Digitale Workflow Funktionen für Ihr Unternehmen dank Dokumentenmanagement PaperOffice DMS

Weder die Fachwelt noch die weltweit über 900.000 Nutzer stellen infrage, das PaperOffice eine überdurchschnittliche Dokumentenmanagement Software ist. Das ist fast auch schon zu erwarten, beschäftigen sich die Fachleute von PaperOffice doch seit über 17 Jahren mit dieser DMS. Das besondere dabei ist, das sich die Mitarbeiter bei PaperOffice nicht einfach damit begnügen, den herkömmlichen Ansprüchen an die digitale Dokumentenverwaltung gerecht zu werden, sondern immer einen Schritt weiter sind. So zum Beispiel durch die Integration des Workflow Management.

In der betriebswirtschaftlichen Software-Architektur ist das Workflow Management üblicherweise ein Bestandteil des Computer Supported Cooperative Work, kurz CSCW, was wiederum eine Vielzahl von Aufgaben beinhaltet. Das Workflow Management, für sich alleine gestellt, beschäftigt sich vor allem mit den Rahmenbedingungen, die notwendig sind, um einen Workflow innerhalb eines Netzwerkes zu ermöglichen. Kurz gesagt, damit Teamplayer vernünftig arbeiten können.

PaperOffice Workflow – einfache Aufgabenzuweisung ist gut, digitale Freigabe ist besser
Genies wie zum Beispiel Albert Einstein sind oder waren eher selten echte Teamplayer und vollbringen erstaunliche Leistungen meist im Alleingang. Fraglos sind natürlich auch Menschen mit einem weit überdurchschnittlichen IQ auf einen Gedankenaustausch und soziale Kontakte angewiesen, jedoch weniger, um sich geistig zu befruchten, sondern vielmehr aus Gründen der Zwischenmenschlichkeit. Der große Durchschnitt jedoch fährt in der Gruppe besser. Immerhin hat es der Mensch als Teamplayer weit gebracht. Der moderne Homo Sapiens war von Anfang an ein Netzwerker und ist es heute mehr denn je.
PaperOffice trägt dieser evolutionären Entwicklung durch die Integration des Workflow Managements in ihr Dokumenten-Verwaltungssystem Rechnung.

Das leistungsfähige und umfangreiche Workflow-Modul PaperOffice Control ermöglicht die Zuweisung und Bearbeitung komplexer Abläufe, steuert Dokumenteninformationen sowie Aufgaben effizient durchs Unternehmen. Dabei können sowohl einfache, als auch komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen definiert werden. So können zu den einfachen Freigabe-Workflows auch umfangreiche Prüf- und Freigabeprozesse realisiert werden, wie eine Rechnungsfreigabe, indem mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen durch rot-grüne Abfragen, wie bei einer Ampel, definiert werden. Zudem können digitale Freigaben angefordert und weiterführende Aktionen ausgeführt werden. So wird die Prozessübersicht stets im Auge behalten.

Was können Teamplayer vom PaperOffice Workflow erwarten?
Der englische Begriff Workflow, im Deutschen Arbeitsfluss oder Arbeitsablauf, benötigt einen Rahmen oder besser entsprechende Tools, um einen gemeinsamen Arbeitsablauf realisieren zu können. In PaperOffice ist dieser Rahmen geschaffen worden, um Arbeitsgruppen die perfekte Organisation ihrer zu bearbeitenden Projekte möglich zu machen, ohne dass dabei die innerbetrieblichen Grenzen gesprengt werden. Das ist einer der Unterschiede, die den PaperOffice Workflow von herkömmlicher Projekt-Software unterscheiden.

Projekte beginnen meist mit der Stellung einer Aufgabe an einen oder mehrere Mitarbeiter, die üblicherweise zunächst organisatorischen Aufwand betreiben müssen. Gut, wenn in dem jeweiligen Unternehmen die PaperOffice DMS bereits für die Dokumentenverwaltung installiert ist, denn die übernimmt einen Großteil der Organisation, was letztlich Zeit und Kosten spart.
Mit PaperOffice Workflow optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, senken die Kosten und werden insgesamt produktiver.
So hat jeder Mitarbeiter stets jederzeit den Überblick über bestehende Workflows und somit die Kontrolle über alle Prozesse. Bearbeiten und Freigeben kann die Workflows nur derjenige, der die zugewiesen bekommt.

