Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen mit PaperOffice DMS

Als die Menschen begannen Aufgaben zu automatisieren, machte die Menschheit als Ganzes einen enormen Evolutionssprung, und das Leben wurde einfacher, indem sie mit weniger Ressourcen mehr produzieren konnte. Deshalb war die industrielle Revolution so wichtig, da die Maschinen nicht müde wurden. Sie konnten ohne Unterbrechung arbeiten, und menschliches Versagen wurde ebenfalls aus dem Betrieb ausgeschlossen. Dann traten wir in die digitale Revolution ein, die diesen Prozess weiter beschleunigte.

PIA AutoFill searches for the most important document data, reads it intelligently and then indexes the document fully automatically.
PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch.

Wie Sie sehen, ist die Automatisierung zweifellos das, was alle menschlichen Initiativen zu Maßstäben treibt, die sonst nicht erreichbar wären.

Genau in diesem Bereich kann Ihr Unternehmen von PaperOffice profitieren, da es sich um eine Software handelt, die Ihre Dokumente digitalisiert und katalogisiert, sodass ihre Speicherung und anschließende Beratung hocheffizient (und auch ökologisch) ist.

Wie kann PaperOffice durch Automatisierung die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens verbessern?

Nehmen wir ein Beispiel, das Sie aus erster Hand kennen: Wikipedia. Diese Website ist ein Kompendium mit viel Wissen, das in digitaler Form gespeichert ist. Was bedeutet das? Dass es leicht aktualisiert werden kann und die in dieser Enzyklopädie enthaltenen Informationen überall auf der Welt zeitnah abgerufen werden können, weshalb davon ausgegangen wird, dass Wikipedia die traditionellen gedruckten Enzyklopädien ersetzt hat.

Auf die gleiche Weise wird der Zeitaufwand für das Speichern und Abrufen der Dokumente, mit denen Ihr Unternehmen arbeitet, bei Verwendung von PaperOffice drastisch reduziert. Hier sind einige Punkte mit den Vorteilen, Ihr Unternehmen durch die Implementierung der Automatisierung mit PaperOffice auf den heutigen Tag zu bringen:

Automatische Digitalisierung mit KI und OCR. Das Speichern eines physischen Dokuments in Ihrer Datenbank mit PaperOffice ist sehr einfach, da die Software die Zeichen und das Format Ihres Dokuments automatisch anhand gescannter Bilder oder Bilder erkennen kann. Sobald dies erledigt ist, wird Ihr Dokument sicher auf Ihrem Server gespeichert und kann jederzeit aufgerufen werden, indem beinhaltene Suchbegriffe oder hinterlegte Dokumenteninformationen konsultiert werden, wenn dies von überall erforderlich ist.

Eigener Speicher (Dedizierter Server oder NAS) für mehr Sicherheit. In den meisten Fällen bevorzugen die Benutzer die absolute Kontrolle über ihre Dokumente. Der beste Weg, um ihre Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten, besteht darin, sie auf ihrem eigenen Server zu speichern. Mit PaperOffice können Sie genau dies über lokale MySQL / MariaDB-Datenbanken tun, wenn Sie möchten verschlüsseln Sie sie für noch mehr Sicherheit.

• Effizientere Gruppenarbeit. Auf die Datenbanken, die Ihre Dokumente enthalten, können ein oder mehrere Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe zugreifen. Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen des digitalen Speichers erhalten Sie auch die Optimierung der Produktivität Ihres Arbeitsteams, indem Sie ihm die Möglichkeit geben, von verschiedenen Orten aus auf alle benötigten Informationen zuzugreifen. Jeder mit den erforderlichen Berechtigungen kann Dokumente senden, bearbeiten und anzeigen, wodurch die Gesamtproduktivität optimiert wird.

