Pressemeldung: Effizientes Dokumentenmanagement für den Mittelstand – PaperOffice DMS

PaperOffice DMS und NAS von Synology
PaperOffice DMS und NAS von Synology

PaperOffice ist die innovative Dokumentmanagement Software (DMS) für das papierlose Büro. Diese übernimmt für Sie die Aufgabe der Verwaltung Ihrer Dokumente und Unterlagen sowohl in Papierform als auch im elektronischen Format. Ermöglicht wird die Kombination durch die langjährige Erfahrung im Bereich der Dokumentmanagement Entwicklung.

Zuerst einmal gilt es, die Informationsflut zu bewältigen. Für viele KMUs besteht genau dieses Problem. Die Digitalisierung schreitet immer rasanter fort, doch die Schnittstelle zwischen digitalen und analogen Dokumenten ist in vielen Betrieben ein Segment, das oft eher stiefmütterlich behandelt wird.

So hat sich das Team aus Spezialisten von PaperOffice sich das Ziel gesetzt eine Software auf den Markt zu bringen, die von jedem Anwender verstanden und genutzt werden kann.

Das hört sich nun vielleicht unbescheiden an, aber Dokumentenverwaltung ist eine sehr komplexe Angelegenheit. Das führt mitunter dazu, dass so manches Produkt der Mitbewerber so kompliziert ist, dass es ohne intensive und natürlich auch kostenintensive Schulungen nicht geht. PaperOffice ist der Meinung, dass es auch ohne Schulungen geht, wenn denn die DMS so aufgebaut ist, dass der logische Verstand ausreicht. Der Erfolg gibt PaperOffice recht.

Im besten Fall genügt ein kurzes Video-Tutorial, wie etwa das zur Einrichtung der Datenbank auf einem externen NAS, wie das von Synology, für PaperOffice DMS. Normalerweise ist das Erstellen einer Datenbank ein recht schwieriger Vorgang, der so seine Tücken besitzt. Unternehmen rufen da lieber gleich den IT-Experten an. Dessen meist recht hohes Honorar kommt auf den Preis der Software obendrauf. Bei PaperOffice DMS gibt es ein 2:57 Minuten langes Tutorial auf YouTube, das nicht einen Cent mehr kostet, aber am Ende steht da eine fertig installierte Datenbank auf dem PC oder noch viel besser, auf einem NAS, einem Network attached Storage, denn das Team von PaperOffice denkt nicht nur kostensparend, sondern auch effizient.  Nichtsdestotrotz bietet PaperOffice allen kostenlosen Installationssupport beim Kauf der Lizenzen an.

Synology NAS – besser der eigene Server als die gemietete Cloud

Eine Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice dient dazu, alle archivierten und neu hinzukommenden Dokumente eines Unternehmens zu verwalten, wozu auch die Umwandlung analoger in digitale Daten gehört. Das geschieht üblicherweise nicht nur auf einem Rechner, sondern auf mehreren. Für PaperOffice kein Problem, denn die Software wird auf jedem PC oder Laptop im Betrieb installiert und kommuniziert untereinander über das Netzwerk. Bei dieser Form der dezentralen Datenverwaltung besteht jedoch immer ein Ausfallrisiko einer der angeschlossenen Computer und damit einem teilweisen Datenverlust. In einem dezentralen Netzwerk werden die Daten systembedingt zeitverzögert untereinander abgeglichen, abhängig von der Auslastung der Datenleitungen und der aktuellen Nutzung der einzelnen Rechner.

Die Cloud, der Datenspeicher eines Drittanbieters im Internet, wird als Lösung des Problems angesehen, wobei dies mit einiger Skepsis zu betrachten ist. Zum einen vermeldet eine aktuelle Studie, das jedes dritte Unternehmen mit Cloud-Nutzung bereits Datenverluste hinnehmen musste, und zum anderen sind sowohl Behörden als auch Kriminelle beständig und nicht selten mit Erfolg daran, Daten in der Cloud auszuspionieren. Das taiwanesische Unternehmen Synology bietet mit ihren NAS den Firmen einen zentralen Speicherplatz an, der zugleich in Verknüpfung mit PaperOffice DMS als Server funktioniert.

Bestechende Vorteile

Alle im Netzwerk erfassten Daten werden direkt auf dem Synology NAS abgespeichert und verwaltet. Mittels automatisiertem Backup wird dafür gesorgt, das selbst bei einem Server-Ausfall kein Datenverlust eintritt. Eine AES-1024-Bit-Verschlüsselung, Firewalls und ein durchdachtes Passwortmanagement verhindern den Zugriff durch Unbefugte. PaperOffice DMS bietet sich zusammen mit einem Synology NAS als die ideale und kostengünstige Lösung für KMUs an, wobei je nach Softwareversion bis zu 800 Terminals angeschlossen und der Datenspeicher des NAS beliebig erweitert werden kann.

Paperoffice DMS zeigt, das Dokumentenverwaltung weder technisch aufwendig noch extrem teuer ist, wenn nur die richtigen Komponenten aus Soft- und Hardware zusammenspielen.

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Synology NAS – Hardware, die PaperOffice passt

Synology NAS – Hardware, die PaperOffice passt

Als der erste Computer vor über 70 Jahren seinen Betrieb aufnahm, dachte wohl kaum jemand daran, welche Entwicklung die riesige Maschine nehmen würde und genauso wenig dachten die Entwickler daran, das einmal aus diesem überdimensionierten Rechenapparat fast die gesamte technische Infrastruktur des modernen Bürowesens erwachsen würde. Heute reihen sich Drucker, Scanner, Router, Kameras und Monitore in den Reigen der Peripheriegeräte rund um den Rechner ein, wobei der Computer selbst längst Multifunktional geworden ist.

Das ist ohne Zweifel zu einem gehörigen Stück auch der Softwarenentwicklung zu verdanken, so wie etwa der Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice. Zugleich geht der Trend verstärkt zur Flexibilität. Statt des PCs sind es mehr und mehr Laptops und Tablets, die drahtlos vernetzt sind und so nicht nur im Büro, sondern auch Unterwegs, im Betrieb, im Home-Office oder auf Dienstreise jederzeit einsatzbereit sind. In dieser fast schon fantastischen Entwicklung gibt es aber auch mindestens einen Schwachpunkt. Es geht um die sichere, effiziente Speicherung und Aufbereitung von Daten.

