Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung der Papier-Dokumente- so machen Sie es garantiert richtig

Digitalisierung oder auch digitale Transformation Ihrer Papierunterlagen ist die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

Im aktuellen Beitrag erläutern wir die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung, listen die Funktionen auf und beschreiben die Auswirkung einer erfolgreichen Umsetzung.

Während die ganze Welt immer mehr „digitalisiert“ brauchen immer mehr Unternehmen, vor allem KMUs, einen „Schubs“, um damit anzufangen. Denn viele graulen sich bereits beim bloßen Gedanken dem Thema zu widmen oder sich damit zu befassen.

Im aktuellen Artikel zeigen wir Ihnen, dass der Übergang von Papierdokumenten zu digitalen Dokumenten viel einfacher ist, als es Ihnen in Ihren Alpträumen erscheint. Befolgen Sie unsere Ratschläge es zahlt sich für Ihr Unternehmen aus.

Zu einem gewissen Teil ist das analoge Archiv selbst heute noch eine Notwendigkeit. Es besteht jedoch zu 99 % keine Notwendigkeit mehr, damit auch zu arbeiten. Im Gegenteil, bedrucktes Papier ist ein Anachronismus, der entweder aus alter Gewohnheit oder rein technisch nur deshalb aufrechterhalten wird, weil bestimmte Dokumente in der Form erhalten bleiben müssen, in der sie ausgefertigt wurden, etwa Urkunden oder Verträge. Doch auch diese lassen sich einscannen, um mit ihren jeweiligen Inhalten am Rechner zu arbeiten.

Der tatsächlich vorgenommene Gang zum Archiv, die Suche in Regalen oder Aktenschränken, die Herausnahme des Dokuments, das Arbeiten damit und das zurückbringen und wiederum einordnen ins Archiv. Schon die Beschreibung und das Lesen dieses Vorgangs kostet viel Zeit. Das digitale Archiv dagegen aufzurufen, kostet ein paar Klicks, mehr nicht.

Bevor wir uns den Vorteilen zuwenden, lassen Sie uns die folgende Frage beantworten:

Warum ist es wichtig, bei diesem Thema der Digitalisierung nicht zurückzubleiben?

Sicher ist Ihnen als eine verantwortliche Person bewusst, dass analoge Unterlagen einfach nicht mehr zeitgemäß sind. Allerdings sehen Sie auch die Komplikationen, die die Umwandlung des bestehenden analogen Archivs in digitale Daten mit sich bringt. Denn Dokumente digitalisieren ist mehr als nur ein Trend. Vielmehr ist es die Voraussetzung mittlerweile, um konkurrenzfähig und up-to-date zu all den anderen Unternehmen des gleichen Sektors zu bleiben.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

All die Akten vergangener Jahre, Blatt für Blatt einzuscannen, ein vor allem Zeit- und Personal intensiver Vorgang.

Auf der anderen Seite stehen jedoch die Vorteile der Digitalisierung von Papier-Dokumenten:

  1. Flexibles Arbeiten, egal wo Sie sich befinden
  2. Automatisierungen jeglicher Art dank Workflows
  3. Optimierung aller Arbeitsabläufe
  4. Digitaler Empfang und Versand
  5. Reduzieren der Kosten in allen Bereichen
  6. Vereinfachtes Handling bei Fristen
  7. Schnellere interne und externe Kommunikation
  8. Integration in Büro-Software
  9. Suche von Inhalten mittels Schlagwörtern
  10. Einsparung von Arbeitszeit

Wird die Digitalisierung des analogen Archivs unter diesen Gesichtspunkten betrachtet und eine Gegenrechnung aufgestellt, zeigt sich deutlich, dass sich der Aufwand lohnt und wie beispielsweise eine Investition in eine neue, modernere und schnellere Maschine betrachtet werden sollte. Dabei ist die Liste der oben aufgeführten 10 Punkte keineswegs vollständig.

Hier hatten wir bereits einen Beitrag verfasst, welcher im Bezug zu den Vorteilen der Digitalisierung bzw. digitalen Rechnungsverarbeitung berichtet hatte.

Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Mit PaperOffice einfach gemacht
Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Mit PaperOffice einfach gemacht

Warum gerade KMUs mit der Archiv-Digitalisierung hadern und wie sich der Prozess der Digitalisierung in den täglichen Arbeitsablauf integrieren lässt?

Während in großen Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte benannt sind, die sich mit dem Thema der Umwandlung analoger Dokumente in Vollzeit beschäftigen, fehlt es kleineren und mittleren Firmen meist an Personal-Ressourcen, zumal ja auch eine entsprechende fachliche Qualifikation vorausgesetzt wird. Das jedoch ist ein Fehler.

Es wird weder ein IT-Spezialist benötigt noch ein ausgebildeter Bibliothekar. Was es wirklich braucht, ist die richtige Software und natürlich entsprechende Hardware, wobei es hier auf den Umfang des Archivs ankommt. Mitunter ist die Hardware schon da.

Was bedeutet Digitalisierung von Dokumenten denn im Detail?

Ganz einfach ausgedrückt ist es der Prozess des Ersetzens einer physischen Unterlage, in dem Sinne des Papiers, durch ein digitales Format.

Zumindest rudimentär dürfte den meisten Personen der Vorgang bekannt sein. Ein Dokument wird abgelichtet oder abfotografiert, wozu meist Scanner eingesetzt werden. Es kommt jedoch auf die jeweilige Schnittstelle an. Ein Dokument kann auch per Handycamera digitalisiert werden.

Für viele Unternehmen gehört die Änderung von Papier und Ordnern auf elektronische Formate zu den wichtigsten und auch deutlichen Maßnahmen des Digitalisierungsprozesses.

