PaperOffice DMS ist ECM in Reinkultur

Der Begriff Dokumentenmanagement beschreibt üblicherweise Software, die elektronische Dokumente verwaltet. Im erweiterten Sinne ergibt sich jedoch eine sehr große Funktionsvielfalt. PaperOffice DMS erfüllt alle Ansprüche bezüglich der Definition einer erweiterten DMS und darüber hinaus auch der einer Software gemäß den Richtlinien des Enterprise-Content-Managements, dem ECM.

Innovative PaperOffice Dokumenten Management Oberfläche
Innovative PaperOffice Dokumenten Management Oberfläche

Schon die moderne Dokumentenmanagementsoftware beweist sich durch eine Vielfalt in den Anwendungen, von denen Verwaltungsbereiche von Firmen oder Behörden des vordigitalen Zeitalters nur träumen konnten, beziehungsweise dies per Hand erledigen mussten. Heute gibt es eigentlich nur noch eine analog zu bewältigende Aufgabe. Das Einscannen analoger Dokumente, um sie zu digitalisieren. Noch befinden sich die Wirtschaft und auch die staatliche Verwaltung in einer Übergangsphase. Nach wie vor bestehen riesige Archive, die noch nicht in das digitale Zeitalter überführt wurden. Doch bereits heute bewegt sich der Datenstrom zum größten Teil in Form von Bits und Bytes und dies so schnell und in einer Größenordnung, die früher weit mehr Verwaltungsangestellte erfordert hätte, als je zur Verfügung standen. Doch was kann PaperOffice DMS im Einzelnen:

• Die automatisierte Zusammenführung von Dokumente
• Die Visualisierung von Dokumenten
• Kommunikation
• Scannen und erfassen beziehungsweise umwandeln
• Archivieren
• Workflow-Management

Bezogen auf ihre Funktionen im Bereich des ECM finden sich folgende Punkte:

• Kollaboration
• Records Management
• Web-Content-Management

Ein wichtiges Merkmal des ECM ist die Bereitstellung von Daten oder Informationen in Form eines Dienstes, der unabhängig von der dahinter bestehenden Ordnerstruktur arbeitet. Dazu gehört auch die Erfassung von Änderungen und deren Versionisierung. Der Nutzer ruft mittels Stichwort ein Dokument auf, nicht den ganzen Ordner. Findet sich das Stichwort in mehreren Dokumenten, werden diese als Links angezeigt. Der Vorteil dieser Art der Bereitstellung von Daten und Informationen besteht darin, dass alles an einem Speicherort verwaltet wird und somit keine Doppellungen entstehen. Gleichzeitig bietet der zentrale Speicher eine erhöhte Sicherheit gegenüber unbefugten Zugriffen. Darüber hinaus erlaubt das ECM eine sehr hohe Anzahl gleichzeitiger Zugriffe auf ein und dasselbe Dokument, ohne dafür eine ebenso hohe Serverleistung oder unterschiedliche Softwarelösungen implementieren zu müssen. Bei PaperOffice DMS können bis zu 800 Terminals, abhängig von der Softwareversion, verwaltet werden.

Bevor es jedoch soweit ist, dass Daten, Dokumente oder einfach Informationen bereitgestellt werden, müssen diese erst einmal erfasst sein und auch hier zeigt sich PaperOffice DMS als ein Vertreter einer ECM Lösung. PaperOffice DMS ist ein einheitliches Repository für alle Arten von Informationen. Dazu besitzt PaperOffice DMS eigene Formatierungswerkzeuge. Verschiedene Dokumenten- und Datenformate sind Fluch und Segen zugleich. Einerseits erlauben sie die saubere digitale Darstellung und ermöglichen Bearbeitung beziehungsweise Sicherung, andrerseits sorgen sie bei einer übergreifenden Bearbeitung für den Zwang, die jeweils passende Software-Anwendung zu nutzen. PaperOffice DMS nutzt zur Bereitstellung eine formatierte Kopie des Original-Formats, wodurch alle an PaperOffice DMS angeschlossenen Terminals unabhängig von Formatvorgaben Dokumente anzeigen, die immer bearbeitet werden können, wenn dies die Berechtigung des Nutzers erlaubt. Das ist im Übrigen auch ein Vorteil bezüglich der GoBD/GdPDu-Konformität. Natürlich sind dies längst nicht alle Punkte, in denen PaperOffice DMS als ECM glänzt, wobei sich PaperOffice durchaus rühmen darf, es nicht zu kompliziert zu machen. Es gibt kaum eine andere DMS- oder ECM-Software, die so sehr durch Funktionsvielfalt bei gleichzeitiger Bedienerfreundlichkeit glänzt wie PaperOffice. Das die Software darüber hinaus auch noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt, bringt ihr regelmäßig gute Bewertungen in der Fachpresse ein.

Enterprise-Content-Management ist die Zukunft der Informationsverwaltung und PaperOffice DMS ist fraglos ein Vorreiter dieser Zukunft.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie hier:

https://trendkraft.io/it-software/paperoffice-dms-ist-ecm-in-reinkultur/

PaperOffice – eher ECM als DMS?