Laptop oder Tablet sind dafür nur bedingt geeignet, weil zum einen das anfallende Datenvolumen beständig steigt und zum anderen sind es Geräte, die für Störungen nicht gerade anfällig sind, aber eben doch mal herunterfallen können oder der Kaffee landet versehentlich auf der Tastatur. Das ist aber nicht das einzige Problem. In einem vernetzten Unternehmen ist es wichtig, dass auf die Daten zugegriffen werden kann, und zwar jederzeit, nicht nur dann, wenn der oder die Kollegin ihr Gerät gerade angeschaltet hat. Die vernünftige Lösung dieses Problems ist ein zentraler Datenspeicher in Form eines Network attached Storage, kurz NAS. Der taiwanesische Hersteller Synology zählt zu den Marktführern im Bereich der NAS und er ist auf einzigartige Weise mit dem Dokumentenmanagementsystem von PaperOffice kompatibel.

Wenn sich Hard- und Software finden

Sie sind schon ein Traumpaar, die PapeOffice DMS und der Synology NAS. Dabei hat es der zentrale Datenspeicher aus Taiwan recht leicht, seinen größten Nebenbuhler, die Internet-Cloud, auszustechen. Er besitzt einfach überzeugende Argumente, so etwa die Datensicherheit einer AES-1024-Bit-Verschlüsselung und natürlich als wichtigstes Detail, er gehört dem Unternehmen, das ihn erwirbt und nicht einem Drittanbieter, an dessen Türen Behörden und Kriminelle klopfen, um einen Blick auf die Betriebsgeheimnisse zu werfen.

Aber auch die Braut geizt nicht mit ihren Reizen. PaperOffice DMS ist eine Dokumentenverwaltung, die alles hat, was KMU brauchen und was besonders wichtig ist, sie ist nicht zickig. Ganz im Gegenteil, für ihre Installation braucht es nicht den teuren IT-Fachmann, der für horrende Stundensätze arbeitet, sondern einfach nur logisches Denken und hin und wieder ein Tutorial von PaperOffice, wie etwa das Youtube-Video zum Einrichten der Datenbank, das in knapp 3 verständlichen Minuten zeigt, wie es geht. Nach der gelungenen Hochzeit findet sich ein Netzwerk-System, das keine Wünsche offen lässt. Alle anfallenden Daten werden über die Terminals beziehungsweise die Peripheriegeräte direkt im NAS abgespeichert und mittels PaperOffice DMS aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Da kann der Kaffee in der Tastatur landen oder das Tablet dem Kollegen aus der Hand rutschen, die Daten sind sicher und jederzeit im Netzwerk verfügbar, egal wie groß das ist. Dabei kann die Ehe zwischen Synology NAS und PaperOffice DMS recht lange halten, denn beide lieben es, auf dem neuesten Stand der Technik zu sein.

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Synology NAS und Dokumentenmanagement Software PaperOffice (DMS) – ein System in Perfektion

Synology NAS ist der ideale Speicher-Partner für PaperOffice DMS
Synology NAS ist der ideale Speicher-Partner für PaperOffice DMS

Jedes System besitzt seine Stärken und seine Schwächen. Dabei darf an dieser Stelle der Begriff „System“ ruhig etwas näher betrachtet werden. Entsprechend dem griechischen Ursprungswort „sýstēma“ ist es ein aus mehreren Einzelteilen zusammengesetztes Ganzes. Systeme sind zugleich die Grundprinzipien unseres Daseins, ja sogar des gesamten Universums. Nichts, wirklich nichts funktioniert für sich alleine. Alles ist in ein System eingebunden. Die Natur baut ihre Systeme gemäß Versuch und Irrtum auf und besitzt dafür viel Zeit. Der Mensch hat bekanntermaßen nicht so viel Zeit, dafür jedoch die Logik, die hilft, langwierige Auswahlprozesse zu vermeiden.

Eine Dokumentenmanagament Software wie Paperoffice DMS ist für sich bereits ein systembasiertes Programm, das auf Logik aufbaut. So ist es für das Team von PaperOffice DMS eine logische Sache, mit den weltweit meistgenutzten Betriebssystemen von Microsoft zusammenzuarbeiten, statt auf einen Exoten zu setzen, denn Logik hat auch etwas mit Vereinfachung und, im Fall der Dokumentenverwaltung PaperOffice, ebenso mit Anwenderfreundlichkeit zu tun. Dazu gehört es, das System zu perfektionieren.

Zentraler Server in dezentraler Struktur

PaperOffice DMS ist eine Software zur Verwaltung digitaler wie analoger Daten. Damit sie im betrieblichen Umfeld die bestmögliche Effizienz erzielt, ist es vorteilhaft, sie mit einer Hardware zu verbinden, die die Effizienzsteigerung auch trägt. Dazu gehört natürlich der Einzelplatzrechner genauso wie ein Netzwerk und am besten ein Server, auf dem alle Daten aus dem Netzwerk gespeichert und abgerufen werden. PaperOffice empfiehlt hierzu einen NAS (Network attached Storage) des taiwanesischen Herstellers Synology. Diese Empfehlung kommt nicht von ungefähr, sondern basiert auf logischen Überlegungen. So etwa dem Zusammenhang zwischen Datenverwaltung und Datensicherung. Selbst wenn in einem Netzwerk verschiedene Rechner mit PaperOffice DMS arbeiten und der Datenaustausch reibungslos klappt, bleiben Unsicherheiten. Rechner können abstürzen, Passwörter können verloren gehen und Daten versehentlich gelöscht werden. Manche Unternehmen setzen zur Datenspeicherung auf die Cloud eines Drittanbieters, um die Problematik zu umgehen. PaperOffice empfiehlt dies nicht. Trotz gegenteiliger Behauptungen der Betreiber ist der Datenschutz in einer Cloud nicht garantiert. In einem NAS ist er es und es ist genauso einfach zu installieren wie das Anmieten von Speicherplatz in einer Cloud, nur weit weniger riskant.