Sicher, schnell und effizient – PaperOffice Workflow
In PaperOffice können sich Gruppen oder Teams blitzschnell organisieren und auch abgrenzen, etwa wenn es um Betriebsgeheimnisse oder Neuentwicklungen geht. Trotzdem steht den Projektmitarbeitern der volle Umfang des PaperOffice Datenarchivs zur Verfügung und dies mit der integrierten Live-Stichwortsuche in Sekundenbruchteilen. Die erforderlichen Unterlagen können wiederum im Rahmen der Teamarbeit bearbeitet und erweitert werden, wobei die OCR-Volltexterkennung mit Stichwortindexierung bei Bedarf aus analog vorliegenden Dokumenten schnell und problemlos digitale Inhalte macht, die dem Team sofort zur Verfügung stehen. Dazu genügt schon eine Handycamera.

Im PaperOffice ist jedes Mitglied eines Teams zu jeder Zeit über den Stand der Dinge und den Fortschritt im Ganzen wie im Detail informiert. Dazu braucht es bei PaperOffice keinen extra Büroraum, es braucht noch nicht einmal alle Team-Mitglieder in derselben Stadt. Die PaperOffice AES-1024 Dokumentenverschlüsselung gewährt selbst in der schriftlichen Kommunikation von Land zu Land größtmögliche Sicherheit.
Zudem stellt das PaperOffice Team präzise Anleitungen zu der Workflow Erstellung und Verwaltung nicht nur in Ihrem HelpDesk bereit https://help-de.paperoffice.com/963 sondern veröffentlicht genaue Anleitungen als Workshops in YouTube https://video.paperoffice.com/de/workflow

PaperOffice DMS mit Workflow Management, für Teams mit großen Zielen.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/digitale-workflow-funktionen-fuer-ihr-unternehmen-dank-dokumentenmanagement-paperoffice-dms/

PaperOffice DMS für Immobilienmanagement

PaperOffice ist perfekt für die Immobilienwirtschaft

Dokumenten Verwaltung leichtgemacht

Was haben die Schweiz, Deutschland und Österreich gemeinsam? Natürlich die Sprache, aber auch einen anderen interessanten Aspekt, der für so reiche Länder fast schon etwas seltsam anmutet. Innerhalb Europas sind diese drei Länder diejenigen mit dem höchsten Mietwohnanteil: Schweiz 57,5 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Deutschland 48,5 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Österreich 44,6 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Warum nun die Verteilung von Mietwohnungen und Häusern zu Immobilieneigentum von Land zu Land so unterschiedlich ausfällt, beruht auf sehr vielen verschiedenen Faktoren. Immerhin ergibt sich für die DACH-Länder aus diesen Zahlen, dass ein erheblicher Aufwand für das Immobilienmanagement betrieben werden muss, denn neben der Verwaltung von Immobilieneigentum fallen bei Immobilien, die vermietet werden, zusätzliche Aufgaben an.

PaperOffice DMS – die Software für Immobiliendienstleister

Ein Haus ist aus Sicht der Verwaltung ein durchaus komplexes Objekt und dies keineswegs nur in Bezug auf große Gebäude wie etwa das Colonia-Haus in Köln, ein 147 m hoher Wohnturm mit 352 Eigentumswohnungen und 21 gewerblich genutzten Einheiten. Schon ein Einfamilienhaus erfordert ein gewisses Management und mit jeder weiteren Immobilie steigt der Aufwand. Nachfolgend ein paar Dinge, um die es sich in unterschiedlich starker Weise zu kümmern gilt:

  • Grundsteuer
  • Versicherungen
  • Gutachten
  • Finanzierung
  • Neubau
  • Reinigung
  • Sanierung
  • Vermietung
  • Verkauf
  • Neuvermietung
  • Heizung
  • Wasserversorgung
  • Strom
  • Hausmeisterdienste
  • Entrümpelung
  • Renovierung
  • Reparaturen

Teilweise unterteilen sich die aufgeführten Segmente wiederum in weitere Aufgabenbereiche, etwa die Hausmeisterdienste oder das Facility Management. Ob nun Hausverwaltung, Immobilienmakler, Gutachter, Finanzdienstleister, Reinigungsdienst oder Handwerker, mit der Dokumentenverwaltung Software PaperOffice erhält Ihre Administration eine klare, übersichtliche Struktur.

Was leistet PaperOffice DMS in der Immobilienwirtschaft?

