Welche Funktionen muss ein Dokumentenmanagement System erfüllen?

Die Ansprüche an ein DMS, ein Dokumentenmanagement System, sind in den letzten Jahren gewaltig oder vielmehr natürlich gewachsen. Aus einer anfänglichen Datenbank, in der meist ursprünglich analoge Dokumente mittels Scannens digitalisiert und abgespeichert wurden, ist eine umfassende Bürosoftware geworden, die heute den Hauptteil der administrativen Aufgaben eines Büros übernimmt.

Zusammenarbeit PaperOffice und NAS von Synology

Doch was ist der Standard, was kann der oder die Kundin von einem DMS erwarten?

Das lässt sich anhand der Dokumentenmanagement Software PaperOffice Punkt für Punkt erklären.

Punkt 1: Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten – Suchen und Finden

PaperOffice scannt eingehende, noch nicht binäre Dokumente ein und wandelt diese mittels eigener OCR-Software in ein digitales Schreib- und Leseformat um. Gleichzeitig erfolgt die Speicherung mit Datum und Uhrzeit, eine Versionsnummer und eine Verschlagwortung, über die die PaperOffice-Suchmaschine Dokumente auch dann noch findet, wenn der oder die Suchende nur noch rudimentär den Inhalt des Dokuments kennt.

Um es einfacher zu machen, zeigt PaperOffice die zuletzt abgespeicherten Dokumente in einer Vorschau-Liste an.

Punkt 2: Die langfristige Lesbarkeit der gespeicherten Dokumente

Zunächst einmal werden bei PaperOffice DMS alle Dokumente beim Abspeichern zur Sicherheit verschlüsselt, und zwar nach einem der höchsten Sicherheitsstandards, den es aktuell gibt, AES-1024bit.  Die Rückumwandlung in lesbare Dokumente ist in jedem aktuell gängigen Format möglich, wobei PaperOffice seine Dateiformate regelmäßig aktualisiert, womit auch in der Zukunft die Lesbarkeit der Dokumente gegeben ist.

Punkt 3: Sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewährleistet

PaperOffice empfiehlt seinen Kunden die Abspeicherung in Hauseigenen NAS-Speichern, wie dem von Synology NAS, mit automatischer Backup-Funktion oder dedizierte Speicher mit Standort Deutschland.

https://youtu.be/cXGR4NzoXNE

In beiden Fällen ist auch im schlimmsten Worstcase-Szenario gesichert, das die archivierten Datenbanken kurzfristig wieder hergestellt sind und somit die Aufbewahrungsfristen immer eingehalten werden.

Punkt 4: Wer hat wann welches Dokument bearbeitet?

Ein Unternehmen ist zur ordnungsgemäßen Führung seiner Unterlagen verpflichtet, was in den GoBD des Bundesfinanzministeriums niedergelegt ist. Darum arbeitet PaperOffice immer mit Versionierungen der gespeicherten Dokumente.

Das bedeutet, das am ursprünglichen Dokument selbst keine Änderungen vorgenommen werden, sondern immer nur an Kopien, die als fortlaufende Versionen an das Ursprungsdokument angehängt sind. Dies erlaubt zudem den lückenlosen Nachweis, wann und durch wen das jeweilige Dokument bearbeitet wurde.

Punkt 5: Automatische Verschlagwortung und Erkennung

PaperOffice ist mit einer KI ausgestattet, die selbständig Informationen in Ihrem Dokument erkennt und diese automatisch richtig zuordnet. Diese KI, ihr Name lautet PIA, automatisiert zudem unterschiedliche Geschäftsprozesse, etwa regelmäßig zu erstellenden Rechnungen.

PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch.

PIA wird die wichtigsten Werte im Dokument erkennen und die Verschlagwortungsmaske für Sie bereits ausfüllen. Sie können anschliessend die Werte prüfen und bei Bedarf korrigieren bzw. ergänzen. Dieser Vorgang kann manuell oder auch automatisch im Hintergrund erfolgen.