Als Dokumentenverwaltungssoftware benötigt PaperOffice eine Datenbank. Nicht wenige normale Nutzer schrecken bei diesem Wort zusammen, Datenbank. Ist das nicht unglaublich kompliziert mit der Installation? Braucht es da wieder einen Spezialisten, der für einen horrenden Stundensatz arbeitet, mit Fachchinesisch um sich wirft und den unbedarften Anwender zuletzt ratlos zurücklässt, in der Gewissheit, dass er wieder und wieder angerufen wird, weil es nicht weitergeht?

Das Team von PaperOffice kann diese Gedankengänge nachvollziehen und hat die Datenbankinstallation so vereinfacht, das jeder mit der Installation klarkommt, ob nun von Beruf Bäcker oder Verwaltungsfachangestellte. Ein Abschluss in Informationstechnologie wird nicht benötigt.

Im Idealfall erfolgt die Erstellung der Datenbank für die PaperOffice Dokumentenmanagement Software direkt auf einem NAS von Synology. Diese Speicher besitzen eine vorbereitete Struktur, die sich mit den PaperOffice-Elementen hervorragend ergänzt. Intern automatisierte Backups sorgen dafür, dass alle Daten absolut sicher und blitzschnell abgespeichert sind, egal ob nun einige Rechner eines KMUs oder bis zu 800 Terminals eines Großbetriebes im Netzwerk zusammengeschlossen sind. Mit der logischen Kombination von PaperOffice DMS und Synology NAS zeigt sich für Anwender und Investoren ein System, das schnell, sicher, effizient und kostengünstig ist.

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PaperOffice Dokumentenmanagement Software – Sicherheit Ihrer Daten geht vor

PaperOffice Dokumentenmanagement Software – Sicherheit Ihrer Daten geht vor
PaperOffice Dokumentenmanagement Software – Sicherheit Ihrer Daten geht vor

PaperOffice DMS ist nicht nur ein reines DMS System, welches Ihre Daten hochsicher verschlüsselt in einer Datenbank speichert, die sich lokal oder auf Ihrem NAS befinden kann, sondern beinhaltet unter anderem standardmäßig Module wie das PasswordSafe für die Verwaltung Ihrer Passwörter. Passwörter sind in der digitalen Welt eine feine Sache. Ganze Rechner, aber auch nur Ordner oder einzelne Dokumente können damit vor dem unerlaubten Zugriff dritter Personen geschützt werden. Es gibt da aber ein paar kleine Haken.

Passwörter können vergessen werden. Sie können zu einfach sein und damit mittels Hacking, oder Phishing schnell herausgefunden werden. Sie können von Ihren Besitzern aufgeschrieben und an Orten deponiert werden, die andere finden. Passwörter können aber auch noch dann Zugriff erlauben, wenn dies beispielsweise von der Firmenseite gegenüber einem Mitarbeiter nicht mehr erwünscht ist. Passwörter sind bis zu einem gewissen Grad eine Frage des Vertrauens, zumindest dann, wenn diese Passwörter dazu dienen, das Eigentum eines Unternehmens, eines Vereins oder einer Behörde zu schützen und damit durch die Passwortvergabe bestimmte Personen betraut werden. Nun ist Vertrauen gut, Kontrolle aber besser, doch wie lässt sich Vertrauen kontrollieren? Eigentlich ein Widerspruch in sich, oder? Das Team von PaperOffice DMS, der Dokumentenmanagementsoftware, hat sich mit diesem Thema gründlich auseinandergesetzt, denn schließlich hängt von einer Archivierungs-Software für alle Branchen, vom KMU bis zum Großbetrieb, sehr viel bezüglich Datensicherheit ab.

PaperOffice DMS mit Masterkey und Zero-Knowledge Technologie

Zu jeder in PaperOffice erstellten Datenbank wird ein Masterkey erstellt. Das hört sich erst einmal recht profan an, doch das ist es nicht, denn der Masterkey wird auf binärer Ebene mittels AES-1024-Codierung verschlüsselt und in der eigenen Datenbank gespeichert. Doch damit nicht genug. Um nun den Masterkey zur Öffnung der Datenbank nutzen zu können, muss die Abfrage in einem bestimmten Modus erfolgen, eben mittels eines Zero-Knowledge-Protokolls. Das Interessante daran ist, das das Programm für das Abfrage-Protokoll den Masterkey nicht kennt (zero Knowledge = keine Kenntnis), es kennt nur die Abfolge des Protokolls und nur wenn dieses Protokoll aus Fragen und Antworten richtig durchgeführt wird, gibt es den Weg zum Masterkey frei. Das hört sich jetzt wieder sehr kompliziert an, ist es auch, jedoch nicht für den berechtigten Datenbankbesitzer. Kompliziert oder besser unüberwindbar ist es nur für Personen oder Programme, die versuchen, unerlaubt Zugriff auf die Datenbank zu erhalten. Übrigens findet die Zero-Knowledge-Technologie auch bei Kryptowährungen ihre Anwendung.

Der zweite Schritt, der Password Safe in PaperOffice DMS

Das komplexe Vorgehen der Zero-Knowledge-Technologie ist eher unpraktisch für die Alltagsanwendung von Passwörten zu Ordnern und Dokumenten. Dafür findet sich der Pasword Safe innerhalb der Datenbank. Der Inhaber des Masterkeys kann hier die Passwörter, wiederum mittels AES-1024-Codierung verschlüsselt, von weiteren Mitarbeitern verwalten. So zum Beispiel die Festlegung eines Ablaufdatums und natürlich die Sperrung des Passwortes. Die Anzahl der hinterlegbaren Paswörter ist praktisch unbegrenzt und sie lassen sich in Kategorien enteilen, um sie einfacher zuordnen zu können, aber auch, um nur bestimmte Bereiche der Datenbank zugänglich zu machen.

