PaperOffice DMS und der Cloud-Act – So schützen Sie Ihre Daten

Daten schützen mit PaperOffice Dokumentenmanagement System
Schützen Sie Ihre Daten mit PaperOffice DMS

Die sichere Datenspeicherung und der Datenschutz besitzen für PaperOffice als Entwickler von Datenmanagementsoftware einen sehr hohen Stellenwert. Das Unternehmen richtet sich hierbei an der aktuellen EU-Gesetzgebung aus, wobei die DSGVO die Richtschnur darstellt.

Als im März 2018 der US-Kongress den damaligen Haushalt der USA verabschiedete, hatten wohl nur wenige Abgeordnete die einzelnen Posten darin eingehender studiert. Das 2232 Seiten umfassende Dossier ist zugegebenermaßen eine so trockene Angelegenheit, das sich wohl jeder Abgeordnete nur das heraussuchte, was für ihn oder sie von Relevanz war. So kam es zur Bewilligung eines Gesetzes, über das weder explizit diskutiert noch abgestimmt wurde, das aber inzwischen für Ärger und Verwirrung sorgt, und zwar in den USA, aber auch in Europa und in anderen Teilen der Welt. Zu finden war dieses Gesetz auf Seite 2.201 unter der Kategorie Hauhaltsausgaben, zusammen mit unzähligen anderen Gesetzen und Verordnungen, und es hatte den Namen „Clarifying Lawful Overseas Use of Data“, kurz Cloud-Act. Es hat so zumindest keinen direkten Zusammenhang mit der Cloud, der Datenwolke im Internet. Trotzdem trifft es Cloud-Betreiber in besonderem Maße.

Im Vorfeld Diskussionen vermeiden

Der Grund, warum die US-Regierung dieses Gesetz mehr oder weniger heimlich in den Haushalt aufnahm, lag in einem Rechtsstreit zwischen Microsoft und der US-Regierung, wobei sich Microsoft weigerte, Daten von einem in Irland befindlichen Server aufgrund eines richterlichen Beschlusses aus den USA herauszugeben. Mit dem Cloud-Act besitzen US-Behörden nun ein Instrument, das US-Firmen zwingt, Daten von ausländischen Servern herauszugeben, ganz ohne richterlichen Beschluss. Aber nicht nur das. Der Cloud-Act betrifft ebenso ausländische Unternehmen und Privatpersonen, etwa aus der EU, wobei es schon genügt, wenn sich beispielsweise ein EU-Bürger im Bereich einer US-Gerichtsbarkeit befindet, etwa beim Strandurlaub in Miami-Beach. Das berechtigt US-Behörden, bis runter zur örtlichen Polizei, auf dessen gesamten telefonischen und elektronischen Kommunikations- und Datenverkehr zuzugreifen. Auch EU-Unternehmen mit US-Töchtern sind davon betroffen. Ein aus europäischer Sicht beängstigendes Gesetz, das die paranoiden Züge eines Überwachungsstaates à la Big Brother trägt. Kein Wunder, das die US-Regierung vom Cloud-Act vor seiner Umsetzung nicht viel, oder besser gar nichts verlauten ließ.

PaperOffice DMS, im Zweifel der bessere Weg

Für viele Firmen in der EU ist dieses Gesetz ein großes Problem, immerhin sind die USA der größte Handelspartner für die Europäische Union. Auch wenn sich das eine oder andere Unternehmen mit dem Cloud-Act arrangiert, die EU-Gesetzgebung tut dies mit der DSGVO nicht. Darin ist festgelegt, dass der Datenschutz Vorrang besitzt und ein Verstoß dagegen wird drakonisch geahndet. Bis zu 20 Millionen Euro Strafgeld können auferlegt werden oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes. Wenn also eine US-Behörde bestimmte Daten abgreifen möchte, steht auf der anderen Seite die EU-Gesetzgebung und sagt dazu klar NEIN.

PaperOffice bietet zur Konfliktlösung ihr Dokumentenverwaltungssystem, zu dessen umfangreichem Werkzeugkasten auch eine sehr effiziente Datenverschlüsselung gehört. Mit dessen Hilfe werden nicht nur die abgespeicherten Daten für Dritte unlesbar, auch der Datenverkehr unterliegt der Verschlüsselung. Zum Einsatz kommt ein 1024bit-AES-Code, der in Schweden entwickelt wurde und den zu entschlüsseln die NSA seit Jahren vergeblich versucht. Ein ausgereiftes Passwortmanagement rundet das Sicherheitspaket der PaperOffice DMS ab. Das Unternehmen, das seit über 17 Jahren in der Entwicklung von Dokumentenmanagementsoftware tätig ist, besitzt keine Schnittpunkte zu den USA, über die Behörden eventuell Druck ausüben könnten, etwa ein Hintertürchen in die Software einzubauen, die weltweit von über 900.000 Unternehmen genutzt wird. Vielmehr ist PaperOffice in Deutschland, England, Spanien und Russland präsent. Somit weit weg vom US-Cloud-Act, aber nah dran an der DSGVO.   

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/332300/paperoffice-dms-und-der-cloud-act-schuetzen-sie-ihre-daten.html

Dokumentenmanagement System PaperOffice und Synology NAS, ideal für Home-Office

Eine gute Dokumentenmanagement Software wie PaperOffice DMS ist das ideale Werkzeug im Büroalltag mittelständischer Betriebe. Ein Werkzeug, das Freiräume schafft, weil es viele Aufgaben übernimmt, die zuvor recht personalintensiv waren. Doch auch PaperOffice ist, trotz eines von Haus aus sehr hohen Sicherheitslevels, nur so gut wie das schwächste Glied in der Kette der administrativen Prozesse. Aber was ist denn das schwächste Glied?

