Papierloses Büro ganz einfach

Sie möchten den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen reduzieren, Ihre Daten digitalisieren oder erfahren, wie Sie zum papierlosen Büro gelangen? In diesem Artikel haben wir einige Schritte ausgewählt, die sehr nützlich sein können, um ein papierloses Büro zu erreichen.

Papierloses Büro ist der erste Schritt in Richtung der digitalen Transformation Ihres Unternehmens
Papierloses Büro – so einfach geht das

In diesem Artikel werden zudem relevanten Informationen rund um das Papier und dessen Minimierung aufgezählt, zudem was genau für das papierlose Büro notwendig ist, welche Hardware Sie dafür benötigen und wie ein Prozess für die Umsetzung des papierlosen Büros letztlich aussehen kann, so wie Sie Ihre Daten im Unternehmen in den Griff bekommen.

Technologie wird immer schneller und schneller

In einer Zeit, in der die Technologie uns dazu gebracht hat, die Welt über unser Smartphone zu kontaktieren, ist es weniger sinnvoll, dass wir bei vielen unserer täglichen Aktivitäten noch immer Papier verwenden.

Heute sind wir den Umgang mit digitalen Inhalten (Musik, Fotografie, Fernsehserien) gewohnt, aber die Digitalisierung von Dokumenten ist im Arbeits- und Geschäftsumfeld noch nicht weit verbreitet. Heutzutage haben fast alle Unternehmen Zugang zu Computern und mobilen Geräten, warum füllen wir dann unsere Büros weiterhin mit Papier?

Die wesentlichen Gründe für die weitere Verwendung von Papier liegen in den Herausforderungen im Umgang mit Wandel und Digitalisierung. Viele Leute behalten gerne eine physische Kopie der Dokumente, mit denen sie arbeiten.

Der Wandel zu der Digitalisierung für ein erfolgreiches Unternehmen
Im Laufe des Wandels in der Digitalisierung

Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch mit der Eliminierung oder wenigstens Reduzierung des Papierverbrauches in den Büros bzw. dem gesamten Unternehmen beginnen, so verbessern Sie zusätzlich Prozesse, steigern die Produktivität, indem Sie die Digitalisierung der Daten durchführen, papierlose Wege einsetzen und senken somit die Kosten.

Gerade in der aktuell so schwierigen Zeit wie der Notwendigkeit von HomeOffice durch Corona ist es sehr wichtig für alle Unternehmen die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken, indem Sie es papierlos bzw. digital aufstellen und dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter auch flexibel von zu Hause im HomeOffice arbeiten können. Letztendlich muss das Unternehmen mit der digitalen Zeit Schritt halten und den Weg zum papierlosen Büro realisieren.

Warum sollten Sie den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen reduzieren?

Das papierlose Büro ist ein Ziel, das immer mehr Unternehmen sicherlich zu erreichen versuchen und bietet viele Vorteile, die über Kosteneinsparungen und die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks eines Unternehmens hinausgehen.

Es wird geschätzt, dass ein Mitarbeiter, der insgesamt zwei Stunden mit Dokumenten verbringt, durchschnittlich 10.000 Blatt Papier pro Jahr verbraucht (Umweltbundesamt Daten). Aus diesem Grund ist es wichtig, Lösungen und Tools zu verwenden, die sowohl den Zugriff, die Verwaltung als auch die Lokalisierung von Informationen verbessern. Jede Änderung des Geschäftsprozesses braucht jedoch Zeit und erfordert eine schrittweise Änderung der Unternehmenskultur. Neben den positiven Auswirkungen auf die Umwelt durch die Reduzierung des Geschäftspapierverbrauchs bietet die Digitalisierung von Dokumenten und der Unternehmensdaten viele weiteren Vorteile.

Hier werden einige Vorteile der Digitalisierung aufgezählt:

Mehr Effizienz im Dokumentenmanagement, indem Software genutzt wird

Informationen des Unternehmens sind leichter zugänglich und es ist einfacher, die Herkunft digitaler Dokumente nachzuvollziehen und zu wissen, wer sie wann geändert hat – der erste Schritt für ein papierloses Büro.

Höhere Informationssicherheit durch Einsatz von Software mit Datenbank Speichersystem

Die Sicherheit digital gespeicherter Informationen ist der Sicherheit von Dokumenten, die auf Papier archiviert werden, weit überlegen. Achten Sie darauf keine Cloud-Lösung in Ihrem Unternehmen einzusetzen, denn Cloud-basierte DMS-Lösungen und DMS Software sind eine Sicherheitslücke.

PaperOffice Dokumentenmanagement Software – Sicherheit Ihrer Daten geht vor
PaperOffice Dokumentenmanagement Software – Sicherheit Ihrer Daten geht vor

Vergessen Sie dabei nicht den wichtigsten Faktor – Sie sind bei Nutzung eines Cloud-basierten Systems vollständig vom Anbieter abhängig. Kommt es somit beim Anbieter selbst beispielsweise zu Problemen im Rechenzentrum, hat das Unternehmen, welches den Service in Anspruch nimmt, keinen Einfluss darauf, wann die DMS Software wieder einwandfrei nutzbar ist. Dies kann im Extremfall Ausfälle zur Folge haben, die für kommerzielle Nutzer wiederum in Lieferengpässe, Kundenbeschwerden und zusätzlichen Kosten resultieren. Sollte dabei noch ein Hacker Angriff in Frage kommen, so gelangen all Ihre Daten in Händen fremder Personen. Das ist doch alles andere als Sicherheit in Bezug auf Unternehmensdaten?

Abhängigkeit in Sachen Datenschutz vom Cloud-basierten DMS Provider

Ein weiterer Faktor, welcher spätestens seit endgültigem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 in aller Munde ist, ist der Datenschutz. DMS-Lösungen und DMS Software wird zur Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten genutzt, die oft sensible, personenbezogene Daten beinhalten. Bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor. 

Kostenreduzierung

Die Dokumenten Digitalisierung wirkt sich direkt auf die Kostensenkung Ihres Unternehmens aus, nicht nur, weil Sie nicht mehr so ​​viel Papier kaufen, sondern auch, weil Sie Druckerwartung und den Kauf von Tinten und Ersatzteilen sparen.

Zusätzlich unter dem Strich, sobald Sie digitale Daten einsetzen, arbeiten Ihre Mitarbeiter viel effizienter im Büro und investieren die wertvoll gewonnene Zeit sinnvoll und zielgerichtet in das Unternehmen.

Platzoptimiert arbeiten

Die deutliche Reduzierung des Speicherplatzes durch Digitalisierung und/oder Reduzierung des Papierverbrauchs führt zu saubereren und aufgeräumten Büros. 

Bemerkenswerte Verbesserung der Arbeitsumgebung bei den Mitarbeitern

Unternehmen, die sich dafür entscheiden, ihre Dokumente durch den Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement-Software zu digitalisieren, erhalten im Gegenzug große Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Größerer freier physischer Platz
  • Schnellere Dokumentensuche
  • Bessere Organisation der Dokumentation
  • Was zu weniger Zeitaufwand bei der Suche nach Dokumenten und weniger Stress führt.
  • Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit
  • Vereinfachte Kommunikation und Aufgabenlösung
  • Produktivität Ihres Unternehmens steigt
  • Und das wichtigste ist dabei – Sie sind auf dem richtigen Weg zum papierlosen Büro.