Automatisierung und Digitalisierung des administrativen Bereichs eines Unternehmens lassen sich mit PaperOffice DMS einfach und eben auch sicher durchführen, ohne Angst, nur durch ein Passwort größere Verluste erleiden zu müssen. Die interne KI-Ablage sorgt dann im Netzwerk für Ordnung, beschleunigt Prozesse und spart Kosten ein. PaperOffice empfiehlt gerade aufgrund der höheren Sicherheit zudem, ein eigenes NAS-Gerät, etwa von QNAP oder Synology, zur Speicherung zu nutzen und nicht etwa die Daten-Cloud eines Drittanbieters.
Dabei ist die Verbindung zu der Datenbank auf Ihrem NAS kinderleicht erstellt und wird in vielen YouTube Tutorials von PaperOffice beschrieben.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/qnap-nas-und-paperoffice-dokumentenmanagement-system-eine-kollaboration-die-sich-lohnt/

QNAP NAS und PaperOffice Dokumentenmanagement System – eine Kollaboration die sich lohnt

QNAP NAS als Datenbankserver für PaperOffice DMS – ideale Partnerschaft

Wenn IT-Spezialisten nach der Zukunft gefragt werden und wie darin der Computer von morgen aussieht, dann sagen viele, dass der Computer überhaupt nicht mehr aussehen wird. Er wird unsichtbar sein und er wird beständig vernetzt sein.

Tatsächlich lässt sich schon heute absehen, dass die aktuellen Endgeräte wie Laptop, Tablet oder Smartphone in anderen Bestandteilen des täglichen Lebens aufgehen werden. Intelligente Sprachsteuerung wird in nicht allzu ferner Zukunft die Tastatur endgültig ablösen und das Display sowie weiter miniaturisierte Prozessoren werden in Brillen, in Spiegeln, in Fenstern oder einfach in glatten Oberflächen integriert sein. Niemand benötigt mehr ein persönliches Endgerät, weil alle Daten über eine biometrische Zugangserfassung auf Datenbankservern abgelegt sind.

Die Vorreiter für diese Zukunft finden sich heute in den Firmen der verschiedenen Branchen und Größen. Sie sind das ideale Feld für die Erprobung neuer Technologien, aber auch dafür, wie wenig Fehleranfällig eine solch komplexe Technologie sein kann. Die wirklich hohe Beanspruchung von Prozessoren, von Displays und von Datenspeichern findet in Unternehmen statt, in denen zahlreiche Menschen am Bildschirm sitzen. Das Anwendungsspektrum des privaten Nutzers ist hingegen recht beschränkt. Ein Kernelement ist hierbei der zentrale Datenspeicher, an den die Bildschirmarbeitsplätze angeschlossen sind beziehungsweise, die mit ihm vernetzt sind. So wie die NAS der Firma QNAP, die Network Attached Storage.

QNAP NAS – die Antwort auf den Einzelplatzrechner

Das taiwanesische Unternehmen QNAP beschäftigt sich seit gut 17 Jahren mit der Fertigung von zentralen Datenbankservern, die in Firmen, Behörden und Organisationen genutzt werden, um Daten sicher abzuspeichern und wiederum allen am jeweiligen Netzwerk beteiligten Personen beziehungsweise deren Endgeräte aufbereitet wieder zur Verfügung zu stellen. Wenn auch in vielen anderen Bereichen heute die Dezentralisierung, etwa auf dem Energiesektor, bevorzugt wird, besitzt in der IT die Zentralisierung die größeren Vorteile.

Denn es geht um Information, doch was nützt Information, wenn sie sich auf nur einem Rechner befindet, der nur von einer Person verwendet wird? Die bessere Variante sind Netzwerkrechner, deren Daten an den QNAP NAS fließen und von dort von allen Beteiligten genutzt werden können. Ein weiterer Aspekt, der für IT-Netzwerke spricht, ist die Sicherheit, denn Information ist kein Gut, das sich einfach ersetzen oder reparieren lässt. Fällt der Strom aus, dann fließt die elektrische Energie irgendwann wieder. Fallen Informationen aus, sind diese oft nicht mehr zu ersetzen oder wiederherzustellen. QNAP NAS bieten höchste Sicherheit und verhindern zugleich den Zugriff durch unberechtigte Personen oder Behörden, was zum Beispiel Cloud-Anbieter nicht wirklich gewährleisten können. Doch zu jedem guten Datenbankserver gehört eine ebenso gute Datenverwaltungssoftware und hier kommt PaperOffice DMS ins Spiel.

PaperOffice Dokumentenmanagement System – der Datenmanager

Wie gut PaperOffice als DMS ist, zeigt sich schon an dem Umstand, dass der Hardware-Hersteller QNAP im Januar 2020 zusammen mit dem Software-Hersteller PaperOffice, weltweit als einzigen DMS-Anbieter für QNAP NAS, einen exklusiven Partnervertrag abschliesst. Das nennt sich schlicht vertrauen, wobei sich PaperOffice dieses Vertrauen durchaus verdient hat. Immerhin waren schon zuvor über 950.000 Benutzer in aller Welt von PapeOffice DMS überzeugt. Das hängt unter anderem mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis zusammen, für das PaperOffice schon mehrfach in der Fachpresse ausgezeichnet wurde und so locker auch gegen die oft überteuerte Konkurrenz bestehen konnte.

So wie es aussieht, haben sich mit PaperOffice DMS und QNAP NAS zwei gefunden, die ideal zusammenpassen, was zum Beispiel KMUs nur freuen kann, denn mit dieser Kombination erhalten sie eine sowohl kostengünstige wie leistungsstarke IT-Infrastruktur, die in der obersten Liga mitspielt.

Erfahren Sie mehr darüber:

https://www.qnap.com/solution/paperoffice

https://www.paperoffice.com/qnap

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/qnap-nas-und-paperoffice-dokumentenmanagement-system-eine-kollaboration-die-sich-lohnt/

PaperOffice mit Datenbankserver QNAP NAS – Partnerschaft auf hohem Niveau

QNAP NAS als Datenbankserver für PaperOffice DMS - ideale Partnerschaft
QNAP NAS als Datenbankserver für PaperOffice DMS – ideale Partnerschaft

Ideal für KMUs

Manche Ehen werden im Himmel geschlossen. Solche Partnerschaften zeichnen sich denn auch durch gegenseitiges Verstehen sowie Vertrauen aus und dies auch noch im verflixten siebten Jahr wie ebenso die Jahre danach. Aber mal ehrlich! Der anfänglichen Euphorie folgt oft die Ernüchterung durch den Alltag, weshalb allein in Deutschland die Scheidungsrate bei knapp 40 % liegt. Das vermutlich größte Problem dabei sind oft diverse Kleinigkeiten, die sich erst im Verlauf der Zeit in den Charakteren zeigen. Wie schön wäre es doch, wenn gleich von Anfang an alle Karten auf dem Tisch liegen würden.