PaperOffice DMS und Synology NAS ideal für Home Office
PaperOffice DMS und Synology NAS ideal für Home Office

Die Schwachstelle ist recht schnell ausgemacht. Es ist heute in vielen Unternehmen die Datenspeicherung in einer externen Cloud. Gut 30 % aller KMUs in Deutschland nutzen eine Internetcloud zur Speicherung selbst wichtigster Daten. Auf den ersten Blick eine bequeme und auch kostengünstige Lösung, doch bei genauerem Hinsehen zeigen sich die Schwächen der Datenspeicherung bei einem Drittanbieter. Dazu gehören:

·         Ausfälle aufgrund technischer Störungen

·         Wartungsunterbrüche

·         Down- und Uploadverzögerungen

·         Hackerangriffe

·         gesetzlich legitimierte Datenspionage

Wer als Firmeninhaber oder verantwortliche Führungskraft nun glaubt, dass im eigenen Unternehmen kaum relevante Daten anfallen, die, in der Cloud abgespeichert, keine Gefahr für den Betrieb darstellen, der täuscht sich. Im Zeitalter von Big Data lassen sich aus allen abgespeicherten Daten relevante Informationen erstellen. Mittels entsprechender Algorithmen werden aus vermeintlich harmlosen Einträgen Rückschlüsse über das Unternehmen gezogen, die eine erstaunlich hohe Trefferquote besitzen. Ganz davon abgesehen, dass die meisten Firmen fast alles in einer fremden Cloud einlagern, also einem dritten Unternehmen hochsensible Daten anvertrauen, das sie nicht wirklich kennen.

PaperOffice DMS und NAS von Synology, alles im eigenen Haus

Warum im Unternehmen eine Prozesskette einrichten, die erkennbar starke, aber auch schwache Glieder besitzt? Ist es nicht besser, eine Kette mit gleichstarken Gliedern zu verwenden? Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice sowie ein Network Attached Storage (NAS) des taiwanesischen Herstellers Synology sind eine solch gleichermaßen starke Prozesskette. Aber nicht nur das, es ist eine Prozesskette in einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis. Eine gleichzeitige Investition in Hard- und Software, die günstiger ist als oft überteuerte DMS-Software anderer Hersteller und den Monatsbeiträgen für die Cloud mit all ihren Unsicherheiten.

Mit PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware wird nicht nur das Datenmanagement vereinfacht, gleichzeitig wird der Umgang mit den Daten auf ein wesentlich höheres Sicherheits-Niveau angehoben, ohne dass hierbei das Handling leidet. Im Gegenteil, durch entsprechende Tools, wie der eigenen künstlichen Intelligenz, werden zum Beispiel Daten zu einem Pool zusammengezogen, unnötige Dopplungen entfernt und der Workflow vereinfacht.  

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Besser als Internetcloud – die Intranetcloud

Mit einem NAS richten sich Unternehmen jeder Branche ihre eigene, interne Cloud ein. Das ist kein Hexenwerk und erfordert nun auch keine Personalaufstockung im IT-Bereich. Ein NAS erlaubt zudem die vorausschauende Planung. Beispielsweise der zukünftig zu erwartende Speicherbedarf und der wird wachsen, das ist so sicher wie Sonnenauf- und Sonnenuntergang. Gleichzeitig sind die oben aufgeführten Punkte zu den Schwachstellen einer Cloud von Drittanbietern praktisch eliminiert.

Es muss auch nicht befürchtet werden, das eine über das Intranet geführte Datenspeicherung Einschränkungen bezüglich der möglichen Zugriffe mit sich bringt, es sei denn sie sind gewollt. So kann PaperOffice DMS die Zugriffsrechte von bis zu 800 Terminals verwalten und das Internet wird ja nicht ausgesperrt, es wird lediglich eine gut bewachte Grenze eingerichtet, was sogar fast wörtlich genommen werden kann. Die Verschlüsselung der Daten in PaperOffice erfolgt über einen 1024byte-AES-Code, der in Schweden entwickelt wurde und weltweit von militärischen Geheimdiensten eingesetzt wird.

PaperOffice DMS und NAS von Synology, zwei starke Verbündete jeder betrieblichen Administration.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/331908/dokumentenmanagement-system-paperoffice-und-synology-nas-ideal-fuer-kmu.html

Hilfsmittel aller KMUs

Die Weisheit des Schweizer Aphoristikers Ernst Reinhardt, dass der Mensch mit seinen Aufgaben wächst, wird meist nur anteilig zitiert. Tatsächlich lautet der Spruch in seiner Vollständigkeit: „der Mensch wächst mit seinen Aufgaben, aber manchmal wachsen diese schneller als er“. Genau vor diese Problematik sehen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer gestellt, die eine Firma gründeten und Anfangs problemlos in ihre Aufgaben hineingewachsen sind.

Dokumentenmanagement System PaperOffice ist ideal für alle kleinen und mittleren Unternehmen sowie branchenspezifische DMS Lösungen, sorgt für das ideale digitale und papierlose Büro

Für die meisten selbstständigen Personen, die mit ihrem Betrieb auf Wachstumskurs sind, kommt dann der Zeitpunkt, wo die Aufgaben schneller wachsen. Im Besonderen in der Verwaltung und der Buchhaltung. Dann ist es Zeit, sich Hilfe ins Haus zu holen, am besten eine Hilfe, die ihre Effektivität seit langem unter Beweis stellt und dazu noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt. PaperOffice DMS ist genau diese Hilfe für Unternehmer und Unternehmerinnen.

Digital-analog-digital, was denn nun?

Gerade heute, in einer Zeit, in der immer mehr analoge Vorgänge digitalisiert werden, sehen sich viele Betriebe gezwungen, zweigleisig zu fahren. Nur zu gerne könnten alle anfallenden Vorgänge in der Verwaltung auf die digitale Ebene verlagert werden und vieles befindet sich bereits dort. Die Kommunikation über Datenleitungen ersetzt beispielsweise zum größten Teil den Austausch über den Postweg, aber eben nicht vollständig. Speditionen kämpfen nach wie vor mit Frachtbriefen aus Papier und viele Belegarten in der Buchhaltung tauchen zuerst als ausgedruckte Dokumente auf. Nun wäre das nicht so problematisch, wenn analog einfach analog und digital einfach digital bleiben würde. In der Realität besteht jedoch das Paradoxon, das Dokumente digital erstellt, dann ausgedruckt und analog weitergeleitet werden, siehe Frachtbriefe bei Speditionen, um beim Empfänger wieder digitalisiert zu werden. Zwischendrin sorgt der Gesetzgeber für ein bisschen Belebung und macht Vorgaben zur Archivierung sowohl auf analoger als auch auf digitaler Ebene. Dieses „geordnete“ Chaos wird so lange bestehen, bis sich das Papierwesen aus den Unternehmen verabschiedet hat. Es bedarf jedoch einer Kristallkugel und einer sehr guten Wahrsagerin, um den Termin dafür vorherzusagen.

