Hilfsmittel aller KMUs

Die Weisheit des Schweizer Aphoristikers Ernst Reinhardt, dass der Mensch mit seinen Aufgaben wächst, wird meist nur anteilig zitiert. Tatsächlich lautet der Spruch in seiner Vollständigkeit: „der Mensch wächst mit seinen Aufgaben, aber manchmal wachsen diese schneller als er“. Genau vor diese Problematik sehen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer gestellt, die eine Firma gründeten und Anfangs problemlos in ihre Aufgaben hineingewachsen sind.

Dokumentenmanagement System PaperOffice ist ideal für alle kleinen und mittleren Unternehmen sowie branchenspezifische DMS Lösungen, sorgt für das ideale digitale und papierlose Büro

Für die meisten selbstständigen Personen, die mit ihrem Betrieb auf Wachstumskurs sind, kommt dann der Zeitpunkt, wo die Aufgaben schneller wachsen. Im Besonderen in der Verwaltung und der Buchhaltung. Dann ist es Zeit, sich Hilfe ins Haus zu holen, am besten eine Hilfe, die ihre Effektivität seit langem unter Beweis stellt und dazu noch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis besitzt. PaperOffice DMS ist genau diese Hilfe für Unternehmer und Unternehmerinnen.

Digital-analog-digital, was denn nun?

Gerade heute, in einer Zeit, in der immer mehr analoge Vorgänge digitalisiert werden, sehen sich viele Betriebe gezwungen, zweigleisig zu fahren. Nur zu gerne könnten alle anfallenden Vorgänge in der Verwaltung auf die digitale Ebene verlagert werden und vieles befindet sich bereits dort. Die Kommunikation über Datenleitungen ersetzt beispielsweise zum größten Teil den Austausch über den Postweg, aber eben nicht vollständig. Speditionen kämpfen nach wie vor mit Frachtbriefen aus Papier und viele Belegarten in der Buchhaltung tauchen zuerst als ausgedruckte Dokumente auf. Nun wäre das nicht so problematisch, wenn analog einfach analog und digital einfach digital bleiben würde. In der Realität besteht jedoch das Paradoxon, das Dokumente digital erstellt, dann ausgedruckt und analog weitergeleitet werden, siehe Frachtbriefe bei Speditionen, um beim Empfänger wieder digitalisiert zu werden. Zwischendrin sorgt der Gesetzgeber für ein bisschen Belebung und macht Vorgaben zur Archivierung sowohl auf analoger als auch auf digitaler Ebene. Dieses „geordnete“ Chaos wird so lange bestehen, bis sich das Papierwesen aus den Unternehmen verabschiedet hat. Es bedarf jedoch einer Kristallkugel und einer sehr guten Wahrsagerin, um den Termin dafür vorherzusagen.

Kontoauszüge

Ausgangsrechnungen

Eingangsrechnungen

Gehaltsabrechnungen

Spesenbelege

Inventurlisten

Materialentnahmescheine

Quittungen

Das Team von PaperOffice DMS arbeitet bereits seit über 17 Jahren daran, die Dokumentenmanagementsoftware so perfekt wie möglich den Bedürfnissen von Unternehmen anzupassen, ob nun der 1-Mann-Betrieb, der klassische Mittelständler als Rückgrad unserer Wirtschaft oder der Großbetrieb mit mehreren Standorten. Gleichzeitig sind eine günstige Kostenstruktur und die einfache Handhabung der Software zusätzliche Aspekte, die bei PaperOffice DMS zum Tragen kommen.

Dabei werden die gesetzgeberischen Vorgaben beständig im Auge behalten und, wenn möglich, vorausschauend gearbeitet. So implementierte PaperOffice bereits vor der Einführung der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung digitaler Daten, die entsprechenden Werkzeuge und Sicherungsmechanismen in die Software. Gleichzeitig führte PaperOffice die Anwendung künstlicher Intelligenz ein. Mithilfe der KI können aus eingescannten Belegen entsprechende Stammdaten zur Automatisierung der Vorgänge erstellt werden, wobei die ordnungsgemäße Archivierung des Originals immer gewahrt bleibt. Genau genommen ist PaperOffice sogar päpstlicher als der Papst, aber nicht etwa im Sinne einer unnötig komplizierten Vorgehensweise, sondern in Bezug auf die Sicherheit. PaperOffice empfiehlt seinen Kunden den Einsatz interner Speicher, etwa einem NAS von QNAP, denn in der heute so beliebten Cloud von Drittanbietern stecken Gefahren, die einzugehen ein unnötiges Risiko darstellen. 

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

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Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/329700/paperoffice-dms-das-hilfsmittel-aller-kmus.html

PaperOffice – nichts geht verloren

Von Erfahrung profitieren

Für viele Menschen auf der Erde ist die Startseite der global gesehen größten Suchmaschine, Google, ein täglich vertrauter Anblick, fast schon ein Stück Heimat in der digitalen Welt. Dabei ist sie gerade erst 21 Jahre alt geworden. Aus biologischer Sicht fast noch ein Jugendlicher, in Anbetracht des selbst noch jungen digitalen Zeitalters jedoch eine gestandene Erscheinung. Zu diesen mitten im digitalen Leben stehenden Programmen darf sich gleichermaßen Paperoffice DMS zählen. Im Jahr 2002 und damit nur vier Jahre nach Google aus der Taufe gehoben, vertrauen inzwischen über 900.000 Unternehmen, Behörden, Vereine und Privatleute auf diese Dokumentenmanagementsoftware.

