Pressemeldung: Effizientes Dokumentenmanagement für den Mittelstand – PaperOffice DMS

PaperOffice DMS und NAS von Synology
PaperOffice DMS und NAS von Synology

PaperOffice ist die innovative Dokumentmanagement Software (DMS) für das papierlose Büro. Diese übernimmt für Sie die Aufgabe der Verwaltung Ihrer Dokumente und Unterlagen sowohl in Papierform als auch im elektronischen Format. Ermöglicht wird die Kombination durch die langjährige Erfahrung im Bereich der Dokumentmanagement Entwicklung.

Zuerst einmal gilt es, die Informationsflut zu bewältigen. Für viele KMUs besteht genau dieses Problem. Die Digitalisierung schreitet immer rasanter fort, doch die Schnittstelle zwischen digitalen und analogen Dokumenten ist in vielen Betrieben ein Segment, das oft eher stiefmütterlich behandelt wird.

So hat sich das Team aus Spezialisten von PaperOffice sich das Ziel gesetzt eine Software auf den Markt zu bringen, die von jedem Anwender verstanden und genutzt werden kann.

Das hört sich nun vielleicht unbescheiden an, aber Dokumentenverwaltung ist eine sehr komplexe Angelegenheit. Das führt mitunter dazu, dass so manches Produkt der Mitbewerber so kompliziert ist, dass es ohne intensive und natürlich auch kostenintensive Schulungen nicht geht. PaperOffice ist der Meinung, dass es auch ohne Schulungen geht, wenn denn die DMS so aufgebaut ist, dass der logische Verstand ausreicht. Der Erfolg gibt PaperOffice recht.

Im besten Fall genügt ein kurzes Video-Tutorial, wie etwa das zur Einrichtung der Datenbank auf einem externen NAS, wie das von Synology, für PaperOffice DMS. Normalerweise ist das Erstellen einer Datenbank ein recht schwieriger Vorgang, der so seine Tücken besitzt. Unternehmen rufen da lieber gleich den IT-Experten an. Dessen meist recht hohes Honorar kommt auf den Preis der Software obendrauf. Bei PaperOffice DMS gibt es ein 2:57 Minuten langes Tutorial auf YouTube, das nicht einen Cent mehr kostet, aber am Ende steht da eine fertig installierte Datenbank auf dem PC oder noch viel besser, auf einem NAS, einem Network attached Storage, denn das Team von PaperOffice denkt nicht nur kostensparend, sondern auch effizient.  Nichtsdestotrotz bietet PaperOffice allen kostenlosen Installationssupport beim Kauf der Lizenzen an.

Synology NAS – besser der eigene Server als die gemietete Cloud

Eine Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice dient dazu, alle archivierten und neu hinzukommenden Dokumente eines Unternehmens zu verwalten, wozu auch die Umwandlung analoger in digitale Daten gehört. Das geschieht üblicherweise nicht nur auf einem Rechner, sondern auf mehreren. Für PaperOffice kein Problem, denn die Software wird auf jedem PC oder Laptop im Betrieb installiert und kommuniziert untereinander über das Netzwerk. Bei dieser Form der dezentralen Datenverwaltung besteht jedoch immer ein Ausfallrisiko einer der angeschlossenen Computer und damit einem teilweisen Datenverlust. In einem dezentralen Netzwerk werden die Daten systembedingt zeitverzögert untereinander abgeglichen, abhängig von der Auslastung der Datenleitungen und der aktuellen Nutzung der einzelnen Rechner.

Die Cloud, der Datenspeicher eines Drittanbieters im Internet, wird als Lösung des Problems angesehen, wobei dies mit einiger Skepsis zu betrachten ist. Zum einen vermeldet eine aktuelle Studie, das jedes dritte Unternehmen mit Cloud-Nutzung bereits Datenverluste hinnehmen musste, und zum anderen sind sowohl Behörden als auch Kriminelle beständig und nicht selten mit Erfolg daran, Daten in der Cloud auszuspionieren. Das taiwanesische Unternehmen Synology bietet mit ihren NAS den Firmen einen zentralen Speicherplatz an, der zugleich in Verknüpfung mit PaperOffice DMS als Server funktioniert.