Kontoauszüge

Ausgangsrechnungen

Eingangsrechnungen

Gehaltsabrechnungen

Spesenbelege

Inventurlisten

Materialentnahmescheine

Quittungen

Das Team von PaperOffice DMS arbeitet bereits seit über 17 Jahren daran, die Dokumentenmanagementsoftware so perfekt wie möglich den Bedürfnissen von Unternehmen anzupassen, ob nun der 1-Mann-Betrieb, der klassische Mittelständler als Rückgrad unserer Wirtschaft oder der Großbetrieb mit mehreren Standorten. Gleichzeitig sind eine günstige Kostenstruktur und die einfache Handhabung der Software zusätzliche Aspekte, die bei PaperOffice DMS zum Tragen kommen.

Dabei werden die gesetzgeberischen Vorgaben beständig im Auge behalten und, wenn möglich, vorausschauend gearbeitet. So implementierte PaperOffice bereits vor der Einführung der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung digitaler Daten, die entsprechenden Werkzeuge und Sicherungsmechanismen in die Software. Gleichzeitig führte PaperOffice die Anwendung künstlicher Intelligenz ein. Mithilfe der KI können aus eingescannten Belegen entsprechende Stammdaten zur Automatisierung der Vorgänge erstellt werden, wobei die ordnungsgemäße Archivierung des Originals immer gewahrt bleibt. Genau genommen ist PaperOffice sogar päpstlicher als der Papst, aber nicht etwa im Sinne einer unnötig komplizierten Vorgehensweise, sondern in Bezug auf die Sicherheit. PaperOffice empfiehlt seinen Kunden den Einsatz interner Speicher, etwa einem NAS von QNAP, denn in der heute so beliebten Cloud von Drittanbietern stecken Gefahren, die einzugehen ein unnötiges Risiko darstellen. 

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/329700/paperoffice-dms-das-hilfsmittel-aller-kmus.html

PaperOffice – nichts geht verloren

Von Erfahrung profitieren

Für viele Menschen auf der Erde ist die Startseite der global gesehen größten Suchmaschine, Google, ein täglich vertrauter Anblick, fast schon ein Stück Heimat in der digitalen Welt. Dabei ist sie gerade erst 21 Jahre alt geworden. Aus biologischer Sicht fast noch ein Jugendlicher, in Anbetracht des selbst noch jungen digitalen Zeitalters jedoch eine gestandene Erscheinung. Zu diesen mitten im digitalen Leben stehenden Programmen darf sich gleichermaßen Paperoffice DMS zählen. Im Jahr 2002 und damit nur vier Jahre nach Google aus der Taufe gehoben, vertrauen inzwischen über 900.000 Unternehmen, Behörden, Vereine und Privatleute auf diese Dokumentenmanagementsoftware.

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Wohl kaum ein anderes als das digitale Zeitalter musste in solcher Geschwindigkeit Höhen und Tiefen erleben. Die Anzahl der Firmen und Start-ups, deren Geschäftsidee im Bereich IT und Internet lagen, die gegründet und nur wenig später wieder sang- und klanglos verschwanden, geht wohl ins Unendliche. Noch heute ist zumindest entfernt der Knall zu hören, als um die Jahrtausendwende die Dotcom-Blase platzte. Dabei wurde nicht nur unglaublich viel Geld verbrannt, so manche IT-Firma brachte mit ihrem Verschwinden auch ihre Kunden in Schwierigkeiten. Spezielle Dateiformate, unlösbare Verschlüsselungen oder auf einmal fehlende Updates konnten wie schwarze Löcher wichtige Firmen-Daten auf immer verschlucken.

Keine schwarzen Löcher mit PaperOffice DMS

Die Wahrscheinlichkeit, dass heute eine IT-Firma bei einer Insolvenz großen Schaden anrichtet, ist fraglos geringer geworden, aber keineswegs unmöglich. Auch PaperOffice ist eine gut aufgestellte IT-Firma in einem gesunden Umfeld mit hohen Wachstumsraten. Trotzdem gehört zu den Grundsätzen betriebswirtschaftlichen Denkens auch die Annahme des absolut schlechtesten Szenario. Dies führte bei PaperOffice zur Überlegung, wie der Kunde seinen Datenstamm unversehrt zurückerhält, wenn wirklich alle Stricke reißen. Die Antwort darauf ist das in PaperOffice integrierte Modul MassExport.

Gut, in erster Linie ist der PaperOffice MassExport nicht dem „worst case“ zugedacht, sondern vielmehr dem vereinfachten Export von Daten aus PaperOffice heraus. Aus Sicherheitsgründen arbeitet PaperOffice DMS mit einem eigenen Format und auf einem sehr hohen Verschlüsselungsniveau. Dies hält ungebetene Gäste fern, etwa Hacker, die mittels Ransomware einen Erpressungsversuch starten wollen. Ein aktuell brandheißes Thema. Doch ist sich das Team von PaperOffice bewusst, das die üblichen Dateiformate herkömmlicher Office-Software immer wieder benötigt werden, zum Beispiel in der Kommunikation mit Geschäftspartnern.

