Eine gute Dokumentenmanagement Software wie PaperOffice DMS ist das ideale Werkzeug im Büroalltag mittelständischer Betriebe. Ein Werkzeug, das Freiräume schafft, weil es viele Aufgaben übernimmt, die zuvor recht personalintensiv waren. Doch auch PaperOffice ist, trotz eines von Haus aus sehr hohen Sicherheitslevels, nur so gut wie das schwächste Glied in der Kette der administrativen Prozesse. Aber was ist denn das schwächste Glied?
Die Schwachstelle ist recht schnell ausgemacht. Es ist heute in vielen Unternehmen die Datenspeicherung in einer externen Cloud. Gut 30 % aller KMUs in Deutschland nutzen eine Internetcloud zur Speicherung selbst wichtigster Daten. Auf den ersten Blick eine bequeme und auch kostengünstige Lösung, doch bei genauerem Hinsehen zeigen sich die Schwächen der Datenspeicherung bei einem Drittanbieter. Dazu gehören:
· Ausfälle aufgrund technischer Störungen
· Wartungsunterbrüche
· Down- und Uploadverzögerungen
· Hackerangriffe
· gesetzlich legitimierte Datenspionage
Wer als Firmeninhaber oder verantwortliche Führungskraft nun glaubt, dass im eigenen Unternehmen kaum relevante Daten anfallen, die, in der Cloud abgespeichert, keine Gefahr für den Betrieb darstellen, der täuscht sich. Im Zeitalter von Big Data lassen sich aus allen abgespeicherten Daten relevante Informationen erstellen. Mittels entsprechender Algorithmen werden aus vermeintlich harmlosen Einträgen Rückschlüsse über das Unternehmen gezogen, die eine erstaunlich hohe Trefferquote besitzen. Ganz davon abgesehen, dass die meisten Firmen fast alles in einer fremden Cloud einlagern, also einem dritten Unternehmen hochsensible Daten anvertrauen, das sie nicht wirklich kennen.
PaperOffice DMS und NAS von Synology, alles im eigenen Haus
Warum im Unternehmen eine Prozesskette einrichten, die erkennbar starke, aber auch schwache Glieder besitzt? Ist es nicht besser, eine Kette mit gleichstarken Gliedern zu verwenden? Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice sowie ein Network Attached Storage (NAS) des taiwanesischen Herstellers Synology sind eine solch gleichermaßen starke Prozesskette. Aber nicht nur das, es ist eine Prozesskette in einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis. Eine gleichzeitige Investition in Hard- und Software, die günstiger ist als oft überteuerte DMS-Software anderer Hersteller und den Monatsbeiträgen für die Cloud mit all ihren Unsicherheiten.
Mit PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware wird nicht nur das Datenmanagement vereinfacht, gleichzeitig wird der Umgang mit den Daten auf ein wesentlich höheres Sicherheits-Niveau angehoben, ohne dass hierbei das Handling leidet. Im Gegenteil, durch entsprechende Tools, wie der eigenen künstlichen Intelligenz, werden zum Beispiel Daten zu einem Pool zusammengezogen, unnötige Dopplungen entfernt und der Workflow vereinfacht.
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Besser als Internetcloud – die Intranetcloud
Mit einem NAS richten sich Unternehmen jeder Branche ihre eigene, interne Cloud ein. Das ist kein Hexenwerk und erfordert nun auch keine Personalaufstockung im IT-Bereich. Ein NAS erlaubt zudem die vorausschauende Planung. Beispielsweise der zukünftig zu erwartende Speicherbedarf und der wird wachsen, das ist so sicher wie Sonnenauf- und Sonnenuntergang. Gleichzeitig sind die oben aufgeführten Punkte zu den Schwachstellen einer Cloud von Drittanbietern praktisch eliminiert.
Es muss auch nicht befürchtet werden, das eine über das Intranet geführte Datenspeicherung Einschränkungen bezüglich der möglichen Zugriffe mit sich bringt, es sei denn sie sind gewollt. So kann PaperOffice DMS die Zugriffsrechte von bis zu 800 Terminals verwalten und das Internet wird ja nicht ausgesperrt, es wird lediglich eine gut bewachte Grenze eingerichtet, was sogar fast wörtlich genommen werden kann. Die Verschlüsselung der Daten in PaperOffice erfolgt über einen 1024byte-AES-Code, der in Schweden entwickelt wurde und weltweit von militärischen Geheimdiensten eingesetzt wird.
PaperOffice DMS und NAS von Synology, zwei starke Verbündete jeder betrieblichen Administration.
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Amina is a self-taught Machine Learning expert with a strong focus on applying AI in industries such as logistics, eCommerce, health-tech, linguistics, and Document AI. Leveraging her skills in Machine Learning, Natural Language Processing, and MLOps, she helps PaperOffice create fully automated document processing solutions, improving workflows and driving efficiency.