Es gibt noch viele weitere Vorteile, die PaperOffice für Ihr Unternehmen bringen kann. Wir laden Sie ein, unsere Website zu besuchen, um die ganze Welt der Möglichkeiten zu sehen, die sich für Ihr Unternehmen bei der Implementierung von PaperOffice eröffnen.

Diese Software ist keine Ausgabe, sondern eine Investition, die die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern wird. Sobald Sie den Gewinn sehen, den Produktivität und Effizienz bringen, werden Sie den Eintritt in die digitale Revolution nicht bereuen.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/339434/vorteile-der-automatisierung-von-geschaeftsprozessen-mit-paperoffice.html

PaperOffice Dokumenten Management System- der Vereinsmanager

Optimiert Ihren Workflow und ermöglicht komplexe Arbeitsabläufe

Optimiert Ihren Workflow und ermöglicht komplexe Arbeitsabläufe

Wissen Sie, was die „Streetbunnycrew e. V.“ oder „pastafari e. V.“ sind? Es sind zwei eher ungewöhnliche, aber gemeinnützige Vereine. Zwei von rund 600.000 in Deutschland angemeldeten oder besser eingetragenen Vereinen. Bei der Streetbunnycrew handelt es sich um Motorradfahrer in rosa Hasenkostümen, die Geld für gute Zwecke sammeln und hinter pastafari steckt die Kirche des fliegenden Spaghettimonsters, eine Vereinigung von Menschen, die das allgemeine Religionswesen auf die Schippe nehmen. Neben über 90.000 Sportvereinen, unzähligen Fördervereinen, Tauben- oder Kaninchenzüchtervereinen, Katzen- Hunde- und Schildkrötenvereinen oder Gesangsvereinen ist in Deutschland glücklicherweise auch genug Platz für ein bisschen Skurilität. E. V. steht dabei für eingetragener Verein, was bedeutet, das der Staat oder besser das örtliche Finanzamt die Gemeinnützigkeit des jeweiligen Vereins anerkennt. Für Spender wie für Mitglieder bedeutet dies Steuerbefreiung auf Spendengelder, Erträge, Vermögen oder Mitgliedsbeiträge. Für die Vorstandschaft der Vereine bedeutet dies, eine möglichst korrekte Führung der Vereinsgeschäfte einzuhalten und dies zu dokumentieren. Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice ist genau hierfür bestens geeignet.

Wer nun bei Vereinen an eher kleine Gruppierungen von vielleicht 20 oder 30 Leuten denkt, die sich regelmäßig treffen und vielleicht ein paar Veranstaltungen organisieren, hat damit nicht Unrecht. Vereine können aber auch sehr große Gebilde darstellen, so etwa der aktuell größte Sportverein der Welt, der FC Bayern München e. V. mit über 290.000 Mitgliedern und weiteren 358.000 Personen, die in 4500 Fanclubs organisiert sind. Leicht vorstellbar, dass hier beispielsweise einfache Excel-Tabellen zur Mitgliederverwaltung kaum ausreichen werden. Es muss aber auch nicht hoch kompliziert sein.

PaperOffice DMS – funktionale Vereinsverwaltung

Welche Zielsetzung ein Verein auch immer hat, Zahlen spielen eine große Rolle. Was innerhalb eines Vereines bewegt wird, es lässt sich mehr oder weniger in Zahlen ausdrücken. Gleichzeitig spielt auch die Dokumentation eine große Rolle. So lassen sich die meisten Vereine in Segmente unterteilen, zum Beispiel in:

  • Mitgliederverwaltung
  • Spendengeldverwaltung
  • Einnahmen aus Veranstaltungen
  • Veranstaltungsorganisation
  • Vereinsvermögen
  • Mitgliederbetreuung
  • Gerätewartung
  • Protokollierung
  • Investitionen
  • Rechenschaftsberichte

Alle diese beispielhaften Segmente beinhalten weitere Teilbereiche und oft lasten ein großer Teil dieser Aufgaben wie auch die Verantwortung auf den Schultern nur weniger Vereinsmitglieder, etwa dem oder der Vorsitzenden, dem Kassenwart und dem Schriftführer.