Ein Klick genügt mit MassExport

Wenn etwa der Steuerberater die Umsatzzahlen des letzten Quartals anfordert, so ist in der Regel vereinbart, dass diese als CSV- oder auch XML-Dateien übermittelt werden. Im Dokumentenverwaltungsprogramm PaperOffice werden zwar alle bestehenden Dateiformate umgewandelt und damit auch beispielsweise Excel-Dateien, doch die Information über das ursprüngliche Format geht hierbei nicht verloren. In der praktischen Anwendung gestaltet es sich so, das der oder die in PaperOffice angemeldete Nutzerin mit nur einem Klick ganze Ordner inklusive Unterordner und deren Inhalte mittels MassExport in das erste Format zurückverwandeln. Das funktioniert genauso mit einem einzelnen Ordner oder auch nur mit einem Dokument.

Sicherheit und Transparenz sind bei PaperOffice zwei sehr wichtige Werte, die aber auch Risiken in sich tragen. Darum empfiehlt PaperOffice seinen Kunden, das Risiko zu minimieren, etwa durch die Nutzung eines NAS, eines Network attached Storage, und rät von der Verwendung einer Internet-Cloud durch Drittanbieter als Datenspeicher ab. Der MassExport ist so ein funktionales Werkzeug von Paperoffice für alle Fälle, auch den Schlimmsten, der aber eher unwahrscheinlich ist.

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https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/329591/dokumentenmanagement-paperoffice-nichts-geht-verloren.html

Keine Angst vor Datenverlust

Es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettungsfirmen ein Teil oder manchmal alle Daten wiederhergestellt werden können. Trotzdem bleibt immer ein Schaden zurück und sei es nur der Zeitverlust während des Fehlens der Unterlagen.

Es geht noch schlimmer

Alle Daten sind noch da, nur für den Anwender nicht lesbar, weil sie in einem Format gespeichert sind, dessen Anwendung nur im Zusammenhang mit einer bestimmten Software möglich ist oder, die zweite Variante, die Daten sind verschlüsselt und lassen sich nur über ein bestimmtes Programm entschlüsseln.

Eigentlich ist es in Bezug auf die Sicherheit ein guter Gedanke, dass die Lesbarkeit von Unternehmensdaten von Formaten abhängig ist, die nicht von jeder x-beliebigen Bürosoftware dargestellt werden kann. Auch die Verschlüsselung ist ein immer wichtiger werdender Sicherheitsaspekt im Zeitalter der Hacker und Erpresser, siehe Ransomware.

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Doch was ist, wenn auf einmal die Software zur Speicherung oder Verschlüsselung nicht mehr funktioniert und gleichzeitig der Hersteller des Programms seine Leistungen eingestellt hat?

Im nach wie vor jungen Markt der Software-Produzenten sind schon unzählige Firmen schnell auf- aber auch schnell wieder abgetaucht. Die Dotcom-Blase zu Anfang des 21. Jahrhunderts und ihr platzen war das beste Beispiel dafür und der dabei erzeugte Knall ist noch heute zu hören.

Mit PaperOffice DMS alles unter Kontrolle

Als Daniel Schönland im Jahr 2002 die erste Version der PaperOffice Dokumentenmanagement Software schrieb, lag der Schwerpunkt zunächst auf der Kernkompetenz einer DMS, Ordnung auf die Festplatte zu bringen und dem Anwender eine Struktur zu bieten, die die Dokumentenbearbeitung erleichtert. In den weiteren 17 Jahren, zusammen mit einem beständig wachsenden Team und genauso beständig wachsender Erfahrung, reifte die PaperOffice Dokumentenverwaltung zu einem umfassend ausgestatteten Allrounder heran, dessen Fähigkeiten inzwischen von über 900.000 Unternehmen weltweit sehr geschätzt wird.

Natürlich wurde auch bei PaperOffice der „Worst Case“ als ein mögliches Szenario in Betracht gezogen. Nichts ist unmöglich, selbst für langjährig am Markt erfolgreich agierende Unternehmen wie PaperOffice. Das betrifft übrigens keineswegs die IT-Branche allein. Doch PaperOffice führte darüber nicht einfach nur eine Risikoanalyse durch, sondern sorgt im Interesse seiner Kunden vor.

Der MassExport aus PaperOffice

Innerhalb der PaperOffice DMS werden importierte Dokumente mit einem eigenen Format gehandhabt und auch verschlüsselt. Gleichzeitig legt PaperOffice seinen Kunden nahe, für die Datenspeicherung einen NAS zu verwenden, einen Network attached Storage, und nicht etwa eine Cloud im Internet. All das dient der Sicherheit sowie der besseren Kommunikation und die Erfahrung gibt den Leuten von PaperOffice recht.

Gleichzeitig bleiben aber für alle gespeicherten Dokumente die ursprünglichen Format-Informationen erhalten. Das ermöglicht den einfachen, nur mit einem Klick realisierbaren Rückexport aus PaperOffice heraus in das ursprüngliche Originalformat. Bei Massenimporten sogar mit der Ordnerstruktur. Der MassExport erfolgt hierbei unverschlüsselt. Natürlich funktioniert der MassExport auch bei einzelnen Ordnern oder sogar einzelnen Dokumenten. 

Für die einfache Bereitstellung von Unterlagen für den Steuerberater bietet PaperOffice die umfangreiche Suche an, durch welche Dokumente mit diversen Statuseinträgen, wie „nicht bezahlt“ oder „zugestellt“, Datumsangaben oder Dokumenttypen mit einem Mausklick ausgefiltert und danach einfach im PDF Format mit Excel Datendatei und allen Angaben exportiert werden können.

Niemand wünscht sich den „Worst Case“ und das Risiko ist bei lange bestehenden Unternehmen wie PaperOffice gering, es ist jedoch gut, auf alles vorbereitet zu sein. PaperOffice trägt dem mit dem MassExport Rechnung.

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https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/329146/dokumentenmanagement-system-paperoffice-keine-angst-vor-datenverlust.html

PaperOffice – Speditionen lieben sie

Es gibt kaum eine andere Branche, die noch heute so sehr von analogen Dokumenten abhängig ist, wie der Frachtbereich. Die Angestellten von Speditionen, vom Frachtführer bis zum Disponenten, wühlen sich täglich durch Berge von Papier. PaperOffice DMS hilft, das Hardcopy-Chaos unter Kontrolle zu bringen.