In PaperOffice haben Sie alle notwendigen Werkzeuge, um Ihre Dokumente zu digitalisieren. Mit PaperOffice müssen Sie Ihr Dokument einfach nur mit Ihrem Scanner einscannen (PaperOffice funktioniert mit jedem), und PaperOffice erstellt eine digitale Version.

Hier erfahren Sie, wie Sie Papierdokumente vom Scanner voll automatisiert archivieren können:

Scandokumente werden über das integrierte Scannermodul ScanConnect hinzugefügt, welches u.a. die Dokument Erfassung von allen Scannern, Multifunktionsgeräten, mobilen Apps und auch Grosskopierern, solchen wie der Firma Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox und weiteren, ermöglicht.

Dabei wird die automatische Versionierung für bereits vorhandene Dokumente berücksichtigt sowie für Massenscans der Dokumentenstapel und Unterteilung danach in einzelne Dokumente die Methode des Scannens dank der Trennseiten unterstützt.

Wenn Sie viele Dokumente einscannen, ist das mit PaperOffice besonders praktisch, da es Trennblätter erkennt und die Dokumente für die Archivierung separiert. Eine großartige Funktion, die besonders nützlich ist, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Dokumenten mit komplexem Format arbeitet, ist, dass PaperOffice eine KI verwendet, um die Inhalte auf Ihren Dokumenten zu erkennen, wie z. B. Summen, Dokumenttypen, Datumsangaben, Kontaktdetails usw.

Hier erfahren Sie min. 15 Gründe, warum Sie ein Dokumentenmanagement zusammen mit Ihrem Scanner einsetzen sollten.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um
Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Wie werden Papier-Dokumente durchsuchbar gemacht?

Nun soll aber der Text auf einem Dokument nicht nur lesbar sein, sondern auch so vorliegen, dass Sie ganz einfach nach einem Textschnipsel suchen können.

Ganz einfach und ohne manuellen Aufwand.

Denn sobald Dokumente in PaperOffice eingefügt werden, übernimmt PIA für Sie all das, was Sie sonst aufhält:

PIA ist die in PaperOffice integrierte KI und bedeutet „PaperOffice Intelligent Ablage“ und wird jedes hinzugefügte Dokument – egal was und egal von wo –

– analysieren und durch die integrierte „computervision“ in sogenannte block chains zerlegen

– texterkennen und durch PaperOffice SmartSpell mit Wörterbüchern abgleichen

sowie anschließend für die integrierte PaperOffice Suchmaschine visuell sowie stichworttechnisch indexieren und katalogisieren.

Das bedeutet, dass PIA Ihnen für Ihre gesamten Informationen eine eigene und leistungsfähige Suchmaschine zur Verfügung stellt, welche sowohl wie klassische Suchmaschine wie Google textbasiert suchen und finden kann, aber auch das ganze visuell beherrscht, also ein Dokument auch visuell vergleichen und erkennen kann.

So werden einmal eingelernte Dokumente durch PIA ab diesem Zeitpunkt automatisch erkannt, was wiederum automatische Regeln und Ablagemasken auslösen kann.

Kann die Dokumentenablage und Erkennung automatisiert durchgeführt werden?

Um eine automatisierte Ablage Ihrer Dokumente und Belege auszuführen, wird das Dokument vorerst in PaperOffice eingelernt. Für die Verschlagwortung und den Ablageort sorgen die Ablagemasken in PaperOffice.

So wird, sobald eine eingelernte Dokumentvorlage erkannt wurde, automatisch eine Ablagemaske ausgelöst, welche für die automatisierte Verschlagwortung und den Ablageort zuständig ist.

Daten werden aus dem Dokument automatisch ausgelesen
Daten werden aus dem Dokument automatisch ausgelesen

Aber Ablagemasken können nicht nur durch eingelernte Dokumentvorlagen automatisch ausgelöst werden- sie können auch manuell im PIA Dialog ausgewählt werden.

PIA kann vollkommen autonom, ohne jegliche Benutzerinteraktion und für eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten diese gemäß den festgelegten Ablagemasken: 

  • automatisch auslesen
  • vollständig verschlagworten
  • durchsuchbar machen
  • Aufgaben und Workflows, die erledigt werden müssen, hinzufügen und überwachen
  • indexieren
  • neue Zielordner-Strukturen erstellen
  • in Ziel Ordner ablegen
  • Vorschaubilder erstellen
  • benötigte eigene Felder selbstständig ausfüllen
  • mit Kontakten verknüpfen und für die Kontaktsuche optimieren
  • Notizen hinterlegen
  • versionieren

Um nur ein Paar Möglichkeiten aufzuzählen.

Einhaltung der GoBD-konformen Digitalisierung und gesetzlicher Vorschriften

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein Dokumentenmanagement System ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bzw. Vorgaben der GoBD.

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Insbesondere durch die revisionssichere hochverschlüsselte Dokumentspeicherung direkt in einer zentralen SQL-datenbank erfüllt PaperOffice alle Anforderungen an Dokumentstandards sowie rechtliche Richtlinien oder dem weltweit höchsten deutschen Standard GOBD. 

Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine GoBD konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, ist deutlich wie noch nie zuvor.

Die Versionierung erfolgt in PaperOffice transparent und jederzeit nachvollziehbar
Die Versionierung erfolgt in PaperOffice transparent und jederzeit nachvollziehbar

Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar

Der Begriff Versionierung lässt sich ganz leicht erklären: Im Großen und Ganzen geht es um die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet hat. Dokumentänderung lässt sich erkennen und als Schattenkopie als neue Dokumentversion speichern.

