PaperOffice DMS, mit Automatische Verschlagwortung und Vervollständigung AutoFill die Daten im Griff

automatische Verschlagwortung mit KI PIA

Ein gutes Dokumentenmanagement System hat eine wortwörtliche Kernkompetenz, das Management von Dokumenten. Grundsätzlich bedeutet dies zunächst die ordnungsgemäße Archivierung von geschäftlichen Unterlagen der unterschiedlichsten Art. Dafür genügt ja eigentlich ein System, wie es etwa in Bibliotheken verwendet wird, wo die Einteilung einerseits nach Sachgebieten und andrerseits nach dem guten alten Alphabet und hier wiederum nach Anfangsbuchstabe vom Titel oder Verfasser funktioniert.

In der Regel kommt noch eine kurze Inhaltsangabe sowie Stichworte zum Urheber/in dazu. Für geschäftliche Bereiche ist dies jedoch nicht wirklich zielführend, denn geschäftliche Korrespondenz tritt in noch weit größeren Massen auf, als dies etwa jährliche Buch-Neuerscheinungen tun. Die Kriterien zur Archivierung geschäftlicher Unterlagen müssen weitreichender und wesentlich differenzierter sein.

Warum PaperOffice DMS und AutoFill?

Der Begriff der Verschlagwortung beinhaltet im Dokumentenmanagement die Erfassung eines Dokuments nach dessen Inhalt, wobei sogenannte Schlagworte oder auch Stichworte erfasst und katalogisiert werden. Selbstverständlich gehören auch weiterhin die traditionellen Mechanismen einer Archivierug, Sortierung nach Eingangsdatum, Name, Adresse und Form (Rechnung, Frachtbrief etc) mit dazu.

In PaperOffice DMS erfolgt dies alles gleichzeitig im Segment AutoFill, sobald ein Dokument binär vorliegt und für die Archivierung an PaperOffice übergeben wird. Zuständig für die Verschlagwortung in PaperOffice ist die Software-eigene KI PIA. Diese künstliche Intelligenz (KI) arbeitet mit einer ganzen Reihe unterschiedlicher Algorithmen, mit deren Hilfe die zunächst relevanten Daten erfasst und in einer Ablagemaske aufgeführt werden. Dabei muss PIA nicht erst darauf trainiert werden, was die KI denn im Einzelnen erfassen soll. Geschäftliche Korrespondenz unterliegt vielerlei Normen bezüglich Inhalt und Form. Diese Normen sind in AutoFill von PaperOffice bereits enthalten.

PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch. Mehr als 13 verschiedene Werte kann PIA automatisch erkennen und extrahieren wie z.B. Dokumentdatum, Dokumenttyp, Schlüsselwörter, Dokumentsprache und Belegdaten wie Summen und Währung. Sie können anschliessend die Werte prüfen und bei Bedarf korrigieren bzw. ergänzen. Dieser Vorgang kann manuell oder auch automatisch im Hintergrund erfolgen.

In der IT wird dies automatische Indexierung genannt, wobei PaperOffice eine Volltextindizierung anwendet. Hierbei werden bis auf sogenannte Stopwörter alle Wörter eines Dokuments erfasst. Stoppwörter sind beispielsweise häufig vorkommende Wörter wie beispielsweise „von, und, auch, oder“. Der oder die Anwenderin von PaperOffice kann natürlich auch manuell in die Verschlagwortung eingreifen und die Ablagemaske entsprechend verändern. Letztlich bildet die Verschlagwortung durch AutoFill den Index für die in PaperOffice integrierte Suchmaschine.

PaperOffice und AutoFill für BigData

Dokumente sind immer auch Daten. Die Menge an Dokumenten und damit auch an Daten nimmt gerade in Unternehmen aufgrund der immer umfassenderen IT-Technologie kontinuierlich zu. Während der Mensch selbst mit dieser Menge an Daten restlos überfordert ist, kann die entsprechende Software diese Daten aufbereiten, um sie zielgerichtet anzuwenden. In diesem Sinne ist das Segment AutoFill in PaperOffice DMS nicht einfach nur ein sehr präzise arbeitendes Archivierungssystem. Es verhilft jedem Unternehmen zur eigenen BigData.

