PaperOffice Dokumentenmanagement System für Gastronomie und Hotellerie Branche die ideale Lösung

PaperOffice ist die ideale Lösung für alle Branchen

Alle Unternehmen der Welt sind vollkommen einzigartig, doch den Nutzen an einer reibungslosen Verwaltung Ihrer Papiere und Unterlagen haben alle Unternehmen der Welt gemeinsam. Deshalb sind die Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System (DMS) auch sehr unterschiedlich. Gerade Unternehmen der Gastro- und Eventbranche sind für ein hohes Dokumentenaufkommen bekannt.

Ohne ein professionelles DMS entsteht so schnell ein hoher manueller Aufwand: von der Suche nach benötigten Dokumenten über die Sortierung aller eingehenden und ausgehenden Belege bis hin zu deren umfangreichen, analogen Archivierung.
Es sollte ein digitaler Dokumenten-Pool geschaffen werden, durch welchen alle Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf die benötigten Dokumente haben und die Bearbeitungsstatus transparent dargestellt werden können.
Gastronomisch auf dem höchstem Niveau Ihre Gäste zu bedienen sowie als Hotelier für Wohlfühlfaktor zu sorgen sind Ihre Aufgaben, die Sie mit Freude und Fachverstand erledigen.
PaperOffice erledigt alles mit ebenso viel Fach- und Sachverstand die Dokumentenverwaltung in Ihrem Betrieb.
PaperOffice beseitigt alle zeitraubenden Engpässe und schafft klare Übersicht über wichtige Dokumente, wie Bewirtungsbelege, Rechnungen und Lieferscheine, Mietverträge, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.


Der Einsatz von einem Dokumentenmanagement System, wie dem von PaperOffice DMS, führt einerseits zu Zeiteinsparungen, welche die Kosteneinsparungen mit sich bringen, beispielsweise durch den Wegfall von Papierarchiven, andererseits zu einem verbesserten Service durch eine hohe Auskunftsfähigkeit sowie zur reibungslosen Verarbeitung der Daten und Informationen in der Übertragungskette.
Die digitale und revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Belegen führt schließlich zu Rechtssicherheit nach den Vorschriften der GoBD.
Doch das Einzige was alle Unternehmen davon abhält sofort ein DMS einzusetzen ist der angebliche hohe manuelle Aufwand für die Umstellung auf einen digitalen Weg.
Jedoch nicht mit PaperOffice DMS. Denn dank dem PaperOffice Dokumentenverwaltung System können Sie Ihre Belege und weitere Informationen, welche bereits digital verfügbar sind einfach direkt vom Windows Explorer in das PaperOffice Programmfenster reinziehen.

PaperOffice akzeptiert jeden Dateityp und kann durch die integrierten Tools einfach alles erfassen.
PaperOffice kann auch dank dem integrierten Scanner all Ihre Papierdokumente vom Scanner erfassen. Das integrierte ScanConnect unterstützt jeden Scanner, Multifunktionsgerät oder Großraumkopierer mit integrierter Scaneinheit und ist kinderleicht zu bedienen.
Einzelseiten, Massenscans oder Fotoscan: Egal was aus Papier ist wird dank KI-basierter Optimierung hochpräzise gescannt und erfasst.

Der intelligente Ablagedialog legt neue Dokumente sicher und blitzschnell direkt in der PaperOffice Datenbank ab. Sie haben jederzeit Zugriff auf die gesamten Informationen und Dokumentationen, um alle Abläufe reibungslos und fristgerecht abzuwickeln.
Sie können auch Ihre kompletten Prozesse automatisieren: dank der PaperOffice KI namens PIA (PaperOffice Intelligente Ablage) können Sie die automatische KI Dokumenterkennung und Ablage problemlos durchführen.

Zusätzlich dazu such PIA AutoFill nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch in PaperOffice.
Zeitgewinnung für Wichtiges, Kosteneinsparungen durch Wegfall Ihrer Papierarchive, Verbesserung Ihren Services durch schnelle Auskunftsfähigkeit sowie eine revisionssichere und digitale Archivierung Ihres Dokumentenaufkommens – dies garantiert Ihnen PaperOffice mit der Einführung der effizienten Dokumentenmanagement Lösung.
Perfekt auf Ihre Branche angepasst und massgeschneidert für Ihre Anforderungen integriert sich PaperOffice digital in jeden Arbeitsablauf und Workflow.

