Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung der Papier-Dokumente- so machen Sie es garantiert richtig

Digitalisierung oder auch digitale Transformation Ihrer Papierunterlagen ist die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

Im aktuellen Beitrag erläutern wir die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung, listen die Funktionen auf und beschreiben die Auswirkung einer erfolgreichen Umsetzung.

Während die ganze Welt immer mehr „digitalisiert“ brauchen immer mehr Unternehmen, vor allem KMUs, einen „Schubs“, um damit anzufangen. Denn viele graulen sich bereits beim bloßen Gedanken dem Thema zu widmen oder sich damit zu befassen.

Im aktuellen Artikel zeigen wir Ihnen, dass der Übergang von Papierdokumenten zu digitalen Dokumenten viel einfacher ist, als es Ihnen in Ihren Alpträumen erscheint. Befolgen Sie unsere Ratschläge es zahlt sich für Ihr Unternehmen aus.

Zu einem gewissen Teil ist das analoge Archiv selbst heute noch eine Notwendigkeit. Es besteht jedoch zu 99 % keine Notwendigkeit mehr, damit auch zu arbeiten. Im Gegenteil, bedrucktes Papier ist ein Anachronismus, der entweder aus alter Gewohnheit oder rein technisch nur deshalb aufrechterhalten wird, weil bestimmte Dokumente in der Form erhalten bleiben müssen, in der sie ausgefertigt wurden, etwa Urkunden oder Verträge. Doch auch diese lassen sich einscannen, um mit ihren jeweiligen Inhalten am Rechner zu arbeiten.

Der tatsächlich vorgenommene Gang zum Archiv, die Suche in Regalen oder Aktenschränken, die Herausnahme des Dokuments, das Arbeiten damit und das zurückbringen und wiederum einordnen ins Archiv. Schon die Beschreibung und das Lesen dieses Vorgangs kostet viel Zeit. Das digitale Archiv dagegen aufzurufen, kostet ein paar Klicks, mehr nicht.

Bevor wir uns den Vorteilen zuwenden, lassen Sie uns die folgende Frage beantworten:

Warum ist es wichtig, bei diesem Thema der Digitalisierung nicht zurückzubleiben?

Sicher ist Ihnen als eine verantwortliche Person bewusst, dass analoge Unterlagen einfach nicht mehr zeitgemäß sind. Allerdings sehen Sie auch die Komplikationen, die die Umwandlung des bestehenden analogen Archivs in digitale Daten mit sich bringt. Denn Dokumente digitalisieren ist mehr als nur ein Trend. Vielmehr ist es die Voraussetzung mittlerweile, um konkurrenzfähig und up-to-date zu all den anderen Unternehmen des gleichen Sektors zu bleiben.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

All die Akten vergangener Jahre, Blatt für Blatt einzuscannen, ein vor allem Zeit- und Personal intensiver Vorgang.

Auf der anderen Seite stehen jedoch die Vorteile der Digitalisierung von Papier-Dokumenten:

  1. Flexibles Arbeiten, egal wo Sie sich befinden
  2. Automatisierungen jeglicher Art dank Workflows
  3. Optimierung aller Arbeitsabläufe
  4. Digitaler Empfang und Versand
  5. Reduzieren der Kosten in allen Bereichen
  6. Vereinfachtes Handling bei Fristen
  7. Schnellere interne und externe Kommunikation
  8. Integration in Büro-Software
  9. Suche von Inhalten mittels Schlagwörtern
  10. Einsparung von Arbeitszeit

Wird die Digitalisierung des analogen Archivs unter diesen Gesichtspunkten betrachtet und eine Gegenrechnung aufgestellt, zeigt sich deutlich, dass sich der Aufwand lohnt und wie beispielsweise eine Investition in eine neue, modernere und schnellere Maschine betrachtet werden sollte. Dabei ist die Liste der oben aufgeführten 10 Punkte keineswegs vollständig.

Hier hatten wir bereits einen Beitrag verfasst, welcher im Bezug zu den Vorteilen der Digitalisierung bzw. digitalen Rechnungsverarbeitung berichtet hatte.

Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Mit PaperOffice einfach gemacht
Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Mit PaperOffice einfach gemacht

Warum gerade KMUs mit der Archiv-Digitalisierung hadern und wie sich der Prozess der Digitalisierung in den täglichen Arbeitsablauf integrieren lässt?