Dies lässt sich in vielen unternehmerischen Bereichen nutzen, denn Geschäftskorrespondenz enthält immer auch Daten, deren Bedeutung sich oft erst in zweiter oder dritter Instanz erschließt, beziehungsweise erst im Zusammenhang bestimmter Muster. So sind die Daten aus AutoFill im Verkauf wie im Einkauf nützlich, aber auch zur Verbesserung der eigenen geschäftlichen Infrastruktur und nicht zuletzt kann das eigene BigData aus PaperOffice AutoFill zur Prognose von Geschäfts- oder Produktentwicklungen verwendet werden. Jede Entscheidung beruht auf Information, selbst das sogenannte „Bauchgefühl“ ist im Grunde eine Entscheidung auf Grundlage von Informationen. PaperOffice DMS mit Autofill sorgt dafür, das genügend Informationen für die richtige Entscheidung zur Verfügung stehen.

PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.

Pressemitteilung wurde auf Portalderwirtschaft veröffentlicht:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/346853/paperoffice-dms-mit-automatische-verschlagwortung-und-vervollstaendigung-autofill-die-daten-im-griff.html

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PaperOffice DMS, automatisierte Dokumenten Ablage mit KI PIA

Gottfried Wilhelm Leibniz war ein Universalgelehrter des 17. Jahrhunderts, der sich gleichermaßen der Philosophie wie den Naturwissenschaften widmete. Er war zudem der Erste, der eine Rechenmaschine baute und er beschäftigte sich schon damals mit dem Binär-System. Leibniz schuf die Grundlagen für die Computer der heutigen Zeit und einer seiner Aussagen bezog sich Sinngemäß darauf, das es doch besser ist, eine Rechenmaschine zu nutzen, als die Zeit mit Rechenarbeiten zu verschwenden.

So basiert die Dokumentenerkennung in der Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice DMS letztlich auf den Erkenntnissen von Gottfried Wilhelm Leibniz, geboren am 1. Juli 1646 in Leipzig.

Dokumentenerkennung und deren Zuordnung ist in vielen Unternehmen noch heute eine Sache, die quasi händisch erledigt wird. Das Dokument am Rechner aufrufen oder, wenn es in Briefform vorliegt, zunächst einscannen und dann ablegen. Mit der automatisierten Dokumentenerkennung von PaperOffice DMS lässt sich hier viel Handarbeit und damit Zeit einsparen.



Gut, das Einscannen analoger Dokumente bleibt wohl vorerst ein Akt, bei dem der Mensch seine Rolle als mechanischer Gehilfe beibehalten wird. Doch nach dem Wandel in einen binären Code kann jedes Dokument, gleich welchen Formats, automatisiert bearbeitet werden. Leibniz hätte fraglos seine Freude daran, wie in PaperOffice DMS seine mathematischen Ideen und Erfindungen in der Realität ihre Anwendung finden.

Verfügbare Workshops zum Thema Automatisierung auf YouTube

Was bedeutet automatisierte Dokumentenerkennung?

Gerade im Geschäftsverkehr bestehen schon seit langem sogenannte Standards, die die Gestaltung von Dokumenten beeinflussen. So etwa die einheitliche Nutzung von Papier der Größe DIN A4, aber auch die Anordnung von Adressfeldern usw. In PaperOffice DMS können vordefinierte Ablagemasken erstellt werden, mittels derer Hilfe Dokumente mit identischem Aufbau erkannt und automatisiert zugeordnet werden. Das funktioniert sowohl durch Texterkennung, etwa eine gleichbleibende Adresse, als auch optisch, beispielsweise ein gleichbleibendes Logo.

