PaperOffice DMS und DATEV

Reibungsloser Datenfluss

Belege sammeln und aufbewahren. Ein Vorgang, der jeder oder jede Selbstständige verinnerlicht hat. In früheren Zeiten, manchmal aber auch noch heute, wurden diese Belege irgendwann vor der Abgabe der Steuererklärung an den Steuerberater übergeben. In einer ordentlichen Buchhaltung nach Datum und Belegart abgeheftet, mitunter aber auch als „Sammlung“ im Schuhkarton, was für den Steuerberater oder dessen Angestellte bedeutete, den ganzen Wust erst einmal zu entwirren. Inzwischen ist die analoge Sammlung im Karton eher selten geworden und das auch Dank cleverer Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice DMS.

Dokumentenmanagement System PaperOffice ist ideal für alle kleinen und mittleren Unternehmen sowie branchenspezifische DMS Lösungen, sorgt für das ideale digitale und papierlose Büro. Datev

Viele Steuerberater sehen es inzwischen nicht mehr gerne, wenn ihre Mandanten unzählige Belege ungeordnet übergeben, denn es kostet unnötig viel Zeit, da Ordnung hineinzubringen. Dabei bietet sich die Digitalisierung und Aufbereitung der Belege zur steuerlichen Veranlagung mit all ihren Vorteilen an. Selbst der Gesetzgeber in Gestalt des Bundesministeriums der Finanzen ebnete inzwischen den Weg zur digitalen Übersendung von Belegen an den Steuerberater oder auch direkt ans Finanzamt. Allerdings wissen die meisten Unternehmer die Dienste der Steuerberater zu schätzen, denn nur deren Fachwissen hilft durch den Steuerdschungel. Im eigenen Betrieb hilft wiederum PaperOffice DMS dabei, analoge Belege zu digitalisieren und für die Weiterleitung vorzubereiten. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei die Übereinstimmung der Angaben mit den Vorgaben der DATEV.

Was ist DATEV eigentlich?
Im Jahr 1966 gründeten 65 Steuerbevollmächtigte des Kammerbezirks Nürnberg die DATEV, eine eingetragene Genossenschaft, um die Buchführung der Mandanten mittels EDV erledigen zu können. Zu dieser Zeit waren Computer auch in Firmen eine seltene, personalintensive und sehr teure Angelegenheit. Zugleich führte die deutsche Bundesregierung zwei Jahre nach der DATEV-Gründung die Mehrwertsteuer ein. Dadurch wurden steuerliche Vorgänge in den Unternehmen zu sehr komplexen Angelegenheiten, die sich mithilfe der Rechner besser erledigen ließen. Für diesen Zweck unterhielt die DATEV ein Rechenzentrum. Im Laufe der Jahre schlossen sich praktisch alle in Deutschland tätigen Steuerberater der DATEV an. Inzwischen unterhält die DATEV zwei Rechenzentren, in denen die Finanzbuchführung für rund 2,5 Millionen Betriebe erfolgt, wobei etwa 13 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen pro Monat erstellt werden.

Natürlich besteht heute aufgrund der enorm gestiegenen PC-Rechenleistung sowie entsprechender Software nicht mehr unbedingt die Notwendigkeit, die DATEV bezüglich Buchhaltung oder Gehaltsabrechnung in Anspruch zu nehmen, aber in den DATEV-Rechenzentren bündeln sich inzwischen über 200 Institutionen wie Finanzverwaltungen, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Banken und statistische Ämter. Mithilfe der DATEV können Steuerberater viele Aufgaben aufgrund der bestehenden Schnittstellen schneller und sachgemäßer ausführen, als wenn sie mit jeder einzelnen Institution in Kontakt treten.

PaperOffice macht Belege DATEV-Konform

Die in PaperOffice DMS integrierte Hochleistungs-OCR-Texterkennung steht am Anfang des Vorganges, wenn ein analoger Beleg, beispielsweise eine postalisch übersandte Rechnung, eingescannt und von PaperOffice erfasst wurde. Im Weiteren übernimmt nun PIA die Bearbeitung. PIA steht für PaperOffice intelligente Ablage und ist eine KI. Die sehr lernfähige PIA ist in der Lage, Stammdaten und Datensätze zur Übermittlung an den Steuerberater anzulegen, wobei die auszufüllenden Formularfelder individuell erstellt werden können. So etwa neben Belegnummer, Datum und Kostenstelle eine fast unbegrenzte Anzahl weiterer Felder, exakt zugeschnitten auf die individuellen Anforderungen des Betriebes. Dabei ist PIA in der Lage, jeden weiteren Beleg vom selben Absender zu erkennen und automatisch richtig einzuordnen. Das PIA die vorhandenen Daten natürlich auch für Auswertungen nutzen kann, ist selbstverständlich.

Wenn es dann wieder so weit ist, können die Datensätze per Klick in Form von Listen an den Steuerberater übersandt werden, natürlich alles gemäß der GoBD und ganz ohne analoges Beleg-Sammelchaos.

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

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