PaperOffice Dokumenten Management System- der Vereinsmanager

Optimiert Ihren Workflow und ermöglicht komplexe Arbeitsabläufe

Wissen Sie, was die „Streetbunnycrew e. V.“ oder „pastafari e. V.“ sind? Es sind zwei eher ungewöhnliche, aber gemeinnützige Vereine. Zwei von rund 600.000 in Deutschland angemeldeten oder besser eingetragenen Vereinen. Bei der Streetbunnycrew handelt es sich um Motorradfahrer in rosa Hasenkostümen, die Geld für gute Zwecke sammeln und hinter pastafari steckt die Kirche des fliegenden Spaghettimonsters, eine Vereinigung von Menschen, die das allgemeine Religionswesen auf die Schippe nehmen. Neben über 90.000 Sportvereinen, unzähligen Fördervereinen, Tauben- oder Kaninchenzüchtervereinen, Katzen- Hunde- und Schildkrötenvereinen oder Gesangsvereinen ist in Deutschland glücklicherweise auch genug Platz für ein bisschen Skurilität. E. V. steht dabei für eingetragener Verein, was bedeutet, das der Staat oder besser das örtliche Finanzamt die Gemeinnützigkeit des jeweiligen Vereins anerkennt. Für Spender wie für Mitglieder bedeutet dies Steuerbefreiung auf Spendengelder, Erträge, Vermögen oder Mitgliedsbeiträge. Für die Vorstandschaft der Vereine bedeutet dies, eine möglichst korrekte Führung der Vereinsgeschäfte einzuhalten und dies zu dokumentieren. Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice ist genau hierfür bestens geeignet.

Wer nun bei Vereinen an eher kleine Gruppierungen von vielleicht 20 oder 30 Leuten denkt, die sich regelmäßig treffen und vielleicht ein paar Veranstaltungen organisieren, hat damit nicht Unrecht. Vereine können aber auch sehr große Gebilde darstellen, so etwa der aktuell größte Sportverein der Welt, der FC Bayern München e. V. mit über 290.000 Mitgliedern und weiteren 358.000 Personen, die in 4500 Fanclubs organisiert sind. Leicht vorstellbar, dass hier beispielsweise einfache Excel-Tabellen zur Mitgliederverwaltung kaum ausreichen werden. Es muss aber auch nicht hoch kompliziert sein.

PaperOffice DMS – funktionale Vereinsverwaltung

Welche Zielsetzung ein Verein auch immer hat, Zahlen spielen eine große Rolle. Was innerhalb eines Vereines bewegt wird, es lässt sich mehr oder weniger in Zahlen ausdrücken. Gleichzeitig spielt auch die Dokumentation eine große Rolle. So lassen sich die meisten Vereine in Segmente unterteilen, zum Beispiel in:

• Mitgliederverwaltung
• Spendengeldverwaltung
• Einnahmen aus Veranstaltungen
• Veranstaltungsorganisation
• Vereinsvermögen
• Mitgliederbetreuung
• Gerätewartung
• Protokollierung
• Investitionen
• Rechenschaftsberichte

Alle diese beispielhaften Segmente beinhalten weitere Teilbereiche und oft lasten ein großer Teil dieser Aufgaben wie auch die Verantwortung auf den Schultern nur weniger Vereinsmitglieder, etwa dem oder der Vorsitzenden, dem Kassenwart und dem Schriftführer.

Mit PaperOffice DMS bietet sich eine Software an, die die Vereinsverwaltung gleichzeitig transparent und sicher macht, sowie zur Entlastung des Vorstandes führt, denn viele administrative Aufgaben im Verein werden durch PaperOffice automatisiert.

So kann dabei das leistungsfähige und umfangreiche Workflow-Modul von PaperOffice problemlos helfen. Es ermöglicht die Zuweisung und Bearbeitung komplexer Abläufe, steuert Dokumente, deren Informationen sowie Aufgaben effizient durchs Unternehmen bzw. Verein. Dabei können sowohl feste, als auch spontane, unstrukturierte Abläufe, sogenannter ad hoc Workflow, initialisiert sowie komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe mit Verzweigungen definiert werden.

Gleichzeitig bietet PaperOffice Rechtskonformität, etwa durch Einhaltung der GoBD bezüglich ordnungsgemäßer Aufbewahrung von Schriftstücken in digitaler Form. Digital ist zugleich das Stichwort, um Vereine aus dem analogen Zeitalter der Verwaltung in das elektronisch geprägte 21. Jahrhundert zu überführen.

PaperOffice DMS übernimmt dank einer leistungsstarken OCR-Texterkennung, welche bereits standardmäßig vorhanden ist, jedes gescannte oder abfotografierte Dokument als Bilddatei und wandelt sie bei Bedarf in ein Textdokument um. Durch die einfach einzurichtende Netzwerkstruktur von PaperOffice können bis zu 800 Vereinsmitglieder direkt am Laptop, dem Tablet oder dem PC an der Vereinsverwaltung beteiligt werden oder erhalten die notwendige Einsicht in die Vereinszahlen, etwa zur Entlastung des Vorstandes während der Jahresversammlung. PaperOffice DMS wird in der Hauptsache von mittelständischen Unternehmen und Selbständigen zur Datenverwaltung eingesetzt und wird weltweit von über 900.000 Firmen und Behörden genutzt.

Sein unkomplizierter Aufbau, verbunden mit einer Vielzahl von Funktionen, macht PaperOffice aber auch zum idealen Tool im Vereinsmanagement, ob nun für rosafarbene Kaninchen auf Motorrädern, den Anhängern des Spaghettimonsters oder Stadionfüllenden Sportvereinen.

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