Dokumentenmanagement System PaperOffice sorgt für die Sicherheit in Ihrem Netzwerk dank Synology NAS und ein ideales papierloses Büro. Die Komplettlösung: Dokumente archivieren und verwalten
mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung

Wohl kaum ein anderes als das digitale Zeitalter musste in solcher Geschwindigkeit Höhen und Tiefen erleben. Die Anzahl der Firmen und Start-ups, deren Geschäftsidee im Bereich IT und Internet lagen, die gegründet und nur wenig später wieder sang- und klanglos verschwanden, geht wohl ins Unendliche. Noch heute ist zumindest entfernt der Knall zu hören, als um die Jahrtausendwende die Dotcom-Blase platzte. Dabei wurde nicht nur unglaublich viel Geld verbrannt, so manche IT-Firma brachte mit ihrem Verschwinden auch ihre Kunden in Schwierigkeiten. Spezielle Dateiformate, unlösbare Verschlüsselungen oder auf einmal fehlende Updates konnten wie schwarze Löcher wichtige Firmen-Daten auf immer verschlucken.

Keine schwarzen Löcher mit PaperOffice DMS

Die Wahrscheinlichkeit, dass heute eine IT-Firma bei einer Insolvenz großen Schaden anrichtet, ist fraglos geringer geworden, aber keineswegs unmöglich. Auch PaperOffice ist eine gut aufgestellte IT-Firma in einem gesunden Umfeld mit hohen Wachstumsraten. Trotzdem gehört zu den Grundsätzen betriebswirtschaftlichen Denkens auch die Annahme des absolut schlechtesten Szenario. Dies führte bei PaperOffice zur Überlegung, wie der Kunde seinen Datenstamm unversehrt zurückerhält, wenn wirklich alle Stricke reißen. Die Antwort darauf ist das in PaperOffice integrierte Modul MassExport.

Gut, in erster Linie ist der PaperOffice MassExport nicht dem „worst case“ zugedacht, sondern vielmehr dem vereinfachten Export von Daten aus PaperOffice heraus. Aus Sicherheitsgründen arbeitet PaperOffice DMS mit einem eigenen Format und auf einem sehr hohen Verschlüsselungsniveau. Dies hält ungebetene Gäste fern, etwa Hacker, die mittels Ransomware einen Erpressungsversuch starten wollen. Ein aktuell brandheißes Thema. Doch ist sich das Team von PaperOffice bewusst, das die üblichen Dateiformate herkömmlicher Office-Software immer wieder benötigt werden, zum Beispiel in der Kommunikation mit Geschäftspartnern.

Ein Klick genügt mit MassExport

Wenn etwa der Steuerberater die Umsatzzahlen des letzten Quartals anfordert, so ist in der Regel vereinbart, dass diese als CSV- oder auch XML-Dateien übermittelt werden. Im Dokumentenverwaltungsprogramm PaperOffice werden zwar alle bestehenden Dateiformate umgewandelt und damit auch beispielsweise Excel-Dateien, doch die Information über das ursprüngliche Format geht hierbei nicht verloren. In der praktischen Anwendung gestaltet es sich so, das der oder die in PaperOffice angemeldete Nutzerin mit nur einem Klick ganze Ordner inklusive Unterordner und deren Inhalte mittels MassExport in das erste Format zurückverwandeln. Das funktioniert genauso mit einem einzelnen Ordner oder auch nur mit einem Dokument.

Sicherheit und Transparenz sind bei PaperOffice zwei sehr wichtige Werte, die aber auch Risiken in sich tragen. Darum empfiehlt PaperOffice seinen Kunden, das Risiko zu minimieren, etwa durch die Nutzung eines NAS, eines Network attached Storage, und rät von der Verwendung einer Internet-Cloud durch Drittanbieter als Datenspeicher ab. Der MassExport ist so ein funktionales Werkzeug von Paperoffice für alle Fälle, auch den Schlimmsten, der aber eher unwahrscheinlich ist.

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QNAP NAS und PaperOffice

Sie ist in aller Munde und wird millionenfach genutzt, die Cloud oder Datenwolke im Internet. Für private Anwender stellen hierbei die Betreiber oft kostenlos mehrere Gigabyte an Speicherplatz zur Verfügung. Die wirkliche Zielgruppe sind jedoch Unternehmen, die gegen Gebühr Speicherplatz mieten und dafür zusätzliche Leistungen erhalten. Fraglos eine sehr bequeme und vordergründig sichere Art der Datenspeicherung, die das weltumspannende Netzwerken erlaubt und Managern zumindest eine ihrer Ängste nehmen soll, die Angst vor Datenverlust.

Allein in deutschen Unternehmen steigerte sich das Datenwachstum in nur zwei Jahren, von 2016 bis 2018, um satte 921 %. Dabei setzten im Jahr 2016 nur etwa 27 % der Firmen auf die Cloud, im Jahr 2018 waren es bereits 40 %. Allerdings zeigte sich die Cloud-Lösung in diesen zwei Jahren in Bezug auf Datensicherheit als eher wenig erfolgreich, denn einer Auswertung aus dem Global Data Protection Index von Dell Technologies zufolge mussten 4 von 5 deutschen Unternehmen im Jahr 2018 Störungen ihrer IT-Infrastruktur hinnehmen.

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mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung. Mit QNAP NAS ist es die ideale Kombination

Davon wiederum konnten 32 % ihre verlorenen Daten nicht wiederherstellen. Natürlich sind in diesen 32 % nicht nur Cloud-Lösungen enthalten, aber eben doch ein nicht geringer Anteil. Dabei versprechen die Betreiber doch höchste Ausfallsicherheit genauso wie den Schutz gegen Datenspionage, oder?

Warum erlebt dann ausgerechnet Ransomware, Erpressersoftware, gerade jetzt eine wahre Hochzeit und wie können Cloudbetreiber schlüssig die Diskrepanz zwischen Datensicherheit und dem erlaubten Zugriff auf Cloud-Daten durch US-Geheimdienste erklären? Neun der zehn größten Cloudbetreiber haben ihren Stammsitz in den USA, in denen nach wie vor der Patriot-Act von 2001 gültig ist.

