das und vieles mehr ist bereits in der kleinsten Version PaperOffice One inbegriffen.
Noch ein wichtiges Sicherheitsmerkmal der Software ist beispielsweise die vollständige Übernahme der Ordnerstrukturen eines Betriebssystems und der Unsichtbarmachung des Ordnerverzeichnisses. Die meisten Hackerprogramme orientieren sich bei der Suche nach Daten an diesem Verzeichnis. Daneben verfügt PaperOffice über eine AES-1024bit-Verschlüsselung, die nicht zu knacken ist.

All dies ergänzt sich mit dem Synology NAS, einem externen Datenspeicher, dessen eigene Sicherheits-Architektur bereits ein unüberwindbares Hindernis für Internet-Kriminelle darstellt und der sich an die Ansprüche der Gegenwart wie auch der Zukunft problemlos anpassen lässt.   

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:
https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/342838/synology-nas-und-paperoffice-dms-datensicherheit-dank-zusammenarbeit-perfekter-hardware-und-software.html?fbclid=IwAR04CNpOTuvkJ1vs4qo9g2BX0txbo-eEuGsseVjUFuJDkjob0ieVFlrQMNk

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Datensicherheit jederzeit gewährleistet dank Datenbank Backup auf Synology NAS

Beim Thema Datensicherung und Backup sind heute virtualisierte Umgebungen nicht mehr wegzudenken. Als Datensicherung oder Backup bezeichnet man den Vorgang des Kopierens gespeicherter Daten auf ein anderes Medium, um Datenverlust vorzubeugen oder Daten aus dem Zeitpunkt X wiederherzustellen.

Denn es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettungsfirmen ein Teil oder manchmal alle Daten wiederhergestellt werden können. Trotzdem bleibt immer ein Schaden zurück und sei es nur der Zeitverlust während des Fehlens der Unterlagen.


Auch, wenn es sich nur um eine kurzfristige Unterbrechung handelt, können diverse Angestellte in den meisten Abteilungen ihrer Arbeit nicht mehr nachkommen – eine teure Angelegenheit. Gehen wesentliche Daten gar dauerhaft verloren, steht das Unternehmen vor einer Katastrophe.

PaperOffice DMS – keine Angst vor Datenverlust

PaperOffice DMS ist eine Software zur Verwaltung digitaler wie analoger Daten. Damit sie im betrieblichen Umfeld die bestmögliche Effizienz erzielt, ist es vorteilhaft, sie mit einer Hardware zu verbinden, die die Effizienzsteigerung auch trägt. Dazu gehört natürlich der Einzelplatzrechner genauso wie ein Netzwerk und am besten ein Server, auf dem alle Daten aus dem Netzwerk gespeichert und abgerufen werden. PaperOffice empfiehlt hierzu einen NAS (Network attached Storage) des taiwanesischen Herstellers Synology.

Mit Synology speichern, mit PaperOffice verwalten

Wenn zuvor von Dezentralisierung mit Augenmaß die Rede war, so bezog sich dies auf eine externe Datenspeicherung, bei der oftmals das richtige Augenmaß verloren geht, die Cloud im Internet. Wiederum ein bequemer Weg, aber auch nicht ungefährlich, denn die eigenen Firmendaten in die Hände Dritter zu legen, das ist so, als wenn ein Burgherr des Mittelalters die Aufbewahrung der bei einer Belagerung wichtigen Lebensmittel und Waffen außerhalb der Festungsmauern veranlasst.

Mit der logischen Kombination von PaperOffice DMS und Synology NAS zeigt sich für Anwender und Investoren ein System, das schnell, sicher, effizient und kostengünstig ist.


Doch nicht nur die Verwendung einer Synology NAS Datenbank ist empfehlenswert. Neben der sicheren, zentralen Aufbewahrung und einem raschen Wiederauffinden aller Unterlagen, spielt vor allem die Datensicherung und Wiederherstellung der Daten auf Ihrem Synology NAS eine besonders wichtige Rolle. Eine regelmäßig durchgeführte Datensicherung verhindert den Totalverlust der Unterlagen und damit verbundener Zeit.Der Datensicherungsvorgang wird leicht und erklärbar im PaperOffice Video Tutorial beschrieben

So können Sie dank dem Einsatz von 5 Minuten Ihrer Zeit kinderleicht und schnell die Datensicherungsgrundlage Ihrer Firma aufbauen.

