Welche Vorteile bietet der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems?

Obwohl die Grundtechniken des Dokumentenmanagements bereits seit Jahrzehnten in der Dokumentensteuerung der Unternehmen Anwendung finden und sich über die Jahre weiterentwickelt haben, wird die Notwendigkeit eines Dokumentenmanagement Systems und dessen Anwendungsvorteile immer noch unterschätzt.

Vorteile einer elektronischer Datenverwaltung (Dokumentenmanagement DMS)

Im aktuellen Artikel möchten wir zunächst die Definition des PaperOffice Dokumentenmanagement Systems erklären und die Digitalisierung von analogen und digitalen Dokumenten ansprechen sowie den Einfluss des Dokumentenmanagement Systems auf die damit verbundenen Geschäftsprozesse bei der Erstellung, Verwaltung, Export sowie Prüfung der Dokumente demonstrieren.

Abschließend fassen wir die wichtigsten Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen zusammen.

Was bedeutet denn ein Dokumentenmanagement System?

Ein Dokumentenmanagement System (DMS) dient dazu, den Dokumentenfluss innerhalb einer Organisation zu speichern, zu verwalten sowie diesen zu steuern.

So können Sie sämtliche Informationen, wie Papierdokumente, Windows Dateien oder Emails an einem zentralen Ort, Ihrem Dokumentenmanagement System, organisieren, auf den die Mitarbeiter einfach und problemlos zugreifen können.

Inklusive einzigartiger Funktionen für Teamwork und Dokumentenfreigabe und einer weltweit einzigartigen innovativen Programmoberfläche.

So werden Dokumentenmanagementsysteme für Unternehmen immer wichtiger denn die Menge, der von den heutigen Unternehmen generierten Informationen wächst exponentiell.

Die Verwaltung und Kontrolle der enormen Menge an externen und internen Dokumenten, die Teil der Geschäftsprozesse in der öffentlichen oder betriebswirtschaftlichen Verwaltung sind, ist zu einer Herausforderung geworden. Diese fördert die Einführung von Dokumentenmanagement Software, die ihre Verwaltung erleichtert. Dabei sorgt die Einführung der DMS für erhebliche Reduzierungen der Suchzeit, Handhabung und Kosteneinsparungen, die in unseren administrativen Prozessen sehr wichtig sind.

Herzstück eines DMS

Ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem hat sein „Herzstück“ in einer Datenbank, in der die Informationen so gespeichert werden, dass sie auf einfache und kontrollierte Weise gefunden und abgerufen werden können. Die Datenbank Einrichtung kann wahlweise bei Ihnen lokal, als auch auf einem NAS System erfolgen, wie beispielsweise QNAP NAS oder Synology NAS. Aber durch die strukturierte Speicherung der Informationen haben wir nur einen Teil der Gleichung.

Zusammenarbeit Dokumentenmanagement System PaperOffice und NAS von Synology
In der Datenbank wird die komplette Information hoch sicher verschlüsselt abgespeichert

Das „Gehirn“, das das System steuert, ist die Workflow-Logik, die es ermöglicht, Abhängigkeiten zwischen Dokumenten und Prozessen zu schaffen und diese Informationen in flexiblen und zuvor definierten Flüssen zu verknüpfen.

Ein wesentlicher Schritt zur Umsetzung eines so ausgefeilten „Workflows“ ist, dass möglichst viele Dokumentationen in digitaler Form vorliegen.

Digitalisierung und Dokumentenmanagement

Wenn wir von Dokumentenmanagement-Systemen sprechen, dürfen wir nicht vergessen: Je höher der Digitalisierungsgrad der Informationen, die Teil der Prozesse sind, desto höher ist der Kontroll- und Automatisierungsgrad, den wir erreichen können. Zu den Vorteilen der Digitalisierung haben wir bereits ein Artikel verfasst gehabt, hier den Link aufrufen.

Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Dokumente zu unseren Prozessen gehören, wie wir sie in unser Dokumentenmanagementsystem einbinden und welche Informationen extrahiert und zusammen mit den Dokumenten in Ihrer Datenbank gespeichert werden sollen. Sobald die Informationen enthalten sind, definieren wir ihren Lebenszyklus, wie sie mit anderen Prozessen interagieren und wie wir sie integrieren können.

Informationen kommen aus unterschiedlichen Quellen

Höchstwahrscheinlich werden wir auf Informationen stoßen, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.

Zum Thema des papierlosen Büros haben wir bereits einen interessanten Artikel veröffentlicht. Hier nochmal unsere 9 Tipps:

Hier werden 9 Tipps für Ihr Unternehmen für das papierlose Büro beschrieben
9 Tipps für das perfekte papierlose Büro

Was machen wir mit digitalen Dokumenten im pdf.-, Doc.-, etc.-Format? Hier ist der Vorgang ganz einfach. Ziehen Sie das digitale Dokument in die PaperOffice Oberfläche rein. Oder lassen Sie Ihre Windows Ordner nach Dokumenteingang ganz leicht überwachen. Hier ein YouTube Tutorial dazu:

In papierform vorliegende Dokumente können ganz einfach dank dem integrierten Scanner eingescannt und in ein digitales Format umgewandelt werden.

Dank dem Optical Character Recognition-Programm (OCR = Optical Character Recognition), haben wir bereits einen wichtigen Schritt getan. Mit einem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wandeln wir das Dokument nicht nur in ein Bild um, sondern können seinen Inhalt auch elektronisch „lesen“.

Dabei wird nicht nur der reine OCR Text in die Datenbank aufgenommen, dank der künstlichen Intelligenz (KI) namens PIA können Automatisierungen entweder manuell festgelegt oder automatisiert erfolgen.

So erkennen und definieren wir anhand des Systems, welche Dokumentenbereiche automatisiert ausgelesen werden müssen. Wie Rechnungsnummer, Datum, Produkte, Beträge etc. Dementsprechend haben wir alle notwendigen Informationen in unserem Dokumentenmanagementsystem.

Die Digitalisierung von Informationen per OCR erleichtert die Integration verschiedenster Dokumentationen in das Management von Prozessen und Arbeitsabläufen.

Workflow- und Dokumentenmanagement

Wie bereits erwähnt, ist es für ein fortschrittliches Dokumentenmanagement unerlässlich, alle Informationen in digitaler und strukturierter Form in einer Datenbank zu haben. So kann man nach allen in PaperOffice abgespeicherten Dokumenten google-like suchen. Sie können zudem die Regeln festlegen, wer auf Ihre Informationen zugreifen, sie ändern und löschen / archivieren kann.

Das leistungsfähige und umfangreiche Workflow Modul

Aber wir wollen noch weiter gehen und unsere Geschäftsprozesse verschlanken. Eine der Säulen unserer Dokumentenmanagement-Lösung ist die Workflow-Engine. Dadurch können wir jeden Schritt eines Geschäftsprozesses mit seinen zugehörigen Aktivitäten und Abhängigkeiten sowie den beteiligten Abteilungen und Rollen spezifizieren.

Wir können auch automatische Benachrichtigungen definieren, die abhängig von Aktivitäten und Ereignissen, die während des gesamten Prozesses auftreten, aktiviert werden. All dies minimiert nicht nur den Zeitaufwand für die Verwaltung von Aufgaben, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit von Vergesslichkeit und Fehlern im Prozess.

Mehrwert und Nutzen des Dokumentenmanagements

Nachfolgend listen wir einige der herausragendsten Vorteile der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems auf:

  • Kontrolle darüber, wer zu welcher Zeit auf die Dokumente zugreifen kann und welche Aktivitäten mit ihnen durchgeführt werden können.
  • Zentraler und einfacher Zugriff auf alle relevanten Unternehmensdokumentationen und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument.
  • Sicherheit, nicht nur bei der Zugriffskontrolle, sondern auch bei der Verwahrung und Sicherung, die die Einführung neuer Technologien und Datenbanken mit sich bringt.
  • Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Dokumentation und Kosten bei deren Verwaltung und Aufbewahrung.
  • Reduzierung von Redundanzen wie Vervielfältigung von Dokumenten, Fotokopien, Datenaufzeichnungen.
  • Agilität und Automatisierung administrativer Aufgaben mit der Erstellung von Workflows, die die Integration von Dokumenten und Geschäftsprozessen in eine kontrollierte Umgebung und klar definierte und überwachte Aktivitäten ermöglichen.
  • Nicht zu vergessen der positive „Nebeneffekt“ einer höheren internen und externen Kundenzufriedenheit.

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Die 10 wichtigsten Punkte zur Umsetzung der digitalen Rechnungsverarbeitung. Der ultimative Guide – So sparen Sie bares Geld.

Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt. Im aktuellen Artikel schauen wir uns etwas tiefer Informationen zu der digitalen Rechnungsverarbeitung an. Welche Vorteile die Digitalisierung der Rechnungen mit sich bringt. Wir zeigen Ihnen wie Sie alles umsetzen können, beschreiben die Auswirkung einer erfolgreichen Umsetzung.

Digitalisierung - Digitale Rechnungsverarbeitung mit PaperOffice
Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Mit PaperOffice einfach gemacht

Warum ist es notwendig, Rechnungen und Dokumente in Unternehmen zu digitalisieren?

Das ist eine Frage, die sich immer mehr Unternehmen stellen: „Muss ich wirklich mein Rechnungswesen digitalisieren“? Die Antwort lautet: Ja, Sie müssen. Unter anderem weil der Gesetzgeber dies so verlangt. Immer mehr Unternehmen werden damit konfrontiert die Verfahrensdokumentation einzuhalten.

Was erfordern gesetzliche Vorschriften?

Gesetzliche Vorschriften erfordern Einhaltung der Anforderungen was den Eingang, die Verarbeitung sowie die Archivierung aller prüfungsrelevanten Eingangsdokumente betrifft.

In unserem aktuellen Artikel zeigen wir ein Paar Praxisbeispiele. Wie Sie Digitalisierung einfach dank PaperOffice DMS lösen können. Doch zunächst kommen wir zu den allgemeinen Vorteilen der digitalen Verarbeitung der Rechnungen.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung mit sich mit?

In der heutigen Welt, in welcher HomeOffice und digitale Medien dominieren, ist es immer noch üblich Rechnungen aus Papier in Regalen und auf dem Tisch zu stapeln.

Die wesentlichen Gründe für die Verwendung von Papier liegen darin, dass es den Mitarbeitern schwer fällt die Digitalisierung anzunehmen, oder beziehungsweise den Anfang zu tätigen. Es liegt in den Herausforderungen im Umgang mit Wandel und Digitalisierung.

PaperOffice-DMS-im-Home-Office
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Physische Dokumentenkopie trotz Digitalisierung

Viele Leute behalten gerne eine physische Kopie der Dokumente, mit denen sie arbeiten. Aber auch der jahrelang einstudierte Ablauf mit dem Umgang von Papier spielt hier eine Rolle.

Zum Thema der papierlosen Umstellung haben wir bereits einen ausführlichen Artikel verfasst. Hier widmen wir uns explizit dem Thema des digitalen Rechnungswesens.

So bedeutet eine manuelle Erfassung der Rechnung nicht nur grossen Zeitaufwand sondern auch versteckte hohe Kosten. Ein richtiges Umsetzen kann viel Zeit und Geld sparen.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

  • Sie finden jede Rechnung in Sekundenschnelle / Zeitersparnis

Denn dank der Digitalisierung Ihrer Dokumente finden Sie alle in PaperOffice abgelegten Rechnungen in Sekundenschnelle. Sie müssen nicht mehr mühselig in dicken Ordnern blättern. Indem Sie alle Rechnungen bei Ihnen im Unternehmen digitalisieren, benötigen Sie nur ein Paar Klicks, um diese im System zu finden.

Dies führt uns ebenfalls zum zweiten Punkt:

  • Sie profitieren durch optimiertes Arbeiten / Papierersparnis

Platz für physische Ordner benötigen Sie nicht mehr. Ab jetzt archivieren Sie Ihre Rechnungen in PaperOffice. Die Reduzierung des Papierverbrauches führt zu sauberen und aufgeräumten Büros.

  • Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen / Beispielsweise durch Workflows

Indem Sie Ihre Rechnungen digital verwalten, sparen Sie Zeit und Aufwand. Sowie Kosten bei der Erstellung, Zustellung und Verarbeitung. Für weiterführende Aufgaben, Workflows und Weiterleiten erstellen Sie keine Kopien. Alles läuft digital und ist transparent nachvollziehbar.

Dank der Digitalisierung Ihrer Rechnungen verpassen Sie ab jetzt nicht mehr wertvolle Skonto Fristen.

  • Berechtigung für den Zugriff auf Knopfdruck festlegen

Individuelle Zugriffsrechte auf einzelne Dokumente und Ordner sorgen für klare Sicherheit. Sie können den Zugriff einzelnen Personen oder ganzen Abteilungen erteilen. Wie beispielsweise der Buchhaltung.

  • Kontakte automatisiert erkennen

PaperOffice erkennt intelligent Adressdaten im Dokumenteninhalt. Verbindet dann das Dokument logisch mit Ihren vorhandenen Kontakten. Dies ermöglicht u.a. die Anzeige aller Dokumente für einen bestimmten Kontakt mit nur wenigen Klicks.

  • Automatisierte Verschlagwortung

PaperOffice unterstützt Sie durch intelligente KI Erkennung und Verschlagwortung. So wird die Rechnung nach den wichtigsten Dokumentdaten durchsucht.

Dank der KI PIA werden die Daten aus Ihrem Dokument ausgelesen
PIA – die PaperOffice Intelligente Ablage

KI PIA liest intelligent die Daten aus dem Dokument heraus. Legt das Dokument danach vollständig verschlagwortet ab. Bei Bedarf mit Ihrer Prüfung oder automatisiert im Hintergrund.  

  • Einbettung / Exportfunktion für Steuerberater

Ihre Rechnungen können Sie ganz einfach übergeben. Samt Kontierung und Verschlagwortung. Dank der erweiterten Suche haben Sie für den Export alles was Sie benötigen. Wie beispielsweise alle Rechnungen vom letzten Monat.

Inkl. der Ordnerstruktur, PDF-Datei, Excel Datei mit allen Informationen. Als Ergebnis kann die Dokumentation Ihr Steuerberater oder Buchhalter problemlos importieren.

  • Schnelle Bearbeitungsmöglichkeiten

Die Buchhaltung kann zukünftig schnell umgesetzt werden. Alle Belege finden Sie nicht nur sofort, Sie können diese auch zum Beispiel direkt bearbeiten /klassifizieren. Alle gesetzlichen Vorgaben werden dank revisionssicheren Archivierung eingehalten. Prüfen und Freigeben wird somit zum Kinderspiel.

Die Digitalisierung von Rechnungen ist aus mehreren Gründen unumgänglich. Viele Unternehmen sind zudem bereits überzeugt, dass die Digitalisierung der Rechnung die Zukunft ist. Diese muss auch heute und jetzt angenommen werden.

Dennoch befürchten viele immer noch, dass dieser Schritt mit einem langwierigem Projekt verbunden ist. Welcher schwierig, teuer, riskant und destabilisierend sein wird. Die gute Nachricht ist, dass dies letztendlich dank PaperOffice nicht mehr der Fall ist!

Was ist vor der Digitalisierung von Rechnungen zu beachten?

Zunächst gilt es, die Digitalisierung nicht auf das Scannen von Eingangsrechnungen zu verwechseln oder zu reduzieren. Damit diese dann einfacher und schneller in den Workflow Prozess zur Validierung, Bezahlung und Archivierung gelangen. Digitalisierung ist viel mehr.

Vorteile der OCR Texterkennung

Dank OCR Texterkennung kann vieles automatisiert werden. Beispielweise mit künstlicher Intelligenz (KI). So werden Einlernfunktionen zu immer leistungsfähigeren und zuverlässigeren Erkennungsalgorithmen.

Elemente, die auf der Rechnung erscheinen, können sofort aus dem Dokument identifiziert und extrahiert werden. Das Dokument wird abgelegt und kann dem Buchhaltungs- oder ERP-System zur Verfügung gestellt werden.

Beispielsweise, mit der Digitalisierung profitiert der Finanzdienstleister beim Rechnungseingang von zuverlässigen Informationen in Echtzeit.

Wie setze ich die Rechnungsverarbeitung um?

Wenn Sie Ihre Rechnungen mit PaperOffice verwalten, läuft die Eingangsrechnungsverarbeitung komplett elektronisch ab. Sie erhalten die Eingangsrechnung bereits digital, das bedeute also per Email oder scannen diese ein. Dies macht keinen Unterschied.

Mit DropMail Eingangsrechnungen digitalisieren, wie?

Wenn Sie bereits Ihre Eingangsrechnungen im digitalen Format erhalten, empfehlen wir das in PaperOffice integrierte Modul DropMail. Damit können Sie in PaperOffice eine persönliche DropMail-Emailadresse anlegen. An diese senden Sie nur Rechnungen zu.

Alle Rechnungen, welche als Emailanhang an Ihre DropMail-Adresse gesendet werden, werden in PaperOffice automatisch archiviert. Samt definierbaren Ablageregeln und ohne Arbeit.