Mit der eigenen Cloud besser aufgehoben

Nicht nur deutsche Firmen stehen vor der Frage, wie es weitergehen soll. Für die Internet-Cloud weiterhin monatlich Miete zu bezahlen und ein deutliches Risiko einzugehen oder selbst zum Cloudbetreiber werden? Beispielsweise mit einem NAS der taiwanesischen Firma QNAP.

Das seit dem Jahr 2004 am Markt befindliche Unternehmen stellt Network attached Storage (NAS) her. Mit diesen skalierbaren Datenspeichern, die über eine entsprechende Netzwerk-Infrastruktur verfügen, lässt sich die Firmeneigene Cloud auf- und jederzeit ausbauen. Eine weitere Alternative wäre die Rückkehr in die digitale Steinzeit, in der die Daten des Unternehmens auf die Festplatten der einzelnen Arbeitsplatzrechner gespeichert werden.

Eine Alternative mit mindestens genauso hohem Gefahrenpotenzial wie die Internet-Cloud. Der QNAP NAS stellt als Intranet-Cloud die vernünftige Lösung dar. Zusammen mit der Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice wird daraus ein unschlagbares Team, das höchste Sicherheit bietet.

Die Kombination aus PaperOffice Software und QNAP Hardware zeigt bestechende Vorteile.

Mit der QNAP-Architektur des NAS ist die Einrichtung eines Hochgeschwindigkeitsnetzwerkes mit sicherem Zugriff von jedem beliebigen Standort aus möglich. Die PaperOffice DMS verschlüsselt Daten mit einem AES 1024-Bit-Code. Der einzige Code, in Schweden entwickelt, der bis heute nicht geknackt wurde. 

Nicht nur sicher, sondern auch bequem

PaperOffice DMS macht aus aufwendiger Datenverwaltung einen Prozess, der in weiten Teilen automatisiert abläuft. Das bezieht sich sowohl auf bestehende digitale Datenstämme wie ebenso auf die Wandlung analoger Dokumente zu digitalen Inhalten.

Eine der weltbesten OCR-Texterkennungen gehören damit dazu, aber auch eine integrierte KI namens PIA, die sich nicht nur mit der Indexierung der Archive beschäftigt, damit Dokumente blitzschnell gefunden werden, selbst wenn der oder die Suchende nur noch ungefähr weiß, was drinsteht. PIA erstellt ebenso Formulare und Briefvorlagen und kann das Rechnungswesen unterstützen.

QNAP NAS lässt sich in nur 5 Schritten einrichten:

QNAP und PaperOffice, das A-Team für Unternehmen. 

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Keine Angst vor Datenverlust

Es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettungsfirmen ein Teil oder manchmal alle Daten wiederhergestellt werden können. Trotzdem bleibt immer ein Schaden zurück und sei es nur der Zeitverlust während des Fehlens der Unterlagen.

Es geht noch schlimmer

Alle Daten sind noch da, nur für den Anwender nicht lesbar, weil sie in einem Format gespeichert sind, dessen Anwendung nur im Zusammenhang mit einer bestimmten Software möglich ist oder, die zweite Variante, die Daten sind verschlüsselt und lassen sich nur über ein bestimmtes Programm entschlüsseln.

Eigentlich ist es in Bezug auf die Sicherheit ein guter Gedanke, dass die Lesbarkeit von Unternehmensdaten von Formaten abhängig ist, die nicht von jeder x-beliebigen Bürosoftware dargestellt werden kann. Auch die Verschlüsselung ist ein immer wichtiger werdender Sicherheitsaspekt im Zeitalter der Hacker und Erpresser, siehe Ransomware.

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Doch was ist, wenn auf einmal die Software zur Speicherung oder Verschlüsselung nicht mehr funktioniert und gleichzeitig der Hersteller des Programms seine Leistungen eingestellt hat?

Im nach wie vor jungen Markt der Software-Produzenten sind schon unzählige Firmen schnell auf- aber auch schnell wieder abgetaucht. Die Dotcom-Blase zu Anfang des 21. Jahrhunderts und ihr platzen war das beste Beispiel dafür und der dabei erzeugte Knall ist noch heute zu hören.

Mit PaperOffice DMS alles unter Kontrolle

Als Daniel Schönland im Jahr 2002 die erste Version der PaperOffice Dokumentenmanagement Software schrieb, lag der Schwerpunkt zunächst auf der Kernkompetenz einer DMS, Ordnung auf die Festplatte zu bringen und dem Anwender eine Struktur zu bieten, die die Dokumentenbearbeitung erleichtert. In den weiteren 17 Jahren, zusammen mit einem beständig wachsenden Team und genauso beständig wachsender Erfahrung, reifte die PaperOffice Dokumentenverwaltung zu einem umfassend ausgestatteten Allrounder heran, dessen Fähigkeiten inzwischen von über 900.000 Unternehmen weltweit sehr geschätzt wird.

Natürlich wurde auch bei PaperOffice der „Worst Case“ als ein mögliches Szenario in Betracht gezogen. Nichts ist unmöglich, selbst für langjährig am Markt erfolgreich agierende Unternehmen wie PaperOffice. Das betrifft übrigens keineswegs die IT-Branche allein. Doch PaperOffice führte darüber nicht einfach nur eine Risikoanalyse durch, sondern sorgt im Interesse seiner Kunden vor.

Der MassExport aus PaperOffice

Innerhalb der PaperOffice DMS werden importierte Dokumente mit einem eigenen Format gehandhabt und auch verschlüsselt. Gleichzeitig legt PaperOffice seinen Kunden nahe, für die Datenspeicherung einen NAS zu verwenden, einen Network attached Storage, und nicht etwa eine Cloud im Internet. All das dient der Sicherheit sowie der besseren Kommunikation und die Erfahrung gibt den Leuten von PaperOffice recht.