Bestenfalls werden die Datensicherungen nicht benötigt. Tritt jedoch der Ernstfall ein, ist ein Backup unvermeidlich.
Ein abgeschirmtes, hierarchisch aufgebautes Netzwerk, wie es PaperOffice DMS und Synology NAS darstellen, das den Datenzu- und Abgang über Firewalls und Anti-Schadsoftware kontrolliert, bedeutet höchste Sicherheit, ganz im Gegensatz zur Cloud im Internet, deren Zugang meist über ein einziges, in der Regel eher unsicheres Passwort erfolgt.


PaperOffice DMS und seine Kunden befinden sich folglich bei der Datensicherheit in guter Gesellschaft, erst recht jedoch mit dem eigenen NAS von Synology.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/342400/datensicherheit-jederzeit-gewaehrleistet-dank-datenbank-backup-auf-synology-nas.html

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Revisionssichere und GoBD konforme Versionierung der Dokumente mit Dokumentenmanagement PaperOffice

Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine GoBD konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, wird immer deutlicher.

versionskontrolle
Versionskontrolle der Dokumente jederzeit möglich

Denn wer kennt diesen Fall nicht? Ein Vertrag wird mehrfach bearbeitet – eine Änderung hier, Anmerkung da, Summenabgleich und Einigung zum Schluss. So wird auch jede einzelne Änderung zur Sicherung lokal auf dem Rechner gespeichert und zur weiteren Prüfung versandt.

Wenn jetzt der Kollege abwesend ist oder der Kunde anruft und nach der Version vom letzten Monat nach Bearbeitung „XYZ“ fragt, gelangt alles ins Stocken.
Versionschaos und Redundanzen sind die Folge.
Spätestens zu diesem Zeitpunkt lohnt es sich einmal über die Versionierung bzw. Versionsverwaltung von Dokumenten nachzudenken.
Dank PaperOffice DMS und dem integrierten Modul für die Versionsverwaltung VersionControl haben Sie jederzeit volle Kontrolle über Ihre Dokumente und deren Änderungen.

Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar
Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen ist es die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird.
So wird jede Dokumentänderung erkannt und als Schattenkopie als neue Dokumentversion gespeichert.
Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes abgelegt. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann ein Dokument von welchem Bearbeiter geändert wurde. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.


Doch was ist dabei der Unterschied? Dies sowie alle Versionierungsmethode, welche PaperOffice DMS unterstützt, werden in unseren Workshop Tutorial erklärt.

Die Versionierung von Dokumenten ist eine der zentralen Funktionen von PaperOffice DMS und sorgt für die Einhaltung der Revisionssicherheit und GoBD Konformität.
Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.
Dank dem PaperOffice VersionControl weiss jeder, wann und wie ein Dokument von wem geändert worden ist. Nimmt ein Benutzer ein Dokument in Bearbeitung, wird es für andere Anwender gesperrt und ein gleichzeitiges Bearbeiten ist nicht möglich.
Mit Blick auf den letzten Punkt regelt dabei der sogenannte Check-Out und Check-In die unkomplizierte Zusammenarbeit an einem Dokument und koordiniert Zugriffsrechte. Mit der Check-Out Funktion blockiert der Bearbeiter das Dokument vorübergehend.
Mit dem anschließenden Check-In erzeugt der erste Bearbeiter das geänderte Dokument als neue Version. Die zuvor verhängte Editiersperre wird aufgehoben.

Sicherheit und Einhaltung vieler Rechtsnormen und Compliance – Mit PaperOffice VersionControl auf der sicheren Seite
Das Wichtigste an der Versionierung ist natürlich, dass sämtliche rechtlichen Vorgaben und auch die immer wichtiger werdenden Compliance-Aspekte nachweislich eingehalten werden. Denn jede Änderung des Dokumentes ist nachvollziehbar – bis hin zum Benutzer, der sie vorgenommen hat.


Das Beste an der Versionierung ist jedoch: Unternehmen sind in der Lage, die Erstellung, Überarbeitung und Verteilung wichtiger Geschäftsdokumente automatisiert zu verwalten.
Das Dokumentenmanagement PaperOffice ermöglicht so vielen Unternehmen die Revisionssicherheit erlangen. Hierbei ist es wichtig alle Änderungen an den Geschäftsdokumenten, jederzeit und schnell nachvollziehen zu können.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/340885/zusammenspiel-der-scanner-und-dokumentenmanagement-system-paperoffice.html

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Zusammenspiel der Scanner und Dokumentenmanagement System PaperOffice

Einscannen und Verwalten leicht gemacht mit PaperOffice DMS

Scanner und PaperOffice DMS

Gemäß einem internationalen Bericht von McKinsey verbringen Bürokräfte täglich 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen, was den Durchschnitt von 9,3 Stunden pro Woche entspricht.