Welche Schritte müssen Sie befolgen, um den Papierverbrauch in Ihrem Büro zu reduzieren?

Wir haben Ihnen ein Paar Schritte aufgelistet, welche Sie auf den Weg zum papierlosen Büro begleiten werden:

Schritt 1: Wählen Sie eine Strategie und analysieren Ihre Abläufe und Abläufe Ihrer Mitarbeiter

Möglicherweise möchten Sie alle vorherigen Dokumente scannen und digitalisieren oder ab einem bestimmten Datum auf ein papierloses Büro / System umstellen sowie digitale Daten einsetzen, um in Zukunft fortzufahren und effizient zu arbeiten. Die erste Option erfordert mehr Zeit und Ressourcen. Idealerweise entscheiden Sie mit Ihrem Team, wie Sie elektronische Akten organisieren und einen kontinuierlichen Scanprozess Schritt für Schritt einrichten, damit alle zukünftigen Dokumente digitalisiert werden.

Schritt 2: Weisen Sie ein Budget zu und denken über neue Hardware nach

Wenn Sie sich für eine Art Übergang zu einem papierlosen Büro entschieden haben, müssen Sie als zweites das Budget Ihres Unternehmens für dieses Projekt berücksichtigen.

Wie viel wird die Umstellung kosten? Welche Vorteile habe ich davon? Denken Sie, dass Sie den Speicherplatz auf Ihrem Computer erhöhen müssen oder sollten Sie lieber dabei auf einen dedizierten Server oder ein externes NAS System setzen? Müssen Sie weitere Scanner kaufen? Was wird das kosten? Das Budget sollte all diese Ausgaben beinhalten.

Schritt 3: Entscheiden Sie, wo die Informationen gespeichert werden sollen

Wenn Sie bereits entschieden haben, dass Ihre physischen Dateien jetzt zu digitalen Dateien werden, stellt sich sofort die Frage, wo Sie diese digitalen Dateien speichern werden. Werden Sie diese in einer Datenbank lokal oder auf einem externen NAS Gerät speichern?

Zusammenarbeit PaperOffice und NAS von Synology

Oder möchten Sie die Datenspeicherung bzw. die Datenbank erst gar nicht in Ihrem Unternehmen stehen haben, um Brand, Raub usw zu vermeiden jedoch kommt das Einsetzen einer Cloud-Lösung für Sie aus rechtlichen Gründen erst gar nicht in Frage. Dann bietet sich natürlich die Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server, welcher alleine Ihnen zugeteilt wird, sehr gut an.

Dedizierter Server in Deutschland sorgt für Datensicherheit und papierloses Büro
Dedizierter PaperOffice Server bei Strato in Berlin

Diese Auswahl hängt von Ihren Bedürfnissen, Ihrer Arbeitsweise und den Ressourcen Ihres Unternehmens ab.

Unser Tipp: Nutzen Sie keine externe Cloud, denn der Einsatz einer Cloud ist nie sicher. Wir pflegen immer zu sagen – die Cloud ist der Speicherplatz von jemanden anderen. Sie möchten doch nicht Ihre ganzen Informationen und somit Ihr wertvollstes Gut in Hände fremder Menschen legen, oder?

Schritt 4: Rechnungen digitalisieren und die papierlose Buchhaltung schrittweise umsetzen

Auch die Ausstellung von Rechnungen als solche ist eine Sache des papierlosen Büros, wenn auch nicht nur in diesem Zusammenhang zu sehen. Digitalisierung und sachgerechte Verarbeitung sind ein Problem und müssen auch gut geplant und umgesetzt werden.

Wer seine Rechnungen digital pflegt und auch seine digitale Buchhaltung erstellt, erkennt größere Einsparpotenziale und kann den allgemeinen Buchhaltungsprozess effizienter gestalten. Auch hierfür gibt es mittlerweile zahlreiche Workshops auf unserem YouTube-Kanal sowie weitere Artikel, die Ihnen helfen, effizienter und gesetzeskonformer zu arbeiten.

Das spart Zeit und somit Geld.

Tipp Nr. 8- Konsequent bleiben

Der Anfang ist immer schwer, denn jahrelang einstudierten Prozesse sind vorerst neu. Fallen Sie nicht in das alte Muster zurück.

Bleiben Sie konsequent und erleben das papierlose Büro.

Tipp Nr. 9- Fazit

Betriebliche Prozesse werden von nun an transparent und nachvollziehbar.

Die Software PaperOffice speichert Ihre elektronischen Dokumente mit Bezug auf zugrunde liegenden Vorgang und zusätzlicher Dokumenten Verschlagwortung. Auf diese Weise bringt das papierlose Büro nur Vorteile für Ihr Business, Sie können dank PaperOffice Ihre Kundenbeziehungen transparenter gestalten. Jeder Vorgang wird auf die eine oder andere digitale Art gelöst, digitale Workflows und Automatisierung helfen Ihnen dabei.

Es spart Zeit und Arbeit und erhöht die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse. Nutzen Sie doch alle Vorteile für ein papierloses Büro.

PaperOffice DMS, mit Automatische Verschlagwortung und Vervollständigung AutoFill die Daten im Griff

automatische Verschlagwortung mit KI PIA

Ein gutes Dokumentenmanagement System hat eine wortwörtliche Kernkompetenz, das Management von Dokumenten. Grundsätzlich bedeutet dies zunächst die ordnungsgemäße Archivierung von geschäftlichen Unterlagen der unterschiedlichsten Art. Dafür genügt ja eigentlich ein System, wie es etwa in Bibliotheken verwendet wird, wo die Einteilung einerseits nach Sachgebieten und andrerseits nach dem guten alten Alphabet und hier wiederum nach Anfangsbuchstabe vom Titel oder Verfasser funktioniert.

In der Regel kommt noch eine kurze Inhaltsangabe sowie Stichworte zum Urheber/in dazu. Für geschäftliche Bereiche ist dies jedoch nicht wirklich zielführend, denn geschäftliche Korrespondenz tritt in noch weit größeren Massen auf, als dies etwa jährliche Buch-Neuerscheinungen tun. Die Kriterien zur Archivierung geschäftlicher Unterlagen müssen weitreichender und wesentlich differenzierter sein.

Warum PaperOffice DMS und AutoFill?

Der Begriff der Verschlagwortung beinhaltet im Dokumentenmanagement die Erfassung eines Dokuments nach dessen Inhalt, wobei sogenannte Schlagworte oder auch Stichworte erfasst und katalogisiert werden. Selbstverständlich gehören auch weiterhin die traditionellen Mechanismen einer Archivierug, Sortierung nach Eingangsdatum, Name, Adresse und Form (Rechnung, Frachtbrief etc) mit dazu.

In PaperOffice DMS erfolgt dies alles gleichzeitig im Segment AutoFill, sobald ein Dokument binär vorliegt und für die Archivierung an PaperOffice übergeben wird. Zuständig für die Verschlagwortung in PaperOffice ist die Software-eigene KI PIA. Diese künstliche Intelligenz (KI) arbeitet mit einer ganzen Reihe unterschiedlicher Algorithmen, mit deren Hilfe die zunächst relevanten Daten erfasst und in einer Ablagemaske aufgeführt werden. Dabei muss PIA nicht erst darauf trainiert werden, was die KI denn im Einzelnen erfassen soll. Geschäftliche Korrespondenz unterliegt vielerlei Normen bezüglich Inhalt und Form. Diese Normen sind in AutoFill von PaperOffice bereits enthalten.

PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch. Mehr als 13 verschiedene Werte kann PIA automatisch erkennen und extrahieren wie z.B. Dokumentdatum, Dokumenttyp, Schlüsselwörter, Dokumentsprache und Belegdaten wie Summen und Währung. Sie können anschliessend die Werte prüfen und bei Bedarf korrigieren bzw. ergänzen. Dieser Vorgang kann manuell oder auch automatisch im Hintergrund erfolgen.

In der IT wird dies automatische Indexierung genannt, wobei PaperOffice eine Volltextindizierung anwendet. Hierbei werden bis auf sogenannte Stopwörter alle Wörter eines Dokuments erfasst. Stoppwörter sind beispielsweise häufig vorkommende Wörter wie beispielsweise „von, und, auch, oder“. Der oder die Anwenderin von PaperOffice kann natürlich auch manuell in die Verschlagwortung eingreifen und die Ablagemaske entsprechend verändern. Letztlich bildet die Verschlagwortung durch AutoFill den Index für die in PaperOffice integrierte Suchmaschine.

PaperOffice und AutoFill für BigData

Dokumente sind immer auch Daten. Die Menge an Dokumenten und damit auch an Daten nimmt gerade in Unternehmen aufgrund der immer umfassenderen IT-Technologie kontinuierlich zu. Während der Mensch selbst mit dieser Menge an Daten restlos überfordert ist, kann die entsprechende Software diese Daten aufbereiten, um sie zielgerichtet anzuwenden. In diesem Sinne ist das Segment AutoFill in PaperOffice DMS nicht einfach nur ein sehr präzise arbeitendes Archivierungssystem. Es verhilft jedem Unternehmen zur eigenen BigData.

Dies lässt sich in vielen unternehmerischen Bereichen nutzen, denn Geschäftskorrespondenz enthält immer auch Daten, deren Bedeutung sich oft erst in zweiter oder dritter Instanz erschließt, beziehungsweise erst im Zusammenhang bestimmter Muster. So sind die Daten aus AutoFill im Verkauf wie im Einkauf nützlich, aber auch zur Verbesserung der eigenen geschäftlichen Infrastruktur und nicht zuletzt kann das eigene BigData aus PaperOffice AutoFill zur Prognose von Geschäfts- oder Produktentwicklungen verwendet werden. Jede Entscheidung beruht auf Information, selbst das sogenannte „Bauchgefühl“ ist im Grunde eine Entscheidung auf Grundlage von Informationen. PaperOffice DMS mit Autofill sorgt dafür, das genügend Informationen für die richtige Entscheidung zur Verfügung stehen.

PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.

Pressemitteilung wurde auf Portalderwirtschaft veröffentlicht:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/346853/paperoffice-dms-mit-automatische-verschlagwortung-und-vervollstaendigung-autofill-die-daten-im-griff.html

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Digitalisierung in der Automobilindustrie – PaperOffice für Automobilbranche und KFZ-Handel

Der weitaus größte Teil der Branchen findet sich in den KMUs, den Klein- und Mittelbetrieben Deutschlands. Diese machen mit einem Anteil von über 95 % zugleich das wirtschaftliche Rückgrat der Bundesrepublik aus. Sie sind bezüglich der Digitalisierung aber auch in gewisser Weise die Sorgenkinder der Nation.

Während in Großbetrieben mit mehr als 250 Mitarbeitern der Digitalisierungsgrad sehr hoch ist, scheuen die Führungskräfte in den KMUs den administrativen Umstieg. Die zwei an den häufigsten angegebenen Gründen hierfür sind die hohen Implementierungskosten der benötigten Software und der damit verbundene Zeitaufwand. Das basiert wiederum auf dem Umstand, dass die ersten Verwaltungsprogramme für Großbetriebe geschrieben wurden und dementsprechend eine Komplexität besitzen, die bezahlt werden soll.

Dabei ist es bekannt, dass die Automobilindustrie in der Automatisierungs-Rangliste der Produktion ganz oben steht, so, dass neueste Maschinen und Roboter eingesetzt werden. Dabei bedeutet eine digitale Transformation innerhalb eines Unternehmens nicht nur den Einsatz neuester Techniken „unter der Motorhaube“.

Ganz entscheidend sind Dokumenten- und Informationsverwaltung sowie deren Austausch zwischen den technischen und kaufmännischen Bereichen. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems werden Prozesse standardisiert und optimiert. Eine schnelle und kundenorientierte Prozessbearbeitung solcher Bereiche, wie Beratung, Verkauf, Originalteile und Zubehör, Werkstatt und Gewährleistungsprozesse wird dadurch ohne zeitraubenden Systemwechsel mit fehlerintensiven Prozessschritten möglich. Dadurch wird das Kundengespräch effektiver geführt.

Ersatzteile, Reparatur- und Wartungstermine, Fahrzeugein- und Verkauf sowie Kundenpflege. Der Verwaltungsaufwand ist groß in der Autobranche. Beseitigung aller zeitraubenden Engpässe und Schaffung klarer Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge, Fahrzeugbriefe, Bescheinigungen oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

So sorgt etwa das DMS PaperOffice seit seiner Geburt im Jahr 2002 kontinuierlich dafür, das weltweit in rund einer Million Unternehmen aus analogen Aktenbergen und großen Akten-Archiven digitale Speicher werden, deren Inhalte sich vom Laptop oder dem Tablet aus bequem abrufen lassen. Das spart nicht nur Platz, sondern vor allem viel Zeit und PaperOffice bringt so ganz nebenbei die Wirtschaft dem Ziel des papierlosen Büros ein Stück näher, was nicht nur Unternehmer oder Angestellte freut, die nicht mehr in staubigen Kellerarchiven alte Akten rauskramen müssen.

Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen.

Es darf in aller Bescheidenheit auch erwähnt werden, dass die Software PaperOffice mit dazu beiträgt, die Welt nachhaltiger zu machen.

PaperOffice DMS tritt mit intuitiver, leicht erlernbarer Bedienbarkeit und damit geringerem Zeitaufwand, geringen Kosten und einer hohen Anpassungsfähigkeit an die jeweilige Branche entgegen.

Zugleich räumt PaperOffice im Netzwerk oder im Einzelplatzrechner auf, indem Dubletten gesucht werden. Doppelt oder mehrfach abgelegte Schriftstücke sind oft ein Problem und dies Branchenübergreifend, nicht nur in der Automobilindustrie.

PaperOffice macht daraus ein Dokument, das eine einsehbare Historie besitzt. Vereinfachte Exportfunktionen, ein effizientes Workflowmanagement, eine blitzschnelle Suchmaschine, präzise OCR-Texterkennung, leichte Integration in die Datenbanken von Synology NAS und QNAP NAS, automatische Verschlagwortung und Erkennung und eine unknackbare Verschlüsselung sind weitere Elemente von PaperOffice, der Dokumentenverwaltungssoftware, die in jeder Branche zu Hause ist.