Als Dokumentenmanagementsoftware (DMS) ist PaperOffice ein hervorragendes Instrument zur Objektbetreuung. Zunächst einmal lassen sich alle Unterlagen, die ein Haus oder eine Wohneinheit betreffen, schnell und einfach digitalisieren, der frisch unterschriebene Mietvertrag genauso wie die Handwerkerrechnung oder die Stromzählerstände. Ob nun das analoge Archiv im Keller oder eine Aufnahme vom Handy. Über die leistungsstarke OCR-Texterkennung werden Dokumente so umgewandelt, dass Texte und Zahlen bearbeitet werden können. Zuvor jedoch erfolgt die GoBD-konforme Abspeicherung. Von nun an übernimmt bei PaperOffice die Verwaltung der Unterlagen eine künstliche Intelligenz namens PIA.

PaperOffice intelligente Ablage oder kurz PIA sorgt dafür, dass alles am richtigen Platz ist und die Aufmerksamkeit erhält, die jeder Vorgang benötigt.

PIA erkennt selbständig anhand von Bildmarken und Stichwörtern eingehende Dokumente und ordnet diese automatisch und zeitlich geordnet den Objekten oder vielleicht auch einem bestimmten Kunden oder Klienten zu.

PIA erinnert daran, wenn zum Beispiel periodisch durchzuführende Wartungsarbeiten fällig sind oder generiert beliebige Listen aus abgespeicherten Daten, erstellt Schreiben und kann auf Wunsch bestimmte Informationen bereitstellen. Dabei ist der notwendige Datenschutz immer gewährt, denn einerseits wird PaperOffice DMS auf der weltweit meistgenutzten Systemsoftware, Microsoft, installiert, andrerseits besitzt PaperOffice einen eigenen Verschlüsselungsalgorithmus auf Basis von AES 1024.

Dienstleister im Bereich Immobilien, die PaperOffice DMS nutzen, besitzen klare Vorteile gegenüber ihren Mitbewerbern, ob nun in Deutschland, der Schweiz oder in Österreich.

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Dokumentenverwaltung PaperOffice – Digitalisierung für KMU perfekt gemacht

Zeit ist in vielen Firmen ein unterschätzter oder auch ignorierter Kostenfaktor. Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice sorgt durch effiziente Datenverwaltung für Zeitersparnis und Kostensenkung.

Sie ringt so manchem Firmeninhaber ein oft gequältes Lächeln ab, die Frage nach dem Zeitmanagement in der Verwaltung. Es ist ein nur schwer in den Griff zu bekommendes Problem, denn die Schnittstellen, an denen Zeitverluste auftreten können, sind vielfältig. Auch in einer weitgehend digitalisierten Verwaltungsumgebung, denn digital bedeutet nicht automatisch effizient. Die meisten Unternehmen besitzen das, was als eine gewachsene IT-Infrastruktur bezeichnet wird. Das bedeutet in der Realität ein mehr oder weniger gleichmäßiger Zuwachs an Rechnern, entsprechend einem wachsenden Personalstand, aber auch einem wachsenden Ablage-Wirrwarr. Die Vernetzung erfolgt üblicherweise über das firmeneigene Intranet, doch die eigentliche Datenverwaltung erledigen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jeder für sich. Die Bereitstellung wichtiger Unterlagen ist so nicht selten an die Anwesenheit eines oder einer bestimmten Sachbearbeiterin gebunden. Doch das ist nur ein Teil der Möglichkeiten, in der Datenverwaltung Zeit und Geld zu verlieren.

Die ewige Suche

Unterschiedliche Studien zeigen auf, das ein nicht unbeträchtlicher Teil der Arbeitsstunden im administrativen Bereich dafür aufgewendet wird, Unterlagen im Datenspeicher zu suchen, die dort irgendwann einmal abgelegt wurden. Das Weltweit am meisten genutzte Betriebssystem für PCs, Windows von Microsoft, bietet dafür keine geeigneten Bordmittel. Dabei wächst die Datenflut beständig, und zwar exponentiell. Immer mehr Geräte und Maschinen sind mit Mikroprozessoren oder Computern ausgestattet, die Daten erfassen und versenden. Das Internet der Dinge ist im Unternehmensbereich schon seit Jahren Realität, die Verwaltung der Daten oft jedoch eine Realität von gestern.

