Vorteile der Digitalisierung mit PaperOffice Dokumenten Management Software

Mit PaperOffice können Sie Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren, um die Arbeit mit ihnen bequemer zu gestalten

Die Digitalisierung ist ein Prozess, bei dem wir einen Text, ein Bild oder eine Aufnahme so in ein virtuelles Medium umwandeln, dass ein Computer mit diesen Elementen arbeiten kann. In den letzten Jahrzehnten wurde fast alles diesem Prozess unterworfen. So kaufen heute nur noch Audiophile CDs oder Vinyl-Schallplatten, da die breite Öffentlichkeit lieber MP3s kauft oder neuerdings für Musik-Streaming-Dienste bezahlt. Auf die gleiche Weise können Sie mit PaperOffice Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren, um die Arbeit mit ihnen bequemer zu gestalten.

Bevor wir uns PaperOffice zuwenden, lassen Sie uns die folgende Frage beantworten: Warum ist es wichtig, bei diesem Thema der Digitalisierung nicht zurückzubleiben? Blockbuster war ein riesiges Unternehmen mit einer Präsenz in mehreren Ländern, das sich dem Filmverleih widmete (obwohl es später begann, auch andere Dinge anzubieten), es wurde von einem kleinen Startup namens Netflix besiegt. Warum? Weil Netflix Filme in einem digitalen Format anbot, das viel einfacher zu vertreiben war, und weil es bequemer war, von jedem Ort aus auf alles zuzugreifen, was man wollte.

Wir könnten noch viele andere Beispiele anführen, die den Mangel an Visionen großer Unternehmen aufzeigen, die gegen kleine Startups verloren haben, die die Vorteile der Digitalisierung verstanden haben. Ihr Unternehmen muss nicht das gleiche Schicksal erleiden wie Blockbuster. Sie haben Zeit, Ihr Unternehmen zu modernisieren, und PaperOffice wurde geschaffen, um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen. Berücksichtigen Sie die folgenden Vorteile der Implementierung der Digitalisierung:

Reduzieren Sie den Papierverbrauch. Dies ist nicht nur eine umweltfreundliche Maßnahme, sondern Ihr Unternehmen spart auch Geld, indem es weniger Papier verbraucht. Überlegen Sie einmal, wie viele Blätter tatsächlich gedruckt werden müssen, um Ihr Unternehmen zu führen, und Sie werden sehen, wie viel Geld in Gewinn statt in Ausgaben für Papier umgewandelt wird.

Reduzieren Sie die Kosten für die Lagerung. Wenn Sie Ihre Dokumente in physischer Form aufbewahren, müssen Sie einen Raum dafür vorsehen. Durch die Implementierung von PaperOffice müssen Sie sich nicht mehr um den zusätzlichen Platz kümmern, den die Aufbewahrung von Dokumenten mit sich bringt, außerdem können Sie auf die Klimasteuerung verzichten, die diese Räume benötigen, z. B. dass die Luftfeuchtigkeit kontrolliert werden muss, damit das Papier nicht beschädigt wird.

Erleichtern Sie die Fernarbeit. Wenn Sie mit analogen Dokumenten arbeiten, erfordert dies, dass sich Ihre Mitarbeiter an den Ort begeben, an dem sich diese Dokumente befinden, oder sie per Post oder Fax an Sie schicken. Durch die Digitalisierung kann eine Gruppe gleichzeitig und remote mit Dokumenten arbeiten, ohne an einen zentralen Ort wechseln zu müssen.

In PaperOffice haben Sie alle notwendigen Werkzeuge, um Ihre Dokumente zu digitalisieren. Mit PaperOffice müssen Sie Ihr Dokument einfach nur mit Ihrem Scanner einscannen (PaperOffice funktioniert mit jedem), und PaperOffice erstellt eine digitale Version.

Wenn Sie viele Dokumente einscannen, ist das mit PaperOffice besonders praktisch, da es Trennblätter erkennt und die Dokumente für die Archivierung separiert. Eine großartige Funktion, die besonders nützlich ist, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Dokumenten mit komplexem Format arbeitet, ist, dass PaperOffice eine KI verwendet, um (wenn möglich) die Inhalte auf Ihren Dokumenten zu erkennen, wie z. B. Summen, Dokumenttypen, Datumsangaben, Kontaktdetails usw.

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein DMS ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. PaperOffice wurde GoBD-konform entwickelt, so dass Sie die Software nutzen können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie gegen eine Vorschrift verstoßen. Zum Beispiel wird jedes Mal, wenn jemand ein Dokument ändert, eine neue Version dieses Dokuments erstellt. So kann man nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt gehabt hat.

Wie Sie sehen, wird PaperOffice Ihnen den Übergang zum papierlosen Büro so einfach wie möglich machen. Bleiben Sie nicht zurück und schließen sich all den Unternehmen an, die bereits in die neue Ära eingetreten sind, und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen zu dem Unternehmen gehört, welches Sie, Ihre Kinder und Ihre Enkel überdauert.

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Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen mit PaperOffice DMS

Als die Menschen begannen Aufgaben zu automatisieren, machte die Menschheit als Ganzes einen enormen Evolutionssprung, und das Leben wurde einfacher, indem sie mit weniger Ressourcen mehr produzieren konnte. Deshalb war die industrielle Revolution so wichtig, da die Maschinen nicht müde wurden. Sie konnten ohne Unterbrechung arbeiten, und menschliches Versagen wurde ebenfalls aus dem Betrieb ausgeschlossen. Dann traten wir in die digitale Revolution ein, die diesen Prozess weiter beschleunigte.

PIA AutoFill searches for the most important document data, reads it intelligently and then indexes the document fully automatically.
PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch.

Wie Sie sehen, ist die Automatisierung zweifellos das, was alle menschlichen Initiativen zu Maßstäben treibt, die sonst nicht erreichbar wären.

Genau in diesem Bereich kann Ihr Unternehmen von PaperOffice profitieren, da es sich um eine Software handelt, die Ihre Dokumente digitalisiert und katalogisiert, sodass ihre Speicherung und anschließende Beratung hocheffizient (und auch ökologisch) ist.

Wie kann PaperOffice durch Automatisierung die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens verbessern?