PaperOffice erkennt die Rechnung und liest die relevanten Daten aus. Die Software legt danach die Rechnung im entsprechenden Ordner ab. Dank der intelligenten KI werden, optional, weitergehende Freigabeprozesse, Aufgaben und Workflows gestartet.

Alle Mitarbeiter, die am Prozess beteiligt werden sollen, werden informiert. Der Rechnungs -Workflow verläuft automatisch.

Digitale Rechnungsverarbeitung schrittweise dargestellt:

Schritt für Schritt wie Sie am besten die Rechnungsverarbeitung digitalisieren
Digitale Rechnungsverarbeitung schrittweise dargestellt

Wie sieht die Zukunft der Rechnungs Digitalisierung aus. Wohin geht die Reise?

Zunächst bringt die Digitalisierung der Rechnungen erhebliche und sofortige Produktivitätssteigerungen. Digitalisierung befreit nicht nur Mitarbeiter von einer zeitaufwendigen, dichten Betriebsaufgabe. Im übrigen, werden Probleme mit der Verzögerung und der Streitigkeit wegen manueller Fehler gelöst.

Inbegriffene Kosten für das Aufbewahren, Durchsuchen und Verlust von wichtigen Papierdokumenten werden drastisch reduziert. Ergänzend die Rationalisierung und Automatisierung der Validierungs- und Kontrollprozesse im gesamten Kreditorenprozess.

Von der Kaufanfrage bis zur Zahlung vervielfachen Sie diese Vorteile noch mehr.

Welche Vorteile sind gegeben?

Insgesamt können die Zykluszeit der Dokumentenverarbeitung um 5 reduziert werden. Die Verwaltungskosten um 80%. Mit diesen Zahlen verstehen Sie sofort die Dringlichkeit der Digitalisierung von Rechnungen. Diese Zahlen sind letztendlich nicht die einzigen, die Sie beachten müssen.

Was schafft ein Unternehmen dank Digitalisierung?

Durch die Digitalisierung schafft das Unternehmen wichtige personelle und finanzielle Ressourcen freizusetzen. Sei es, um das Wachstum der Aktivität mit konstanten Ressourcen aufzufangen. Oder seine Teams in Transformations Projekten zu mobilisieren.

Für Mitarbeiter ist die Digitalisierung von Rechnungen kein Feind. Sondern im Gegenteil – der Verbündete. Diese machen ihre Arbeit interessanter, schaffen einen Mehrwert für das Finanzmanagement des Unternehmens.

Kann Papier nach Digitalisierung vernichtet werden?

Zunächst ist es ganz wichtig zu beachten dass die Faktoren für digitale Archivierung von Dokumenten eingehalten werden müssen. Laut GoBD dürfen Papierdokumente vernichtet werden. Sofern sie nicht nach außensteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufbewahrt werden müssen.

Hierzu zählen z.B. Eröffnungsbilanzen und baurechtliche Urkunden.

Die GoBD, sagt außerdem, dass die Papierbelege der weiteren Bearbeitung zu entziehen sind. Auch darf die Datei nach dem Scanvorgang nicht mehr verändert werden.

Revisionssichere nach GoBD konforme Versionierung

Was dank der Versionierung in PaperOffice jederzeit gegeben wird. Für die Zeit der Aufbewahrungsfrist muss der Beleg zugänglich und auswertbar sein.

Somit entspricht PaperOffice durch Zertifizierung sowie Prüfung aller Softwareanforderungen gemäß GOBD allen geforderten Standards.

Aufbewahrungsfrist

Die Frage der Aufbewahrungsfrist kommt bei unseren Kunden immer wieder hoch. Denn es gibt keine eindeutige Anleitung dazu, wie und ob die Originalrechnung aufbewahrt werden sollte. Zuallererst, sollten Sie dazu Ihre zuständige Finanzbehörde kontaktieren, also den dafür verantwortlichen Prüfer.

Welche Belege werden akzeptiert?

Dokumente mit Rechtsrelevanz, zum Beispiel Verträge, sind nach wie vor im Original aufbewahrungspflichtig.

Um es auf den Punkt zu bringen:

Das Finanzamt akzeptiert elektronische Belege. Das Gericht im Streitfall nur Originale.

Das hängt damit zusammen, dass nur auf Original­dokumenten eine Unterschrift auf Echtheit geprüft werden kann. Wir empfehlen Original nie wegzuschmeißen.

Fazit

Es stellt sich heraus, dass Sie für die erfolgreiche Verarbeitung von Eingangsrechnungen mehrere Aspekte berücksichtigen müssen.

Fassen wir zusammen:

Um Papier komplett aus dem Prozess zu verbannen, müssen Sie eine durchgängige Digitalisierung aller Eingangsrechnungen umsetzen. Verbesserungen werden dadurch erreicht, wenn Sie den Prozess soweit es geht automatisieren.

Ein solches digitales Dokument hat für das Unternehmen ein Bündel von Vorteilen. Eine maßgeschneiderte Software sorgt für deutlich mehr Produktivität im Unternehmen.

Das Digitalisieren von Rechnungen ist also ein wichtiger Schritt für die Umwandlung Ihres Unternehmens in ein papierloses Büro. Es spart Zeit und Arbeit. Erhöht die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse.

Nutzen Sie doch alle Vorteile eines papierlosen Büros.

Podcast – zum Thema Digitale Rechnungsverarbeitung jetzt anhören

Unser Podcast hier direkt anhören:

Papierloses Büro: So gelingt die Digitalisierung im Unternehmen. 4 Schritte die Sie befolgen müssen

Sie möchten den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen reduzieren, Ihre Daten digitalisieren oder erfahren, wie Sie zum papierlosen Büro gelangen? In diesem Artikel haben wir einige Schritte ausgewählt, die sehr nützlich sein können, um ein papierloses Büro zu erreichen.

Papierloses Büro ist der erste Schritt in Richtung der digitalen Transformation Ihres Unternehmens
Papierloses Büro – so einfach geht das

In diesem Artikel werden zudem relevanten Informationen rund um das Papier und dessen Minimierung aufgezählt, zudem was genau für das papierlose Büro notwendig ist, welche Hardware Sie dafür benötigen und wie ein Prozess für die Umsetzung des papierlosen Büros letztlich aussehen kann, so wie Sie Ihre Daten im Unternehmen in den Griff bekommen.

Technologie wird immer schneller und schneller

In einer Zeit, in der die Technologie uns dazu gebracht hat, die Welt über unser Smartphone zu kontaktieren, ist es weniger sinnvoll, dass wir bei vielen unserer täglichen Aktivitäten noch immer Papier verwenden.

Heute sind wir den Umgang mit digitalen Inhalten (Musik, Fotografie, Fernsehserien) gewohnt, aber die Digitalisierung von Dokumenten ist im Arbeits- und Geschäftsumfeld noch nicht weit verbreitet. Heutzutage haben fast alle Unternehmen Zugang zu Computern und mobilen Geräten, warum füllen wir dann unsere Büros weiterhin mit Papier?

Die wesentlichen Gründe für die weitere Verwendung von Papier liegen in den Herausforderungen im Umgang mit Wandel und Digitalisierung. Viele Leute behalten gerne eine physische Kopie der Dokumente, mit denen sie arbeiten.

Der Wandel zu der Digitalisierung für ein erfolgreiches Unternehmen
Im Laufe des Wandels in der Digitalisierung

Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch mit der Eliminierung oder wenigstens Reduzierung des Papierverbrauches in den Büros bzw. dem gesamten Unternehmen beginnen, so verbessern Sie zusätzlich Prozesse, steigern die Produktivität, indem Sie die Digitalisierung der Daten durchführen, papierlose Wege einsetzen und senken somit die Kosten.

Gerade in der aktuell so schwierigen Zeit wie der Notwendigkeit von HomeOffice durch Corona ist es sehr wichtig für alle Unternehmen die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken, indem Sie es papierlos bzw. digital aufstellen und dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter auch flexibel von zu Hause im HomeOffice arbeiten können. Letztendlich muss das Unternehmen mit der digitalen Zeit Schritt halten und den Weg zum papierlosen Büro realisieren.

Warum sollten Sie den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen reduzieren?

Das papierlose Büro ist ein Ziel, das immer mehr Unternehmen sicherlich zu erreichen versuchen und bietet viele Vorteile, die über Kosteneinsparungen und die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks eines Unternehmens hinausgehen.