Bestechende Vorteile

Alle im Netzwerk erfassten Daten werden direkt auf dem Synology NAS abgespeichert und verwaltet. Mittels automatisiertem Backup wird dafür gesorgt, das selbst bei einem Server-Ausfall kein Datenverlust eintritt. Eine AES-1024-Bit-Verschlüsselung, Firewalls und ein durchdachtes Passwortmanagement verhindern den Zugriff durch Unbefugte. PaperOffice DMS bietet sich zusammen mit einem Synology NAS als die ideale und kostengünstige Lösung für KMUs an, wobei je nach Softwareversion bis zu 800 Terminals angeschlossen und der Datenspeicher des NAS beliebig erweitert werden kann.

Paperoffice DMS zeigt, das Dokumentenverwaltung weder technisch aufwendig noch extrem teuer ist, wenn nur die richtigen Komponenten aus Soft- und Hardware zusammenspielen.

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Synology NAS – Hardware, die PaperOffice passt

Synology NAS – Hardware, die PaperOffice passt

Als der erste Computer vor über 70 Jahren seinen Betrieb aufnahm, dachte wohl kaum jemand daran, welche Entwicklung die riesige Maschine nehmen würde und genauso wenig dachten die Entwickler daran, das einmal aus diesem überdimensionierten Rechenapparat fast die gesamte technische Infrastruktur des modernen Bürowesens erwachsen würde. Heute reihen sich Drucker, Scanner, Router, Kameras und Monitore in den Reigen der Peripheriegeräte rund um den Rechner ein, wobei der Computer selbst längst Multifunktional geworden ist.

Das ist ohne Zweifel zu einem gehörigen Stück auch der Softwarenentwicklung zu verdanken, so wie etwa der Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice. Zugleich geht der Trend verstärkt zur Flexibilität. Statt des PCs sind es mehr und mehr Laptops und Tablets, die drahtlos vernetzt sind und so nicht nur im Büro, sondern auch Unterwegs, im Betrieb, im Home-Office oder auf Dienstreise jederzeit einsatzbereit sind. In dieser fast schon fantastischen Entwicklung gibt es aber auch mindestens einen Schwachpunkt. Es geht um die sichere, effiziente Speicherung und Aufbereitung von Daten.

Laptop oder Tablet sind dafür nur bedingt geeignet, weil zum einen das anfallende Datenvolumen beständig steigt und zum anderen sind es Geräte, die für Störungen nicht gerade anfällig sind, aber eben doch mal herunterfallen können oder der Kaffee landet versehentlich auf der Tastatur. Das ist aber nicht das einzige Problem. In einem vernetzten Unternehmen ist es wichtig, dass auf die Daten zugegriffen werden kann, und zwar jederzeit, nicht nur dann, wenn der oder die Kollegin ihr Gerät gerade angeschaltet hat. Die vernünftige Lösung dieses Problems ist ein zentraler Datenspeicher in Form eines Network attached Storage, kurz NAS. Der taiwanesische Hersteller Synology zählt zu den Marktführern im Bereich der NAS und er ist auf einzigartige Weise mit dem Dokumentenmanagementsystem von PaperOffice kompatibel.

Wenn sich Hard- und Software finden

Sie sind schon ein Traumpaar, die PapeOffice DMS und der Synology NAS. Dabei hat es der zentrale Datenspeicher aus Taiwan recht leicht, seinen größten Nebenbuhler, die Internet-Cloud, auszustechen. Er besitzt einfach überzeugende Argumente, so etwa die Datensicherheit einer AES-1024-Bit-Verschlüsselung und natürlich als wichtigstes Detail, er gehört dem Unternehmen, das ihn erwirbt und nicht einem Drittanbieter, an dessen Türen Behörden und Kriminelle klopfen, um einen Blick auf die Betriebsgeheimnisse zu werfen.