Dabei bietet sich mit PaperOffice DMS eine umfassende Lösung für die bestehenden Problematiken an. Die Kernpunkte hierbei sind:

Effizienz im Büro

Sicherheit digitaler Daten

Senkung der Verwaltungskosten

Verbesserung der internen wie externen Kommunikation

PaperOffice DMS bietet mit einer integrierten Hochleistungs-OCR-Software die fließende Umwandlung analoger Unterlagen in digitale Daten. Dabei nutzt PaperOffice verschiedene Schnittstellen. Es muss nicht der Einzugsscanner sein, sogar das Foto einer Handy-Camera reicht aus, um darauf befindliche Schriften, Zahlen und Tabellen richtig zu erfassen. Im nächsten Schritt erfolgt die zentralisierte Archivierung, auf die alle berechtigten Personen gleichermaßen Zugriff haben. Die Frage, wo denn nun was abgespeichert ist, gehört mit PaperOffice der Vergangenheit an. Damit aber auch hier keine „ewige Suche“ beginnt, besitzt PaperOffice DMS eine eigene Suchmaschine, die alle eingespeicherten Unterlagen automatisch nach Schlagwörtern und Datum indexiert. In Bruchteilen von Sekunden stehen so gesuchte Unterlagen zur Verfügung.

Doch PaperOffice kann noch mehr. Mit PIA, der künstlichen Intelligenz von PaperOffice, lassen sich aus dem Datenspeicher heraus Formulare und Listen erstellen und mit nur einem Klick versenden. Das Workflow-Management von PaperOffice DMS macht die Verwaltung und das Controlling von Projekten oder die Kommunikation zu externen Mitarbeitern so einfach wie das Meeting im Konferenzraum, nur wesentlich preiswerter und effektiver, denn die Bereitstellung von Ideen oder Dokumenten erfolgt 24 Stunden rund um die Uhr und nicht nur zu den Bürozeiten.

Eine Frage der Sicherheit? 

Auch in diesem Bereich trumpft der oftmalige Preis-Leistungs-Sieger in der Fachpresse mit einem ausgeklügelten Passwort-Management sowie einer 1024-bit-AES-Verschlüsselung aller Daten. Hacker, Schadsoftware und Betriebsspione haben keine Chance. Zugleich ist PaperOffice natürlich DSGVO-Konform und das Team von PaperOffice empfiehlt statt der externen Cloud einen NAS, einen eigenen Netzwerk-Datenspeicher, der auch die staatlich sanktionierte Spionage verhindert.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/330689/dokumentenverwaltung-paperoffice-digitalisierung-fuer-kmu-perfekt-gemacht.html

PaperOffice DMS – Sicherheit ohne Cloud

Cloud-basierte DMS-Software – Eine Sicherheitslücke ?

Die Cloud, der Datenspeicher im Internet, ist bei Unternehmen beliebt, aber sind die Daten in der Cloud wirklich sicher?

Das Team von PaperOffice DMS, eines der führenden Software-Studios im Bereich der Dokumentenverwaltungssysteme, sieht in der Cloud eine wachsende Gefahr für Unternehmen und dies gleich von zwei Seiten. Einmal durch gesetzlich legalisierte Zugriffe staatlicher Stellen und zugleich die Gefahr, dadurch den Anforderungen aus den Grundsätzen der DSGVO zum Datenschutz nicht mehr gerecht zu werden.

Cloud-basierte DMS-Software – Eine Sicherheitslücke ?
Die Cloud, der Datenspeicher im Internet, ist bei Unternehmen beliebt, aber sind die Daten in der Cloud wirklich sicher?

Tatsächlich können in einer Cloud gelagerte Daten sowohl den Cloudbetreiber als auch den Daten-Inhaber in eine Zwickmühle bringen. Der eine, der Cloudbetreiber, wird unter Strafandrohung gezwungen, die Daten etwa Ermittlungsbehörden offenzulegen, der andere begeht einen Verstoß gegen das Datenschutzgesetz, wenn die Daten offengelegt werden. Denn der Daten-Inhaber steht in der Verantwortung, auch wenn die Daten bei einem Drittanbieter in einer Cloud gespeichert sind.

Staatliche Stellen in den USA, aber auch in der EU, wollen den Zugriff auf Daten, die in den Clouds von Drittanbietern gespeichert sind. In den Vereinigten Staaten von Amerika bestand dazu bereits seit dem Jahr 2001 der Patriot Act, der im Jahr 2018 vom Cloud Act nicht nur abgelöst, sondern inhaltlich erweitert wurde. Wenn zuvor die Daten, die in einem Server mit Standort USA gespeichert waren, von US-Behörden einsehbar waren, sind es nun auch die Daten, die auf Servern in der EU gelagert sind, wenn diese einem US-Unternehmen gehören.