Während in großen Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte benannt sind, die sich mit dem Thema der Umwandlung analoger Dokumente in Vollzeit beschäftigen, fehlt es kleineren und mittleren Firmen meist an Personal-Ressourcen, zumal ja auch eine entsprechende fachliche Qualifikation vorausgesetzt wird. Das jedoch ist ein Fehler.

Es wird weder ein IT-Spezialist benötigt noch ein ausgebildeter Bibliothekar. Was es wirklich braucht, ist die richtige Software und natürlich entsprechende Hardware, wobei es hier auf den Umfang des Archivs ankommt. Mitunter ist die Hardware schon da.

Was bedeutet Digitalisierung von Dokumenten denn im Detail?

Ganz einfach ausgedrückt ist es der Prozess des Ersetzens einer physischen Unterlage, in dem Sinne des Papiers, durch ein digitales Format.

Zumindest rudimentär dürfte den meisten Personen der Vorgang bekannt sein. Ein Dokument wird abgelichtet oder abfotografiert, wozu meist Scanner eingesetzt werden. Es kommt jedoch auf die jeweilige Schnittstelle an. Ein Dokument kann auch per Handycamera digitalisiert werden.

Für viele Unternehmen gehört die Änderung von Papier und Ordnern auf elektronische Formate zu den wichtigsten und auch deutlichen Maßnahmen des Digitalisierungsprozesses.

In PaperOffice haben Sie alle notwendigen Werkzeuge, um Ihre Dokumente zu digitalisieren. Mit PaperOffice müssen Sie Ihr Dokument einfach nur mit Ihrem Scanner einscannen (PaperOffice funktioniert mit jedem), und PaperOffice erstellt eine digitale Version.

Hier erfahren Sie, wie Sie Papierdokumente vom Scanner voll automatisiert archivieren können:

Scandokumente werden über das integrierte Scannermodul ScanConnect hinzugefügt, welches u.a. die Dokument Erfassung von allen Scannern, Multifunktionsgeräten, mobilen Apps und auch Grosskopierern, solchen wie der Firma Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox und weiteren, ermöglicht.

Dabei wird die automatische Versionierung für bereits vorhandene Dokumente berücksichtigt sowie für Massenscans der Dokumentenstapel und Unterteilung danach in einzelne Dokumente die Methode des Scannens dank der Trennseiten unterstützt.

Wenn Sie viele Dokumente einscannen, ist das mit PaperOffice besonders praktisch, da es Trennblätter erkennt und die Dokumente für die Archivierung separiert. Eine großartige Funktion, die besonders nützlich ist, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Dokumenten mit komplexem Format arbeitet, ist, dass PaperOffice eine KI verwendet, um die Inhalte auf Ihren Dokumenten zu erkennen, wie z. B. Summen, Dokumenttypen, Datumsangaben, Kontaktdetails usw.

Hier erfahren Sie min. 15 Gründe, warum Sie ein Dokumentenmanagement zusammen mit Ihrem Scanner einsetzen sollten.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um
Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Wie werden Papier-Dokumente durchsuchbar gemacht?

Nun soll aber der Text auf einem Dokument nicht nur lesbar sein, sondern auch so vorliegen, dass Sie ganz einfach nach einem Textschnipsel suchen können.

Ganz einfach und ohne manuellen Aufwand.

Denn sobald Dokumente in PaperOffice eingefügt werden, übernimmt PIA für Sie all das, was Sie sonst aufhält:

PIA ist die in PaperOffice integrierte KI und bedeutet „PaperOffice Intelligent Ablage“ und wird jedes hinzugefügte Dokument – egal was und egal von wo –

– analysieren und durch die integrierte „computervision“ in sogenannte block chains zerlegen

– texterkennen und durch PaperOffice SmartSpell mit Wörterbüchern abgleichen

sowie anschließend für die integrierte PaperOffice Suchmaschine visuell sowie stichworttechnisch indexieren und katalogisieren.

Das bedeutet, dass PIA Ihnen für Ihre gesamten Informationen eine eigene und leistungsfähige Suchmaschine zur Verfügung stellt, welche sowohl wie klassische Suchmaschine wie Google textbasiert suchen und finden kann, aber auch das ganze visuell beherrscht, also ein Dokument auch visuell vergleichen und erkennen kann.

