PaperOffice DMS – Ideal durch Einsatz von Synology oder QNAP NAS

Digitalisierung in Höchstform dank Einsatz von Synology oder QNAP NAS
Digitalisierung in Höchstform dank Einsatz von Synology oder QNAP NAS

Die Cloud, der Datenspeicher im Internet, ist bei Unternehmen beliebt, aber sind die Daten in der Cloud wirklich sicher?

Das Team von PaperOffice DMS, eines der führenden Software-Studios im Bereich der Dokumentenverwaltungssysteme, sieht in der Cloud eine wachsende Gefahr für Unternehmen und dies gleich von zwei Seiten. Einmal durch gesetzlich legalisierte Zugriffe staatlicher Stellen und zugleich die Gefahr, dadurch den Anforderungen aus den Grundsätzen der DSGVO zum Datenschutz nicht mehr gerecht zu werden. Tatsächlich können in einer Cloud gelagerte Daten sowohl den Cloudbetreiber als auch den Daten-Inhaber in eine Zwickmühle bringen. Der eine, der Cloudbetreiber, wird unter Strafandrohung gezwungen, die Daten etwa Ermittlungsbehörden offenzulegen, der andere begeht einen Verstoß gegen das Datenschutzgesetz, wenn die Daten offengelegt werden. Denn der Daten-Inhaber steht in der Verantwortung, auch wenn die Daten bei einem Drittanbieter in einer Cloud gespeichert sind.

Staatliche Stellen in den USA, aber auch in der EU, wollen den Zugriff auf Daten, die in den Clouds von Drittanbietern gespeichert sind. In den Vereinigten Staaten von Amerika bestand dazu bereits seit dem Jahr 2001 der Patriot Act, der im Jahr 2018 vom Cloud Act nicht nur abgelöst, sondern inhaltlich erweitert wurde. Wenn zuvor die Daten, die in einem Server mit Standort USA gespeichert waren, von US-Behörden einsehbar waren, sind es nun auch die Daten, die auf Servern in der EU gelagert sind, wenn diese einem US-Unternehmen gehören. Aber auch Firmen aus der EU, die einen Standort in den USA betreiben oder dort eine Tochtergesellschaft besitzen, unterliegen somit dem Cloud Act.

Treuhändersystem – keine Lösung

Einer der großen Cloudanbieter, Microsoft, versuchte dies zu umgehen, indem Daten von EU-Firmen, die eigentlich auf Microsoft-Servern in der EU gespeichert waren, treuhänderisch an T-System zur Verwaltung übergeben wurden. Doch dies funktionierte nur kurzzeitig. Nach Angaben von Microsoft war der Aufbau des Netzwerkes von T-System zu den Microsoft-Clouds zu kompliziert und schwer integrierbar. Vorstellbar ist aber auch, dass von US-Regierungsseite Druck aufgebaut wurde, das Treuhandsystem fallen zu lassen.

Doch auch in der EU sind die Planungen inzwischen vorangeschritten, vor allem Ermittlungsbehörden den Zugriff auf die EU-Clouds zu erlauben. Die sogenannte E-Evidence-VO ist eine geplante, aber noch nicht in Kraft gesetzte Verordnung, die es den Ermittlungsbehörden einzelner EU-Ländern erlauben würde, in die Clouds aus Nachbarländern Einsicht zu erhalten, selbst wenn die Ermittlung auf einen Verdacht hin erfolgt, der im anderen Land nicht strafbar wäre. Es kommt noch dicker. Nach dem jetzigen Entwurf der E-Evidence-VO müsste nicht einmal der zwischenstaatliche Rechtsweg eingehalten werden. So könnte beispielsweise eine niederländische Staatsanwaltschaft einen deutschen Cloudbetreiber zwingen, bestimmte Daten herauszugeben, ohne vorher die deutschen Behörden über den Vorgang zu informieren. Der Datenschutz nach DSGVO wäre komplett ausgehebelt. All das zeigt, wie unsicher es heute ist, Firmendaten in der Cloud eines Drittanbieters zu speichern.

PaperOffice DMS und NAS-Server, sicherer als die Cloud

Eine der Kernkompetenzen von PaperOffice ist die sichere und effiziente Datenspeicherung innerhalb der DMS. Das Unternehmen, das seit 2002 mit seinem Produkt PaperOffice DMS auf dem Markt ist, spricht also nicht von ungefähr, wenn es die Datenspeicherung in der Cloud für bedenklich hält. PaperOffice sieht die Lösung vielmehr in der Nutzung eines Network Attached Storage, kurz NAS. Es ist praktisch die eigene Firmen-Cloud des jeweiligen Unternehmens, die auf einem netzgebundenen Speicher basiert. Hersteller wie Synology oder QNAP, bieten hierzu ausbaufähige NAS-Geräte an, die ideal mit der PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware funktionieren.

Dabei ist PaperOffice sogar der weltweit einzige autorisierte Anbieter von Dokumentenverwaltungssystemen für QNAP NAS.

So wird nicht nur ein besserer Komfort geboten, sondern mehr die Sicherheit in Bezug auf den Schutz der gespeicherten Daten.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

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PaperOffice DMS mit QNAP NAS, Datenverwaltung in Bestform

Wird eine Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice DMS mit den Möglichkeiten bezüglich der Datenverwaltung in der Vergangenheit verglichen, so tun sich Welten auf. Der Oberbegriff Datenverwaltung hört sich sehr bürokratisch an und er war es sehr oft auch. Früher bedeutete Datenverwaltung die Katalogisierung und Archivierung von Akten, Ordnern und Dokumenten aus Papier und Karton. Je nach Firmen- oder Behördengröße war es ein Personal- und Platzintensiver Vorgang. Der später aufkommende Mikrofilm verringerte zwar den Platzbedarf, dafür wurden spezielle Lesegeräte benötigt, die in der Regel ein schlechtes Kosten-Nutzen-Verhältnis besaßen und auch das Abfotografieren der Dokumente und das Belichten des Mikrofilms waren kostenintensiv.