In den meisten Büros auf der ganzen Welt herrscht eine Zweiteilung. Auf der einen Seite der digitale Bereich mit Einzel- und Netzwerkrechnern, auf der anderen Seite Unterlagen und Dokumente in Papierform. Das sorgt mitunter für Chaos und vor allem dafür, dass Zeit verloren geht. Zeit, die mit der Suche nach Inhalten aufgewendet wird.

Buchhalter, Sekretärinnen, Einkäufer, Sachbearbeiter, Disponenten und viele weitere Berufsgruppen sind täglich damit beschäftigt, Vorgänge administrativ zu bearbeiten. Oft ist dabei die Arbeit des einen Mitarbeiters von der eines anderen abhängig.

Rechnungen, Frachtscheine, Begleitbriefe, von Sendungen oder auch Bedienungsanleitungen für neue Geräte und dazugehörige Garantiescheine, um nur ein paar Beispiele zu nennen? Deren Digitalisierung lässt oft auf sich warten, weil schlicht das Personal und die Zeit fehlen. In der Folge wächst der analoge Berg.

Mit PaperOffice DMS und dem für Ihre Bedürfnisse geeignetem Scanner lassen sich die Zweiteilung und damit unnötige Zeitverluste in den Griff bekommen.

Denn PaperOffice DMS macht es möglich, dass aus analogen Papieren dort digitale Inhalte werden, wo sie anfallen.

Eine intelligent aufgebaute Indexierung übernimmt dabei über eine Stichworteingabe die Zuordnung jeder Unterlage zum richtigen Vorgang. Durch die eigene Suchmaschine in PaperOffice lassen sich anschließend alle Dokumente wiederfinden und aufrufen. Je nach Bedarf werden erfasste Schreiben mittels OCR-Texterkennung umgewandelt, um sie mit der kompatiblen Office-Software bearbeiten zu können.

Doch welche Scanner würden für die perfekte Zusammenarbeit in Frage kommen?

Zum Beispiel Multifunktionsgeräte (MFP) wie z.B. die der Firma Brother oder Konica Minolta sowie weiterer Hersteller.Drucker, Scanner und Kopierer All-in-One: Über diese zentralen Geräte gelangen die gescannten Dokumente in das zentrale Verzeichnis oder per „direct scan to mail“ als E-Mail in ein Postfach in Ihrem Outlook, welches Beispielsweise von PaperOffice überwacht wird und somit automatisiert in die Dokumentenmanagement Software gelangt.

Oder integrieren Sie ganz einfach Ihre benutzerdefinierte PaperOffice Adresse in Ihren Scanner, sogenannte DropMail Emailadresse, als Ablageort Ihrer eingescannten Dateien. PaperOffice archiviert so alle Dateien ganz einfach per Emailversand.

Für diejenigen, die auf dem normalen Weg die Papierdokumente einscannen möchten, ist das in PaperOffice standardmäßig integrierte Modul „ScanConnect“ bestens geeignet. Denn dieses unterstützt jeden Scanner, Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.

Dennoch ist es unwichtig auf welchem Weg Ihre Papierdokumente nach PaperOffice gelangen, denn dank der automatisierten OCR Texterkennung wird der Inhalt all Ihrer gescannten Dokumentationen erkannt.

Egal was aus Papier ist wird dank KI-basierter Optimierung hochpräzise gescannt und erfasst.

Schon bei der Aufnahme von Dokumenten werden deren Inhalte mittels Rohtextzerlegung indexiert. Vereinfacht ausgedrückt werden die Inhalte Wort für Wort in ein besonderes Register geschrieben, wobei der Algorithmus wiederum einzelne Wörter in einer Wortkombination erkennt und gleichermaßen aufnimmt.

Algorithmen sind die entscheidenden Bestandteile jeder modernen Software.