Aber auch die Braut geizt nicht mit ihren Reizen. PaperOffice DMS ist eine Dokumentenverwaltung, die alles hat, was KMU brauchen und was besonders wichtig ist, sie ist nicht zickig. Ganz im Gegenteil, für ihre Installation braucht es nicht den teuren IT-Fachmann, der für horrende Stundensätze arbeitet, sondern einfach nur logisches Denken und hin und wieder ein Tutorial von PaperOffice, wie etwa das Youtube-Video zum Einrichten der Datenbank, das in knapp 3 verständlichen Minuten zeigt, wie es geht. Nach der gelungenen Hochzeit findet sich ein Netzwerk-System, das keine Wünsche offen lässt. Alle anfallenden Daten werden über die Terminals beziehungsweise die Peripheriegeräte direkt im NAS abgespeichert und mittels PaperOffice DMS aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Da kann der Kaffee in der Tastatur landen oder das Tablet dem Kollegen aus der Hand rutschen, die Daten sind sicher und jederzeit im Netzwerk verfügbar, egal wie groß das ist. Dabei kann die Ehe zwischen Synology NAS und PaperOffice DMS recht lange halten, denn beide lieben es, auf dem neuesten Stand der Technik zu sein.

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Synology NAS und Dokumentenmanagement Software PaperOffice (DMS) – ein System in Perfektion

Synology NAS ist der ideale Speicher-Partner für PaperOffice DMS
Synology NAS ist der ideale Speicher-Partner für PaperOffice DMS

Jedes System besitzt seine Stärken und seine Schwächen. Dabei darf an dieser Stelle der Begriff „System“ ruhig etwas näher betrachtet werden. Entsprechend dem griechischen Ursprungswort „sýstēma“ ist es ein aus mehreren Einzelteilen zusammengesetztes Ganzes. Systeme sind zugleich die Grundprinzipien unseres Daseins, ja sogar des gesamten Universums. Nichts, wirklich nichts funktioniert für sich alleine. Alles ist in ein System eingebunden. Die Natur baut ihre Systeme gemäß Versuch und Irrtum auf und besitzt dafür viel Zeit. Der Mensch hat bekanntermaßen nicht so viel Zeit, dafür jedoch die Logik, die hilft, langwierige Auswahlprozesse zu vermeiden.

Eine Dokumentenmanagament Software wie Paperoffice DMS ist für sich bereits ein systembasiertes Programm, das auf Logik aufbaut. So ist es für das Team von PaperOffice DMS eine logische Sache, mit den weltweit meistgenutzten Betriebssystemen von Microsoft zusammenzuarbeiten, statt auf einen Exoten zu setzen, denn Logik hat auch etwas mit Vereinfachung und, im Fall der Dokumentenverwaltung PaperOffice, ebenso mit Anwenderfreundlichkeit zu tun. Dazu gehört es, das System zu perfektionieren.

Zentraler Server in dezentraler Struktur

PaperOffice DMS ist eine Software zur Verwaltung digitaler wie analoger Daten. Damit sie im betrieblichen Umfeld die bestmögliche Effizienz erzielt, ist es vorteilhaft, sie mit einer Hardware zu verbinden, die die Effizienzsteigerung auch trägt. Dazu gehört natürlich der Einzelplatzrechner genauso wie ein Netzwerk und am besten ein Server, auf dem alle Daten aus dem Netzwerk gespeichert und abgerufen werden. PaperOffice empfiehlt hierzu einen NAS (Network attached Storage) des taiwanesischen Herstellers Synology. Diese Empfehlung kommt nicht von ungefähr, sondern basiert auf logischen Überlegungen. So etwa dem Zusammenhang zwischen Datenverwaltung und Datensicherung. Selbst wenn in einem Netzwerk verschiedene Rechner mit PaperOffice DMS arbeiten und der Datenaustausch reibungslos klappt, bleiben Unsicherheiten. Rechner können abstürzen, Passwörter können verloren gehen und Daten versehentlich gelöscht werden. Manche Unternehmen setzen zur Datenspeicherung auf die Cloud eines Drittanbieters, um die Problematik zu umgehen. PaperOffice empfiehlt dies nicht. Trotz gegenteiliger Behauptungen der Betreiber ist der Datenschutz in einer Cloud nicht garantiert. In einem NAS ist er es und es ist genauso einfach zu installieren wie das Anmieten von Speicherplatz in einer Cloud, nur weit weniger riskant.