Gewährleistung der Unveränderbarkeit

Jede Dokumentenänderung legt in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann und von welchem Bearbeiter die Änderung am Dokument erfolgte. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei kann eine Versionierung automatisch oder manuell erfolgen.

Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei muss sichergestellt sein, dass ausschließlich dazu berechtigte Mitarbeiter eine solche Änderung vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.

Die Entwicklung von PaperOffice DMS ist GoBD-konform durchgeführt, so dass Sie die Software nutzen können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie gegen eine Vorschrift verstoßen. Zum Beispiel wird jedes Mal, wenn jemand ein Dokument ändert, eine neue Version dieses Dokuments erstellt. So kann man nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt gehabt hat.

Digitalisieren: Zug um Zug oder Last in – First out

Dass die Digitalisierung analoger Dokumente Vorteile bringt, ist klar aufgezeigt. Wie aber lassen sich die kurzzeitig entstehenden Nachteile reduzieren?

Die eher kostspielige Variante der Digitalisierung besteht darin ein darauf spezialisiertes Unternehmen zu beauftragen. Je nachdem werden die Akten und Ordner aus dem Archiv an die Firma als Frachtgut gesendet, dort digitalisiert und wieder zurückgesandt. Zuvor wurde das Format der zu digitalisierenden Daten festgelegt. Doch wichtige Firmendaten außer Haus geben? Zwar versichern durchweg alle Unternehmen, die sich mit digitaler Archivierung beschäftigen, höchste Vertraulichkeit, Garantien gibt es jedoch keine.

Auf Wunsch rücken die Unternehmen aber auch mit einem Lkw an, auf dem sich Trommelscanner befinden, und digitalisieren direkt vor Ort, auf dem Parkplatz des eigenen Firmengeländes. Das jedoch treibt die Rechnung gewaltig in die Höhe. Der aufwendige Außer-Haus-Einsatz, der je nach Archivgröße mehrere Tage dauern kann, will extra bezahlt sein. 

Zum Glück aller Unternehmen müssen zwar Archive sein, die darin enthaltenen Informationen, ob nun analog oder digital, müssen jedoch nicht alle gleichzeitig verfügbar sein. Das ermöglicht Firmen die Archiv-Digitalisierung Zug um Zug, und zwar nach dem Logistik-Prinzip des Last in – First out. Die zuletzt eingegangen analogen Dokumente digitalisieren Sie zuerst.

Der Grund dafür ist einfach. Üblicherweise sind im täglichen Arbeitsablauf zeitnahe Dokumente weit mehr benötigt als zeitferne Dokumente. So sollten Sie diese zeitnahen Dokumente zuerst digitalisieren, das beschleunigt sich dank Ihrer besseren Verfügbarkeit der Arbeitsprozess. Im besten Fall entsteht ein Ausgleich zwischen dem Aufwand des Digitalisierens (Archiv-Entnahme, einscannen, digital abspeichern, analoges Dokument zurückbringen) und der jetzt bestehenden Prozessbeschleunigung, da der Gang ins Archiv entfällt und Sie alle Vorgänge am Rechner erledigen.

Ein weiterer positiver Effekt dieser Vorgehensweise besteht darin, dass sich so Aufbewahrungsfristen optimal nutzen lassen, um den analogen Archivbestand zu reduzieren und nicht etwa Akten zu digitalisieren, deren Aufbewahrungsfristen ein halbes Jahr später ablaufen.  

Hardware bereitstellen und den Umfang der Digitalisierung firmenintern festlegen

Die Anzahl der Verwaltungsangestellten eines Unternehmens beziehungsweise die der infrage kommenden Bildschirmarbeitsplätze variieren teilweise stark, daher kann man unmöglich sagen, wie viele der Mitarbeiter im Verhältnis zur Firmengröße Sie mit der Digitalisierung beauftragen sollen.

Zumindest aber sollte den betreffenden Mitarbeitern jeweils ein Gerät mit Scannerfunktion zur Verfügung stehen, vorzugsweise ein Dokumentenscanner, der den Mehrfacheinzug genauso wie verschiedene Formate einzuscannen, erlaubt.

Genauso knifflig wie die Anzahl der mit der Digitalisierung beschäftigten Personen ist auch der Umfang pro Digitalisierung zu benennen, denn bei diesem System erfolgt die Digitalisierung quasi nebenbei. Realisieren lässt sich dies beispielsweise in der Form, dass Mitarbeiterin Z einen Vorgang in Zusammenhang mit der Firma XYZ bearbeitet. Das könnte zugleich der Auslöser sein, die gesamte analog archivierte Akte zur Firma XYZ zu digitalisieren.

Allerdings kann sich beispielsweise eine langjährige Geschäftsbeziehung durchaus in einer recht großen Anzahl an Akten manifestieren. Eine andere Variante wäre es, nur bestimmte Segmente der Geschäftsbeziehung zu digitalisieren, eben diese, die der häufigsten Bearbeitung unterliegen. Zum Beispiel die Rechnungsstellung oder die Lieferscheine. Mit der richtigen Software lässt sich die prozessbegleitende Digitalisierung problemlos umsetzen. Wir haben die ultimative 5-Schritte Anleitung für die Realisierung des papierlosen Büros und Digitalisierung Ihres Unternehmens erstellt, in welcher die einzelnen 5 Schritte sowie die benötigte Dauer beschrieben werden.

Die ultimative 5 Schritte Anleitung zum papierlosen Büro
Die ultimative 5 Schritte Anleitung zum papierlosen Büro

Doch welche Software passt hierzu?