Aber auch Firmen aus der EU, die einen Standort in den USA betreiben oder dort eine Tochtergesellschaft besitzen, unterliegen somit dem Cloud Act und verletzten somit automatisch das DSGVO, da Sie durch den Cloud Act der US Regierung gezwungen sind unbegrenzten Zugriff auf alle verfügbaren Dokumente wie auch sensiblen Kundendaten, Firmengeheimnisse oder sogar Forschungsdaten ohne Ausnahme offenzulegen.

Treuhändersystem – keine Lösung

Einer der großen Cloudanbieter, Microsoft, versuchte dies zu umgehen, indem Daten von EU-Firmen, die eigentlich auf Microsoft-Servern in der EU gespeichert waren, treuhänderisch an T-System zur Verwaltung übergeben wurden. Doch dies funktionierte nur kurzzeitig. Nach Angaben von Microsoft war der Aufbau des Netzwerkes von T-System zu den Microsoft-Clouds zu kompliziert und schwer integrierbar. Vorstellbar ist aber auch, dass von US-Regierungsseite Druck aufgebaut wurde, das Treuhandsystem fallen zu lassen.

Doch auch in der EU sind die Planungen inzwischen vorangeschritten, vor allem Ermittlungsbehörden den Zugriff auf die EU-Clouds zu erlauben. Die sogenannte E-Evidence-VO ist eine geplante, aber noch nicht in Kraft gesetzte Verordnung, die es den Ermittlungsbehörden einzelner EU-Ländern erlauben würde, in die Clouds aus Nachbarländern Einsicht zu erhalten, selbst wenn die Ermittlung auf einen Verdacht hin erfolgt, der im anderen Land nicht strafbar wäre. Es kommt noch dicker. Nach dem jetzigen Entwurf der E-Evidence-VO müsste nicht einmal der zwischenstaatliche Rechtsweg eingehalten werden. So könnte beispielsweise eine niederländische Staatsanwaltschaft einen deutschen Cloudbetreiber zwingen, bestimmte Daten herauszugeben, ohne vorher die deutschen Behörden über den Vorgang zu informieren. Der Datenschutz nach DSGVO wäre komplett ausgehebelt. All das zeigt, wie unsicher es heute ist, Firmendaten in der Cloud eines Drittanbieters zu speichern.

PaperOffice DMS und NAS-Server, sicherer als die Cloud

Eine der Kernkompetenzen von PaperOffice ist die sichere und effiziente Datenspeicherung innerhalb der DMS. Das Unternehmen, das seit 2002 mit seinem Produkt PaperOffice DMS auf dem Markt ist, spricht also nicht von ungefähr, wenn es die Datenspeicherung in der Cloud für bedenklich hält. PaperOffice sieht die Lösung vielmehr in der Nutzung eines Network Attached Storage, kurz NAS. Es ist praktisch die eigene Firmen-Cloud des jeweiligen Unternehmens, die auf einem netzgebundenen Speicher basiert. Hersteller wie Synology oder QNAP bieten hierzu ausbaufähige NAS-Geräte an, die mit der PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware kompatibel sind und den gleichen, wenn nicht besseren Komfort bieten wie die Cloud eines Drittanbieters, aber weitaus sicherer sind in Bezug auf den Schutz der gespeicherten Daten, egal vor wem.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/330616/paperoffice-dms-sicherheit-ohne-cloud.html

PaperOffice DMS – Effizienz durch Digitalisierung

Jeder tief greifende Wandel benötigt seine Zeit, so auch die betriebliche Digitalisierung. Mit PaperOffice DMS wird der Übergang in jeder Hinsicht erleichtert.

Als das Automobil vor über 120 Jahren langsam aufkam, glaubte so mancher, dass es sich nur um eine Spielerei handele und das Pferd nie verdrängen würde, so etwa der damalige deutsche Kaiser. Als die ersten Großrechner ihre Arbeit aufnahmen, dachte ausgerechnet der damalige IBM-Chef, dass Computer nur für Großfirmen geeignet seien und es davon weltweit nur ein paar geben wird und Robert Metcalfe, der Gründer von 3Com, ein US-Netzwerkausrüster, der heute zu Hewlett-Packard gehört, verkündete in den 1980er-Jahren das Ende des Internets für das Jahr 1996. Alle drei lagen, obwohl mehr oder weniger Profis, mit ihren Prognosen leicht daneben.