Punkt 6: Zugriffsberechtigungen

PaperOffice besitzt ein integriertes Passwortmanagement mit hierarchischer Ordnung. Jedem Nutzer von PaperOffice können abgestufte Zugangsberechtigungen zugeteilt werden, selbst externen Firmen, wenn dazu der Bedarf besteht und der Datenschutz bestehen bleibt.

Punkt 7: Ökonomisches Arbeiten

Ein großes Problem in der Vergangenheit, aber auch noch heute, sind Dateidopplungen durch Mehrfachablagen sowie Unklarheiten bezüglich des Bearbeitungsstandes an Dokumenten oder Projekten. PaperOffice verfügt hierzu über ein sehr umfassendes Workflow-Management mit Aufgabenzuweisung, das zudem alle Vorgänge zentral abspeichert. Ob nun Projektarbeiten oder die Dokumentenbearbeitung. Jeder Mitarbeiter/in ist über die Workflow-Funktion von PaperOffice immer auf dem aktuellen Stand. Bei Bedarf kann ein Dokument für andere gesperrt werden, bis eine Änderung vorgenommen wurde. Natürlich greift auch hier die Versionisierung.

Dies sind die Standard-Punkte, die ein modernes DMS erfüllen muss, wobei PaperOffice eine große Vielzahl weiterer Vorteile zu bieten hat, die über den Standard hinausgehen und dies bei einem in diesem Segment der Bürosoftware sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Pressemitteilung wurde veröffentlicht auf Portalderwirtschaft:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/345241/welche-funktionen-muss-ein-dokumentenmanagement-system-erfuellen.html

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QNAP NAS und PaperOffice DMS – Netzwerken, aber richtig

PaperOffice Dokumentenmanagementsystem – der Datenmanager

Wenn IT-Spezialisten nach der Zukunft gefragt werden und wie darin der Computer von morgen aussieht, dann sagen viele, dass der Computer überhaupt nicht mehr aussehen wird. Er wird unsichtbar sein und er wird beständig vernetzt sein. Tatsächlich lässt sich schon heute absehen, dass die aktuellen Endgeräte wie Laptop, Tablet oder Smartphone in anderen Bestandteilen des täglichen Lebens aufgehen werden. Intelligente Sprachsteuerung wird in nicht allzu ferner Zukunft die Tastatur endgültig ablösen und das Display sowie weiter miniaturisierte Prozessoren werden in Brillen, in Spiegeln, in Fenstern oder einfach in glatten Oberflächen integriert sein. Niemand benötigt mehr ein persönliches Endgerät, weil alle Daten über eine biometrische Zugangserfassung auf Datenbankservern abgelegt sind.

Die Vorreiter für diese Zukunft finden sich heute in den Firmen der verschiedenen Branchen und Größen. Sie sind das ideale Feld für die Erprobung neuer Technologien, aber auch dafür, wie wenig Fehleranfällig eine solch komplexe Technologie sein kann. Die wirklich hohe Beanspruchung von Prozessoren, von Displays und von Datenspeichern findet in Unternehmen statt, in denen zahlreiche Menschen am Bildschirm sitzen. Das Anwendungsspektrum des privaten Nutzers ist hingegen recht beschränkt. Ein Kernelement ist hierbei der zentrale Datenspeicher, an den die Bildschirmarbeitsplätze angeschlossen sind beziehungsweise, die mit ihm vernetzt sind. So wie die NAS der Firma QNAP, die Network Attached Storage.

Einzige zugelassene und authorisierte DMS System für QNAP NAS
PaperOffice DMS und QNAP NAS

QNAP NAS – die Antwort auf den Einzelplatzrechner

Das taiwanesische Unternehmen QNAP beschäftigt sich seit gut 17 Jahren mit der Fertigung von zentralen Datenbankservern, die in Firmen, Behörden und Organisationen genutzt werden, um Daten sicher abzuspeichern und wiederum allen am jeweiligen Netzwerk beteiligten Personen beziehungsweise deren Endgeräte aufbereitet wieder zur Verfügung zu stellen. Wenn auch in vielen anderen Bereichen heute die Dezentralisierung, etwa auf dem Energiesektor, bevorzugt wird, besitzt in der IT die Zentralisierung die größeren Vorteile.