Ein ähnliches Wagnis gehen Unternehmen ein, wenn sie für ihre IT verschiedene Komponenten erwerben, die sich zusammenfinden müssen.

Oft sind es Paarbildungen aus Hard- und Software, bei denen sich erst im laufenden Betrieb zeigt, dass sie doch nicht so ideal füreinander geschaffen sind, wie es im Prospekt beschrieben steht. Wobei Hardwarehersteller genauso wie Softwareprogrammierer eher selten über ideale Kombinationen reden, sondern meist nur über die Vorzüge ihres Produktes. Wenn sich nun aber zwei Vertreter jeder Gruppe, Soft- wie Hardware, gegenseitig zugestehen, dass sie sich ideal ergänzen, darf dies mit Interesse betrachtet werden. Immerhin bedeutet dies, dass der jeweils andere ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Produktpalette vor deren Mitbewerber bevorzugt. Genau diese Konstellation findet sich bei PaperOffice DMS und QNAP NAS. Eine noch recht junge, aber vielversprechende Ehe, in der

PaperOffice DMS seit Januar 2020 das weltweit einzige von QNAP autorisierte Dokumentenverwaltungssystem ist.

Wer und was ist QNAP?

Das Unternehmen mit 942 Angestellten hat seinen Sitz in Taiwan und ist seit rund 17 Jahren mit der Fertigung von NAS am Markt vertreten. NAS, Network-attached-Storage, sind die zentralen Speichereinheiten in Netzwerken. Sie stellen im Grunde ein Drehkreuz für Daten und Informationen dar, über das angeschlossene Terminals beziehungsweise Einzelplatzrechner Daten ablegen oder aufrufen. Zusätzlich sind zumindest die NAS von QNAP so konfiguriert, das ihnen weitere Aufgaben zuteilwerden, wobei QNAP sich im Bereich intelligenter Videokonferenzlösungen ebenso als Spezialist zeigt. In Zeiten wie der weltweiten Corona-Krise ein sehr wichtiger Aspekt. Darüber hinaus werden die NAS von QNAP inzwischen von vielen Unternehmen jeder Branche und jeder Größe gegenüber der Datencloud von Drittanbietern bevorzugt. Die Nachteile der Cloud bezüglich Datensicherheit und Ausfallzeiten macht deren günstiger monatlicher Mietpreis nicht wett. Zumal sich ein NAS in recht kurzer Zeit aufgrund der besseren Performance amortisiert.

PaperOffice DMS, made in Germany

Die Geschichte der Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice beginnt im Jahr 2002 in der beschaulichen Münsteraner Kleinstadt Harsewinkel. Von dort, zunächst nur für den Eigenbedarf entwickelt, machte sie sich auf, die Welt zu erobern. Heute sind es über 950.000 Unternehmen, die ihre Datenverwaltung der Software von PaperOffice anvertrauen. Aus der anfänglichen Datenbank mit Suchfunktion wurde eine sehr umfangreiche, jedoch gleichzeitig unkomplizierte sowie kostengünstige Rundum-Lösung im Bereich der Dokumentenverwaltung. Ihr Kernsegment ist die Ablage, gesteuert von der künstlichen Intelligenz PIA, die eingehende digitale Daten, Dokumente und andere Formate automatisch richtig zuordnet und daraus je nach Bedarf wiederum Dokumente, Listen oder Formulare erstellt.

Dabei wird PIA die Arbeit nie zu viel. Bis zu 800 Terminals können im Netzwerk von PaperOffice verwaltet werden. Workflow-Module, eine interne Suchmaschine und eine revisionssichere Datenbankablage (GOBD / DSGVO) mit 1024bit-AES-Verschlüsselung perfektionieren PaperOffice DMS.

Stellt sich noch die Frage, wer beim Ehepaar PaperOffice DMS – QNAP NAS die Hosen anhat? Eigentlich egal, denn wichtiger ist, was beide absolut nicht haben, etwa irgendwelche Ticks oder Launen, die auf die Nerven gehen könnten.   

Erfahren Sie mehr darüber:

https://www.qnap.com/solution/paperoffice

https://www.paperoffice.com/qnap

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https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/332533/paperoffice-mit-datenbankserver-qnap-nas-partnerschaft-auf-hohem-niveau.html

PaperOffice DMS und der Cloud-Act – So schützen Sie Ihre Daten

Daten schützen mit PaperOffice Dokumentenmanagement System
Schützen Sie Ihre Daten mit PaperOffice DMS

Die sichere Datenspeicherung und der Datenschutz besitzen für PaperOffice als Entwickler von Datenmanagementsoftware einen sehr hohen Stellenwert. Das Unternehmen richtet sich hierbei an der aktuellen EU-Gesetzgebung aus, wobei die DSGVO die Richtschnur darstellt.

Als im März 2018 der US-Kongress den damaligen Haushalt der USA verabschiedete, hatten wohl nur wenige Abgeordnete die einzelnen Posten darin eingehender studiert. Das 2232 Seiten umfassende Dossier ist zugegebenermaßen eine so trockene Angelegenheit, das sich wohl jeder Abgeordnete nur das heraussuchte, was für ihn oder sie von Relevanz war. So kam es zur Bewilligung eines Gesetzes, über das weder explizit diskutiert noch abgestimmt wurde, das aber inzwischen für Ärger und Verwirrung sorgt, und zwar in den USA, aber auch in Europa und in anderen Teilen der Welt. Zu finden war dieses Gesetz auf Seite 2.201 unter der Kategorie Hauhaltsausgaben, zusammen mit unzähligen anderen Gesetzen und Verordnungen, und es hatte den Namen „Clarifying Lawful Overseas Use of Data“, kurz Cloud-Act. Es hat so zumindest keinen direkten Zusammenhang mit der Cloud, der Datenwolke im Internet. Trotzdem trifft es Cloud-Betreiber in besonderem Maße.