Jeder tief greifende Wandel benötigt seine Zeit, so auch die betriebliche Digitalisierung. Mit PaperOffice DMS wird der Übergang in jeder Hinsicht erleichtert.

Auch in Bezug auf die Digitalisierung von analogen Daten gab und gibt es Skeptiker. Muss das denn sein? All die vielen Aktenordner im Archiv in Bits und Byte umwandeln? Wozu und was bringt es? Nun, was brachte das Auto im Verhältnis zum Pferd?

PaperOffice DMS – vom Stall zur Garage

Zugegeben, wen ein Unternehmen über Jahrzehnte ein analoges Archiv aufgebaut hat, besitzt es meist durchaus effiziente Strukturen, diese zu verwalten, verhältnismäßig. Denn mit der Digitalisierung stehen Firmen Werkzeuge zur Verfügung, die im Bereich der Lichtgeschwindigkeit arbeiten. Da kommt eine noch so gut geführte analoge Ablage schlicht nicht mit. Jedoch machen viele Firmen den Fehler, die falschen Werkzeuge zur Digitalisierung einzusetzen. Das Ende vom Lied sind dann zerfaserte Netzwerkstrukturen, unzählige Dateiablagen, miteinander konkurrierende oder nicht kompatible Software sowie Mitarbeiter, die gezwungenermaßen jeder für sich dahin wurschteln. Tatsächlich können solche Fehler eine digitalisierte Ablage noch langsamer als den analogen Vorgänger machen.

Es kommt also auf das richtige Werkzeug an. So wie PaperOffice DMS. Ein wahres Multitool oder Schweizer Taschenmesser in Bezug auf die Digitalisierung. Mit dem Einsatz der Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice ergeben sich verschiedene Verbesserungen, wobei übergeordnet folgende Segmente profitieren:

Büro-Effizienz

IT-Sicherheit

Verwaltungskosten

Interne und externe Kommunikation

Der erste Schritt hin zum digitalisierten Büro ist natürlich die Wandlung analoger Unterlagen in digitalisierte Dokumente. PaperOffice DMS nutzt hierzu sowohl eine Hochleistungs-OCR-Texterkennung als auch eine KI-Software. Mit der in PaperOffice integrierten künstlichen Intelligenz namens PIA (PaperOffice Intelligente Ablage) werden eingescannte Dokumente automatisch richtig zugeordnet und PIA erstellt je nach Anforderung entsprechende Formulare und Listen. Hinzu kommt eine integrierte Suchmaschine, die Unterlagen nach indexierten Schlagwörtern sucht und blitzschnell findet.

Betriebsspione wie auch Erpresser, Stichwort Ransomware, haben durch PaperOffice DMS keine Chance. Alle Dokumente und Ordner unter PaperOffice werden mittels 1024-Bit-AES-Code verschlüsselt. Das dazugehörige Passwortmanagement sorgt auf allen Zugriffsebenen dafür, das unberechtigte Zugriffe abgeblockt, aber auch die lückenlose Rückverfolgung aller Vorgänge möglich ist.

Mit PaperOffice DMS werden die Verwaltungskosten erheblich gesenkt. Zum einen schon durch das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis der Dokumentenmanagementsoftware, zum anderen aber auch durch die Zentralisierung aller innerbetrieblichen Verwaltungsvorgänge. Die größte Kostenreduktion ergibt sich hierbei durch die Zeitersparnis, die jeder einzelne Mitarbeiter bei der Nutzung von PaperOffice erfährt.

Das Workflow-Management von PaperOffice erlaubt die effiziente und übersichtliche Aufgabenverteilung sowie ein durchdachtes Controlling sowohl interner wie externer Mitarbeiter und Projekte.

Letztlich empfiehlt PaperOffice seinen Kunden die Nutzung von NAS, Network Attached Storage. Aufgrund der langjährigen Erfahrung rät das Team von PaperOffice von externen Cloud-Lösungen bei der Datenspeicherung ab. Ein interner NAS-Server ist Ausfallsicher, besitzt die gleiche Effizienz wie eine Cloud und verhindert den ungewollten Zugriff staatlicher wie krimineller Institutionen. PaperOffice DMS, vom analogen Pferd direkt zum digitalen Sportwagen.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/330563/paperoffice-dms-effizienz-durch-digitalisierung.html