Mit PIA, der eingebauten KI, lassen sich Dokumentenvorlagen und Ablagemasken nach den Grundsätzen der GoBD erstellen.

PaperOffice zu nutzen, bedeutet auch ein großes Stück mehr Sicherheit vor unerlaubten Zu- und Angriffen auf die Daten des jeweiligen Unternehmens.

Der Umstieg auf das PaperOffice Dokumentenmanagement System ermöglicht den Unternehmen in der Automobilbranche digitale Prozesse zu realisieren, Informationen zu bündeln, Workflows und Abläufe zu automatisieren und einfach einen klaren Überblick über Dokumente und Dateien zu bekommen. Der unmittelbare Zugriff auf Dokumente ist, durch Werkzeuge wie eine Volltextsuche, natürlich ebenfalls problemlos sichergestellt.

Mit PaperOffice muss der Einstieg in die digitalisierte Administration also weder teuer noch zeitraubend sein.

Pressemitteilung wurde veröffentlicht auf Portalderwirtschaft:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/346143/digitalisierung-in-der-mobilindustrie-paperoffice-fuer-automobilbranche-und-kfz-handel

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PaperOffice DMS, automatisierte Dokumenten Ablage mit KI PIA

Gottfried Wilhelm Leibniz war ein Universalgelehrter des 17. Jahrhunderts, der sich gleichermaßen der Philosophie wie den Naturwissenschaften widmete. Er war zudem der Erste, der eine Rechenmaschine baute und er beschäftigte sich schon damals mit dem Binär-System. Leibniz schuf die Grundlagen für die Computer der heutigen Zeit und einer seiner Aussagen bezog sich Sinngemäß darauf, das es doch besser ist, eine Rechenmaschine zu nutzen, als die Zeit mit Rechenarbeiten zu verschwenden.

So basiert die Dokumentenerkennung in der Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice DMS letztlich auf den Erkenntnissen von Gottfried Wilhelm Leibniz, geboren am 1. Juli 1646 in Leipzig.

Dokumentenerkennung und deren Zuordnung ist in vielen Unternehmen noch heute eine Sache, die quasi händisch erledigt wird. Das Dokument am Rechner aufrufen oder, wenn es in Briefform vorliegt, zunächst einscannen und dann ablegen. Mit der automatisierten Dokumentenerkennung von PaperOffice DMS lässt sich hier viel Handarbeit und damit Zeit einsparen.



Gut, das Einscannen analoger Dokumente bleibt wohl vorerst ein Akt, bei dem der Mensch seine Rolle als mechanischer Gehilfe beibehalten wird. Doch nach dem Wandel in einen binären Code kann jedes Dokument, gleich welchen Formats, automatisiert bearbeitet werden. Leibniz hätte fraglos seine Freude daran, wie in PaperOffice DMS seine mathematischen Ideen und Erfindungen in der Realität ihre Anwendung finden.

Verfügbare Workshops zum Thema Automatisierung auf YouTube

Was bedeutet automatisierte Dokumentenerkennung?

Gerade im Geschäftsverkehr bestehen schon seit langem sogenannte Standards, die die Gestaltung von Dokumenten beeinflussen. So etwa die einheitliche Nutzung von Papier der Größe DIN A4, aber auch die Anordnung von Adressfeldern usw. In PaperOffice DMS können vordefinierte Ablagemasken erstellt werden, mittels derer Hilfe Dokumente mit identischem Aufbau erkannt und automatisiert zugeordnet werden. Das funktioniert sowohl durch Texterkennung, etwa eine gleichbleibende Adresse, als auch optisch, beispielsweise ein gleichbleibendes Logo.

Doch die intelligente Erkennung von Dokumenten in PaperOffice DMS geht noch einen Schritt weiter. Mit ihr ist es möglich, Dokumentenvariablen zu erkennen und diese ebenso nicht nur richtig zuzuordnen, sondern als Variablen für weitere Aufgaben zu nutzen. Basis dafür ist das, was in der theoretischen Informatik kurz Regex oder regulärer Ausdruck genannt wird. In der Umsetzung bedeutet dies zum Beispiel, das eine Rechnung als die Rechnung der Firma XYZ erkannt und von der Dokumentenerkennung dem Ordner der Firma XYZ in PaperOffice DMS zugeordnet wird.

Nun enthält diese Rechnung meist mehrere Variablen, etwa das Datum und der Rechnungsbetrag, beide weichen von zuvor eingegangenen Rechnungen der Firma XYZ ab, besitzen aber eine Zeichenkette, die den syntaktischen Regeln wie in den Vorgängerrechnungen entsprechen. Dies zu erkennen, ist in PaperOffice DMS die Aufgabe der künstlichen Intelligenz PIA. Mit etwas Humor kann PIA als die Ururururur-Enkelin von Leibniz angesehen werden, die dessen Überlegungen zur Matrix umsetzt.

Die KI PIA macht aber noch mehr. Sie ist in der Lage, die erkannten Variablen aufzubereiten. Die verschiedenen Rechnungsbeträge der Firma XYZ lassen sich so nach Datum sortiert summieren oder in intervallmäßig erstellte Geschäftsberichten einfügen, was im Übrigen auch durch PIA erfolgen kann. Es müssen nicht unbedingt Rechnungsbeträge sein.
PaperOffice DMS erlaubt es, jegliche Arten von Ablagemasken zu erstellen, womit es in der Anwendung keine Grenzen gibt und Ihnen somit nicht nur grenzenlose Anwendungsmöglichkeiten verschafft sondern auch den Arbeitsalltag erleichtert und allen Anforderungen des Gesetzgebers entspricht.

PaperOffice PIA realisiert die autonome automatische Ablage.


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Welche Funktionen muss ein Dokumentenmanagement System erfüllen?

Die Ansprüche an ein DMS, ein Dokumentenmanagement System, sind in den letzten Jahren gewaltig oder vielmehr natürlich gewachsen. Aus einer anfänglichen Datenbank, in der meist ursprünglich analoge Dokumente mittels Scannens digitalisiert und abgespeichert wurden, ist eine umfassende Bürosoftware geworden, die heute den Hauptteil der administrativen Aufgaben eines Büros übernimmt.

Zusammenarbeit PaperOffice und NAS von Synology

Doch was ist der Standard, was kann der oder die Kundin von einem DMS erwarten?

Das lässt sich anhand der Dokumentenmanagement Software PaperOffice Punkt für Punkt erklären.

Punkt 1: Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten – Suchen und Finden

PaperOffice scannt eingehende, noch nicht binäre Dokumente ein und wandelt diese mittels eigener OCR-Software in ein digitales Schreib- und Leseformat um. Gleichzeitig erfolgt die Speicherung mit Datum und Uhrzeit, eine Versionsnummer und eine Verschlagwortung, über die die PaperOffice-Suchmaschine Dokumente auch dann noch findet, wenn der oder die Suchende nur noch rudimentär den Inhalt des Dokuments kennt.

Um es einfacher zu machen, zeigt PaperOffice die zuletzt abgespeicherten Dokumente in einer Vorschau-Liste an.