So werden einmal eingelernte Dokumente durch PIA ab diesem Zeitpunkt automatisch erkannt, was wiederum automatische Regeln und Ablagemasken auslösen kann.

Kann die Dokumentenablage und Erkennung automatisiert durchgeführt werden?

Um eine automatisierte Ablage Ihrer Dokumente und Belege auszuführen, wird das Dokument vorerst in PaperOffice eingelernt. Für die Verschlagwortung und den Ablageort sorgen die Ablagemasken in PaperOffice.

So wird, sobald eine eingelernte Dokumentvorlage erkannt wurde, automatisch eine Ablagemaske ausgelöst, welche für die automatisierte Verschlagwortung und den Ablageort zuständig ist.

Daten werden aus dem Dokument automatisch ausgelesen
Daten werden aus dem Dokument automatisch ausgelesen

Aber Ablagemasken können nicht nur durch eingelernte Dokumentvorlagen automatisch ausgelöst werden- sie können auch manuell im PIA Dialog ausgewählt werden.

PIA kann vollkommen autonom, ohne jegliche Benutzerinteraktion und für eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten diese gemäß den festgelegten Ablagemasken: 

  • automatisch auslesen
  • vollständig verschlagworten
  • durchsuchbar machen
  • Aufgaben und Workflows, die erledigt werden müssen, hinzufügen und überwachen
  • indexieren
  • neue Zielordner-Strukturen erstellen
  • in Ziel Ordner ablegen
  • Vorschaubilder erstellen
  • benötigte eigene Felder selbstständig ausfüllen
  • mit Kontakten verknüpfen und für die Kontaktsuche optimieren
  • Notizen hinterlegen
  • versionieren

Um nur ein Paar Möglichkeiten aufzuzählen.

Einhaltung der GoBD-konformen Digitalisierung und gesetzlicher Vorschriften

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein Dokumentenmanagement System ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bzw. Vorgaben der GoBD.

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Insbesondere durch die revisionssichere hochverschlüsselte Dokumentspeicherung direkt in einer zentralen SQL-datenbank erfüllt PaperOffice alle Anforderungen an Dokumentstandards sowie rechtliche Richtlinien oder dem weltweit höchsten deutschen Standard GOBD. 

Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine GoBD konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, ist deutlich wie noch nie zuvor.

Die Versionierung erfolgt in PaperOffice transparent und jederzeit nachvollziehbar
Die Versionierung erfolgt in PaperOffice transparent und jederzeit nachvollziehbar

Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar

Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen geht es um die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet hat. Dokumentänderung lässt sich erkennen und als Schattenkopie als neue Dokumentversion speichern.

Gewährleistung der Unveränderbarkeit

Jede Dokumentenänderung legt in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann und von welchem Bearbeiter die Änderung am Dokument erfolgte. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.

Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.

Die Entwicklung von PaperOffice DMS ist GoBD-konform durchgeführt, so dass Sie die Software nutzen können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie gegen eine Vorschrift verstoßen. Zum Beispiel wird jedes Mal, wenn jemand ein Dokument ändert, eine neue Version dieses Dokuments erstellt. So kann man nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt gehabt hat.

Digitalisieren: Zug um Zug oder Last in – First out

Dass die Digitalisierung analoger Dokumente Vorteile bringt, ist klar aufgezeigt. Wie aber lassen sich die kurzzeitig entstehenden Nachteile reduzieren?

Die eher kostspielige Variante der Digitalisierung besteht darin ein darauf spezialisiertes Unternehmen zu beauftragen. Je nachdem werden die Akten und Ordner aus dem Archiv an die Firma als Frachtgut gesendet, dort digitalisiert und wieder zurückgesandt. Zuvor wurde das Format der zu digitalisierenden Daten festgelegt. Doch wichtige Firmendaten außer Haus geben? Zwar versichern durchweg alle Unternehmen, die sich mit digitaler Archivierung beschäftigen, höchste Vertraulichkeit, Garantien gibt es jedoch keine.