Als Dokumentenverwaltungssoftware benötigt PaperOffice eine Datenbank. Nicht wenige normale Nutzer schrecken bei diesem Wort zusammen, Datenbank. Ist das nicht unglaublich kompliziert mit der Installation? Braucht es da wieder einen Spezialisten, der für einen horrenden Stundensatz arbeitet, mit Fachchinesisch um sich wirft und den unbedarften Anwender zuletzt ratlos zurücklässt, in der Gewissheit, dass er wieder und wieder angerufen wird, weil es nicht weitergeht?

Das Team von PaperOffice kann diese Gedankengänge nachvollziehen und hat die Datenbankinstallation so vereinfacht, das jeder mit der Installation klarkommt, ob nun von Beruf Bäcker oder Verwaltungsfachangestellte. Ein Abschluss in Informationstechnologie wird nicht benötigt.

Im Idealfall erfolgt die Erstellung der Datenbank für die PaperOffice Dokumentenmanagement Software direkt auf einem NAS von Synology. Diese Speicher besitzen eine vorbereitete Struktur, die sich mit den PaperOffice-Elementen hervorragend ergänzt. Intern automatisierte Backups sorgen dafür, dass alle Daten absolut sicher und blitzschnell abgespeichert sind, egal ob nun einige Rechner eines KMUs oder bis zu 800 Terminals eines Großbetriebes im Netzwerk zusammengeschlossen sind. Mit der logischen Kombination von PaperOffice DMS und Synology NAS zeigt sich für Anwender und Investoren ein System, das schnell, sicher, effizient und kostengünstig ist.

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Dokumentenmanagement System PaperOffice und Synology NAS, ideal für Home-Office

Eine gute Dokumentenmanagement Software wie PaperOffice DMS ist das ideale Werkzeug im Büroalltag mittelständischer Betriebe. Ein Werkzeug, das Freiräume schafft, weil es viele Aufgaben übernimmt, die zuvor recht personalintensiv waren. Doch auch PaperOffice ist, trotz eines von Haus aus sehr hohen Sicherheitslevels, nur so gut wie das schwächste Glied in der Kette der administrativen Prozesse. Aber was ist denn das schwächste Glied?

PaperOffice DMS und Synology NAS ideal für Home Office
PaperOffice DMS und Synology NAS ideal für Home Office

Die Schwachstelle ist recht schnell ausgemacht. Es ist heute in vielen Unternehmen die Datenspeicherung in einer externen Cloud. Gut 30 % aller KMUs in Deutschland nutzen eine Internetcloud zur Speicherung selbst wichtigster Daten. Auf den ersten Blick eine bequeme und auch kostengünstige Lösung, doch bei genauerem Hinsehen zeigen sich die Schwächen der Datenspeicherung bei einem Drittanbieter. Dazu gehören:

·         Ausfälle aufgrund technischer Störungen

·         Wartungsunterbrüche

·         Down- und Uploadverzögerungen

·         Hackerangriffe

·         gesetzlich legitimierte Datenspionage

Wer als Firmeninhaber oder verantwortliche Führungskraft nun glaubt, dass im eigenen Unternehmen kaum relevante Daten anfallen, die, in der Cloud abgespeichert, keine Gefahr für den Betrieb darstellen, der täuscht sich. Im Zeitalter von Big Data lassen sich aus allen abgespeicherten Daten relevante Informationen erstellen. Mittels entsprechender Algorithmen werden aus vermeintlich harmlosen Einträgen Rückschlüsse über das Unternehmen gezogen, die eine erstaunlich hohe Trefferquote besitzen. Ganz davon abgesehen, dass die meisten Firmen fast alles in einer fremden Cloud einlagern, also einem dritten Unternehmen hochsensible Daten anvertrauen, das sie nicht wirklich kennen.