Denn es geht um Information, doch was nützt Information, wenn sie sich auf nur einem Rechner befindet, der nur von einer Person verwendet wird? Die bessere Variante sind Netzwerkrechner, deren Daten an den QNAP NAS fließen und von dort von allen Beteiligten genutzt werden können. Ein weiterer Aspekt, der für IT-Netzwerke spricht, ist die Sicherheit, denn Information ist kein Gut, das sich einfach ersetzen oder reparieren lässt. Fällt der Strom aus, dann fließt die elektrische Energie irgendwann wieder. Fallen Informationen aus, sind diese oft nicht mehr zu ersetzen oder wiederherzustellen. QNAP NAS bieten höchste Sicherheit und verhindern zugleich den Zugriff durch unberechtigte Personen oder Behörden, was zum Beispiel Cloud-Anbieter nicht wirklich gewährleisten können. Doch zu jedem guten Datenbankserver gehört eine ebenso gute Datenverwaltungssoftware und hier kommt PaperOffice DMS ins Spiel.

PaperOffice Dokumentenmanagementsystem – der Datenmanager

Wie gut PaperOffice als DMS ist, zeigt sich schon an dem Umstand, dass der Hardware-Hersteller QNAP im Januar 2020 den Software-Hersteller PaperOffice weltweit als einzigen DMS-Anbieter für QNAP NAS autorisierte. Das nennt sich schlicht vertrauen, wobei sich PaperOffice dieses Vertrauen durchaus verdient hat. Immerhin waren schon zuvor über 950.000 Unternehmen in aller Welt von PaperOffice DMS überzeugt. Das hängt unter anderem mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis zusammen, für das PaperOffice schon mehrfach in der Fachpresse ausgezeichnet wurde und so locker auch gegen die oft überteuerte Konkurrenz bestehen konnte. Aber auch durch die simple Anbindung an den QNAP NAS, denn das leistungsfähige DMS von PaperOffice lässt sich in nur 5 Schritten ohne großartige fachliche IT Kenntnisse in Ihr QNAP NAS einbinden.

Vom grossen Vorteil sind ebenfalls Datensicherungen Ihrer QNAP NAS Datenbanken. Denn das Team von PaperOffice beschreibt Schritt für Schritt in Ihrem Workshop auf YouTube, wie eine Backup Einrichtung durchgeführt werden kann:

So wie es aussieht, haben sich mit Paperoffice DMS und QNAP NAS zwei gefunden, die ideal zusammenpassen, was zum Beispiel KMUs nur freuen kann, denn mit dieser Kombination erhalten sie eine sowohl kostengünstige wie leistungsstarke IT-Infrastruktur, die in der obersten Liga mitspielt.  

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Synology NAS und PaperOffice DMS – Datensicherheit dank Zusammenarbeit perfekter Hardware und Software

Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein Datenspeicher für Netzwerke. So wie die Geräte von Synology, dem weltweit führenden Unternehmen in diesem Bereich. Zusammen mit PaperOffice, dem bekannten Datenverwaltungssystem (DMS), bildet es eine funktionale und sehr sicherere Einheit für das Intranet eines Unternehmens.

In der Welt der modernen Kommunikation und Datenverarbeitung praktisch ein Ding der Unmöglichkeit. Hier heißt das Zauberwort für Unternehmen „Synergien“. So wie die Synergie zwischen PaperOffice Dokumentenmanagement System und Synology NAS.

Eine hervorragende Dokumentenmanagement Software wie die von PaperOffice glänzt durch eine Vielzahl von Modulen, die den Aufgaben bezüglich Dokumentenverwaltung in jeder Hinsicht gerecht wird. Dazu gehört unter anderem die Verschlüsselung der Daten, um bei unerlaubten Zugriffen dafür zu sorgen, dass die Daten-Diebe nichts mit den gestohlenen Informationen anfangen können.