Technisch gesehen begann die digitale Revolution um die Jahrtausendwende. Heute gehen IT-Wissenschaftler davon aus, dass im Jahr 2002 erstmals mehr Informationen digital als analog gespeichert wurden. Obwohl der Übergang von analogen Vorgängen zu digitalen Prozessen in der Masse schon etwa zu Anfang der 1980er-Jahre begann, ist die eigentliche Wegmarke da zu setzen, wo eine mehrheitliche Archivierung mittels eines bestimmten Systems erfolgt. Im Prinzip wurde die digitale Revolution im Jahr 2002 unumkehrbar und damit zur erfolgreichen Revolution.

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Zufällig war das Jahr 2002 auch das Jahr, indem der Grundstein für PaperOffice gelegt wurde. Daniel Schönland programmierte die erste Version seiner Dokumentenverwaltungssoftware, die heute, 17 Jahre und viel Entwicklungsarbeit später, rund um den Globus von über 900.000 Firmen eingesetzt wird. Dabei zeigt sich im Fall von PaperOffice, das die Bezeichnung DMS oder Dokumentenmanagementsystem eigentlich nicht mehr so richtig zutreffend ist. Im engeren Sinne befasst sich das DMS mit der Bündelung digitaler Dokumente sowie der Bereitstellung eines dynamischen Ablagesystems. Im erweiterten Sinn kommt die Bürokommunikation, das Scannen und einlesen analoger Unterlagen und das Workflow-Management hinzu, alles Vorgänge, die von PaperOffice über das übliche Maß hinaus erfüllt werden. Genau hier ist der Knackpunkt, denn PaperOffice hat die Grenzen bezüglich der Funktionalität eines DMS inzwischen überschritten.

Archiv-Hierachie

Dokumente sind wichtig, weshalb schon die sumerischen Händler des Zweistromlandes, zwischen Bagdad und dem persischen Golf gelegen, vor über 5000 Jahren erste Archive anlegten, in denen die Kommunikation, Abläufe und Verträge als schriftliche Unterlagen (Tontafeln) gespeichert wurden. Die Behandlung und Nutzung dieser Archive erfuhr eine beständige Erweiterung genauso wie ihre Bedeutung. Heute ist die Archivierung ein sehr komplexes und zugleich zentrales Element jeder Geschäftsführung. Dabei ist die reine Dokumentenverwaltung die Weiterführung und die Ablösung der Schriftgutverwaltung, in der es nur um analog verfasste Dokumente geht. 

In der modernen Administration stellt der Begriff Informationsmanagement das übergeordnete Element dar, unter dem sich eine Vielzahl verschiedener innerbetrieblicher Vorgänge versammeln. Ein Teilgebiet des Informationsmanagements ist das Enterprise Content Management (ECM), dem wiederum das DMS zugeordnet wird.

Was ist ECM?

Grundsätzlich nutzt das Enterprise Content Management eine einheitliche Plattform, um alle Informationen sowohl intern wie extern bereitzustellen. Dazu gehören das Knowledgemanagement, die Archivierung, die Dokumentenverwaltung sowie das Workflowmanagement. Ebenso bindet das ECM Server und damit sowohl Internet wie Intranet mit ein. Einer der wichtigsten Punkte in der Funktionalität des ECM ist die Vermeidung von Redundanzen, also der doppelten oder dreifachen Speicherung derselben Information. Das spart viel Zeit und Kosten. Ebenso bedeutend ist der Unterschied zwischen ECM und DSM in Bezug auf die Form der Inhalte. Im ECM handelt es sich um Content, also Inhalte, im DMS um Dokumente. Der Unterschied ist gewichtig, denn formell gesehen besitzen Dokumente einen normierten Standard, eine Eingrenzung, Content hingegen nicht. Sollen geschäftliche Vorgänge so gespeichert und aufbereitet werden, dass diese exakt nachvollziehbar sind, müssen wirklich alle dazugehörende Inhalte abgespeichert werden, also auch E-Mails, Notizzettel oder Gesprächsprotokolle.

Wird nun PaperOffice mit seinem Funktionsumfang betrachtet, von der mit einer KI ausgestatteten Dokumentenerkennung über seine Integrationsfähigkeit zu anderen Programmen, der Netzwerkfähigkeit und dem Workflowmanagement, bis zum extrem hohen Sicherheitsstandard, dann bleibt nichts anderes übrig, als PaperOffice als ECM einzustufen, das dem DMS übergeordnet ist. Im Verbund mit NAS von Synology ist so das Informationsmanagement perfekt.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.openpr.de/news/1055633/PaperOffice-eher-ECM-als-DMS.html

PaperOffice – einfach zu gut für DMS?

Hier tritt ein Schwergewicht mit einem sehr guten Kosten-Effizienz-Verhältnis gegen Mittelgewichtler an, die nicht selten überzogene Honorarforderungen mit sich bringen. 