Dazu gehört fast immer ein Such-Algorithmus, der je nach Funktion der Software einen mehr oder weniger hohen Stellenwert besitzt. Bei einem Datenmanagementsystem wie PaperOffice hat der SuchAlgorithmus einen besonders hohen Stellenwert. Bei der Stichwortsuche von PaperOffice können sich die Anwender darauf verlassen, dass die Suche nach bestimmten Dokumenten Ergebnisse fast in Lichtgeschwindigkeit ergibt.

Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice kann aber noch weit mehr als die schnelle Digitalisierung von Unterlagen. So etwa die revisionssichere Versionierung, finanzamtkonforme Archivierung, Workflowzuweisung und KI basierte Belegerkennung und Verschlagwortung.

Fazit

Dokumente scannen und im DMS archivieren bietet Unternehmen enorme Vorteile. Alle Prozesse, an denen Dokumente beteiligt sind, werden optimiert. Datenschutz und Datensicherheit bleiben gewährleistet. Das papierlose Büro entlastet Mitarbeiter. Sie sparen sich viel Suchaufwand und Kosten. Und Sie verbessern die Rechtssicherheit Ihrer administrativen Prozesse.

Für viele Unternehmen ist PaperOffice DMS der erste Schritt zur Digitalisierung. Indem Sie Dokumente scannen und digital archivieren, erstellen Sie nämlich viel mehr als nur eine digitale Kopie des Originals. Das Einscannen macht aus unstrukturierten Informationen strukturierte Daten.

Und das bringt Ihnen ganz viel: Denn sobald Ihre Dokumente digitalisiert sind, stehen sie für digitalisierte Prozesse zur Verfügung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

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PaperOffice Dokumentenmanagement System für Gastronomie und Hotellerie Branche die ideale Lösung

PaperOffice ist die ideale Lösung für alle Branchen

Alle Unternehmen der Welt sind vollkommen einzigartig, doch den Nutzen an einer reibungslosen Verwaltung Ihrer Papiere und Unterlagen haben alle Unternehmen der Welt gemeinsam. Deshalb sind die Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System (DMS) auch sehr unterschiedlich. Gerade Unternehmen der Gastro- und Eventbranche sind für ein hohes Dokumentenaufkommen bekannt.

Ohne ein professionelles DMS entsteht so schnell ein hoher manueller Aufwand: von der Suche nach benötigten Dokumenten über die Sortierung aller eingehenden und ausgehenden Belege bis hin zu deren umfangreichen, analogen Archivierung.
Es sollte ein digitaler Dokumenten-Pool geschaffen werden, durch welchen alle Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf die benötigten Dokumente haben und die Bearbeitungsstatus transparent dargestellt werden können.
Gastronomisch auf dem höchstem Niveau Ihre Gäste zu bedienen sowie als Hotelier für Wohlfühlfaktor zu sorgen sind Ihre Aufgaben, die Sie mit Freude und Fachverstand erledigen.
PaperOffice erledigt alles mit ebenso viel Fach- und Sachverstand die Dokumentenverwaltung in Ihrem Betrieb.
PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Bewirtungsbelege, Rechnungen und Lieferscheine, Mietverträge, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.


Der Einsatz von einem Dokumentenmanagement System, wie dem von PaperOffice DMS, führt einerseits zu Zeiteinsparungen, welche die Kosteneinsparungen mit sich bringen, beispielsweise durch den Wegfall von Papierarchiven, andererseits zu einem verbesserten Service durch eine hohe Auskunftsfähigkeit sowie zur reibungslosen Verarbeitung der Daten und Informationen in der Übertragungskette.
Die digitale und revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Belegen führt schließlich zu Rechtssicherheit nach den Vorschriften der GoBD.
Doch das Einzige was alle Unternehmen davon abhält sofort ein DMS einzusetzen ist der angebliche hohe manuelle Aufwand für die Umstellung auf einen digitalen Weg.
Jedoch nicht mit PaperOffice DMS. Denn dank dem PaperOffice Dokumentenverwaltung System können Sie Ihre Belege und weitere Informationen, welche bereits digital verfügbar sind einfach direkt vom Windows Explorer in das PaperOffice Programmfenster reinziehen.

PaperOffice akzeptiert jeden Dateityp und kann durch die integrierten Tools einfach alles erfassen.
PaperOffice kann auch dank dem integrierten Scanner all Ihre Papierdokumente vom Scanner erfassen. Das integrierte ScanConnect unterstützt jeden Scanner, Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.
Einzelseiten, Massenscans oder Fotoscan: Egal was aus Papier ist wird dank KI-basierter Optimierung hochpräzise gescannt und erfasst.