Doch die intelligente Erkennung von Dokumenten in PaperOffice DMS geht noch einen Schritt weiter. Mit ihr ist es möglich, Dokumentenvariablen zu erkennen und diese ebenso nicht nur richtig zuzuordnen, sondern als Variablen für weitere Aufgaben zu nutzen. Basis dafür ist das, was in der theoretischen Informatik kurz Regex oder regulärer Ausdruck genannt wird. In der Umsetzung bedeutet dies zum Beispiel, das eine Rechnung als die Rechnung der Firma XYZ erkannt und von der Dokumentenerkennung dem Ordner der Firma XYZ in PaperOffice DMS zugeordnet wird.

Nun enthält diese Rechnung meist mehrere Variablen, etwa das Datum und der Rechnungsbetrag, beide weichen von zuvor eingegangenen Rechnungen der Firma XYZ ab, besitzen aber eine Zeichenkette, die den syntaktischen Regeln wie in den Vorgängerrechnungen entsprechen. Dies zu erkennen, ist in PaperOffice DMS die Aufgabe der künstlichen Intelligenz PIA. Mit etwas Humor kann PIA als die Ururururur-Enkelin von Leibniz angesehen werden, die dessen Überlegungen zur Matrix umsetzt.

Die KI PIA macht aber noch mehr. Sie ist in der Lage, die erkannten Variablen aufzubereiten. Die verschiedenen Rechnungsbeträge der Firma XYZ lassen sich so nach Datum sortiert summieren oder in intervallmäßig erstellte Geschäftsberichten einfügen, was im Übrigen auch durch PIA erfolgen kann. Es müssen nicht unbedingt Rechnungsbeträge sein.
PaperOffice DMS erlaubt es, jegliche Arten von Ablagemasken zu erstellen, womit es in der Anwendung keine Grenzen gibt und Ihnen somit nicht nur grenzenlose Anwendungsmöglichkeiten verschafft sondern auch den Arbeitsalltag erleichtert und allen Anforderungen des Gesetzgebers entspricht.

PaperOffice PIA realisiert die autonome automatische Ablage.


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Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen mit PaperOffice DMS

Als die Menschen begannen Aufgaben zu automatisieren, machte die Menschheit als Ganzes einen enormen Evolutionssprung, und das Leben wurde einfacher, indem sie mit weniger Ressourcen mehr produzieren konnte. Deshalb war die industrielle Revolution so wichtig, da die Maschinen nicht müde wurden. Sie konnten ohne Unterbrechung arbeiten, und menschliches Versagen wurde ebenfalls aus dem Betrieb ausgeschlossen. Dann traten wir in die digitale Revolution ein, die diesen Prozess weiter beschleunigte.

PIA AutoFill searches for the most important document data, reads it intelligently and then indexes the document fully automatically.
PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch.

Wie Sie sehen, ist die Automatisierung zweifellos das, was alle menschlichen Initiativen zu Maßstäben treibt, die sonst nicht erreichbar wären.

Genau in diesem Bereich kann Ihr Unternehmen von PaperOffice profitieren, da es sich um eine Software handelt, die Ihre Dokumente digitalisiert und katalogisiert, sodass ihre Speicherung und anschließende Beratung hocheffizient (und auch ökologisch) ist.

Wie kann PaperOffice durch Automatisierung die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens verbessern?

Nehmen wir ein Beispiel, das Sie aus erster Hand kennen: Wikipedia. Diese Website ist ein Kompendium mit viel Wissen, das in digitaler Form gespeichert ist. Was bedeutet das? Dass es leicht aktualisiert werden kann und die in dieser Enzyklopädie enthaltenen Informationen überall auf der Welt zeitnah abgerufen werden können, weshalb davon ausgegangen wird, dass Wikipedia die traditionellen gedruckten Enzyklopädien ersetzt hat.