Es wird geschätzt, dass ein Mitarbeiter, der insgesamt zwei Stunden mit Dokumenten verbringt, durchschnittlich 10.000 Blatt Papier pro Jahr verbraucht (Umweltbundesamt Daten). Aus diesem Grund ist es wichtig, Lösungen und Tools zu verwenden, die sowohl den Zugriff, die Verwaltung als auch die Lokalisierung von Informationen verbessern. Jede Änderung des Geschäftsprozesses braucht jedoch Zeit und erfordert eine schrittweise Änderung der Unternehmenskultur. Neben den positiven Auswirkungen auf die Umwelt durch die Reduzierung des Geschäftspapierverbrauchs bietet die Digitalisierung von Dokumenten und der Unternehmensdaten viele weiteren Vorteile.

Hier werden einige Vorteile der Digitalisierung aufgezählt:

Mehr Effizienz im Dokumentenmanagement, indem Software genutzt wird

Informationen des Unternehmens sind leichter zugänglich und es ist einfacher, die Herkunft digitaler Dokumente nachzuvollziehen und zu wissen, wer sie wann geändert hat – der erste Schritt für ein papierloses Büro.

Höhere Informationssicherheit durch Einsatz von Software mit Datenbank Speichersystem

Die Sicherheit digital gespeicherter Informationen ist der Sicherheit von Dokumenten, die auf Papier archiviert werden, weit überlegen. Achten Sie darauf keine Cloud-Lösung in Ihrem Unternehmen einzusetzen, denn Cloud-basierte DMS-Lösungen und DMS Software sind eine Sicherheitslücke.

PaperOffice Dokumentenmanagement Software – Sicherheit Ihrer Daten geht vor
PaperOffice Dokumentenmanagement Software – Sicherheit Ihrer Daten geht vor

Vergessen Sie dabei nicht den wichtigsten Faktor – Sie sind bei Nutzung eines Cloud-basierten Systems vollständig vom Anbieter abhängig. Kommt es somit beim Anbieter selbst beispielsweise zu Problemen im Rechenzentrum, hat das Unternehmen, welches den Service in Anspruch nimmt, keinen Einfluss darauf, wann die DMS Software wieder einwandfrei nutzbar ist. Dies kann im Extremfall Ausfälle zur Folge haben, die für kommerzielle Nutzer wiederum in Lieferengpässe, Kundenbeschwerden und zusätzlichen Kosten resultieren. Sollte dabei noch ein Hacker Angriff in Frage kommen, so gelangen all Ihre Daten in Händen fremder Personen. Das ist doch alles andere als Sicherheit in Bezug auf Unternehmensdaten?

Abhängigkeit in Sachen Datenschutz vom Cloud-basierten DMS Provider

Ein weiterer Faktor, welcher spätestens seit endgültigem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 in aller Munde ist, ist der Datenschutz. DMS-Lösungen und DMS Software wird zur Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten genutzt, die oft sensible, personenbezogene Daten beinhalten. Bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor. 

Kostenreduzierung

Die Dokumenten Digitalisierung wirkt sich direkt auf die Kostensenkung Ihres Unternehmens aus, nicht nur, weil Sie nicht mehr so ​​viel Papier kaufen, sondern auch, weil Sie Druckerwartung und den Kauf von Tinten und Ersatzteilen sparen.

Zusätzlich unter dem Strich, sobald Sie digitale Daten einsetzen, arbeiten Ihre Mitarbeiter viel effizienter im Büro und investieren die wertvoll gewonnene Zeit sinnvoll und zielgerichtet in das Unternehmen.

Platzoptimiert arbeiten

Die deutliche Reduzierung des Speicherplatzes durch Digitalisierung und/oder Reduzierung des Papierverbrauchs führt zu saubereren und aufgeräumten Büros. 

Bemerkenswerte Verbesserung der Arbeitsumgebung bei den Mitarbeitern

Unternehmen, die sich dafür entscheiden, ihre Dokumente durch den Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement-Software zu digitalisieren, erhalten im Gegenzug große Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Größerer freier physischer Platz
  • Schnellere Dokumentensuche
  • Bessere Organisation der Dokumentation
  • Was zu weniger Zeitaufwand bei der Suche nach Dokumenten und weniger Stress führt.
  • Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit
  • Vereinfachte Kommunikation und Aufgabenlösung
  • Produktivität Ihres Unternehmens steigt
  • Und das wichtigste ist dabei – Sie sind auf dem richtigen Weg zum papierlosen Büro.

Welche Schritte müssen Sie befolgen, um den Papierverbrauch in Ihrem Büro zu reduzieren?

Wir haben Ihnen ein Paar Schritte aufgelistet, welche Sie auf den Weg zum papierlosen Büro begleiten werden:

Schritt 1: Wählen Sie eine Strategie und analysieren Ihre Abläufe und Abläufe Ihrer Mitarbeiter

Möglicherweise möchten Sie alle vorherigen Dokumente scannen und digitalisieren oder ab einem bestimmten Datum auf ein papierloses Büro / System umstellen sowie digitale Daten einsetzen, um in Zukunft fortzufahren und effizient zu arbeiten. Die erste Option erfordert mehr Zeit und Ressourcen. Idealerweise entscheiden Sie mit Ihrem Team, wie Sie elektronische Akten organisieren und einen kontinuierlichen Scanprozess Schritt für Schritt einrichten, damit alle zukünftigen Dokumente digitalisiert werden.

Schritt 2: Weisen Sie ein Budget zu und denken über neue Hardware nach

Wenn Sie sich für eine Art Übergang zu einem papierlosen Büro entschieden haben, müssen Sie als zweites das Budget Ihres Unternehmens für dieses Projekt berücksichtigen.

Wie viel wird die Umstellung kosten? Welche Vorteile habe ich davon? Denken Sie, dass Sie den Speicherplatz auf Ihrem Computer erhöhen müssen oder sollten Sie lieber dabei auf einen dedizierten Server oder ein externes NAS System setzen? Müssen Sie weitere Scanner kaufen? Was wird das kosten? Das Budget sollte all diese Ausgaben beinhalten.

Schritt 3: Entscheiden Sie, wo die Informationen gespeichert werden sollen

Wenn Sie bereits entschieden haben, dass Ihre physischen Dateien jetzt zu digitalen Dateien werden, stellt sich sofort die Frage, wo Sie diese digitalen Dateien speichern werden. Werden Sie diese in einer Datenbank lokal oder auf einem externen NAS Gerät speichern?

Zusammenarbeit PaperOffice und NAS von Synology

Oder möchten Sie die Datenspeicherung bzw. die Datenbank erst gar nicht in Ihrem Unternehmen stehen haben, um Brand, Raub usw zu vermeiden jedoch kommt das Einsetzen einer Cloud-Lösung für Sie aus rechtlichen Gründen erst gar nicht in Frage. Dann bietet sich natürlich die Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server, welcher alleine Ihnen zugeteilt wird, sehr gut an.

Dedizierter Server in Deutschland sorgt für Datensicherheit und papierloses Büro
Dedizierter PaperOffice Server bei Strato in Berlin

Diese Auswahl hängt von Ihren Bedürfnissen, Ihrer Arbeitsweise und den Ressourcen Ihres Unternehmens ab.

Unser Tipp: Nutzen Sie keine externe Cloud, denn der Einsatz einer Cloud ist nie sicher. Wir pflegen immer zu sagen – die Cloud ist der Speicherplatz von jemanden anderen. Sie möchten doch nicht Ihre ganzen Informationen und somit Ihr wertvollstes Gut in Hände fremder Menschen legen, oder?

Schritt 4: Rechnungen digitalisieren und die papierlose Buchhaltung schrittweise umsetzen

Auch die Ausstellung von Rechnungen als solche ist eine Sache des papierlosen Büros, wenn auch nicht nur in diesem Zusammenhang zu sehen. Digitalisierung und sachgerechte Verarbeitung sind ein Problem und müssen auch gut geplant und umgesetzt werden.

Wer seine Rechnungen digital pflegt und auch seine digitale Buchhaltung erstellt, erkennt größere Einsparpotenziale und kann den allgemeinen Buchhaltungsprozess effizienter gestalten. Auch hierfür gibt es mittlerweile zahlreiche Workshops auf unserem YouTube-Kanal sowie weitere Artikel, die Ihnen helfen, effizienter und gesetzeskonformer zu arbeiten.

Das spart Zeit und somit Geld.

Tipp Nr. 8- Konsequent bleiben

Der Anfang ist immer schwer, denn jahrelang einstudierten Prozesse sind vorerst neu. Fallen Sie nicht in das alte Muster zurück.

Bleiben Sie konsequent und erleben das papierlose Büro.

Tipp Nr. 9- Fazit

Betriebliche Prozesse werden von nun an transparent und nachvollziehbar.

