Daniel Schönland stellte sich zusammen mit seinem Team die Frage, wie ein bestimmter Vorgang innerhalb von PaperOffice automatisiert werden kann?
Als vor nun rund 40 Jahren die ersten PC die Büros eroberten, waren sich zumindest die Fachleute darüber klar, dass dies erst der Anfang ist. Jedoch hätten sich vermutlich selbst die größten Optimisten nicht träumen lassen, welch rasante Entwicklung die IT von da an nehmen würde.
Der Computer hat sich von der „Schreibmaschine“, auf der auch Ping-Pong gespielt werden konnte, zum absoluten Allrounder gemausert und heute wird darüber nachgedacht, wann die künstliche Intelligenz (KI) der menschlichen Intelligenz (MI) überlegen sein wird. Zu diesem Thema gibt es sowohl erfreuliche wie eher pessimistische Aussagen. Für Unternehmen und deren Kunden ist es zweifellos erfreulich, das die KI schon heute ihren Einsatz findet und mithilft, verschiedene Tätigkeiten selbständig auszuführen. So auch in der PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware. Daniel Schönland, Gründer und CEO von PaperOffice DMS, sah vor allem in der manuell vorzunehmenden Verschlagwortung aus eingescannten Texten einen Aufgabenbereich, der wie geschaffen für eine KI ist. Da nun der künstlichen Intelligenz ein weiblicher Artikel vorangestellt ist, liegt es nahe, der KI in PaperOffice DMS auch einen Frauennamen zu geben, der PIA lautet und so ausgeschrieben wird:
PaperOffice
Intelligente
Ablage
Eigentlich bedeutet Pia in der Übersetzung aus dem Lateinischen die Fromme und die Pflichtgetreue. Für die erste Eigenschaft kann keine Gewährleistung übernommen werden, für die zweite jedoch schon. Pflichttreue ist PIA von ihrem Schöpfer Daniel Schönland quasi in die Wiege gelegt worden.
Was macht PIA in PaperOffice?
Daniel Schönland stellte sich zusammen mit seinem Team die Frage, wie ein bestimmter Vorgang innerhalb von PaperOffice automatisiert werden kann? In der Regel werden Dokumente, Unterlagen, Briefe, Notizen und was sonst noch an schriftlichen oder bildlichen Inhalten anfällt, in den Ordner verbracht, dem sie inhaltlich zugeordnet sind. Also beispielsweise Briefe von oder zur Firma XY in den Ordner XY. Das erfordert normalerweise Humanpower. Eingescannte Briefe oder andere Dokumente müssen gelesen und zugeordnet werden. Das ist bei neu zugegangener Post auch vernünftig, nur werden viele dieser Dokumente in der Realität mehrmals gelesen. Einmal um zu wissen, um was es geht und dann wieder, um sie in der Ablage richtig einzuordnen. Genau hier hakt PIA ein. Sobald PIA bestimmte Merkmale aus den Inhalten einmal erfasst hat, kann sie automatisch jedes weitere eingescannte Dokument erkennen und richtig zuordnen.
Es ist leicht vorstellbar, welche Arbeitserleichterung PIA etwa bei der digitalen Umwandlung analoger Archive leisten kann. Doch für eine KI ist das noch zu wenig, dachte sich zumindest Daniel Schönland und beauftragte sein Team, PIA zu weiteren Aufgaben zu befähigen. Da PIA bereits in der Lage ist, Logos, Schlagworte und auch Bar- und QR-Codes in einer Unterlage zu erfassen und abzuspeichern, kann sie auf umgekehrtem Weg diese Inhalte nutzen, um ausgehende Dokumente mit den Pflichtfeldern zu füllen, die so anfallen, etwa mit der Adresse und bei Bedarf auch mit ganzen Textkörpern, die wiederum bei PIA hinterlegt sind. Dabei erlaubt die einfach zu bedienende Oberfläche von PaperOffice natürlich ebenso, den Speicher von PIA dazu zu nutzen, um ein individuelles Dokument zu erstellen.
PIA liest, archiviert ganze Dokumente wie ebenso einzelne Bestandteile daraus, stellt über die Live-Stichwortsuche die archivierten Seiten blitzschnell zur Verfügung und erstellt bei Bedarf daraus Antwortschreiben oder andere Dokumente. Eine KI innerhalb von
PaperOffice, mit deren Pflichttreue sowohl Daniel Schönland als auch die Kunden von PaperOffice durchaus zufrieden sein können.
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