Die vernünftige Lösung für Unternehmen ist deshalb die Einrichtung eines Intranets mit einem gemeinsamen Server für alle eingebundenen Terminals. Der NAS bildet dabei das Herz der Hardware, den zentralen Datenspeicher. Zugleich ist die Software PaperOffice der bildlich gesprochene Verstand des Firmen-Intranets.  

Synology NAS und PaperOffice
 
Die Funktionsweise von NAS und PaperOffice

Der zentrale Mittelpunkt eines Datenverwaltungssystems wie PaperOffice sind logisch aufgebaute Datenbanken, deren Struktur höchstmögliche Sicherheit, aber auch den blitzschnellen Zugriff erlauben.

PaperOffice macht es seinen Nutzern leicht, die bisher auf Festplatten von Laptops oder Desktop-PCs liegenden Daten auf einen gemeinsam genutzten Datenspeicher, den NAS, umzuziehen. So stehen alle Dokumente eines Unternehmens immer zur Verfügung und nicht nur dann, wenn der betreffende Kollege gerade seinen Rechner am Laufen hat und den Datenzugriff erlaubt.


Sicherheit geht vor

Natürlich geht es darum, Schwachstellen aufzudecken und dies möglichst schon, bevor ein Angriff erfolgreich war. Dabei muss nicht einmal zwischen Einzelplatzrechnern von Freiberuflern und den Netzwerken in KMUs unterschieden werden. Sehr oft dienen die Festplatten der einzelnen Computer dabei zugleich als Datenspeicher. Zum einen ist dies unproduktiv, zum anderen erleichtert dies Angriffe von außen. Die intelligente Lösung ist die Nutzung des externen Datenspeichers von Synology.
Die Trennung von Datenspeicher und Rechner erlaubt ein wesentlich höheres Sicherheitslevel und macht das Arbeiten zugleich effektiver. Nicht empfehlenswert ist jedoch die Cloud im Internet. Sensible Daten einfach in die Hände Dritter zu legen, bedeutet schlicht Kontrollverlust und den haben inzwischen schon etliche Firmen bereut.

Der zweite wichtige Punkt ist die Datenverwaltung. Herkömmliche Ordnerstrukturen der meistgenutzten Betriebssysteme sind bezüglich ihrer Handhabung eher als altbacken zu bezeichnen und orientieren sich mitunter an analogen Hängeregistraturen aus grauer Vorzeit. Darum schlagen Unternehmen und Freiberufler wiederum den falschen Weg ein und installieren verschiedene Softwarelösungen, etwa zum Suchen und dann noch zum Archivieren und letztlich noch eine zum Verschlüsseln. Der Fehler dabei ist, dass meist die Kompatibilität untereinander fehlt und das jede Software auch ein Einfallstor für Hacker sein kann. Der vernünftige Weg ist eine, wirklich nur eine, Dokumentenmanagementsoftware (DMS) die alle notwendigen Werkzeuge mit sich bringt – PaperOffice.
Dabei integriert sich PaperOffice in Synology nahtlos. Für die Einrichtung und Nutzung werden keine besonderen IT Kenntnisse benötigt. Im folgenden Workshop Video werden alle Schritte beschrieben der Synology NAS Einrichtung an einer MariaDB 10 Datenbank beschrieben

Datensicherung und Wiederherstellung aus Ihrem Synology heraus kann auch ganz leicht gewährleistet werden und wird in der Workshop Reihe Schritt-für Schritt beschrieben.