Auf die gleiche Weise wird der Zeitaufwand für das Speichern und Abrufen der Dokumente, mit denen Ihr Unternehmen arbeitet, bei Verwendung von PaperOffice drastisch reduziert. Hier sind einige Punkte mit den Vorteilen, Ihr Unternehmen durch die Implementierung der Automatisierung mit PaperOffice auf den heutigen Tag zu bringen:

Automatische Digitalisierung mit KI und OCR. Das Speichern eines physischen Dokuments in Ihrer Datenbank mit PaperOffice ist sehr einfach, da die Software die Zeichen und das Format Ihres Dokuments automatisch anhand gescannter Bilder oder Bilder erkennen kann. Sobald dies erledigt ist, wird Ihr Dokument sicher auf Ihrem Server gespeichert und kann jederzeit aufgerufen werden, indem beinhaltene Suchbegriffe oder hinterlegte Dokumenteninformationen konsultiert werden, wenn dies von überall erforderlich ist.

Eigener Speicher (Dedizierter Server oder NAS) für mehr Sicherheit. In den meisten Fällen bevorzugen die Benutzer die absolute Kontrolle über ihre Dokumente. Der beste Weg, um ihre Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten, besteht darin, sie auf ihrem eigenen Server zu speichern. Mit PaperOffice können Sie genau dies über lokale MySQL / MariaDB-Datenbanken tun, wenn Sie möchten verschlüsseln Sie sie für noch mehr Sicherheit.

• Effizientere Gruppenarbeit. Auf die Datenbanken, die Ihre Dokumente enthalten, können ein oder mehrere Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe zugreifen. Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen des digitalen Speichers erhalten Sie auch die Optimierung der Produktivität Ihres Arbeitsteams, indem Sie ihm die Möglichkeit geben, von verschiedenen Orten aus auf alle benötigten Informationen zuzugreifen. Jeder mit den erforderlichen Berechtigungen kann Dokumente senden, bearbeiten und anzeigen, wodurch die Gesamtproduktivität optimiert wird.

Es gibt noch viele weitere Vorteile, die PaperOffice für Ihr Unternehmen bringen kann. Wir laden Sie ein, unsere Website zu besuchen, um die ganze Welt der Möglichkeiten zu sehen, die sich für Ihr Unternehmen bei der Implementierung von PaperOffice eröffnen.

Diese Software ist keine Ausgabe, sondern eine Investition, die die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern wird. Sobald Sie den Gewinn sehen, den Produktivität und Effizienz bringen, werden Sie den Eintritt in die digitale Revolution nicht bereuen.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/339434/vorteile-der-automatisierung-von-geschaeftsprozessen-mit-paperoffice.html

Digitales Büro leicht gemacht

Das Ziel übererfüllt

Schon in den ersten Hochkulturen der Menschheitsgeschichte, die über eine Schriftsprache verfügten, gab es Dokumentenarchive. So etwa bei den Sumerern, ein Volk, das im Zweistromland zwischen dem heutige Bagdad und dem persischen Golf siedelte. Sie hatten sich schon vor 5000 Jahren von einer Agrar-Gesellschaft zu einer Handel treibenden Gemeinschaft entwickelt. Archäologen fanden bei Ausgrabungen zahlreiche Tontafeln mit Keilschriften, die nicht etwa schöne Gedichte ferner Zeiten enthielten, sondern ganz nüchtern Rechnungen, Frachtaufstellungen oder Geschäftskorrespondenz.

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Dazu besaß jedes sumerische Handelshaus, aber auch die damaligen Behörden Dokumentenarchive, in denen die Tontafeln gelagert wurden. Es gab sogar Aufbewahrungsfristen. Nach deren Ablauf wurden die Tontafeln im Hausbau verwendet. Übrigens war die verwendete Keilschrift keineswegs ein steinzeitliches Format. Während heute unzählige Formate zur Verfügung stehen oder besser für Verwirrung sorgen, wurde die Keilschrift einheitlich 2000 Jahre lang genutzt. Ob in weiteren 2000 Jahren die Archäologen der Zukunft über uns schriftliches ausgraben können, ist mehr als fraglich und sollte es ein Datenträger schaffen, bis dahin mit intakten Daten zu überleben, wird wohl kein passendes Lesegerät zur Verfügung stehen.