Im Vorfeld Diskussionen vermeiden

Der Grund, warum die US-Regierung dieses Gesetz mehr oder weniger heimlich in den Haushalt aufnahm, lag in einem Rechtsstreit zwischen Microsoft und der US-Regierung, wobei sich Microsoft weigerte, Daten von einem in Irland befindlichen Server aufgrund eines richterlichen Beschlusses aus den USA herauszugeben. Mit dem Cloud-Act besitzen US-Behörden nun ein Instrument, das US-Firmen zwingt, Daten von ausländischen Servern herauszugeben, ganz ohne richterlichen Beschluss. Aber nicht nur das. Der Cloud-Act betrifft ebenso ausländische Unternehmen und Privatpersonen, etwa aus der EU, wobei es schon genügt, wenn sich beispielsweise ein EU-Bürger im Bereich einer US-Gerichtsbarkeit befindet, etwa beim Strandurlaub in Miami-Beach. Das berechtigt US-Behörden, bis runter zur örtlichen Polizei, auf dessen gesamten telefonischen und elektronischen Kommunikations- und Datenverkehr zuzugreifen. Auch EU-Unternehmen mit US-Töchtern sind davon betroffen. Ein aus europäischer Sicht beängstigendes Gesetz, das die paranoiden Züge eines Überwachungsstaates à la Big Brother trägt. Kein Wunder, das die US-Regierung vom Cloud-Act vor seiner Umsetzung nicht viel, oder besser gar nichts verlauten ließ.

PaperOffice DMS, im Zweifel der bessere Weg

Für viele Firmen in der EU ist dieses Gesetz ein großes Problem, immerhin sind die USA der größte Handelspartner für die Europäische Union. Auch wenn sich das eine oder andere Unternehmen mit dem Cloud-Act arrangiert, die EU-Gesetzgebung tut dies mit der DSGVO nicht. Darin ist festgelegt, dass der Datenschutz Vorrang besitzt und ein Verstoß dagegen wird drakonisch geahndet. Bis zu 20 Millionen Euro Strafgeld können auferlegt werden oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes. Wenn also eine US-Behörde bestimmte Daten abgreifen möchte, steht auf der anderen Seite die EU-Gesetzgebung und sagt dazu klar NEIN.

PaperOffice bietet zur Konfliktlösung ihr Dokumentenverwaltungssystem, zu dessen umfangreichem Werkzeugkasten auch eine sehr effiziente Datenverschlüsselung gehört. Mit dessen Hilfe werden nicht nur die abgespeicherten Daten für Dritte unlesbar, auch der Datenverkehr unterliegt der Verschlüsselung. Zum Einsatz kommt ein 1024bit-AES-Code, der in Schweden entwickelt wurde und den zu entschlüsseln die NSA seit Jahren vergeblich versucht. Ein ausgereiftes Passwortmanagement rundet das Sicherheitspaket der PaperOffice DMS ab. Das Unternehmen, das seit über 17 Jahren in der Entwicklung von Dokumentenmanagementsoftware tätig ist, besitzt keine Schnittpunkte zu den USA, über die Behörden eventuell Druck ausüben könnten, etwa ein Hintertürchen in die Software einzubauen, die weltweit von über 900.000 Unternehmen genutzt wird. Vielmehr ist PaperOffice in Deutschland, England, Spanien und Russland präsent. Somit weit weg vom US-Cloud-Act, aber nah dran an der DSGVO.   

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/332300/paperoffice-dms-und-der-cloud-act-schuetzen-sie-ihre-daten.html

PaperOffice Dokumentenmanagement Software zusammen mit NAS von Synology – konforme Kombination für Home-Office

Mit PaperOffice DMS und Synology NAS in das Home Office einsteigen
Mit PaperOffice DMS und Synology NAS in das Home Office einsteigen

Es ist eine Situation, wie sie die Menschheit noch nie zuvor gesehen hat. Erstmals werden weltweit fast zeitgleich und einheitlich Maßnahmen von staatlicher Seite durchgeführt, um die zu schnelle Verbreitung eines gefährlichen Virus zu verhindern. Der beste und wirksamste Weg hierzu ist die Einschränkung des gegenseitigen menschlichen Kontaktes.

Für Unternehmen bedeutet dies entweder die vorübergehende Stilllegung ganzer Betriebsteile oder die Umorganisation. Bei Bildschirmarbeitsplätzen, an denen die jeweiligen Mitarbeiter nicht zwingend im Unternehmen anwesend sein müssen, bietet es sich an, die anfallenden Tätigkeiten im Home-Office zu erledigen. Das dies relativ reibungslos funktionieren kann, ist der immer stärker fortschreitenden Digitalisierung sowohl in den Unternehmen als auch in den Privathaushalten zu verdanken. Während heute praktisch keine Firma mehr ohne Internetanschluss auskommt, liegt der Anteil im Privatbereich bei knapp 90 %. Damit liegt Deutschland innerhalb der EU an der Spitze, was gerade in der Krise ein Wettbewerbsvorteil bedeuten kann. Der oder die Mitarbeiterin muss praktisch nur sein wichtigstes Arbeitsgerät nehmen, den Laptop, und mit der Arbeit zu Hause weitermachen. Ganz so einfach ist es jedoch meist nicht. Es braucht zumindest eine gute Netzwerkinfrastruktur auf dem Rechner genauso wie ein Dokumentenmanagement, das die gleiche Kompatibilität erzeugt, als wenn alle im Großraumbüro beieinander sitzen würden. PaperOffice DMS ist eine Software, die Netzwerk, Dokumentenmanagement, Workflow, automatisierte Datenbe- und Verarbeitung sowie Datensicherheit in sich vereint.

PaperOffice DMS, bestens geeignet für KMUs

Gerade Klein- und Mittelständische Betriebe (KMU) haben sich in der Vergangenheit eher zögerlich mit dem Thema Home-Office beschäftigt. Nur etwa 20 % aller Unternehmen mit unter 100 Mitarbeitern bieten diesen die Option des Home-Office an. Dementsprechend hinkt die Infrastruktur seitens der richtigen Software gegenüber Großunternehmen hinterher.