Der intelligente Ablagedialog legt neue Dokumente sicher und blitzschnell direkt in der PaperOffice Datenbank ab. Sie haben jederzeit Zugriff auf die gesamten Informationen und Dokumentationen, um alle Abläufe reibungslos und fristgerecht abzuwickeln.
Sie können auch Ihre kompletten Prozesse automatisieren: dank der PaperOffice KI namens PIA (PaperOffice Intelligente Ablage) können Sie die automatische KI Dokumenterkennung und Ablage problemlos durchführen.

Zusätzlich dazu such PIA AutoFill nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch in PaperOffice.
Zeitgewinnung für Wichtiges, Kosteneinsparungen durch Wegfall Ihrer Papierarchive, Verbesserung Ihren Services durch schnelle Auskunftsfähigkeit sowie eine revisionssichere und digitale Archivierung Ihres Dokumentenaufkommens – dies garantiert Ihnen PaperOffice mit der Einführung der effizienten Dokumentenmanagement Lösung.
Perfekt auf Ihre Branche angepasst und massgeschneidert für Ihre Anforderungen integriert sich PaperOffice digital in jeden Arbeitsablauf und Workflow.

Die einfache Anpassbarkeit und nahtlose Skalierbarkeit von PaperOffice ist der perfekte Grundstein für Ihr neues digitales Büro und garantiert die ideale Branchenlösung.

Es gibt noch viele weitere Vorteile, die PaperOffice für Ihr Unternehmen bringen kann. Wir laden Sie ein, unsere Website zu besuchen, um die ganze Welt der Möglichkeiten zu sehen, die sich für Ihr Unternehmen bei der Implementierung von PaperOffice eröffnen.

Diese Software ist keine Ausgabe, sondern eine Investition, die die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern wird. Sobald Sie den Gewinn sehen, den Produktivität und Effizienz bringen, werden Sie den Eintritt in die digitale Revolution nicht bereuen.


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Vorteile der Digitalisierung mit PaperOffice Dokumenten Management Software

Mit PaperOffice können Sie Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren, um die Arbeit mit ihnen bequemer zu gestalten

Die Digitalisierung ist ein Prozess, bei dem wir einen Text, ein Bild oder eine Aufnahme so in ein virtuelles Medium umwandeln, dass ein Computer mit diesen Elementen arbeiten kann. In den letzten Jahrzehnten wurde fast alles diesem Prozess unterworfen. So kaufen heute nur noch Audiophile CDs oder Vinyl-Schallplatten, da die breite Öffentlichkeit lieber MP3s kauft oder neuerdings für Musik-Streaming-Dienste bezahlt. Auf die gleiche Weise können Sie mit PaperOffice Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren, um die Arbeit mit ihnen bequemer zu gestalten.

Bevor wir uns PaperOffice zuwenden, lassen Sie uns die folgende Frage beantworten: Warum ist es wichtig, bei diesem Thema der Digitalisierung nicht zurückzubleiben? Blockbuster war ein riesiges Unternehmen mit einer Präsenz in mehreren Ländern, das sich dem Filmverleih widmete (obwohl es später begann, auch andere Dinge anzubieten), es wurde von einem kleinen Startup namens Netflix besiegt. Warum? Weil Netflix Filme in einem digitalen Format anbot, das viel einfacher zu vertreiben war, und weil es bequemer war, von jedem Ort aus auf alles zuzugreifen, was man wollte.

https://youtu.be/y3eohX0qOSM

Wir könnten noch viele andere Beispiele anführen, die den Mangel an Visionen großer Unternehmen aufzeigen, die gegen kleine Startups verloren haben, die die Vorteile der Digitalisierung verstanden haben. Ihr Unternehmen muss nicht das gleiche Schicksal erleiden wie Blockbuster. Sie haben Zeit, Ihr Unternehmen zu modernisieren, und PaperOffice wurde geschaffen, um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen. Berücksichtigen Sie die folgenden Vorteile der Implementierung der Digitalisierung:

Reduzieren Sie den Papierverbrauch. Dies ist nicht nur eine umweltfreundliche Maßnahme, sondern Ihr Unternehmen spart auch Geld, indem es weniger Papier verbraucht. Überlegen Sie einmal, wie viele Blätter tatsächlich gedruckt werden müssen, um Ihr Unternehmen zu führen, und Sie werden sehen, wie viel Geld in Gewinn statt in Ausgaben für Papier umgewandelt wird.