Nehmen wir ein Beispiel, das Sie aus erster Hand kennen: Wikipedia. Diese Website ist ein Kompendium mit viel Wissen, das in digitaler Form gespeichert ist. Was bedeutet das? Dass es leicht aktualisiert werden kann und die in dieser Enzyklopädie enthaltenen Informationen überall auf der Welt zeitnah abgerufen werden können, weshalb davon ausgegangen wird, dass Wikipedia die traditionellen gedruckten Enzyklopädien ersetzt hat.

Auf die gleiche Weise wird der Zeitaufwand für das Speichern und Abrufen der Dokumente, mit denen Ihr Unternehmen arbeitet, bei Verwendung von PaperOffice drastisch reduziert. Hier sind einige Punkte mit den Vorteilen, Ihr Unternehmen durch die Implementierung der Automatisierung mit PaperOffice auf den heutigen Tag zu bringen:

Automatische Digitalisierung mit KI und OCR. Das Speichern eines physischen Dokuments in Ihrer Datenbank mit PaperOffice ist sehr einfach, da die Software die Zeichen und das Format Ihres Dokuments automatisch anhand gescannter Bilder oder Bilder erkennen kann. Sobald dies erledigt ist, wird Ihr Dokument sicher auf Ihrem Server gespeichert und kann jederzeit aufgerufen werden, indem beinhaltene Suchbegriffe oder hinterlegte Dokumenteninformationen konsultiert werden, wenn dies von überall erforderlich ist.

Eigener Speicher (Dedizierter Server oder NAS) für mehr Sicherheit. In den meisten Fällen bevorzugen die Benutzer die absolute Kontrolle über ihre Dokumente. Der beste Weg, um ihre Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten, besteht darin, sie auf ihrem eigenen Server zu speichern. Mit PaperOffice können Sie genau dies über lokale MySQL / MariaDB-Datenbanken tun, wenn Sie möchten verschlüsseln Sie sie für noch mehr Sicherheit.

• Effizientere Gruppenarbeit. Auf die Datenbanken, die Ihre Dokumente enthalten, können ein oder mehrere Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe zugreifen. Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen des digitalen Speichers erhalten Sie auch die Optimierung der Produktivität Ihres Arbeitsteams, indem Sie ihm die Möglichkeit geben, von verschiedenen Orten aus auf alle benötigten Informationen zuzugreifen. Jeder mit den erforderlichen Berechtigungen kann Dokumente senden, bearbeiten und anzeigen, wodurch die Gesamtproduktivität optimiert wird.

Es gibt noch viele weitere Vorteile, die PaperOffice für Ihr Unternehmen bringen kann. Wir laden Sie ein, unsere Website zu besuchen, um die ganze Welt der Möglichkeiten zu sehen, die sich für Ihr Unternehmen bei der Implementierung von PaperOffice eröffnen.

Diese Software ist keine Ausgabe, sondern eine Investition, die die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern wird. Sobald Sie den Gewinn sehen, den Produktivität und Effizienz bringen, werden Sie den Eintritt in die digitale Revolution nicht bereuen.

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Digitale Workflow Funktionen für Ihr Unternehmen dank Dokumentenmanagement PaperOffice DMS

Weder die Fachwelt noch die weltweit über 900.000 Nutzer stellen infrage, das PaperOffice eine überdurchschnittliche Dokumentenmanagement Software ist. Das ist fast auch schon zu erwarten, beschäftigen sich die Fachleute von PaperOffice doch seit über 17 Jahren mit dieser DMS. Das besondere dabei ist, das sich die Mitarbeiter bei PaperOffice nicht einfach damit begnügen, den herkömmlichen Ansprüchen an die digitale Dokumentenverwaltung gerecht zu werden, sondern immer einen Schritt weiter sind. So zum Beispiel durch die Integration des Workflow Management.

In der betriebswirtschaftlichen Software-Architektur ist das Workflow Management üblicherweise ein Bestandteil des Computer Supported Cooperative Work, kurz CSCW, was wiederum eine Vielzahl von Aufgaben beinhaltet. Das Workflow Management, für sich alleine gestellt, beschäftigt sich vor allem mit den Rahmenbedingungen, die notwendig sind, um einen Workflow innerhalb eines Netzwerkes zu ermöglichen. Kurz gesagt, damit Teamplayer vernünftig arbeiten können.

PaperOffice Workflow – einfache Aufgabenzuweisung ist gut, digitale Freigabe ist besser
Genies wie zum Beispiel Albert Einstein sind oder waren eher selten echte Teamplayer und vollbringen erstaunliche Leistungen meist im Alleingang. Fraglos sind natürlich auch Menschen mit einem weit überdurchschnittlichen IQ auf einen Gedankenaustausch und soziale Kontakte angewiesen, jedoch weniger, um sich geistig zu befruchten, sondern vielmehr aus Gründen der Zwischenmenschlichkeit. Der große Durchschnitt jedoch fährt in der Gruppe besser. Immerhin hat es der Mensch als Teamplayer weit gebracht. Der moderne Homo Sapiens war von Anfang an ein Netzwerker und ist es heute mehr denn je.
PaperOffice trägt dieser evolutionären Entwicklung durch die Integration des Workflow Managements in ihr Dokumenten-Verwaltungssystem Rechnung.

Das leistungsfähige und umfangreiche Workflow-Modul PaperOffice Control ermöglicht die Zuweisung und Bearbeitung komplexer Abläufe, steuert Dokumenteninformationen sowie Aufgaben effizient durchs Unternehmen. Dabei können sowohl einfache, als auch komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen definiert werden. So können zu den einfachen Freigabe-Workflows auch umfangreiche Prüf- und Freigabeprozesse realisiert werden, wie eine Rechnungsfreigabe, indem mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen durch rot-grüne Abfragen, wie bei einer Ampel, definiert werden. Zudem können digitale Freigaben angefordert und weiterführende Aktionen ausgeführt werden. So wird die Prozessübersicht stets im Auge behalten.

Was können Teamplayer vom PaperOffice Workflow erwarten?
Der englische Begriff Workflow, im Deutschen Arbeitsfluss oder Arbeitsablauf, benötigt einen Rahmen oder besser entsprechende Tools, um einen gemeinsamen Arbeitsablauf realisieren zu können. In PaperOffice ist dieser Rahmen geschaffen worden, um Arbeitsgruppen die perfekte Organisation ihrer zu bearbeitenden Projekte möglich zu machen, ohne dass dabei die innerbetrieblichen Grenzen gesprengt werden. Das ist einer der Unterschiede, die den PaperOffice Workflow von herkömmlicher Projekt-Software unterscheiden.

