Dokumentenmanagement für den Mittelstand
Früher oder später kommt jeder Unternehmer oder Geschäftsführer zu dem Schluss, dass es im administrativen Bereich der Firma nicht mehr ohne eine Dokumentenmanagementsoftware geht. Diese Überlegung kann schon frühzeitig angestellt werden oder auch erst, wenn eine gewisse Firmengröße erreicht ist. Dabei ist es am besten, wenn in der Verwaltung von Anfang an eine Software wie PaperOffice DMS eingesetzt wird, denn das bedeutet mitwachsende Sicherheit, Kontrolle und Performance. Gerade PaperOffice zeichnet sich zudem durch seine umfangreichen Tools aus, die so verständlich aufgebaut sind, dass für die meisten Anwendungen ein kurzes Video-Tutorial völlig ausreicht. Gleichzeitig schont PaperOffice DMS das Budget des Unternehmens, was von der Fachpresse regelmäßig mit entsprechendem Lob honoriert wird.
PaperOffice DMS übernimmt die Kontrolle des Datenflusses in einem Unternehmen und dies so gründlich, das die Software eigentlich eher ein ECM ist, ein Enterprise-Content-Management. Die Dokumentenverwaltung ist hierbei logischerweise das Kernsegment.
Der Begriff Content (englisch für Inhalt) erhält bei KMU, kleinen und mittleren Unternehmen, jedoch einen immer höheren Stellenwert und wird früher oder später das althergebrachte Dokument ablösen, das wie der „Ordner“ ein Relikt des vergangenen analogen Zeitalters darstellt. Natürlich sehen die meisten Menschen die Struktur der Ordner und den darin befindlichen Dokumenten als vernünftig an. Moderne Rechner mit leistungsfähigen Prozessoren machen aber Ordnerstrukturen überflüssig. Im Gegenteil, in Zeiten von Big-Data bremst diese für und vom Menschen erdachte Verwaltungsarchitektur die Performance. Die alphabetische Indexierung stößt aufgrund der anfallenden Datenmengen und der vielen verschiedenen Formate so oder so an ihre Grenzen.
Das bedeutet jedoch nicht, dass überhaupt keine Indexierung mehr vorgenommen wird, doch ist nicht mehr das Alphabet die Grundlage, sondern die Zeit der Datenerhebung oder Datenspeicherung und Stichworte. Für den Menschen viel zu kompliziert, für einen modernen Laptop mit mehreren Prozessor-Kernen jedoch kein Problem. In Bruchteilen von Sekunden wird der Index des Datenspeichers nach einem vorgegebenen Stichwort durchsucht und üblicherweise die zeitlich neueste Abspeicherung zuerst angezeigt. PaperOffice DMS hat genau hierfür eine eigene Suchmaschine implementiert.
Auch der Speicherort ist wichtig
Neben der Software, wie Paperoffice DMS, und entsprechender Rechnerleistung zeichnet sich eine gut aufgebaute Verwaltungsstruktur für KMU auch durch eine möglichst perfekt abgestimmte Speicherung aus.
Das Team von PaperOffice DMS empfiehlt hierbei den Einsatz eines Network Attached Storage (NAS). Das ist ein Firmeninterner Speicher mit mehreren Festplatten und eigener Softwarearchitektur. Je nach Anforderung bezüglich der Datenmenge, der Datenformate und der bestmöglichen Bereitstellungszeit kann dieser NAS auf den Datenfluss im Unternehmen gezielt abgestimmt werden. Dabei erlauben es die verschiedenen NAS-Server, ein Produkt auszuwählen, das sich in der Zukunft einfach erweitern lässt. Ob nun eine Firma, die Buchhaltungsservice anbietet oder ein Medienunternehmen mit dem Bedarf hoher Speicherkapazitäten, der NAS lässt sich entsprechend einrichten.
Sicher bietet auch eine Cloud im Internet ein entsprechendes Leistungsspektrum, doch ist gerade eine hohe Leistungsfähigkeit inklusive großem Speicherplatz nicht umsonst zu haben, sondern schlägt mit monatlichen Mietzahlungen zu Buche, wobei ein Aspekt der Nutzung der Cloud als Speicherort eine gewisse Unsicherheit verleiht und dies wortwörtlich. Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der EU die Datenschutzgrundverordnungen (DSGVO) sowie deren länderspezifischen Umsetzungen. Ein weiteres Problem ist die GoBD, deren Inhalte sich unter anderem mit der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen beschäftigen. In beiden Fällen können Cloudbetreiber nur bedingt Rechtssicherheit garantieren.
Aus diesen Gründen ist die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice in Kombination mit einem NAS, empfohlen sind hierbei die Hersteller Synology, die ideale digitale Verwaltungsstruktur für KMU.
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Amina is a self-taught Machine Learning expert with a strong focus on applying AI in industries such as logistics, eCommerce, health-tech, linguistics, and Document AI. Leveraging her skills in Machine Learning, Natural Language Processing, and MLOps, she helps PaperOffice create fully automated document processing solutions, improving workflows and driving efficiency.