QNAP NAS ist die private „Cloud-Lösung“ für Ihr digitales Büro mit Hilfe von Dokumentenverwaltungs Programm PaperOffice

Doch auch der Übergang vom analogen zum digitalen Zeitalter war und ist keineswegs nur von Erfolgen gekennzeichnet. Noch heute, gut 45 Jahre nach der allgemeinen Einführung des PCs in die Wirtschaft, kämpfen viele Firmen mit der Tücke des Objekts. Auf der einen Seite die IT-Experten und auf der anderen Seite die Firmen-Mitarbeiter, für die von Programmierern eine ganze Reihe von Kürzeln erfunden wurden, um das aus ihrer Sicht größte Problem zu beschreiben.

Tatsächlich jedoch kennzeichnen sich so manche IT-Fachleute selber durch eine zu einseitige Denkweise aus und projizieren ihr Fachwissen in die Software, in der Annahme, das dies doch jeder versteht. Daraus entstand der Begriff Nerd, die Retourkutsche der oft verzweifelnden User aufgrund zu komplex gestalteter Programme.

PaperOffice DMS, nicht von Nerds geschrieben

Als die erste PaperOffice Dokumentenverwaltungssoftware im Jahr 2002 entstand, war der Beweggrund dafür, ein digitales Dokumentenmanagement zu erhalten, das sich einfach und effektiv benutzen lässt. Dieses Grundprinzip hat sich bis heute erhalten und wurde um einige Themen erweitert.

Aus der ursprünglichen Einzelplatzlösung wurde eine DMS, die es heute bis zu 800 Usern innerhalb eines Unternehmens erlaubt, auf Daten zuzugreifen, diese zu bearbeiten und abzuspeichern. Die ideale Lösung für KMUs, aber auch für Großbetriebe. PaperOffice DMS findet sich inzwischen weltweit bei über 900.000 Unternehmen in der Anwendung. So etwa in der Logistik- und Speditionsbranche, die noch heute durch enorme Mengen an analogen Frachtpapieren gekennzeichnet ist. PaperOffice DMS sorgt hier durch intelligente Digitalisierung und Archivierung für die deutliche Reduzierung der Papierflut.
Das PaperOffice DMS nicht von sozial isolierten Computerfreaks, sondern von klar denkenden Menschen entwickelt wird, zeigt auch der Umstand, dass nicht gleich auf jeden Zug aufgesprungen wird, den das digitale Zeitalter zu bieten hat.

QNAP NAS statt unsichere Cloud

Die Cloud, der durch Drittanbieter im Internet bereitgestellte Speicher, ist der Renner bei Privatanwendern wie Firmen. Doch die Cloud ist nicht sicher, trotz gegenteiliger Behauptungen. Zu viele Lücken und staatliche Begehrlichkeiten, gedeckt etwa durch den US-Cloud-Act oder die EU-Initiative E-Evidence-VO. Diese staatlichen Gesetze widersprechen sogar dem behördlich verordneten Datenschutz, der DSGVO. Wer als Firmeninhaber eine Cloud nutzt um sensible, beispielsweise personenbezogene Daten abzuspeichern, kann sich so strafbar machen.

PaperOffice empfiehlt deshalb die Nutzung eines QNAP NAS, eines Netzwerkdatenspeichers, englisch Network Attached Storage. QNAP ist ein taiwanesischer Hersteller von NAS, dessen Produkte die absolut sichere Datenspeicherung erlauben, zugleich aber auch die Bequemlichkeit der Cloud sowie deren Anpassungsfähigkeit bezüglich des Datenvolumens. PaperOffice DMS und QNAP NAS sind für den Menschen gemachte Lösungen zur digitalen Datenverwaltung mit einem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis.

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PaperOffice DMS und DATEV

Reibungsloser Datenfluss

Belege sammeln und aufbewahren. Ein Vorgang, der jeder oder jede Selbstständige verinnerlicht hat. In früheren Zeiten, manchmal aber auch noch heute, wurden diese Belege irgendwann vor der Abgabe der Steuererklärung an den Steuerberater übergeben. In einer ordentlichen Buchhaltung nach Datum und Belegart abgeheftet, mitunter aber auch als „Sammlung“ im Schuhkarton, was für den Steuerberater oder dessen Angestellte bedeutete, den ganzen Wust erst einmal zu entwirren. Inzwischen ist die analoge Sammlung im Karton eher selten geworden und das auch Dank cleverer Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice DMS.

Dokumentenmanagement System PaperOffice ist ideal für alle kleinen und mittleren Unternehmen sowie branchenspezifische DMS Lösungen, sorgt für das ideale digitale und papierlose Büro. Datev

Viele Steuerberater sehen es inzwischen nicht mehr gerne, wenn ihre Mandanten unzählige Belege ungeordnet übergeben, denn es kostet unnötig viel Zeit, da Ordnung hineinzubringen. Dabei bietet sich die Digitalisierung und Aufbereitung der Belege zur steuerlichen Veranlagung mit all ihren Vorteilen an. Selbst der Gesetzgeber in Gestalt des Bundesministeriums der Finanzen ebnete inzwischen den Weg zur digitalen Übersendung von Belegen an den Steuerberater oder auch direkt ans Finanzamt. Allerdings wissen die meisten Unternehmer die Dienste der Steuerberater zu schätzen, denn nur deren Fachwissen hilft durch den Steuerdschungel. Im eigenen Betrieb hilft wiederum PaperOffice DMS dabei, analoge Belege zu digitalisieren und für die Weiterleitung vorzubereiten. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei die Übereinstimmung der Angaben mit den Vorgaben der DATEV.

Was ist DATEV eigentlich?
Im Jahr 1966 gründeten 65 Steuerbevollmächtigte des Kammerbezirks Nürnberg die DATEV, eine eingetragene Genossenschaft, um die Buchführung der Mandanten mittels EDV erledigen zu können. Zu dieser Zeit waren Computer auch in Firmen eine seltene, personalintensive und sehr teure Angelegenheit. Zugleich führte die deutsche Bundesregierung zwei Jahre nach der DATEV-Gründung die Mehrwertsteuer ein. Dadurch wurden steuerliche Vorgänge in den Unternehmen zu sehr komplexen Angelegenheiten, die sich mithilfe der Rechner besser erledigen ließen. Für diesen Zweck unterhielt die DATEV ein Rechenzentrum. Im Laufe der Jahre schlossen sich praktisch alle in Deutschland tätigen Steuerberater der DATEV an. Inzwischen unterhält die DATEV zwei Rechenzentren, in denen die Finanzbuchführung für rund 2,5 Millionen Betriebe erfolgt, wobei etwa 13 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen pro Monat erstellt werden.