Projekte beginnen meist mit der Stellung einer Aufgabe an einen oder mehrere Mitarbeiter, die üblicherweise zunächst organisatorischen Aufwand betreiben müssen. Gut, wenn in dem jeweiligen Unternehmen die PaperOffice DMS bereits für die Dokumentenverwaltung installiert ist, denn die übernimmt einen Großteil der Organisation, was letztlich Zeit und Kosten spart.
Mit PaperOffice Workflow optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, senken die Kosten und werden insgesamt produktiver.
So hat jeder Mitarbeiter stets jederzeit den Überblick über bestehende Workflows und somit die Kontrolle über alle Prozesse. Bearbeiten und Freigeben kann die Workflows nur derjenige, der die zugewiesen bekommt.

Sicher, schnell und effizient – PaperOffice Workflow
In PaperOffice können sich Gruppen oder Teams blitzschnell organisieren und auch abgrenzen, etwa wenn es um Betriebsgeheimnisse oder Neuentwicklungen geht. Trotzdem steht den Projektmitarbeitern der volle Umfang des PaperOffice Datenarchivs zur Verfügung und dies mit der integrierten Live-Stichwortsuche in Sekundenbruchteilen. Die erforderlichen Unterlagen können wiederum im Rahmen der Teamarbeit bearbeitet und erweitert werden, wobei die OCR-Volltexterkennung mit Stichwortindexierung bei Bedarf aus analog vorliegenden Dokumenten schnell und problemlos digitale Inhalte macht, die dem Team sofort zur Verfügung stehen. Dazu genügt schon eine Handycamera.

Im PaperOffice ist jedes Mitglied eines Teams zu jeder Zeit über den Stand der Dinge und den Fortschritt im Ganzen wie im Detail informiert. Dazu braucht es bei PaperOffice keinen extra Büroraum, es braucht noch nicht einmal alle Team-Mitglieder in derselben Stadt. Die PaperOffice AES-1024 Dokumentenverschlüsselung gewährt selbst in der schriftlichen Kommunikation von Land zu Land größtmögliche Sicherheit.
Zudem stellt das PaperOffice Team präzise Anleitungen zu der Workflow Erstellung und Verwaltung nicht nur in Ihrem HelpDesk bereit https://help-de.paperoffice.com/963 sondern veröffentlicht genaue Anleitungen als Workshops in YouTube https://video.paperoffice.com/de/workflow

PaperOffice DMS mit Workflow Management, für Teams mit großen Zielen.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/digitale-workflow-funktionen-fuer-ihr-unternehmen-dank-dokumentenmanagement-paperoffice-dms/

PaperOffice DMS für Immobilienmanagement

PaperOffice ist perfekt für die Immobilienwirtschaft

Dokumenten Verwaltung leichtgemacht

Was haben die Schweiz, Deutschland und Österreich gemeinsam? Natürlich die Sprache, aber auch einen anderen interessanten Aspekt, der für so reiche Länder fast schon etwas seltsam anmutet. Innerhalb Europas sind diese drei Länder diejenigen mit dem höchsten Mietwohnanteil: Schweiz 57,5 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Deutschland 48,5 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Österreich 44,6 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Warum nun die Verteilung von Mietwohnungen und Häusern zu Immobilieneigentum von Land zu Land so unterschiedlich ausfällt, beruht auf sehr vielen verschiedenen Faktoren. Immerhin ergibt sich für die DACH-Länder aus diesen Zahlen, dass ein erheblicher Aufwand für das Immobilienmanagement betrieben werden muss, denn neben der Verwaltung von Immobilieneigentum fallen bei Immobilien, die vermietet werden, zusätzliche Aufgaben an.

PaperOffice DMS – die Software für Immobiliendienstleister

Ein Haus ist aus Sicht der Verwaltung ein durchaus komplexes Objekt und dies keineswegs nur in Bezug auf große Gebäude wie etwa das Colonia-Haus in Köln, ein 147 m hoher Wohnturm mit 352 Eigentumswohnungen und 21 gewerblich genutzten Einheiten. Schon ein Einfamilienhaus erfordert ein gewisses Management und mit jeder weiteren Immobilie steigt der Aufwand. Nachfolgend ein paar Dinge, um die es sich in unterschiedlich starker Weise zu kümmern gilt:

  • Grundsteuer
  • Versicherungen
  • Gutachten
  • Finanzierung
  • Neubau
  • Reinigung
  • Sanierung
  • Vermietung
  • Verkauf
  • Neuvermietung
  • Heizung
  • Wasserversorgung
  • Strom
  • Hausmeisterdienste
  • Entrümpelung
  • Renovierung
  • Reparaturen

Teilweise unterteilen sich die aufgeführten Segmente wiederum in weitere Aufgabenbereiche, etwa die Hausmeisterdienste oder das Facility Management. Ob nun Hausverwaltung, Immobilienmakler, Gutachter, Finanzdienstleister, Reinigungsdienst oder Handwerker, mit der Dokumentenverwaltung Software PaperOffice erhält Ihre Administration eine klare, übersichtliche Struktur.

Was leistet PaperOffice DMS in der Immobilienwirtschaft?

Als Dokumentenmanagementsoftware (DMS) ist PaperOffice ein hervorragendes Instrument zur Objektbetreuung. Zunächst einmal lassen sich alle Unterlagen, die ein Haus oder eine Wohneinheit betreffen, schnell und einfach digitalisieren, der frisch unterschriebene Mietvertrag genauso wie die Handwerkerrechnung oder die Stromzählerstände. Ob nun das analoge Archiv im Keller oder eine Aufnahme vom Handy. Über die leistungsstarke OCR-Texterkennung werden Dokumente so umgewandelt, dass Texte und Zahlen bearbeitet werden können. Zuvor jedoch erfolgt die GoBD-konforme Abspeicherung. Von nun an übernimmt bei PaperOffice die Verwaltung der Unterlagen eine künstliche Intelligenz namens PIA.