Punkt 2: Die langfristige Lesbarkeit der gespeicherten Dokumente

Zunächst einmal werden bei PaperOffice DMS alle Dokumente beim Abspeichern zur Sicherheit verschlüsselt, und zwar nach einem der höchsten Sicherheitsstandards, den es aktuell gibt, AES-1024bit.  Die Rückumwandlung in lesbare Dokumente ist in jedem aktuell gängigen Format möglich, wobei PaperOffice seine Dateiformate regelmäßig aktualisiert, womit auch in der Zukunft die Lesbarkeit der Dokumente gegeben ist.

Punkt 3: Sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewährleistet

PaperOffice empfiehlt seinen Kunden die Abspeicherung in Hauseigenen NAS-Speichern, wie dem von Synology NAS, mit automatischer Backup-Funktion oder dedizierte Speicher mit Standort Deutschland.

https://youtu.be/cXGR4NzoXNE

In beiden Fällen ist auch im schlimmsten Worstcase-Szenario gesichert, das die archivierten Datenbanken kurzfristig wieder hergestellt sind und somit die Aufbewahrungsfristen immer eingehalten werden.

Punkt 4: Wer hat wann welches Dokument bearbeitet?

Ein Unternehmen ist zur ordnungsgemäßen Führung seiner Unterlagen verpflichtet, was in den GoBD des Bundesfinanzministeriums niedergelegt ist. Darum arbeitet PaperOffice immer mit Versionierungen der gespeicherten Dokumente.

Das bedeutet, das am ursprünglichen Dokument selbst keine Änderungen vorgenommen werden, sondern immer nur an Kopien, die als fortlaufende Versionen an das Ursprungsdokument angehängt sind. Dies erlaubt zudem den lückenlosen Nachweis, wann und durch wen das jeweilige Dokument bearbeitet wurde.

Punkt 5: Automatische Verschlagwortung und Erkennung

PaperOffice ist mit einer KI ausgestattet, die selbständig Informationen in Ihrem Dokument erkennt und diese automatisch richtig zuordnet. Diese KI, ihr Name lautet PIA, automatisiert zudem unterschiedliche Geschäftsprozesse, etwa regelmäßig zu erstellenden Rechnungen.

PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch.

PIA wird die wichtigsten Werte im Dokument erkennen und die Verschlagwortungsmaske für Sie bereits ausfüllen. Sie können anschliessend die Werte prüfen und bei Bedarf korrigieren bzw. ergänzen. Dieser Vorgang kann manuell oder auch automatisch im Hintergrund erfolgen.

Punkt 6: Zugriffsberechtigungen

PaperOffice besitzt ein integriertes Passwortmanagement mit hierarchischer Ordnung. Jedem Nutzer von PaperOffice können abgestufte Zugangsberechtigungen zugeteilt werden, selbst externen Firmen, wenn dazu der Bedarf besteht und der Datenschutz bestehen bleibt.

Punkt 7: Ökonomisches Arbeiten

Ein großes Problem in der Vergangenheit, aber auch noch heute, sind Dateidopplungen durch Mehrfachablagen sowie Unklarheiten bezüglich des Bearbeitungsstandes an Dokumenten oder Projekten. PaperOffice verfügt hierzu über ein sehr umfassendes Workflow-Management mit Aufgabenzuweisung, das zudem alle Vorgänge zentral abspeichert. Ob nun Projektarbeiten oder die Dokumentenbearbeitung. Jeder Mitarbeiter/in ist über die Workflow-Funktion von PaperOffice immer auf dem aktuellen Stand. Bei Bedarf kann ein Dokument für andere gesperrt werden, bis eine Änderung vorgenommen wurde. Natürlich greift auch hier die Versionisierung.

Dies sind die Standard-Punkte, die ein modernes DMS erfüllen muss, wobei PaperOffice eine große Vielzahl weiterer Vorteile zu bieten hat, die über den Standard hinausgehen und dies bei einem in diesem Segment der Bürosoftware sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Pressemitteilung wurde veröffentlicht auf Portalderwirtschaft:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/345241/welche-funktionen-muss-ein-dokumentenmanagement-system-erfuellen.html

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QNAP NAS und PaperOffice DMS – Netzwerken, aber richtig

PaperOffice Dokumentenmanagementsystem – der Datenmanager

Wenn IT-Spezialisten nach der Zukunft gefragt werden und wie darin der Computer von morgen aussieht, dann sagen viele, dass der Computer überhaupt nicht mehr aussehen wird. Er wird unsichtbar sein und er wird beständig vernetzt sein. Tatsächlich lässt sich schon heute absehen, dass die aktuellen Endgeräte wie Laptop, Tablet oder Smartphone in anderen Bestandteilen des täglichen Lebens aufgehen werden. Intelligente Sprachsteuerung wird in nicht allzu ferner Zukunft die Tastatur endgültig ablösen und das Display sowie weiter miniaturisierte Prozessoren werden in Brillen, in Spiegeln, in Fenstern oder einfach in glatten Oberflächen integriert sein. Niemand benötigt mehr ein persönliches Endgerät, weil alle Daten über eine biometrische Zugangserfassung auf Datenbankservern abgelegt sind.

Die Vorreiter für diese Zukunft finden sich heute in den Firmen der verschiedenen Branchen und Größen. Sie sind das ideale Feld für die Erprobung neuer Technologien, aber auch dafür, wie wenig Fehleranfällig eine solch komplexe Technologie sein kann. Die wirklich hohe Beanspruchung von Prozessoren, von Displays und von Datenspeichern findet in Unternehmen statt, in denen zahlreiche Menschen am Bildschirm sitzen. Das Anwendungsspektrum des privaten Nutzers ist hingegen recht beschränkt. Ein Kernelement ist hierbei der zentrale Datenspeicher, an den die Bildschirmarbeitsplätze angeschlossen sind beziehungsweise, die mit ihm vernetzt sind. So wie die NAS der Firma QNAP, die Network Attached Storage.

Einzige zugelassene und authorisierte DMS System für QNAP NAS
PaperOffice DMS und QNAP NAS

QNAP NAS – die Antwort auf den Einzelplatzrechner

Das taiwanesische Unternehmen QNAP beschäftigt sich seit gut 17 Jahren mit der Fertigung von zentralen Datenbankservern, die in Firmen, Behörden und Organisationen genutzt werden, um Daten sicher abzuspeichern und wiederum allen am jeweiligen Netzwerk beteiligten Personen beziehungsweise deren Endgeräte aufbereitet wieder zur Verfügung zu stellen. Wenn auch in vielen anderen Bereichen heute die Dezentralisierung, etwa auf dem Energiesektor, bevorzugt wird, besitzt in der IT die Zentralisierung die größeren Vorteile.

Denn es geht um Information, doch was nützt Information, wenn sie sich auf nur einem Rechner befindet, der nur von einer Person verwendet wird? Die bessere Variante sind Netzwerkrechner, deren Daten an den QNAP NAS fließen und von dort von allen Beteiligten genutzt werden können. Ein weiterer Aspekt, der für IT-Netzwerke spricht, ist die Sicherheit, denn Information ist kein Gut, das sich einfach ersetzen oder reparieren lässt. Fällt der Strom aus, dann fließt die elektrische Energie irgendwann wieder. Fallen Informationen aus, sind diese oft nicht mehr zu ersetzen oder wiederherzustellen. QNAP NAS bieten höchste Sicherheit und verhindern zugleich den Zugriff durch unberechtigte Personen oder Behörden, was zum Beispiel Cloud-Anbieter nicht wirklich gewährleisten können. Doch zu jedem guten Datenbankserver gehört eine ebenso gute Datenverwaltungssoftware und hier kommt PaperOffice DMS ins Spiel.