Reduzieren Sie die Kosten für die Lagerung. Wenn Sie Ihre Dokumente in physischer Form aufbewahren, müssen Sie einen Raum dafür vorsehen. Durch die Implementierung von PaperOffice müssen Sie sich nicht mehr um den zusätzlichen Platz kümmern, den die Aufbewahrung von Dokumenten mit sich bringt, außerdem können Sie auf die Klimasteuerung verzichten, die diese Räume benötigen, z. B. dass die Luftfeuchtigkeit kontrolliert werden muss, damit das Papier nicht beschädigt wird.

Erleichtern Sie die Fernarbeit. Wenn Sie mit analogen Dokumenten arbeiten, erfordert dies, dass sich Ihre Mitarbeiter an den Ort begeben, an dem sich diese Dokumente befinden, oder sie per Post oder Fax an Sie schicken. Durch die Digitalisierung kann eine Gruppe gleichzeitig und remote mit Dokumenten arbeiten, ohne an einen zentralen Ort wechseln zu müssen.

In PaperOffice haben Sie alle notwendigen Werkzeuge, um Ihre Dokumente zu digitalisieren. Mit PaperOffice müssen Sie Ihr Dokument einfach nur mit Ihrem Scanner einscannen (PaperOffice funktioniert mit jedem), und PaperOffice erstellt eine digitale Version.

Wenn Sie viele Dokumente einscannen, ist das mit PaperOffice besonders praktisch, da es Trennblätter erkennt und die Dokumente für die Archivierung separiert. Eine großartige Funktion, die besonders nützlich ist, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Dokumenten mit komplexem Format arbeitet, ist, dass PaperOffice eine KI verwendet, um (wenn möglich) die Inhalte auf Ihren Dokumenten zu erkennen, wie z. B. Summen, Dokumenttypen, Datumsangaben, Kontaktdetails usw.

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein DMS ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. PaperOffice wurde GoBD-konform entwickelt, so dass Sie die Software nutzen können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie gegen eine Vorschrift verstoßen. Zum Beispiel wird jedes Mal, wenn jemand ein Dokument ändert, eine neue Version dieses Dokuments erstellt. So kann man nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt gehabt hat.

Wie Sie sehen, wird PaperOffice Ihnen den Übergang zum papierlosen Büro so einfach wie möglich machen. Bleiben Sie nicht zurück und schließen sich all den Unternehmen an, die bereits in die neue Ära eingetreten sind, und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen zu dem Unternehmen gehört, welches Sie, Ihre Kinder und Ihre Enkel überdauert.

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Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen mit PaperOffice DMS

Als die Menschen begannen Aufgaben zu automatisieren, machte die Menschheit als Ganzes einen enormen Evolutionssprung, und das Leben wurde einfacher, indem sie mit weniger Ressourcen mehr produzieren konnte. Deshalb war die industrielle Revolution so wichtig, da die Maschinen nicht müde wurden. Sie konnten ohne Unterbrechung arbeiten, und menschliches Versagen wurde ebenfalls aus dem Betrieb ausgeschlossen. Dann traten wir in die digitale Revolution ein, die diesen Prozess weiter beschleunigte.

PIA AutoFill searches for the most important document data, reads it intelligently and then indexes the document fully automatically.
PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch.

Wie Sie sehen, ist die Automatisierung zweifellos das, was alle menschlichen Initiativen zu Maßstäben treibt, die sonst nicht erreichbar wären.

Genau in diesem Bereich kann Ihr Unternehmen von PaperOffice profitieren, da es sich um eine Software handelt, die Ihre Dokumente digitalisiert und katalogisiert, sodass ihre Speicherung und anschließende Beratung hocheffizient (und auch ökologisch) ist.

Wie kann PaperOffice durch Automatisierung die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens verbessern?

Nehmen wir ein Beispiel, das Sie aus erster Hand kennen: Wikipedia. Diese Website ist ein Kompendium mit viel Wissen, das in digitaler Form gespeichert ist. Was bedeutet das? Dass es leicht aktualisiert werden kann und die in dieser Enzyklopädie enthaltenen Informationen überall auf der Welt zeitnah abgerufen werden können, weshalb davon ausgegangen wird, dass Wikipedia die traditionellen gedruckten Enzyklopädien ersetzt hat.

