Tag täglich wird der Wunsch nach Automatisierungen intensiver, die Zeit wird kostbarer und knapper. Heute, im Zeitalter der Digitalisierung zeigt er sich nicht nur bei Haushältern, sondern vor allem bei großen Unternehmen: in der Prozessautomatisierung. Welche Vorteile Firmen durch digitale und automatisierte Prozesse haben und wann sich die Prozessautomatisierung auch für Sie und Ihr Unternehmen lohnt, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.
Prozesse identifizieren und Potenziale erkennen
Wenn das Unternehmen anfängt, sich über die Automatisierung zuvor ausgeführter manueller Aufgaben und die Beseitigung unnötiger Arbeitsschritte Gedanken zu machen, ist eine korrekte und klar definierte Automatisierung des Prozesses erforderlich. Nur um den richtigen Ansatz zu finden und die Schritte der Automatisierung zu skizzieren, müssen im Voraus einige wichtige Schritte und Überlegungen unternommen werden. Nur so können alle relevanten Arbeitsprozesse auf strategische und profitable Projekte fokussiert werden. Aus diesem Grund muss zunächst ermittelt werden, was hinter dem Konzept des Prozesses steckt.
Im Allgemeinen ist ein Prozess eine Reihe von miteinander verbundenen oder in Wechselwirkung stehenden Aktionen innerhalb eines Unternehmens, die dazu dienen, ein bestimmtes, zielgerichtetes Ergebnis zu erzielen.
Im Allgemeinen ist ein Prozess eine Reihe von miteinander verbundenen oder in Wechselwirkung stehenden Aktionen innerhalb eines Unternehmens, die dazu dienen, ein bestimmtes, gewinnerbringendes Ergebnis zu erzielen.
Daher besteht eine bestimmte Menge von Unternehmensdienstleistungen aus vielen getrennten Prozessen, die miteinander verbunden sind und sich auch gegenseitig beeinflussen. Unabhängig davon, um welche Prozesse es sich handelt, wie z. B. Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, besitzt und verarbeitet jeder von ihnen unterschiedliche Dokumente. Und Sie müssen damit arbeiten – schnell, effizient und genau. Das Problem ist jedoch, dass die meisten Unternehmen, insbesondere in der Buchhaltung oder im Personalwesen, immer noch auf manuelle Papierverarbeitung angewiesen sind. Dies ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass in diesen Abteilungen die meisten Papiermengen hergestellt werden und dass diese Abteilungen die üblichen Prozesse einfach nicht ändern wollen. In den meisten Fällen verlieren sie viel Zeit und Geld, was durch die Automatisierung von Prozessen vermieden werden kann.
Automatisierung der Prozesse und Vorteile nutzen
Meistens wenn der Begriff der Prozessautomatisierung oder Digitalisierung in den Raum eines Unternehmens fällt, so denken viele sofort an negative Sachen, wie Kosten, Zeitaufwand, Umstrukturierung und Änderung. Dabei vergessen die Meisten, dass der Kern dabei liegt einfache menschliche Fehler zu vermeiden. Stellen Sie sich einmal dieses Szenario vor: Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: In Ihren täglichen Dokumenten hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, droht Ihr Unternehmen nun mit Ausfällen und im schlimmsten Fall mit Bußgeldern. Es mag passieren, ist aber ärgerlich und kostet im Zweifelsfall viel Geld.
Das ist ein Problem, welches schnell, einfach und sicher gelöst werden könnte, indem Prozesse mithilfe eines Dokumenten-Management-Systems oder Enterprise Content Management (ECM) automatisiert werden. Intelligentes DMS oder ECM stellt zunächst sicher, dass Ihre Mitarbeiter keine Zeit mit der Suche nach Dokumenten auf der Rückseite des Archivs verschwenden. Sie können alle verfügbaren Rechnungsinformationen abrufen. Dies ist nicht nur ein wirtschaftlicher Ort zum Aufbewahren, sondern auch Ihre Nerven.
Die Verarbeitung und Aufbereitung von Informationen ist ein ganz besonderes Feld, nicht nur in der Wirtschaft. Die Inhalte von Dokumenten, sonstigen Schriftstücken, aber auch von Bild-, Video- und Tondateien sind auf den ersten Blick einfach nur Daten, deren Sinn und Zweck vordergründig klar zu erkennen ist. Tatsächlich lassen Daten jedoch Rückschlüsse zu und sie lassen sich kombinieren. Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto besser. Noch besser ist es, wenn sich diese Daten schnell und logisch richtig archivieren lassen. Dann ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten. Bis zum Beginn des digitalen Zeitalters war es vor allem die menschliche Kombinationsgabe, die aus Informationen oder Daten Beziehungen herstellte, die auf den ersten Blick nicht zu erkennen sind.
Eine Dokumentenverwaltungssoftware besitzt drei Schwerpunkte. Einmal die Erfassung und Umwandlung analoger in digitale Daten, vereinfacht als scannen bezeichnet, wobei dies auch andere Formen des Dateneinlesens sein können, etwa mittels einer digitalen Fotoaufnahme.
Das ECM oder ECMS ist nun nicht einfach die Erweiterung des DMS, sondern vielmehr ein übergeordnetes Programm, das ein Teilbereich des Informationsmanagements darstellt. Seine Funktionsvielfalt beinhaltet natürlich die Schwerpunkte des DMS, aber auch erweiterte Techniken, etwa die Erkennung von Mustern wie einem Barcode oder das ICR, die Intelligent Charakter Recognition.
Darüber hinaus unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.
Die Prozesse schnell und einfach optimieren
Es versteht sich, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation ist. Die beiden Abteilungen, die von jedem Unternehmen erheblich profitieren, sind ist vor allem die Buchhaltung. Sie hat erhebliche Vorteile aus der automatischen Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS und einer automatisierten Belegerfassung und der Weiterleitung an den entsprechenden Steuerberater können viele Prozesse so automatisiert werden. Auch Fehler und Ausnahmen werden so schnell erkannt und in das Abrechnungsprogramm übertragen. So sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit und können in andere profitable Projekte investieren. Dies gibt Ihrem gesamten Unternehmen die Kontrolle über jeden Schritt des Prozesses – vom Erhalt einer Rechnung bis zum Zahlungseingang. Dies stellt wiederum sicher, dass alle Informationen sicher und vertraulich sind und gemäß den Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsrichtlinien gespeichert werden. Dies führt zu einer beschleunigten Bearbeitung der Rechnungen.
Prozessautomatisierung lohnt sich einfach
PaperOffice überzeugt in jeder Hinsicht, ob nun in der Erfassung analoger oder elektrischer Informationen, in der maschinell erzeugten Information, etwa durch Erfassung von EDI- oder XML-Dokumenten genauso wie in der Abspeicherung praktisch jeden digitalen Formates, auch Bild, Video und Ton.
Die Erkennung von Bar- oder QR-Codes, die Formularverarbeitung und Vordruckverarbeitung wie auch die Bearbeitung von E-Forms erfolgt bei PaperOffice über PIA, eine KI, die durch Abgleich mit bereits gespeicherten Informationen die richtige Zuordnung der eingehenden Dokumente veranlasst und aus diesen nach Wunsch neue Inhalte erstellt. Die Möglichkeiten von PaperOffice sind damit noch lange nicht erschöpft.