PaperOffice Dokumentenmanagementsystem – der Datenmanager

Wie gut PaperOffice als DMS ist, zeigt sich schon an dem Umstand, dass der Hardware-Hersteller QNAP im Januar 2020 den Software-Hersteller PaperOffice weltweit als einzigen DMS-Anbieter für QNAP NAS autorisierte. Das nennt sich schlicht vertrauen, wobei sich PaperOffice dieses Vertrauen durchaus verdient hat. Immerhin waren schon zuvor über 950.000 Unternehmen in aller Welt von PaperOffice DMS überzeugt. Das hängt unter anderem mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis zusammen, für das PaperOffice schon mehrfach in der Fachpresse ausgezeichnet wurde und so locker auch gegen die oft überteuerte Konkurrenz bestehen konnte. Aber auch durch die simple Anbindung an den QNAP NAS, denn das leistungsfähige DMS von PaperOffice lässt sich in nur 5 Schritten ohne großartige fachliche IT Kenntnisse in Ihr QNAP NAS einbinden.

Vom grossen Vorteil sind ebenfalls Datensicherungen Ihrer QNAP NAS Datenbanken. Denn das Team von PaperOffice beschreibt Schritt für Schritt in Ihrem Workshop auf YouTube, wie eine Backup Einrichtung durchgeführt werden kann:

So wie es aussieht, haben sich mit Paperoffice DMS und QNAP NAS zwei gefunden, die ideal zusammenpassen, was zum Beispiel KMUs nur freuen kann, denn mit dieser Kombination erhalten sie eine sowohl kostengünstige wie leistungsstarke IT-Infrastruktur, die in der obersten Liga mitspielt.  

PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.

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Synology NAS und PaperOffice DMS – Datensicherheit dank Zusammenarbeit perfekter Hardware und Software

Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein Datenspeicher für Netzwerke. So wie die Geräte von Synology, dem weltweit führenden Unternehmen in diesem Bereich. Zusammen mit PaperOffice, dem bekannten Datenverwaltungssystem (DMS), bildet es eine funktionale und sehr sicherere Einheit für das Intranet eines Unternehmens.

In der Welt der modernen Kommunikation und Datenverarbeitung praktisch ein Ding der Unmöglichkeit. Hier heißt das Zauberwort für Unternehmen „Synergien“. So wie die Synergie zwischen PaperOffice Dokumentenmanagement System und Synology NAS.

Eine hervorragende Dokumentenmanagement Software wie die von PaperOffice glänzt durch eine Vielzahl von Modulen, die den Aufgaben bezüglich Dokumentenverwaltung in jeder Hinsicht gerecht wird. Dazu gehört unter anderem die Verschlüsselung der Daten, um bei unerlaubten Zugriffen dafür zu sorgen, dass die Daten-Diebe nichts mit den gestohlenen Informationen anfangen können.

Die vernünftige Lösung für Unternehmen ist deshalb die Einrichtung eines Intranets mit einem gemeinsamen Server für alle eingebundenen Terminals. Der NAS bildet dabei das Herz der Hardware, den zentralen Datenspeicher. Zugleich ist die Software PaperOffice der bildlich gesprochene Verstand des Firmen-Intranets.  

Synology NAS und PaperOffice
 
Die Funktionsweise von NAS und PaperOffice

Der zentrale Mittelpunkt eines Datenverwaltungssystems wie PaperOffice sind logisch aufgebaute Datenbanken, deren Struktur höchstmögliche Sicherheit, aber auch den blitzschnellen Zugriff erlauben.

PaperOffice macht es seinen Nutzern leicht, die bisher auf Festplatten von Laptops oder Desktop-PCs liegenden Daten auf einen gemeinsam genutzten Datenspeicher, den NAS, umzuziehen. So stehen alle Dokumente eines Unternehmens immer zur Verfügung und nicht nur dann, wenn der betreffende Kollege gerade seinen Rechner am Laufen hat und den Datenzugriff erlaubt.


Sicherheit geht vor

Natürlich geht es darum, Schwachstellen aufzudecken und dies möglichst schon, bevor ein Angriff erfolgreich war. Dabei muss nicht einmal zwischen Einzelplatzrechnern von Freiberuflern und den Netzwerken in KMUs unterschieden werden. Sehr oft dienen die Festplatten der einzelnen Computer dabei zugleich als Datenspeicher. Zum einen ist dies unproduktiv, zum anderen erleichtert dies Angriffe von außen. Die intelligente Lösung ist die Nutzung des externen Datenspeichers von Synology.
Die Trennung von Datenspeicher und Rechner erlaubt ein wesentlich höheres Sicherheitslevel und macht das Arbeiten zugleich effektiver. Nicht empfehlenswert ist jedoch die Cloud im Internet. Sensible Daten einfach in die Hände Dritter zu legen, bedeutet schlicht Kontrollverlust und den haben inzwischen schon etliche Firmen bereut.

Der zweite wichtige Punkt ist die Datenverwaltung. Herkömmliche Ordnerstrukturen der meistgenutzten Betriebssysteme sind bezüglich ihrer Handhabung eher als altbacken zu bezeichnen und orientieren sich mitunter an analogen Hängeregistraturen aus grauer Vorzeit. Darum schlagen Unternehmen und Freiberufler wiederum den falschen Weg ein und installieren verschiedene Softwarelösungen, etwa zum Suchen und dann noch zum Archivieren und letztlich noch eine zum Verschlüsseln. Der Fehler dabei ist, dass meist die Kompatibilität untereinander fehlt und das jede Software auch ein Einfallstor für Hacker sein kann. Der vernünftige Weg ist eine, wirklich nur eine, Dokumentenmanagementsoftware (DMS) die alle notwendigen Werkzeuge mit sich bringt – PaperOffice.
Dabei integriert sich PaperOffice in Synology nahtlos. Für die Einrichtung und Nutzung werden keine besonderen IT Kenntnisse benötigt. Im folgenden Workshop Video werden alle Schritte beschrieben der Synology NAS Einrichtung an einer MariaDB 10 Datenbank beschrieben

Datensicherung und Wiederherstellung aus Ihrem Synology heraus kann auch ganz leicht gewährleistet werden und wird in der Workshop Reihe Schritt-für Schritt beschrieben.

PaperOffice DMS und Synology NAS – die Team player


PaperOffice ist das Dokumenten Management System, welches sich seit über 18 Jahren auf dem Markt befindet und der beständigen Weiterentwicklung unterliegt. So gehören Funktionen und Module, welche in anderen DMS Programmen als kostenpflichtige AddOns verkauft werden, bereits als Standard mit dabei. Anbindung an Outlook, Workflow Lösungen, KI und Automatisierung, automatische Verschlagwortung, Belegerkennung und Einlernen – all das und vieles mehr ist bereits in der kleinsten Version PaperOffice One inbegriffen.
Noch ein wichtiges Sicherheitsmerkmal der Software ist beispielsweise die vollständige Übernahme der Ordnerstrukturen eines Betriebssystems und der Unsichtbarmachung des Ordnerverzeichnisses. Die meisten Hackerprogramme orientieren sich bei der Suche nach Daten an diesem Verzeichnis. Daneben verfügt PaperOffice über eine AES-1024bit-Verschlüsselung, die nicht zu knacken ist.