PaperOffice intelligente Ablage oder kurz PIA sorgt dafür, dass alles am richtigen Platz ist und die Aufmerksamkeit erhält, die jeder Vorgang benötigt.

PIA erkennt selbständig anhand von Bildmarken und Stichwörtern eingehende Dokumente und ordnet diese automatisch und zeitlich geordnet den Objekten oder vielleicht auch einem bestimmten Kunden oder Klienten zu.

PIA erinnert daran, wenn zum Beispiel periodisch durchzuführende Wartungsarbeiten fällig sind oder generiert beliebige Listen aus abgespeicherten Daten, erstellt Schreiben und kann auf Wunsch bestimmte Informationen bereitstellen. Dabei ist der notwendige Datenschutz immer gewährt, denn einerseits wird PaperOffice DMS auf der weltweit meistgenutzten Systemsoftware, Microsoft, installiert, andrerseits besitzt PaperOffice einen eigenen Verschlüsselungsalgorithmus auf Basis von AES 1024.

Dienstleister im Bereich Immobilien, die PaperOffice DMS nutzen, besitzen klare Vorteile gegenüber ihren Mitbewerbern, ob nun in Deutschland, der Schweiz oder in Österreich.

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PaperOffice Dokumenten Management System- der Vereinsmanager

Optimiert Ihren Workflow und ermöglicht komplexe Arbeitsabläufe

Optimiert Ihren Workflow und ermöglicht komplexe Arbeitsabläufe

Wissen Sie, was die „Streetbunnycrew e. V.“ oder „pastafari e. V.“ sind? Es sind zwei eher ungewöhnliche, aber gemeinnützige Vereine. Zwei von rund 600.000 in Deutschland angemeldeten oder besser eingetragenen Vereinen. Bei der Streetbunnycrew handelt es sich um Motorradfahrer in rosa Hasenkostümen, die Geld für gute Zwecke sammeln und hinter pastafari steckt die Kirche des fliegenden Spaghettimonsters, eine Vereinigung von Menschen, die das allgemeine Religionswesen auf die Schippe nehmen. Neben über 90.000 Sportvereinen, unzähligen Fördervereinen, Tauben- oder Kaninchenzüchtervereinen, Katzen- Hunde- und Schildkrötenvereinen oder Gesangsvereinen ist in Deutschland glücklicherweise auch genug Platz für ein bisschen Skurilität. E. V. steht dabei für eingetragener Verein, was bedeutet, das der Staat oder besser das örtliche Finanzamt die Gemeinnützigkeit des jeweiligen Vereins anerkennt. Für Spender wie für Mitglieder bedeutet dies Steuerbefreiung auf Spendengelder, Erträge, Vermögen oder Mitgliedsbeiträge. Für die Vorstandschaft der Vereine bedeutet dies, eine möglichst korrekte Führung der Vereinsgeschäfte einzuhalten und dies zu dokumentieren. Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice ist genau hierfür bestens geeignet.

Wer nun bei Vereinen an eher kleine Gruppierungen von vielleicht 20 oder 30 Leuten denkt, die sich regelmäßig treffen und vielleicht ein paar Veranstaltungen organisieren, hat damit nicht Unrecht. Vereine können aber auch sehr große Gebilde darstellen, so etwa der aktuell größte Sportverein der Welt, der FC Bayern München e. V. mit über 290.000 Mitgliedern und weiteren 358.000 Personen, die in 4500 Fanclubs organisiert sind. Leicht vorstellbar, dass hier beispielsweise einfache Excel-Tabellen zur Mitgliederverwaltung kaum ausreichen werden. Es muss aber auch nicht hoch kompliziert sein.

PaperOffice DMS – funktionale Vereinsverwaltung

Welche Zielsetzung ein Verein auch immer hat, Zahlen spielen eine große Rolle. Was innerhalb eines Vereines bewegt wird, es lässt sich mehr oder weniger in Zahlen ausdrücken. Gleichzeitig spielt auch die Dokumentation eine große Rolle. So lassen sich die meisten Vereine in Segmente unterteilen, zum Beispiel in:

  • Mitgliederverwaltung
  • Spendengeldverwaltung
  • Einnahmen aus Veranstaltungen
  • Veranstaltungsorganisation
  • Vereinsvermögen
  • Mitgliederbetreuung
  • Gerätewartung
  • Protokollierung
  • Investitionen
  • Rechenschaftsberichte

Alle diese beispielhaften Segmente beinhalten weitere Teilbereiche und oft lasten ein großer Teil dieser Aufgaben wie auch die Verantwortung auf den Schultern nur weniger Vereinsmitglieder, etwa dem oder der Vorsitzenden, dem Kassenwart und dem Schriftführer.

Mit PaperOffice DMS bietet sich eine Software an, die die Vereinsverwaltung gleichzeitig transparent und sicher macht, sowie zur Entlastung des Vorstandes führt, denn viele administrative Aufgaben im Verein werden durch PaperOffice automatisiert.

So kann dabei das leistungsfähige und umfangreiche Workflow-Modul von PaperOffice problemlos helfen. Es ermöglicht die Zuweisung und Bearbeitung komplexer Abläufe, steuert Dokumente, deren Informationen sowie Aufgaben effizient durchs Unternehmen bzw. Verein. Dabei können sowohl feste, als auch spontane, unstrukturierte Abläufe, sogenannter ad hoc Workflow, initialisiert sowie komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen definiert werden.

Gleichzeitig bietet PaperOffice Rechtskonformität, etwa durch Einhaltung der GoBD bezüglich ordnungsgemäßer Aufbewahrung von Schriftstücken in digitaler Form. Digital ist zugleich das Stichwort, um Vereine aus dem analogen Zeitalter der Verwaltung in das elektronisch geprägte 21. Jahrhundert zu überführen.

PaperOffice DMS übernimmt dank einer leistungsstarken OCR-Texterkennung, welche bereits standardmäßig vorhanden ist, jedes gescannte oder abfotografierte Dokument als Bilddatei und wandelt sie bei Bedarf in ein Textdokument um. Durch die einfach einzurichtende Netzwerkstruktur von PaperOffice können bis zu 800 Vereinsmitglieder direkt am Laptop, dem Tablet oder dem PC an der Vereinsverwaltung beteiligt werden oder erhalten die notwendige Einsicht in die Vereinszahlen, etwa zur Entlastung des Vorstandes während der Jahresversammlung. PaperOffice DMS wird in der Hauptsache von mittelständischen Unternehmen und Selbständigen zur Datenverwaltung eingesetzt und wird weltweit von über 900.000 Firmen und Behörden genutzt.