Mit PaperOffice DMS bietet sich eine Software an, die die Vereinsverwaltung gleichzeitig transparent und sicher macht, sowie zur Entlastung des Vorstandes führt, denn viele administrative Aufgaben im Verein werden durch PaperOffice automatisiert.

So kann dabei das leistungsfähige und umfangreiche Workflow-Modul von PaperOffice problemlos helfen. Es ermöglicht die Zuweisung und Bearbeitung komplexer Abläufe, steuert Dokumente, deren Informationen sowie Aufgaben effizient durchs Unternehmen bzw. Verein. Dabei können sowohl feste, als auch spontane, unstrukturierte Abläufe, sogenannter ad hoc Workflow, initialisiert sowie komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen definiert werden.

Gleichzeitig bietet PaperOffice Rechtskonformität, etwa durch Einhaltung der GoBD bezüglich ordnungsgemäßer Aufbewahrung von Schriftstücken in digitaler Form. Digital ist zugleich das Stichwort, um Vereine aus dem analogen Zeitalter der Verwaltung in das elektronisch geprägte 21. Jahrhundert zu überführen.

PaperOffice DMS übernimmt dank einer leistungsstarken OCR-Texterkennung, welche bereits standardmäßig vorhanden ist, jedes gescannte oder abfotografierte Dokument als Bilddatei und wandelt sie bei Bedarf in ein Textdokument um. Durch die einfach einzurichtende Netzwerkstruktur von PaperOffice können bis zu 800 Vereinsmitglieder direkt am Laptop, dem Tablet oder dem PC an der Vereinsverwaltung beteiligt werden oder erhalten die notwendige Einsicht in die Vereinszahlen, etwa zur Entlastung des Vorstandes während der Jahresversammlung. PaperOffice DMS wird in der Hauptsache von mittelständischen Unternehmen und Selbständigen zur Datenverwaltung eingesetzt und wird weltweit von über 900.000 Firmen und Behörden genutzt.

Sein unkomplizierter Aufbau, verbunden mit einer Vielzahl von Funktionen, macht PaperOffice aber auch zum idealen Tool im Vereinsmanagement, ob nun für rosafarbene Kaninchen auf Motorrädern, den Anhängern des Spaghettimonsters oder Stadionfüllenden Sportvereinen.

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Prozessoptimierung mit PaperOffice DMS – Das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen

Schneller Zugriff auf lebenswichtige Informationen

In vielen Kliniken und Arztpraxen gehört ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Dabei sollte doch gerade im Gesundheitswesen die Arbeit am Menschen so weit wie möglich im Vordergrund stehen. Deshalb befreien sich immer mehr Einrichtungen weitgehend von der Arbeit mit Papier. Digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher und helfen, Patienteninformationen schneller zu finden und die intersektorale Kommunikation zwischen ambulanten und stationären Institutionen zu beschleunigen.

Dokumentenmanagement System im Gesundheitswesen
PaperOffice DMS im Gesundheitswesen

In vielen Kliniken und Arztpraxen gehört ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Dabei sollte doch gerade im Gesundheitswesen die Arbeit am Menschen so weit wie möglich im Vordergrund stehen. Deshalb befreien sich immer mehr Einrichtungen weitgehend von der Arbeit mit Papier.

Digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher und helfen, Patienteninformationen schneller zu finden und die intersektorale Kommunikation zwischen ambulanten und stationären Institutionen zu beschleunigen.

Krankenkassen, Krankenhäuser, Altenheime und Rehakliniken müssen – genau wie andere Wirtschaftsunternehmen auch – Rechnungen bezahlen, E-Mails bearbeiten, Personaldaten pflegen sowie Dokumente erstellen und revisionssicher archivieren.