Die Software PaperOffice speichert Ihre elektronischen Dokumente mit Bezug auf zugrunde liegenden Vorgang und zusätzlicher Dokumenten Verschlagwortung. Auf diese Weise bringt das papierlose Büro nur Vorteile für Ihr Business, Sie können dank PaperOffice Ihre Kundenbeziehungen transparenter gestalten. Jeder Vorgang wird auf die eine oder andere digitale Art gelöst, digitale Workflows und Automatisierung helfen Ihnen dabei.

Es spart Zeit und Arbeit und erhöht die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse. Nutzen Sie doch alle Vorteile für ein papierloses Büro.

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PaperOffice DMS, mit Automatische Verschlagwortung und Vervollständigung AutoFill die Daten im Griff

automatische Verschlagwortung mit KI PIA

Ein gutes Dokumentenmanagement System hat eine wortwörtliche Kernkompetenz, das Management von Dokumenten. Grundsätzlich bedeutet dies zunächst die ordnungsgemäße Archivierung von geschäftlichen Unterlagen der unterschiedlichsten Art. Dafür genügt ja eigentlich ein System, wie es etwa in Bibliotheken verwendet wird, wo die Einteilung einerseits nach Sachgebieten und andrerseits nach dem guten alten Alphabet und hier wiederum nach Anfangsbuchstabe vom Titel oder Verfasser funktioniert.

In der Regel kommt noch eine kurze Inhaltsangabe sowie Stichworte zum Urheber/in dazu. Für geschäftliche Bereiche ist dies jedoch nicht wirklich zielführend, denn geschäftliche Korrespondenz tritt in noch weit größeren Massen auf, als dies etwa jährliche Buch-Neuerscheinungen tun. Die Kriterien zur Archivierung geschäftlicher Unterlagen müssen weitreichender und wesentlich differenzierter sein.

Warum PaperOffice DMS und AutoFill?

Der Begriff der Verschlagwortung beinhaltet im Dokumentenmanagement die Erfassung eines Dokuments nach dessen Inhalt, wobei sogenannte Schlagworte oder auch Stichworte erfasst und katalogisiert werden. Selbstverständlich gehören auch weiterhin die traditionellen Mechanismen einer Archivierug, Sortierung nach Eingangsdatum, Name, Adresse und Form (Rechnung, Frachtbrief etc) mit dazu.

In PaperOffice DMS erfolgt dies alles gleichzeitig im Segment AutoFill, sobald ein Dokument binär vorliegt und für die Archivierung an PaperOffice übergeben wird. Zuständig für die Verschlagwortung in PaperOffice ist die Software-eigene KI PIA. Diese künstliche Intelligenz (KI) arbeitet mit einer ganzen Reihe unterschiedlicher Algorithmen, mit deren Hilfe die zunächst relevanten Daten erfasst und in einer Ablagemaske aufgeführt werden. Dabei muss PIA nicht erst darauf trainiert werden, was die KI denn im Einzelnen erfassen soll. Geschäftliche Korrespondenz unterliegt vielerlei Normen bezüglich Inhalt und Form. Diese Normen sind in AutoFill von PaperOffice bereits enthalten.

PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch. Mehr als 13 verschiedene Werte kann PIA automatisch erkennen und extrahieren wie z.B. Dokumentdatum, Dokumenttyp, Schlüsselwörter, Dokumentsprache und Belegdaten wie Summen und Währung. Sie können anschliessend die Werte prüfen und bei Bedarf korrigieren bzw. ergänzen. Dieser Vorgang kann manuell oder auch automatisch im Hintergrund erfolgen.

In der IT wird dies automatische Indexierung genannt, wobei PaperOffice eine Volltextindizierung anwendet. Hierbei werden bis auf sogenannte Stopwörter alle Wörter eines Dokuments erfasst. Stoppwörter sind beispielsweise häufig vorkommende Wörter wie beispielsweise „von, und, auch, oder“. Der oder die Anwenderin von PaperOffice kann natürlich auch manuell in die Verschlagwortung eingreifen und die Ablagemaske entsprechend verändern. Letztlich bildet die Verschlagwortung durch AutoFill den Index für die in PaperOffice integrierte Suchmaschine.

PaperOffice und AutoFill für BigData

Dokumente sind immer auch Daten. Die Menge an Dokumenten und damit auch an Daten nimmt gerade in Unternehmen aufgrund der immer umfassenderen IT-Technologie kontinuierlich zu. Während der Mensch selbst mit dieser Menge an Daten restlos überfordert ist, kann die entsprechende Software diese Daten aufbereiten, um sie zielgerichtet anzuwenden. In diesem Sinne ist das Segment AutoFill in PaperOffice DMS nicht einfach nur ein sehr präzise arbeitendes Archivierungssystem. Es verhilft jedem Unternehmen zur eigenen BigData.

Dies lässt sich in vielen unternehmerischen Bereichen nutzen, denn Geschäftskorrespondenz enthält immer auch Daten, deren Bedeutung sich oft erst in zweiter oder dritter Instanz erschließt, beziehungsweise erst im Zusammenhang bestimmter Muster. So sind die Daten aus AutoFill im Verkauf wie im Einkauf nützlich, aber auch zur Verbesserung der eigenen geschäftlichen Infrastruktur und nicht zuletzt kann das eigene BigData aus PaperOffice AutoFill zur Prognose von Geschäfts- oder Produktentwicklungen verwendet werden. Jede Entscheidung beruht auf Information, selbst das sogenannte „Bauchgefühl“ ist im Grunde eine Entscheidung auf Grundlage von Informationen. PaperOffice DMS mit Autofill sorgt dafür, das genügend Informationen für die richtige Entscheidung zur Verfügung stehen.

PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.

Pressemitteilung wurde auf Portalderwirtschaft veröffentlicht:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/346853/paperoffice-dms-mit-automatische-verschlagwortung-und-vervollstaendigung-autofill-die-daten-im-griff.html

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Digitalisierung in der Automobilindustrie – PaperOffice für Automobilbranche und KFZ-Handel

Der weitaus größte Teil der Branchen findet sich in den KMUs, den Klein- und Mittelbetrieben Deutschlands. Diese machen mit einem Anteil von über 95 % zugleich das wirtschaftliche Rückgrat der Bundesrepublik aus. Sie sind bezüglich der Digitalisierung aber auch in gewisser Weise die Sorgenkinder der Nation.

Während in Großbetrieben mit mehr als 250 Mitarbeitern der Digitalisierungsgrad sehr hoch ist, scheuen die Führungskräfte in den KMUs den administrativen Umstieg. Die zwei an den häufigsten angegebenen Gründen hierfür sind die hohen Implementierungskosten der benötigten Software und der damit verbundene Zeitaufwand. Das basiert wiederum auf dem Umstand, dass die ersten Verwaltungsprogramme für Großbetriebe geschrieben wurden und dementsprechend eine Komplexität besitzen, die bezahlt werden soll.

Dabei ist es bekannt, dass die Automobilindustrie in der Automatisierungs-Rangliste der Produktion ganz oben steht, so, dass neueste Maschinen und Roboter eingesetzt werden. Dabei bedeutet eine digitale Transformation innerhalb eines Unternehmens nicht nur den Einsatz neuester Techniken „unter der Motorhaube“.

Ganz entscheidend sind Dokumenten- und Informationsverwaltung sowie deren Austausch zwischen den technischen und kaufmännischen Bereichen. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems werden Prozesse standardisiert und optimiert. Eine schnelle und kundenorientierte Prozessbearbeitung solcher Bereiche, wie Beratung, Verkauf, Originalteile und Zubehör, Werkstatt und Gewährleistungsprozesse wird dadurch ohne zeitraubenden Systemwechsel mit fehlerintensiven Prozessschritten möglich. Dadurch wird das Kundengespräch effektiver geführt.

Ersatzteile, Reparatur- und Wartungstermine, Fahrzeugein- und Verkauf sowie Kundenpflege. Der Verwaltungsaufwand ist groß in der Autobranche. Beseitigung aller zeitraubenden Engpässe und Schaffung klarer Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge, Fahrzeugbriefe, Bescheinigungen oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

So sorgt etwa das DMS PaperOffice seit seiner Geburt im Jahr 2002 kontinuierlich dafür, das weltweit in rund einer Million Unternehmen aus analogen Aktenbergen und großen Akten-Archiven digitale Speicher werden, deren Inhalte sich vom Laptop oder dem Tablet aus bequem abrufen lassen. Das spart nicht nur Platz, sondern vor allem viel Zeit und PaperOffice bringt so ganz nebenbei die Wirtschaft dem Ziel des papierlosen Büros ein Stück näher, was nicht nur Unternehmer oder Angestellte freut, die nicht mehr in staubigen Kellerarchiven alte Akten rauskramen müssen.

Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen.

Es darf in aller Bescheidenheit auch erwähnt werden, dass die Software PaperOffice mit dazu beiträgt, die Welt nachhaltiger zu machen.