PaperOffice DMS und NAS von Synology, alles im eigenen Haus

Warum im Unternehmen eine Prozesskette einrichten, die erkennbar starke, aber auch schwache Glieder besitzt? Ist es nicht besser, eine Kette mit gleichstarken Gliedern zu verwenden? Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice sowie ein Network Attached Storage (NAS) des taiwanesischen Herstellers Synology sind eine solch gleichermaßen starke Prozesskette. Aber nicht nur das, es ist eine Prozesskette in einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis. Eine gleichzeitige Investition in Hard- und Software, die günstiger ist als oft überteuerte DMS-Software anderer Hersteller und den Monatsbeiträgen für die Cloud mit all ihren Unsicherheiten.

Mit PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware wird nicht nur das Datenmanagement vereinfacht, gleichzeitig wird der Umgang mit den Daten auf ein wesentlich höheres Sicherheits-Niveau angehoben, ohne dass hierbei das Handling leidet. Im Gegenteil, durch entsprechende Tools, wie der eigenen künstlichen Intelligenz, werden zum Beispiel Daten zu einem Pool zusammengezogen, unnötige Dopplungen entfernt und der Workflow vereinfacht.  

https://www.youtube.com/embed/OR7wjUHQsys

Besser als Internetcloud – die Intranetcloud

Mit einem NAS richten sich Unternehmen jeder Branche ihre eigene, interne Cloud ein. Das ist kein Hexenwerk und erfordert nun auch keine Personalaufstockung im IT-Bereich. Ein NAS erlaubt zudem die vorausschauende Planung. Beispielsweise der zukünftig zu erwartende Speicherbedarf und der wird wachsen, das ist so sicher wie Sonnenauf- und Sonnenuntergang. Gleichzeitig sind die oben aufgeführten Punkte zu den Schwachstellen einer Cloud von Drittanbietern praktisch eliminiert.

Es muss auch nicht befürchtet werden, das eine über das Intranet geführte Datenspeicherung Einschränkungen bezüglich der möglichen Zugriffe mit sich bringt, es sei denn sie sind gewollt. So kann PaperOffice DMS die Zugriffsrechte von bis zu 800 Terminals verwalten und das Internet wird ja nicht ausgesperrt, es wird lediglich eine gut bewachte Grenze eingerichtet, was sogar fast wörtlich genommen werden kann. Die Verschlüsselung der Daten in PaperOffice erfolgt über einen 1024byte-AES-Code, der in Schweden entwickelt wurde und weltweit von militärischen Geheimdiensten eingesetzt wird.

PaperOffice DMS und NAS von Synology, zwei starke Verbündete jeder betrieblichen Administration.

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Ideale papierlose Büro mit Synology

Sicherheit im Netzwerk

Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein Datenspeicher für Netzwerke. So wie die Geräte von Synology, dem weltweit führenden Unternehmen in diesem Bereich. Zusammen mit PaperOffice, dem bekannten Datenverwaltungssystem, bildet es eine funktionale und sehr sicherere Einheit für das Intranet eines Unternehmens.