Auf Wunsch rücken die Unternehmen aber auch mit einem Lkw an, auf dem sich Trommelscanner befinden, und digitalisieren direkt vor Ort, auf dem Parkplatz des eigenen Firmengeländes. Das jedoch treibt die Rechnung gewaltig in die Höhe. Der aufwendige Außer-Haus-Einsatz, der je nach Archivgröße mehrere Tage dauern kann, will extra bezahlt sein. 

Zum Glück aller Unternehmen müssen zwar Archive sein, die darin enthaltenen Informationen, ob nun analog oder digital, müssen jedoch nicht alle gleichzeitig verfügbar sein. Das ermöglicht Firmen die Archiv-Digitalisierung Zug um Zug, und zwar nach dem Logistik-Prinzip des Last in – First out. Die zuletzt eingegangen analogen Dokumente digitalisieren Sie zuerst.

Der Grund dafür ist einfach. Üblicherweise sind im täglichen Arbeitsablauf zeitnahe Dokumente weit mehr benötigt als zeitferne Dokumente. So sollten Sie diese zeitnahen Dokumente zuerst digitalisieren, das beschleunigt sich dank Ihrer besseren Verfügbarkeit der Arbeitsprozess. Im besten Fall entsteht ein Ausgleich zwischen dem Aufwand des Digitalisierens (Archiv-Entnahme, einscannen, digital abspeichern, analoges Dokument zurückbringen) und der jetzt bestehenden Prozessbeschleunigung, da der Gang ins Archiv entfällt und Sie alle Vorgänge am Rechner erledigen.

Ein weiterer positiver Effekt dieser Vorgehensweise besteht darin, dass sich so Aufbewahrungsfristen optimal nutzen lassen, um den analogen Archivbestand zu reduzieren und nicht etwa Akten zu digitalisieren, deren Aufbewahrungsfristen ein halbes Jahr später ablaufen.  

Hardware bereitstellen und den Umfang der Digitalisierung firmenintern festlegen

Die Anzahl der Verwaltungsangestellten eines Unternehmens beziehungsweise die der infrage kommenden Bildschirmarbeitsplätze variieren teilweise stark, daher kann man unmöglich sagen, wie viele der Mitarbeiter im Verhältnis zur Firmengröße Sie mit der Digitalisierung beauftragen sollen.

Zumindest aber sollte den betreffenden Mitarbeitern jeweils ein Gerät mit Scannerfunktion zur Verfügung stehen, vorzugsweise ein Dokumentenscanner, der den Mehrfacheinzug genauso wie verschiedene Formate einzuscannen, erlaubt.

Genauso knifflig wie die Anzahl der mit der Digitalisierung beschäftigten Personen ist auch der Umfang pro Digitalisierung zu benennen, denn bei diesem System erfolgt die Digitalisierung quasi nebenbei. Realisieren lässt sich dies beispielsweise in der Form, dass Mitarbeiterin Z einen Vorgang in Zusammenhang mit der Firma XYZ bearbeitet. Das könnte zugleich der Auslöser sein, die gesamte analog archivierte Akte zur Firma XYZ zu digitalisieren.

Allerdings kann sich beispielsweise eine langjährige Geschäftsbeziehung durchaus in einer recht großen Anzahl an Akten manifestieren. Eine andere Variante wäre es, nur bestimmte Segmente der Geschäftsbeziehung zu digitalisieren, eben diese, die der häufigsten Bearbeitung unterliegen. Zum Beispiel die Rechnungsstellung oder die Lieferscheine. Mit der richtigen Software lässt sich die prozessbegleitende Digitalisierung problemlos umsetzen. Wir haben die ultimative 5-Schritte Anleitung für die Realisierung des papierlosen Büros und Digitalisierung Ihres Unternehmens erstellt, in welcher die einzelnen 5 Schritte sowie die benötigte Dauer beschrieben werden.

Die ultimative 5 Schritte Anleitung zum papierlosen Büro
Die ultimative 5 Schritte Anleitung zum papierlosen Büro

Doch welche Software passt hierzu?

Wer als Unternehmer oder verantwortliche Person sich selbst und den betreffenden Mitarbeiter/innen das Leben in Bezug auf die Digitalisierung so richtig schwer machen will, der stückelt sich die Software zusammen. Ein Programm zur Erfassung der Daten aus dem Scanvorgang. Eine OCR-Software zur Texterkennung. Ein Datenbank-Programm. Eine Such-Software und so weiter. Letzten Endes landet dann alles in irgendeiner Cloud.

