Jeder tief greifende Wandel benötigt seine Zeit, so auch die betriebliche Digitalisierung. Mit PaperOffice DMS wird der Übergang in jeder Hinsicht erleichtert.
Als das Automobil vor über 120 Jahren langsam aufkam, glaubte so mancher, dass es sich nur um eine Spielerei handele und das Pferd nie verdrängen würde, so etwa der damalige deutsche Kaiser. Als die ersten Großrechner ihre Arbeit aufnahmen, dachte ausgerechnet der damalige IBM-Chef, dass Computer nur für Großfirmen geeignet seien und es davon weltweit nur ein paar geben wird und Robert Metcalfe, der Gründer von 3Com, ein US-Netzwerkausrüster, der heute zu Hewlett-Packard gehört, verkündete in den 1980er-Jahren das Ende des Internets für das Jahr 1996. Alle drei lagen, obwohl mehr oder weniger Profis, mit ihren Prognosen leicht daneben.
Auch in Bezug auf die Digitalisierung von analogen Daten gab und gibt es Skeptiker. Muss das denn sein? All die vielen Aktenordner im Archiv in Bits und Byte umwandeln? Wozu und was bringt es? Nun, was brachte das Auto im Verhältnis zum Pferd?
PaperOffice DMS – vom Stall zur Garage
Zugegeben, wen ein Unternehmen über Jahrzehnte ein analoges Archiv aufgebaut hat, besitzt es meist durchaus effiziente Strukturen, diese zu verwalten, verhältnismäßig. Denn mit der Digitalisierung stehen Firmen Werkzeuge zur Verfügung, die im Bereich der Lichtgeschwindigkeit arbeiten. Da kommt eine noch so gut geführte analoge Ablage schlicht nicht mit. Jedoch machen viele Firmen den Fehler, die falschen Werkzeuge zur Digitalisierung einzusetzen. Das Ende vom Lied sind dann zerfaserte Netzwerkstrukturen, unzählige Dateiablagen, miteinander konkurrierende oder nicht kompatible Software sowie Mitarbeiter, die gezwungenermaßen jeder für sich dahin wurschteln. Tatsächlich können solche Fehler eine digitalisierte Ablage noch langsamer als den analogen Vorgänger machen.
Es kommt also auf das richtige Werkzeug an. So wie PaperOffice DMS. Ein wahres Multitool oder Schweizer Taschenmesser in Bezug auf die Digitalisierung. Mit dem Einsatz der Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice ergeben sich verschiedene Verbesserungen, wobei übergeordnet folgende Segmente profitieren:
Büro-Effizienz
IT-Sicherheit
Verwaltungskosten
Interne und externe Kommunikation
Der erste Schritt hin zum digitalisierten Büro ist natürlich die Wandlung analoger Unterlagen in digitalisierte Dokumente. PaperOffice DMS nutzt hierzu sowohl eine Hochleistungs-OCR-Texterkennung als auch eine KI-Software. Mit der in PaperOffice integrierten künstlichen Intelligenz namens PIA (PaperOffice Intelligente Ablage) werden eingescannte Dokumente automatisch richtig zugeordnet und PIA erstellt je nach Anforderung entsprechende Formulare und Listen. Hinzu kommt eine integrierte Suchmaschine, die Unterlagen nach indexierten Schlagwörtern sucht und blitzschnell findet.
Betriebsspione wie auch Erpresser, Stichwort Ransomware, haben durch PaperOffice DMS keine Chance. Alle Dokumente und Ordner unter PaperOffice werden mittels 1024-Bit-AES-Code verschlüsselt. Das dazugehörige Passwortmanagement sorgt auf allen Zugriffsebenen dafür, das unberechtigte Zugriffe abgeblockt, aber auch die lückenlose Rückverfolgung aller Vorgänge möglich ist.
Mit PaperOffice DMS werden die Verwaltungskosten erheblich gesenkt. Zum einen schon durch das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis der Dokumentenmanagementsoftware, zum anderen aber auch durch die Zentralisierung aller innerbetrieblichen Verwaltungsvorgänge. Die größte Kostenreduktion ergibt sich hierbei durch die Zeitersparnis, die jeder einzelne Mitarbeiter bei der Nutzung von PaperOffice erfährt.
Das Workflow-Management von PaperOffice erlaubt die effiziente und übersichtliche Aufgabenverteilung sowie ein durchdachtes Controlling sowohl interner wie externer Mitarbeiter und Projekte.
Letztlich empfiehlt PaperOffice seinen Kunden die Nutzung von NAS, Network Attached Storage. Aufgrund der langjährigen Erfahrung rät das Team von PaperOffice von externen Cloud-Lösungen bei der Datenspeicherung ab. Ein interner NAS-Server ist Ausfallsicher, besitzt die gleiche Effizienz wie eine Cloud und verhindert den ungewollten Zugriff staatlicher wie krimineller Institutionen. PaperOffice DMS, vom analogen Pferd direkt zum digitalen Sportwagen.
Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:
https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/330563/paperoffice-dms-effizienz-durch-digitalisierung.html
Amina is a self-taught Machine Learning expert with a strong focus on applying AI in industries such as logistics, eCommerce, health-tech, linguistics, and Document AI. Leveraging her skills in Machine Learning, Natural Language Processing, and MLOps, she helps PaperOffice create fully automated document processing solutions, improving workflows and driving efficiency.