Gleichzeitig bleiben aber für alle gespeicherten Dokumente die ursprünglichen Format-Informationen erhalten. Das ermöglicht den einfachen, nur mit einem Klick realisierbaren Rückexport aus PaperOffice heraus in das ursprüngliche Originalformat. Bei Massenimporten sogar mit der Ordnerstruktur. Der MassExport erfolgt hierbei unverschlüsselt. Natürlich funktioniert der MassExport auch bei einzelnen Ordnern oder sogar einzelnen Dokumenten. 

Für die einfache Bereitstellung von Unterlagen für den Steuerberater bietet PaperOffice die umfangreiche Suche an, durch welche Dokumente mit diversen Statuseinträgen, wie „nicht bezahlt“ oder „zugestellt“, Datumsangaben oder Dokumenttypen mit einem Mausklick ausgefiltert und danach einfach im PDF Format mit Excel Datendatei und allen Angaben exportiert werden können.

Niemand wünscht sich den „Worst Case“ und das Risiko ist bei lange bestehenden Unternehmen wie PaperOffice gering, es ist jedoch gut, auf alles vorbereitet zu sein. PaperOffice trägt dem mit dem MassExport Rechnung.

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PaperOffice – Speditionen lieben sie

Es gibt kaum eine andere Branche, die noch heute so sehr von analogen Dokumenten abhängig ist, wie der Frachtbereich. Die Angestellten von Speditionen, vom Frachtführer bis zum Disponenten, wühlen sich täglich durch Berge von Papier. PaperOffice DMS hilft, das Hardcopy-Chaos unter Kontrolle zu bringen.

PaperOffice Dokumentenmanagement Software ist die Komplettlösung: Dokumente archivieren und verwalten
mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung. Effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung, Vertragsverwaltung und Dokumentenverwaltung für Privatanwender bis hin zu Großunternehmen.
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Wer sich das Führerhaus eines modernen Lkw ansieht, wird feststellen, dass sich bezüglich Digitalisierung einiges getan hat. Moderne Fahrtenschreiber etwa sind längst an die Motorsteuerung gekoppelt und lassen sich digital auslesen. Die früheren Möglichkeiten der Manipulation durch frisch eingelegte Tachographenscheiben sind heute nicht mehr möglich. Mobiles Internet verbindet den Fahrer mit der Firma und Satellitengestützte Navigation sowie Ortung sorgen für eine perfektionierte Routenplanung. Gleichzeitig findet sich aber auch heute noch in jedem Führerhaus national oder international fahrender Lkw eine Dokumententasche. Die gab es schon zu Zeiten, als der Bundeskanzler von Deutschland Konrad Adenauer hieß.

Speditionen und Papier – kein Ende in Sicht

Natürlich ist es eine sympathische Vorstellung, dass alle für den Transport von Fracht notwendigen Begleitdokumente vom Fahrer beispielsweise digitalisiert auf einem USB-Stick mitgeführt werden. Doch das ist behördlicherseits bis heute nicht gewollt. Der Hauptgrund dafür liegt zum einen darin, dass Frachtgüter unterschiedliche Kontrollbereiche durchlaufen, wobei die analoge Form der Frachtpapiere garantiert, dass sie für alle Beteiligten einsehbar sind. Andernfalls müssten alle damit in Verbindung stehenden Amtsstellen mit entsprechenden Lesegeräten ausgestattet sein und die digitalisierten Dokumente müssten eine softwaregestützte Sicherung besitzen, die ihre Originalität gewährleistet. Ein Aufwand, den die Behörden und damit auch die Unternehmen scheuen.

Zum anderen geht es um die Sicherheit im Verkehr, egal ob nun zu Lande, zu Wasser oder in der Luft. Heute wird viel mehr Gefahrgut transportiert als früher, wobei dies einfach eine Frage der Deklaration ist. So sind zum Beispiel die praktischen Erfrischungstüchlein mit Zitronenduft, zu Tausenden auf einer Palette gestapelt, ein Gefahrgut. Für dieses wie anderes Gefahrgut muss der Frachtführer die sogenannten R + S Sätze mitführen. Die beiden Großbuchstaben bedeuten Rettung + Sicherheit und bezeichnen die Unterlagen, in denen die Gefahren beschrieben sind, die von dem Transportgut ausgehen. Bei Erfrischungstüchlein wäre es etwa der Anteil an brennbarem Alkohol. Ein 40-Tonner mit einer Sammelladung für verschiedene Abladestellen kann so locker um die 50 bis 100 Seiten nur an R + S Seiten mitführen, die im Ernstfall den Rettungskräften beziehungsweise den Feuerwehren zu übergeben sind. Übrigens in allen Sprachen der Länder, die mit dem Frachtgut durchfahren werden oder Anfangs- und Endstation sind. 

PaperOffice DMS vereinfacht die Speditionsablage 

Im Disponenten Büro einer Spedition laufen täglich viele verschiedene Frachtpapiere auf und diese müssen den Aufbewahrungsfristen gemäß ordentlich abgeheftet werden. Glücklicherweise muss diese Massenarchivierung nicht mehr analog erfolgen, zumindest nicht, wenn es sich nur um Frachtpapiere handelt. Seit dem 20. Dezember 2003 dürfen Frachtpapiere entsprechend § 147 Abs. 1 Nr. 4a auch auf Bild- oder anderen Datenträgern gespeichert werden.

Genau hier, beim Frachtbriefe archivieren, kann die PaperOffice Dokumentenverwaltungssoftware ihre Vorteile ausspielen. Die Frachtpapiere werden sofort eingescannt, über die OCR-Texterkennung in bearbeitungsfähige Dokumente umgewandelt und von PIA, der in PaperOffice integrierten künstlichen Intelligenz, zunächst nach Stichworten indexiert, um das blitzschnelle Auffinden über die Suchmaschine zu ermöglichen. Fast gleichzeitig erfolgt die Zuordnung der Papiere zu den hinterlegten Stammdaten. Alles natürlich unter Berücksichtigung der GoBD, der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung, und damit in jeder Hinsicht auch in der Langzeitarchivierung gesetzeskonform.