Natürlich besteht heute aufgrund der enorm gestiegenen PC-Rechenleistung sowie entsprechender Software nicht mehr unbedingt die Notwendigkeit, die DATEV bezüglich Buchhaltung oder Gehaltsabrechnung in Anspruch zu nehmen, aber in den DATEV-Rechenzentren bündeln sich inzwischen über 200 Institutionen wie Finanzverwaltungen, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Banken und statistische Ämter. Mithilfe der DATEV können Steuerberater viele Aufgaben aufgrund der bestehenden Schnittstellen schneller und sachgemäßer ausführen, als wenn sie mit jeder einzelnen Institution in Kontakt treten.

PaperOffice macht Belege DATEV-Konform

Die in PaperOffice DMS integrierte Hochleistungs-OCR-Texterkennung steht am Anfang des Vorganges, wenn ein analoger Beleg, beispielsweise eine postalisch übersandte Rechnung, eingescannt und von PaperOffice erfasst wurde. Im Weiteren übernimmt nun PIA die Bearbeitung. PIA steht für PaperOffice intelligente Ablage und ist eine KI. Die sehr lernfähige PIA ist in der Lage, Stammdaten und Datensätze zur Übermittlung an den Steuerberater anzulegen, wobei die auszufüllenden Formularfelder individuell erstellt werden können. So etwa neben Belegnummer, Datum und Kostenstelle eine fast unbegrenzte Anzahl weiterer Felder, exakt zugeschnitten auf die individuellen Anforderungen des Betriebes. Dabei ist PIA in der Lage, jeden weiteren Beleg vom selben Absender zu erkennen und automatisch richtig einzuordnen. Das PIA die vorhandenen Daten natürlich auch für Auswertungen nutzen kann, ist selbstverständlich.

Wenn es dann wieder so weit ist, können die Datensätze per Klick in Form von Listen an den Steuerberater übersandt werden, natürlich alles gemäß der GoBD und ganz ohne analoges Beleg-Sammelchaos.

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Synology NAS und PaperOffice

Sicherheit im Netzwerk

Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein Datenspeicher für Netzwerke. So wie die Geräte von Synology, dem weltweit führenden Unternehmen in diesem Bereich. Zusammen mit PaperOffice, dem bekannten Datenverwaltungssystem, bildet es eine funktionale und sehr sicherere Einheit für das Intranet eines Unternehmens.

Dokumentenmanagement System PaperOffice sorgt für die Sicherheit in Ihrem Netzwerk dank Synology NAS und ein ideales papierloses Büro
PaperOffice sorgt für die Sicherheit in Ihrem Netzwerk und ein papierloses Büro

Im Internet finden sich verschiedene Anbieter von Speicherplatz in einer Cloud. Diese zu Nutzen, besitzt Vorteile, aber auch Nachteile. Der größte Nachteil ist fraglos die Übergabe der Daten in dritte, in fremde Hände. Auch wenn versprochen wird, dass die hinterlegten Dokumente absolut sicher sind, so kann dies kein Unternehmen dieser Welt zu 100 % garantieren. Nicht nur Hackerangriffe können die Datensicherheit gefährden, je nach Sitz des Cloud-Anbieters können es die jeweiligen Landesgesetze den entsprechenden Behörden und Unternehmen ermöglichen, völlig legal die Inhalte abzugreifen. Ein leider schlechtes Beispiel sind hierbei die USA. So warnte das renommierte Computermagazin „c’t“ bereits im April 2017 vor US-Clouds, da deren Datenschutz unter Fachleuten als sehr gering eingestuft wird. Aber auch in der EU oder in Deutschland sind jederzeit Datenlecks möglich, sei es aus Schlamperei beim Betreiber der jeweiligen Cloud oder sei es aus geheim gehaltenen Befugnissen europäischer Geheimdienste.

Die vernünftige Lösung für Unternehmen ist deshalb die Einrichtung eines Intranets mit einem gemeinsamen Server für alle eingebundenen Terminals. Der NAS bildet dabei das Herz der Hardware, den zentralen Datenspeicher. Zugleich ist PaperOffice Team der bildlich gesprochene Verstand des Firmen-Intranets.

Die Funktionsweise von NAS und PaperOffice

Der zentrale Mittelpunkt eines Datenverwaltungssystems wie PaperOffice sind logisch aufgebaute Datenbanken, deren Struktur höchstmögliche Sicherheit, aber auch den blitzschnellen Zugriff erlauben.

PaperOffice macht es seinen Nutzern leicht, die bisher auf Festplatten von Laptops oder Desktop-PCs liegenden Daten auf einen gemeinsam genutzten Datenspeicher, den NAS, umzuziehen. So stehen alle Dokumente eines Unternehmens immer zur Verfügung und nicht nur dann, wenn der betreffende Kollege gerade seinen Rechner am Laufen hat und den Datenzugriff erlaubt. Natürlich sind auch auf dem NAS hierarchische Ebenen möglich, also die Einrichtung von unterschiedlichen, passwortgeschützten Zugriffsebenen.

Für die Kommunikation zwischen den dem Netzwerk angeschlossenen Rechnern und dem NAS werden Datenbanken genutzt. Auf der Seite der Terminals sind dies mySQL-Datenbanken, in die alle Informationen abgespeichert werden, die später auf den NAS umziehen sollen. Das können Daten von der Festplatte sein genauso wie eingescannte Dokumente, um auch analoge Formate zu digitalisieren. Wenn schon ein NAS-gestütztes Intranet eingerichtet wird, sollte auch das papierlose Büro realisiert werden. Mit PaperOffice  geht das ganz leicht.