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Im Internet finden sich verschiedene Anbieter von Speicherplatz in einer Cloud. Diese zu Nutzen, besitzt Vorteile, aber auch Nachteile. Der größte Nachteil ist fraglos die Übergabe der Daten in dritte, in fremde Hände. Auch wenn versprochen wird, dass die hinterlegten Dokumente absolut sicher sind, so kann dies kein Unternehmen dieser Welt zu 100 % garantieren. Nicht nur Hackerangriffe können die Datensicherheit gefährden, je nach Sitz des Cloud-Anbieters können es die jeweiligen Landesgesetze den entsprechenden Behörden und Unternehmen ermöglichen, völlig legal die Inhalte abzugreifen. Ein leider schlechtes Beispiel sind hierbei die USA. So warnte das renommierte Computermagazin „c’t“ bereits im April 2017 vor US-Clouds, da deren Datenschutz unter Fachleuten als sehr gering eingestuft wird. Aber auch in der EU oder in Deutschland sind jederzeit Datenlecks möglich, sei es aus Schlamperei beim Betreiber der jeweiligen Cloud oder sei es aus geheim gehaltenen Befugnissen europäischer Geheimdienste.

Die vernünftige Lösung für Unternehmen ist deshalb die Einrichtung eines Intranets mit einem gemeinsamen Server für alle eingebundenen Terminals. Der NAS bildet dabei das Herz der Hardware, den zentralen Datenspeicher. Zugleich ist PaperOffice Team der bildlich gesprochene Verstand des Firmen-Intranets.

Die Funktionsweise von NAS und PaperOffice

Der zentrale Mittelpunkt eines Datenverwaltungssystems wie PaperOffice sind logisch aufgebaute Datenbanken, deren Struktur höchstmögliche Sicherheit, aber auch den blitzschnellen Zugriff erlauben.

PaperOffice macht es seinen Nutzern leicht, die bisher auf Festplatten von Laptops oder Desktop-PCs liegenden Daten auf einen gemeinsam genutzten Datenspeicher, den NAS, umzuziehen. So stehen alle Dokumente eines Unternehmens immer zur Verfügung und nicht nur dann, wenn der betreffende Kollege gerade seinen Rechner am Laufen hat und den Datenzugriff erlaubt. Natürlich sind auch auf dem NAS hierarchische Ebenen möglich, also die Einrichtung von unterschiedlichen, passwortgeschützten Zugriffsebenen.

Für die Kommunikation zwischen den dem Netzwerk angeschlossenen Rechnern und dem NAS werden Datenbanken genutzt. Auf der Seite der Terminals sind dies mySQL-Datenbanken, in die alle Informationen abgespeichert werden, die später auf den NAS umziehen sollen. Das können Daten von der Festplatte sein genauso wie eingescannte Dokumente, um auch analoge Formate zu digitalisieren. Wenn schon ein NAS-gestütztes Intranet eingerichtet wird, sollte auch das papierlose Büro realisiert werden. Mit PaperOffice geht das ganz leicht.

Von der mySQL-Datenbank aus werden die hier abgespeicherten Informationen an die Datenbank auf dem NAS transferiert. Dabei handelt es sich um das Datenbankmanagementsystem MariaDB 10, das unter anderem von PaperOffice, aber auch Synology genutzt wird.

Sicherheit geht vor

Schon beim Abspeichern der Daten in der mySQL-Datenbank werden diese verschlüsselt, und zwar mit einem AES-1024bit-Schlüssel. Diese extrem sichere Verschlüsselung wurde ursprünglich für militärische Zwecke eingesetzt. Eine zweite Sicherheitsstufe bezieht sich auf Windows-Betriebssysteme. Üblicherweise wird unter diesen Betriebssystemen beim Abspeichern ein Datenverzeichnis angelegt. Das ermöglicht beispielsweise einer Spionage-Software Einblick zu erhalten, was denn abgespeichert wurde. Quasi ein Inhaltsverzeichnis für Diebe. Unter PaperOffice und Synology NAS kann Windows kein Datenverzeichnis anlegen.

Wenn dann alle Daten in MariaDB 10 auf dem NAS-Server angekommen sind, werden diese von PaperOffice nach den Wünschen des Nutzers verwaltet. Sicher und mit Zugriffsgeschwindigkeiten, die wortwörtlich blitzschnell sind.

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

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