All dies ergänzt sich mit dem Synology NAS, einem externen Datenspeicher, dessen eigene Sicherheits-Architektur bereits ein unüberwindbares Hindernis für Internet-Kriminelle darstellt und der sich an die Ansprüche der Gegenwart wie auch der Zukunft problemlos anpassen lässt.   

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:
https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/342838/synology-nas-und-paperoffice-dms-datensicherheit-dank-zusammenarbeit-perfekter-hardware-und-software.html?fbclid=IwAR04CNpOTuvkJ1vs4qo9g2BX0txbo-eEuGsseVjUFuJDkjob0ieVFlrQMNk

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Datensicherheit jederzeit gewährleistet dank Datenbank Backup auf Synology NAS

Beim Thema Datensicherung und Backup sind heute virtualisierte Umgebungen nicht mehr wegzudenken. Als Datensicherung oder Backup bezeichnet man den Vorgang des Kopierens gespeicherter Daten auf ein anderes Medium, um Datenverlust vorzubeugen oder Daten aus dem Zeitpunkt X wiederherzustellen.

Denn es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettungsfirmen ein Teil oder manchmal alle Daten wiederhergestellt werden können. Trotzdem bleibt immer ein Schaden zurück und sei es nur der Zeitverlust während des Fehlens der Unterlagen.


Auch, wenn es sich nur um eine kurzfristige Unterbrechung handelt, können diverse Angestellte in den meisten Abteilungen ihrer Arbeit nicht mehr nachkommen – eine teure Angelegenheit. Gehen wesentliche Daten gar dauerhaft verloren, steht das Unternehmen vor einer Katastrophe.

PaperOffice DMS – keine Angst vor Datenverlust

PaperOffice DMS ist eine Software zur Verwaltung digitaler wie analoger Daten. Damit sie im betrieblichen Umfeld die bestmögliche Effizienz erzielt, ist es vorteilhaft, sie mit einer Hardware zu verbinden, die die Effizienzsteigerung auch trägt. Dazu gehört natürlich der Einzelplatzrechner genauso wie ein Netzwerk und am besten ein Server, auf dem alle Daten aus dem Netzwerk gespeichert und abgerufen werden. PaperOffice empfiehlt hierzu einen NAS (Network attached Storage) des taiwanesischen Herstellers Synology.

Mit Synology speichern, mit PaperOffice verwalten

Wenn zuvor von Dezentralisierung mit Augenmaß die Rede war, so bezog sich dies auf eine externe Datenspeicherung, bei der oftmals das richtige Augenmaß verloren geht, die Cloud im Internet. Wiederum ein bequemer Weg, aber auch nicht ungefährlich, denn die eigenen Firmendaten in die Hände Dritter zu legen, das ist so, als wenn ein Burgherr des Mittelalters die Aufbewahrung der bei einer Belagerung wichtigen Lebensmittel und Waffen außerhalb der Festungsmauern veranlasst.

Mit der logischen Kombination von PaperOffice DMS und Synology NAS zeigt sich für Anwender und Investoren ein System, das schnell, sicher, effizient und kostengünstig ist.


Doch nicht nur die Verwendung einer Synology NAS Datenbank ist empfehlenswert. Neben der sicheren, zentralen Aufbewahrung und einem raschen Wiederauffinden aller Unterlagen, spielt vor allem die Datensicherung und Wiederherstellung der Daten auf Ihrem Synology NAS eine besonders wichtige Rolle. Eine regelmäßig durchgeführte Datensicherung verhindert den Totalverlust der Unterlagen und damit verbundener Zeit.Der Datensicherungsvorgang wird leicht und erklärbar im PaperOffice Video Tutorial beschrieben

So können Sie dank dem Einsatz von 5 Minuten Ihrer Zeit kinderleicht und schnell die Datensicherungsgrundlage Ihrer Firma aufbauen.

Bestenfalls werden die Datensicherungen nicht benötigt. Tritt jedoch der Ernstfall ein, ist ein Backup unvermeidlich.
Ein abgeschirmtes, hierarchisch aufgebautes Netzwerk, wie es PaperOffice DMS und Synology NAS darstellen, das den Datenzu- und Abgang über Firewalls und Anti-Schadsoftware kontrolliert, bedeutet höchste Sicherheit, ganz im Gegensatz zur Cloud im Internet, deren Zugang meist über ein einziges, in der Regel eher unsicheres Passwort erfolgt.


PaperOffice DMS und seine Kunden befinden sich folglich bei der Datensicherheit in guter Gesellschaft, erst recht jedoch mit dem eigenen NAS von Synology.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/342400/datensicherheit-jederzeit-gewaehrleistet-dank-datenbank-backup-auf-synology-nas.html

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Revisionssichere und GoBD konforme Versionierung der Dokumente mit Dokumentenmanagement PaperOffice

Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine GoBD konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, wird immer deutlicher.

versionskontrolle
Versionskontrolle der Dokumente jederzeit möglich

Denn wer kennt diesen Fall nicht? Ein Vertrag wird mehrfach bearbeitet – eine Änderung hier, Anmerkung da, Summenabgleich und Einigung zum Schluss. So wird auch jede einzelne Änderung zur Sicherung lokal auf dem Rechner gespeichert und zur weiteren Prüfung versandt.

Wenn jetzt der Kollege abwesend ist oder der Kunde anruft und nach der Version vom letzten Monat nach Bearbeitung „XYZ“ fragt, gelangt alles ins Stocken.
Versionschaos und Redundanzen sind die Folge.
Spätestens zu diesem Zeitpunkt lohnt es sich einmal über die Versionierung bzw. Versionsverwaltung von Dokumenten nachzudenken.
Dank PaperOffice DMS und dem integrierten Modul für die Versionsverwaltung VersionControl haben Sie jederzeit volle Kontrolle über Ihre Dokumente und deren Änderungen.

Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar
Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen ist es die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird.
So wird jede Dokumentänderung erkannt und als Schattenkopie als neue Dokumentversion gespeichert.
Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes abgelegt. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann ein Dokument von welchem Bearbeiter geändert wurde. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.


Doch was ist dabei der Unterschied? Dies sowie alle Versionierungsmethode, welche PaperOffice DMS unterstützt, werden in unseren Workshop Tutorial erklärt.

Die Versionierung von Dokumenten ist eine der zentralen Funktionen von PaperOffice DMS und sorgt für die Einhaltung der Revisionssicherheit und GoBD Konformität.
Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.
Dank dem PaperOffice VersionControl weiss jeder, wann und wie ein Dokument von wem geändert worden ist. Nimmt ein Benutzer ein Dokument in Bearbeitung, wird es für andere Anwender gesperrt und ein gleichzeitiges Bearbeiten ist nicht möglich.
Mit Blick auf den letzten Punkt regelt dabei der sogenannte Check-Out und Check-In die unkomplizierte Zusammenarbeit an einem Dokument und koordiniert Zugriffsrechte. Mit der Check-Out Funktion blockiert der Bearbeiter das Dokument vorübergehend.
Mit dem anschließenden Check-In erzeugt der erste Bearbeiter das geänderte Dokument als neue Version. Die zuvor verhängte Editiersperre wird aufgehoben.