Von der mySQL-Datenbank aus werden die hier abgespeicherten Informationen an die Datenbank auf dem NAS transferiert. Dabei handelt es sich um das Datenbankmanagementsystem MariaDB 10, das unter anderem von PaperOffice, aber auch Synology genutzt wird.

Sicherheit geht vor

Schon beim Abspeichern der Daten in der mySQL-Datenbank werden diese verschlüsselt, und zwar mit einem AES-1024bit-Schlüssel. Diese extrem sichere Verschlüsselung wurde ursprünglich für militärische Zwecke eingesetzt. Eine zweite Sicherheitsstufe bezieht sich auf Windows-Betriebssysteme. Üblicherweise wird unter diesen Betriebssystemen beim Abspeichern ein Datenverzeichnis angelegt. Das ermöglicht beispielsweise einer Spionage-Software Einblick zu erhalten, was denn abgespeichert wurde. Quasi ein Inhaltsverzeichnis für Diebe. Unter PaperOffice und Synology NAS kann Windows kein Datenverzeichnis anlegen.

Wenn dann alle Daten in MariaDB 10 auf dem NAS-Server angekommen sind, werden diese von PaperOffice nach den Wünschen des Nutzers verwaltet. Sicher und mit Zugriffsgeschwindigkeiten, die wortwörtlich blitzschnell sind.

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Hilfsmittel aller KMUs

Die Weisheit des Schweizer Aphoristikers Ernst Reinhardt, dass der Mensch mit seinen Aufgaben wächst, wird meist nur anteilig zitiert. Tatsächlich lautet der Spruch in seiner Vollständigkeit: „der Mensch wächst mit seinen Aufgaben, aber manchmal wachsen diese schneller als er“. Genau vor diese Problematik sehen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer gestellt, die eine Firma gründeten und Anfangs problemlos in ihre Aufgaben hineingewachsen sind.

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Für die meisten selbstständigen Personen, die mit ihrem Betrieb auf Wachstumskurs sind, kommt dann der Zeitpunkt, wo die Aufgaben schneller wachsen. Im Besonderen in der Verwaltung und der Buchhaltung. Dann ist es Zeit, sich Hilfe ins Haus zu holen, am besten eine Hilfe, die ihre Effektivität seit langem unter Beweis stellt und dazu noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt. PaperOffice DMS ist genau diese Hilfe für Unternehmer und Unternehmerinnen.

Digital-analog-digital, was denn nun?

Gerade heute, in einer Zeit, in der immer mehr analoge Vorgänge digitalisiert werden, sehen sich viele Betriebe gezwungen, zweigleisig zu fahren. Nur zu gerne könnten alle anfallenden Vorgänge in der Verwaltung auf die digitale Ebene verlagert werden und vieles befindet sich bereits dort. Die Kommunikation über Datenleitungen ersetzt beispielsweise zum größten Teil den Austausch über den Postweg, aber eben nicht vollständig. Speditionen kämpfen nach wie vor mit Frachtbriefen aus Papier und viele Belegarten in der Buchhaltung tauchen zuerst als ausgedruckte Dokumente auf. Nun wäre das nicht so problematisch, wenn analog einfach analog und digital einfach digital bleiben würde. In der Realität besteht jedoch das Paradoxon, das Dokumente digital erstellt, dann ausgedruckt und analog weitergeleitet werden, siehe Frachtbriefe bei Speditionen, um beim Empfänger wieder digitalisiert zu werden. Zwischendrin sorgt der Gesetzgeber für ein bisschen Belebung und macht Vorgaben zur Archivierung sowohl auf analoger als auch auf digitaler Ebene. Dieses „geordnete“ Chaos wird so lange bestehen, bis sich das Papierwesen aus den Unternehmen verabschiedet hat. Es bedarf jedoch einer Kristallkugel und einer sehr guten Wahrsagerin, um den Termin dafür vorherzusagen.

Kontoauszüge

Ausgangsrechnungen

Eingangsrechnungen

Gehaltsabrechnungen

Spesenbelege

Inventurlisten

Materialentnahmescheine

Quittungen

Das Team von PaperOffice DMS arbeitet bereits seit über 17 Jahren daran, die Dokumentenmanagementsoftware so perfekt wie möglich den Bedürfnissen von Unternehmen anzupassen, ob nun der 1-Mann-Betrieb, der klassische Mittelständler als Rückgrad unserer Wirtschaft oder der Großbetrieb mit mehreren Standorten. Gleichzeitig sind eine günstige Kostenstruktur und die einfache Handhabung der Software zusätzliche Aspekte, die bei PaperOffice DMS zum Tragen kommen.

Dabei werden die gesetzgeberischen Vorgaben beständig im Auge behalten und, wenn möglich, vorausschauend gearbeitet. So implementierte PaperOffice bereits vor der Einführung der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung digitaler Daten, die entsprechenden Werkzeuge und Sicherungsmechanismen in die Software. Gleichzeitig führte PaperOffice die Anwendung künstlicher Intelligenz ein. Mithilfe der KI können aus eingescannten Belegen entsprechende Stammdaten zur Automatisierung der Vorgänge erstellt werden, wobei die ordnungsgemäße Archivierung des Originals immer gewahrt bleibt. Genau genommen ist PaperOffice sogar päpstlicher als der Papst, aber nicht etwa im Sinne einer unnötig komplizierten Vorgehensweise, sondern in Bezug auf die Sicherheit. PaperOffice empfiehlt seinen Kunden den Einsatz interner Speicher, etwa einem NAS von QNAP, denn in der heute so beliebten Cloud von Drittanbietern stecken Gefahren, die einzugehen ein unnötiges Risiko darstellen. 

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PaperOffice – nichts geht verloren

Von Erfahrung profitieren

Für viele Menschen auf der Erde ist die Startseite der global gesehen größten Suchmaschine, Google, ein täglich vertrauter Anblick, fast schon ein Stück Heimat in der digitalen Welt. Dabei ist sie gerade erst 21 Jahre alt geworden. Aus biologischer Sicht fast noch ein Jugendlicher, in Anbetracht des selbst noch jungen digitalen Zeitalters jedoch eine gestandene Erscheinung. Zu diesen mitten im digitalen Leben stehenden Programmen darf sich gleichermaßen Paperoffice DMS zählen. Im Jahr 2002 und damit nur vier Jahre nach Google aus der Taufe gehoben, vertrauen inzwischen über 900.000 Unternehmen, Behörden, Vereine und Privatleute auf diese Dokumentenmanagementsoftware.