PaperOffice DMS und Synology NAS – die Team player


PaperOffice ist das Dokumenten Management System, welches sich seit über 18 Jahren auf dem Markt befindet und der beständigen Weiterentwicklung unterliegt. So gehören Funktionen und Module, welche in anderen DMS Programmen als kostenpflichtige AddOns verkauft werden, bereits als Standard mit dabei. Anbindung an Outlook, Workflow Lösungen, KI und Automatisierung, automatische Verschlagwortung, Belegerkennung und Einlernen – all das und vieles mehr ist bereits in der kleinsten Version PaperOffice One inbegriffen.
Noch ein wichtiges Sicherheitsmerkmal der Software ist beispielsweise die vollständige Übernahme der Ordnerstrukturen eines Betriebssystems und der Unsichtbarmachung des Ordnerverzeichnisses. Die meisten Hackerprogramme orientieren sich bei der Suche nach Daten an diesem Verzeichnis. Daneben verfügt PaperOffice über eine AES-1024bit-Verschlüsselung, die nicht zu knacken ist.

All dies ergänzt sich mit dem Synology NAS, einem externen Datenspeicher, dessen eigene Sicherheits-Architektur bereits ein unüberwindbares Hindernis für Internet-Kriminelle darstellt und der sich an die Ansprüche der Gegenwart wie auch der Zukunft problemlos anpassen lässt.   

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:
https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/342838/synology-nas-und-paperoffice-dms-datensicherheit-dank-zusammenarbeit-perfekter-hardware-und-software.html?fbclid=IwAR04CNpOTuvkJ1vs4qo9g2BX0txbo-eEuGsseVjUFuJDkjob0ieVFlrQMNk

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Dokumentenmanagement Anbieter PaperOffice erweitert das Partnerprogramm

Der rapide wachsende Absatz der PaperOffice DMS-Produkte, insbesondere in Verbindung und mit dem Einsatz von NAS Geräten, veranlasste PaperOffice ihr Partnerprogramm zu erweitern. Zielgruppe der neuen Art von Partnern sind Systemanbieter, IT-Dienstleister und Reseller, die nicht nur an der Spitze stehen, sondern auch an der Seite einer der innovativsten DMS Hersteller diese Spitze erreichen möchten. Als zertifizierte PaperOffice-Partner können sie Unternehmen dabei unterstützen, schnell und wirtschaftlich mit der Digitalisierung zu beginnen.

PAPEROFFICE DMS: DAS DOKUMENTENMANAGEMENT SYSTEM. Effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung, Vertragsverwaltung und Dokumentenverwaltung für Privatanwender bis hin zu Großunternehmen.
Das internationale PaperOffice Partnerprogramm ermöglicht unseren Kunden und Geschäftspartnern die ideale Zusammenarbeit

Mittlerweile vertreiben die von PaperOffice autorisierten Partner in mehr als 53 Länder die Dokumentenmanagement Lösung, welche ideal in das Konzept der klein und mittelständischen Unternehmen integriert werden kann.


Mit dem neuen und extra für die Partner ausgearbeitetem Partner Programm, welches den Zugang in die individuelle Partner Konsole und weitere Schlüsselfunktionen ermöglicht, wie die Echtzeitüberwachung aller ihrer Leads/Verkäufe und Bestellungen weltweit, erhalten Systemhäuser, IT-Dienstleister sowie Reseller die Möglichkeit, ihr Portfolio durch zukunftsorientierte DMS-Lösungen zu ergänzen.

So können die Partner ebenfalls am eigenen Teamaufbau teilnehmen, interne Gutschein Codes erstellen und ein individuelles Installationsprogramm kreieren. Dies alles und noch vieles mehr beschleunigt den Vertriebsprozess und macht ihn einfacher und effizienter.

Das notwendige Qualifikationslevel erlangen PaperOffice-Partner ausschließlich durch das persönliche PaperOffice Training mit einem festgelegten Ansprechpartner sowie die Bereitstellung der Nutzungslizenz des Partnerprogramms. Zudem folgen demnächst Online-Kurse bzw. Webinare.

PaperOffice DMS Partner profitieren neben den DMS-Umsätzen von lukrativen, neuen Chancen im Dienstleistungs- und Beratungsgeschäft sowie guten Margen.