Wer als Unternehmer oder verantwortliche Person sich selbst und den betreffenden Mitarbeiter/innen das Leben in Bezug auf die Digitalisierung so richtig schwer machen will, der stückelt sich die Software zusammen. Ein Programm zur Erfassung der Daten aus dem Scanvorgang. Eine OCR-Software zur Texterkennung. Ein Datenbank-Programm. Eine Such-Software und so weiter. Letzten Endes landet dann alles in irgendeiner Cloud.

Die Software-Zusammenstellung so manchen Unternehmens ähnelt deren Firmenhistorie, eine langsam gewachsene Struktur. Sie ist so komplex ineinander verschachtelt, dass nur noch wenige langjährige Mitarbeiter es verstehen.

Die bessere Lösung ist eine Software, die alle Prozesse vom Scannen über die Bereitstellung bis zur Archivierung durchführt und zugleich Schnittstellen bietet, um andere Software anzubinden. Eine Software mit sich selbsterklärenden Menüführungen, die letztlich den digitalen Dokumenten eines Unternehmens ein Zuhause gibt, das zugleich alle Anforderungen in Bezug auf Datenbe- und Verarbeitung sowie Sicherheit erfüllt.

Das hört sich etwas pathetisch an? Stimmt, doch besser etwas einfache und funktionierende Pathetik als ein Schwall IT-Fachchinesisch, dass den Mitarbeitern den Angstschweiß auf die Stirn treibt.

PaperOffice eignet sich perfekt zum Digitalisieren von Dokumenten.

Die richtige Dokumentenmanagementsoftware löst das analog-digitale Problem

DMS steht für Dokumentenmanagementsoftware und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice DMS ist eine solche Software. Ihr Funktionsumfang ist genauso beachtlich wie ihre intuitiv gestaltete Menüführung, die nur der geringfügigen Schulung bedarf. Sie brauchen keine teuren Berater vor Ort dazu. Gut erklärende Videotutorials zu PaperOffice DMS können das genauso gut und viel preiswerter, zum Nulltarif.

Scannen, OCR, Archivierung mit automatischer Verschlagwortung, KI-gesteuerte Dokumentenzusammenführung, integrierte Suchmaschine, Workflow-Funktion, Verschlüsselung mit 1024Mbit, direkte Einbindung in MS-Office, Schutz vor Ransomware, automatisierte Vorlagenerstellung, Stempelfunktion, Aufgaben-und Notizmanagement.

Das sind ein Paar der wichtigsten Funktionen von PaperOffice DMS und wie gesagt, weder Sie noch Ihre Mitarbeiter müssen dafür ein IT-Studium absolvieren.

Dazu empfehlen wir unseren Kunden, die Archivierung der digitalisierten Daten entweder in einer Datenbank, welche sich auf einem NAS Gerät, wie Synology oder QNAP, befinden oder auf einem dedizierten Server. Mit einem eigenen externen (dedizierten) PaperOffice Server erhalten Sie alle Vorteile einer Cloud bei perfektem Datenschutz und sparen jeden Monat bares Geld und viel Arbeit.

Ein PaperOffice Server spart viel Geld und Arbeit bei maximaler Datensicherheit und Komfort
Ein PaperOffice Server spart viel Geld und Arbeit bei maximaler Datensicherheit und Komfort

Mit einem PaperOffice Server haben Sie alle Vorteile einer Cloudlösung mit nur einem riesigen Unterschied:
Es ist Ihr eigener dedizierter Datenbankserver und niemand außer Ihnen greift darauf zu.

Sie möchten keinen Server verwenden? Kein Problem.

Ein NAS, ein Network attached Storage, auf Deutsch ein Speicher mit Netzwerkanschluss, sowie die kompatible Software zu PaperOffice DMS und fertig ist die interne Cloud. Absolut sicher vor staatlicher und nichtstaatlicher Neugier und dank Backup-Funktion auch sicher vor einem Festplatten-Crash.

Fazit:

Mit der richtigen Strategie wird die Wandlung vom analogen zum digitalen Archiv kein teurer Prozess. Dabei muss sich jeder Unternehmer und jede Unternehmerin vor Augen führen, dass dieser Schritt irgendwann geschehen muss, und zwar besser heute als morgen.

Wie hier aufgezeigt, kann der Wandel mit den richtigen Mitteln zu einer schnellen Amortisierung der Investitionen führen und die Kosten wie auch die zeitlichen Aufwendungen künftiger Prozesse deutlich reduzieren. Der Wandel muss nur erfolgen. 

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Welche Vorteile bietet der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems?

Obwohl die Grundtechniken des Dokumentenmanagements bereits seit Jahrzehnten in der Dokumentensteuerung der Unternehmen Anwendung finden und sich über die Jahre weiterentwickelt haben, wird die Notwendigkeit eines Dokumentenmanagement Systems und dessen Anwendungsvorteile immer noch unterschätzt.

Vorteile einer elektronischer Datenverwaltung (Dokumentenmanagement DMS)

Im aktuellen Artikel möchten wir zunächst die Definition des PaperOffice Dokumentenmanagement Systems erklären und die Digitalisierung von analogen und digitalen Dokumenten ansprechen sowie den Einfluss des Dokumentenmanagement Systems auf die damit verbundenen Geschäftsprozesse bei der Erstellung, Verwaltung, Export sowie Prüfung der Dokumente demonstrieren.

Abschließend fassen wir die wichtigsten Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen zusammen.

Was bedeutet denn ein Dokumentenmanagement System?

Ein Dokumentenmanagement System (DMS) dient dazu, den Dokumentenfluss innerhalb einer Organisation zu speichern, zu verwalten sowie diesen zu steuern.