Doch das eine ist lange zurückliegende Vergangenheit, das andere Zukunftsmusik. Im hier und heute gibt es nach wie vor Dokumentenarchive. Bis etwa zum Anfang des 21. Jahrhundert überwiegend in Papierform und jetzt immer mehr digitalisiert. Auch wenn uns das Computerzeitalter eben das Problem mit der Formatvielfalt lieferte, es lieferte uns auch Lösungen, um aus einem digitalen Archiv eine Anwendung zu kreieren, die weit mehr kann, als Ordner in Schränken verstauben zu lassen.

DMS – Dokumentenmanagementsoftware

Auch im PC, in digitalisierter Form, können Dokumente recht nutzlos sein und nur darauf warten, das die Frist, bis sie wirklich nicht mehr benötigt werden, abgelaufen ist und sie gelöscht werden. Sie können aber auch über eine DMS wie PaperOffice dem digitalen Archiv zugeordnet werden und dann ist es vorbei mit der Nutzlosigkeit.

PaperOffice macht aus Dokumenten, aber auch aus jedem anderen Content Informationsquellen. Zunächst werden analoge wie ebenso digitale Inhalte über eine OCR-Volltextkennung eingelesen und bestimmte Stichworte des jeweiligen Textes in ein Schlagwortverzeichnis aufgenommen. Damit dies auch automatisch funktioniert und nicht bei jedem Dokument ein Mitarbeiter prüfen muss, wo und wie die Archivierung stattzufinden hat, gibt es die Paperoffice Intelligente Ablage, kurz PIA genannt. PIA ist eine echte KI, deren Algorithmen in der Lage sind, immer wieder vorkommende Strukturen eines Dokuments zu erkennen und so dem richtigen Platz im Archiv zuzuordnen. PIA erkennt Namen, Adressen, Telefonnummern, aber auch Logos oder Barcodes. Das bedeutet, das etwa bei der Digitalisierung analoger Archive, die noch zu Tausenden in Firmenkellern schlummern, weit weniger manpower benötigt wird, denn PIA ist ja da. Was PIA wirklich drauf hat, zeigt das Video:

Der Funktionsumfang von PaperOffice übersteigt das, was von einer DMS eigentlich erwartet wird. PaperOffice generiert aus bestehenden Unterlagen Formulare und Vordrucke und erleichtert über das Workflowmanagement die interne wie externe Projektarbeit. Daniel Schönland, CEO und Gründer von PaperOffice, hat in nun über 17-jähriger Entwicklungsarbeit zusammen mit seinem 45-köpfigen Team eine Dokumentenverwaltung geschaffen, die mit dem Kürzel DMS im Grunde ihr Licht unter den Scheffel stellt. Es ist weit eher ein Enterprise Content Management System (ECMS).

Eine höherwertige Software, die zugleich von der Fachpresse regelmäßig zum Preis-Leistungs-Sieger erklärt wird. 

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/328049/papierloses-buero-paperoffice.html

PaperOffice mit PIA-KI

Dokumenten- Ablage in Perfektion

Der Begriff „Ablage“ besitzt in den etwa 3,5 Millionen Unternehmen, die es aktuell in Deutschland gibt, einen sehr unterschiedlichen Stellenwert. Manchmal besteht die Ablage aus ein paar Schubladen, in die alles gestopft wird, was so an Brief- und Dokumentenverkehr anfällt. In anderen Unternehmen ist die gute alte Hängeregistratur nach wie vor im Einsatz, mitunter noch in demselben Schrank, der vor 50 Jahren dafür angeschafft wurde. Wieder andere sind zumindest teilweise im digitalen Zeitalter angekommen und kämpfen an zwei Fronten, der analogen und der digitalen Ablage.

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Eine Gruppe der KMUs, der kleinen und mittleren Unternehmen in der Bundesrepublik, die über 99 % aller Firmen in der Bundesrepublik ausmachen, hat sich jedoch dafür entschieden, nur noch den digitalen Weg zu beschreiten.

Das ist fraglos der einzige zukunftsweisende Weg und wer hierbei möglichst frühzeitig auf die richtigen Werkzeuge setzt, hat schlicht die Nase vorn. Doch welches digitale Werkzeug ist denn am besten geeignet, die Ablage eines Unternehmens so zu organisieren, das der Betrieb davon in möglichst hohem Maße profitiert?