Auf die gleiche Weise wird der Zeitaufwand für das Speichern und Abrufen der Dokumente, mit denen Ihr Unternehmen arbeitet, bei Verwendung von PaperOffice drastisch reduziert. Hier sind einige Punkte mit den Vorteilen, Ihr Unternehmen durch die Implementierung der Automatisierung mit PaperOffice auf den heutigen Tag zu bringen:

Automatische Digitalisierung mit KI und OCR. Das Speichern eines physischen Dokuments in Ihrer Datenbank mit PaperOffice ist sehr einfach, da die Software die Zeichen und das Format Ihres Dokuments automatisch anhand gescannter Bilder oder Bilder erkennen kann. Sobald dies erledigt ist, wird Ihr Dokument sicher auf Ihrem Server gespeichert und kann jederzeit aufgerufen werden, indem beinhaltene Suchbegriffe oder hinterlegte Dokumenteninformationen konsultiert werden, wenn dies von überall erforderlich ist.

Eigener Speicher (Dedizierter Server oder NAS) für mehr Sicherheit. In den meisten Fällen bevorzugen die Benutzer die absolute Kontrolle über ihre Dokumente. Der beste Weg, um ihre Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten, besteht darin, sie auf ihrem eigenen Server zu speichern. Mit PaperOffice können Sie genau dies über lokale MySQL / MariaDB-Datenbanken tun, wenn Sie möchten verschlüsseln Sie sie für noch mehr Sicherheit.

• Effizientere Gruppenarbeit. Auf die Datenbanken, die Ihre Dokumente enthalten, können ein oder mehrere Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe zugreifen. Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen des digitalen Speichers erhalten Sie auch die Optimierung der Produktivität Ihres Arbeitsteams, indem Sie ihm die Möglichkeit geben, von verschiedenen Orten aus auf alle benötigten Informationen zuzugreifen. Jeder mit den erforderlichen Berechtigungen kann Dokumente senden, bearbeiten und anzeigen, wodurch die Gesamtproduktivität optimiert wird.

Es gibt noch viele weitere Vorteile, die PaperOffice für Ihr Unternehmen bringen kann. Wir laden Sie ein, unsere Website zu besuchen, um die ganze Welt der Möglichkeiten zu sehen, die sich für Ihr Unternehmen bei der Implementierung von PaperOffice eröffnen.

Diese Software ist keine Ausgabe, sondern eine Investition, die die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern wird. Sobald Sie den Gewinn sehen, den Produktivität und Effizienz bringen, werden Sie den Eintritt in die digitale Revolution nicht bereuen.

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Digitale Workflow Funktionen für Ihr Unternehmen dank Dokumentenmanagement PaperOffice DMS

Weder die Fachwelt noch die weltweit über 900.000 Nutzer stellen infrage, das PaperOffice eine überdurchschnittliche Dokumentenmanagement Software ist. Das ist fast auch schon zu erwarten, beschäftigen sich die Fachleute von PaperOffice doch seit über 17 Jahren mit dieser DMS. Das besondere dabei ist, das sich die Mitarbeiter bei PaperOffice nicht einfach damit begnügen, den herkömmlichen Ansprüchen an die digitale Dokumentenverwaltung gerecht zu werden, sondern immer einen Schritt weiter sind. So zum Beispiel durch die Integration des Workflow Management.

In der betriebswirtschaftlichen Software-Architektur ist das Workflow Management üblicherweise ein Bestandteil des Computer Supported Cooperative Work, kurz CSCW, was wiederum eine Vielzahl von Aufgaben beinhaltet. Das Workflow Management, für sich alleine gestellt, beschäftigt sich vor allem mit den Rahmenbedingungen, die notwendig sind, um einen Workflow innerhalb eines Netzwerkes zu ermöglichen. Kurz gesagt, damit Teamplayer vernünftig arbeiten können.