Die einfache Anpassbarkeit und nahtlose Skalierbarkeit von PaperOffice ist der perfekte Grundstein für Ihr neues digitales Büro und garantiert die ideale Branchenlösung.

Es gibt noch viele weitere Vorteile, die PaperOffice für Ihr Unternehmen bringen kann. Wir laden Sie ein, unsere Website zu besuchen, um die ganze Welt der Möglichkeiten zu sehen, die sich für Ihr Unternehmen bei der Implementierung von PaperOffice eröffnen.

Diese Software ist keine Ausgabe, sondern eine Investition, die die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern wird. Sobald Sie den Gewinn sehen, den Produktivität und Effizienz bringen, werden Sie den Eintritt in die digitale Revolution nicht bereuen.


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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/340240/paperoffice-dokumentenmanagement-system-fuer-gastronomie-und-hotellerie-branche-die-ideale-loesung.html

Vorteile der Digitalisierung mit PaperOffice Dokumenten Management Software

Mit PaperOffice können Sie Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren, um die Arbeit mit ihnen bequemer zu gestalten

Die Digitalisierung ist ein Prozess, bei dem wir einen Text, ein Bild oder eine Aufnahme so in ein virtuelles Medium umwandeln, dass ein Computer mit diesen Elementen arbeiten kann. In den letzten Jahrzehnten wurde fast alles diesem Prozess unterworfen. So kaufen heute nur noch Audiophile CDs oder Vinyl-Schallplatten, da die breite Öffentlichkeit lieber MP3s kauft oder neuerdings für Musik-Streaming-Dienste bezahlt. Auf die gleiche Weise können Sie mit PaperOffice Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren, um die Arbeit mit ihnen bequemer zu gestalten.

Bevor wir uns PaperOffice zuwenden, lassen Sie uns die folgende Frage beantworten: Warum ist es wichtig, bei diesem Thema der Digitalisierung nicht zurückzubleiben? Blockbuster war ein riesiges Unternehmen mit einer Präsenz in mehreren Ländern, das sich dem Filmverleih widmete (obwohl es später begann, auch andere Dinge anzubieten), es wurde von einem kleinen Startup namens Netflix besiegt. Warum? Weil Netflix Filme in einem digitalen Format anbot, das viel einfacher zu vertreiben war, und weil es bequemer war, von jedem Ort aus auf alles zuzugreifen, was man wollte.

https://youtu.be/y3eohX0qOSM

Wir könnten noch viele andere Beispiele anführen, die den Mangel an Visionen großer Unternehmen aufzeigen, die gegen kleine Startups verloren haben, die die Vorteile der Digitalisierung verstanden haben. Ihr Unternehmen muss nicht das gleiche Schicksal erleiden wie Blockbuster. Sie haben Zeit, Ihr Unternehmen zu modernisieren, und PaperOffice wurde geschaffen, um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen. Berücksichtigen Sie die folgenden Vorteile der Implementierung der Digitalisierung:

Reduzieren Sie den Papierverbrauch. Dies ist nicht nur eine umweltfreundliche Maßnahme, sondern Ihr Unternehmen spart auch Geld, indem es weniger Papier verbraucht. Überlegen Sie einmal, wie viele Blätter tatsächlich gedruckt werden müssen, um Ihr Unternehmen zu führen, und Sie werden sehen, wie viel Geld in Gewinn statt in Ausgaben für Papier umgewandelt wird.

Reduzieren Sie die Kosten für die Lagerung. Wenn Sie Ihre Dokumente in physischer Form aufbewahren, müssen Sie einen Raum dafür vorsehen. Durch die Implementierung von PaperOffice müssen Sie sich nicht mehr um den zusätzlichen Platz kümmern, den die Aufbewahrung von Dokumenten mit sich bringt, außerdem können Sie auf die Klimasteuerung verzichten, die diese Räume benötigen, z. B. dass die Luftfeuchtigkeit kontrolliert werden muss, damit das Papier nicht beschädigt wird.