PaperOffice DMS ist die Antwort darauf

Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice glänzt vor allem damit, nicht als ein mit Modulen überladenes Programm zu erscheinen, für dessen Bedienung die jeweiligen Mitarbeiter mehrmals auf tagelange Kurse geschickt werden müssen oder zu dessen Installation und Inbetriebnahme über Wochen hinweg teure Berater die Büroräume mit Beschlag belegen.

Das Tolle an PaperOffice DMS ist nicht nur die intuitive Bedienbarkeit, PaperOffice ist zudem mit einer KI, einer künstlichen Intelligenz ausgestattet. Diese KI hört auf den hübschen Namen PIA, wobei diese drei Großbuchstaben die Anfangsbuchstaben folgenden Begriffs sind:

·         PaperOffice

·         Intelligente

·         Ablage

Wie der menschliche Geist sich dadurch auszeichnet, das er beständig lernt und dazu noch das erlernte mit den bisherigen Erfahrungen logisch verknüpft, so lernt auch PIA ständig hinzu und macht aus der betrieblichen Ablage einen intelligenten Datenspeicher, der durch seinen hohen Automatisierungsgrad viel Zeit und damit viel Geld spart.

  • automatisch erkennen
  • automatisch indexieren
  • automatisch auslesen
  • automatisch richtig ablegen
  • automatisch Dokumente erstellen

Nach der Installation von PaperOffice DMS macht sich PIA augenblicklich daran, alle bereits digital abgespeicherten Dokumente sowie frisch eingescannte Unterlagen zu erkennen und zu indexieren. Über die immer wiederkehrenden Merkmale wie das Logo, bestimmte Schlagwörter und auch Bar- und QR-Codes erfasst PIA die Dokumente und ordnet sie entsprechend ein.

Doch nicht nur das, PIA lernt, welche Dokumente in der digitalen Registratur innerhalb eines Ordners hingehören. So wird zuerst das Unternehmen mit seinem Namen und Logo erfasst und ein entsprechender Ordner angelegt. Im Weiteren erfolgen Unterteilungen nach der Art des Dokuments. Angebote, Rechnungen oder allgemeiner Schriftverkehr sind Beispiele, wie PIA Unterordner anlegt.

Letztlich ist PIA auch bei der Beantwortung von eingehenden Schreiben behilflich, indem sie die Antwortschreiben zum Beispiel mit der Empfängeradresse, der Kunden- oder Geschäftsnummer sowie dem Datum ausfüllt. Es können auch ganze Textkörper oder Textcontainer eingesetzt werden, etwa bei inhaltlich immer gleich bleibenden Schreiben.

Auch diese Antwortschreiben können dem angelegten Firmenordner beigefügt werden. So ist alles am Platz und bei Bedarf findet die blitzschnelle Live-Stichwortsuche von PaperOffice jedes gewünschte Schriftstück anhand einfacher Angaben.

Anwender von PaperOffice DMS brauchen kein elefantöses Gedächtnis und müssen sich auch nicht darum kümmern, dass die Normen des Schriftverkehrs eingehalten werden. Dafür ist jetzt PIA da.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/327530/paperoffice-dokumentenmanagement-mit-pia-ki.html

PIA in PaperOffice DMS – die KI ist OK

Wer Ordnung liebt, ist nur zu faul zum Suchen. Die alte Weisheit, die vermutlich von einer Person stammt, die mit Ordnungsliebe nicht viel am Hut hat, trifft durchaus auch auf so manche betriebliche Ablage zu, wobei der oder die jeweils zuständigen Mitarbeiter vielleicht noch einwerfen, das ein Genie schließlich das Chaos beherrscht.

