Jedes System besitzt seine Stärken und seine Schwächen. Dabei darf an dieser Stelle der Begriff „System“ ruhig etwas näher betrachtet werden. Entsprechend dem griechischen Ursprungswort „sýstēma“ ist es ein aus mehreren Einzelteilen zusammengesetztes Ganzes. Systeme sind zugleich die Grundprinzipien unseres Daseins, ja sogar des gesamten Universums. Nichts, wirklich nichts funktioniert für sich alleine. Alles ist in ein System eingebunden. Die Natur baut ihre Systeme gemäß Versuch und Irrtum auf und besitzt dafür viel Zeit. Der Mensch hat bekanntermaßen nicht so viel Zeit, dafür jedoch die Logik, die hilft, langwierige Auswahlprozesse zu vermeiden.
Eine Dokumentenmanagament Software wie Paperoffice DMS ist für sich bereits ein systembasiertes Programm, das auf Logik aufbaut. So ist es für das Team von PaperOffice DMS eine logische Sache, mit den weltweit meistgenutzten Betriebssystemen von Microsoft zusammenzuarbeiten, statt auf einen Exoten zu setzen, denn Logik hat auch etwas mit Vereinfachung und, im Fall der Dokumentenverwaltung PaperOffice, ebenso mit Anwenderfreundlichkeit zu tun. Dazu gehört es, das System zu perfektionieren.
Zentraler Server in dezentraler Struktur
PaperOffice DMS ist eine Software zur Verwaltung digitaler wie analoger Daten. Damit sie im betrieblichen Umfeld die bestmögliche Effizienz erzielt, ist es vorteilhaft, sie mit einer Hardware zu verbinden, die die Effizienzsteigerung auch trägt. Dazu gehört natürlich der Einzelplatzrechner genauso wie ein Netzwerk und am besten ein Server, auf dem alle Daten aus dem Netzwerk gespeichert und abgerufen werden. PaperOffice empfiehlt hierzu einen NAS (Network attached Storage) des taiwanesischen Herstellers Synology. Diese Empfehlung kommt nicht von ungefähr, sondern basiert auf logischen Überlegungen. So etwa dem Zusammenhang zwischen Datenverwaltung und Datensicherung. Selbst wenn in einem Netzwerk verschiedene Rechner mit PaperOffice DMS arbeiten und der Datenaustausch reibungslos klappt, bleiben Unsicherheiten. Rechner können abstürzen, Passwörter können verloren gehen und Daten versehentlich gelöscht werden. Manche Unternehmen setzen zur Datenspeicherung auf die Cloud eines Drittanbieters, um die Problematik zu umgehen. PaperOffice empfiehlt dies nicht. Trotz gegenteiliger Behauptungen der Betreiber ist der Datenschutz in einer Cloud nicht garantiert. In einem NAS ist er es und es ist genauso einfach zu installieren wie das Anmieten von Speicherplatz in einer Cloud, nur weit weniger riskant.
Als Dokumentenverwaltungssoftware benötigt PaperOffice eine Datenbank. Nicht wenige normale Nutzer schrecken bei diesem Wort zusammen, Datenbank. Ist das nicht unglaublich kompliziert mit der Installation? Braucht es da wieder einen Spezialisten, der für einen horrenden Stundensatz arbeitet, mit Fachchinesisch um sich wirft und den unbedarften Anwender zuletzt ratlos zurücklässt, in der Gewissheit, dass er wieder und wieder angerufen wird, weil es nicht weitergeht?
Das Team von PaperOffice kann diese Gedankengänge nachvollziehen und hat die Datenbankinstallation so vereinfacht, das jeder mit der Installation klarkommt, ob nun von Beruf Bäcker oder Verwaltungsfachangestellte. Ein Abschluss in Informationstechnologie wird nicht benötigt.
Im Idealfall erfolgt die Erstellung der Datenbank für die PaperOffice Dokumentenmanagement Software direkt auf einem NAS von Synology. Diese Speicher besitzen eine vorbereitete Struktur, die sich mit den PaperOffice-Elementen hervorragend ergänzt. Intern automatisierte Backups sorgen dafür, dass alle Daten absolut sicher und blitzschnell abgespeichert sind, egal ob nun einige Rechner eines KMUs oder bis zu 800 Terminals eines Großbetriebes im Netzwerk zusammengeschlossen sind. Mit der logischen Kombination von PaperOffice DMS und Synology NAS zeigt sich für Anwender und Investoren ein System, das schnell, sicher, effizient und kostengünstig ist.
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Amina is a self-taught Machine Learning expert with a strong focus on applying AI in industries such as logistics, eCommerce, health-tech, linguistics, and Document AI. Leveraging her skills in Machine Learning, Natural Language Processing, and MLOps, she helps PaperOffice create fully automated document processing solutions, improving workflows and driving efficiency.