Der Frachtführer wird wohl noch einige Zeit mit der analogen Dokumententasche leben müssen. Die Speditionen selbst können sich dank PaperOffice DMS von einem nicht geringen Teil der täglich anfallenden Papierflut befreien.

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Revolution in der Spedition

PaperOffice DMS – Dokumentenverwaltungsprogramm für Speditionsunternehmen

Das „papierlose Büro“ hat Fortschritte gemacht. Fraglos auch ein Verdienst von Software-Anbietern wie PaperOffice und ihrem Dokumentenverwaltungsprogramm, das viele früher analoge Vorgänge in das digitale Zeitalter überführt.

Doch das reale Papier, aus Holz mit viel Energieaufwand hergestellt, wird trotzdem auf lange Zeit ein Begleiter des Büroalltags bleiben. Wie hoch jedoch der Anteil analoger Dokumente ist, hängt von der jeweiligen Branche ab. In einem der wichtigsten wirtschaftlichen Bereiche ist dieser Anteil gezwungenermaßen besonders hoch. Allein in Deutschland sind rund 14.000 Speditionen tätig. Sie sorgen dafür, dass Fracht auf Lkws, auf der Schiene, in der Luft oder auf dem Wasser von A nach B transportiert wird. Der dokumentarische Aufwand für die Beförderung von Gütern ist riesig. Einen Menschen mit einem Flugzeug oder der Eisenbahn zu befördern, ist bezüglich der notwendigen Papiere um ein Vielfaches einfacher als etwa die Beförderung einer Palette mit Geschirrspülmittel.

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Warum PaperOffice DMS nicht auch im Lkw?

Im Disponenten Büro einer Spedition minimiert PaperOffice den analogen Dokumentenanteil dank seiner funktionalen Werkzeuge auf das notwendige Mindestmaß. Allerdings sind der Software Grenzen gesetzt und die beginnen bei den Begleitpapieren der Fracht. Eigentlich sollte im 21. Jahrhundert zu erwarten sein, dass der Frachtführer, Lkw-Fahrer oder Trucker einen simplen USB-Stick oder eine Speicherkarte, vielleicht auch ein Tablet mit sich führt, auf dem die Begleitpapiere gespeichert sind, doch das darf nicht sein. Verkehrspolizei, Zoll und Rettungswesen verlangen originale Begleitpapiere aus Papier. Die Dokumententasche gehört somit zum unverzichtbaren Begleiter im Führerhaus. Darin enthalten sind Lieferscheine, Ursprungszeugnisse, Konnossements, R + S Sätze, wobei die Anzahl der Papiere nach Art und Bestimmungsort schwankt. Jedoch allein der Lieferschein muss in vierfacher Ausfertigung vorliegen, weshalb es in jeder Spedition noch ein Gerät gibt, das in den 1960er-Jahren erfunden wurde, den Nadeldrucker. Gefahrgutladungen dürfen nur mit Begleitpapieren (R + S Sätze) transportiert werden, die die einzelnen Gefahren genau beschreiben, damit Feuerwehren und Rettungskräfte bei einem Unfall darüber informiert werden können. Fährt dabei zum Beispiel ein Lkw von Deutschland nach Spanien, so sind die R + S Sätze in deutscher, französischer und spanischer Sprache mitzuführen. Obwohl es bei der Kommunikation zwischen Spedition und Zoll inzwischen die digitale Voranmeldung für grenzüberschreitende Fracht gibt, müssen die Frachtführer an der Zollstelle des Grenzübergangs die ausgedruckten Frachtpapiere vorlegen. Erst wenn die Fracht ihren Abladeplatz erreicht, kann der Papierkrieg auf ein digitales Format reduziert werden. 

Mit PaperOffice Frachtbriefe archivieren

Mit seinen integralen Bestandteilen wie Automatisierungen und Belegerfassung unterstützt PaperOffice Disponenten, aber auch die Buchhaltung von Speditionen, wobei der Papieranteil und der Zeit- und Kostenaufwand erheblich reduziert werden. Ein sehr interessanter Aspekt ist gerade für Speditionen die einfache Möglichkeit, analoge Dokumente zu digitalisieren und zu archivieren. Bis zum 20. Dezember 2003 mussten die Speditionen die Frachtpapiere ein- und ausgehender Sendungen analog zur Langzeitarchivierung ablegen und gemäß der Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren lagern. Es ist leicht vorstellbar, welchen Umfang die Massenarchivierung einer Spedition schon nach wenigen Jahren hatte. Doch an diesem Dezembertag trat eine behördliche Weisung in Kraft, nach der gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a Frachtpapiere auf Bild- oder anderen Datenträgern gespeichert werden dürfen. 

Für Speditionen, die PaperOffice DMS nutzen, bedeutet dies, dass abgearbeitete oder erledigte Frachtpapiere einfach eingescannt, von der OCR-Volltextkennung umgewandelt, von der KI in PaperOffice gemäß GoBD indexiert werden und als Bits und Bytes auf dem Server oder der Festplatte lagern. PaperOffice DMS für Speditionen ist effizient und ein weiterer Schritt hin zum papierlosen Büro.

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Ideale papierlose Büro mit Synology

Sicherheit im Netzwerk

Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein Datenspeicher für Netzwerke. So wie die Geräte von Synology, dem weltweit führenden Unternehmen in diesem Bereich. Zusammen mit PaperOffice, dem bekannten Datenverwaltungssystem, bildet es eine funktionale und sehr sicherere Einheit für das Intranet eines Unternehmens.