Mit der Lösung von PaperOffice Dokumentenmanagement lassen sich nicht nur die Kosten für den Einsatz im Gesundheitssystem senken, sondern Prozesse automatisieren.

Um das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen zu optimieren bietet sich – falls noch nicht geschehen – als erster Schritt die Digitalisierung der vorhandenen Papierdokumente an.

Egal ob Krankenkasse, Krankenhaus, Medizinisches Versorgungszentrum, Altenheim oder Rehaklinik: Nachdem die Dokumente der verschiedenen Bereiche (patientenbezogen und kaufmännisch/administrativ) digitalisiert wurden, können diese mit einem Dokumentenmanagementsystem von PaperOffice einfach und dezentral verwaltet und dank der Workflows oder Datumseinstellungen der Wiedervorlage automatisiert werden.

Schneller Zugriff auf lebenswichtige Informationen

Daten von Patienten neigen dazu, über viele Systeme hinweg verstreut zu sein. Digitale Akten fassen diese Informationen zusammen. Alle relevanten Unterlagen aus KI-Systemen, Archiven und Drittanwendungen, inklusive MRT-Bilder, Videos usw. sind gesichert von überall her abrufbar.

So können Patientendokumente wie Arztbriefe, Rezepte, Abrechnungen, Berichte sowie Befunde mit der PaperOffice Lösung für digitale Patientenakten sammeln. Die Patientendaten werden in der integrierten Kontaktverwaltung hinterlegt und danach mit digitalisierten Patientendokumenten verbunden.

So hat es den Vorteil, dass alle Dokumente zu einem bestimmten Patienten an einem Ort gesammelt sind und dank der Freigabestufen nur berechtigte Benutzer von jedem Ort aus auf die Akten zugreifen können.

Zusätzlich dazu können Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen realisieren, indem Sie erforderliche Dokumente auf Wiedervorlage legen so, dass eine lückenlose medizinische Dokumentation möglich ist.

Doch nicht nur bestimmte Abteilungen im Gesundheitswesen können von PaperOffice profitieren – so können ebenfalls Personalakten für das Personalmanagement leicht verwaltet werden. So können ebenfalls Emails ganz leicht in PaperOffice archiviert werden und Dokumentationen oder andere Massendokumente lassen sich mit nur wenigen Klicks nach PaperOffice archivieren. Die sensiblen Daten sind dank der hohen PaperOffice Verschlüsselung vor nicht autorisierten Zugriffen optimal geschützt.

Interessant für das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen ist auch die Automatisierung der Prozesse. Bei PaperOffice nennt sich das Wundermittel für die Automatisierung PIA und ist die integrierte künstliche Intelligenz. PaperOffice kann durch die KI-basierte Ablage alle Dokumente automatisch erkennen, indexieren, kompletten Inhalt auslesen.

Dank der automatischen Auslesung der Dokumentdaten mit PIA und dem Abgleich mit den vorhandenen Dokumentvorlagen können die Dokumente automatisch richtig zugeordnet bzw. abgelegt werden und ggf. via Workflow zur endgültigen Freigabe an einen Sachbearbeiter weitergeleitet werden.

Fazit: Prozessoptimierung mit PaperOffice DMS lohnt sich

Durch das Dokumentenmanagement mit PaperOffice lassen sich im Gesundheitswesen viele zeitraubende Prozesse der administrativen Verwaltung automatisieren, Papieraktenberge minimieren und gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Patientendokumenten einhalten.

Die benutzerfreundliche, intuitiv zu bedienende und workflow-orientierte Software von PaperOffice ist dabei die Lösung.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie hier:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/336153/prozessoptimierung-mit-paperoffice-dms-das-dokumentenmanagement-im-gesundheitswesen.html

Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen – lohnt sich das?