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Wer sich das Führerhaus eines modernen Lkw ansieht, wird feststellen, dass sich bezüglich Digitalisierung einiges getan hat. Moderne Fahrtenschreiber etwa sind längst an die Motorsteuerung gekoppelt und lassen sich digital auslesen. Die früheren Möglichkeiten der Manipulation durch frisch eingelegte Tachographenscheiben sind heute nicht mehr möglich. Mobiles Internet verbindet den Fahrer mit der Firma und Satellitengestützte Navigation sowie Ortung sorgen für eine perfektionierte Routenplanung. Gleichzeitig findet sich aber auch heute noch in jedem Führerhaus national oder international fahrender Lkw eine Dokumententasche. Die gab es schon zu Zeiten, als der Bundeskanzler von Deutschland Konrad Adenauer hieß.

Speditionen und Papier – kein Ende in Sicht

Natürlich ist es eine sympathische Vorstellung, dass alle für den Transport von Fracht notwendigen Begleitdokumente vom Fahrer beispielsweise digitalisiert auf einem USB-Stick mitgeführt werden. Doch das ist behördlicherseits bis heute nicht gewollt. Der Hauptgrund dafür liegt zum einen darin, dass Frachtgüter unterschiedliche Kontrollbereiche durchlaufen, wobei die analoge Form der Frachtpapiere garantiert, dass sie für alle Beteiligten einsehbar sind. Andernfalls müssten alle damit in Verbindung stehenden Amtsstellen mit entsprechenden Lesegeräten ausgestattet sein und die digitalisierten Dokumente müssten eine softwaregestützte Sicherung besitzen, die ihre Originalität gewährleistet. Ein Aufwand, den die Behörden und damit auch die Unternehmen scheuen.

Zum anderen geht es um die Sicherheit im Verkehr, egal ob nun zu Lande, zu Wasser oder in der Luft. Heute wird viel mehr Gefahrgut transportiert als früher, wobei dies einfach eine Frage der Deklaration ist. So sind zum Beispiel die praktischen Erfrischungstüchlein mit Zitronenduft, zu Tausenden auf einer Palette gestapelt, ein Gefahrgut. Für dieses wie anderes Gefahrgut muss der Frachtführer die sogenannten R + S Sätze mitführen. Die beiden Großbuchstaben bedeuten Rettung + Sicherheit und bezeichnen die Unterlagen, in denen die Gefahren beschrieben sind, die von dem Transportgut ausgehen. Bei Erfrischungstüchlein wäre es etwa der Anteil an brennbarem Alkohol. Ein 40-Tonner mit einer Sammelladung für verschiedene Abladestellen kann so locker um die 50 bis 100 Seiten nur an R + S Seiten mitführen, die im Ernstfall den Rettungskräften beziehungsweise den Feuerwehren zu übergeben sind. Übrigens in allen Sprachen der Länder, die mit dem Frachtgut durchfahren werden oder Anfangs- und Endstation sind. 

PaperOffice DMS vereinfacht die Speditionsablage 

Im Disponenten Büro einer Spedition laufen täglich viele verschiedene Frachtpapiere auf und diese müssen den Aufbewahrungsfristen gemäß ordentlich abgeheftet werden. Glücklicherweise muss diese Massenarchivierung nicht mehr analog erfolgen, zumindest nicht, wenn es sich nur um Frachtpapiere handelt. Seit dem 20. Dezember 2003 dürfen Frachtpapiere entsprechend § 147 Abs. 1 Nr. 4a auch auf Bild- oder anderen Datenträgern gespeichert werden.

Genau hier, beim Frachtbriefe archivieren, kann die PaperOffice Dokumentenverwaltungssoftware ihre Vorteile ausspielen. Die Frachtpapiere werden sofort eingescannt, über die OCR-Texterkennung in bearbeitungsfähige Dokumente umgewandelt und von PIA, der in PaperOffice integrierten künstlichen Intelligenz, zunächst nach Stichworten indexiert, um das blitzschnelle Auffinden über die Suchmaschine zu ermöglichen. Fast gleichzeitig erfolgt die Zuordnung der Papiere zu den hinterlegten Stammdaten. Alles natürlich unter Berücksichtigung der GoBD, der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung, und damit in jeder Hinsicht auch in der Langzeitarchivierung gesetzeskonform.

Der Frachtführer wird wohl noch einige Zeit mit der analogen Dokumententasche leben müssen. Die Speditionen selbst können sich dank PaperOffice DMS von einem nicht geringen Teil der täglich anfallenden Papierflut befreien.

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PaperOffice – auf 5 Punkte gebracht

Wichtige Funktionen eines DMS Systems

Mit dem Begriff Dokumentenmanagementsoftware, kurz DMS, wird ein Werkzeug beschrieben, dessen Funktionalität weit über den Kern der Sache hinausgeht. Der ursprüngliche Ansatz, die logische Archivierung digitaler Daten auf Einzelplatzrechnern oder in Netzwerken, zieht fast schon zwangsweise weitere Funktionen nach sich.

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Es ist ja auch nur als vernünftig zu betrachten, statt vieler verschiedener Programme nur eines zu verwenden, dass sich der Verwaltung von Daten widmet. Vor allem dann, wenn dieses Programm so ausgestattet ist, dass es sich über entsprechend zugehörige Schnittstellen mit anderen Programmen verbindet, etwa dem ERP oder der Buchhaltungssoftware eines Unternehmens. PaperOffice DMS ist ein solches Werkzeug mit Multifunktionalität, quasi das Schweizer Taschenmesser auf der Festplatte oder dem Server, wobei der Ursprung von PaperOffice nicht bei den Eidgenossen, sondern in Harsewinkel im Münsterland zu finden ist. Das liegt aber bereits 17 Jahre zurück und in diesem Zeitraum machte sich PaperOffice auf den Weg, die Welt zu erobern. Inzwischen sind rund 900.000 Nutzer auf dem gesamten Globus von den Fähigkeiten dieses Dokumentenverwaltungsprogramms überzeugt. Das liegt unter anderem auch daran, dass sich das Team von PaperOffice nie auf Lorbeeren, wie etwa den schon des Öfteren errungenen Preis-Leistungs-Sieg in verschiedenen Fachpublikationen, ausruht. Vielmehr wird beständig daran gearbeitet, PaperOffice zu verbessern und möglichst den Mitbewerbern immer einen Schritt voraus zu sein. Zum Beispiel in Bezug auf den Einsatz künstlicher Intelligenz oder der Einbindung von NAS-Servern. Im Folgenden werden einfach einmal 5 wichtige Punkte beschrieben, mit denen PaperOffice unter anderem eben punktet.  