Denn das Marktpotenzial ist immens: Je kleiner ein Unternehmen, desto seltener ist die Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems. Mit der modernen, rechnergestützten Datenverarbeitung steigern sich die Verknüpfungspunkte praktisch ins Unendliche. Analoge Archive und das menschliche Gedächtnis sind mit den heutigen Methoden der Informationsaufbereitung nicht einmal mehr annähernd zu vergleichen, obwohl die Pfade der Erkenntnis im Grunde dieselben geblieben sind. Ein Punkt führt zum nächsten, mit dem Computer jedoch fast in Lichtgeschwindigkeit und der Rechner vergisst nie. Algorithmen machen den PC zudem lernfähig, er wird zur künstlichen Intelligenz und kombiniert selbständig Daten zueinander oder miteinander. Für die Archivierung von Firmendaten steht hierbei der Begriff Dokumentenmanagementsystem (DMS), wobei diese Begrifflichkeit, die um das Jahr 1995 kreiert wurde, einen Rahmen setzt, der längst gesprengt wurde.

Dabei bietet PaperOffice nicht nur ein leistungsfähiges DMS, welches die weltbeste OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierte revisionssichere Datenspeicherung mit sich bringt – PaperOffice kann auch durch die KI-basierte Intelligente Ablage „PIA“ alle Dokumente des Kunden automatisch erkennen, sowie ebenfalls indexieren und den kompletten Inhalt auslesen. Und das komplett automatisch wie durch Zauberhand.

Doch unabhängig von der Größe der Unternehmen – der zunehmende Kostendruck und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zwingen mittlerweile alle Unternehmen, die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Sie profitieren von der Verwendung einer DMS-Lösung, die es überflüssig macht, in Hardware und teure Wartung zu investieren, die tatsächlichen Services abzurechnen, immer die neueste Softwareversion zu verwenden und führende Anwendungen problemlos zu integrieren.

Heiko Straff, verantwortlich für die weltweite Vertriebsstrategie des Unternehmens, zum neuen Partnermodell: „Mit unserer individuellen PaperOffice Partnerkonsole, welche Ready-to-use-Lösungen bereitstellt, ist es möglich, ein neues Geschäftsfeld aufzubauen, welches schnellen Profit, Transparenz gegenüber den Leadgenerierungen und Zukunftssicherheit verspricht. Diese Möglichkeit gibt den Partnern Sicherheit und ein zusätzliches Verkaufsargument.“

Über PaperOffice
PaperOffice-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung sowie effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung und Vertragsverwaltung ist ideal geeignet für Privatanwender bis hin zu Großunternehmen.

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/dokumentenmanagement-anbieter-paperoffice-erweitert-das-partnerprogramm/

Synology NAS mit PaperOffice DMS – Einfacher geht´s nicht

Der Digitalverband Bitkom führte im Oktober 2018 eine Studie zur Spionage, Sabotage und Datendiebstahl in der Wirtschaft und Industrie durch.

Synology NAS und PaperOffice DMS Anbindung ist ideal für alle die Ihre Daten nicht in Hände Dritter legen möchten. Dabei eignet sich das NAS von Synology und Dokumentenmanagement von PaperOffice am besten.

Zunächst die gute Nachricht: je höher ein Unternehmen digitalisiert ist, desto weniger ist es von Datendiebstahl, Spionage und Sabotage betroffen. Was sich auf den ersten Blick seltsam anhören mag, ist jedoch durchaus richtig, denn je mehr sich eine Firma digitalisiert, desto mehr investiert sie auch in den Aspekt der Sicherheit.