PaperOffice DMS tritt mit intuitiver, leicht erlernbarer Bedienbarkeit und damit geringerem Zeitaufwand, geringen Kosten und einer hohen Anpassungsfähigkeit an die jeweilige Branche entgegen.

Zugleich räumt PaperOffice im Netzwerk oder im Einzelplatzrechner auf, indem Dubletten gesucht werden. Doppelt oder mehrfach abgelegte Schriftstücke sind oft ein Problem und dies Branchenübergreifend, nicht nur in der Automobilindustrie.

PaperOffice macht daraus ein Dokument, das eine einsehbare Historie besitzt. Vereinfachte Exportfunktionen, ein effizientes Workflowmanagement, eine blitzschnelle Suchmaschine, präzise OCR-Texterkennung, leichte Integration in die Datenbanken von Synology NAS und QNAP NAS, automatische Verschlagwortung und Erkennung und eine unknackbare Verschlüsselung sind weitere Elemente von PaperOffice, der Dokumentenverwaltungssoftware, die in jeder Branche zu Hause ist.

Mit PIA, der eingebauten KI, lassen sich Dokumentenvorlagen und Ablagemasken nach den Grundsätzen der GoBD erstellen.

PaperOffice zu nutzen, bedeutet auch ein großes Stück mehr Sicherheit vor unerlaubten Zu- und Angriffen auf die Daten des jeweiligen Unternehmens.

Der Umstieg auf das PaperOffice Dokumentenmanagement System ermöglicht den Unternehmen in der Automobilbranche digitale Prozesse zu realisieren, Informationen zu bündeln, Workflows und Abläufe zu automatisieren und einfach einen klaren Überblick über Dokumente und Dateien zu bekommen. Der unmittelbare Zugriff auf Dokumente ist, durch Werkzeuge wie eine Volltextsuche, natürlich ebenfalls problemlos sichergestellt.

Mit PaperOffice muss der Einstieg in die digitalisierte Administration also weder teuer noch zeitraubend sein.

Pressemitteilung wurde veröffentlicht auf Portalderwirtschaft:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/346143/digitalisierung-in-der-mobilindustrie-paperoffice-fuer-automobilbranche-und-kfz-handel

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PaperOffice DMS, automatisierte Dokumenten Ablage mit KI PIA

Gottfried Wilhelm Leibniz war ein Universalgelehrter des 17. Jahrhunderts, der sich gleichermaßen der Philosophie wie den Naturwissenschaften widmete. Er war zudem der Erste, der eine Rechenmaschine baute und er beschäftigte sich schon damals mit dem Binär-System. Leibniz schuf die Grundlagen für die Computer der heutigen Zeit und einer seiner Aussagen bezog sich Sinngemäß darauf, das es doch besser ist, eine Rechenmaschine zu nutzen, als die Zeit mit Rechenarbeiten zu verschwenden.

So basiert die Dokumentenerkennung in der Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice DMS letztlich auf den Erkenntnissen von Gottfried Wilhelm Leibniz, geboren am 1. Juli 1646 in Leipzig.

Dokumentenerkennung und deren Zuordnung ist in vielen Unternehmen noch heute eine Sache, die quasi händisch erledigt wird. Das Dokument am Rechner aufrufen oder, wenn es in Briefform vorliegt, zunächst einscannen und dann ablegen. Mit der automatisierten Dokumentenerkennung von PaperOffice DMS lässt sich hier viel Handarbeit und damit Zeit einsparen.



Gut, das Einscannen analoger Dokumente bleibt wohl vorerst ein Akt, bei dem der Mensch seine Rolle als mechanischer Gehilfe beibehalten wird. Doch nach dem Wandel in einen binären Code kann jedes Dokument, gleich welchen Formats, automatisiert bearbeitet werden. Leibniz hätte fraglos seine Freude daran, wie in PaperOffice DMS seine mathematischen Ideen und Erfindungen in der Realität ihre Anwendung finden.

Verfügbare Workshops zum Thema Automatisierung auf YouTube

Was bedeutet automatisierte Dokumentenerkennung?

Gerade im Geschäftsverkehr bestehen schon seit langem sogenannte Standards, die die Gestaltung von Dokumenten beeinflussen. So etwa die einheitliche Nutzung von Papier der Größe DIN A4, aber auch die Anordnung von Adressfeldern usw. In PaperOffice DMS können vordefinierte Ablagemasken erstellt werden, mittels derer Hilfe Dokumente mit identischem Aufbau erkannt und automatisiert zugeordnet werden. Das funktioniert sowohl durch Texterkennung, etwa eine gleichbleibende Adresse, als auch optisch, beispielsweise ein gleichbleibendes Logo.

Doch die intelligente Erkennung von Dokumenten in PaperOffice DMS geht noch einen Schritt weiter. Mit ihr ist es möglich, Dokumentenvariablen zu erkennen und diese ebenso nicht nur richtig zuzuordnen, sondern als Variablen für weitere Aufgaben zu nutzen. Basis dafür ist das, was in der theoretischen Informatik kurz Regex oder regulärer Ausdruck genannt wird. In der Umsetzung bedeutet dies zum Beispiel, das eine Rechnung als die Rechnung der Firma XYZ erkannt und von der Dokumentenerkennung dem Ordner der Firma XYZ in PaperOffice DMS zugeordnet wird.

Nun enthält diese Rechnung meist mehrere Variablen, etwa das Datum und der Rechnungsbetrag, beide weichen von zuvor eingegangenen Rechnungen der Firma XYZ ab, besitzen aber eine Zeichenkette, die den syntaktischen Regeln wie in den Vorgängerrechnungen entsprechen. Dies zu erkennen, ist in PaperOffice DMS die Aufgabe der künstlichen Intelligenz PIA. Mit etwas Humor kann PIA als die Ururururur-Enkelin von Leibniz angesehen werden, die dessen Überlegungen zur Matrix umsetzt.

Die KI PIA macht aber noch mehr. Sie ist in der Lage, die erkannten Variablen aufzubereiten. Die verschiedenen Rechnungsbeträge der Firma XYZ lassen sich so nach Datum sortiert summieren oder in intervallmäßig erstellte Geschäftsberichten einfügen, was im Übrigen auch durch PIA erfolgen kann. Es müssen nicht unbedingt Rechnungsbeträge sein.
PaperOffice DMS erlaubt es, jegliche Arten von Ablagemasken zu erstellen, womit es in der Anwendung keine Grenzen gibt und Ihnen somit nicht nur grenzenlose Anwendungsmöglichkeiten verschafft sondern auch den Arbeitsalltag erleichtert und allen Anforderungen des Gesetzgebers entspricht.

PaperOffice PIA realisiert die autonome automatische Ablage.


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PaperOffice DMS und DATEV

Reibungsloser Datenfluss

Belege sammeln und aufbewahren. Ein Vorgang, der jeder oder jede Selbstständige verinnerlicht hat. In früheren Zeiten, manchmal aber auch noch heute, wurden diese Belege irgendwann vor der Abgabe der Steuererklärung an den Steuerberater übergeben. In einer ordentlichen Buchhaltung nach Datum und Belegart abgeheftet, mitunter aber auch als „Sammlung“ im Schuhkarton, was für den Steuerberater oder dessen Angestellte bedeutete, den ganzen Wust erst einmal zu entwirren. Inzwischen ist die analoge Sammlung im Karton eher selten geworden und das auch Dank cleverer Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice DMS.

Dokumentenmanagement System PaperOffice ist ideal für alle kleinen und mittleren Unternehmen sowie branchenspezifische DMS Lösungen, sorgt für das ideale digitale und papierlose Büro. Datev

Viele Steuerberater sehen es inzwischen nicht mehr gerne, wenn ihre Mandanten unzählige Belege ungeordnet übergeben, denn es kostet unnötig viel Zeit, da Ordnung hineinzubringen. Dabei bietet sich die Digitalisierung und Aufbereitung der Belege zur steuerlichen Veranlagung mit all ihren Vorteilen an. Selbst der Gesetzgeber in Gestalt des Bundesministeriums der Finanzen ebnete inzwischen den Weg zur digitalen Übersendung von Belegen an den Steuerberater oder auch direkt ans Finanzamt. Allerdings wissen die meisten Unternehmer die Dienste der Steuerberater zu schätzen, denn nur deren Fachwissen hilft durch den Steuerdschungel. Im eigenen Betrieb hilft wiederum PaperOffice DMS dabei, analoge Belege zu digitalisieren und für die Weiterleitung vorzubereiten. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei die Übereinstimmung der Angaben mit den Vorgaben der DATEV.

