Network Attached Storage (NAS) ist die englische Bezeichnung für Dateispeicher, die an ein Netzwerk angeschlossen sind. Wenn in einem Unternehmen verschiedene Mitarbeiter auf die jeweils selben Daten zugreifen müssen, stellt der NAS die sicherste und schnellste Lösung dar. Dokumentmanagement System PaperOffice Team macht es möglich, alle Datenbanken auf NAS-Laufwerken zu speichern, etwa den Geräten von Synology.
Für die Cloud, die Datenwolke, bieten das Internet verschiedene Anbieter, doch besitzen alle diese Lösungen einen Haken. Die Verwaltung der mitunter sensiblen Dokumente muss in fremde Hände gelegt werden. Auch wenn die jeweiligen Verwalter fraglos viel für die Sicherheit der ihnen anvertrauten Daten tun, so stehen dem immer wieder Fälle von öffentlich bekannt gewordenem Datenklau gegenüber. Wie groß die Dunkelziffer ist, lässt sich nur erahnen.
Die Nutzung von NAS schließt derartige Vorfälle aus und die Datenspeicher bieten den zusätzlichen Vorteil, das sie im internen Netzwerk immer zur Verfügung stehen. Der eventuelle Ausfall des World wide Web tangiert Nutzer von PaperOffice mit NAS nur peripher.
Wie funktioniert das Dokumentenmanagement System PaperOffice mit NAS?
Alles fängt damit an, dass ein Dokument in das PaperOffice DMS abgespeichert wird. Dabei ist es egal, ob es sich um einen Ordner von einer Festplatte handelt, der bisher unter einem Betriebssystem erreichbar war, oder um eine frisch eingescannte Unterlage aus einem analogen Dokument, das digitalisiert wurde.
Zunächst werden die Daten, gleich welchen Formats, in einer mySQL Datenbank aufgenommen. Unter dem Begriff „mySQL“ ist das weltweit am meisten genutzte Datenbankverwaltungssystem zu verstehen. Es läuft unter verschiedenen Betriebssystemen. Während des Speichervorgangs werden die Daten direkt mit einer AES-1024bit Verschlüsselung versehen.
Dabei wird kein Windows-Dateiverzeichnis angelegt, wenn es sich um ein Microsoft-Betriebssystem handelt, unter dem PaperOffice läuft. Der Vorteil des fehlenden Windows-Dateiverzeichnis liegt in der zusätzlichen Sicherheit. Selbst wenn es eine Spionage-Software auf einen der Rechner innerhalb des Netzwerkes schafft, so scheitert sie spätestens am versuchten Zugriff auf PaperOffice, wobei das Windows-Dateiverzeichnis auch keine Geheimnisse preisgeben kann, da es für die in PaperOffice gespeicherten Dokumente kein Verzeichnis gibt. Dieser kleine Ausflug in das Thema Sicherheit musste sein, um zu verdeutlichen, welche weiteren Vorteile das Dokumentenmanagement System PaperOffice und NAS gegenüber internetbasierten Clouds mit sich bringen.
Das NAS-Intranet mit PaperOffice DMS
Um ein NAS von Synology mit PaperOffice zu verbinden, werden zunächst zwei Datenbanksysteme benötigt. Einmal eine mySQL-Datenbank, die im Installationspaket von „phpMyAdmin“ enthalten ist und einmal die Datenbank „Mariadb 10“, die zum Softwarepaket des NAS gehört. Nun muss eine mySQL-Datenbank angelegt werden, die den Zugriff auf die internen Datenbanken von PaperOffice ermöglicht. Im zweiten Schritt müssen die Berechtigungen für die Datenbank MariaDB 10 auf dem NAS eingerichtet werden.
PaperOffice unterstützt Neukunden bei der Einrichtung der Datenbanken mit einem leicht zu verstehenden Video, das es auch Laien ermöglicht, das beste Datenverwaltungssystem der Welt zu nutzen.
Ist alles eingerichtet, kann es auch schon losgehen mit der sicheren Datenspeicherung auf dem NAS-Server. Natürlich kann der Zugriff mit unterschiedlichen Hierchachien eingerichtet werden. Angefangen beim Administrator mit einem Master-Passwort bis hin zu verschiedenen darunter liegenden Levels. So können etwa den Mitarbeitern einer Projektgruppe gezielt die notwendigen Daten zur Verfügung gestellt werden. Die Mitglieder dieser Gruppe können in diesem Bereich Daten und Dokumente bearbeiten und auch weitere hinzufügen. Die bequeme Datenbankumgebung von Mariadb 10 erlaubt es, dass während der Bearbeitung von Daten diese von anderen Nutzern betrachtet werden können.
Das Dokumentmanagement System PaperOffice und NAS von Synology sind nicht nur ein tolles, sondern auch ein starkes Team.
Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.
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Amina is a self-taught Machine Learning expert with a strong focus on applying AI in industries such as logistics, eCommerce, health-tech, linguistics, and Document AI. Leveraging her skills in Machine Learning, Natural Language Processing, and MLOps, she helps PaperOffice create fully automated document processing solutions, improving workflows and driving efficiency.