So können Sie sämtliche Informationen, wie Papierdokumente, Windows Dateien oder Emails an einem zentralen Ort, Ihrem Dokumentenmanagement System, organisieren, auf den die Mitarbeiter einfach und problemlos zugreifen können.

Inklusive einzigartiger Funktionen für Teamwork und Dokumentenfreigabe und einer weltweit einzigartigen innovativen Programmoberfläche.

So werden Dokumentenmanagementsysteme für Unternehmen immer wichtiger denn die Menge, der von den heutigen Unternehmen generierten Informationen wächst exponentiell.

Die Verwaltung und Kontrolle der enormen Menge an externen und internen Dokumenten, die Teil der Geschäftsprozesse in der öffentlichen oder betriebswirtschaftlichen Verwaltung sind, ist zu einer Herausforderung geworden. Diese fördert die Einführung von Dokumentenmanagement Software, die ihre Verwaltung erleichtert. Dabei sorgt die Einführung der DMS für erhebliche Reduzierungen der Suchzeit, Handhabung und Kosteneinsparungen, die in unseren administrativen Prozessen sehr wichtig sind.

Herzstück eines DMS

Ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem hat sein „Herzstück“ in einer Datenbank, in der die Informationen so gespeichert werden, dass sie auf einfache und kontrollierte Weise gefunden und abgerufen werden können. Die Datenbank Einrichtung kann wahlweise bei Ihnen lokal, als auch auf einem NAS System erfolgen, wie beispielsweise QNAP NAS oder Synology NAS. Aber durch die strukturierte Speicherung der Informationen haben wir nur einen Teil der Gleichung.

Zusammenarbeit Dokumentenmanagement System PaperOffice und NAS von Synology
In der Datenbank wird die komplette Information hoch sicher verschlüsselt abgespeichert

Das „Gehirn“, das das System steuert, ist die Workflow-Logik, die es ermöglicht, Abhängigkeiten zwischen Dokumenten und Prozessen zu schaffen und diese Informationen in flexiblen und zuvor definierten Flüssen zu verknüpfen.

Ein wesentlicher Schritt zur Umsetzung eines so ausgefeilten „Workflows“ ist, dass möglichst viele Dokumentationen in digitaler Form vorliegen.

Digitalisierung und Dokumentenmanagement

Wenn wir von Dokumentenmanagement-Systemen sprechen, dürfen wir nicht vergessen: Je höher der Digitalisierungsgrad der Informationen, die Teil der Prozesse sind, desto höher ist der Kontroll- und Automatisierungsgrad, den wir erreichen können. Zu den Vorteilen der Digitalisierung haben wir bereits ein Artikel verfasst gehabt, hier den Link aufrufen.

Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Dokumente zu unseren Prozessen gehören, wie wir sie in unser Dokumentenmanagementsystem einbinden und welche Informationen extrahiert und zusammen mit den Dokumenten in Ihrer Datenbank gespeichert werden sollen. Sobald die Informationen enthalten sind, definieren wir ihren Lebenszyklus, wie sie mit anderen Prozessen interagieren und wie wir sie integrieren können.

Informationen kommen aus unterschiedlichen Quellen

Höchstwahrscheinlich werden wir auf Informationen stoßen, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.

Zum Thema des papierlosen Büros haben wir bereits einen interessanten Artikel veröffentlicht. Hier nochmal unsere 9 Tipps:

Hier werden 9 Tipps für Ihr Unternehmen für das papierlose Büro beschrieben
9 Tipps für das perfekte papierlose Büro

Was machen wir mit digitalen Dokumenten im pdf.-, Doc.-, etc.-Format? Hier ist der Vorgang ganz einfach. Ziehen Sie das digitale Dokument in die PaperOffice Oberfläche rein. Oder lassen Sie Ihre Windows Ordner nach Dokumenteingang ganz leicht überwachen. Hier ein YouTube Tutorial dazu:

In papierform vorliegende Dokumente können ganz einfach dank dem integrierten Scanner eingescannt und in ein digitales Format umgewandelt werden.

Dank dem Optical Character Recognition-Programm (OCR = Optical Character Recognition), haben wir bereits einen wichtigen Schritt getan. Mit einem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wandeln wir das Dokument nicht nur in ein Bild um, sondern können seinen Inhalt auch elektronisch „lesen“.

Dabei wird nicht nur der reine OCR Text in die Datenbank aufgenommen, dank der künstlichen Intelligenz (KI) namens PIA können Automatisierungen entweder manuell festgelegt oder automatisiert erfolgen.

So erkennen und definieren wir anhand des Systems, welche Dokumentenbereiche automatisiert ausgelesen werden müssen. Wie Rechnungsnummer, Datum, Produkte, Beträge etc. Dementsprechend haben wir alle notwendigen Informationen in unserem Dokumentenmanagementsystem.

Die Digitalisierung von Informationen per OCR erleichtert die Integration verschiedenster Dokumentationen in das Management von Prozessen und Arbeitsabläufen.

Workflow- und Dokumentenmanagement

Wie bereits erwähnt, ist es für ein fortschrittliches Dokumentenmanagement unerlässlich, alle Informationen in digitaler und strukturierter Form in einer Datenbank zu haben. So kann man nach allen in PaperOffice abgespeicherten Dokumenten google-like suchen. Sie können zudem die Regeln festlegen, wer auf Ihre Informationen zugreifen, sie ändern und löschen / archivieren kann.

Das leistungsfähige und umfangreiche Workflow Modul

Aber wir wollen noch weiter gehen und unsere Geschäftsprozesse verschlanken. Eine der Säulen unserer Dokumentenmanagement-Lösung ist die Workflow-Engine. Dadurch können wir jeden Schritt eines Geschäftsprozesses mit seinen zugehörigen Aktivitäten und Abhängigkeiten sowie den beteiligten Abteilungen und Rollen spezifizieren.