Sicherheit und Einhaltung vieler Rechtsnormen und Compliance – Mit PaperOffice VersionControl auf der sicheren Seite
Das Wichtigste an der Versionierung ist natürlich, dass sämtliche rechtlichen Vorgaben und auch die immer wichtiger werdenden Compliance-Aspekte nachweislich eingehalten werden. Denn jede Änderung des Dokumentes ist nachvollziehbar – bis hin zum Benutzer, der sie vorgenommen hat.


Das Beste an der Versionierung ist jedoch: Unternehmen sind in der Lage, die Erstellung, Überarbeitung und Verteilung wichtiger Geschäftsdokumente automatisiert zu verwalten.
Das Dokumentenmanagement PaperOffice ermöglicht so vielen Unternehmen die Revisionssicherheit erlangen. Hierbei ist es wichtig alle Änderungen an den Geschäftsdokumenten, jederzeit und schnell nachvollziehen zu können.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/340885/zusammenspiel-der-scanner-und-dokumentenmanagement-system-paperoffice.html

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Zusammenspiel der Scanner und Dokumentenmanagement System PaperOffice

Einscannen und Verwalten leicht gemacht mit PaperOffice DMS

Scanner und PaperOffice DMS

Gemäß einem internationalen Bericht von McKinsey verbringen Bürokräfte täglich 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen, was den Durchschnitt von 9,3 Stunden pro Woche entspricht.

In den meisten Büros auf der ganzen Welt herrscht eine Zweiteilung. Auf der einen Seite der digitale Bereich mit Einzel- und Netzwerkrechnern, auf der anderen Seite Unterlagen und Dokumente in Papierform. Das sorgt mitunter für Chaos und vor allem dafür, dass Zeit verloren geht. Zeit, die mit der Suche nach Inhalten aufgewendet wird.

Buchhalter, Sekretärinnen, Einkäufer, Sachbearbeiter, Disponenten und viele weitere Berufsgruppen sind täglich damit beschäftigt, Vorgänge administrativ zu bearbeiten. Oft ist dabei die Arbeit des einen Mitarbeiters von der eines anderen abhängig.

Rechnungen, Frachtscheine, Begleitbriefe, von Sendungen oder auch Bedienungsanleitungen für neue Geräte und dazugehörige Garantiescheine, um nur ein paar Beispiele zu nennen? Deren Digitalisierung lässt oft auf sich warten, weil schlicht das Personal und die Zeit fehlen. In der Folge wächst der analoge Berg.

Mit PaperOffice DMS und dem für Ihre Bedürfnisse geeignetem Scanner lassen sich die Zweiteilung und damit unnötige Zeitverluste in den Griff bekommen.

Denn PaperOffice DMS macht es möglich, dass aus analogen Papieren dort digitale Inhalte werden, wo sie anfallen.

Eine intelligent aufgebaute Indexierung übernimmt dabei über eine Stichworteingabe die Zuordnung jeder Unterlage zum richtigen Vorgang. Durch die eigene Suchmaschine in PaperOffice lassen sich anschließend alle Dokumente wiederfinden und aufrufen. Je nach Bedarf werden erfasste Schreiben mittels OCR-Texterkennung umgewandelt, um sie mit der kompatiblen Office-Software bearbeiten zu können.

Doch welche Scanner würden für die perfekte Zusammenarbeit in Frage kommen?

Zum Beispiel Multifunktionsgeräte (MFP) wie z.B. die der Firma Brother oder Konica Minolta sowie weiterer Hersteller.Drucker, Scanner und Kopierer All-in-One: Über diese zentralen Geräte gelangen die gescannten Dokumente in das zentrale Verzeichnis oder per „direct scan to mail“ als E-Mail in ein Postfach in Ihrem Outlook, welches Beispielsweise von PaperOffice überwacht wird und somit automatisiert in die Dokumentenmanagement Software gelangt.

Oder integrieren Sie ganz einfach Ihre benutzerdefinierte PaperOffice Adresse in Ihren Scanner, sogenannte DropMail Emailadresse, als Ablageort Ihrer eingescannten Dateien. PaperOffice archiviert so alle Dateien ganz einfach per Emailversand.

Für diejenigen, die auf dem normalen Weg die Papierdokumente einscannen möchten, ist das in PaperOffice standardmäßig integrierte Modul „ScanConnect“ bestens geeignet. Denn dieses unterstützt jeden Scanner, Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.

Dennoch ist es unwichtig auf welchem Weg Ihre Papierdokumente nach PaperOffice gelangen, denn dank der automatisierten OCR Texterkennung wird der Inhalt all Ihrer gescannten Dokumentationen erkannt.

Egal was aus Papier ist wird dank KI-basierter Optimierung hochpräzise gescannt und erfasst.

Schon bei der Aufnahme von Dokumenten werden deren Inhalte mittels Rohtextzerlegung indexiert. Vereinfacht ausgedrückt werden die Inhalte Wort für Wort in ein besonderes Register geschrieben, wobei der Algorithmus wiederum einzelne Wörter in einer Wortkombination erkennt und gleichermaßen aufnimmt.

Algorithmen sind die entscheidenden Bestandteile jeder modernen Software.

Dazu gehört fast immer ein Such-Algorithmus, der je nach Funktion der Software einen mehr oder weniger hohen Stellenwert besitzt. Bei einem Datenmanagementsystem wie PaperOffice hat der SuchAlgorithmus einen besonders hohen Stellenwert. Bei der Stichwortsuche von PaperOffice können sich die Anwender darauf verlassen, dass die Suche nach bestimmten Dokumenten Ergebnisse fast in Lichtgeschwindigkeit ergibt.

Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice kann aber noch weit mehr als die schnelle Digitalisierung von Unterlagen. So etwa die revisionssichere Versionierung, finanzamtkonforme Archivierung, Workflowzuweisung und KI basierte Belegerkennung und Verschlagwortung.

Fazit

Dokumente scannen und im DMS archivieren bietet Unternehmen enorme Vorteile. Alle Prozesse, an denen Dokumente beteiligt sind, werden optimiert. Datenschutz und Datensicherheit bleiben gewährleistet. Das papierlose Büro entlastet Mitarbeiter. Sie sparen sich viel Suchaufwand und Kosten. Und Sie verbessern die Rechtssicherheit Ihrer administrativen Prozesse.

Für viele Unternehmen ist PaperOffice DMS der erste Schritt zur Digitalisierung. Indem Sie Dokumente scannen und digital archivieren, erstellen Sie nämlich viel mehr als nur eine digitale Kopie des Originals. Das Einscannen macht aus unstrukturierten Informationen strukturierte Daten.

Und das bringt Ihnen ganz viel: Denn sobald Ihre Dokumente digitalisiert sind, stehen sie für digitalisierte Prozesse zur Verfügung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/340885/zusammenspiel-der-scanner-und-dokumentenmanagement-system-paperoffice.html

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