Was ist DATEV eigentlich?
Im Jahr 1966 gründeten 65 Steuerbevollmächtigte des Kammerbezirks Nürnberg die DATEV, eine eingetragene Genossenschaft, um die Buchführung der Mandanten mittels EDV erledigen zu können. Zu dieser Zeit waren Computer auch in Firmen eine seltene, personalintensive und sehr teure Angelegenheit. Zugleich führte die deutsche Bundesregierung zwei Jahre nach der DATEV-Gründung die Mehrwertsteuer ein. Dadurch wurden steuerliche Vorgänge in den Unternehmen zu sehr komplexen Angelegenheiten, die sich mithilfe der Rechner besser erledigen ließen. Für diesen Zweck unterhielt die DATEV ein Rechenzentrum. Im Laufe der Jahre schlossen sich praktisch alle in Deutschland tätigen Steuerberater der DATEV an. Inzwischen unterhält die DATEV zwei Rechenzentren, in denen die Finanzbuchführung für rund 2,5 Millionen Betriebe erfolgt, wobei etwa 13 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen pro Monat erstellt werden.

Natürlich besteht heute aufgrund der enorm gestiegenen PC-Rechenleistung sowie entsprechender Software nicht mehr unbedingt die Notwendigkeit, die DATEV bezüglich Buchhaltung oder Gehaltsabrechnung in Anspruch zu nehmen, aber in den DATEV-Rechenzentren bündeln sich inzwischen über 200 Institutionen wie Finanzverwaltungen, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Banken und statistische Ämter. Mithilfe der DATEV können Steuerberater viele Aufgaben aufgrund der bestehenden Schnittstellen schneller und sachgemäßer ausführen, als wenn sie mit jeder einzelnen Institution in Kontakt treten.

PaperOffice macht Belege DATEV-Konform

Die in PaperOffice DMS integrierte Hochleistungs-OCR-Texterkennung steht am Anfang des Vorganges, wenn ein analoger Beleg, beispielsweise eine postalisch übersandte Rechnung, eingescannt und von PaperOffice erfasst wurde. Im Weiteren übernimmt nun PIA die Bearbeitung. PIA steht für PaperOffice intelligente Ablage und ist eine KI. Die sehr lernfähige PIA ist in der Lage, Stammdaten und Datensätze zur Übermittlung an den Steuerberater anzulegen, wobei die auszufüllenden Formularfelder individuell erstellt werden können. So etwa neben Belegnummer, Datum und Kostenstelle eine fast unbegrenzte Anzahl weiterer Felder, exakt zugeschnitten auf die individuellen Anforderungen des Betriebes. Dabei ist PIA in der Lage, jeden weiteren Beleg vom selben Absender zu erkennen und automatisch richtig einzuordnen. Das PIA die vorhandenen Daten natürlich auch für Auswertungen nutzen kann, ist selbstverständlich.

Wenn es dann wieder so weit ist, können die Datensätze per Klick in Form von Listen an den Steuerberater übersandt werden, natürlich alles gemäß der GoBD und ganz ohne analoges Beleg-Sammelchaos.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://trendkraft.io/it-software/paperoffice-dms-und-datev-reibungsloser-datenfluss/

Synology NAS und PaperOffice

Sicherheit im Netzwerk

Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein Datenspeicher für Netzwerke. So wie die Geräte von Synology, dem weltweit führenden Unternehmen in diesem Bereich. Zusammen mit PaperOffice, dem bekannten Datenverwaltungssystem, bildet es eine funktionale und sehr sicherere Einheit für das Intranet eines Unternehmens.

Dokumentenmanagement System PaperOffice sorgt für die Sicherheit in Ihrem Netzwerk dank Synology NAS und ein ideales papierloses Büro
PaperOffice sorgt für die Sicherheit in Ihrem Netzwerk und ein papierloses Büro

Im Internet finden sich verschiedene Anbieter von Speicherplatz in einer Cloud. Diese zu Nutzen, besitzt Vorteile, aber auch Nachteile. Der größte Nachteil ist fraglos die Übergabe der Daten in dritte, in fremde Hände. Auch wenn versprochen wird, dass die hinterlegten Dokumente absolut sicher sind, so kann dies kein Unternehmen dieser Welt zu 100 % garantieren. Nicht nur Hackerangriffe können die Datensicherheit gefährden, je nach Sitz des Cloud-Anbieters können es die jeweiligen Landesgesetze den entsprechenden Behörden und Unternehmen ermöglichen, völlig legal die Inhalte abzugreifen. Ein leider schlechtes Beispiel sind hierbei die USA. So warnte das renommierte Computermagazin „c’t“ bereits im April 2017 vor US-Clouds, da deren Datenschutz unter Fachleuten als sehr gering eingestuft wird. Aber auch in der EU oder in Deutschland sind jederzeit Datenlecks möglich, sei es aus Schlamperei beim Betreiber der jeweiligen Cloud oder sei es aus geheim gehaltenen Befugnissen europäischer Geheimdienste.

Die vernünftige Lösung für Unternehmen ist deshalb die Einrichtung eines Intranets mit einem gemeinsamen Server für alle eingebundenen Terminals. Der NAS bildet dabei das Herz der Hardware, den zentralen Datenspeicher. Zugleich ist PaperOffice Team der bildlich gesprochene Verstand des Firmen-Intranets.

Die Funktionsweise von NAS und PaperOffice

Der zentrale Mittelpunkt eines Datenverwaltungssystems wie PaperOffice sind logisch aufgebaute Datenbanken, deren Struktur höchstmögliche Sicherheit, aber auch den blitzschnellen Zugriff erlauben.

PaperOffice macht es seinen Nutzern leicht, die bisher auf Festplatten von Laptops oder Desktop-PCs liegenden Daten auf einen gemeinsam genutzten Datenspeicher, den NAS, umzuziehen. So stehen alle Dokumente eines Unternehmens immer zur Verfügung und nicht nur dann, wenn der betreffende Kollege gerade seinen Rechner am Laufen hat und den Datenzugriff erlaubt. Natürlich sind auch auf dem NAS hierarchische Ebenen möglich, also die Einrichtung von unterschiedlichen, passwortgeschützten Zugriffsebenen.

Für die Kommunikation zwischen den dem Netzwerk angeschlossenen Rechnern und dem NAS werden Datenbanken genutzt. Auf der Seite der Terminals sind dies mySQL-Datenbanken, in die alle Informationen abgespeichert werden, die später auf den NAS umziehen sollen. Das können Daten von der Festplatte sein genauso wie eingescannte Dokumente, um auch analoge Formate zu digitalisieren. Wenn schon ein NAS-gestütztes Intranet eingerichtet wird, sollte auch das papierlose Büro realisiert werden. Mit PaperOffice  geht das ganz leicht.

Von der mySQL-Datenbank aus werden die hier abgespeicherten Informationen an die Datenbank auf dem NAS transferiert. Dabei handelt es sich um das Datenbankmanagementsystem MariaDB 10, das unter anderem von PaperOffice, aber auch Synology genutzt wird.

Sicherheit geht vor

Schon beim Abspeichern der Daten in der mySQL-Datenbank werden diese verschlüsselt, und zwar mit einem AES-1024bit-Schlüssel. Diese extrem sichere Verschlüsselung wurde ursprünglich für militärische Zwecke eingesetzt. Eine zweite Sicherheitsstufe bezieht sich auf Windows-Betriebssysteme. Üblicherweise wird unter diesen Betriebssystemen beim Abspeichern ein Datenverzeichnis angelegt. Das ermöglicht beispielsweise einer Spionage-Software Einblick zu erhalten, was denn abgespeichert wurde. Quasi ein Inhaltsverzeichnis für Diebe. Unter PaperOffice und Synology NAS kann Windows kein Datenverzeichnis anlegen.

Wenn dann alle Daten in MariaDB 10 auf dem NAS-Server angekommen sind, werden diese von PaperOffice nach den Wünschen des Nutzers verwaltet. Sicher und mit Zugriffsgeschwindigkeiten, die wortwörtlich blitzschnell sind.

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Hilfsmittel aller KMUs

Die Weisheit des Schweizer Aphoristikers Ernst Reinhardt, dass der Mensch mit seinen Aufgaben wächst, wird meist nur anteilig zitiert. Tatsächlich lautet der Spruch in seiner Vollständigkeit: „der Mensch wächst mit seinen Aufgaben, aber manchmal wachsen diese schneller als er“. Genau vor diese Problematik sehen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer gestellt, die eine Firma gründeten und Anfangs problemlos in ihre Aufgaben hineingewachsen sind.