Wir können auch automatische Benachrichtigungen definieren, die abhängig von Aktivitäten und Ereignissen, die während des gesamten Prozesses auftreten, aktiviert werden. All dies minimiert nicht nur den Zeitaufwand für die Verwaltung von Aufgaben, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit von Vergesslichkeit und Fehlern im Prozess.

Mehrwert und Nutzen des Dokumentenmanagements

Nachfolgend listen wir einige der herausragendsten Vorteile der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems auf:

  • Kontrolle darüber, wer zu welcher Zeit auf die Dokumente zugreifen kann und welche Aktivitäten mit ihnen durchgeführt werden können.
  • Zentraler und einfacher Zugriff auf alle relevanten Unternehmensdokumentationen und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument.
  • Sicherheit, nicht nur bei der Zugriffskontrolle, sondern auch bei der Verwahrung und Sicherung, die die Einführung neuer Technologien und Datenbanken mit sich bringt.
  • Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Dokumentation und Kosten bei deren Verwaltung und Aufbewahrung.
  • Reduzierung von Redundanzen wie Vervielfältigung von Dokumenten, Fotokopien, Datenaufzeichnungen.
  • Agilität und Automatisierung administrativer Aufgaben mit der Erstellung von Workflows, die die Integration von Dokumenten und Geschäftsprozessen in eine kontrollierte Umgebung und klar definierte und überwachte Aktivitäten ermöglichen.
  • Nicht zu vergessen der positive „Nebeneffekt“ einer höheren internen und externen Kundenzufriedenheit.

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PaperOffice DMS, mit Automatische Verschlagwortung und Vervollständigung AutoFill die Daten im Griff

automatische Verschlagwortung mit KI PIA

Ein gutes Dokumentenmanagement System hat eine wortwörtliche Kernkompetenz, das Management von Dokumenten. Grundsätzlich bedeutet dies zunächst die ordnungsgemäße Archivierung von geschäftlichen Unterlagen der unterschiedlichsten Art. Dafür genügt ja eigentlich ein System, wie es etwa in Bibliotheken verwendet wird, wo die Einteilung einerseits nach Sachgebieten und andrerseits nach dem guten alten Alphabet und hier wiederum nach Anfangsbuchstabe vom Titel oder Verfasser funktioniert.

In der Regel kommt noch eine kurze Inhaltsangabe sowie Stichworte zum Urheber/in dazu. Für geschäftliche Bereiche ist dies jedoch nicht wirklich zielführend, denn geschäftliche Korrespondenz tritt in noch weit größeren Massen auf, als dies etwa jährliche Buch-Neuerscheinungen tun. Die Kriterien zur Archivierung geschäftlicher Unterlagen müssen weitreichender und wesentlich differenzierter sein.

Warum PaperOffice DMS und AutoFill?

Der Begriff der Verschlagwortung beinhaltet im Dokumentenmanagement die Erfassung eines Dokuments nach dessen Inhalt, wobei sogenannte Schlagworte oder auch Stichworte erfasst und katalogisiert werden. Selbstverständlich gehören auch weiterhin die traditionellen Mechanismen einer Archivierug, Sortierung nach Eingangsdatum, Name, Adresse und Form (Rechnung, Frachtbrief etc) mit dazu.

In PaperOffice DMS erfolgt dies alles gleichzeitig im Segment AutoFill, sobald ein Dokument binär vorliegt und für die Archivierung an PaperOffice übergeben wird. Zuständig für die Verschlagwortung in PaperOffice ist die Software-eigene KI PIA. Diese künstliche Intelligenz (KI) arbeitet mit einer ganzen Reihe unterschiedlicher Algorithmen, mit deren Hilfe die zunächst relevanten Daten erfasst und in einer Ablagemaske aufgeführt werden. Dabei muss PIA nicht erst darauf trainiert werden, was die KI denn im Einzelnen erfassen soll. Geschäftliche Korrespondenz unterliegt vielerlei Normen bezüglich Inhalt und Form. Diese Normen sind in AutoFill von PaperOffice bereits enthalten.

PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch. Mehr als 13 verschiedene Werte kann PIA automatisch erkennen und extrahieren wie z.B. Dokumentdatum, Dokumenttyp, Schlüsselwörter, Dokumentsprache und Belegdaten wie Summen und Währung. Sie können anschliessend die Werte prüfen und bei Bedarf korrigieren bzw. ergänzen. Dieser Vorgang kann manuell oder auch automatisch im Hintergrund erfolgen.

In der IT wird dies automatische Indexierung genannt, wobei PaperOffice eine Volltextindizierung anwendet. Hierbei werden bis auf sogenannte Stopwörter alle Wörter eines Dokuments erfasst. Stoppwörter sind beispielsweise häufig vorkommende Wörter wie beispielsweise „von, und, auch, oder“. Der oder die Anwenderin von PaperOffice kann natürlich auch manuell in die Verschlagwortung eingreifen und die Ablagemaske entsprechend verändern. Letztlich bildet die Verschlagwortung durch AutoFill den Index für die in PaperOffice integrierte Suchmaschine.

PaperOffice und AutoFill für BigData

Dokumente sind immer auch Daten. Die Menge an Dokumenten und damit auch an Daten nimmt gerade in Unternehmen aufgrund der immer umfassenderen IT-Technologie kontinuierlich zu. Während der Mensch selbst mit dieser Menge an Daten restlos überfordert ist, kann die entsprechende Software diese Daten aufbereiten, um sie zielgerichtet anzuwenden. In diesem Sinne ist das Segment AutoFill in PaperOffice DMS nicht einfach nur ein sehr präzise arbeitendes Archivierungssystem. Es verhilft jedem Unternehmen zur eigenen BigData.