Erleichtern Sie die Fernarbeit. Wenn Sie mit analogen Dokumenten arbeiten, erfordert dies, dass sich Ihre Mitarbeiter an den Ort begeben, an dem sich diese Dokumente befinden, oder sie per Post oder Fax an Sie schicken. Durch die Digitalisierung kann eine Gruppe gleichzeitig und remote mit Dokumenten arbeiten, ohne an einen zentralen Ort wechseln zu müssen.

In PaperOffice haben Sie alle notwendigen Werkzeuge, um Ihre Dokumente zu digitalisieren. Mit PaperOffice müssen Sie Ihr Dokument einfach nur mit Ihrem Scanner einscannen (PaperOffice funktioniert mit jedem), und PaperOffice erstellt eine digitale Version.

Wenn Sie viele Dokumente einscannen, ist das mit PaperOffice besonders praktisch, da es Trennblätter erkennt und die Dokumente für die Archivierung separiert. Eine großartige Funktion, die besonders nützlich ist, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Dokumenten mit komplexem Format arbeitet, ist, dass PaperOffice eine KI verwendet, um (wenn möglich) die Inhalte auf Ihren Dokumenten zu erkennen, wie z. B. Summen, Dokumenttypen, Datumsangaben, Kontaktdetails usw.

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein DMS ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. PaperOffice wurde GoBD-konform entwickelt, so dass Sie die Software nutzen können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie gegen eine Vorschrift verstoßen. Zum Beispiel wird jedes Mal, wenn jemand ein Dokument ändert, eine neue Version dieses Dokuments erstellt. So kann man nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt gehabt hat.

Wie Sie sehen, wird PaperOffice Ihnen den Übergang zum papierlosen Büro so einfach wie möglich machen. Bleiben Sie nicht zurück und schließen sich all den Unternehmen an, die bereits in die neue Ära eingetreten sind, und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen zu dem Unternehmen gehört, welches Sie, Ihre Kinder und Ihre Enkel überdauert.

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https://trendkraft.io/it-software/vorteile-der-digitalisierung-mit-paperoffice-dokumenten-management-software/

Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen mit PaperOffice DMS

Als die Menschen begannen Aufgaben zu automatisieren, machte die Menschheit als Ganzes einen enormen Evolutionssprung, und das Leben wurde einfacher, indem sie mit weniger Ressourcen mehr produzieren konnte. Deshalb war die industrielle Revolution so wichtig, da die Maschinen nicht müde wurden. Sie konnten ohne Unterbrechung arbeiten, und menschliches Versagen wurde ebenfalls aus dem Betrieb ausgeschlossen. Dann traten wir in die digitale Revolution ein, die diesen Prozess weiter beschleunigte.

PIA AutoFill searches for the most important document data, reads it intelligently and then indexes the document fully automatically.
PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch.

Wie Sie sehen, ist die Automatisierung zweifellos das, was alle menschlichen Initiativen zu Maßstäben treibt, die sonst nicht erreichbar wären.

Genau in diesem Bereich kann Ihr Unternehmen von PaperOffice profitieren, da es sich um eine Software handelt, die Ihre Dokumente digitalisiert und katalogisiert, sodass ihre Speicherung und anschließende Beratung hocheffizient (und auch ökologisch) ist.

Wie kann PaperOffice durch Automatisierung die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens verbessern?

Nehmen wir ein Beispiel, das Sie aus erster Hand kennen: Wikipedia. Diese Website ist ein Kompendium mit viel Wissen, das in digitaler Form gespeichert ist. Was bedeutet das? Dass es leicht aktualisiert werden kann und die in dieser Enzyklopädie enthaltenen Informationen überall auf der Welt zeitnah abgerufen werden können, weshalb davon ausgegangen wird, dass Wikipedia die traditionellen gedruckten Enzyklopädien ersetzt hat.