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Im Internet finden sich verschiedene Anbieter von Speicherplatz in einer Cloud. Diese zu Nutzen, besitzt Vorteile, aber auch Nachteile. Der größte Nachteil ist fraglos die Übergabe der Daten in dritte, in fremde Hände. Auch wenn versprochen wird, dass die hinterlegten Dokumente absolut sicher sind, so kann dies kein Unternehmen dieser Welt zu 100 % garantieren. Nicht nur Hackerangriffe können die Datensicherheit gefährden, je nach Sitz des Cloud-Anbieters können es die jeweiligen Landesgesetze den entsprechenden Behörden und Unternehmen ermöglichen, völlig legal die Inhalte abzugreifen. Ein leider schlechtes Beispiel sind hierbei die USA. So warnte das renommierte Computermagazin „c’t“ bereits im April 2017 vor US-Clouds, da deren Datenschutz unter Fachleuten als sehr gering eingestuft wird. Aber auch in der EU oder in Deutschland sind jederzeit Datenlecks möglich, sei es aus Schlamperei beim Betreiber der jeweiligen Cloud oder sei es aus geheim gehaltenen Befugnissen europäischer Geheimdienste.

Die vernünftige Lösung für Unternehmen ist deshalb die Einrichtung eines Intranets mit einem gemeinsamen Server für alle eingebundenen Terminals. Der NAS bildet dabei das Herz der Hardware, den zentralen Datenspeicher. Zugleich ist PaperOffice Team der bildlich gesprochene Verstand des Firmen-Intranets.

Die Funktionsweise von NAS und PaperOffice

Der zentrale Mittelpunkt eines Datenverwaltungssystems wie PaperOffice sind logisch aufgebaute Datenbanken, deren Struktur höchstmögliche Sicherheit, aber auch den blitzschnellen Zugriff erlauben.

PaperOffice macht es seinen Nutzern leicht, die bisher auf Festplatten von Laptops oder Desktop-PCs liegenden Daten auf einen gemeinsam genutzten Datenspeicher, den NAS, umzuziehen. So stehen alle Dokumente eines Unternehmens immer zur Verfügung und nicht nur dann, wenn der betreffende Kollege gerade seinen Rechner am Laufen hat und den Datenzugriff erlaubt. Natürlich sind auch auf dem NAS hierarchische Ebenen möglich, also die Einrichtung von unterschiedlichen, passwortgeschützten Zugriffsebenen.

Für die Kommunikation zwischen den dem Netzwerk angeschlossenen Rechnern und dem NAS werden Datenbanken genutzt. Auf der Seite der Terminals sind dies mySQL-Datenbanken, in die alle Informationen abgespeichert werden, die später auf den NAS umziehen sollen. Das können Daten von der Festplatte sein genauso wie eingescannte Dokumente, um auch analoge Formate zu digitalisieren. Wenn schon ein NAS-gestütztes Intranet eingerichtet wird, sollte auch das papierlose Büro realisiert werden. Mit PaperOffice geht das ganz leicht.

Von der mySQL-Datenbank aus werden die hier abgespeicherten Informationen an die Datenbank auf dem NAS transferiert. Dabei handelt es sich um das Datenbankmanagementsystem MariaDB 10, das unter anderem von PaperOffice, aber auch Synology genutzt wird.

Sicherheit geht vor

Schon beim Abspeichern der Daten in der mySQL-Datenbank werden diese verschlüsselt, und zwar mit einem AES-1024bit-Schlüssel. Diese extrem sichere Verschlüsselung wurde ursprünglich für militärische Zwecke eingesetzt. Eine zweite Sicherheitsstufe bezieht sich auf Windows-Betriebssysteme. Üblicherweise wird unter diesen Betriebssystemen beim Abspeichern ein Datenverzeichnis angelegt. Das ermöglicht beispielsweise einer Spionage-Software Einblick zu erhalten, was denn abgespeichert wurde. Quasi ein Inhaltsverzeichnis für Diebe. Unter PaperOffice und Synology NAS kann Windows kein Datenverzeichnis anlegen.

Wenn dann alle Daten in MariaDB 10 auf dem NAS-Server angekommen sind, werden diese von PaperOffice nach den Wünschen des Nutzers verwaltet. Sicher und mit Zugriffsgeschwindigkeiten, die wortwörtlich blitzschnell sind.

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Digitalisieren mit PaperOffice DMS-Branchenlösung für Unternehmen

In der Wirtschaft, aber auch im privaten Bereich, bestehen vielfältige Normen, die die Arbeit und das Leben enorm erleichtern. Allein die Vorstellung, dass zum Beispiel Schrauben keine Norm besäßen, macht deutlich, welche Innovation hinter Normierungen steckt. Dabei ist die erste internationale Normierung von Schraubgewinden gerade einmal 80 Jahre alt.

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Normen haben sich seitdem überall durchgesetzt und keineswegs nur in der produzierenden Industrie. Ebenso bestehen in der Verwaltung und Administration unterschiedliche Normen. So etwa Standards, wie zum Beispiel ein Geschäftsbrief abzufassen ist. Diese Standards und Normen erhielten mit dem Anbruch des digitalen Zeitalters eine weitere Bedeutung. Nun kam zur vereinfachten Lesbarkeit und Einordnung von Schriftstücken durch den Menschen auch die Herausforderung, Briefe und Dokumente für Maschinen, sprich Computer, lesbar zu machen. Dabei müssen bis heute auf branchenspezifische Besonderheiten Rücksicht genommen werden. Davon gibt es jede Menge. Der deutsche Wirtschaftsverband verzeichnet in seinem Register 497 Branchen, wobei es andere Quellen gibt, die von bis zu 1000 Branchen ausgehen.

PaperOffice – Branchenanpassung inklusive

Der weitaus größte Teil der Branchen findet sich in den KMUs, den Klein- und Mittelbetrieben Deutschlands. Diese machen mit einem Anteil von über 95 % zugleich das wirtschaftliche Rückgrat der Bundesrepublik aus. Sie sind bezüglich der Digitalisierung aber auch in gewisser Weise die Sorgenkinder der Nation. Während in Großbetrieben mit mehr als 250 Mitarbeitern der Digitalisierungsgrad sehr hoch ist, scheuen die Führungskräfte in den KMUs den administrativen Umstieg. 