Sein unkomplizierter Aufbau, verbunden mit einer Vielzahl von Funktionen, macht PaperOffice aber auch zum idealen Tool im Vereinsmanagement, ob nun für rosafarbene Kaninchen auf Motorrädern, den Anhängern des Spaghettimonsters oder Stadionfüllenden Sportvereinen.

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PaperOffice DMS ist ECM in Reinkultur

Der Begriff Dokumentenmanagement beschreibt üblicherweise Software, die elektronische Dokumente verwaltet. Im erweiterten Sinne ergibt sich jedoch eine sehr große Funktionsvielfalt. PaperOffice DMS erfüllt alle Ansprüche bezüglich der Definition einer erweiterten DMS und darüber hinaus auch der einer Software gemäß den Richtlinien des Enterprise-Content-Managements, dem ECM.

Innovative PaperOffice Dokumenten Management Oberfläche
Innovative PaperOffice Dokumenten Management Oberfläche

Schon die moderne Dokumentenmanagementsoftware beweist sich durch eine Vielfalt in den Anwendungen, von denen Verwaltungsbereiche von Firmen oder Behörden des vordigitalen Zeitalters nur träumen konnten, beziehungsweise dies per Hand erledigen mussten. Heute gibt es eigentlich nur noch eine analog zu bewältigende Aufgabe. Das Einscannen analoger Dokumente, um sie zu digitalisieren. Noch befinden sich die Wirtschaft und auch die staatliche Verwaltung in einer Übergangsphase. Nach wie vor bestehen riesige Archive, die noch nicht in das digitale Zeitalter überführt wurden. Doch bereits heute bewegt sich der Datenstrom zum größten Teil in Form von Bits und Bytes und dies so schnell und in einer Größenordnung, die früher weit mehr Verwaltungsangestellte erfordert hätte, als je zur Verfügung standen. Doch was kann PaperOffice DMS im Einzelnen:

• Die automatisierte Zusammenführung von Dokumente
• Die Visualisierung von Dokumenten
• Kommunikation
• Scannen und erfassen beziehungsweise umwandeln
• Archivieren
• Workflow-Management

Bezogen auf ihre Funktionen im Bereich des ECM finden sich folgende Punkte:

• Kollaboration
• Records Management
• Web-Content-Management

Ein wichtiges Merkmal des ECM ist die Bereitstellung von Daten oder Informationen in Form eines Dienstes, der unabhängig von der dahinter bestehenden Ordnerstruktur arbeitet. Dazu gehört auch die Erfassung von Änderungen und deren Versionisierung. Der Nutzer ruft mittels Stichwort ein Dokument auf, nicht den ganzen Ordner. Findet sich das Stichwort in mehreren Dokumenten, werden diese als Links angezeigt. Der Vorteil dieser Art der Bereitstellung von Daten und Informationen besteht darin, dass alles an einem Speicherort verwaltet wird und somit keine Doppellungen entstehen. Gleichzeitig bietet der zentrale Speicher eine erhöhte Sicherheit gegenüber unbefugten Zugriffen. Darüber hinaus erlaubt das ECM eine sehr hohe Anzahl gleichzeitiger Zugriffe auf ein und dasselbe Dokument, ohne dafür eine ebenso hohe Serverleistung oder unterschiedliche Softwarelösungen implementieren zu müssen. Bei PaperOffice DMS können bis zu 800 Terminals, abhängig von der Softwareversion, verwaltet werden.

Bevor es jedoch soweit ist, dass Daten, Dokumente oder einfach Informationen bereitgestellt werden, müssen diese erst einmal erfasst sein und auch hier zeigt sich PaperOffice DMS als ein Vertreter einer ECM Lösung. PaperOffice DMS ist ein einheitliches Repository für alle Arten von Informationen. Dazu besitzt PaperOffice DMS eigene Formatierungswerkzeuge. Verschiedene Dokumenten- und Datenformate sind Fluch und Segen zugleich. Einerseits erlauben sie die saubere digitale Darstellung und ermöglichen Bearbeitung beziehungsweise Sicherung, andrerseits sorgen sie bei einer übergreifenden Bearbeitung für den Zwang, die jeweils passende Software-Anwendung zu nutzen. PaperOffice DMS nutzt zur Bereitstellung eine formatierte Kopie des Original-Formats, wodurch alle an PaperOffice DMS angeschlossenen Terminals unabhängig von Formatvorgaben Dokumente anzeigen, die immer bearbeitet werden können, wenn dies die Berechtigung des Nutzers erlaubt. Das ist im Übrigen auch ein Vorteil bezüglich der GoBD/GdPDu-Konformität. Natürlich sind dies längst nicht alle Punkte, in denen PaperOffice DMS als ECM glänzt, wobei sich PaperOffice durchaus rühmen darf, es nicht zu kompliziert zu machen. Es gibt kaum eine andere DMS- oder ECM-Software, die so sehr durch Funktionsvielfalt bei gleichzeitiger Bedienerfreundlichkeit glänzt wie PaperOffice. Das die Software darüber hinaus auch noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt, bringt ihr regelmäßig gute Bewertungen in der Fachpresse ein.

Enterprise-Content-Management ist die Zukunft der Informationsverwaltung und PaperOffice DMS ist fraglos ein Vorreiter dieser Zukunft.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie hier:

https://trendkraft.io/it-software/paperoffice-dms-ist-ecm-in-reinkultur/

Prozessoptimierung mit PaperOffice DMS – Das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen

Schneller Zugriff auf lebenswichtige Informationen

In vielen Kliniken und Arztpraxen gehört ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Dabei sollte doch gerade im Gesundheitswesen die Arbeit am Menschen so weit wie möglich im Vordergrund stehen. Deshalb befreien sich immer mehr Einrichtungen weitgehend von der Arbeit mit Papier. Digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher und helfen, Patienteninformationen schneller zu finden und die intersektorale Kommunikation zwischen ambulanten und stationären Institutionen zu beschleunigen.

