PaperOffice DMS – Dokumentenverwaltungsprogramm für Speditionsunternehmen
Das „papierlose Büro“ hat Fortschritte gemacht. Fraglos auch ein Verdienst von Software-Anbietern wie PaperOffice und ihrem Dokumentenverwaltungsprogramm, das viele früher analoge Vorgänge in das digitale Zeitalter überführt.
Doch das reale Papier, aus Holz mit viel Energieaufwand hergestellt, wird trotzdem auf lange Zeit ein Begleiter des Büroalltags bleiben. Wie hoch jedoch der Anteil analoger Dokumente ist, hängt von der jeweiligen Branche ab. In einem der wichtigsten wirtschaftlichen Bereiche ist dieser Anteil gezwungenermaßen besonders hoch. Allein in Deutschland sind rund 14.000 Speditionen tätig. Sie sorgen dafür, dass Fracht auf Lkws, auf der Schiene, in der Luft oder auf dem Wasser von A nach B transportiert wird. Der dokumentarische Aufwand für die Beförderung von Gütern ist riesig. Einen Menschen mit einem Flugzeug oder der Eisenbahn zu befördern, ist bezüglich der notwendigen Papiere um ein Vielfaches einfacher als etwa die Beförderung einer Palette mit Geschirrspülmittel.
Warum PaperOffice DMS nicht auch im Lkw?
Im Disponenten Büro einer Spedition minimiert PaperOffice den analogen Dokumentenanteil dank seiner funktionalen Werkzeuge auf das notwendige Mindestmaß. Allerdings sind der Software Grenzen gesetzt und die beginnen bei den Begleitpapieren der Fracht. Eigentlich sollte im 21. Jahrhundert zu erwarten sein, dass der Frachtführer, Lkw-Fahrer oder Trucker einen simplen USB-Stick oder eine Speicherkarte, vielleicht auch ein Tablet mit sich führt, auf dem die Begleitpapiere gespeichert sind, doch das darf nicht sein. Verkehrspolizei, Zoll und Rettungswesen verlangen originale Begleitpapiere aus Papier. Die Dokumententasche gehört somit zum unverzichtbaren Begleiter im Führerhaus. Darin enthalten sind Lieferscheine, Ursprungszeugnisse, Konnossements, R + S Sätze, wobei die Anzahl der Papiere nach Art und Bestimmungsort schwankt. Jedoch allein der Lieferschein muss in vierfacher Ausfertigung vorliegen, weshalb es in jeder Spedition noch ein Gerät gibt, das in den 1960er-Jahren erfunden wurde, den Nadeldrucker. Gefahrgutladungen dürfen nur mit Begleitpapieren (R + S Sätze) transportiert werden, die die einzelnen Gefahren genau beschreiben, damit Feuerwehren und Rettungskräfte bei einem Unfall darüber informiert werden können. Fährt dabei zum Beispiel ein Lkw von Deutschland nach Spanien, so sind die R + S Sätze in deutscher, französischer und spanischer Sprache mitzuführen. Obwohl es bei der Kommunikation zwischen Spedition und Zoll inzwischen die digitale Voranmeldung für grenzüberschreitende Fracht gibt, müssen die Frachtführer an der Zollstelle des Grenzübergangs die ausgedruckten Frachtpapiere vorlegen. Erst wenn die Fracht ihren Abladeplatz erreicht, kann der Papierkrieg auf ein digitales Format reduziert werden.
Mit PaperOffice Frachtbriefe archivieren
Mit seinen integralen Bestandteilen wie Automatisierungen und Belegerfassung unterstützt PaperOffice Disponenten, aber auch die Buchhaltung von Speditionen, wobei der Papieranteil und der Zeit- und Kostenaufwand erheblich reduziert werden. Ein sehr interessanter Aspekt ist gerade für Speditionen die einfache Möglichkeit, analoge Dokumente zu digitalisieren und zu archivieren. Bis zum 20. Dezember 2003 mussten die Speditionen die Frachtpapiere ein- und ausgehender Sendungen analog zur Langzeitarchivierung ablegen und gemäß der Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren lagern. Es ist leicht vorstellbar, welchen Umfang die Massenarchivierung einer Spedition schon nach wenigen Jahren hatte. Doch an diesem Dezembertag trat eine behördliche Weisung in Kraft, nach der gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a Frachtpapiere auf Bild- oder anderen Datenträgern gespeichert werden dürfen.
Für Speditionen, die PaperOffice DMS nutzen, bedeutet dies, dass abgearbeitete oder erledigte Frachtpapiere einfach eingescannt, von der OCR-Volltextkennung umgewandelt, von der KI in PaperOffice gemäß GoBD indexiert werden und als Bits und Bytes auf dem Server oder der Festplatte lagern. PaperOffice DMS für Speditionen ist effizient und ein weiterer Schritt hin zum papierlosen Büro.
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