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Wohl kaum ein anderes als das digitale Zeitalter musste in solcher Geschwindigkeit Höhen und Tiefen erleben. Die Anzahl der Firmen und Start-ups, deren Geschäftsidee im Bereich IT und Internet lagen, die gegründet und nur wenig später wieder sang- und klanglos verschwanden, geht wohl ins Unendliche. Noch heute ist zumindest entfernt der Knall zu hören, als um die Jahrtausendwende die Dotcom-Blase platzte. Dabei wurde nicht nur unglaublich viel Geld verbrannt, so manche IT-Firma brachte mit ihrem Verschwinden auch ihre Kunden in Schwierigkeiten. Spezielle Dateiformate, unlösbare Verschlüsselungen oder auf einmal fehlende Updates konnten wie schwarze Löcher wichtige Firmen-Daten auf immer verschlucken.

Keine schwarzen Löcher mit PaperOffice DMS

Die Wahrscheinlichkeit, dass heute eine IT-Firma bei einer Insolvenz großen Schaden anrichtet, ist fraglos geringer geworden, aber keineswegs unmöglich. Auch PaperOffice ist eine gut aufgestellte IT-Firma in einem gesunden Umfeld mit hohen Wachstumsraten. Trotzdem gehört zu den Grundsätzen betriebswirtschaftlichen Denkens auch die Annahme des absolut schlechtesten Szenario. Dies führte bei PaperOffice zur Überlegung, wie der Kunde seinen Datenstamm unversehrt zurückerhält, wenn wirklich alle Stricke reißen. Die Antwort darauf ist das in PaperOffice integrierte Modul MassExport.

Gut, in erster Linie ist der PaperOffice MassExport nicht dem „worst case“ zugedacht, sondern vielmehr dem vereinfachten Export von Daten aus PaperOffice heraus. Aus Sicherheitsgründen arbeitet PaperOffice DMS mit einem eigenen Format und auf einem sehr hohen Verschlüsselungsniveau. Dies hält ungebetene Gäste fern, etwa Hacker, die mittels Ransomware einen Erpressungsversuch starten wollen. Ein aktuell brandheißes Thema. Doch ist sich das Team von PaperOffice bewusst, das die üblichen Dateiformate herkömmlicher Office-Software immer wieder benötigt werden, zum Beispiel in der Kommunikation mit Geschäftspartnern.

Ein Klick genügt mit MassExport

Wenn etwa der Steuerberater die Umsatzzahlen des letzten Quartals anfordert, so ist in der Regel vereinbart, dass diese als CSV- oder auch XML-Dateien übermittelt werden. Im Dokumentenverwaltungsprogramm PaperOffice werden zwar alle bestehenden Dateiformate umgewandelt und damit auch beispielsweise Excel-Dateien, doch die Information über das ursprüngliche Format geht hierbei nicht verloren. In der praktischen Anwendung gestaltet es sich so, das der oder die in PaperOffice angemeldete Nutzerin mit nur einem Klick ganze Ordner inklusive Unterordner und deren Inhalte mittels MassExport in das erste Format zurückverwandeln. Das funktioniert genauso mit einem einzelnen Ordner oder auch nur mit einem Dokument.

Sicherheit und Transparenz sind bei PaperOffice zwei sehr wichtige Werte, die aber auch Risiken in sich tragen. Darum empfiehlt PaperOffice seinen Kunden, das Risiko zu minimieren, etwa durch die Nutzung eines NAS, eines Network attached Storage, und rät von der Verwendung einer Internet-Cloud durch Drittanbieter als Datenspeicher ab. Der MassExport ist so ein funktionales Werkzeug von Paperoffice für alle Fälle, auch den Schlimmsten, der aber eher unwahrscheinlich ist.

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QNAP NAS und PaperOffice

Sie ist in aller Munde und wird millionenfach genutzt, die Cloud oder Datenwolke im Internet. Für private Anwender stellen hierbei die Betreiber oft kostenlos mehrere Gigabyte an Speicherplatz zur Verfügung. Die wirkliche Zielgruppe sind jedoch Unternehmen, die gegen Gebühr Speicherplatz mieten und dafür zusätzliche Leistungen erhalten. Fraglos eine sehr bequeme und vordergründig sichere Art der Datenspeicherung, die das weltumspannende Netzwerken erlaubt und Managern zumindest eine ihrer Ängste nehmen soll, die Angst vor Datenverlust.

Allein in deutschen Unternehmen steigerte sich das Datenwachstum in nur zwei Jahren, von 2016 bis 2018, um satte 921 %. Dabei setzten im Jahr 2016 nur etwa 27 % der Firmen auf die Cloud, im Jahr 2018 waren es bereits 40 %. Allerdings zeigte sich die Cloud-Lösung in diesen zwei Jahren in Bezug auf Datensicherheit als eher wenig erfolgreich, denn einer Auswertung aus dem Global Data Protection Index von Dell Technologies zufolge mussten 4 von 5 deutschen Unternehmen im Jahr 2018 Störungen ihrer IT-Infrastruktur hinnehmen.

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Davon wiederum konnten 32 % ihre verlorenen Daten nicht wiederherstellen. Natürlich sind in diesen 32 % nicht nur Cloud-Lösungen enthalten, aber eben doch ein nicht geringer Anteil. Dabei versprechen die Betreiber doch höchste Ausfallsicherheit genauso wie den Schutz gegen Datenspionage, oder?

Warum erlebt dann ausgerechnet Ransomware, Erpressersoftware, gerade jetzt eine wahre Hochzeit und wie können Cloudbetreiber schlüssig die Diskrepanz zwischen Datensicherheit und dem erlaubten Zugriff auf Cloud-Daten durch US-Geheimdienste erklären? Neun der zehn größten Cloudbetreiber haben ihren Stammsitz in den USA, in denen nach wie vor der Patriot-Act von 2001 gültig ist.