Die zwei am häufigsten angegebenen Gründe hierfür sind die hohen Implementierungskosten der benötigten Software und der damit verbundene Zeitaufwand. Das basiert wiederum auf dem Umstand, dass die ersten Verwaltungsprogramme für Großbetriebe geschrieben wurden und dementsprechend eine Komplexität besitzen, die bezahlt werden soll.

Es geht aber auch wesentlich kostengünstiger und dies bei höherer Effizienz und geringerem zeitlichen Aufwand. Der Beweis dafür ist die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice, die im münsterländischen Harsewinkel im Jahr 2002 erstmals das Licht der Welt erblickte. Schon damals bestanden für KMUs dieselben Probleme wie heute. Die meisten DMS waren und sind zu groß, zu komplex und zu teuer. PaperOffice DMS tritt dem mit intuitiver, leicht erlernbarer Bedienbarkeit und damit geringerem Zeitaufwand, geringen Kosten und einer hohen Anpassungsfähigkeit an die jeweilige Branche entgegen.

Die PaperOffice KI macht das Leben leichter

PaperOffice lässt sich mühelos auf allen Windows-Rechnern installieren und PaperOffice wartet auch gleich mit zukunftsweisender Technologie auf. Das Programm beinhaltet PIA:

PaperOffice

Intelligente

Ablage

PIA besteht aus lernfähigen Algorithmen, sie ist eine KI, eine künstliche Intelligenz. Sie kann einmal erkannte Merkmale eines Dokuments, von Schrift über Bild bis zum Barcode, auf weiteren Schriftstücken erkennen und diese so automatisch richtig zuordnen. Sie kann aber auch aus den Schriftstücken beziehungsweise aus Vorgaben Ablagemasken oder Formulare erstellen, die den Grundsätzen der GoBD entsprechen.

Zugleich räumt PaperOffice im Netzwerk oder im Einzelplatzrechner auf, indem Dubletten gesucht werden. Doppelt oder mehrfach abgelegte Schriftstücke sind oft ein Problem und dies Branchenübergreifend. PaperOffice macht daraus ein Dokument, das eine einsehbare Historie besitzt. Vereinfachte Exportfunktionen, ein effizientes Workflowmanagement, eine blitzschnelle Suchmaschine, ein hierarchisch angeordnetes Passwortmanagement, eine präzise OCR-Texterkennung und eine unknackbare Verschlüsselung sind weitere Elemente von PaperOffice, der Dokumentenverwaltungssoftware, die in jeder Branche zu Hause ist.

Mit PaperOffice muss der Einstieg in die digitalisierte Administration also weder teuer noch zeitraubend sein. Über 900.000 Nutzer weltweit treten dafür täglich den Beweis an.

PaperOffice macht es einfach jeder Branche recht.


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Branchenlösung inklusive

Wenn auch eine Vielzahl an Normen dafür sorgt, dass in der Wirtschaft, aber auch im privaten Leben alles sehr viel einfacher geht, so gibt es nach wie vor Unterschiede. Jede Branche besitzt so ihre Eigenheiten, die sich in der Dokumentation und im Schriftverkehr bemerkbar macht. Das summiert sich, denn allein in Deutschland sind 497 Branchen verzeichnet.

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Branchentypische Merkmale zeigen sich zum Beispiel im Schriftverkehr, wobei dies bis zur digitalen Revolution eine eher untergeordnete Rolle spielte, denn die branchenübergreifende Norm der Rechtschreibung erlaubte es, dass jedes Schriftstück, gleich welcher Branche es entstammte, lesbar war. Doch mit der Einführung des Computers und dem Internet veränderte sich die dokumentarische Landschaft gewaltig.

Immer mehr neue Formate zur Datenerfassung, zur Datenerstellung und zur Datenübermittlung kamen auf den Markt. Tatsächlich waren es gerade in den Anfangsjahren mitunter chaotische Verhältnisse, bis sich bestimmte Formate durchsetzten, die zum Standard wurden. Doch das war nicht das einzige Problem. Die Digitalisierung erfasste immer mehr Bereiche und die Finanzverwaltungen der Länder und des Bundes sahen sich vor die Aufgabe gestellt, den Firmen Möglichkeiten zu geben, die Kommunikation auf digitale Ebenen umzustellen. Das Elster-Formular war und ist eine der Möglichkeiten. Im Gegenzug wurden die Unternehmen verpflichtet, digitale Daten so zu speichern, dass den Ämtern der Datenzugriff und die Prüfbarkeit möglich ist. Es ging also darum, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in eine digitale Form zu packen.

GDPdU und ihr Nachfolger GoBD

Bereits im Jahr 2001 wurden die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ als Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums erlassen. Am 1. Januar 2015 trat die Nachfolgeregelung GoBD in Kraft, die damit die GDPdU ablöste. Obwohl die GoBD als Abkürzung nur vier Buchstaben umfasst, ist sie ausgeschrieben ein wahres Satzmonster: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Hinter dem Satzmonster steht ebenso eine fast schon monströse Arbeit, vor allem für die Datenadministration in den Unternehmen, doch zum Glück gibt es PaperOffice, die Dokumentenmanagementsoftware, die unter anderem auch GoBD kann.

