Dokumenten Verwaltung leichtgemacht
Was haben die Schweiz, Deutschland und Österreich gemeinsam? Natürlich die Sprache, aber auch einen anderen interessanten Aspekt, der für so reiche Länder fast schon etwas seltsam anmutet. Innerhalb Europas sind diese drei Länder diejenigen mit dem höchsten Mietwohnanteil: Schweiz 57,5 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Deutschland 48,5 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Österreich 44,6 % der Bevölkerung wohnen zur Miete Warum nun die Verteilung von Mietwohnungen und Häusern zu Immobilieneigentum von Land zu Land so unterschiedlich ausfällt, beruht auf sehr vielen verschiedenen Faktoren. Immerhin ergibt sich für die DACH-Länder aus diesen Zahlen, dass ein erheblicher Aufwand für das Immobilienmanagement betrieben werden muss, denn neben der Verwaltung von Immobilieneigentum fallen bei Immobilien, die vermietet werden, zusätzliche Aufgaben an.
PaperOffice DMS – die Software für Immobiliendienstleister
Ein Haus ist aus Sicht der Verwaltung ein durchaus komplexes Objekt und dies keineswegs nur in Bezug auf große Gebäude wie etwa das Colonia-Haus in Köln, ein 147 m hoher Wohnturm mit 352 Eigentumswohnungen und 21 gewerblich genutzten Einheiten. Schon ein Einfamilienhaus erfordert ein gewisses Management und mit jeder weiteren Immobilie steigt der Aufwand. Nachfolgend ein paar Dinge, um die es sich in unterschiedlich starker Weise zu kümmern gilt:
- Grundsteuer
- Versicherungen
- Gutachten
- Finanzierung
- Neubau
- Reinigung
- Sanierung
- Vermietung
- Verkauf
- Neuvermietung
- Heizung
- Wasserversorgung
- Strom
- Hausmeisterdienste
- Entrümpelung
- Renovierung
- Reparaturen
Teilweise unterteilen sich die aufgeführten Segmente wiederum in weitere Aufgabenbereiche, etwa die Hausmeisterdienste oder das Facility Management. Ob nun Hausverwaltung, Immobilienmakler, Gutachter, Finanzdienstleister, Reinigungsdienst oder Handwerker, mit der Dokumentenverwaltung Software PaperOffice erhält Ihre Administration eine klare, übersichtliche Struktur.
Auf unserer Webseite haben wir einen ausführlichen Beitrag darüber erstellt, wie die Hausverwaltungsbranche vom Vertragsmanagement- und Dokumentenmanagement System PaperOffice profitiert.
Was leistet PaperOffice DMS in der Immobilienwirtschaft?
Als Dokumentenmanagementsoftware (DMS) ist PaperOffice ein hervorragendes Instrument zur Objektbetreuung. Zunächst einmal lassen sich alle Unterlagen, die ein Haus oder eine Wohneinheit betreffen, schnell und einfach digitalisieren, der frisch unterschriebene Mietvertrag genauso wie die Handwerkerrechnung oder die Stromzählerstände. Ob nun das analoge Archiv im Keller oder eine Aufnahme vom Handy. Über die leistungsstarke OCR-Texterkennung werden Dokumente so umgewandelt, dass Texte und Zahlen bearbeitet werden können. Zuvor jedoch erfolgt die GoBD-konforme Abspeicherung. Von nun an übernimmt bei PaperOffice die Verwaltung der Unterlagen eine künstliche Intelligenz namens PIA.
PaperOffice intelligente Ablage oder kurz PIA sorgt dafür, dass alles am richtigen Platz ist und die Aufmerksamkeit erhält, die jeder Vorgang benötigt.
PIA erkennt selbständig anhand von Bildmarken und Stichwörtern eingehende Dokumente und ordnet diese automatisch und zeitlich geordnet den Objekten oder vielleicht auch einem bestimmten Kunden oder Klienten zu.
PIA erinnert daran, wenn zum Beispiel periodisch durchzuführende Wartungsarbeiten fällig sind oder generiert beliebige Listen aus abgespeicherten Daten, erstellt Schreiben und kann auf Wunsch bestimmte Informationen bereitstellen. Dabei ist der notwendige Datenschutz immer gewährt, denn einerseits wird PaperOffice DMS auf der weltweit meistgenutzten Systemsoftware, Microsoft, installiert, andrerseits besitzt PaperOffice einen eigenen Verschlüsselungsalgorithmus auf Basis von AES 1024.
Dienstleister im Bereich Immobilien, die PaperOffice DMS nutzen, besitzen klare Vorteile gegenüber ihren Mitbewerbern, ob nun in Deutschland, der Schweiz oder in Österreich.
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