Mit der eigenen Cloud besser aufgehoben

Nicht nur deutsche Firmen stehen vor der Frage, wie es weitergehen soll. Für die Internet-Cloud weiterhin monatlich Miete zu bezahlen und ein deutliches Risiko einzugehen oder selbst zum Cloudbetreiber werden? Beispielsweise mit einem NAS der taiwanesischen Firma QNAP.

Das seit dem Jahr 2004 am Markt befindliche Unternehmen stellt Network attached Storage (NAS) her. Mit diesen skalierbaren Datenspeichern, die über eine entsprechende Netzwerk-Infrastruktur verfügen, lässt sich die Firmeneigene Cloud auf- und jederzeit ausbauen. Eine weitere Alternative wäre die Rückkehr in die digitale Steinzeit, in der die Daten des Unternehmens auf die Festplatten der einzelnen Arbeitsplatzrechner gespeichert werden.

Eine Alternative mit mindestens genauso hohem Gefahrenpotenzial wie die Internet-Cloud. Der QNAP NAS stellt als Intranet-Cloud die vernünftige Lösung dar. Zusammen mit der Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice wird daraus ein unschlagbares Team, das höchste Sicherheit bietet.

Die Kombination aus PaperOffice Software und QNAP Hardware zeigt bestechende Vorteile.

Mit der QNAP-Architektur des NAS ist die Einrichtung eines Hochgeschwindigkeitsnetzwerkes mit sicherem Zugriff von jedem beliebigen Standort aus möglich. Die PaperOffice DMS verschlüsselt Daten mit einem AES 1024-Bit-Code. Der einzige Code, in Schweden entwickelt, der bis heute nicht geknackt wurde. 

Nicht nur sicher, sondern auch bequem

PaperOffice DMS macht aus aufwendiger Datenverwaltung einen Prozess, der in weiten Teilen automatisiert abläuft. Das bezieht sich sowohl auf bestehende digitale Datenstämme wie ebenso auf die Wandlung analoger Dokumente zu digitalen Inhalten.

Eine der weltbesten OCR-Texterkennungen gehören damit dazu, aber auch eine integrierte KI namens PIA, die sich nicht nur mit der Indexierung der Archive beschäftigt, damit Dokumente blitzschnell gefunden werden, selbst wenn der oder die Suchende nur noch ungefähr weiß, was drinsteht. PIA erstellt ebenso Formulare und Briefvorlagen und kann das Rechnungswesen unterstützen.

QNAP NAS lässt sich in nur 5 Schritten einrichten:

QNAP und PaperOffice, das A-Team für Unternehmen. 

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Keine Angst vor Datenverlust

Es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettungsfirmen ein Teil oder manchmal alle Daten wiederhergestellt werden können. Trotzdem bleibt immer ein Schaden zurück und sei es nur der Zeitverlust während des Fehlens der Unterlagen.

Es geht noch schlimmer

Alle Daten sind noch da, nur für den Anwender nicht lesbar, weil sie in einem Format gespeichert sind, dessen Anwendung nur im Zusammenhang mit einer bestimmten Software möglich ist oder, die zweite Variante, die Daten sind verschlüsselt und lassen sich nur über ein bestimmtes Programm entschlüsseln.

Eigentlich ist es in Bezug auf die Sicherheit ein guter Gedanke, dass die Lesbarkeit von Unternehmensdaten von Formaten abhängig ist, die nicht von jeder x-beliebigen Bürosoftware dargestellt werden kann. Auch die Verschlüsselung ist ein immer wichtiger werdender Sicherheitsaspekt im Zeitalter der Hacker und Erpresser, siehe Ransomware.

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Doch was ist, wenn auf einmal die Software zur Speicherung oder Verschlüsselung nicht mehr funktioniert und gleichzeitig der Hersteller des Programms seine Leistungen eingestellt hat?

Im nach wie vor jungen Markt der Software-Produzenten sind schon unzählige Firmen schnell auf- aber auch schnell wieder abgetaucht. Die Dotcom-Blase zu Anfang des 21. Jahrhunderts und ihr platzen war das beste Beispiel dafür und der dabei erzeugte Knall ist noch heute zu hören.

Mit PaperOffice DMS alles unter Kontrolle

Als Daniel Schönland im Jahr 2002 die erste Version der PaperOffice Dokumentenmanagement Software schrieb, lag der Schwerpunkt zunächst auf der Kernkompetenz einer DMS, Ordnung auf die Festplatte zu bringen und dem Anwender eine Struktur zu bieten, die die Dokumentenbearbeitung erleichtert. In den weiteren 17 Jahren, zusammen mit einem beständig wachsenden Team und genauso beständig wachsender Erfahrung, reifte die PaperOffice Dokumentenverwaltung zu einem umfassend ausgestatteten Allrounder heran, dessen Fähigkeiten inzwischen von über 900.000 Unternehmen weltweit sehr geschätzt wird.

Natürlich wurde auch bei PaperOffice der „Worst Case“ als ein mögliches Szenario in Betracht gezogen. Nichts ist unmöglich, selbst für langjährig am Markt erfolgreich agierende Unternehmen wie PaperOffice. Das betrifft übrigens keineswegs die IT-Branche allein. Doch PaperOffice führte darüber nicht einfach nur eine Risikoanalyse durch, sondern sorgt im Interesse seiner Kunden vor.

Der MassExport aus PaperOffice

Innerhalb der PaperOffice DMS werden importierte Dokumente mit einem eigenen Format gehandhabt und auch verschlüsselt. Gleichzeitig legt PaperOffice seinen Kunden nahe, für die Datenspeicherung einen NAS zu verwenden, einen Network attached Storage, und nicht etwa eine Cloud im Internet. All das dient der Sicherheit sowie der besseren Kommunikation und die Erfahrung gibt den Leuten von PaperOffice recht.