PaperOffice – für jede Branche passend


Mit 33 Seiten und insgesamt 47 darin aufgelisteten Grundsätzen ist die GoBD keineswegs eine leichte Bettlektüre. Die DMS PaperOffice wiederum ist so gestaltet, dass sie bei der Archivierung von Dokumenten diese Grundsätze beachtet und einhält. Dass aber ist nur ein Punkt, in dem die PaperOffice Dokumentenverwaltung glänzt.
Alle Möglichkeiten, die PaperOffice bietet, an dieser Stelle aufzuzählen, würde den Rahmen sprengen. Darum hier nun nur einige wichtige Funktionen:

PaperOffice baut auf Microsoft Windows Betriebssystemen auf und ist somit auf 89 % aller Rechner weltweit installierbar. Alle relevanten Dokumente werden nach der Installation in PaperOffice archiviert und verwaltet. Dabei erkennt PaperOffice Dubletten, wie sie zum Beispiel in Netzwerken oft vorkommen. PaperOffice bereinigt die Datenspeicher und erstellt von diesem Zeitpunkt an eine Dokumenten-Historie. Jede Änderung wird vermerkt und kann jederzeit nachverfolgt werden. Selbst wenn innerhalb eines Projektes, das über den PaperOffice-Workflowmanager gesteuert wird, mehrere Mitarbeiter zeitgleich an einem Dokument arbeiten, speichert PaperOffice die vorgenommenen Änderungen in Reihenfolge ab. Mit PIA, der eingebauten KI, lassen sich Dokumentenvorlagen und Ablagemasken nach den Grundsätzen der GoBD erstellen. PaperOffice zu nutzen, bedeutet auch ein großes Stück mehr Sicherheit vor unerlaubten Zu- und Angriffen auf die Daten des jeweiligen Unternehmens. Durch eine 1024bit-AES-Verschlüsselung haben weder Trojaner noch etwa Ransomware eine Chance.

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PaperOffice – eher ECM als DMS?

Technisch gesehen begann die digitale Revolution um die Jahrtausendwende. Heute gehen IT-Wissenschaftler davon aus, dass im Jahr 2002 erstmals mehr Informationen digital als analog gespeichert wurden. Obwohl der Übergang von analogen Vorgängen zu digitalen Prozessen in der Masse schon etwa zu Anfang der 1980er-Jahre begann, ist die eigentliche Wegmarke da zu setzen, wo eine mehrheitliche Archivierung mittels eines bestimmten Systems erfolgt. Im Prinzip wurde die digitale Revolution im Jahr 2002 unumkehrbar und damit zur erfolgreichen Revolution.

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Zufällig war das Jahr 2002 auch das Jahr, indem der Grundstein für PaperOffice gelegt wurde. Daniel Schönland programmierte die erste Version seiner Dokumentenverwaltungssoftware, die heute, 17 Jahre und viel Entwicklungsarbeit später, rund um den Globus von über 900.000 Firmen eingesetzt wird. Dabei zeigt sich im Fall von PaperOffice, das die Bezeichnung DMS oder Dokumentenmanagementsystem eigentlich nicht mehr so richtig zutreffend ist. Im engeren Sinne befasst sich das DMS mit der Bündelung digitaler Dokumente sowie der Bereitstellung eines dynamischen Ablagesystems. Im erweiterten Sinn kommt die Bürokommunikation, das Scannen und einlesen analoger Unterlagen und das Workflow-Management hinzu, alles Vorgänge, die von PaperOffice über das übliche Maß hinaus erfüllt werden. Genau hier ist der Knackpunkt, denn PaperOffice hat die Grenzen bezüglich der Funktionalität eines DMS inzwischen überschritten.

Archiv-Hierachie

Dokumente sind wichtig, weshalb schon die sumerischen Händler des Zweistromlandes, zwischen Bagdad und dem persischen Golf gelegen, vor über 5000 Jahren erste Archive anlegten, in denen die Kommunikation, Abläufe und Verträge als schriftliche Unterlagen (Tontafeln) gespeichert wurden. Die Behandlung und Nutzung dieser Archive erfuhr eine beständige Erweiterung genauso wie ihre Bedeutung. Heute ist die Archivierung ein sehr komplexes und zugleich zentrales Element jeder Geschäftsführung. Dabei ist die reine Dokumentenverwaltung die Weiterführung und die Ablösung der Schriftgutverwaltung, in der es nur um analog verfasste Dokumente geht. 

In der modernen Administration stellt der Begriff Informationsmanagement das übergeordnete Element dar, unter dem sich eine Vielzahl verschiedener innerbetrieblicher Vorgänge versammeln. Ein Teilgebiet des Informationsmanagements ist das Enterprise Content Management (ECM), dem wiederum das DMS zugeordnet wird.

Was ist ECM?

Grundsätzlich nutzt das Enterprise Content Management eine einheitliche Plattform, um alle Informationen sowohl intern wie extern bereitzustellen. Dazu gehören das Knowledgemanagement, die Archivierung, die Dokumentenverwaltung sowie das Workflowmanagement. Ebenso bindet das ECM Server und damit sowohl Internet wie Intranet mit ein. Einer der wichtigsten Punkte in der Funktionalität des ECM ist die Vermeidung von Redundanzen, also der doppelten oder dreifachen Speicherung derselben Information. Das spart viel Zeit und Kosten. Ebenso bedeutend ist der Unterschied zwischen ECM und DSM in Bezug auf die Form der Inhalte. Im ECM handelt es sich um Content, also Inhalte, im DMS um Dokumente. Der Unterschied ist gewichtig, denn formell gesehen besitzen Dokumente einen normierten Standard, eine Eingrenzung, Content hingegen nicht. Sollen geschäftliche Vorgänge so gespeichert und aufbereitet werden, dass diese exakt nachvollziehbar sind, müssen wirklich alle dazugehörende Inhalte abgespeichert werden, also auch E-Mails, Notizzettel oder Gesprächsprotokolle.

Wird nun PaperOffice mit seinem Funktionsumfang betrachtet, von der mit einer KI ausgestatteten Dokumentenerkennung über seine Integrationsfähigkeit zu anderen Programmen, der Netzwerkfähigkeit und dem Workflowmanagement, bis zum extrem hohen Sicherheitsstandard, dann bleibt nichts anderes übrig, als PaperOffice als ECM einzustufen, das dem DMS übergeordnet ist. Im Verbund mit NAS von Synology ist so das Informationsmanagement perfekt.

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https://www.openpr.de/news/1055633/PaperOffice-eher-ECM-als-DMS.html