Auf die gleiche Weise wird der Zeitaufwand für das Speichern und Abrufen der Dokumente, mit denen Ihr Unternehmen arbeitet, bei Verwendung von PaperOffice drastisch reduziert. Hier sind einige Punkte mit den Vorteilen, Ihr Unternehmen durch die Implementierung der Automatisierung mit PaperOffice auf den heutigen Tag zu bringen:

Automatische Digitalisierung mit KI und OCR. Das Speichern eines physischen Dokuments in Ihrer Datenbank mit PaperOffice ist sehr einfach, da die Software die Zeichen und das Format Ihres Dokuments automatisch anhand gescannter Bilder oder Bilder erkennen kann. Sobald dies erledigt ist, wird Ihr Dokument sicher auf Ihrem Server gespeichert und kann jederzeit aufgerufen werden, indem beinhaltene Suchbegriffe oder hinterlegte Dokumenteninformationen konsultiert werden, wenn dies von überall erforderlich ist.

Eigener Speicher (Dedizierter Server oder NAS) für mehr Sicherheit. In den meisten Fällen bevorzugen die Benutzer die absolute Kontrolle über ihre Dokumente. Der beste Weg, um ihre Vertraulichkeit und Sicherheit zu gewährleisten, besteht darin, sie auf ihrem eigenen Server zu speichern. Mit PaperOffice können Sie genau dies über lokale MySQL / MariaDB-Datenbanken tun, wenn Sie möchten verschlüsseln Sie sie für noch mehr Sicherheit.

• Effizientere Gruppenarbeit. Auf die Datenbanken, die Ihre Dokumente enthalten, können ein oder mehrere Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe zugreifen. Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen des digitalen Speichers erhalten Sie auch die Optimierung der Produktivität Ihres Arbeitsteams, indem Sie ihm die Möglichkeit geben, von verschiedenen Orten aus auf alle benötigten Informationen zuzugreifen. Jeder mit den erforderlichen Berechtigungen kann Dokumente senden, bearbeiten und anzeigen, wodurch die Gesamtproduktivität optimiert wird.

Es gibt noch viele weitere Vorteile, die PaperOffice für Ihr Unternehmen bringen kann. Wir laden Sie ein, unsere Website zu besuchen, um die ganze Welt der Möglichkeiten zu sehen, die sich für Ihr Unternehmen bei der Implementierung von PaperOffice eröffnen.

Diese Software ist keine Ausgabe, sondern eine Investition, die die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern wird. Sobald Sie den Gewinn sehen, den Produktivität und Effizienz bringen, werden Sie den Eintritt in die digitale Revolution nicht bereuen.

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Digitale Workflow Funktionen für Ihr Unternehmen dank Dokumentenmanagement PaperOffice DMS

Weder die Fachwelt noch die weltweit über 900.000 Nutzer stellen infrage, das PaperOffice eine überdurchschnittliche Dokumentenmanagement Software ist. Das ist fast auch schon zu erwarten, beschäftigen sich die Fachleute von PaperOffice doch seit über 17 Jahren mit dieser DMS. Das besondere dabei ist, das sich die Mitarbeiter bei PaperOffice nicht einfach damit begnügen, den herkömmlichen Ansprüchen an die digitale Dokumentenverwaltung gerecht zu werden, sondern immer einen Schritt weiter sind. So zum Beispiel durch die Integration des Workflow Management.

In der betriebswirtschaftlichen Software-Architektur ist das Workflow Management üblicherweise ein Bestandteil des Computer Supported Cooperative Work, kurz CSCW, was wiederum eine Vielzahl von Aufgaben beinhaltet. Das Workflow Management, für sich alleine gestellt, beschäftigt sich vor allem mit den Rahmenbedingungen, die notwendig sind, um einen Workflow innerhalb eines Netzwerkes zu ermöglichen. Kurz gesagt, damit Teamplayer vernünftig arbeiten können.

PaperOffice Workflow – einfache Aufgabenzuweisung ist gut, digitale Freigabe ist besser
Genies wie zum Beispiel Albert Einstein sind oder waren eher selten echte Teamplayer und vollbringen erstaunliche Leistungen meist im Alleingang. Fraglos sind natürlich auch Menschen mit einem weit überdurchschnittlichen IQ auf einen Gedankenaustausch und soziale Kontakte angewiesen, jedoch weniger, um sich geistig zu befruchten, sondern vielmehr aus Gründen der Zwischenmenschlichkeit. Der große Durchschnitt jedoch fährt in der Gruppe besser. Immerhin hat es der Mensch als Teamplayer weit gebracht. Der moderne Homo Sapiens war von Anfang an ein Netzwerker und ist es heute mehr denn je.
PaperOffice trägt dieser evolutionären Entwicklung durch die Integration des Workflow Managements in ihr Dokumenten-Verwaltungssystem Rechnung.