Punkt Nr. 1: zentrale Informationsverwaltung

PaperOffice DMS stellt in vielen KMUs das sozusagen allwissende Gedächtnis dar. Dazu werden die Ordnerstrukturen der verwalteten Rechner oder Server einheitlich strukturiert. Dubletten werden wie von der Geisterhand aufgespürt – der Nutzer wird darüber informiert und kann über die weitere Vorgehensweise entscheiden. Über die Scanner Schnittstellen eingelesene analoge Dokumente werden über die integrierte OCR-Texterkennung in digital bearbeitbare Dokumente umgewandelt und anhand von Stammdaten und einem Stichwortverzeichnis so aufbereitet, dass die integrierte Suchmaschine nur Bruchteile von Sekunden benötigt, um bestimmte Unterlagen zu finden, selbst wenn der oder die Nutzerin nur noch ungefähr weiß, um was es geht. Erst kürzlich bearbeitete Dokumente werden natürlich in einer Vorschau gelistet.

Punkt Nr. 2: Versionierung

In Unternehmen, aber auch in Behörden oder Vereinen, durchlaufen Unterlagen mehrere Bearbeitungsschritte. Nicht selten sogar durch unterschiedliche Personen oder Abteilungen. Das Problem herkömmlicher Bürosoftware besteht darin, dass immer nur die zuletzt bearbeitete Version zur Verfügung steht und zuvor vorgenommene Änderungen oder Eintragungen mitunter überschrieben oder gelöscht wurden. PaperOffice beugt dem vor, indem für jedes Dokument eine Historie erstellt wird, wann und was daran bearbeitet wurde. Jede Version des Dokuments lässt sich so bei Bedarf wiederherstellen. 

Punkt Nr. 3: Gesetzliche Bestimmungen

Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen oder die Speicherung originaler Dokumente hat auch im digitalen Zeitalter nichts an Aktualität verloren. Darum sind in PaperOffice die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gemäß der deutschen behördlichen Finanzverwaltung verankert.

Punkt Nr. 4: perfektionierter Workflow

Was liegt näher, als die Steuerung von Projekten, Prozessen oder Weisungen in die Dokumentenverwaltung zu integrieren? PaperOffice DMS ermöglicht beispielsweise die Zuweisung von Gruppenräumen im Netzwerk, inklusive Controlling.

Zuweisung von Aufgaben stellt ebenfalls eine der Funktionen in PaperOffice dar, in welcher nicht nur Dokumente im Ganzen, sondern bestimmte Bereiche des Dokumentes, wie zum Beispiel eine Rechnungssumme oder Adresse, als Aufgabe definiert werden können. Sie können Teams bilden und Aufgaben „als erledigt“ markieren, Kommentare zu Aufgaben hinzufügen und vieles mehr.

Punkt Nr. 5: KI-basierte Automatisierung

Buchhaltung und Rechnungswesen sind wichtige, aber auch sich beständig wiederholende und meist nur mit geringen Änderungen versehene Vorgänge. Trotzdem sind sie personalintensiv. Bei PaperOffice DMS nennt sich das PaperOffice PIA und ist die integrierte künstliche Intelligenz. Ihre Aufgabe besteht unter anderem darin, Formulare und Vordrucke aus Stammdaten zu erstellen und Aktualisierungen darin vorzunehmen.

Es gibt noch mehr wichtige Punkte in PaperOffice DMS, doch das Beste ist es, die Software einfach mal zu testen.

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Revolution in der Spedition

PaperOffice DMS – Dokumentenverwaltungsprogramm für Speditionsunternehmen

Das „papierlose Büro“ hat Fortschritte gemacht. Fraglos auch ein Verdienst von Software-Anbietern wie PaperOffice und ihrem Dokumentenverwaltungsprogramm, das viele früher analoge Vorgänge in das digitale Zeitalter überführt.

Doch das reale Papier, aus Holz mit viel Energieaufwand hergestellt, wird trotzdem auf lange Zeit ein Begleiter des Büroalltags bleiben. Wie hoch jedoch der Anteil analoger Dokumente ist, hängt von der jeweiligen Branche ab. In einem der wichtigsten wirtschaftlichen Bereiche ist dieser Anteil gezwungenermaßen besonders hoch. Allein in Deutschland sind rund 14.000 Speditionen tätig. Sie sorgen dafür, dass Fracht auf Lkws, auf der Schiene, in der Luft oder auf dem Wasser von A nach B transportiert wird. Der dokumentarische Aufwand für die Beförderung von Gütern ist riesig. Einen Menschen mit einem Flugzeug oder der Eisenbahn zu befördern, ist bezüglich der notwendigen Papiere um ein Vielfaches einfacher als etwa die Beförderung einer Palette mit Geschirrspülmittel.

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Warum PaperOffice DMS nicht auch im Lkw?

