Digitales Büro leicht gemacht

Das Ziel übererfüllt

Schon in den ersten Hochkulturen der Menschheitsgeschichte, die über eine Schriftsprache verfügten, gab es Dokumentenarchive. So etwa bei den Sumerern, ein Volk, das im Zweistromland zwischen dem heutige Bagdad und dem persischen Golf siedelte. Sie hatten sich schon vor 5000 Jahren von einer Agrar-Gesellschaft zu einer Handel treibenden Gemeinschaft entwickelt. Archäologen fanden bei Ausgrabungen zahlreiche Tontafeln mit Keilschriften, die nicht etwa schöne Gedichte ferner Zeiten enthielten, sondern ganz nüchtern Rechnungen, Frachtaufstellungen oder Geschäftskorrespondenz.

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Dazu besaß jedes sumerische Handelshaus, aber auch die damaligen Behörden Dokumentenarchive, in denen die Tontafeln gelagert wurden. Es gab sogar Aufbewahrungsfristen. Nach deren Ablauf wurden die Tontafeln im Hausbau verwendet. Übrigens war die verwendete Keilschrift keineswegs ein steinzeitliches Format. Während heute unzählige Formate zur Verfügung stehen oder besser für Verwirrung sorgen, wurde die Keilschrift einheitlich 2000 Jahre lang genutzt. Ob in weiteren 2000 Jahren die Archäologen der Zukunft über uns schriftliches ausgraben können, ist mehr als fraglich und sollte es ein Datenträger schaffen, bis dahin mit intakten Daten zu überleben, wird wohl kein passendes Lesegerät zur Verfügung stehen.

Doch das eine ist lange zurückliegende Vergangenheit, das andere Zukunftsmusik. Im hier und heute gibt es nach wie vor Dokumentenarchive. Bis etwa zum Anfang des 21. Jahrhundert überwiegend in Papierform und jetzt immer mehr digitalisiert. Auch wenn uns das Computerzeitalter eben das Problem mit der Formatvielfalt lieferte, es lieferte uns auch Lösungen, um aus einem digitalen Archiv eine Anwendung zu kreieren, die weit mehr kann, als Ordner in Schränken verstauben zu lassen.

DMS – Dokumentenmanagementsoftware

Auch im PC, in digitalisierter Form, können Dokumente recht nutzlos sein und nur darauf warten, das die Frist, bis sie wirklich nicht mehr benötigt werden, abgelaufen ist und sie gelöscht werden. Sie können aber auch über eine DMS wie PaperOffice dem digitalen Archiv zugeordnet werden und dann ist es vorbei mit der Nutzlosigkeit.

PaperOffice macht aus Dokumenten, aber auch aus jedem anderen Content Informationsquellen. Zunächst werden analoge wie ebenso digitale Inhalte über eine OCR-Volltextkennung eingelesen und bestimmte Stichworte des jeweiligen Textes in ein Schlagwortverzeichnis aufgenommen. Damit dies auch automatisch funktioniert und nicht bei jedem Dokument ein Mitarbeiter prüfen muss, wo und wie die Archivierung stattzufinden hat, gibt es die Paperoffice Intelligente Ablage, kurz PIA genannt. PIA ist eine echte KI, deren Algorithmen in der Lage sind, immer wieder vorkommende Strukturen eines Dokuments zu erkennen und so dem richtigen Platz im Archiv zuzuordnen. PIA erkennt Namen, Adressen, Telefonnummern, aber auch Logos oder Barcodes. Das bedeutet, das etwa bei der Digitalisierung analoger Archive, die noch zu Tausenden in Firmenkellern schlummern, weit weniger manpower benötigt wird, denn PIA ist ja da. Was PIA wirklich drauf hat, zeigt das Video:

Der Funktionsumfang von PaperOffice übersteigt das, was von einer DMS eigentlich erwartet wird. PaperOffice generiert aus bestehenden Unterlagen Formulare und Vordrucke und erleichtert über das Workflowmanagement die interne wie externe Projektarbeit. Daniel Schönland, CEO und Gründer von PaperOffice, hat in nun über 17-jähriger Entwicklungsarbeit zusammen mit seinem 45-köpfigen Team eine Dokumentenverwaltung geschaffen, die mit dem Kürzel DMS im Grunde ihr Licht unter den Scheffel stellt. Es ist weit eher ein Enterprise Content Management System (ECMS).

Eine höherwertige Software, die zugleich von der Fachpresse regelmäßig zum Preis-Leistungs-Sieger erklärt wird. 

Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/328049/papierloses-buero-paperoffice.html

PaperOffice mit PIA-KI

Dokumenten- Ablage in Perfektion

Der Begriff „Ablage“ besitzt in den etwa 3,5 Millionen Unternehmen, die es aktuell in Deutschland gibt, einen sehr unterschiedlichen Stellenwert. Manchmal besteht die Ablage aus ein paar Schubladen, in die alles gestopft wird, was so an Brief- und Dokumentenverkehr anfällt. In anderen Unternehmen ist die gute alte Hängeregistratur nach wie vor im Einsatz, mitunter noch in demselben Schrank, der vor 50 Jahren dafür angeschafft wurde. Wieder andere sind zumindest teilweise im digitalen Zeitalter angekommen und kämpfen an zwei Fronten, der analogen und der digitalen Ablage.

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Eine Gruppe der KMUs, der kleinen und mittleren Unternehmen in der Bundesrepublik, die über 99 % aller Firmen in der Bundesrepublik ausmachen, hat sich jedoch dafür entschieden, nur noch den digitalen Weg zu beschreiten.

Das ist fraglos der einzige zukunftsweisende Weg und wer hierbei möglichst frühzeitig auf die richtigen Werkzeuge setzt, hat schlicht die Nase vorn. Doch welches digitale Werkzeug ist denn am besten geeignet, die Ablage eines Unternehmens so zu organisieren, das der Betrieb davon in möglichst hohem Maße profitiert?

PaperOffice DMS ist die Antwort darauf

Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice glänzt vor allem damit, nicht als ein mit Modulen überladenes Programm zu erscheinen, für dessen Bedienung die jeweiligen Mitarbeiter mehrmals auf tagelange Kurse geschickt werden müssen oder zu dessen Installation und Inbetriebnahme über Wochen hinweg teure Berater die Büroräume mit Beschlag belegen.

Das Tolle an PaperOffice DMS ist nicht nur die intuitive Bedienbarkeit, PaperOffice ist zudem mit einer KI, einer künstlichen Intelligenz ausgestattet. Diese KI hört auf den hübschen Namen PIA, wobei diese drei Großbuchstaben die Anfangsbuchstaben folgenden Begriffs sind:

·         PaperOffice

·         Intelligente

·         Ablage

Wie der menschliche Geist sich dadurch auszeichnet, das er beständig lernt und dazu noch das erlernte mit den bisherigen Erfahrungen logisch verknüpft, so lernt auch PIA ständig hinzu und macht aus der betrieblichen Ablage einen intelligenten Datenspeicher, der durch seinen hohen Automatisierungsgrad viel Zeit und damit viel Geld spart.

  • automatisch erkennen
  • automatisch indexieren
  • automatisch auslesen
  • automatisch richtig ablegen
  • automatisch Dokumente erstellen

Nach der Installation von PaperOffice DMS macht sich PIA augenblicklich daran, alle bereits digital abgespeicherten Dokumente sowie frisch eingescannte Unterlagen zu erkennen und zu indexieren. Über die immer wiederkehrenden Merkmale wie das Logo, bestimmte Schlagwörter und auch Bar- und QR-Codes erfasst PIA die Dokumente und ordnet sie entsprechend ein.

Doch nicht nur das, PIA lernt, welche Dokumente in der digitalen Registratur innerhalb eines Ordners hingehören. So wird zuerst das Unternehmen mit seinem Namen und Logo erfasst und ein entsprechender Ordner angelegt. Im Weiteren erfolgen Unterteilungen nach der Art des Dokuments. Angebote, Rechnungen oder allgemeiner Schriftverkehr sind Beispiele, wie PIA Unterordner anlegt.

Letztlich ist PIA auch bei der Beantwortung von eingehenden Schreiben behilflich, indem sie die Antwortschreiben zum Beispiel mit der Empfängeradresse, der Kunden- oder Geschäftsnummer sowie dem Datum ausfüllt. Es können auch ganze Textkörper oder Textcontainer eingesetzt werden, etwa bei inhaltlich immer gleich bleibenden Schreiben.

Auch diese Antwortschreiben können dem angelegten Firmenordner beigefügt werden. So ist alles am Platz und bei Bedarf findet die blitzschnelle Live-Stichwortsuche von PaperOffice jedes gewünschte Schriftstück anhand einfacher Angaben.

Anwender von PaperOffice DMS brauchen kein elefantöses Gedächtnis und müssen sich auch nicht darum kümmern, dass die Normen des Schriftverkehrs eingehalten werden. Dafür ist jetzt PIA da.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/327530/paperoffice-dokumentenmanagement-mit-pia-ki.html

PIA in PaperOffice DMS – die KI ist OK

Wer Ordnung liebt, ist nur zu faul zum Suchen. Die alte Weisheit, die vermutlich von einer Person stammt, die mit Ordnungsliebe nicht viel am Hut hat, trifft durchaus auch auf so manche betriebliche Ablage zu, wobei der oder die jeweils zuständigen Mitarbeiter vielleicht noch einwerfen, das ein Genie schließlich das Chaos beherrscht.