Dokumentenmanagement System PaperOffice ist ideal für alle kleinen und mittleren Unternehmen sowie branchenspezifische DMS Lösungen, sorgt für das ideale digitale und papierlose Büro

Für die meisten selbstständigen Personen, die mit ihrem Betrieb auf Wachstumskurs sind, kommt dann der Zeitpunkt, wo die Aufgaben schneller wachsen. Im Besonderen in der Verwaltung und der Buchhaltung. Dann ist es Zeit, sich Hilfe ins Haus zu holen, am besten eine Hilfe, die ihre Effektivität seit langem unter Beweis stellt und dazu noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt. PaperOffice DMS ist genau diese Hilfe für Unternehmer und Unternehmerinnen.

Digital-analog-digital, was denn nun?

Gerade heute, in einer Zeit, in der immer mehr analoge Vorgänge digitalisiert werden, sehen sich viele Betriebe gezwungen, zweigleisig zu fahren. Nur zu gerne könnten alle anfallenden Vorgänge in der Verwaltung auf die digitale Ebene verlagert werden und vieles befindet sich bereits dort. Die Kommunikation über Datenleitungen ersetzt beispielsweise zum größten Teil den Austausch über den Postweg, aber eben nicht vollständig. Speditionen kämpfen nach wie vor mit Frachtbriefen aus Papier und viele Belegarten in der Buchhaltung tauchen zuerst als ausgedruckte Dokumente auf. Nun wäre das nicht so problematisch, wenn analog einfach analog und digital einfach digital bleiben würde. In der Realität besteht jedoch das Paradoxon, das Dokumente digital erstellt, dann ausgedruckt und analog weitergeleitet werden, siehe Frachtbriefe bei Speditionen, um beim Empfänger wieder digitalisiert zu werden. Zwischendrin sorgt der Gesetzgeber für ein bisschen Belebung und macht Vorgaben zur Archivierung sowohl auf analoger als auch auf digitaler Ebene. Dieses „geordnete“ Chaos wird so lange bestehen, bis sich das Papierwesen aus den Unternehmen verabschiedet hat. Es bedarf jedoch einer Kristallkugel und einer sehr guten Wahrsagerin, um den Termin dafür vorherzusagen.

Kontoauszüge

Ausgangsrechnungen

Eingangsrechnungen

Gehaltsabrechnungen

Spesenbelege

Inventurlisten

Materialentnahmescheine

Quittungen

Das Team von PaperOffice DMS arbeitet bereits seit über 17 Jahren daran, die Dokumentenmanagementsoftware so perfekt wie möglich den Bedürfnissen von Unternehmen anzupassen, ob nun der 1-Mann-Betrieb, der klassische Mittelständler als Rückgrad unserer Wirtschaft oder der Großbetrieb mit mehreren Standorten. Gleichzeitig sind eine günstige Kostenstruktur und die einfache Handhabung der Software zusätzliche Aspekte, die bei PaperOffice DMS zum Tragen kommen.

Dabei werden die gesetzgeberischen Vorgaben beständig im Auge behalten und, wenn möglich, vorausschauend gearbeitet. So implementierte PaperOffice bereits vor der Einführung der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung digitaler Daten, die entsprechenden Werkzeuge und Sicherungsmechanismen in die Software. Gleichzeitig führte PaperOffice die Anwendung künstlicher Intelligenz ein. Mithilfe der KI können aus eingescannten Belegen entsprechende Stammdaten zur Automatisierung der Vorgänge erstellt werden, wobei die ordnungsgemäße Archivierung des Originals immer gewahrt bleibt. Genau genommen ist PaperOffice sogar päpstlicher als der Papst, aber nicht etwa im Sinne einer unnötig komplizierten Vorgehensweise, sondern in Bezug auf die Sicherheit. PaperOffice empfiehlt seinen Kunden den Einsatz interner Speicher, etwa einem NAS von QNAP, denn in der heute so beliebten Cloud von Drittanbietern stecken Gefahren, die einzugehen ein unnötiges Risiko darstellen. 

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/329700/paperoffice-dms-das-hilfsmittel-aller-kmus.html

PaperOffice – nichts geht verloren

Von Erfahrung profitieren

Für viele Menschen auf der Erde ist die Startseite der global gesehen größten Suchmaschine, Google, ein täglich vertrauter Anblick, fast schon ein Stück Heimat in der digitalen Welt. Dabei ist sie gerade erst 21 Jahre alt geworden. Aus biologischer Sicht fast noch ein Jugendlicher, in Anbetracht des selbst noch jungen digitalen Zeitalters jedoch eine gestandene Erscheinung. Zu diesen mitten im digitalen Leben stehenden Programmen darf sich gleichermaßen Paperoffice DMS zählen. Im Jahr 2002 und damit nur vier Jahre nach Google aus der Taufe gehoben, vertrauen inzwischen über 900.000 Unternehmen, Behörden, Vereine und Privatleute auf diese Dokumentenmanagementsoftware.

Dokumentenmanagement System PaperOffice sorgt für die Sicherheit in Ihrem Netzwerk dank Synology NAS und ein ideales papierloses Büro. Die Komplettlösung: Dokumente archivieren und verwalten
mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung

Wohl kaum ein anderes als das digitale Zeitalter musste in solcher Geschwindigkeit Höhen und Tiefen erleben. Die Anzahl der Firmen und Start-ups, deren Geschäftsidee im Bereich IT und Internet lagen, die gegründet und nur wenig später wieder sang- und klanglos verschwanden, geht wohl ins Unendliche. Noch heute ist zumindest entfernt der Knall zu hören, als um die Jahrtausendwende die Dotcom-Blase platzte. Dabei wurde nicht nur unglaublich viel Geld verbrannt, so manche IT-Firma brachte mit ihrem Verschwinden auch ihre Kunden in Schwierigkeiten. Spezielle Dateiformate, unlösbare Verschlüsselungen oder auf einmal fehlende Updates konnten wie schwarze Löcher wichtige Firmen-Daten auf immer verschlucken.

Keine schwarzen Löcher mit PaperOffice DMS

Die Wahrscheinlichkeit, dass heute eine IT-Firma bei einer Insolvenz großen Schaden anrichtet, ist fraglos geringer geworden, aber keineswegs unmöglich. Auch PaperOffice ist eine gut aufgestellte IT-Firma in einem gesunden Umfeld mit hohen Wachstumsraten. Trotzdem gehört zu den Grundsätzen betriebswirtschaftlichen Denkens auch die Annahme des absolut schlechtesten Szenario. Dies führte bei PaperOffice zur Überlegung, wie der Kunde seinen Datenstamm unversehrt zurückerhält, wenn wirklich alle Stricke reißen. Die Antwort darauf ist das in PaperOffice integrierte Modul MassExport.

Gut, in erster Linie ist der PaperOffice MassExport nicht dem „worst case“ zugedacht, sondern vielmehr dem vereinfachten Export von Daten aus PaperOffice heraus. Aus Sicherheitsgründen arbeitet PaperOffice DMS mit einem eigenen Format und auf einem sehr hohen Verschlüsselungsniveau. Dies hält ungebetene Gäste fern, etwa Hacker, die mittels Ransomware einen Erpressungsversuch starten wollen. Ein aktuell brandheißes Thema. Doch ist sich das Team von PaperOffice bewusst, das die üblichen Dateiformate herkömmlicher Office-Software immer wieder benötigt werden, zum Beispiel in der Kommunikation mit Geschäftspartnern.

Ein Klick genügt mit MassExport

Wenn etwa der Steuerberater die Umsatzzahlen des letzten Quartals anfordert, so ist in der Regel vereinbart, dass diese als CSV- oder auch XML-Dateien übermittelt werden. Im Dokumentenverwaltungsprogramm PaperOffice werden zwar alle bestehenden Dateiformate umgewandelt und damit auch beispielsweise Excel-Dateien, doch die Information über das ursprüngliche Format geht hierbei nicht verloren. In der praktischen Anwendung gestaltet es sich so, das der oder die in PaperOffice angemeldete Nutzerin mit nur einem Klick ganze Ordner inklusive Unterordner und deren Inhalte mittels MassExport in das erste Format zurückverwandeln. Das funktioniert genauso mit einem einzelnen Ordner oder auch nur mit einem Dokument.

Sicherheit und Transparenz sind bei PaperOffice zwei sehr wichtige Werte, die aber auch Risiken in sich tragen. Darum empfiehlt PaperOffice seinen Kunden, das Risiko zu minimieren, etwa durch die Nutzung eines NAS, eines Network attached Storage, und rät von der Verwendung einer Internet-Cloud durch Drittanbieter als Datenspeicher ab. Der MassExport ist so ein funktionales Werkzeug von Paperoffice für alle Fälle, auch den Schlimmsten, der aber eher unwahrscheinlich ist.

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