Prozessoptimierung mit PaperOffice DMS – Das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen

Schneller Zugriff auf lebenswichtige Informationen

In vielen Kliniken und Arztpraxen gehört ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Dabei sollte doch gerade im Gesundheitswesen die Arbeit am Menschen so weit wie möglich im Vordergrund stehen. Deshalb befreien sich immer mehr Einrichtungen weitgehend von der Arbeit mit Papier. Digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher und helfen, Patienteninformationen schneller zu finden und die intersektorale Kommunikation zwischen ambulanten und stationären Institutionen zu beschleunigen.

Dokumentenmanagement System im Gesundheitswesen
PaperOffice DMS im Gesundheitswesen

In vielen Kliniken und Arztpraxen gehört ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Dabei sollte doch gerade im Gesundheitswesen die Arbeit am Menschen so weit wie möglich im Vordergrund stehen. Deshalb befreien sich immer mehr Einrichtungen weitgehend von der Arbeit mit Papier.

Digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher und helfen, Patienteninformationen schneller zu finden und die intersektorale Kommunikation zwischen ambulanten und stationären Institutionen zu beschleunigen.

Krankenkassen, Krankenhäuser, Altenheime und Rehakliniken müssen – genau wie andere Wirtschaftsunternehmen auch – Rechnungen bezahlen, E-Mails bearbeiten, Personaldaten pflegen sowie Dokumente erstellen und revisionssicher archivieren.

Mit der Lösung von PaperOffice Dokumentenmanagement lassen sich nicht nur die Kosten für den Einsatz im Gesundheitssystem senken, sondern Prozesse automatisieren.

Um das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen zu optimieren bietet sich – falls noch nicht geschehen – als erster Schritt die Digitalisierung der vorhandenen Papierdokumente an.

Egal ob Krankenkasse, Krankenhaus, Medizinisches Versorgungszentrum, Altenheim oder Rehaklinik: Nachdem die Dokumente der verschiedenen Bereiche (patientenbezogen und kaufmännisch/administrativ) digitalisiert wurden, können diese mit einem Dokumentenmanagementsystem von PaperOffice einfach und dezentral verwaltet und dank der Workflows oder Datumseinstellungen der Wiedervorlage automatisiert werden.

Schneller Zugriff auf lebenswichtige Informationen

Daten von Patienten neigen dazu, über viele Systeme hinweg verstreut zu sein. Digitale Akten fassen diese Informationen zusammen. Alle relevanten Unterlagen aus KI-Systemen, Archiven und Drittanwendungen, inklusive MRT-Bilder, Videos usw. sind gesichert von überall her abrufbar.

So können Patientendokumente wie Arztbriefe, Rezepte, Abrechnungen, Berichte sowie Befunde mit der PaperOffice Lösung für digitale Patientenakten sammeln. Die Patientendaten werden in der integrierten Kontaktverwaltung hinterlegt und danach mit digitalisierten Patientendokumenten verbunden.

So hat es den Vorteil, dass alle Dokumente zu einem bestimmten Patienten an einem Ort gesammelt sind und dank der Freigabestufen nur berechtigte Benutzer von jedem Ort aus auf die Akten zugreifen können.

Zusätzlich dazu können Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen realisieren, indem Sie erforderliche Dokumente auf Wiedervorlage legen so, dass eine lückenlose medizinische Dokumentation möglich ist.

Doch nicht nur bestimmte Abteilungen im Gesundheitswesen können von PaperOffice profitieren – so können ebenfalls Personalakten für das Personalmanagement leicht verwaltet werden. So können ebenfalls Emails ganz leicht in PaperOffice archiviert werden und Dokumentationen oder andere Massendokumente lassen sich mit nur wenigen Klicks nach PaperOffice archivieren. Die sensiblen Daten sind dank der hohen PaperOffice Verschlüsselung vor nicht autorisierten Zugriffen optimal geschützt.

Interessant für das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen ist auch die Automatisierung der Prozesse. Bei PaperOffice nennt sich das Wundermittel für die Automatisierung PIA und ist die integrierte künstliche Intelligenz. PaperOffice kann durch die KI-basierte Ablage alle Dokumente automatisch erkennen, indexieren, kompletten Inhalt auslesen.

Dank der automatischen Auslesung der Dokumentdaten mit PIA und dem Abgleich mit den vorhandenen Dokumentvorlagen können die Dokumente automatisch richtig zugeordnet bzw. abgelegt werden und ggf. via Workflow zur endgültigen Freigabe an einen Sachbearbeiter weitergeleitet werden.

Fazit: Prozessoptimierung mit PaperOffice DMS lohnt sich

Durch das Dokumentenmanagement mit PaperOffice lassen sich im Gesundheitswesen viele zeitraubende Prozesse der administrativen Verwaltung automatisieren, Papieraktenberge minimieren und gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Patientendokumenten einhalten.

Die benutzerfreundliche, intuitiv zu bedienende und workflow-orientierte Software von PaperOffice ist dabei die Lösung.

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