Eine Prozessoptimierung für Ihr Unternehmen mit PaperOffice Dokumenten-Management-System (DMS) lohnt sich immer für die Digitalisierung
Eine Prozessoptimierung für Ihr Unternehmen mit PaperOffice Dokumenten-Management-System (DMS) lohnt sich immer für die Digitalisierung

Tag täglich wird der Wunsch nach Automatisierungen intensiver, die Zeit wird kostbarer und knapper. Heute, im Zeitalter der Digitalisierung zeigt er sich nicht nur bei Haushältern, sondern vor allem bei großen Unternehmen: in der Prozessautomatisierung. Welche Vorteile Firmen durch digitale und automatisierte Prozesse haben und wann sich die Prozessautomatisierung auch für Sie und Ihr Unternehmen lohnt, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Prozesse identifizieren und Potenziale erkennen

Wenn das Unternehmen anfängt, sich über die Automatisierung zuvor ausgeführter manueller Aufgaben und die Beseitigung unnötiger Arbeitsschritte Gedanken zu machen, ist eine korrekte und klar definierte Automatisierung des Prozesses erforderlich. Nur um den richtigen Ansatz zu finden und die Schritte der Automatisierung zu skizzieren, müssen im Voraus einige wichtige Schritte und Überlegungen unternommen werden. Nur so können alle relevanten Arbeitsprozesse auf strategische und profitable Projekte fokussiert werden. Aus diesem Grund muss zunächst ermittelt werden, was hinter dem Konzept des Prozesses steckt.

Im Allgemeinen ist ein Prozess eine Reihe von miteinander verbundenen oder in Wechselwirkung stehenden Aktionen innerhalb eines Unternehmens, die dazu dienen, ein bestimmtes, zielgerichtetes Ergebnis zu erzielen.

Im Allgemeinen ist ein Prozess eine Reihe von miteinander verbundenen oder in Wechselwirkung stehenden Aktionen innerhalb eines Unternehmens, die dazu dienen, ein bestimmtes, gewinnerbringendes Ergebnis zu erzielen.

Daher besteht eine bestimmte Menge von Unternehmensdienstleistungen aus vielen getrennten Prozessen, die miteinander verbunden sind und sich auch gegenseitig beeinflussen. Unabhängig davon, um welche Prozesse es sich handelt, wie z. B. Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, besitzt und verarbeitet jeder von ihnen unterschiedliche Dokumente. Und Sie müssen damit arbeiten – schnell, effizient und genau. Das Problem ist jedoch, dass die meisten Unternehmen, insbesondere in der Buchhaltung oder im Personalwesen, immer noch auf manuelle Papierverarbeitung angewiesen sind. Dies ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass in diesen Abteilungen die meisten Papiermengen hergestellt werden und dass diese Abteilungen die üblichen Prozesse einfach nicht ändern wollen. In den meisten Fällen verlieren sie viel Zeit und Geld, was durch die Automatisierung von Prozessen vermieden werden kann.

Automatisierung der Prozesse und Vorteile nutzen

Meistens wenn der Begriff der Prozessautomatisierung oder Digitalisierung in den Raum eines Unternehmens fällt, so denken viele sofort an negative Sachen, wie Kosten, Zeitaufwand, Umstrukturierung und Änderung. Dabei vergessen die Meisten, dass der Kern dabei liegt einfache menschliche Fehler zu vermeiden. Stellen Sie sich einmal dieses Szenario vor: Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: In Ihren täglichen Dokumenten hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, droht Ihr Unternehmen nun mit Ausfällen und im schlimmsten Fall mit Bußgeldern. Es mag passieren, ist aber ärgerlich und kostet im Zweifelsfall viel Geld.

Das ist ein Problem, welches schnell, einfach und sicher gelöst werden könnte, indem Prozesse mithilfe eines Dokumenten-Management-Systems oder Enterprise Content Management (ECM) automatisiert werden. Intelligentes DMS oder ECM stellt zunächst sicher, dass Ihre Mitarbeiter keine Zeit mit der Suche nach Dokumenten auf der Rückseite des Archivs verschwenden. Sie können alle verfügbaren Rechnungsinformationen abrufen. Dies ist nicht nur ein wirtschaftlicher Ort zum Aufbewahren, sondern auch Ihre Nerven.