Das leistungsfähige und umfangreiche Workflow-Modul PaperOffice Control ermöglicht die Zuweisung und Bearbeitung komplexer Abläufe, steuert Dokumenteninformationen sowie Aufgaben effizient durchs Unternehmen. Dabei können sowohl einfache, als auch komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen definiert werden. So können zu den einfachen Freigabe-Workflows auch umfangreiche Prüf- und Freigabeprozesse realisiert werden, wie eine Rechnungsfreigabe, indem mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen durch rot-grüne Abfragen, wie bei einer Ampel, definiert werden. Zudem können digitale Freigaben angefordert und weiterführende Aktionen ausgeführt werden. So wird die Prozessübersicht stets im Auge behalten.

Was können Teamplayer vom PaperOffice Workflow erwarten?
Der englische Begriff Workflow, im Deutschen Arbeitsfluss oder Arbeitsablauf, benötigt einen Rahmen oder besser entsprechende Tools, um einen gemeinsamen Arbeitsablauf realisieren zu können. In PaperOffice ist dieser Rahmen geschaffen worden, um Arbeitsgruppen die perfekte Organisation ihrer zu bearbeitenden Projekte möglich zu machen, ohne dass dabei die innerbetrieblichen Grenzen gesprengt werden. Das ist einer der Unterschiede, die den PaperOffice Workflow von herkömmlicher Projekt-Software unterscheiden.

Projekte beginnen meist mit der Stellung einer Aufgabe an einen oder mehrere Mitarbeiter, die üblicherweise zunächst organisatorischen Aufwand betreiben müssen. Gut, wenn in dem jeweiligen Unternehmen die PaperOffice DMS bereits für die Dokumentenverwaltung installiert ist, denn die übernimmt einen Großteil der Organisation, was letztlich Zeit und Kosten spart.
Mit PaperOffice Workflow optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, senken die Kosten und werden insgesamt produktiver.
So hat jeder Mitarbeiter stets jederzeit den Überblick über bestehende Workflows und somit die Kontrolle über alle Prozesse. Bearbeiten und Freigeben kann die Workflows nur derjenige, der die zugewiesen bekommt.

Sicher, schnell und effizient – PaperOffice Workflow
In PaperOffice können sich Gruppen oder Teams blitzschnell organisieren und auch abgrenzen, etwa wenn es um Betriebsgeheimnisse oder Neuentwicklungen geht. Trotzdem steht den Projektmitarbeitern der volle Umfang des PaperOffice Datenarchivs zur Verfügung und dies mit der integrierten Live-Stichwortsuche in Sekundenbruchteilen. Die erforderlichen Unterlagen können wiederum im Rahmen der Teamarbeit bearbeitet und erweitert werden, wobei die OCR-Volltexterkennung mit Stichwortindexierung bei Bedarf aus analog vorliegenden Dokumenten schnell und problemlos digitale Inhalte macht, die dem Team sofort zur Verfügung stehen. Dazu genügt schon eine Handycamera.

Im PaperOffice ist jedes Mitglied eines Teams zu jeder Zeit über den Stand der Dinge und den Fortschritt im Ganzen wie im Detail informiert. Dazu braucht es bei PaperOffice keinen extra Büroraum, es braucht noch nicht einmal alle Team-Mitglieder in derselben Stadt. Die PaperOffice AES-1024 Dokumentenverschlüsselung gewährt selbst in der schriftlichen Kommunikation von Land zu Land größtmögliche Sicherheit.
Zudem stellt das PaperOffice Team präzise Anleitungen zu der Workflow Erstellung und Verwaltung nicht nur in Ihrem HelpDesk bereit https://help-de.paperoffice.com/963 sondern veröffentlicht genaue Anleitungen als Workshops in YouTube https://video.paperoffice.com/de/workflow

PaperOffice DMS mit Workflow Management, für Teams mit großen Zielen.

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