Wichtige Funktionen eines DMS Systems
Mit dem Begriff Dokumentenmanagementsoftware, kurz DMS, wird ein Werkzeug beschrieben, dessen Funktionalität weit über den Kern der Sache hinausgeht. Der ursprüngliche Ansatz, die logische Archivierung digitaler Daten auf Einzelplatzrechnern oder in Netzwerken, zieht fast schon zwangsweise weitere Funktionen nach sich.
Es ist ja auch nur als vernünftig zu betrachten, statt vieler verschiedener Programme nur eines zu verwenden, dass sich der Verwaltung von Daten widmet. Vor allem dann, wenn dieses Programm so ausgestattet ist, dass es sich über entsprechend zugehörige Schnittstellen mit anderen Programmen verbindet, etwa dem ERP oder der Buchhaltungssoftware eines Unternehmens. PaperOffice DMS ist ein solches Werkzeug mit Multifunktionalität, quasi das Schweizer Taschenmesser auf der Festplatte oder dem Server, wobei der Ursprung von PaperOffice nicht bei den Eidgenossen, sondern in Harsewinkel im Münsterland zu finden ist. Das liegt aber bereits 17 Jahre zurück und in diesem Zeitraum machte sich PaperOffice auf den Weg, die Welt zu erobern. Inzwischen sind rund 900.000 Nutzer auf dem gesamten Globus von den Fähigkeiten dieses Dokumentenverwaltungsprogramms überzeugt. Das liegt unter anderem auch daran, dass sich das Team von PaperOffice nie auf Lorbeeren, wie etwa den schon des Öfteren errungenen Preis-Leistungs-Sieg in verschiedenen Fachpublikationen, ausruht. Vielmehr wird beständig daran gearbeitet, PaperOffice zu verbessern und möglichst den Mitbewerbern immer einen Schritt voraus zu sein. Zum Beispiel in Bezug auf den Einsatz künstlicher Intelligenz oder der Einbindung von NAS-Servern. Im Folgenden werden einfach einmal 5 wichtige Punkte beschrieben, mit denen PaperOffice unter anderem eben punktet.
Punkt Nr. 1: zentrale Informationsverwaltung
PaperOffice DMS stellt in vielen KMUs das sozusagen allwissende Gedächtnis dar. Dazu werden die Ordnerstrukturen der verwalteten Rechner oder Server einheitlich strukturiert. Dubletten werden wie von der Geisterhand aufgespürt – der Nutzer wird darüber informiert und kann über die weitere Vorgehensweise entscheiden. Über die Scanner Schnittstellen eingelesene analoge Dokumente werden über die integrierte OCR-Texterkennung in digital bearbeitbare Dokumente umgewandelt und anhand von Stammdaten und einem Stichwortverzeichnis so aufbereitet, dass die integrierte Suchmaschine nur Bruchteile von Sekunden benötigt, um bestimmte Unterlagen zu finden, selbst wenn der oder die Nutzerin nur noch ungefähr weiß, um was es geht. Erst kürzlich bearbeitete Dokumente werden natürlich in einer Vorschau gelistet.
Punkt Nr. 2: Versionierung
In Unternehmen, aber auch in Behörden oder Vereinen, durchlaufen Unterlagen mehrere Bearbeitungsschritte. Nicht selten sogar durch unterschiedliche Personen oder Abteilungen. Das Problem herkömmlicher Bürosoftware besteht darin, dass immer nur die zuletzt bearbeitete Version zur Verfügung steht und zuvor vorgenommene Änderungen oder Eintragungen mitunter überschrieben oder gelöscht wurden. PaperOffice beugt dem vor, indem für jedes Dokument eine Historie erstellt wird, wann und was daran bearbeitet wurde. Jede Version des Dokuments lässt sich so bei Bedarf wiederherstellen.
Punkt Nr. 3: Gesetzliche Bestimmungen
Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen oder die Speicherung originaler Dokumente hat auch im digitalen Zeitalter nichts an Aktualität verloren. Darum sind in PaperOffice die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gemäß der deutschen behördlichen Finanzverwaltung verankert.
Punkt Nr. 4: perfektionierter Workflow
Was liegt näher, als die Steuerung von Projekten, Prozessen oder Weisungen in die Dokumentenverwaltung zu integrieren? PaperOffice DMS ermöglicht beispielsweise die Zuweisung von Gruppenräumen im Netzwerk, inklusive Controlling.
Zuweisung von Aufgaben stellt ebenfalls eine der Funktionen in PaperOffice dar, in welcher nicht nur Dokumente im Ganzen, sondern bestimmte Bereiche des Dokumentes, wie zum Beispiel eine Rechnungssumme oder Adresse, als Aufgabe definiert werden können. Sie können Teams bilden und Aufgaben „als erledigt“ markieren, Kommentare zu Aufgaben hinzufügen und vieles mehr.
Punkt Nr. 5: KI-basierte Automatisierung
Buchhaltung und Rechnungswesen sind wichtige, aber auch sich beständig wiederholende und meist nur mit geringen Änderungen versehene Vorgänge. Trotzdem sind sie personalintensiv. Bei PaperOffice DMS nennt sich das PaperOffice PIA und ist die integrierte künstliche Intelligenz. Ihre Aufgabe besteht unter anderem darin, Formulare und Vordrucke aus Stammdaten zu erstellen und Aktualisierungen darin vorzunehmen.
Es gibt noch mehr wichtige Punkte in PaperOffice DMS, doch das Beste ist es, die Software einfach mal zu testen.
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