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Tatsächlich kosten ungeordnete oder auch nur unlogisch angelegte Ablagen, ob nun analog oder digital, jedes Unternehmen viel Geld. Dabei zeigen sich gerade in der Dokumentenablage erstaunliche Parallelen zwischen dem realen Aktenschrank und dem Datenspeicher im Rechner. Jeder besitzt sein ganz persönliches „System“ und jeder verwaltet für sich selbst seinen „Datenschatz“ und wehrt sich mit Zähnen und Klauen, etwas davon anderen Mitarbeitern preiszugeben. Welche Verlustzahlen hierbei zusammen kommen, lassen sich nur erahnen. Angenommen, in nur 1 % der 3,5 Millionen Unternehmen in Deutschland gehen pro Tag 30 Minuten an Arbeitszeit durch unnötiges Suchen von Dokumenten drauf, wobei dies eine sehr tief angelegte Schätzung ist, und es werden nur 10 Euro dafür veranschlagt, so sind dies schon 350.000 Euro. Verlorenes Geld, weil die Ablage nicht funktioniert.

Mit PIA von PaperOffice dem Chaos ein Ende setzen

Das PaperOffice Dokumentenmanagementsystem (DMS) macht Schluss mit dem Durcheinander in den Ablagen von kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs). Der erste Schritt hierzu ist die Digitalisierung aller analogen Dokumente über verschiedene Schnittstellen. Das einlesen muss bei PaperOffice nicht zwangsweise über einen Scanner erfolgen, allerdings ergeben Auflösungen von mindestens 300 dpi die bestmögliche Performance.

Schon im zweiten Schritt kommt PIA in den Einsatz, wobei PIA für PaperOffice Intelligente Ablage steht. Die KI, die sich aus mehreren Algorithmen zusammensetzt, wertet jedes Dokument nach bestimmten Kriterien aus. Einmal die bildlichen Inhalte, zum Beispiel das Firmenlogo oder die Fußzeile. Dann nach bestimmten Schlagwörtern wie der E-Mail-Adresse oder Steueridentifikationsnummer und zuletzt, sofern vorhanden, nach maschinenlesbaren Codes, etwa einem Bar- oder QR-Code.

Alle eingelesenen und ausgewerteten Dokumente werden bei übereinstimmenden Merkmalen in einem digitalen Ordner zusammengefasst. Doch PIA gibt sich damit nicht zufrieden, denn die inhaltliche Struktur eines Dokuments ist ein weiterer Aspekt bei der geordneten Ablage. Rechnungen, Frachtscheine oder Angebote sind solche differente Schreiben, die einer jeweils eigenen Zuordnung bedürfen. Auch wenn PaperOffice über eine hervorragende Live-Stichwortsuche verfügt, die es ermöglicht, auch in sehr großen Datenvolumen blitzschnell eine Unterlage zu finden, so ist die Zuordnung im Datenspeicher in über- und untergeordnete Ablagen für verschiedene Vorgänge wichtig, in denen zum Beispiel auf einmal ganze Datensätze eines Buchhaltungsbereichs benötigt werden.

PIA speichert und schreibt

Das PIA, die KI in PaperOffice, selber schreibt, ist nicht ganz richtig. Doch mit PIA können vorausgefüllte Dokumentenvorlagen automatisiert erstellt werden. Zusätzliche Textcontainer erlauben es, ein Schreiben mit Inhalten auszufüllen, bei hohem Aufkommen im Schriftverkehr ein unerlässliches Tool.

PIAs Künste lassen sich in fünf Aussagen zusammenfassen, die alle mit „automatisch“ beginnen und damit klarmachen, das hier in jeder Hinsicht Zeit und Kosten gespart werden:

  • automatisch erkennen
  • automatisch indexieren
  • automatisch auslesen
  • automatisch richtig ablegen
  • automatisch Dokumente erstellen

Die eingangs erwähnte Chaostheorie, die beherrschbar erscheint, wird mit PaperOffice DMS und PIA ad absurdum geführt. Vielmehr gilt hier:

Ordnung ist mehr als nur das halbe Leben, PaperOffice ist Ordnung in der Ablage.

https://nohardcopy.wordpress.com/2019/07/03/pia-in-paperoffice-dms-die-ki-ist-ok/