Die Software-Zusammenstellung so manchen Unternehmens ähnelt deren Firmenhistorie, eine langsam gewachsene Struktur. Sie ist so komplex ineinander verschachtelt, dass nur noch wenige langjährige Mitarbeiter es verstehen.

Die bessere Lösung ist eine Software, die alle Prozesse vom Scannen über die Bereitstellung bis zur Archivierung durchführt und zugleich Schnittstellen bietet, um andere Software anzubinden. Eine Software mit sich selbsterklärenden Menüführungen, die letztlich den digitalen Dokumenten eines Unternehmens ein Zuhause gibt, das zugleich alle Anforderungen in Bezug auf Datenbe- und Verarbeitung sowie Sicherheit erfüllt.

Das hört sich etwas pathetisch an? Stimmt, doch besser etwas einfache und funktionierende Pathetik als ein Schwall IT-Fachchinesisch, dass den Mitarbeitern den Angstschweiß auf die Stirn treibt.

PaperOffice eignet sich perfekt zum Digitalisieren von Dokumenten.

Die richtige Dokumentenmanagementsoftware löst das analog-digitale Problem

DMS steht für Dokumentenmanagementsoftware und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice DMS ist eine solche Software. Ihr Funktionsumfang ist genauso beachtlich wie ihre intuitiv gestaltete Menüführung, die nur der geringfügigen Schulung bedarf. Sie brauchen keine teuren Berater vor Ort dazu. Gut erklärende Videotutorials zu PaperOffice DMS können das genauso gut und viel preiswerter, zum Nulltarif.

Scannen, OCR, Archivierung mit automatischer Verschlagwortung, KI-gesteuerte Dokumentenzusammenführung, integrierte Suchmaschine, Workflow-Funktion, Verschlüsselung mit 1024Mbit, direkte Einbindung in MS-Office, Schutz vor Ransomware, automatisierte Vorlagenerstellung, Stempelfunktion, Aufgaben-und Notizmanagement.

Das sind ein Paar der wichtigsten Funktionen von PaperOffice DMS und wie gesagt, weder Sie noch Ihre Mitarbeiter müssen dafür ein IT-Studium absolvieren.

Dazu empfehlen wir unseren Kunden, die Archivierung der digitalisierten Daten entweder in einer Datenbank, welche sich auf einem NAS Gerät, wie Synology oder QNAP, befinden oder auf einem dedizierten Server. Mit einem eigenen externen (dedizierten) PaperOffice Server erhalten Sie alle Vorteile einer Cloud bei perfektem Datenschutz und sparen jeden Monat bares Geld und viel Arbeit.

Ein PaperOffice Server spart viel Geld und Arbeit bei maximaler Datensicherheit und Komfort
Ein PaperOffice Server spart viel Geld und Arbeit bei maximaler Datensicherheit und Komfort

Mit einem PaperOffice Server haben Sie alle Vorteile einer Cloudlösung mit nur einem riesigen Unterschied:
Es ist Ihr eigener dedizierter Datenbankserver und niemand außer Ihnen greift darauf zu.

Sie möchten keinen Server verwenden? Kein Problem.

Ein NAS, ein Network attached Storage, auf Deutsch ein Speicher mit Netzwerkanschluss, sowie die kompatible Software zu PaperOffice DMS und fertig ist die interne Cloud. Absolut sicher vor staatlicher und nichtstaatlicher Neugier und dank Backup-Funktion auch sicher vor einem Festplatten-Crash.

Fazit:

Mit der richtigen Strategie wird die Wandlung vom analogen zum digitalen Archiv kein teurer Prozess. Dabei muss sich jeder Unternehmer und jede Unternehmerin vor Augen führen, dass dieser Schritt irgendwann geschehen muss, und zwar besser heute als morgen.

Wie hier aufgezeigt, kann der Wandel mit den richtigen Mitteln zu einer schnellen Amortisierung der Investitionen führen und die Kosten wie auch die zeitlichen Aufwendungen künftiger Prozesse deutlich reduzieren. Der Wandel muss nur erfolgen. 

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