Ein gutes Dokumentenmanagement System hat eine wortwörtliche Kernkompetenz, das Management von Dokumenten. Grundsätzlich bedeutet dies zunächst die ordnungsgemäße Archivierung von geschäftlichen Unterlagen der unterschiedlichsten Art. Dafür genügt ja eigentlich ein System, wie es etwa in Bibliotheken verwendet wird, wo die Einteilung einerseits nach Sachgebieten und andrerseits nach dem guten alten Alphabet und hier wiederum nach Anfangsbuchstabe vom Titel oder Verfasser funktioniert.
In der Regel kommt noch eine kurze Inhaltsangabe sowie Stichworte zum Urheber/in dazu. Für geschäftliche Bereiche ist dies jedoch nicht wirklich zielführend, denn geschäftliche Korrespondenz tritt in noch weit größeren Massen auf, als dies etwa jährliche Buch-Neuerscheinungen tun. Die Kriterien zur Archivierung geschäftlicher Unterlagen müssen weitreichender und wesentlich differenzierter sein.
Warum PaperOffice DMS und AutoFill?
Der Begriff der Verschlagwortung beinhaltet im Dokumentenmanagement die Erfassung eines Dokuments nach dessen Inhalt, wobei sogenannte Schlagworte oder auch Stichworte erfasst und katalogisiert werden. Selbstverständlich gehören auch weiterhin die traditionellen Mechanismen einer Archivierug, Sortierung nach Eingangsdatum, Name, Adresse und Form (Rechnung, Frachtbrief etc) mit dazu.
In PaperOffice DMS erfolgt dies alles gleichzeitig im Segment AutoFill, sobald ein Dokument binär vorliegt und für die Archivierung an PaperOffice übergeben wird. Zuständig für die Verschlagwortung in PaperOffice ist die Software-eigene KI PIA. Diese künstliche Intelligenz (KI) arbeitet mit einer ganzen Reihe unterschiedlicher Algorithmen, mit deren Hilfe die zunächst relevanten Daten erfasst und in einer Ablagemaske aufgeführt werden. Dabei muss PIA nicht erst darauf trainiert werden, was die KI denn im Einzelnen erfassen soll. Geschäftliche Korrespondenz unterliegt vielerlei Normen bezüglich Inhalt und Form. Diese Normen sind in AutoFill von PaperOffice bereits enthalten.
PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch. Mehr als 13 verschiedene Werte kann PIA automatisch erkennen und extrahieren wie z.B. Dokumentdatum, Dokumenttyp, Schlüsselwörter, Dokumentsprache und Belegdaten wie Summen und Währung. Sie können anschliessend die Werte prüfen und bei Bedarf korrigieren bzw. ergänzen. Dieser Vorgang kann manuell oder auch automatisch im Hintergrund erfolgen.
In der IT wird dies automatische Indexierung genannt, wobei PaperOffice eine Volltextindizierung anwendet. Hierbei werden bis auf sogenannte Stopwörter alle Wörter eines Dokuments erfasst. Stoppwörter sind beispielsweise häufig vorkommende Wörter wie beispielsweise „von, und, auch, oder“. Der oder die Anwenderin von PaperOffice kann natürlich auch manuell in die Verschlagwortung eingreifen und die Ablagemaske entsprechend verändern. Letztlich bildet die Verschlagwortung durch AutoFill den Index für die in PaperOffice integrierte Suchmaschine.
PaperOffice und AutoFill für BigData
Dokumente sind immer auch Daten. Die Menge an Dokumenten und damit auch an Daten nimmt gerade in Unternehmen aufgrund der immer umfassenderen IT-Technologie kontinuierlich zu. Während der Mensch selbst mit dieser Menge an Daten restlos überfordert ist, kann die entsprechende Software diese Daten aufbereiten, um sie zielgerichtet anzuwenden. In diesem Sinne ist das Segment AutoFill in PaperOffice DMS nicht einfach nur ein sehr präzise arbeitendes Archivierungssystem. Es verhilft jedem Unternehmen zur eigenen BigData.
Dies lässt sich in vielen unternehmerischen Bereichen nutzen, denn Geschäftskorrespondenz enthält immer auch Daten, deren Bedeutung sich oft erst in zweiter oder dritter Instanz erschließt, beziehungsweise erst im Zusammenhang bestimmter Muster. So sind die Daten aus AutoFill im Verkauf wie im Einkauf nützlich, aber auch zur Verbesserung der eigenen geschäftlichen Infrastruktur und nicht zuletzt kann das eigene BigData aus PaperOffice AutoFill zur Prognose von Geschäfts- oder Produktentwicklungen verwendet werden. Jede Entscheidung beruht auf Information, selbst das sogenannte „Bauchgefühl“ ist im Grunde eine Entscheidung auf Grundlage von Informationen. PaperOffice DMS mit Autofill sorgt dafür, das genügend Informationen für die richtige Entscheidung zur Verfügung stehen.
PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.
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Amina is a self-taught Machine Learning expert with a strong focus on applying AI in industries such as logistics, eCommerce, health-tech, linguistics, and Document AI. Leveraging her skills in Machine Learning, Natural Language Processing, and MLOps, she helps PaperOffice create fully automated document processing solutions, improving workflows and driving efficiency.