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Tatsächlich kosten ungeordnete oder auch nur unlogisch angelegte Ablagen, ob nun analog oder digital, jedes Unternehmen viel Geld. Dabei zeigen sich gerade in der Dokumentenablage erstaunliche Parallelen zwischen dem realen Aktenschrank und dem Datenspeicher im Rechner. Jeder besitzt sein ganz persönliches „System“ und jeder verwaltet für sich selbst seinen „Datenschatz“ und wehrt sich mit Zähnen und Klauen, etwas davon anderen Mitarbeitern preiszugeben. Welche Verlustzahlen hierbei zusammen kommen, lassen sich nur erahnen. Angenommen, in nur 1 % der 3,5 Millionen Unternehmen in Deutschland gehen pro Tag 30 Minuten an Arbeitszeit durch unnötiges Suchen von Dokumenten drauf, wobei dies eine sehr tief angelegte Schätzung ist, und es werden nur 10 Euro dafür veranschlagt, so sind dies schon 350.000 Euro. Verlorenes Geld, weil die Ablage nicht funktioniert.

Mit PIA von PaperOffice dem Chaos ein Ende setzen

Das PaperOffice Dokumentenmanagementsystem (DMS) macht Schluss mit dem Durcheinander in den Ablagen von kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs). Der erste Schritt hierzu ist die Digitalisierung aller analogen Dokumente über verschiedene Schnittstellen. Das einlesen muss bei PaperOffice nicht zwangsweise über einen Scanner erfolgen, allerdings ergeben Auflösungen von mindestens 300 dpi die bestmögliche Performance.

Schon im zweiten Schritt kommt PIA in den Einsatz, wobei PIA für PaperOffice Intelligente Ablage steht. Die KI, die sich aus mehreren Algorithmen zusammensetzt, wertet jedes Dokument nach bestimmten Kriterien aus. Einmal die bildlichen Inhalte, zum Beispiel das Firmenlogo oder die Fußzeile. Dann nach bestimmten Schlagwörtern wie der E-Mail-Adresse oder Steueridentifikationsnummer und zuletzt, sofern vorhanden, nach maschinenlesbaren Codes, etwa einem Bar- oder QR-Code.

Alle eingelesenen und ausgewerteten Dokumente werden bei übereinstimmenden Merkmalen in einem digitalen Ordner zusammengefasst. Doch PIA gibt sich damit nicht zufrieden, denn die inhaltliche Struktur eines Dokuments ist ein weiterer Aspekt bei der geordneten Ablage. Rechnungen, Frachtscheine oder Angebote sind solche differente Schreiben, die einer jeweils eigenen Zuordnung bedürfen. Auch wenn PaperOffice über eine hervorragende Live-Stichwortsuche verfügt, die es ermöglicht, auch in sehr großen Datenvolumen blitzschnell eine Unterlage zu finden, so ist die Zuordnung im Datenspeicher in über- und untergeordnete Ablagen für verschiedene Vorgänge wichtig, in denen zum Beispiel auf einmal ganze Datensätze eines Buchhaltungsbereichs benötigt werden.

PIA speichert und schreibt

Das PIA, die KI in PaperOffice, selber schreibt, ist nicht ganz richtig. Doch mit PIA können vorausgefüllte Dokumentenvorlagen automatisiert erstellt werden. Zusätzliche Textcontainer erlauben es, ein Schreiben mit Inhalten auszufüllen, bei hohem Aufkommen im Schriftverkehr ein unerlässliches Tool.

PIAs Künste lassen sich in fünf Aussagen zusammenfassen, die alle mit „automatisch“ beginnen und damit klarmachen, das hier in jeder Hinsicht Zeit und Kosten gespart werden:

  • automatisch erkennen
  • automatisch indexieren
  • automatisch auslesen
  • automatisch richtig ablegen
  • automatisch Dokumente erstellen

Die eingangs erwähnte Chaostheorie, die beherrschbar erscheint, wird mit PaperOffice DMS und PIA ad absurdum geführt. Vielmehr gilt hier:

Ordnung ist mehr als nur das halbe Leben, PaperOffice ist Ordnung in der Ablage.

https://nohardcopy.wordpress.com/2019/07/03/pia-in-paperoffice-dms-die-ki-ist-ok/