Gleichzeitig bleiben aber für alle gespeicherten Dokumente die ursprünglichen Format-Informationen erhalten. Das ermöglicht den einfachen, nur mit einem Klick realisierbaren Rückexport aus PaperOffice heraus in das ursprüngliche Originalformat. Bei Massenimporten sogar mit der Ordnerstruktur. Der MassExport erfolgt hierbei unverschlüsselt. Natürlich funktioniert der MassExport auch bei einzelnen Ordnern oder sogar einzelnen Dokumenten. 

Für die einfache Bereitstellung von Unterlagen für den Steuerberater bietet PaperOffice die umfangreiche Suche an, durch welche Dokumente mit diversen Statuseinträgen, wie „nicht bezahlt“ oder „zugestellt“, Datumsangaben oder Dokumenttypen mit einem Mausklick ausgefiltert und danach einfach im PDF Format mit Excel Datendatei und allen Angaben exportiert werden können.

Niemand wünscht sich den „Worst Case“ und das Risiko ist bei lange bestehenden Unternehmen wie PaperOffice gering, es ist jedoch gut, auf alles vorbereitet zu sein. PaperOffice trägt dem mit dem MassExport Rechnung.

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PaperOffice – Speditionen lieben sie

Es gibt kaum eine andere Branche, die noch heute so sehr von analogen Dokumenten abhängig ist, wie der Frachtbereich. Die Angestellten von Speditionen, vom Frachtführer bis zum Disponenten, wühlen sich täglich durch Berge von Papier. PaperOffice DMS hilft, das Hardcopy-Chaos unter Kontrolle zu bringen.

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Wer sich das Führerhaus eines modernen Lkw ansieht, wird feststellen, dass sich bezüglich Digitalisierung einiges getan hat. Moderne Fahrtenschreiber etwa sind längst an die Motorsteuerung gekoppelt und lassen sich digital auslesen. Die früheren Möglichkeiten der Manipulation durch frisch eingelegte Tachographenscheiben sind heute nicht mehr möglich. Mobiles Internet verbindet den Fahrer mit der Firma und Satellitengestützte Navigation sowie Ortung sorgen für eine perfektionierte Routenplanung. Gleichzeitig findet sich aber auch heute noch in jedem Führerhaus national oder international fahrender Lkw eine Dokumententasche. Die gab es schon zu Zeiten, als der Bundeskanzler von Deutschland Konrad Adenauer hieß.

Speditionen und Papier – kein Ende in Sicht

Natürlich ist es eine sympathische Vorstellung, dass alle für den Transport von Fracht notwendigen Begleitdokumente vom Fahrer beispielsweise digitalisiert auf einem USB-Stick mitgeführt werden. Doch das ist behördlicherseits bis heute nicht gewollt. Der Hauptgrund dafür liegt zum einen darin, dass Frachtgüter unterschiedliche Kontrollbereiche durchlaufen, wobei die analoge Form der Frachtpapiere garantiert, dass sie für alle Beteiligten einsehbar sind. Andernfalls müssten alle damit in Verbindung stehenden Amtsstellen mit entsprechenden Lesegeräten ausgestattet sein und die digitalisierten Dokumente müssten eine softwaregestützte Sicherung besitzen, die ihre Originalität gewährleistet. Ein Aufwand, den die Behörden und damit auch die Unternehmen scheuen.

Zum anderen geht es um die Sicherheit im Verkehr, egal ob nun zu Lande, zu Wasser oder in der Luft. Heute wird viel mehr Gefahrgut transportiert als früher, wobei dies einfach eine Frage der Deklaration ist. So sind zum Beispiel die praktischen Erfrischungstüchlein mit Zitronenduft, zu Tausenden auf einer Palette gestapelt, ein Gefahrgut. Für dieses wie anderes Gefahrgut muss der Frachtführer die sogenannten R + S Sätze mitführen. Die beiden Großbuchstaben bedeuten Rettung + Sicherheit und bezeichnen die Unterlagen, in denen die Gefahren beschrieben sind, die von dem Transportgut ausgehen. Bei Erfrischungstüchlein wäre es etwa der Anteil an brennbarem Alkohol. Ein 40-Tonner mit einer Sammelladung für verschiedene Abladestellen kann so locker um die 50 bis 100 Seiten nur an R + S Seiten mitführen, die im Ernstfall den Rettungskräften beziehungsweise den Feuerwehren zu übergeben sind. Übrigens in allen Sprachen der Länder, die mit dem Frachtgut durchfahren werden oder Anfangs- und Endstation sind. 

PaperOffice DMS vereinfacht die Speditionsablage 

Im Disponenten Büro einer Spedition laufen täglich viele verschiedene Frachtpapiere auf und diese müssen den Aufbewahrungsfristen gemäß ordentlich abgeheftet werden. Glücklicherweise muss diese Massenarchivierung nicht mehr analog erfolgen, zumindest nicht, wenn es sich nur um Frachtpapiere handelt. Seit dem 20. Dezember 2003 dürfen Frachtpapiere entsprechend § 147 Abs. 1 Nr. 4a auch auf Bild- oder anderen Datenträgern gespeichert werden.

Genau hier, beim Frachtbriefe archivieren, kann die PaperOffice Dokumentenverwaltungssoftware ihre Vorteile ausspielen. Die Frachtpapiere werden sofort eingescannt, über die OCR-Texterkennung in bearbeitungsfähige Dokumente umgewandelt und von PIA, der in PaperOffice integrierten künstlichen Intelligenz, zunächst nach Stichworten indexiert, um das blitzschnelle Auffinden über die Suchmaschine zu ermöglichen. Fast gleichzeitig erfolgt die Zuordnung der Papiere zu den hinterlegten Stammdaten. Alles natürlich unter Berücksichtigung der GoBD, der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung, und damit in jeder Hinsicht auch in der Langzeitarchivierung gesetzeskonform.

Der Frachtführer wird wohl noch einige Zeit mit der analogen Dokumententasche leben müssen. Die Speditionen selbst können sich dank PaperOffice DMS von einem nicht geringen Teil der täglich anfallenden Papierflut befreien.