Die schlechte Nachricht ist jedoch, dass 47 % aller in der Studie befragten Firmen in den letzten 2 Jahren durch digitale Angriffe Schäden erlitten haben. Mit 24 % richtete hierbei Schadsoftware oder Malware den weitaus größten Schaden an. Dabei werden Kommunikations- aber auch Kunden- und kritische Geschäftsdaten entwendet oder sogar dazu genutzt, das betroffene Unternehmen zu erpressen. Vor allem gestohlene Kundendaten sind hierbei aus mehrfacher Hinsicht äußerst heikel. Nicht nur der allgemeine Geschäftsschaden ist es, sondern ebenso der Imageverlust und nicht zuletzt eventuell zu erwartende Strafzahlungen, weil der Sorgfaltspflicht gemäß der GoBD beziehungsweise der DSGVO nicht Genüge getan wurde. Das können bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des Umsatzes sein.

Mein PC, meine Burg?

Das private Anwender ihre Daten auf den Festplatten ihrer Rechner belassen, ist überwiegend der Bequemlichkeit geschuldet und führt nicht selten zu verzweifelten Ausrufen, wenn es zum Crash des Datenspeichers kommt oder Hacker den Computer eroberten. Wenn in einem Unternehmen die Datenspeicherung auf dem Einzelplatzrechner vorgenommen wird, so ist dies schlicht grob fahrlässig. Bei kleinen und mittelständischen Firmen mit einem Rechner-Netzwerk kommt noch hinzu, das die Datenspeicherung auf dem jeweiligen Arbeitsplatz-Rechner unnötig Zeit und Ressourcen kostet.

Burgen und Festungen waren dem Untergang geweiht, weil sie neuer Technologie, aber auch einer aufgeklärten Denkweise nichts entgegensetzen konnten. Heutige Unternehmer, wie auch Privatanwender oder Behörden, können etwas tun, um aus ihren als „Burgen“ konzipierten PCs oder Laptops ein System zu machen, das sowohl Sicherheit als auch die Möglichkeit bietet, das Maximum an Leistung herauszuholen.

Mit Synology speichern, mit PaperOffice verwalten

Wenn zuvor von Dezentralisierung mit Augenmaß die Rede war, so bezog sich dies auf eine externe Datenspeicherung, bei der oftmals das richtige Augenmaß verloren geht, die Cloud im Internet. Wiederum ein bequemer Weg, aber auch nicht ungefährlich, denn die eigenen Firmendaten in die Hände Dritter zu legen, das ist so, als wenn ein Burgherr des Mittelalters die Aufbewahrung der bei einer Belagerung wichtigen Lebensmittel und Waffen außerhalb der Festungsmauern veranlasst.

Mit dem eigenen NAS, dem Network attached Storage, bleibt die Datenspeicherung im Haus. Gleichzeitig findet eine Dezentralisierung statt. Rechner und Datenspeicher sind physisch voneinander getrennt. Im Idealfall übernimmt nun auf dem Arbeitsplatz-Rechner beziehungsweise im Netzwerk die PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware die Verwaltung der Daten und dies macht sie mit einem sehr umfangreichen Werkzeugkasten und auf einem Sicherheitslevel, das moderner Militärstrategie entspricht. Dabei schützt sie gleichzeitig den Synology NAS vor Angriffen moderner Raubritter, die zum Beispiel als Ransomware einzudringen versuchen. Den Zugriff auf den Datenspeicher erhalten nur die in das Netzwerk eingebundenen Rechner. Das können bei PaperOffice bis zu 800 Terminals sein, die von der Bequemlichkeit des NAS profitieren, der weitaus funktionaler und sicherer als die Cloud im Internet ist. Immerhin sind es nicht nur außerhalb des Gesetzes stehende Wegelagerer, die an Firmendaten brennendes Interesse zeigen. Alle in den USA ansässigen Cloudbetreiber und deren Auslandstöchter müssen den US-Geheimdiensten aufgrund des Patriot-Act von 2001 Zugang zu den gespeicherten Daten gewähren. Die Doppelfestung PaperOffice DMS und Synology NAS schützt davor.

Dabei ist die Synology NAS Einrichtung sehr einfach und kann ohne weiteren administrativen Aufwand in 5 Schritten realisiert werden:

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/synology-nas-mit-paperoffice-dms-einfacher-gehts-nicht/