Dies lässt sich in vielen unternehmerischen Bereichen nutzen, denn Geschäftskorrespondenz enthält immer auch Daten, deren Bedeutung sich oft erst in zweiter oder dritter Instanz erschließt, beziehungsweise erst im Zusammenhang bestimmter Muster. So sind die Daten aus AutoFill im Verkauf wie im Einkauf nützlich, aber auch zur Verbesserung der eigenen geschäftlichen Infrastruktur und nicht zuletzt kann das eigene BigData aus PaperOffice AutoFill zur Prognose von Geschäfts- oder Produktentwicklungen verwendet werden. Jede Entscheidung beruht auf Information, selbst das sogenannte „Bauchgefühl“ ist im Grunde eine Entscheidung auf Grundlage von Informationen. PaperOffice DMS mit Autofill sorgt dafür, das genügend Informationen für die richtige Entscheidung zur Verfügung stehen.

PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.

Pressemitteilung wurde auf Portalderwirtschaft veröffentlicht:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/346853/paperoffice-dms-mit-automatische-verschlagwortung-und-vervollstaendigung-autofill-die-daten-im-griff.html

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Digitalisierung in der Automobilindustrie – PaperOffice für Automobilbranche und KFZ-Handel

Der weitaus größte Teil der Branchen findet sich in den KMUs, den Klein- und Mittelbetrieben Deutschlands. Diese machen mit einem Anteil von über 95 % zugleich das wirtschaftliche Rückgrat der Bundesrepublik aus. Sie sind bezüglich der Digitalisierung aber auch in gewisser Weise die Sorgenkinder der Nation.

Während in Großbetrieben mit mehr als 250 Mitarbeitern der Digitalisierungsgrad sehr hoch ist, scheuen die Führungskräfte in den KMUs den administrativen Umstieg. Die zwei an den häufigsten angegebenen Gründen hierfür sind die hohen Implementierungskosten der benötigten Software und der damit verbundene Zeitaufwand. Das basiert wiederum auf dem Umstand, dass die ersten Verwaltungsprogramme für Großbetriebe geschrieben wurden und dementsprechend eine Komplexität besitzen, die bezahlt werden soll.

Dabei ist es bekannt, dass die Automobilindustrie in der Automatisierungs-Rangliste der Produktion ganz oben steht, so, dass neueste Maschinen und Roboter eingesetzt werden. Dabei bedeutet eine digitale Transformation innerhalb eines Unternehmens nicht nur den Einsatz neuester Techniken „unter der Motorhaube“.

Ganz entscheidend sind Dokumenten- und Informationsverwaltung sowie deren Austausch zwischen den technischen und kaufmännischen Bereichen. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems werden Prozesse standardisiert und optimiert. Eine schnelle und kundenorientierte Prozessbearbeitung solcher Bereiche, wie Beratung, Verkauf, Originalteile und Zubehör, Werkstatt und Gewährleistungsprozesse wird dadurch ohne zeitraubenden Systemwechsel mit fehlerintensiven Prozessschritten möglich. Dadurch wird das Kundengespräch effektiver geführt.

Ersatzteile, Reparatur- und Wartungstermine, Fahrzeugein- und Verkauf sowie Kundenpflege. Der Verwaltungsaufwand ist groß in der Autobranche. Beseitigung aller zeitraubenden Engpässe und Schaffung klarer Übersicht über wichtige Dokumente, wie Verträge, Fahrzeugbriefe, Bescheinigungen oder Schreiben, indem diese zukünftig digital in PaperOffice verwaltet werden.

So sorgt etwa das DMS PaperOffice seit seiner Geburt im Jahr 2002 kontinuierlich dafür, das weltweit in rund einer Million Unternehmen aus analogen Aktenbergen und großen Akten-Archiven digitale Speicher werden, deren Inhalte sich vom Laptop oder dem Tablet aus bequem abrufen lassen. Das spart nicht nur Platz, sondern vor allem viel Zeit und PaperOffice bringt so ganz nebenbei die Wirtschaft dem Ziel des papierlosen Büros ein Stück näher, was nicht nur Unternehmer oder Angestellte freut, die nicht mehr in staubigen Kellerarchiven alte Akten rauskramen müssen.

Dabei erfüllt PaperOffice die höchsten Sicherheitsstandards wie Berechtigungsmanagement bzw. Vergabe von Zugriffsberechtigungen.

Es darf in aller Bescheidenheit auch erwähnt werden, dass die Software PaperOffice mit dazu beiträgt, die Welt nachhaltiger zu machen.

PaperOffice DMS tritt mit intuitiver, leicht erlernbarer Bedienbarkeit und damit geringerem Zeitaufwand, geringen Kosten und einer hohen Anpassungsfähigkeit an die jeweilige Branche entgegen.

Zugleich räumt PaperOffice im Netzwerk oder im Einzelplatzrechner auf, indem Dubletten gesucht werden. Doppelt oder mehrfach abgelegte Schriftstücke sind oft ein Problem und dies Branchenübergreifend, nicht nur in der Automobilindustrie.

PaperOffice macht daraus ein Dokument, das eine einsehbare Historie besitzt. Vereinfachte Exportfunktionen, ein effizientes Workflowmanagement, eine blitzschnelle Suchmaschine, präzise OCR-Texterkennung, leichte Integration in die Datenbanken von Synology NAS und QNAP NAS, automatische Verschlagwortung und Erkennung und eine unknackbare Verschlüsselung sind weitere Elemente von PaperOffice, der Dokumentenverwaltungssoftware, die in jeder Branche zu Hause ist.