Dokumentenmanagement System im Gesundheitswesen
PaperOffice DMS im Gesundheitswesen

In vielen Kliniken und Arztpraxen gehört ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Dabei sollte doch gerade im Gesundheitswesen die Arbeit am Menschen so weit wie möglich im Vordergrund stehen. Deshalb befreien sich immer mehr Einrichtungen weitgehend von der Arbeit mit Papier.

Digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher und helfen, Patienteninformationen schneller zu finden und die intersektorale Kommunikation zwischen ambulanten und stationären Institutionen zu beschleunigen.

Krankenkassen, Krankenhäuser, Altenheime und Rehakliniken müssen – genau wie andere Wirtschaftsunternehmen auch – Rechnungen bezahlen, E-Mails bearbeiten, Personaldaten pflegen sowie Dokumente erstellen und revisionssicher archivieren.

Mit der Lösung von PaperOffice Dokumentenmanagement lassen sich nicht nur die Kosten für den Einsatz im Gesundheitssystem senken, sondern Prozesse automatisieren.

Um das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen zu optimieren bietet sich – falls noch nicht geschehen – als erster Schritt die Digitalisierung der vorhandenen Papierdokumente an.

Egal ob Krankenkasse, Krankenhaus, Medizinisches Versorgungszentrum, Altenheim oder Rehaklinik: Nachdem die Dokumente der verschiedenen Bereiche (patientenbezogen und kaufmännisch/administrativ) digitalisiert wurden, können diese mit einem Dokumentenmanagementsystem von PaperOffice einfach und dezentral verwaltet und dank der Workflows oder Datumseinstellungen der Wiedervorlage automatisiert werden.

Schneller Zugriff auf lebenswichtige Informationen

Daten von Patienten neigen dazu, über viele Systeme hinweg verstreut zu sein. Digitale Akten fassen diese Informationen zusammen. Alle relevanten Unterlagen aus KI-Systemen, Archiven und Drittanwendungen, inklusive MRT-Bilder, Videos usw. sind gesichert von überall her abrufbar.

So können Patientendokumente wie Arztbriefe, Rezepte, Abrechnungen, Berichte sowie Befunde mit der PaperOffice Lösung für digitale Patientenakten sammeln. Die Patientendaten werden in der integrierten Kontaktverwaltung hinterlegt und danach mit digitalisierten Patientendokumenten verbunden.

So hat es den Vorteil, dass alle Dokumente zu einem bestimmten Patienten an einem Ort gesammelt sind und dank der Freigabestufen nur berechtigte Benutzer von jedem Ort aus auf die Akten zugreifen können.

Zusätzlich dazu können Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen realisieren, indem Sie erforderliche Dokumente auf Wiedervorlage legen so, dass eine lückenlose medizinische Dokumentation möglich ist.

Doch nicht nur bestimmte Abteilungen im Gesundheitswesen können von PaperOffice profitieren – so können ebenfalls Personalakten für das Personalmanagement leicht verwaltet werden. So können ebenfalls Emails ganz leicht in PaperOffice archiviert werden und Dokumentationen oder andere Massendokumente lassen sich mit nur wenigen Klicks nach PaperOffice archivieren. Die sensiblen Daten sind dank der hohen PaperOffice Verschlüsselung vor nicht autorisierten Zugriffen optimal geschützt.

Interessant für das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen ist auch die Automatisierung der Prozesse. Bei PaperOffice nennt sich das Wundermittel für die Automatisierung PIA und ist die integrierte künstliche Intelligenz. PaperOffice kann durch die KI-basierte Ablage alle Dokumente automatisch erkennen, indexieren, kompletten Inhalt auslesen.

Dank der automatischen Auslesung der Dokumentdaten mit PIA und dem Abgleich mit den vorhandenen Dokumentvorlagen können die Dokumente automatisch richtig zugeordnet bzw. abgelegt werden und ggf. via Workflow zur endgültigen Freigabe an einen Sachbearbeiter weitergeleitet werden.

Fazit: Prozessoptimierung mit PaperOffice DMS lohnt sich

Durch das Dokumentenmanagement mit PaperOffice lassen sich im Gesundheitswesen viele zeitraubende Prozesse der administrativen Verwaltung automatisieren, Papieraktenberge minimieren und gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Patientendokumenten einhalten.

Die benutzerfreundliche, intuitiv zu bedienende und workflow-orientierte Software von PaperOffice ist dabei die Lösung.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie hier:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/336153/prozessoptimierung-mit-paperoffice-dms-das-dokumentenmanagement-im-gesundheitswesen.html

Deshalb ergänzen sich PaperOffice DMS und NAS perfekt

Zusammenarbeit PaperOffice und NAS von Synology
Effizient und sicher durch Einsatz von PaperOffice DMS und Synology NAS

Dokumentenmanagement für den Mittelstand

Früher oder später kommt jeder Unternehmer oder Geschäftsführer zu dem Schluss, dass es im administrativen Bereich der Firma nicht mehr ohne eine Dokumentenmanagementsoftware geht. Diese Überlegung kann schon frühzeitig angestellt werden oder auch erst, wenn eine gewisse Firmengröße erreicht ist. Dabei ist es am besten, wenn in der Verwaltung von Anfang an eine Software wie PaperOffice DMS eingesetzt wird, denn das bedeutet mitwachsende Sicherheit, Kontrolle und Performance. Gerade PaperOffice zeichnet sich zudem durch seine umfangreichen Tools aus, die so verständlich aufgebaut sind, dass für die meisten Anwendungen ein kurzes Video-Tutorial völlig ausreicht. Gleichzeitig schont PaperOffice DMS das Budget des Unternehmens, was von der Fachpresse regelmäßig mit entsprechendem Lob honoriert wird.

PaperOffice DMS übernimmt die Kontrolle des Datenflusses in einem Unternehmen und dies so gründlich, das die Software eigentlich eher ein ECM ist, ein Enterprise-Content-Management. Die Dokumentenverwaltung ist hierbei logischerweise das Kernsegment.

