Die weltweit konzertierten Maßnahmen zur Einschränkung des Corona-Virus ergeben für viele Unternehmen und gerade für KMUs eine bisher noch nie da gewesene Situation. Dabei ist es vor allem die Geschwindigkeit, in der die Einschränkungen in Kraft treten. Es gab und es gibt praktisch keine Vorwarnzeit oder Vorlaufzeit. Natürlich sind sich die Unternehmen ihrer Verantwortung für ihre Mitarbeiter bewusst, zugleich besteht der Zwang, den laufenden Betrieb, soweit es geht, aufrechtzuerhalten. Auch im Interesse der Arbeitnehmer und ihrer Arbeitsplätze. Viele administrative Aufgaben genauso wie zum Beispiel Ein- und Verkauf lassen sich im Home-Office erledigen und PaperOffice DMS hilft dabei.
In deutschen Unternehmen ist der Begriff Home-Office eher weniger beliebt. Speziell die KMUs stehen dem Home-Office weit skeptischer gegenüber als Großbetriebe. Eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung aus dem Jahr 2019, bei der 16.000 deutsche Unternehmen befragt wurden, ergab, das Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern bis zu 57 % ihren Mitarbeitern Home-Office anbieten. Bei Betrieben mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es nur 20 %. Das dürfte sich in den Zeiten des Corona-Virus ändern und vielleicht ein Signal für die Zeit nach der Krise aussenden.
PaperOffice DMS macht das Arbeiten von zu Hause einfach
Vieles spricht heute für das Home-Office und keineswegs nur der Zwang, zwischenmenschliche Kontakte zu meiden. Mitarbeiter sparen sich und damit auch der Umwelt die tägliche Fahrt zur Arbeit. Zugleich ist dies eine Zeitersparnis, wenn der oder die Sachbearbeiterin direkt vom Frühstückstisch in das Home-Office wechselt. Frisch, ausgeschlafen und nicht vom üblichen Morgenstau genervt. Ebenso ergeben sich für den Arbeitgeber Vorteile.
Büroraum wird eingespart beziehungsweise kann flexibler gestaltet werden. Inzwischen hat sich in einigen Unternehmen das bedarfsgerechte Büro eingebürgert, wo sich der oder die Mitarbeiterin einfach einen gerade freien Schreibtisch aussucht, wenn denn die Anwesenheit im Betrieb erforderlich ist.
Das notwendige Equipment beziehungsweise das, was das Büro eigentlich ausmacht, steckt im mobilen Computer, im Laptop oder im Notebook sowie im NAS, dem Network Attached Storage. Das Home-Office ist in noch einer weiteren Hinsicht vorteilhaft. Seit Jahrzehnten wird vom papierlosen Büro geredet, tatsächlich stieg jedoch der Papierverbrauch kontinuierlich an. Mit dem Home-Office und PaperOffice DMS fällt das übliche „ich druck das mal schnell aus“ einfach weg, weil der Bedarf nicht mehr gegeben ist.
Über PaperOffice DMS perfekt vernetzt
Die rein Verbindungstechnische Infrastruktur für das Home-Office weisen heute die meisten Haushalte bereits mit einem herkömmlichen Internetanschluss aus. Nur in wenigen Fällen, bei sehr hohem Datenaufkommen, müsste über den Provider die Transferrate erhöht werden. Dabei empfiehlt es sich für den Mitarbeiter, ausschließlich im LAN und nicht im W-LAN zu arbeiten, um gezielte Hackerangriffe über das Funknetz zu vermeiden.
Alles Weitere lässt sich mit PaperOffice DMS als Schnittstelle erledigen, ohne das dabei auf die gewohnten Microsoft-Tools verzichtet werden muss. Eine besondere Rolle spielt hierbei die umfangreiche Workflow-Funktion in PaperOffice DMS, über die sich Projekte anlegen und steuern lassen. Zuweisungen und Ergebnisse können in der Gruppe angezeigt werden. Natürlich besitzt PaperOffice DMS nicht nur zu Microsoft-Produkten entsprechende Schnittstellen, sondern auch zu anderen bekannten Produkten aus dem Segment der Büro-Software. Die Datenübertragung wie auch die Speicherung findet unter Anwendung eines 1024bit-AES-Code verschlüsselt statt. PaperOffice empfiehlt für den Einsatz im Home-Office die Verwendung eines zentralen NAS als Speicher an Stelle der Cloud eines Drittanbieters.
Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:
Amina is a self-taught Machine Learning expert with a strong focus on applying AI in industries such as logistics, eCommerce, health-tech, linguistics, and Document AI. Leveraging her skills in Machine Learning, Natural Language Processing, and MLOps, she helps PaperOffice create fully automated document processing solutions, improving workflows and driving efficiency.