Mit PIA, der eingebauten KI, lassen sich Dokumentenvorlagen und Ablagemasken nach den Grundsätzen der GoBD erstellen.

PaperOffice zu nutzen, bedeutet auch ein großes Stück mehr Sicherheit vor unerlaubten Zu- und Angriffen auf die Daten des jeweiligen Unternehmens.

Der Umstieg auf das PaperOffice Dokumentenmanagement System ermöglicht den Unternehmen in der Automobilbranche digitale Prozesse zu realisieren, Informationen zu bündeln, Workflows und Abläufe zu automatisieren und einfach einen klaren Überblick über Dokumente und Dateien zu bekommen. Der unmittelbare Zugriff auf Dokumente ist, durch Werkzeuge wie eine Volltextsuche, natürlich ebenfalls problemlos sichergestellt.

Mit PaperOffice muss der Einstieg in die digitalisierte Administration also weder teuer noch zeitraubend sein.

Pressemitteilung wurde veröffentlicht auf Portalderwirtschaft:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/346143/digitalisierung-in-der-mobilindustrie-paperoffice-fuer-automobilbranche-und-kfz-handel

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PaperOffice DMS, automatisierte Dokumenten Ablage mit KI PIA

Gottfried Wilhelm Leibniz war ein Universalgelehrter des 17. Jahrhunderts, der sich gleichermaßen der Philosophie wie den Naturwissenschaften widmete. Er war zudem der Erste, der eine Rechenmaschine baute und er beschäftigte sich schon damals mit dem Binär-System. Leibniz schuf die Grundlagen für die Computer der heutigen Zeit und einer seiner Aussagen bezog sich Sinngemäß darauf, das es doch besser ist, eine Rechenmaschine zu nutzen, als die Zeit mit Rechenarbeiten zu verschwenden.

So basiert die Dokumentenerkennung in der Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice DMS letztlich auf den Erkenntnissen von Gottfried Wilhelm Leibniz, geboren am 1. Juli 1646 in Leipzig.

Dokumentenerkennung und deren Zuordnung ist in vielen Unternehmen noch heute eine Sache, die quasi händisch erledigt wird. Das Dokument am Rechner aufrufen oder, wenn es in Briefform vorliegt, zunächst einscannen und dann ablegen. Mit der automatisierten Dokumentenerkennung von PaperOffice DMS lässt sich hier viel Handarbeit und damit Zeit einsparen.



Gut, das Einscannen analoger Dokumente bleibt wohl vorerst ein Akt, bei dem der Mensch seine Rolle als mechanischer Gehilfe beibehalten wird. Doch nach dem Wandel in einen binären Code kann jedes Dokument, gleich welchen Formats, automatisiert bearbeitet werden. Leibniz hätte fraglos seine Freude daran, wie in PaperOffice DMS seine mathematischen Ideen und Erfindungen in der Realität ihre Anwendung finden.

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Was bedeutet automatisierte Dokumentenerkennung?

Gerade im Geschäftsverkehr bestehen schon seit langem sogenannte Standards, die die Gestaltung von Dokumenten beeinflussen. So etwa die einheitliche Nutzung von Papier der Größe DIN A4, aber auch die Anordnung von Adressfeldern usw. In PaperOffice DMS können vordefinierte Ablagemasken erstellt werden, mittels derer Hilfe Dokumente mit identischem Aufbau erkannt und automatisiert zugeordnet werden. Das funktioniert sowohl durch Texterkennung, etwa eine gleichbleibende Adresse, als auch optisch, beispielsweise ein gleichbleibendes Logo.

Doch die intelligente Erkennung von Dokumenten in PaperOffice DMS geht noch einen Schritt weiter. Mit ihr ist es möglich, Dokumentenvariablen zu erkennen und diese ebenso nicht nur richtig zuzuordnen, sondern als Variablen für weitere Aufgaben zu nutzen. Basis dafür ist das, was in der theoretischen Informatik kurz Regex oder regulärer Ausdruck genannt wird. In der Umsetzung bedeutet dies zum Beispiel, das eine Rechnung als die Rechnung der Firma XYZ erkannt und von der Dokumentenerkennung dem Ordner der Firma XYZ in PaperOffice DMS zugeordnet wird.

Nun enthält diese Rechnung meist mehrere Variablen, etwa das Datum und der Rechnungsbetrag, beide weichen von zuvor eingegangenen Rechnungen der Firma XYZ ab, besitzen aber eine Zeichenkette, die den syntaktischen Regeln wie in den Vorgängerrechnungen entsprechen. Dies zu erkennen, ist in PaperOffice DMS die Aufgabe der künstlichen Intelligenz PIA. Mit etwas Humor kann PIA als die Ururururur-Enkelin von Leibniz angesehen werden, die dessen Überlegungen zur Matrix umsetzt.

Die KI PIA macht aber noch mehr. Sie ist in der Lage, die erkannten Variablen aufzubereiten. Die verschiedenen Rechnungsbeträge der Firma XYZ lassen sich so nach Datum sortiert summieren oder in intervallmäßig erstellte Geschäftsberichten einfügen, was im Übrigen auch durch PIA erfolgen kann. Es müssen nicht unbedingt Rechnungsbeträge sein.
PaperOffice DMS erlaubt es, jegliche Arten von Ablagemasken zu erstellen, womit es in der Anwendung keine Grenzen gibt und Ihnen somit nicht nur grenzenlose Anwendungsmöglichkeiten verschafft sondern auch den Arbeitsalltag erleichtert und allen Anforderungen des Gesetzgebers entspricht.

PaperOffice PIA realisiert die autonome automatische Ablage.


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