Der Begriff Content (englisch für Inhalt) erhält bei KMU, kleinen und mittleren Unternehmen, jedoch einen immer höheren Stellenwert und wird früher oder später das althergebrachte Dokument ablösen, das wie der „Ordner“ ein Relikt des vergangenen analogen Zeitalters darstellt. Natürlich sehen die meisten Menschen die Struktur der Ordner und den darin befindlichen Dokumenten als vernünftig an. Moderne Rechner mit leistungsfähigen Prozessoren machen aber Ordnerstrukturen überflüssig. Im Gegenteil, in Zeiten von Big-Data bremst diese für und vom Menschen erdachte Verwaltungsarchitektur die Performance. Die alphabetische Indexierung stößt aufgrund der anfallenden Datenmengen und der vielen verschiedenen Formate so oder so an ihre Grenzen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass überhaupt keine Indexierung mehr vorgenommen wird, doch ist nicht mehr das Alphabet die Grundlage, sondern die Zeit der Datenerhebung oder Datenspeicherung und Stichworte. Für den Menschen viel zu kompliziert, für einen modernen Laptop mit mehreren Prozessor-Kernen jedoch kein Problem. In Bruchteilen von Sekunden wird der Index des Datenspeichers nach einem vorgegebenen Stichwort durchsucht und üblicherweise die zeitlich neueste Abspeicherung zuerst angezeigt. PaperOffice DMS hat genau hierfür eine eigene Suchmaschine implementiert.

Auch der Speicherort ist wichtig

Neben der Software, wie Paperoffice DMS, und entsprechender Rechnerleistung zeichnet sich eine gut aufgebaute Verwaltungsstruktur für KMU auch durch eine möglichst perfekt abgestimmte Speicherung aus.

Das Team von PaperOffice DMS empfiehlt hierbei den Einsatz eines Network Attached Storage (NAS). Das ist ein Firmeninterner Speicher mit mehreren Festplatten und eigener Softwarearchitektur. Je nach Anforderung bezüglich der Datenmenge, der Datenformate und der bestmöglichen Bereitstellungszeit kann dieser NAS auf den Datenfluss im Unternehmen gezielt abgestimmt werden. Dabei erlauben es die verschiedenen NAS-Server, ein Produkt auszuwählen, das sich in der Zukunft einfach erweitern lässt. Ob nun eine Firma, die Buchhaltungsservice anbietet oder ein Medienunternehmen mit dem Bedarf hoher Speicherkapazitäten, der NAS lässt sich entsprechend einrichten.

Sicher bietet auch eine Cloud im Internet ein entsprechendes Leistungsspektrum, doch ist gerade eine hohe Leistungsfähigkeit inklusive großem Speicherplatz nicht umsonst zu haben, sondern schlägt mit monatlichen Mietzahlungen zu Buche, wobei ein Aspekt der Nutzung der Cloud als Speicherort eine gewisse Unsicherheit verleiht und dies wortwörtlich. Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der EU die Datenschutzgrundverordnungen (DSGVO) sowie deren länderspezifischen Umsetzungen. Ein weiteres Problem ist die GoBD, deren Inhalte sich unter anderem mit der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen beschäftigen. In beiden Fällen können Cloudbetreiber nur bedingt Rechtssicherheit garantieren.

Aus diesen Gründen ist die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice in Kombination mit einem NAS, empfohlen sind hierbei die Hersteller Synology, die ideale digitale Verwaltungsstruktur für KMU.

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Pressemeldung: Effizientes Dokumentenmanagement für den Mittelstand – PaperOffice DMS

PaperOffice DMS und NAS von Synology
PaperOffice DMS und NAS von Synology

PaperOffice ist die innovative Dokumentmanagement Software (DMS) für das papierlose Büro. Diese übernimmt für Sie die Aufgabe der Verwaltung Ihrer Dokumente und Unterlagen sowohl in Papierform als auch im elektronischen Format. Ermöglicht wird die Kombination durch die langjährige Erfahrung im Bereich der Dokumentmanagement Entwicklung.

Zuerst einmal gilt es, die Informationsflut zu bewältigen. Für viele KMUs besteht genau dieses Problem. Die Digitalisierung schreitet immer rasanter fort, doch die Schnittstelle zwischen digitalen und analogen Dokumenten ist in vielen Betrieben ein Segment, das oft eher stiefmütterlich behandelt wird.

So hat sich das Team aus Spezialisten von PaperOffice sich das Ziel gesetzt eine Software auf den Markt zu bringen, die von jedem Anwender verstanden und genutzt werden kann.

Das hört sich nun vielleicht unbescheiden an, aber Dokumentenverwaltung ist eine sehr komplexe Angelegenheit. Das führt mitunter dazu, dass so manches Produkt der Mitbewerber so kompliziert ist, dass es ohne intensive und natürlich auch kostenintensive Schulungen nicht geht. PaperOffice ist der Meinung, dass es auch ohne Schulungen geht, wenn denn die DMS so aufgebaut ist, dass der logische Verstand ausreicht. Der Erfolg gibt PaperOffice recht.

Im besten Fall genügt ein kurzes Video-Tutorial, wie etwa das zur Einrichtung der Datenbank auf einem externen NAS, wie das von Synology, für PaperOffice DMS. Normalerweise ist das Erstellen einer Datenbank ein recht schwieriger Vorgang, der so seine Tücken besitzt. Unternehmen rufen da lieber gleich den IT-Experten an. Dessen meist recht hohes Honorar kommt auf den Preis der Software obendrauf. Bei PaperOffice DMS gibt es ein 2:57 Minuten langes Tutorial auf YouTube, das nicht einen Cent mehr kostet, aber am Ende steht da eine fertig installierte Datenbank auf dem PC oder noch viel besser, auf einem NAS, einem Network attached Storage, denn das Team von PaperOffice denkt nicht nur kostensparend, sondern auch effizient.  Nichtsdestotrotz bietet PaperOffice allen kostenlosen Installationssupport beim Kauf der Lizenzen an.

Synology NAS – besser der eigene Server als die gemietete Cloud

Eine Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice dient dazu, alle archivierten und neu hinzukommenden Dokumente eines Unternehmens zu verwalten, wozu auch die Umwandlung analoger in digitale Daten gehört. Das geschieht üblicherweise nicht nur auf einem Rechner, sondern auf mehreren. Für PaperOffice kein Problem, denn die Software wird auf jedem PC oder Laptop im Betrieb installiert und kommuniziert untereinander über das Netzwerk. Bei dieser Form der dezentralen Datenverwaltung besteht jedoch immer ein Ausfallrisiko einer der angeschlossenen Computer und damit einem teilweisen Datenverlust. In einem dezentralen Netzwerk werden die Daten systembedingt zeitverzögert untereinander abgeglichen, abhängig von der Auslastung der Datenleitungen und der aktuellen Nutzung der einzelnen Rechner.