PaperOffice Workflow – einfache Aufgabenzuweisung ist gut, digitale Freigabe ist besser
Genies wie zum Beispiel Albert Einstein sind oder waren eher selten echte Teamplayer und vollbringen erstaunliche Leistungen meist im Alleingang. Fraglos sind natürlich auch Menschen mit einem weit überdurchschnittlichen IQ auf einen Gedankenaustausch und soziale Kontakte angewiesen, jedoch weniger, um sich geistig zu befruchten, sondern vielmehr aus Gründen der Zwischenmenschlichkeit. Der große Durchschnitt jedoch fährt in der Gruppe besser. Immerhin hat es der Mensch als Teamplayer weit gebracht. Der moderne Homo Sapiens war von Anfang an ein Netzwerker und ist es heute mehr denn je.
PaperOffice trägt dieser evolutionären Entwicklung durch die Integration des Workflow Managements in ihr Dokumenten-Verwaltungssystem Rechnung.

Das leistungsfähige und umfangreiche Workflow-Modul PaperOffice Control ermöglicht die Zuweisung und Bearbeitung komplexer Abläufe, steuert Dokumenteninformationen sowie Aufgaben effizient durchs Unternehmen. Dabei können sowohl einfache, als auch komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen definiert werden. So können zu den einfachen Freigabe-Workflows auch umfangreiche Prüf- und Freigabeprozesse realisiert werden, wie eine Rechnungsfreigabe, indem mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen durch rot-grüne Abfragen, wie bei einer Ampel, definiert werden. Zudem können digitale Freigaben angefordert und weiterführende Aktionen ausgeführt werden. So wird die Prozessübersicht stets im Auge behalten.

Was können Teamplayer vom PaperOffice Workflow erwarten?
Der englische Begriff Workflow, im Deutschen Arbeitsfluss oder Arbeitsablauf, benötigt einen Rahmen oder besser entsprechende Tools, um einen gemeinsamen Arbeitsablauf realisieren zu können. In PaperOffice ist dieser Rahmen geschaffen worden, um Arbeitsgruppen die perfekte Organisation ihrer zu bearbeitenden Projekte möglich zu machen, ohne dass dabei die innerbetrieblichen Grenzen gesprengt werden. Das ist einer der Unterschiede, die den PaperOffice Workflow von herkömmlicher Projekt-Software unterscheiden.

Projekte beginnen meist mit der Stellung einer Aufgabe an einen oder mehrere Mitarbeiter, die üblicherweise zunächst organisatorischen Aufwand betreiben müssen. Gut, wenn in dem jeweiligen Unternehmen die PaperOffice DMS bereits für die Dokumentenverwaltung installiert ist, denn die übernimmt einen Großteil der Organisation, was letztlich Zeit und Kosten spart.
Mit PaperOffice Workflow optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, senken die Kosten und werden insgesamt produktiver.
So hat jeder Mitarbeiter stets jederzeit den Überblick über bestehende Workflows und somit die Kontrolle über alle Prozesse. Bearbeiten und Freigeben kann die Workflows nur derjenige, der die zugewiesen bekommt.

Sicher, schnell und effizient – PaperOffice Workflow
In PaperOffice können sich Gruppen oder Teams blitzschnell organisieren und auch abgrenzen, etwa wenn es um Betriebsgeheimnisse oder Neuentwicklungen geht. Trotzdem steht den Projektmitarbeitern der volle Umfang des PaperOffice Datenarchivs zur Verfügung und dies mit der integrierten Live-Stichwortsuche in Sekundenbruchteilen. Die erforderlichen Unterlagen können wiederum im Rahmen der Teamarbeit bearbeitet und erweitert werden, wobei die OCR-Volltexterkennung mit Stichwortindexierung bei Bedarf aus analog vorliegenden Dokumenten schnell und problemlos digitale Inhalte macht, die dem Team sofort zur Verfügung stehen. Dazu genügt schon eine Handycamera.

Im PaperOffice ist jedes Mitglied eines Teams zu jeder Zeit über den Stand der Dinge und den Fortschritt im Ganzen wie im Detail informiert. Dazu braucht es bei PaperOffice keinen extra Büroraum, es braucht noch nicht einmal alle Team-Mitglieder in derselben Stadt. Die PaperOffice AES-1024 Dokumentenverschlüsselung gewährt selbst in der schriftlichen Kommunikation von Land zu Land größtmögliche Sicherheit.
Zudem stellt das PaperOffice Team präzise Anleitungen zu der Workflow Erstellung und Verwaltung nicht nur in Ihrem HelpDesk bereit https://help-de.paperoffice.com/963 sondern veröffentlicht genaue Anleitungen als Workshops in YouTube https://video.paperoffice.com/de/workflow

PaperOffice DMS mit Workflow Management, für Teams mit großen Zielen.

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