PaperOffice DMS ist die richtige Lösung, um den Vorsprung der „Multis“ aufzuholen. Dabei überzeugt die Dokumentenmanagementsoftware durch eine Vielzahl von Funktionen und nicht zuletzt durch ein Preis-Leistungs-Verhältnis, das Firmeninhabern die vielleicht bittere Medizin des Home-Office in Zeiten der Corona-Krise versüßt. Eventuell sogar darüber hinaus, wenn erst einmal erkannt wird, das Home-Office mit PaperOffice DMS sowohl dem Mitarbeiter als auch dem Unternehmen Vorteile bringt. Tatsächlich ergab eine Befragung unter Führungskräften, dass sie eigentlich kaum handfeste Gründe für die Ablehnung des Home-Office haben, sondern vielmehr Kontrollverlust fürchten.

PaperOffice DMS, besser Controlling als Kontrolle

Zunächst ermöglicht PaperOffice DMS die Vernetzung von bis zu 800 Terminals oder Bildschirmarbeitsplätzen. Dazu baut PaperOffice DMS auf dem weltweit meistgenutzten Betriebssystem auf, Microsoft Windows. Natürlich ist PaperOffice entsprechend mit der Bürosoftware von Microsoft kompatibel und verfügt über Schnittstellen zu weiteren gängigen Softwarelösungen. Über die Workflow-Funktion lässt sich die Zusammenarbeit genauso gut organisieren, als wenn alle in einem Büro sitzen würden. Dabei spielt Entfernung wirklich keine Rolle und Zeit sowieso nicht. Alles erfolgt in Echtzeit, auch und vor allem die Datenspeicherung. An dieser Stelle kommt die KI von PaperOffice ins Spiel, praktisch die virtuelle Mitarbeiterin im Netzwerk, die auf den hübschen Namen PIA hört. Alles, was von den Mitarbeitern im Home-Office digital erfasst oder eingegeben wird, genauso wie die Daten in der Firma, wird von PIA automatisiert richtig zugeordnet und sie erstellt daraus bei Bedarf Listen, Dokumente und Formulare.

Das Home-Office nicht sicher sei, ist übrigens mit PaperOffice DMS auch ein Gerücht von gestern. Eine 1024bit-AES-Verschlüsselung sorgt dafür, dass alle Inhalte nur von denen gelesen werden, die dafür autorisiert sind. PaperOffice empfiehlt zudem für den Home-Office-Betrieb den Einsatz von NAS, Network Attached Storage, z.B. der Firma Synology, um die Gefahren aus einer Cloudspeicherung eines Drittanbieters vermeiden zu können.

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Dokumentenmanagement PaperOffice im Home-Office, sicher in jeder Hinsicht

PaperOffice DMS macht das Arbeiten von zu Hause einfach
PaperOffice DMS macht das Arbeiten von zu Hause einfach

Die weltweit konzertierten Maßnahmen zur Einschränkung des Corona-Virus ergeben für viele Unternehmen und gerade für KMUs eine bisher noch nie da gewesene Situation. Dabei ist es vor allem die Geschwindigkeit, in der die Einschränkungen in Kraft treten. Es gab und es gibt praktisch keine Vorwarnzeit oder Vorlaufzeit. Natürlich sind sich die Unternehmen ihrer Verantwortung für ihre Mitarbeiter bewusst, zugleich besteht der Zwang, den laufenden Betrieb, soweit es geht, aufrechtzuerhalten. Auch im Interesse der Arbeitnehmer und ihrer Arbeitsplätze. Viele administrative Aufgaben genauso wie zum Beispiel Ein- und Verkauf lassen sich im Home-Office erledigen und PaperOffice DMS hilft dabei.

In deutschen Unternehmen ist der Begriff Home-Office eher weniger beliebt. Speziell die KMUs stehen dem Home-Office weit skeptischer gegenüber als Großbetriebe. Eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung aus dem Jahr 2019, bei der 16.000 deutsche Unternehmen befragt wurden, ergab, das Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern bis zu 57 % ihren Mitarbeitern Home-Office anbieten. Bei Betrieben mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es nur 20 %. Das dürfte sich in den Zeiten des Corona-Virus ändern und vielleicht ein Signal für die Zeit nach der Krise aussenden.

PaperOffice DMS macht das Arbeiten von zu Hause einfach

Vieles spricht heute für das Home-Office und keineswegs nur der Zwang, zwischenmenschliche Kontakte zu meiden. Mitarbeiter sparen sich und damit auch der Umwelt die tägliche Fahrt zur Arbeit. Zugleich ist dies eine Zeitersparnis, wenn der oder die Sachbearbeiterin direkt vom Frühstückstisch in das Home-Office wechselt. Frisch, ausgeschlafen und nicht vom üblichen Morgenstau genervt. Ebenso ergeben sich für den Arbeitgeber Vorteile.

Büroraum wird eingespart beziehungsweise kann flexibler gestaltet werden. Inzwischen hat sich in einigen Unternehmen das bedarfsgerechte Büro eingebürgert, wo sich der oder die Mitarbeiterin einfach einen gerade freien Schreibtisch aussucht, wenn denn die Anwesenheit im Betrieb erforderlich ist.

Das notwendige Equipment beziehungsweise das, was das Büro eigentlich ausmacht, steckt im mobilen Computer, im Laptop oder im Notebook sowie im NAS, dem Network Attached Storage. Das Home-Office ist in noch einer weiteren Hinsicht vorteilhaft. Seit Jahrzehnten wird vom papierlosen Büro geredet, tatsächlich stieg jedoch der Papierverbrauch kontinuierlich an. Mit dem Home-Office und PaperOffice DMS fällt das übliche „ich druck das mal schnell aus“ einfach weg, weil der Bedarf nicht mehr gegeben ist.