Die Verarbeitung und Aufbereitung von Informationen ist ein ganz besonderes Feld, nicht nur in der Wirtschaft. Die Inhalte von Dokumenten, sonstigen Schriftstücken, aber auch von Bild-, Video- und Tondateien sind auf den ersten Blick einfach nur Daten, deren Sinn und Zweck vordergründig klar zu erkennen ist. Tatsächlich lassen Daten jedoch Rückschlüsse zu und sie lassen sich kombinieren. Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto besser. Noch besser ist es, wenn sich diese Daten schnell und logisch richtig archivieren lassen. Dann ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten. Bis zum Beginn des digitalen Zeitalters war es vor allem die menschliche Kombinationsgabe, die aus Informationen oder Daten Beziehungen herstellte, die auf den ersten Blick nicht zu erkennen sind.

Eine Dokumentenverwaltungssoftware besitzt drei Schwerpunkte. Einmal die Erfassung und Umwandlung analoger in digitale Daten, vereinfacht als scannen bezeichnet, wobei dies auch andere Formen des Dateneinlesens sein können, etwa mittels einer digitalen Fotoaufnahme.

Das ECM oder ECMS ist nun nicht einfach die Erweiterung des DMS, sondern vielmehr ein übergeordnetes Programm, das ein Teilbereich des Informationsmanagements darstellt. Seine Funktionsvielfalt beinhaltet natürlich die Schwerpunkte des DMS, aber auch erweiterte Techniken, etwa die Erkennung von Mustern wie einem Barcode oder das ICR, die Intelligent Charakter Recognition.

Darüber hinaus unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.

Die Prozesse schnell und einfach optimieren

Es versteht sich, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation ist. Die beiden Abteilungen, die von jedem Unternehmen erheblich profitieren, sind ist vor allem die Buchhaltung. Sie hat erhebliche Vorteile aus der automatischen Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS und einer automatisierten Belegerfassung und der Weiterleitung an den entsprechenden Steuerberater können viele Prozesse so automatisiert werden. Auch Fehler und Ausnahmen werden so schnell erkannt und in das Abrechnungsprogramm übertragen. So sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit und können in andere profitable Projekte investieren. Dies gibt Ihrem gesamten Unternehmen die Kontrolle über jeden Schritt des Prozesses – vom Erhalt einer Rechnung bis zum Zahlungseingang. Dies stellt wiederum sicher, dass alle Informationen sicher und vertraulich sind und gemäß den Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsrichtlinien gespeichert werden. Dies führt zu einer beschleunigten Bearbeitung der Rechnungen.

Prozessautomatisierung lohnt sich einfach

PaperOffice überzeugt in jeder Hinsicht, ob nun in der Erfassung analoger oder elektrischer Informationen, in der maschinell erzeugten Information, etwa durch Erfassung von EDI- oder XML-Dokumenten genauso wie in der Abspeicherung praktisch jeden digitalen Formates, auch Bild, Video und Ton. 

Die Erkennung von Bar- oder QR-Codes, die Formularverarbeitung und Vordruckverarbeitung wie auch die Bearbeitung von E-Forms erfolgt bei PaperOffice über PIA, eine KI, die durch Abgleich mit bereits gespeicherten Informationen die richtige Zuordnung der eingehenden Dokumente veranlasst und aus diesen nach Wunsch neue Inhalte erstellt. Die Möglichkeiten von PaperOffice sind damit noch lange nicht erschöpft.

PaperOffice Intelligente Ablage- das ist die KI in PaperOffice DMS
PaperOffice Intelligente Ablage – kurz PIA ist die KI in PaperOffice

www.paperoffice.com