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Dokumentenarchive gibt es seit einer Ewigkeit, zumindest nach menschlichen Maßstäben. Sumerische Kaufleute hielten schon vor über 5000 Jahren ihre Geschäftsvorfälle in Keilschrift auf Tontafeln fest und archivierten diese. In Bezug auf die Dauerhaftigkeit und das Format bis heute ungeschlagen. Die Keilschrift wurde 2000 Jahre lang verwendet. Da müssen die Produzenten moderner Datenträger noch kräftig an der Technologie arbeiten, um dies einholen zu können.

Dafür kann heute aber auch wirklich alles gespeichert werden, was die Komplexität des Speichervorgangs gewaltig erhöht, von der Datenmenge ganz abgesehen. Doch mit der Archivierung allein ist es ja nicht getan. Auch das reine Wissen darum, das alle Vorgänge nach Bedarf abgerufen werden können, ist längst nicht mehr ausreichend. Die Zusammenhänge erkennen und zu nutzen, das ist heute das Kapital der Archivierung, des Informationsmanagements. 

Dokumentenmanagement ist schlicht zu wenig

Der Unterschied zwischen Informationsmanagement und Dokumentenmanagement lässt sich schon anhand der Wörter Information und Dokument erklären. Ein Dokument besitzt einen formellen, einen genormten Rahmen. Das war in der vordigitalen Zeit zur Schriftgutverwaltung ein wichtiger Faktor, um die Ordnung aufrechtzuerhalten. Information hingegen ist alles. Ein wirklich gutes Archiv beinhaltet alles, denn nur so lassen sich bestimmte Vorgänge nachvollziehen und die Informationen, die neben der quasi offiziellen Dokumentation anfallen, bergen nicht selten wichtigere Inhalte als die Ordner mit den formellen Vorgängen. 

Als Daniel Schönland im Jahr 2002 sein erstes PaperOffice entwickelte, war dies eine ordentliche Dokumentenverwaltungssoftware, eine DMS. Innerhalb der nächsten 17 Jahre, bis zum heutigen Tag, kamen dann aber viele weitere Funktionen hinzu. Es darf deshalb durchaus die Frage gestellt werden, ob PaperOffice unter dem Begriff des Dokumentenmanagements einzuordnen ist oder vielmehr unter der Bezeichnung Enterprise Content Management (ECM). In Anbetracht dessen, was eine Dokumentenverwaltungssoftware können soll und was PaperOffice kann, darf die Software zweifellos im höher bewerteten ECM klassifiziert werden. 

ECM – Teilbereich des Informations-Management

Während sich eine DMS auf die Bündelung und Einordnung von Dokumenten sowie deren Archivierung als dynamisches Ablagesystem konzentriert, sowie die Aufgabe übernimmt, eingescannte Dokumente umzuwandeln und ebenfalls zu archivieren, ist der Aufgabenbereich des ECM wesentlich breiter gefächert. 

Zunächst umfassen die Hauptkomponenten des ECM folgende Aufgaben:

Erfassung
Verwaltung
Speicherung
Bewahrung
Ausgabe

Soweit bestehen zur DMS durchaus Übereinstimmungen, die Unterschiede werden jedoch in den Unterkomponenten des ECM deutlich:

Dokumentenmanagement
Kooperation mit unterstützenden Systemen
Intranet- und Internet-Management
Records Management
Workflow beziehungsweise Vorgangsbearbeitung

Schon ein kurzer Blick auf die Möglichkeiten, die PaperOffice seinen Anwendern bietet, zeigt, dass hier eigentlich kein DMS am Werk ist, sondern ein ausgereiftes ECM. Kein Wunder, das PaperOffice regelmäßig in den Fachzeitschriften Preis-Leistungs-Sieger in der Kategorie DMS ist. Hier tritt ein Schwergewicht mit einem sehr guten Kosten-Effizienz-Verhältnis gegen Mittelgewichtler an, die nicht selten überzogene Honorarforderungen mit sich bringen.

Informations-Management nach Bedarf

PaperOffice überzeugt in jeder Hinsicht, ob nun in der Erfassung analoger oder elektrischer Informationen, in der maschinell erzeugten Information, etwa durch Erfassung von EDI- oder XML-Dokumenten genauso wie in der Abspeicherung praktisch jeden digitalen Formates, auch Bild, Video und Ton. 

Die Erkennung von Bar- oder QR-Codes, die Formularverarbeitung und Vordruckverarbeitung wie auch die Bearbeitung von E-Forms erfolgt bei PaperOffice über PIA, eine KI, die durch Abgleich mit bereits gespeicherten Informationen die richtige Zuordnung der eingehenden Dokumente veranlasst und aus diesen nach Wunsch neue Inhalte erstellt. Die Möglichkeiten von PaperOffice sind damit noch lange nicht erschöpft. 

Fazit: PaperOffice ist astreines Enterprise Content Management.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

http://www.live-pr.com/paperoffice-einfach-zu-gut-f-r-r1050725493.htm