Im Disponenten Büro einer Spedition minimiert PaperOffice den analogen Dokumentenanteil dank seiner funktionalen Werkzeuge auf das notwendige Mindestmaß. Allerdings sind der Software Grenzen gesetzt und die beginnen bei den Begleitpapieren der Fracht. Eigentlich sollte im 21. Jahrhundert zu erwarten sein, dass der Frachtführer, Lkw-Fahrer oder Trucker einen simplen USB-Stick oder eine Speicherkarte, vielleicht auch ein Tablet mit sich führt, auf dem die Begleitpapiere gespeichert sind, doch das darf nicht sein. Verkehrspolizei, Zoll und Rettungswesen verlangen originale Begleitpapiere aus Papier. Die Dokumententasche gehört somit zum unverzichtbaren Begleiter im Führerhaus. Darin enthalten sind Lieferscheine, Ursprungszeugnisse, Konnossements, R + S Sätze, wobei die Anzahl der Papiere nach Art und Bestimmungsort schwankt. Jedoch allein der Lieferschein muss in vierfacher Ausfertigung vorliegen, weshalb es in jeder Spedition noch ein Gerät gibt, das in den 1960er-Jahren erfunden wurde, den Nadeldrucker. Gefahrgutladungen dürfen nur mit Begleitpapieren (R + S Sätze) transportiert werden, die die einzelnen Gefahren genau beschreiben, damit Feuerwehren und Rettungskräfte bei einem Unfall darüber informiert werden können. Fährt dabei zum Beispiel ein Lkw von Deutschland nach Spanien, so sind die R + S Sätze in deutscher, französischer und spanischer Sprache mitzuführen. Obwohl es bei der Kommunikation zwischen Spedition und Zoll inzwischen die digitale Voranmeldung für grenzüberschreitende Fracht gibt, müssen die Frachtführer an der Zollstelle des Grenzübergangs die ausgedruckten Frachtpapiere vorlegen. Erst wenn die Fracht ihren Abladeplatz erreicht, kann der Papierkrieg auf ein digitales Format reduziert werden. 

Mit PaperOffice Frachtbriefe archivieren

Mit seinen integralen Bestandteilen wie Automatisierungen und Belegerfassung unterstützt PaperOffice Disponenten, aber auch die Buchhaltung von Speditionen, wobei der Papieranteil und der Zeit- und Kostenaufwand erheblich reduziert werden. Ein sehr interessanter Aspekt ist gerade für Speditionen die einfache Möglichkeit, analoge Dokumente zu digitalisieren und zu archivieren. Bis zum 20. Dezember 2003 mussten die Speditionen die Frachtpapiere ein- und ausgehender Sendungen analog zur Langzeitarchivierung ablegen und gemäß der Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren lagern. Es ist leicht vorstellbar, welchen Umfang die Massenarchivierung einer Spedition schon nach wenigen Jahren hatte. Doch an diesem Dezembertag trat eine behördliche Weisung in Kraft, nach der gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a Frachtpapiere auf Bild- oder anderen Datenträgern gespeichert werden dürfen. 

Für Speditionen, die PaperOffice DMS nutzen, bedeutet dies, dass abgearbeitete oder erledigte Frachtpapiere einfach eingescannt, von der OCR-Volltextkennung umgewandelt, von der KI in PaperOffice gemäß GoBD indexiert werden und als Bits und Bytes auf dem Server oder der Festplatte lagern. PaperOffice DMS für Speditionen ist effizient und ein weiterer Schritt hin zum papierlosen Büro.

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Digitalisieren mit PaperOffice DMS-Branchenlösung für Unternehmen

In der Wirtschaft, aber auch im privaten Bereich, bestehen vielfältige Normen, die die Arbeit und das Leben enorm erleichtern. Allein die Vorstellung, dass zum Beispiel Schrauben keine Norm besäßen, macht deutlich, welche Innovation hinter Normierungen steckt. Dabei ist die erste internationale Normierung von Schraubgewinden gerade einmal 80 Jahre alt.

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Normen haben sich seitdem überall durchgesetzt und keineswegs nur in der produzierenden Industrie. Ebenso bestehen in der Verwaltung und Administration unterschiedliche Normen. So etwa Standards, wie zum Beispiel ein Geschäftsbrief abzufassen ist. Diese Standards und Normen erhielten mit dem Anbruch des digitalen Zeitalters eine weitere Bedeutung. Nun kam zur vereinfachten Lesbarkeit und Einordnung von Schriftstücken durch den Menschen auch die Herausforderung, Briefe und Dokumente für Maschinen, sprich Computer, lesbar zu machen. Dabei müssen bis heute auf branchenspezifische Besonderheiten Rücksicht genommen werden. Davon gibt es jede Menge. Der deutsche Wirtschaftsverband verzeichnet in seinem Register 497 Branchen, wobei es andere Quellen gibt, die von bis zu 1000 Branchen ausgehen.

PaperOffice – Branchenanpassung inklusive

Der weitaus größte Teil der Branchen findet sich in den KMUs, den Klein- und Mittelbetrieben Deutschlands. Diese machen mit einem Anteil von über 95 % zugleich das wirtschaftliche Rückgrat der Bundesrepublik aus. Sie sind bezüglich der Digitalisierung aber auch in gewisser Weise die Sorgenkinder der Nation. Während in Großbetrieben mit mehr als 250 Mitarbeitern der Digitalisierungsgrad sehr hoch ist, scheuen die Führungskräfte in den KMUs den administrativen Umstieg. 

Die zwei am häufigsten angegebenen Gründe hierfür sind die hohen Implementierungskosten der benötigten Software und der damit verbundene Zeitaufwand. Das basiert wiederum auf dem Umstand, dass die ersten Verwaltungsprogramme für Großbetriebe geschrieben wurden und dementsprechend eine Komplexität besitzen, die bezahlt werden soll.

Es geht aber auch wesentlich kostengünstiger und dies bei höherer Effizienz und geringerem zeitlichen Aufwand. Der Beweis dafür ist die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice, die im münsterländischen Harsewinkel im Jahr 2002 erstmals das Licht der Welt erblickte. Schon damals bestanden für KMUs dieselben Probleme wie heute. Die meisten DMS waren und sind zu groß, zu komplex und zu teuer. PaperOffice DMS tritt dem mit intuitiver, leicht erlernbarer Bedienbarkeit und damit geringerem Zeitaufwand, geringen Kosten und einer hohen Anpassungsfähigkeit an die jeweilige Branche entgegen.