Über PaperOffice DMS perfekt vernetzt

Die rein Verbindungstechnische Infrastruktur für das Home-Office weisen heute die meisten Haushalte bereits mit einem herkömmlichen Internetanschluss aus. Nur in wenigen Fällen, bei sehr hohem Datenaufkommen, müsste über den Provider die Transferrate erhöht werden. Dabei empfiehlt es sich für den Mitarbeiter, ausschließlich im LAN und nicht im W-LAN zu arbeiten, um gezielte Hackerangriffe über das Funknetz zu vermeiden.

Alles Weitere lässt sich mit PaperOffice DMS als Schnittstelle erledigen, ohne das dabei auf die gewohnten Microsoft-Tools verzichtet werden muss. Eine besondere Rolle spielt hierbei die umfangreiche Workflow-Funktion in PaperOffice DMS, über die sich Projekte anlegen und steuern lassen. Zuweisungen und Ergebnisse können in der Gruppe angezeigt werden. Natürlich besitzt PaperOffice DMS nicht nur zu Microsoft-Produkten entsprechende Schnittstellen, sondern auch zu anderen bekannten Produkten aus dem Segment der Büro-Software. Die Datenübertragung wie auch die Speicherung findet unter Anwendung eines 1024bit-AES-Code verschlüsselt statt. PaperOffice empfiehlt für den Einsatz im Home-Office die Verwendung eines zentralen NAS als Speicher an Stelle der Cloud eines Drittanbieters.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/dokumentenmanagement-paperoffice-im-home-office-sicher-in-jeder-hinsicht/

Dokumentenmanagement System PaperOffice und Synology NAS, ideal für Home-Office

Eine gute Dokumentenmanagement Software wie PaperOffice DMS ist das ideale Werkzeug im Büroalltag mittelständischer Betriebe. Ein Werkzeug, das Freiräume schafft, weil es viele Aufgaben übernimmt, die zuvor recht personalintensiv waren. Doch auch PaperOffice ist, trotz eines von Haus aus sehr hohen Sicherheitslevels, nur so gut wie das schwächste Glied in der Kette der administrativen Prozesse. Aber was ist denn das schwächste Glied?

PaperOffice DMS und Synology NAS ideal für Home Office
PaperOffice DMS und Synology NAS ideal für Home Office

Die Schwachstelle ist recht schnell ausgemacht. Es ist heute in vielen Unternehmen die Datenspeicherung in einer externen Cloud. Gut 30 % aller KMUs in Deutschland nutzen eine Internetcloud zur Speicherung selbst wichtigster Daten. Auf den ersten Blick eine bequeme und auch kostengünstige Lösung, doch bei genauerem Hinsehen zeigen sich die Schwächen der Datenspeicherung bei einem Drittanbieter. Dazu gehören:

·         Ausfälle aufgrund technischer Störungen

·         Wartungsunterbrüche

·         Down- und Uploadverzögerungen

·         Hackerangriffe

·         gesetzlich legitimierte Datenspionage

Wer als Firmeninhaber oder verantwortliche Führungskraft nun glaubt, dass im eigenen Unternehmen kaum relevante Daten anfallen, die, in der Cloud abgespeichert, keine Gefahr für den Betrieb darstellen, der täuscht sich. Im Zeitalter von Big Data lassen sich aus allen abgespeicherten Daten relevante Informationen erstellen. Mittels entsprechender Algorithmen werden aus vermeintlich harmlosen Einträgen Rückschlüsse über das Unternehmen gezogen, die eine erstaunlich hohe Trefferquote besitzen. Ganz davon abgesehen, dass die meisten Firmen fast alles in einer fremden Cloud einlagern, also einem dritten Unternehmen hochsensible Daten anvertrauen, das sie nicht wirklich kennen.

PaperOffice DMS und NAS von Synology, alles im eigenen Haus

Warum im Unternehmen eine Prozesskette einrichten, die erkennbar starke, aber auch schwache Glieder besitzt? Ist es nicht besser, eine Kette mit gleichstarken Gliedern zu verwenden? Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice sowie ein Network Attached Storage (NAS) des taiwanesischen Herstellers Synology sind eine solch gleichermaßen starke Prozesskette. Aber nicht nur das, es ist eine Prozesskette in einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis. Eine gleichzeitige Investition in Hard- und Software, die günstiger ist als oft überteuerte DMS-Software anderer Hersteller und den Monatsbeiträgen für die Cloud mit all ihren Unsicherheiten.

Mit PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware wird nicht nur das Datenmanagement vereinfacht, gleichzeitig wird der Umgang mit den Daten auf ein wesentlich höheres Sicherheits-Niveau angehoben, ohne dass hierbei das Handling leidet. Im Gegenteil, durch entsprechende Tools, wie der eigenen künstlichen Intelligenz, werden zum Beispiel Daten zu einem Pool zusammengezogen, unnötige Dopplungen entfernt und der Workflow vereinfacht.  

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Besser als Internetcloud – die Intranetcloud

Mit einem NAS richten sich Unternehmen jeder Branche ihre eigene, interne Cloud ein. Das ist kein Hexenwerk und erfordert nun auch keine Personalaufstockung im IT-Bereich. Ein NAS erlaubt zudem die vorausschauende Planung. Beispielsweise der zukünftig zu erwartende Speicherbedarf und der wird wachsen, das ist so sicher wie Sonnenauf- und Sonnenuntergang. Gleichzeitig sind die oben aufgeführten Punkte zu den Schwachstellen einer Cloud von Drittanbietern praktisch eliminiert.

Es muss auch nicht befürchtet werden, das eine über das Intranet geführte Datenspeicherung Einschränkungen bezüglich der möglichen Zugriffe mit sich bringt, es sei denn sie sind gewollt. So kann PaperOffice DMS die Zugriffsrechte von bis zu 800 Terminals verwalten und das Internet wird ja nicht ausgesperrt, es wird lediglich eine gut bewachte Grenze eingerichtet, was sogar fast wörtlich genommen werden kann. Die Verschlüsselung der Daten in PaperOffice erfolgt über einen 1024byte-AES-Code, der in Schweden entwickelt wurde und weltweit von militärischen Geheimdiensten eingesetzt wird.

PaperOffice DMS und NAS von Synology, zwei starke Verbündete jeder betrieblichen Administration.

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