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

Besuchen Sie uns auf www.paperoffice.com und downloaden eine kostenlose Testlizenz.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/329090/dokumentenmanagement-software-paperoffice-speditionen-lieben-sie.html

PaperOffice – auf 5 Punkte gebracht

Wichtige Funktionen eines DMS Systems

Mit dem Begriff Dokumentenmanagementsoftware, kurz DMS, wird ein Werkzeug beschrieben, dessen Funktionalität weit über den Kern der Sache hinausgeht. Der ursprüngliche Ansatz, die logische Archivierung digitaler Daten auf Einzelplatzrechnern oder in Netzwerken, zieht fast schon zwangsweise weitere Funktionen nach sich.

PaperOffice Dokumentenmanagement Software ist die Komplettlösung: Dokumente archivieren und verwalten
mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung. Effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung, Vertragsverwaltung und Dokumentenverwaltung für Privatanwender bis hin zu Großunternehmen.
Weltbeste OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierte revisionssichere Datenspeicherung - Sie finden garantiert jedes Dokument in Sekundenschnelle, ohne Datenverluste

Es ist ja auch nur als vernünftig zu betrachten, statt vieler verschiedener Programme nur eines zu verwenden, dass sich der Verwaltung von Daten widmet. Vor allem dann, wenn dieses Programm so ausgestattet ist, dass es sich über entsprechend zugehörige Schnittstellen mit anderen Programmen verbindet, etwa dem ERP oder der Buchhaltungssoftware eines Unternehmens. PaperOffice DMS ist ein solches Werkzeug mit Multifunktionalität, quasi das Schweizer Taschenmesser auf der Festplatte oder dem Server, wobei der Ursprung von PaperOffice nicht bei den Eidgenossen, sondern in Harsewinkel im Münsterland zu finden ist. Das liegt aber bereits 17 Jahre zurück und in diesem Zeitraum machte sich PaperOffice auf den Weg, die Welt zu erobern. Inzwischen sind rund 900.000 Nutzer auf dem gesamten Globus von den Fähigkeiten dieses Dokumentenverwaltungsprogramms überzeugt. Das liegt unter anderem auch daran, dass sich das Team von PaperOffice nie auf Lorbeeren, wie etwa den schon des Öfteren errungenen Preis-Leistungs-Sieg in verschiedenen Fachpublikationen, ausruht. Vielmehr wird beständig daran gearbeitet, PaperOffice zu verbessern und möglichst den Mitbewerbern immer einen Schritt voraus zu sein. Zum Beispiel in Bezug auf den Einsatz künstlicher Intelligenz oder der Einbindung von NAS-Servern. Im Folgenden werden einfach einmal 5 wichtige Punkte beschrieben, mit denen PaperOffice unter anderem eben punktet.  

Punkt Nr. 1: zentrale Informationsverwaltung

PaperOffice DMS stellt in vielen KMUs das sozusagen allwissende Gedächtnis dar. Dazu werden die Ordnerstrukturen der verwalteten Rechner oder Server einheitlich strukturiert. Dubletten werden wie von der Geisterhand aufgespürt – der Nutzer wird darüber informiert und kann über die weitere Vorgehensweise entscheiden. Über die Scanner Schnittstellen eingelesene analoge Dokumente werden über die integrierte OCR-Texterkennung in digital bearbeitbare Dokumente umgewandelt und anhand von Stammdaten und einem Stichwortverzeichnis so aufbereitet, dass die integrierte Suchmaschine nur Bruchteile von Sekunden benötigt, um bestimmte Unterlagen zu finden, selbst wenn der oder die Nutzerin nur noch ungefähr weiß, um was es geht. Erst kürzlich bearbeitete Dokumente werden natürlich in einer Vorschau gelistet.

Punkt Nr. 2: Versionierung

In Unternehmen, aber auch in Behörden oder Vereinen, durchlaufen Unterlagen mehrere Bearbeitungsschritte. Nicht selten sogar durch unterschiedliche Personen oder Abteilungen. Das Problem herkömmlicher Bürosoftware besteht darin, dass immer nur die zuletzt bearbeitete Version zur Verfügung steht und zuvor vorgenommene Änderungen oder Eintragungen mitunter überschrieben oder gelöscht wurden. PaperOffice beugt dem vor, indem für jedes Dokument eine Historie erstellt wird, wann und was daran bearbeitet wurde. Jede Version des Dokuments lässt sich so bei Bedarf wiederherstellen. 

Punkt Nr. 3: Gesetzliche Bestimmungen

Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen oder die Speicherung originaler Dokumente hat auch im digitalen Zeitalter nichts an Aktualität verloren. Darum sind in PaperOffice die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gemäß der deutschen behördlichen Finanzverwaltung verankert.

Punkt Nr. 4: perfektionierter Workflow

Was liegt näher, als die Steuerung von Projekten, Prozessen oder Weisungen in die Dokumentenverwaltung zu integrieren? PaperOffice DMS ermöglicht beispielsweise die Zuweisung von Gruppenräumen im Netzwerk, inklusive Controlling.

Zuweisung von Aufgaben stellt ebenfalls eine der Funktionen in PaperOffice dar, in welcher nicht nur Dokumente im Ganzen, sondern bestimmte Bereiche des Dokumentes, wie zum Beispiel eine Rechnungssumme oder Adresse, als Aufgabe definiert werden können. Sie können Teams bilden und Aufgaben „als erledigt“ markieren, Kommentare zu Aufgaben hinzufügen und vieles mehr.

Punkt Nr. 5: KI-basierte Automatisierung

Buchhaltung und Rechnungswesen sind wichtige, aber auch sich beständig wiederholende und meist nur mit geringen Änderungen versehene Vorgänge. Trotzdem sind sie personalintensiv. Bei PaperOffice DMS nennt sich das PaperOffice PIA und ist die integrierte künstliche Intelligenz. Ihre Aufgabe besteht unter anderem darin, Formulare und Vordrucke aus Stammdaten zu erstellen und Aktualisierungen darin vorzunehmen.

Es gibt noch mehr wichtige Punkte in PaperOffice DMS, doch das Beste ist es, die Software einfach mal zu testen.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/329053/dokumentenmanagement-software-paperoffice-auf-5-punkte-gebracht.html