Die PaperOffice KI macht das Leben leichter

PaperOffice lässt sich mühelos auf allen Windows-Rechnern installieren und PaperOffice wartet auch gleich mit zukunftsweisender Technologie auf. Das Programm beinhaltet PIA:

PaperOffice

Intelligente

Ablage

PIA besteht aus lernfähigen Algorithmen, sie ist eine KI, eine künstliche Intelligenz. Sie kann einmal erkannte Merkmale eines Dokuments, von Schrift über Bild bis zum Barcode, auf weiteren Schriftstücken erkennen und diese so automatisch richtig zuordnen. Sie kann aber auch aus den Schriftstücken beziehungsweise aus Vorgaben Ablagemasken oder Formulare erstellen, die den Grundsätzen der GoBD entsprechen.

Zugleich räumt PaperOffice im Netzwerk oder im Einzelplatzrechner auf, indem Dubletten gesucht werden. Doppelt oder mehrfach abgelegte Schriftstücke sind oft ein Problem und dies Branchenübergreifend. PaperOffice macht daraus ein Dokument, das eine einsehbare Historie besitzt. Vereinfachte Exportfunktionen, ein effizientes Workflowmanagement, eine blitzschnelle Suchmaschine, ein hierarchisch angeordnetes Passwortmanagement, eine präzise OCR-Texterkennung und eine unknackbare Verschlüsselung sind weitere Elemente von PaperOffice, der Dokumentenverwaltungssoftware, die in jeder Branche zu Hause ist.

Mit PaperOffice muss der Einstieg in die digitalisierte Administration also weder teuer noch zeitraubend sein. Über 900.000 Nutzer weltweit treten dafür täglich den Beweis an.

PaperOffice macht es einfach jeder Branche recht.


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Branchenlösung inklusive

Wenn auch eine Vielzahl an Normen dafür sorgt, dass in der Wirtschaft, aber auch im privaten Leben alles sehr viel einfacher geht, so gibt es nach wie vor Unterschiede. Jede Branche besitzt so ihre Eigenheiten, die sich in der Dokumentation und im Schriftverkehr bemerkbar macht. Das summiert sich, denn allein in Deutschland sind 497 Branchen verzeichnet.

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Branchentypische Merkmale zeigen sich zum Beispiel im Schriftverkehr, wobei dies bis zur digitalen Revolution eine eher untergeordnete Rolle spielte, denn die branchenübergreifende Norm der Rechtschreibung erlaubte es, dass jedes Schriftstück, gleich welcher Branche es entstammte, lesbar war. Doch mit der Einführung des Computers und dem Internet veränderte sich die dokumentarische Landschaft gewaltig.

Immer mehr neue Formate zur Datenerfassung, zur Datenerstellung und zur Datenübermittlung kamen auf den Markt. Tatsächlich waren es gerade in den Anfangsjahren mitunter chaotische Verhältnisse, bis sich bestimmte Formate durchsetzten, die zum Standard wurden. Doch das war nicht das einzige Problem. Die Digitalisierung erfasste immer mehr Bereiche und die Finanzverwaltungen der Länder und des Bundes sahen sich vor die Aufgabe gestellt, den Firmen Möglichkeiten zu geben, die Kommunikation auf digitale Ebenen umzustellen. Das Elster-Formular war und ist eine der Möglichkeiten. Im Gegenzug wurden die Unternehmen verpflichtet, digitale Daten so zu speichern, dass den Ämtern der Datenzugriff und die Prüfbarkeit möglich ist. Es ging also darum, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in eine digitale Form zu packen.

GDPdU und ihr Nachfolger GoBD

Bereits im Jahr 2001 wurden die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ als Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums erlassen. Am 1. Januar 2015 trat die Nachfolgeregelung GoBD in Kraft, die damit die GDPdU ablöste. Obwohl die GoBD als Abkürzung nur vier Buchstaben umfasst, ist sie ausgeschrieben ein wahres Satzmonster: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Hinter dem Satzmonster steht ebenso eine fast schon monströse Arbeit, vor allem für die Datenadministration in den Unternehmen, doch zum Glück gibt es PaperOffice, die Dokumentenmanagementsoftware, die unter anderem auch GoBD kann.

PaperOffice – für jede Branche passend


Mit 33 Seiten und insgesamt 47 darin aufgelisteten Grundsätzen ist die GoBD keineswegs eine leichte Bettlektüre. Die DMS PaperOffice wiederum ist so gestaltet, dass sie bei der Archivierung von Dokumenten diese Grundsätze beachtet und einhält. Dass aber ist nur ein Punkt, in dem die PaperOffice Dokumentenverwaltung glänzt.
Alle Möglichkeiten, die PaperOffice bietet, an dieser Stelle aufzuzählen, würde den Rahmen sprengen. Darum hier nun nur einige wichtige Funktionen:

PaperOffice baut auf Microsoft Windows Betriebssystemen auf und ist somit auf 89 % aller Rechner weltweit installierbar. Alle relevanten Dokumente werden nach der Installation in PaperOffice archiviert und verwaltet. Dabei erkennt PaperOffice Dubletten, wie sie zum Beispiel in Netzwerken oft vorkommen. PaperOffice bereinigt die Datenspeicher und erstellt von diesem Zeitpunkt an eine Dokumenten-Historie. Jede Änderung wird vermerkt und kann jederzeit nachverfolgt werden. Selbst wenn innerhalb eines Projektes, das über den PaperOffice-Workflowmanager gesteuert wird, mehrere Mitarbeiter zeitgleich an einem Dokument arbeiten, speichert PaperOffice die vorgenommenen Änderungen in Reihenfolge ab. Mit PIA, der eingebauten KI, lassen sich Dokumentenvorlagen und Ablagemasken nach den Grundsätzen der GoBD erstellen. PaperOffice zu nutzen, bedeutet auch ein großes Stück mehr Sicherheit vor unerlaubten Zu- und Angriffen auf die Daten des jeweiligen Unternehmens. Durch eine 1024bit-AES-Verschlüsselung haben weder Trojaner noch etwa Ransomware eine Chance.

PaperOffice macht es einfach jeder Branche recht.

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https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/328517/dokumentenmanagement-paperoffice-branchenanpassung-inklusive.html