Die Cloud, der Datenspeicher eines Drittanbieters im Internet, wird als Lösung des Problems angesehen, wobei dies mit einiger Skepsis zu betrachten ist. Zum einen vermeldet eine aktuelle Studie, das jedes dritte Unternehmen mit Cloud-Nutzung bereits Datenverluste hinnehmen musste, und zum anderen sind sowohl Behörden als auch Kriminelle beständig und nicht selten mit Erfolg daran, Daten in der Cloud auszuspionieren. Das taiwanesische Unternehmen Synology bietet mit ihren NAS den Firmen einen zentralen Speicherplatz an, der zugleich in Verknüpfung mit PaperOffice DMS als Server funktioniert.

Bestechende Vorteile

Alle im Netzwerk erfassten Daten werden direkt auf dem Synology NAS abgespeichert und verwaltet. Mittels automatisiertem Backup wird dafür gesorgt, das selbst bei einem Server-Ausfall kein Datenverlust eintritt. Eine AES-1024-Bit-Verschlüsselung, Firewalls und ein durchdachtes Passwortmanagement verhindern den Zugriff durch Unbefugte. PaperOffice DMS bietet sich zusammen mit einem Synology NAS als die ideale und kostengünstige Lösung für KMUs an, wobei je nach Softwareversion bis zu 800 Terminals angeschlossen und der Datenspeicher des NAS beliebig erweitert werden kann.

Paperoffice DMS zeigt, das Dokumentenverwaltung weder technisch aufwendig noch extrem teuer ist, wenn nur die richtigen Komponenten aus Soft- und Hardware zusammenspielen.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/334765/effizientes-dokumentenmanagement-fuer-den-mittelstand-paperoffice-dms.html

Synology NAS – Hardware, die PaperOffice passt

Synology NAS – Hardware, die PaperOffice passt

Als der erste Computer vor über 70 Jahren seinen Betrieb aufnahm, dachte wohl kaum jemand daran, welche Entwicklung die riesige Maschine nehmen würde und genauso wenig dachten die Entwickler daran, das einmal aus diesem überdimensionierten Rechenapparat fast die gesamte technische Infrastruktur des modernen Bürowesens erwachsen würde. Heute reihen sich Drucker, Scanner, Router, Kameras und Monitore in den Reigen der Peripheriegeräte rund um den Rechner ein, wobei der Computer selbst längst Multifunktional geworden ist.

Das ist ohne Zweifel zu einem gehörigen Stück auch der Softwarenentwicklung zu verdanken, so wie etwa der Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice. Zugleich geht der Trend verstärkt zur Flexibilität. Statt des PCs sind es mehr und mehr Laptops und Tablets, die drahtlos vernetzt sind und so nicht nur im Büro, sondern auch Unterwegs, im Betrieb, im Home-Office oder auf Dienstreise jederzeit einsatzbereit sind. In dieser fast schon fantastischen Entwicklung gibt es aber auch mindestens einen Schwachpunkt. Es geht um die sichere, effiziente Speicherung und Aufbereitung von Daten.

Laptop oder Tablet sind dafür nur bedingt geeignet, weil zum einen das anfallende Datenvolumen beständig steigt und zum anderen sind es Geräte, die für Störungen nicht gerade anfällig sind, aber eben doch mal herunterfallen können oder der Kaffee landet versehentlich auf der Tastatur. Das ist aber nicht das einzige Problem. In einem vernetzten Unternehmen ist es wichtig, dass auf die Daten zugegriffen werden kann, und zwar jederzeit, nicht nur dann, wenn der oder die Kollegin ihr Gerät gerade angeschaltet hat. Die vernünftige Lösung dieses Problems ist ein zentraler Datenspeicher in Form eines Network attached Storage, kurz NAS. Der taiwanesische Hersteller Synology zählt zu den Marktführern im Bereich der NAS und er ist auf einzigartige Weise mit dem Dokumentenmanagementsystem von PaperOffice kompatibel.

Wenn sich Hard- und Software finden

Sie sind schon ein Traumpaar, die PapeOffice DMS und der Synology NAS. Dabei hat es der zentrale Datenspeicher aus Taiwan recht leicht, seinen größten Nebenbuhler, die Internet-Cloud, auszustechen. Er besitzt einfach überzeugende Argumente, so etwa die Datensicherheit einer AES-1024-Bit-Verschlüsselung und natürlich als wichtigstes Detail, er gehört dem Unternehmen, das ihn erwirbt und nicht einem Drittanbieter, an dessen Türen Behörden und Kriminelle klopfen, um einen Blick auf die Betriebsgeheimnisse zu werfen.

Aber auch die Braut geizt nicht mit ihren Reizen. PaperOffice DMS ist eine Dokumentenverwaltung, die alles hat, was KMU brauchen und was besonders wichtig ist, sie ist nicht zickig. Ganz im Gegenteil, für ihre Installation braucht es nicht den teuren IT-Fachmann, der für horrende Stundensätze arbeitet, sondern einfach nur logisches Denken und hin und wieder ein Tutorial von PaperOffice, wie etwa das Youtube-Video zum Einrichten der Datenbank, das in knapp 3 verständlichen Minuten zeigt, wie es geht. Nach der gelungenen Hochzeit findet sich ein Netzwerk-System, das keine Wünsche offen lässt. Alle anfallenden Daten werden über die Terminals beziehungsweise die Peripheriegeräte direkt im NAS abgespeichert und mittels PaperOffice DMS aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Da kann der Kaffee in der Tastatur landen oder das Tablet dem Kollegen aus der Hand rutschen, die Daten sind sicher und jederzeit im Netzwerk verfügbar, egal wie groß das ist. Dabei kann die Ehe zwischen Synology NAS und PaperOffice DMS recht lange halten, denn beide lieben es, auf dem neuesten Stand der Technik zu sein.

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