Die Unterlagen sind nicht da, wo sie sein sollten. Der Kollege, der sie zuletzt hatte, ist heute nicht da. Auch auf seinem Arbeitsplatzrechner kann nicht nachgesehen werden, weil nur er eine Zugangsberechtigung besitzt. Ein anderes Szenario: Eine Akte ist im Archiv falsch abgelegt worden. Die Suche beginnt und zieht sich hin. Nachfolgende Vorgänge verzögern sich. Zeit, Geld und Nerven bleiben auf der Strecke. Jeder kennt solche oder ähnliche Geschehnisse aus dem Arbeitsalltag. Die richtige Organisation des Büros beginnt mit dem richtigen Dokumentenmanagement und genau dafür ist PaperOffice 2019 die exakt richtige Software. Dokumentenverwaltung mit PaperOffice 2019 beendet chaotische Zustände durch hohe Funktionalität und eine durchdachte Bedienerführung, mit der das berühmte papierlose Büro Wirklichkeit werden kann.
Büroarbeitszeit ist ein Kostenfaktor. Jeder zu bearbeitende Vorgang schlägt sich dabei in der Kosten-Kalkulation nieder. Mit der eigentlichen Bearbeitungszeit sind aber auch sogenannte Nebenzeiten verbunden. In der Logistik werden solche Nebenzeiten auch als Totzeiten bezeichnet. Es handelt sich meist um den Zeitraum, indem ein Produkt im Lager gesucht und identifiziert wird. Das ist vergleichbar mit Dokumenten, die im Büro zuerst einmal zur Verfügung stehen müssen, bevor der Vorgang bearbeitet werden kann. Genau hier hakt es in nicht wenigen Unternehmen, aber auch Behörden oder anderen Institutionen, die mit Verwaltung und Administration beschäftigt sind.
PaperOffice 2019 – effektiv verwalten
Das Frauenhofer Institut untersuchte einmal in einer Studie, wie viel Zeit Büromitarbeiter täglich damit zubringen, nach Unterlagen zu suchen, um ihre Arbeit fortsetzen zu können. Rund 80 % der Befragten gaben zu, das sie zwischen 15 und 120 Minuten am Tag mit der Suche nach Papieren in analoger oder digitaler Form verbringen. In Anbetracht von etwa 17,6 Millionen Büroarbeitsplätzen allein in Deutschland lässt sich aus diesen Angaben der Schluss ziehen, dass hier viel Geld sinnlos verloren geht. Eine kleine Überschlagsrechnung ergibt die sicher nicht unerhebliche Summe von 23 Milliarden Euro, die jährlich durch unnötige „Totzeiten“ in deutschen Firmen und Ämtern verloren gehen.
Ist es im Gegenzug nicht sinnvoll, darüber nachzudenken, diese Totzeiten auf ein notwendiges Maß herunter zu schrauben? Mit PaperOffice 2019 bekommen Entscheidungsträger das passende Werkzeug, um an der Stellschraube Totzeit kräftig zu drehen. Dabei bewegt sich die Investition in einem Bereich, der eine Amortisation in kürzester Zeit zulässt. So etwa mit PaperOffice Team, der Netzwerkversion, die beispielsweise bei sechs Mitarbeitern schon nach 12 Werktagen ihre Kosten erwirtschaftet und sich von da an in der Gewinnzone befindet. Die steuerliche Absetzbarkeit von PaperOffice 2019 ist hierbei noch nicht einmal berücksichtigt.
Mit PaperOffice 2019 hält eine Software im Büro Einzug, die zur organisatorischen Schaltzentrale für Dokumente jeglicher Art wird.
Digitale Ordner erhalten eine neue Struktur und werden über die interne Suchmaschine von PaperOffice dank einer intelligenten Indexierung blitzschnell gefunden. Akten, Notizen oder ganze Archive in Papierform lassen sich nicht nur per Scanner digital erfassen und einbinden, sonder ebenso mittels Tablet oder Handykamera. Die zuverlässige OCR-Texterkennung wandelt JPG oder andere Bildformate in bearbeitbaren Text um. Das PaperOffice mit anderer gängiger Office-Software kompatibel ist, versteht sich von selbst.
PaperOffice 2019 ist der richtige Weg, um aus der „Totzeit“ produktive Arbeitszeit zu machen.
Auf www.paperoffice.com besuchen und selbst vergewissern.
