Wenn auch eine Vielzahl an Normen dafür sorgt, dass in der Wirtschaft, aber auch im privaten Leben alles sehr viel einfacher geht, so gibt es nach wie vor Unterschiede. Jede Branche besitzt so ihre Eigenheiten, die sich in der Dokumentation und im Schriftverkehr bemerkbar macht. Das summiert sich, denn allein in Deutschland sind 497 Branchen verzeichnet.
Branchentypische Merkmale zeigen sich zum Beispiel im Schriftverkehr, wobei dies bis zur digitalen Revolution eine eher untergeordnete Rolle spielte, denn die branchenübergreifende Norm der Rechtschreibung erlaubte es, dass jedes Schriftstück, gleich welcher Branche es entstammte, lesbar war. Doch mit der Einführung des Computers und dem Internet veränderte sich die dokumentarische Landschaft gewaltig.
Immer mehr neue Formate zur Datenerfassung, zur Datenerstellung und zur Datenübermittlung kamen auf den Markt. Tatsächlich waren es gerade in den Anfangsjahren mitunter chaotische Verhältnisse, bis sich bestimmte Formate durchsetzten, die zum Standard wurden. Doch das war nicht das einzige Problem. Die Digitalisierung erfasste immer mehr Bereiche und die Finanzverwaltungen der Länder und des Bundes sahen sich vor die Aufgabe gestellt, den Firmen Möglichkeiten zu geben, die Kommunikation auf digitale Ebenen umzustellen. Das Elster-Formular war und ist eine der Möglichkeiten. Im Gegenzug wurden die Unternehmen verpflichtet, digitale Daten so zu speichern, dass den Ämtern der Datenzugriff und die Prüfbarkeit möglich ist. Es ging also darum, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in eine digitale Form zu packen.
GDPdU und ihr Nachfolger GoBD
Bereits im Jahr 2001 wurden die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ als Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums erlassen. Am 1. Januar 2015 trat die Nachfolgeregelung GoBD in Kraft, die damit die GDPdU ablöste. Obwohl die GoBD als Abkürzung nur vier Buchstaben umfasst, ist sie ausgeschrieben ein wahres Satzmonster: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Hinter dem Satzmonster steht ebenso eine fast schon monströse Arbeit, vor allem für die Datenadministration in den Unternehmen, doch zum Glück gibt es PaperOffice, die Dokumentenmanagementsoftware, die unter anderem auch GoBD kann.
PaperOffice – für jede Branche passend
Mit 33 Seiten und insgesamt 47 darin aufgelisteten Grundsätzen ist die GoBD keineswegs eine leichte Bettlektüre. Die DMS PaperOffice wiederum ist so gestaltet, dass sie bei der Archivierung von Dokumenten diese Grundsätze beachtet und einhält. Dass aber ist nur ein Punkt, in dem die PaperOffice Dokumentenverwaltung glänzt.
Alle Möglichkeiten, die PaperOffice bietet, an dieser Stelle aufzuzählen, würde den Rahmen sprengen. Darum hier nun nur einige wichtige Funktionen:
PaperOffice baut auf Microsoft Windows Betriebssystemen auf und ist somit auf 89 % aller Rechner weltweit installierbar. Alle relevanten Dokumente werden nach der Installation in PaperOffice archiviert und verwaltet. Dabei erkennt PaperOffice Dubletten, wie sie zum Beispiel in Netzwerken oft vorkommen. PaperOffice bereinigt die Datenspeicher und erstellt von diesem Zeitpunkt an eine Dokumenten-Historie. Jede Änderung wird vermerkt und kann jederzeit nachverfolgt werden. Selbst wenn innerhalb eines Projektes, das über den PaperOffice-Workflowmanager gesteuert wird, mehrere Mitarbeiter zeitgleich an einem Dokument arbeiten, speichert PaperOffice die vorgenommenen Änderungen in Reihenfolge ab. Mit PIA, der eingebauten KI, lassen sich Dokumentenvorlagen und Ablagemasken nach den Grundsätzen der GoBD erstellen. PaperOffice zu nutzen, bedeutet auch ein großes Stück mehr Sicherheit vor unerlaubten Zu- und Angriffen auf die Daten des jeweiligen Unternehmens. Durch eine 1024bit-AES-Verschlüsselung haben weder Trojaner noch etwa Ransomware eine Chance.
PaperOffice macht es einfach jeder Branche recht.
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